genel b‹lg‹ler - Kocaeli Büyükşehir Belediyesi

Stratejik Alan
Kurumsal Dönüflüm
Stratejik Amaç 3. Hizmet yönetimi ve vatandafl memnuniyeti
Stratejik Hedef 3.2. ‹fl ak›fl süreçlerinin iyilefltirilmesi ile ilgili sistem kurma çal›flmalar› 2008
y›l› sonuna kadar tamamlanacak ve iflletilecektir.
3.2.1-1 ‹fl ak›fl flemalar›n›n ç›kart›lmas› ve sürekli gözden geçirilmesi
2. Sistem Gelifltirme fiube Müdürlü¤ü Faaliyetleri
‹fl Ak›fllar›n›n ve Süreçlerin Ç›kar›lmas›
‹fl ak›fllar›n›n ve süreçlerinin ç›kar›larak ifllere ve
süreçlere odaklanmay› sa¤layan bir yap›n›n
kurulmas› için gerekli çal›flmalara baflland›. Her
daireden bir kiflinin kat›l›m›yla süreç yönetimi ekibi
oluflturuldu. ‹flin yap›l›fl s›ras›, iflleri kimin ve hangi
departmanlar›n yapt›¤› belirlenerek, kullan›lacak
dokümanlar ve formlar›n tan›mland›¤› bir yap›n›n
oluflturulmas› için gerekli altyap› çal›flmalar›
tamamland›. Yönetim sisteminde olmas› gereken
tüm unsurlar, organizasyon yap›s›, görev tan›mlar›,
yetki ve sorumluluklar, süreç ad›mlar›, kifliler, dahili
ve harici dokümanlar ve mevzuat› içeren süreç
haritalar› haz›rland›.
Süreç Yönetimi E¤itimi
Her daireden bir kiflinin kat›l›m›yla oluflturulan süreç
yönetimi ekibine 18 saat “Süreç Yönetimi” e¤itimi
verilmifltir. Süreç yönetiminin kapsaml› bir flekilde
ele al›nd›¤› bu e¤itimler, yap›lan örnek süreçlerle
de desteklenerek tamamlanm›flt›r.
Tüm kuruma ait bir süreç yap›s›n›n ortaya
ç›kar›labilmesi için daire baflkanl›klar›n›n vermifl
olduklar› hizmetler s›n›fland›r›l›p, bu hizmetlerden
faydalanan müflteriler belirlenerek; her daire için
“Müflteri-Hizmet Matrisi” oluflturulmufltur. Yap›lan
her bir ifl için süreç kart› haz›rlanarak; iflin sorumlular›,
iflin ak›fl› ve ifllem ad›mlar› ç›kar›larak süreçler
haritaland›r›lm›flt›r.
Yap›lan e¤itimler sonunda Süreç Temsilcilerine
Genel Sekreter Yard›mc›s› Say›n Ersin YAZICI'n›n
kat›l›m›yla sertifikalar› verilmifltir.
Süreç Yönetimi Program› Kullan›c› E¤itimi
Bütün bu çal›flmalar, Süreç Yönetimi Program›
sayesinde bilgisayar ortam›na aktar›larak, ortak bir
veri taban› oluflturacak; ifllerin nas›l yap›ld›¤›, hangi
ad›mlardan olufltu¤u ve hangi dokümanlar›n
kullan›ld›¤› tüm çal›flanlar taraf›ndan görülebilecektir.
Yönetimi Program›” kullan›c› e¤itimi verilmifltir.
Süreçlerin haritalanmas›
Kocaeli Büyükflehir Belediyesinde yaklafl›k 400 adet
ifl tespit edilmifl olup, bu iflleri yapanlarla birebir
görüflülerek 374 iflin ak›fllar›n›n haritalanmas›
yap›lm›flt›r.
2007 y›l› sonu itibariyle ifl süreçlerinin ç›kar›lmas›
tamamlanm›fl olup, 2008 y›l› itibariyle süreçlerin
iyilefltirilmesine bafllanacakt›r.
Yönetmelik Haz›rlama Çal›flmalar›
Kurumumuzun birimlerine ait yönetmeliklerin
haz›rlanmas› ve güncellenmesi ifllemlerine devam
edilmektedir. Bu kapsamda Emlak ve ‹stimlak Dairesi
Baflkanl›¤› Görev ve Çal›flma Yönetmeli¤i
haz›rlanm›fl; Meclisten geçerek yürürlü¤e girmifl;
‹tfaiye Dairesi Baflkanl›¤› Görev ve Çal›flma
Yönetmeli¤i de haz›rlanarak Meclise sunulmak üzere
dairesine gönderilmifltir.
Kalan daire baflkanl›klar›n›n yönetmeliklerinin 2008
y›l› sonuna kadar tamamlanmas› hedeflenmektedir.
‹fl Analizlerinin Yap›lmas›
‹fl analizleri 317 kifliyle birebir yap›lan görüflmelerle
2006 y›l›nda yap›lm›flt›r. Bu do¤rultuda Strateji
Gelifltirme Dairesi ‹fl analizleri güncellemifltir. 2008
y›l›nda tüm dairelerin ifl analizleri güncellenecektir.
Görev Tan›mlar›n›n Ç›kar›lmas›
Yap›lan ifl analizlerine göre müdürlüklerde yap›lan
ifller de¤erlendirilerek görev tan›mlar› ç›kar›lmaktad›r.
Strateji gelifltirme Dairesi görev tan›mlar› ç›kar›larak
çal›flanlara tebli¤ edilmifltir. 2008 y›l›nda
güncellenecek ifl analizlerine göre tüm çal›flanlar›n
görev tan›mlar› ç›kar›larak tebli¤ edilecektir.
Bu do¤rultuda tüm süreç temsilcilerine “Süreç
2007 FAAL‹YET RAPORU
225