Årsredovisning 2008 - Billerud AB

96 BOLAGSSTYRNINGSRAPPORTRapport över internkontrollStyrelsens och verkställande direktörens ansvar för intern kontroll regleras i den svenskaaktiebolagslagen. Styrelsens ansvar regleras även i svensk kod för bolagsstyrning, som ocksåinnehåller krav på årlig extern informationsgivning avseende hur den interna kontrollen till den delden avser den finansiella rapporteringen är organiserad. Årets rapport följer här.InternkontrollBillerud har satt upp följande mål för den interna kontrollen.1. RegelefterlevnadDen ska tillse att Billerud efterlever tillämpliga lagar och förordningar.2. Finansiell rapporteringDen ska säkra att Billeruds finansiella rapportering är tillförlitlig, ochger ledning, styrelse och aktieägare ett fullgott underlag för att bedömautvecklingen.3. Operativ verksamhetDen ska tillse att bolagets verksamhet är ändamålsenlig, effektivtorganiserad, och bedrivs på ett sätt så att de risker som finns för attverksamheten inte ska nå sina finansiella och operativa målkontinuerligt bedöms och hanteras.För att nå dessa mål bedrivs det löpande arbetet i en process, sombaseras på det ramverk för intern kontroll som finns utgivet avCommittee of the Sponsoring Organizations of the TreadwayCommission (COSO). Processen omfattar en Kontrollmiljö somskapar disciplin och struktur för de övriga fyra komponenterna iprocessen - Riskbedömning, Kontrollaktiviteter, Information &Kommunikation och Uppföljning.Processen styrs på övergripande nivå av styrelsen och revisionsutskottetoch på en operativ nivå av VD, ledningsgruppen och övrigamedarbetare. I processen beaktas speciellt att tillämpningen av deninterna kontrollen uppnår en balans mellan kontrollaktiviteter ochutvecklingen av en effektiv kontrollmiljö med eget ansvarstagande ihela organisationen.Prioriterade områden under 2008Under verksamhetsåret 2008 har arbetet med intern kontroll specielltfokuserats på följande områden.Finansiell rapporteringUtveckling av gemensamma metoder inom hela koncernen förtillämpning av uppdaterade redovisningsinstruktionerInförande av ett nytt koncernrapporteringssystemOperativa riskerIdentifiering av risker för störningar i vedflödet och vidtagande avåtgärder för att säkra en långsiktigt effektiv vedförsörjning genomuppbyggande av Billerud SkogÖversyn av kredithanteringsprocessen avseende ansvarsfördelning, arbetssätt, kreditvillkor och uppföljningExtern finansiell rapporteringDen redogörelse som nu följer har upprättats i enlighet med svensk kodför bolagsstyrning och gällande tillämpningsanvisningar och utgörstyrelsens rapport om intern kontroll avseende den finansiellarapporteringen.Intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen syftar tillatt ge adekvat säkerhet avseende tillförlitligheten i den externafinansiella rapporteringen i form av delårsrapporter, bokslutskommunikéer,årsredovisningar och att den externa finansiella rapporteringenär upprättad i överensstämmelse med lag, tillämpliga redovisningsstandarderoch övriga krav på noterade bolag.Under året har fokus lagts på att sammanföra legal och operativrapportering och planering i samma systemstruktur i ett nytt koncernrapporteringssystem.Dessa åtgärder underlättar uppföljning av finansiellrapportering mot plan och mål samt ökar säkerheten i spårbarheten.KontrollmiljöEn god intern kontroll är en av grunderna för ett effektivt styrelsearbete.Styrelsens arbetsordning, arbetsordningarna för styrelsensutskott samt VD-instruktionen syftar till att säkerställa en tydlig rollochansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetensidentifierade risker. Styrelsen har vidare fastställt ett antalgrundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den internakontrollen, såsom redovisnings- och rapportinstruktioner, finanspolicy,finansiella mål samt beslutat om en adekvat organisation,inklusive bolagets ledningsgrupp. Bolagsledningen rapporterarregelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Härtill kommeren rapportering från revisionsutskottet.En genomgång har under 2008 gjorts av tillämpningar av de under2007 uppdaterade redovisningsinstruktionerna.