Rakendusjuhend - UBC Commission on Environment

Keskkonnajuhtimissüsteemi dokumenteerimine
EMASi määrus (EL EMAS määrus 761/2001 Lisa I-A.4.4.):
Organisatsioon dokumenteerib ja säilitab teabe paberil või elektrooniliselt ja selles:
a) kirjeldatakse juhtimissüsteemi põhiosi ja nende koostoimet;
b) viidatakse seotud dokumentidele.
See on süsteemi väga olulise tähtsusega osa, eriti juhul kui oled sidunud oma
protsessi teiste juhtimissüsteemide, nagu näiteks kvaliteedi või tervise või
turvalisusega. Kõigis siinses juhendis kirjeldatud peatükkides on nõutavad EMASi
elemendid; kõigil kellel on vajadus, peaks olema lihtsalt võimalik ükskõik millist
dokumenti ja protseduuri üles otsida. Antud KJSi alapeatüki eesmärgiks on
detailselt välja tuua, kust iga nõutavat peatükki saab leida (näiteks dokumendi
nimetus, veebiaadress, kelle ametikoht). Näiteks hädaolukorra protseduuride
kohta võib infot leida (juhendi alapeatükk 10.6.7) kvaliteedi või tööohutus- ja
tervishoiu juhtimissüsteemidest, mitte EMASist.
Samuti tuleb sul kirjeldada, kuidas EMASi tuumikelemente juhitakse. Näiteks
keskkonnapoliitika kaasajastamiseks ülevaatuse kuupäevad ja protseduurid,
samas tuleb ajakohastada ka oluliste aspektide teatmestik vastavalt sinu
organisatsioon iseloomu muutustele.
KJSi enda igal osal peavad olema ajakohastamise protseduurid ja seiremeetodid.
Pea meeles, sinu organisatsiooni töötajatele ja väljastpoolt tulevatele inimestel
peab olema selgelt arusaadav, kuidas sa EMASi nõudeid juhid.
Dokumendiohje
EMASi määrus (EL EMAS määrus 761/2001 Lisa I-A.4.5.):
Organisatsioon kehtestab korra kõikide käesolevas rahvusvahelises standardis ettenähtud
dokumentide kontrollimiseks ja järgib seda, et tagada, et:
a) neid saab leida,
b) need vaadatakse korrapäraselt läbi ja vajaduse korral neid muudetakse ning
volitatud töötajad kinnitavad nende vastavuse;
c) asjakohaste dokumentide ajakohastatud variandid on kättesaadavad kõikides
kohtades, kus teostatakse keskkonnajuhtimissüsteemi tõhusaks toimimiseks olulisi
toiminguid;
d) aegunud dokumendid kõrvaldatakse viivitamata kõikidest väljaandmis- ja
kasutamiskohtadest või hoitakse muul viisil ära nende soovimatu kasutamine;
e) kõik aegunud dokumendid, mis säilitatakse õiguslikel ja/või andmete säilitamise
eesmärgil, on asjakohaselt kindlakstehtavad.
Dokumendid on loetavad, kuupäevastatud (muutmise kuupäevadega) ning kergesti
kindlakstehtavad, neid säilitatakse süsteemselt ning hoitakse alles kindlaksmääratud tähtaja
jooksul. Eri liiki dokumentide loomiseks ja muutmiseks kehtestatakse kord ja vastutus ning
järgitakse neid.
Nüüd oled sa teadlik, et EMASi rakendamine toob endaga kaasa paljude
dokumentide koostamise ja paljude olemasolevate dokumentide tööle
rakendamise. Pead välja arendama protseduuride ajakohastamise süsteemi ja
võimaldama süsteemi kasutusvõimaluse inimestele, kellel on vaja seda kasutada.
EMASi rakendamise juhend 46