Årsredovisning 2008 - Billerud AB

BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT 89Valberedningen har inför årsstämman 2009 haft protokollfördasammanträden samt däremellan även haft kontakt per telefon och pere-post. På Billeruds hemsida finns och har funnits ett särskilt avsnittbenämnt ”Valberedningen” inom ramen för avsnittet ”Bolagsstyrning”,där information finns för hur aktieägare kan lämna förslag tillvalberedningen.Bolagsstyrning inom billerudRevisorerAktieägare genombolagsstämmaStyrelsenValberedningErsättningsutskottStyrelsenSammansättningStyrelsen i Billerud AB består enligt bolagsordningen av lägst sex ochhögst tio ledamöter med högst sex suppleanter. Styrelseledamöterutses för ett år i taget. Bolagets VD är inte ledamot av styrelsen.Av de stämmovalda ledamöterna är samtliga utom två oberoende iförhållande till bolaget, bolagsledningen samt till bolagets störreaktieägare. Michael M. F. Kaufmann är CEO och Ewald Nageler CFO imoderbolaget till Frapag Beteiligungsholding AG, Billerud AB:s störsteaktieägare, och är därmed enligt definitionerna i Svensk kod förbolagsstyrning och OMX Nordic Exchange Stockholms regelverkberoende av bolagets större aktieägare.I styrelsen ingår även två ledamöter, med två suppleanter, som ärutsedda av arbetstagarnas organisationer i enlighet med lagen omstyrelserepresentation för privatanställda. Dessa ledamöter är, såsomanställda, beroende av bolaget.Extern sekreterare i styrelsen har under 2008 varit advokatenWilhelm Lüning från Advokatfirman Cederquist.Samtliga ledamöter har genomgått OMX Nordic ExchangeStockholms utbildning för styrelse och ledande befattningshavare ibörsnoterade bolag.Under 2008 har styrelsen sammanträtt 11 gånger, varav 1 gång pertelefon. Ett av mötena hölls i samband med ett bruksbesök på BillerudGruvön.Styrelsearbetets organisationStyrelsens arbete följer en skriftlig arbetsordning inklusive mötesplan,som ska säkerställa att styrelsens arbete följer en skriftlig arbetsordninginklusive mötesplan, som ska säkerställa att styrelsen är allsidigtinformerad och att alla styrelserelaterade aspekter av företagetsverksamhet tas upp till behandling. Arbetsordningen anger såledesbland annat vilken information styrelsen ska erhålla och återfinns i sinhelhet på bolagets hemsida tillsammans med instruktionen tillBilleruds VD.Styrelsen har också beslutat om ett antal övergripande policys förbolagets verksamhet. Dessa policys revideras vid behov. Här ingårbolagsstyrningspolicy, finanspolicy, kommunikationspolicy samtpolicy för kvalitet, miljö och omvärldshänsyn. I den senare policynbeskrivs bland annat Billeruds hållning i etiska frågor och i miljöfrågor.Styrelsearbetet under 2008Under 2008 har styrelsen bland annat behandlat frågor kringEkonomichefsrådFoU-rådInköpsrådIT-rådPersonalchefsrådVD ochLedningsgruppViktiga externa regelverk sompåverkar styrningen av Billerud:- Svensk aktiebolagslag- Noteringsavtalet med OMX Nordic Exchange Stockholm- Svensk kod för BolagsstyrningBokslut, delårsrapporter och revisionStrategi och policysFinansiella planer och budgetsStruktur, förvärvsfrågor och investeringarUtvärdering av styrelsens och VDs arbeteRevisionsutskottEkonomi- och FinansPersonalPackaging andSpeciality PaperPackaging BoardsMarket PulpBillerud GruvönBillerud KarlsborgBillerud Skärblacka/BeethamExtra i fokus under 2008 har också varit frågor om kostnadsbesparingarinom virkesförsörjningen, energi och övriga kostnader, utveckling avnya produkter och kundkoncept i nära samarbete med slutkunder,samt rörelsekapital och finansieringsfrågor.UtvärderingVid ett styrelsemöte i december gör styrelsen en egen utvärderingav sitt arbete under året, inklusive en utvärdering av styrelsensordförande. Styrelsens ordförande har redovisat resultatet tillvalberedningen.Styrelsen utvärderar fortlöpande verkställande direktörens arbete.En gång per år görs utvärderingen utan dennes närvaro.Styrelsens utskottStyrelsen har för närvarande två utskott; ett revisionsutskott etablerat2004 och ett ersättningsutskott etablerat 2001. Styrelsen utserledamöterna inom sig. Utskottens uppgifter, sammansättning ochaktiviteter under 2008 framgår nedan.