Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

fm.dk

Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg

Optimal betalingsformidling i den

offentlige sektor

En undersøgelse udført af KPMG

bestilt af Finansministeriet

KPMG

Oktober 2003


Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor, oktober 2003

I tabeller kan afrunding medføre, at tallene ikke summer til totalen.

Publikationen kan bestilles hos:

Schultz Information

Herstedvang 12,

2620 Albertslund

Telefon 43 63 23 00

Fax: 43 63 19 69

E-mail: schultz@schultz.dk

Hjemmeside: www.schultz.dk

eller afhentes hos:

Schultz Information

Herstedvang 4

2620 Albertslund

Henvendelse om publikationen kan i øvrigt ske til:

KPMG

Telefon 38 18 38 18

eller

Finansministeriet

Christiansborg Slotsplads 1

Finansministeriet (Analyseenheden)

1218 København K

Telefon 33 92 33 33

Tryk: Schultz Grafisk, print on demand (duplikat)

Oplag: 100

Pris: 175 kr. inkl. moms

ISBN: 87-91262-21-6

Elektronisk publikation:

Produktion: KPMG

Publikationen kan hentes på Finansministeriets hjemmeside: www.fm.dk


kpmg

Indhold

Resume af "optimal betalingsformidling i den offentlige sektor" 1

1. Indledning 4

2. Problem- og løsningshorisonter 7

2.1 Problemerne 8

2.2 Løsningsmuligheder 10

2.2.1 Mellemstationer 10

2.2.2 Løsningsforslag 12

2.2.3 Fælles løsninger 14

2.2.4 Løsningselementer 15

2.2.5 Tiltag 17

2.3 Fordelene 19

3. Systemer 22

3.1 Sektorer 23

3.1.1 Systemer i regi af Økonomistyrelsen (staten) 23

3.1.2 Kommuner 25

3.1.3 Pengeinstitutsektoren 27

3.2 Indbetalinger/opkrævninger 27

3.2.1 Indbetalingskort 28

3.2.2 BetalingsService 32

3.2.3 Elektroniske Indbetalingskort 35

3.2.4 LeverandørService 36

3.2.5 Betalingskort 38

3.2.6 E-dankort 38

3.2.7 Indbetalingssystemer - opsummering 39

3.3 Udbetalinger 41

3.3.1 Konto-til-konto-overførsel 41

3.3.2 Overførsels- og InformationsService 41

3.3.3 Betalingskort 42

3.3.4 E-dankort 43

3.3.5 Udbetalingssystemer - opsummering 43

3.4 Information 44

3.4.1 Informationshåndtering i betalingssystemer 44

3.4.2 e-Boks 45

3.4.3 Post Danmark 46

3.5 Fakturering og registrering 47

3.5.1 E-faktura 48


kpmg

3.5.2 Netfaktura 49

3.5.3 ØS2000 - TrueTrade 50

3.5.4 KMD WebIndkøb 51

3.5.5 Scanning af fakturaer 52

3.6 Systemløsninger 52

3.6.1 Navision Stat 52

3.6.2 Statens KoncernBetalinger 53

3.6.3 Offentlig Betalingsservice 53

3.6.4 KMD 53

3.6.5 ToldSkat 56

4. Resultater af spørgeskemaundersøgelsen 58

4.1 Indbetalinger til det offentlige 58

4.2 Udbetalinger fra det offentlige 63

4.2.1 Udbetalingstyper 63

4.3 Systembetalinger 64

4.3.1 Statens KoncernBetalinger (SKB) 65

4.3.2 Offentlig Betalingsservice (OBS) 66

4.3.3 KMD 66

4.4 Konklusion 67

5. Optimeringspotentialer 68

5.1 Indledning 68

5.2 Kontantkasser 70

5.2.1 Afgrænsninger? 70

5.3 Kontanter - udbetalinger i staten 71

5.3.1 Udbredelse af kontante udbetalinger 71

5.3.2 Hvorfor er det suboptimalt at udbetale med kontanter? 72

5.3.3 Løsninger 72

5.3.4 Optimeringspotentialer 73

5.3.5 Barrierer for optimering 74

5.3.6 Konklusioner 74

5.4 Kontanter - indbetalinger i staten 75

5.4.1 Udbredelse af kontante indbetalinger 75

5.4.2 Hvorfor er det suboptimalt at indbetale med kontanter? 78

5.4.3 Løsninger 79

5.4.4 Optimeringspotentialer 81

5.4.5 Barrierer for optimering 83

5.4.6 Konkrete løsningsforslag på barrierer 85

5.4.7 Konklusioner og anbefalinger 89

5.5 Kommuner og amter 89

5.5.1 Udbredelse 90

5.5.2 Kan det fortsat være en god ide at udbetale kontanter? 91

5.5.3 Løsninger 91

5.5.4 Optimeringspotentiale 92

5.5.5 Barrierer for optimering 93

5.5.6 Konklusioner og anbefalinger 95

5.6 Checks - indbetalinger 95

5.6.1 Udbredelse 95

5.6.2 Hvorfor er det suboptimalt at modtage checkindbetalinger? 97

5.6.3 Løsninger 98

5.6.4 Optimeringspotentialer 99

5.6.5 Barrierer for optimering 101

5.6.6 Konklusioner og anbefalinger 102

5.7 Checks - udbetalinger 103

5.7.1 Udbredelse 103

5.7.2 Hvorfor er checks suboptimale? 105

5.7.3 Løsninger 105

5.7.4 Optimeringspotentiale 106

5.7.5 Barrierer for optimering 108

5.7.6 Konklusioner og anbefalinger 109


kpmg

5.8 Indbetalingskort 109

5.8.1 Udbredelse 109

5.8.2 Hvorfor er indbetalingskort suboptimale? 112

5.8.3 Løsninger 113

5.8.4 Optimeringspotentiale 114

5.8.5 Barrierer for optimering 117

5.8.6 Konklusioner og anbefalinger 118

5.9 Konto-til-konto-overførsel - indbetalinger 118

5.9.1 Udbredelse 118

5.9.2 Hvorfor kan konto-til-konto-overførsler være suboptimale? 121

5.9.3 Løsninger 121

5.9.4 Optimeringspotentialer 122

5.9.5 Barrierer for 124

5.9.6 Konklusioner og anbefalinger 124

5.10 Kreditorfakturaer 125

5.10.1 Udbredelse 125

5.10.2 Løsninger til optimering af kreditorprocessen 126

5.10.3 Optimeringspotentiale 134

5.10.4 Barrierer for optimering 138

5.11 Informationer - indbetalinger 139

5.11.1 Hvornår er information tilknyttet? 139

5.11.2 Udbredelse 139

5.11.3 Problemer ved udveksling af information 144

5.11.4 Optimeringspotentiale 145

5.11.5 Optimeringspotentialer 149

5.11.6 Barrierer og tiltag 153

5.11.7 Konklusioner og anbefalinger 155

5.12 Informationer - udbetalinger 157

5.12.1 Omfang af udsendt information 157

5.12.2 Problemer og løsninger 160

5.12.3 Optimeringspotentiale 161

5.12.4 Barrierer for optimering 164

5.12.5 Konklusioner 164

5.13 Rykkere 165

5.13.1 Hvorfor rykkes? 165

5.13.2 Omfanget af rykkere 165

5.13.3 Problemer og løsninger 166

5.13.4 Barrierer for optimering 169

5.13.5 Konklusion 169

5.14 Overblik 169

Litteraturliste 177


kpmg

Bilag

Bilag A: Metode 178

Bilag B: Spørgeskemaet 190

Bilag C: Betalingstransaktioner 207

Bilag D: Teknisk infrastruktur i pengeinstitutsektoren 214

Bilag E: Transaktionspriser ved betalingsmedier 217

Bilag F: Eksempler på indbetalingskort 228

Bilag G: Generelle forudsætninger for potentialeberegningerne 232

Bilag H: Kontante indbetalinger 236

Bilag I: Kontante udbetalinger 241

Bilag J: Checkindbetalinger 245

Bilag K: Checkudbetalinger 249

Bilag L: Manuelle og maskinelle indbetalingskort 251

Bilag M: Manuelle konto-til-konto-overførsler 256

Bilag N: Informationer vedrørende indbetalinger 260

Bilag O: Informationer vedrørende udbetalinger 263


kpmg

Resume af "optimal betalingsformidling

i den offentlige sektor"

KPMG Consulting (KPMG) har udført en analyse for Finansministeriet om mulighederne

for at optimere betalingsforvaltningen mellem den offentlige sektorden

ene side og borgerne og virksomhederne på den anden. Baggrunden er lovforslaget

om NemKonto m.v.

KPMG har fokuseret på, om betalinger via kontanter, betalingskort (Dankort m.v.),

checks, indbetalingskort (girokort m.v.) kan erstattes af automatiske konto-tilkonto-overførsler,

der er den administrativt set mest optimale betalingsform. Det

gælder både ind- og udbetalinger. Analysen omfattede også rykkere og de informationer,

der knytter sig til betalingstransaktionerne (årsopgørelser, adviser m.v.).

Analysen havde til formål at (a) kortlægge, i hvilket omfang en substituering af de

mindre effektive betalingsformer med konto-til-konto-overførsler vil medføre et

større økonomisk råderum i den offentlige sektor, og ligeledes (b) om elektronisk

betalingsformidling kan substituere papirbaseret. Endelig (c) skulle analysen afdække

mulighederne for at sammenlægge eller eliminere de offentlige kontantkasser,

herunder for at lade private aktører varetage opgaven. Analysen skulle udføres

under hensyntagen til, om der allerede eksisterede velkendte systemer, der kunne

varetage opgaverne mere effektivt.

Som empirisk basis har KPMG gennemført en spørgeskemaundersøgelse hos de

mest centrale statsinstitutioner samt i et amt og tre kommuner. Respondenterne

blev bedt om at angive, i hvilken udstrækning der under deres ressort foregår ind-

og udbetalinger via kontanter, betalingskort, checks, indbetalingskort og manuelle

konto-til-konto-overførsler.

Hver af disse betalingsformer kræver et vist ressourceforbrug. KPMG spurgte ikke

respondenterne om deres ressourceforbrug ved transaktionerne, da KPMG har erfaring

med, at der oftest kun gives yderst upræcise skøn. I stedet har KPMG anvendt

enhedsomkostninger pr. proces fra dels en database, som KPMG har opbygget gennem

en årrække, dels erfaringer fra tilsvarende analyser.

Det er KPMG's vurdering, at den beskrevne metode har underestimeret det ressourceforbrug,

der reelt anvendes i den offentlige sektor på betalingsforvaltning. Det

1


kpmg

Optimeringspotentiale pr.

transaktionstype

skyldes især, at (a) de udvalgte respondenter er store institutioner/kommuner, som

givetvist er mere effektive end offentlige institutioner generelt, (b) respondenterne

har underestimeret volumen på de ineffektive betalingstransaktioner, og (c) KPMG

anvender konservative skøn for ressourceforbruget forbundet med transaktionerne.

De tal, der figurerer i nedenstående tabel, er derfor udtryk for konservative skøn.

Det ses, at optimeringspotentialet skønnes at være knap 1,1 mia.kr. årligt. Af det

anførte potentiale angår 54% kommuner, 11% amter og 35% staten. Det angivne

potentiale forudsætter fuld implementering af de foreslåede løsninger.

Analysen har endvidere vist, at der eksisterer systemer - dvs. velkendte, udbredte

løsninger - som kan optimere betalingsforvaltningen, således at så godt som alle betalingstransaktioner

kan foregå digitalt, konto-til-konto. Mulighederne bliver blot

ikke anvendt i dag.

Kr. Kr. Kr. 1.000 Mio.kr.

Kontant udbetalinger 48 6 42 59 3

Kontant indbetalinger 48 9 39 2.168 88

Kontantkasser - - - - 80

Checkudbetalinger 14 1 13 3.588 29

Checkindbetalinger 44 9 35 2.234 81

Indbetalingskort, manuelle 33 9 24 1.399 38

Indbetalingskort, maskinelle 5 4 1 9.802 44

Konto-til-konto, manuelle 33 9 24 1.381 32

Kreditorfaktura 54 16 38 18.231 693

I alt 1.088

Rapporten har været til udtalelse hos berørte parter (ministeriet, KL, ARF, Finansrådet

m.fl.). Der er blevet udtrykt grundlæggende accept af undersøgelsen, dens

sigte, strategier, løsninger og konklusioner. Der har også været en række mindre

forslag til rettelser, som for størstedelens vedkommende indarbejdes i endelig rapport.

Enhedsomkostninger før

ToldSkat og Justitsministeriets institutioner (Rigspolitiet og Domstolsstyrelsen) har

haft større eller mindre rettelser til de transaktionsmængder, som de i første omgang

havde indberettet til undersøgelsen. I alle tilfælde har KPMG accepteret rettelserne,

da vore analyser i det hele taget er baseret på selvangivelse af transaktionsmængder.

Enhedsomkostninger efter

Omkostningsreduktion pr. enhed

Antal transaktioner

Optimeringspotentiale

2


kpmg

Især ToldSkat, Rigspolitiet og Domstolsstyrelsen har desuden anført, at det gennemsnitlige

ressourceforbrug på transaktionstyper, som KPMG baserer sine beregninger

på, er sat for højt i forhold til deres faktiske processer. KPMG har angivet

de alternative angivelser af ressourceforbrug i rapporten, men bevaret de oprindelige

værdier i beregninger af optimeringspotentialer. Igen skyldes det metoden med

at basere ressourceforbrug på KPMG's egen database og erfaringer. Det giver anledning

til beregninger via gennemsnitstal, og her vil der være institutioner, der placerer

sig både over og under gennemsnittet. De alternative værdier er således ikke

afvist, fordi KPMG positivt finder dem forkerte.

Amterne har gjort ophævelser over beregningen af overhead-omkostninger på

amtsniveau. På basis af KPMG's mange erfaringer på dette område er det valgt at

fastholde en overhead-faktor på 50%.

Amterne har desuden bidraget med uddybende data om kontantkasser på amtsligt

niveau.

3


kpmg

Problemstilling

Opdragsgiver

Synsvinkel

1. Indledning

Denne rapport handler om betalingsforvaltning i den offentlige sektor og specielt

følgende problemstillinger: Kan - i givet fald, hvordan og i hvilket omfang - direkte,

digitale betalingstransaktioner fra konto-til-konto afløse transaktioner i form af

kontanter, checks, indbetalingskort m.v. i forholdet mellem på den ene side den offentlige

sektor og på den anden side borgere og virksomheder? Hvad er i givet fald

fordelene ved en sådan digitalisering? Som afledt problemstilling må man spørge:

Hvad så med kontantkasserne i det offentlige? Er der stadig behov for dem? Speciel

opmærksomhed er der også på de mange betalingstransaktioner, der pågår mellem

det offentlige og dets leverandører, hvor betaling sker på traditionel vis ved

fremsendelse af faktura og efterfølgende betaling. Endelig er der spørgsmålet om

"betalingsrelateret information": I hvilket omfang kan information, der vedrører betalingstransaktionerne,

også digitaliseres, og hvilke fordele har det i givet fald?

Opgaven er i første række stillet som et spørgsmål om optimering i snæver forstand:

I hvilket omfang kan der skabes yderligere råderum i den offentlige sektor ved at

erstatte "gammeldags" betalingstransaktioner i form af kontanter, checks, indbetalingskort

m.v. med digitale transaktionsformer? Rapportens problemstillinger, dataindsamling,

analyser m.v. bærer alle præg af, at optimering i denne forstand har

været den centrale problemstilling. Mere overordnede fordele og ulemper for samfundet

generelt, men for borgerne og virksomhederne især, vil dog blive berørt på

relevante steder.

Rapporten er udarbejdet på Finansministeriets foranledning som bidrag til et tværgående

udvalg, der har beskæftiget sig med betalingsformidling.

Undersøgelsens primære perspektiver skal fremhæves:

1 Optimering. Undersøgelsen er fokuseret på, hvordan det offentlige kan optimere

sin betalingsforvaltning Andre effekter i form af bedre kvalitet i betalingstransaktionerne,

bedre overblik, mere udviklende arbejdsfunktioner m.v.

har ikke været i fokus. Sådanne fordele vil dog blive nævnt med mellemrum,

men er ikke systematisk undersøgt.

2 Det offentlige. Det er fra det offentliges synsvinkel, at sagen ses: Dvs. optimering

for det offentlige. Således er det ikke borgernes og virksomhedernes

behov, der har været i centrum. Vi vil dog nævne de tilfælde, hvor dette eller

4


kpmg

Disposition

Figur 1.1

Rapportens opbygning

Baggrund

Kapitel 5

hint optimeringsinitiativ umiddelbart vil øge servicen over for borgerne eller

virksomhederne, lette deres administration m.v.

Rapportens opbygning er illustreret i figuren nedenfor. Det ses, at det væsentligste

kapitel er kapitel 5. Her behandles det primære tema i rapporten: Hvordan kan

man optimere betalingsforvaltningen? Vi diskuterer i en række afsnit, hvordan man

reducerer forekomsten af suboptimale betalingsmedier: Kontanter, checks, betalingskort

og indbetalingskort. Ligeledes diskuterer vi i dette kapitel, hvordan betalingsrelateret

information kan digitaliseres, hvordan rykkeradministration kan lettes,

og endelig om antallet af kontantkasser og deres opgaver kan reduceres. I alle afsnittene

følger vi en analyse i fire led: (1) Hvad er situationen i dag? (2) Hvad er

den optimale situation? (3) Hvilke optimeringspotentialer er der ved at bevæge sig

fra situationen i dag til den optimale situation? Og endelig (4) Hvad kan man gøre

for at komme fra situationen i dag til den optimale situation?

Hovedresultater

Kapitel 4

1. Udgangs

punktet

Problem- og løsningshorisonter

Kapitel 2

Kontanter og betalingskort

2. Løsninger

Systemer

Kapitel 3

Checks

Indbetalingskort

Rykkere

Information

Kontantkasser

3. Optimeringspotentiale

Initiativer

Kapitel 2

4. Initiativer

Før vi kommer til dette centrale kapitel, er der dog en række fundamenter, der skal

på plads.

I det første kapitel efter denne indledning - kapitel 2 - prøver vi at give et alment

billede af, hvorfor undersøgelsens emne overhovedet er interessant og vedkommende.

Kapitlet vil især give et helhedsbillede af det univers af problemer, løsninger,

muligheder og begrænsninger, vi bevæger os inden for. Kapitlet tjener som en introduktion

og som et forståelsesunderlag for hele rapporten.

I kapitel 3 beskriver vi de betalings- og informationssystemer, som eksisterer i dag,

og som eventuelt kan tages i anvendelse ved designet af en mere nutidig betalingsforvaltning.

Kapitlet tjener som input til det trin i kapitel 5, som handler om mulige

løsninger.

5


kpmg

Metode

Usikkerhed

Velbegrundede skøn

Kapitel 4 giver et overblik over den empiriske undersøgelse, vi har foretaget af,

hvordan udgangspunktet ser ud, hvad angår anvendelse af forskellige betalingsformer

i den offentlige sektor. Her handler det ikke kun om kontanter eller kun om

checks … eller kun om noget andet som i kapitel 5. Her handler det om helheden.

Her kan man se, hvor stor en del checkudbetalinger udgør samlet set i den offentlige

sektor, eller hvor mange konto-til-konto-overførsler der er. Kapitlet tjener som

basis for de faktuelle input i kapitel 5.

I kapitel 5 analyseres som sagt de enkelte betalingsmåder og problemstillinger en

for en, og herunder overvejes der løsninger og tiltag.

I en vis forstand "mangler" der et kapitel - nemlig det obligatoriske metodekapitel.

Det har vi placeret i Bilag A. I det hele taget ligger der megen metode, mange tekniske

analyser og beregninger bag denne rapports resultater. Dem har vi placeret i

bilag, og især bilagene til afsnittene i kapitel 5 er mange og righoldige.

Vi har gjort dette for at gøre læsning af rapporten nemmere og mere fokuseret på

resultaterne, som jo i en vis forstand er de vigtigste. Vi kan dog ikke stærkt nok pointere,

at Bilag A bør læses af enhver, der vil kunne forstå og forholde sig kvalificeret

til de tal, der præsenteres i rapporten.

Den primære grund kan angives meget kort: Vore analyser er baseret på tal for,

hvor mange transaktioner der er af bestemte typer, f.eks. hvor mange checks det offentlige

modtager og udsteder, hvor mange manuelle kontooverførsler der foretages

osv. For at finde antallet af transaktioner af disse typer har vi gennemført en omfangsrig

spørgeskemaundersøgelse blandt institutioner i staten, et amt og tre kommuner.

Ud fra disse respondenter har vi generaliseret til hele den offentlige sektor.

Selve det at spørge om bestemte forhold og kun et udsnit af populationen giver nogen

usikkerhed angående resultaterne. Den primære usikkerhed består dog i, at et

par af deltagerne i spørgeskemaundersøgelsen har afgivet data, der er stærkt mangelfulde,

til tider misvisende, hvilket medfører, at vore estimater for suboptimale

processer generelt er for lave, og at vore estimater af optimeringspotentialer derfor

er mere eller mindre konservative.

Heldigvis har vi ad andre veje kunnet skaffe alternative oplysninger, som har kunnet

fungere som korrigerende pejlemærker på et overordnet niveau. Alt i alt er det

vor opfattelse, at vi præsenterer talestimater, som er sobre og velargumenterede. I

den forbindelse bør man også tage i betragtning, at denne undersøgelse ikke har til

formål at levere eksakte kvantitative data, men at give overordnede vurderinger af,

om der er økonomisk belæg for at iværksætte givne initiativer. Her er der ikke behov

for eksakte tal, men velbegrundede skøn.

6


kpmg

Historiske trends

Digitalisering

2. Problem- og løsningshorisonter

I dette kapitel vil vi gøre det klart, hvad problemerne er, og vi vil skitsere, inden for

hvilket univers løsningerne skal søges. Vi vil ikke give løsningerne - de kommer

først i kapitel 5 - men vi vil fra starten skitsere, i hvilken retning man bør søge.

De følgende kapitler vil blive mere tekniske, analysere systemer, processer og

transaktioner, og der vil blive opstillet tabeller og flowdiagrammer, diskuteret for

og imod - alt sammen i forsøget på at finde løsninger på problemer. Men i dette

kapitel vil vi kun diskutere de to endepunkter, som analyserne er spændt ud imellem:

Hvor er vi i dag, og hvor skal vi hen? Disse to endepunkter skal vi forstå helt

konkret, og alle de tekniske mellemregninger får derved mening.

Før vi går i gang, kan vi kort nævne den historiske sammenhæng, som denne undersøgelse

bør ses i. Vi ved alle, at der i dag anvendes relativt færre checks og kontanter

end for et par årtier siden. Det skyldes især, at mange af os anvender betalingskort

(Dankort m.v.) til at betale med. Derfor er der i dag en kortlæser i næsten

alle forretninger, og vi anvender dem til stort og småt. Der er heller ikke trængsel

på posthusene mere. Tidligere var der lange køer omkring den første, hvor der

skulle betales husleje m.v., og man stod med stakken af girokort i hånden og ventede

tålmodigt - eller utålmodigt. I dag går det meste automatisk via PBS, og det, der

ikke går automatisk den vej, løser mange via deres pc, hvor de er koblet op til deres

bank. Og man skal være mere end 40 år gammel for at kunne huske kontante lønudbetalinger

i lønningsposer. I dag har alle en lønkonto. På arbejde forsvinder brevene

fra dueslagene, fordi de er blevet til e-mails, og også den private brevkasse

bliver i stigende grad til en reklamekasse, fordi breve er blevet til e-mails, og nyhederne

læses via internet-browseren.

Bag de nævne forhold er der én og kun én forklaring: Digitalisering. It har ændret

verden, og hvad økonomiske transaktioner angår, gjort den meget lettere. I pengeverdenen

er der gennem de sidste årtier opbygget store systemer, der er meget effektive,

og systemerne bliver i stigende grad integreret med hinanden, så data ikke

skal håndbæres fra det ene system til det andet.

En af de store udfordringer i dag er mødet mellem den moderne, digitale verden og

den gamle, ikke-digitale verden. Nogle gange er der ikke noget problem. F.eks.

kan man printe ting ud af it-systemer. Det er sværere den anden vej: At få oplysninger

på papir ind i det digitale univers - for ikke at tale om kontante penge,

7


kpmg

checks, girokort m.v. Men også her er der i stigende grad løsninger, f.eks. i form af

scanningssystemer.

Men verden bliver i stigende grad digital: Flere og flere har kontakt med pc'er på

deres arbejde; flere og flere har dem hjemme; flere og flere er koblet op på internettet.

En sidste trend skal nævnes: Vi står over for en tid med mangel på arbejdsressourcer:

Flere ældre, færre unge osv. En af løsningerne på dette problem er "at gøre

kolde hænder varme", dvs. frigøre menneskelige ressourcer ved at reducere antallet

af administrative opgaver. Og betalingsforvaltning er et af de områder, hvor der i

dag anvendes mange menneskelige ressourcer inden for den offentlige sektor. Vi

vil i denne rapport også analysere, hvor mange ressourcer der potentielt kan frigøres

ved at optimere betalingsforvaltningen. Her kan det være nyttigt at tænke på den

omstillingsproces, der er pågået i den finansielle sektor gennem de sidste årtier.

Vi ser altså denne rapport som et led i alle disse trends, som har pågået i årtier: Optimering

af betalingsforvaltningen gennem digitalisering og systemintegration.

Sluttelig kan man spørge, om det er relevant for den offentlige sektor

2.1 Problemerne

Det er nyttigt at stille helt skarpt på de ting, der - som udgangspunkt - skal elimineres

mest muligt for at optimere betalingsforvaltningen. Eller: Hvad er problemerne

egentlig?

1 Kontanter. De er et problem, når de skal bæres til og fra banken, sorteres,

passes på i kasser, bliver stjålet, tælles forkert op, når der skal hentes byttepenge,

og ikke mindst fordi de er fysiske og skal håndteres af fysiske mennesker i

kasser og ved skranker.

2 Checks. Checks er også fysiske. De skal trykkes og eventuelt sendes med

post. Det kræver porto og kuverter. Så skal de indløses, og for økonomimedarbejdere

kan der være store ressourcer forbundet med at finde ud af, hvad en

check skal dække. Når man udbetaler checks, skal man også holde øje med,

om de hæves. Skal man henvende sig til modtageren, hvis den ikke hæves?

Den, der modtager den, skal i banken og hæve den … hvis den altså ikke er

blevet væk. Kan man så få en ny? Hvem skal man ringe til?

3 Indbetalingskort. Indbetalingskort ("girokort") skal også trykkes og sendes,

puttes i kuverter med porto på. Og modtageren skal huske dem; ikke få dem

nederst i en bunke … osv. Nogle af dem skaber ikke de store problemer: Der

er præcis afsender på, og et nummer fortæller præcist, hvem betalingen kommer

fra, og hvad den angår. Hvis sådanne kort tastes manuelt ind, er det ret besværligt.

Det er nemmere at scanne dem ind - det er billigere, men der er altid

nogen, der ikke kan scannes eller fejlscannes. - Andre kort er der ikke oplysninger

på, kun afsendernavn. Det kan være meget besværligt, og de skal under

alle forhold behandles manuelt og af en økonomimedarbejder. - Andre kort

igen rummer en masse oplysninger fra betaleren. Det er gerne kort fra virksomheder,

hvor der skal afgives oplysninger som basis for betalingens størrelse

(moms, forbrug af givne stoffer m.v.). Her er der rig mulighed for, at der går

noget galt i indscanningen. Det betyder igen manuel behandling.

8


kpmg

4 Papirbreve. Rudekuverter er ikke kun opkrævninger. Det kan også være lønsedler

og meddelelse om udbetaling. Men der er altid noget trykt i, og det koster

penge at trykke, kuvertere og sende. Det kan også være besværligt at arkivere

… og finde igen. Og der er sjældent backup. Det er også besværligt at

søge oplysninger frem på tværs af breve.

5 Dobbeltindtastninger. Oplysninger skal helst skrives/tastes én og kun én

gang. Herefter skal de - ideelt set - kun opbevares, vedligeholdes, benyttes,

sendes, kombineres m.v. Hvis oplysninger skal flyttes manuelt (tastes eller

skrives igen) fra papir til digital form eller omvendt, fra papir til papir eller system

til system, er det altid ressourcekrævende, og der opstår uvægerligt fejl.

Disse fejl kan være mere eller mindre betydningsfulde. Nogle gange kræver

det et stort arbejde at finde dem. Det er også en type arbejde, som mange ikke

bryder sig meget om.

6 Redundante registre. Hvis de samme oplysninger tastes ind flere gange, findes

de også flere steder. Oplysninger, der findes flere steder og skal opdateres

flere steder, er som udgangspunkt besværlige. Måske er det borgeren eller

virksomheden, der skal afgive den samme oplysning mange forskellige steder

7 Manglende machtning. Det er altid besværligt, når tingene ikke passer perfekt

sammen. I betalingsverdenen er det, når man ikke præcist ved, hvem der

betaler hvor meget og/eller for hvad, eller hvis oplysningerne er angivet i en

form, der kun kan registreres af et menneske. "Betaling for Hans Hansens børnehave

i juni" skrevet på et girokort skal læses af et menneske, og betalingen

skal konteres på rette sted af et menneske. Det er det samme besvær, hvis et

beløb overføres elektronisk, indbetales pr. check eller leveres i kontanter, og informationer

mangler.

8 Rykkere. Rykkere er naturligvis især et problem for den, der ikke har pengene.

Men fra et administrativt perspektiv er de et problem for dem, der har penge,

men glemmer at betale, idet man ofte skal betale gebyrer, nogle gange høje

morarenter. Og det er et problem for dem, der skal rykke for pengene, hvad enten

det sker pr. brev eller elektronisk, og hvad enten gebyrerne dækker omkostningerne

eller ej. Under alle forhold kunne ressourcerne anvendes til noget

bedre.

9 Udvikling af ens systemer. Der er ingen grund til at opfinde den dybe tallerken

to gange. Heller ikke betalingssystemer. Således er der ikke grund til, at

det offentlige selvudvikler systemer, der allerede eksisterer, enten andre steder i

den offentlige sektor eller i den private.

10 Manglende systemintegration. En af grundene til, at der eksisterer manuelle

rutiner, dobbeltindtastninger m.v., er, at de eksisterende systemer ikke er integrerede

eller kan integreres med hinanden. Det skyldes igen, at systemerne ikke

er udviklede ifølge fælles accepterede standarder. Det er et problem.

11 Fakturaer. Det varierer, hvor lang tid det tager at få en faktura behandlet fra

start til slut. Fakturaen, understøttende systemer, organisering, arbejdsgange

m.v. Men under alle forhold kræver det en del ressourcer. Nogle kræver op til

45 minutter. Og det er jo et problem - især hvis fakturaen lyder på 47 kr.

12 Kontantkasser. Kontantkasser er ofte centrum for nogle af de betalingsformer,

der er udpeget som problemer ovenfor: Kontanter og checks. De er således

det fysiske udtryk for, at kontanter og checks kræver manuelle håndteringer.

Hertil kommer, at der inden for en radius af få hundrede meter kan ligge

en kontantkasse fra ToldSkat, kommunen og politiet - for ikke at nævne banken

eller posthuset.

9


kpmg

Figur 2.1

Betalingsrelationer mellem

det offentlige og

borgere/virksomheder

Den offentlige sektor

Myndighed a

Myndighed b

Myndighed c

……

Myndighed N

2.2 Løsningsmuligheder

Hvad er det optimale forhold mellem den offentlige sektor og borgere/virksomheder,

hvad angår betalingsforvaltning?

Betalere og

modtagere

Borger k

Borger l

Virksomhed m

Virksomhed k

I dette afsnit fremstiller vi på et alment plan de løsningselementer, som er i spil, når

det handler om betalingsformidling. Det er et forsøg på at afgrænse det univers,

som løsningerne skal findes inden for. Det handler altså ikke om løsningsforslag.

De kommer først til slut i rapporten. De løsningselementer og dimensioner, der

fremstilles i dette afsnit, vil senere blive konkretiserede, analyserede og diskuteret i

specifikke sammenhænge.

2.2.1 Mellemstationer

Man kan som et tankeeksperiment forestille sig en situation, hvor der kun er direkte

relationer mellem de økonomiske aktører, og hvor de eneste betalingsmidler er kontanter.

Det vil være en meget besværlig situation! Pengene er svære at transportere,

opbevare sikkert, garantere ægtheden af m.v., og økonomiske transaktioner kan

kun foregå ansigt til ansigt. Situationen er illustreret nedenfor.

10


kpmg

Figur 2.2

Ingen mellemstationer

Figur 2.3

Udgangspunktet

Den offentlige sektor

Myndighed a

Myndighed b

Myndighed c

……

Myndighed N

Den offentlige sektor

Myndighed a

Myndighed b

Myndighed c

……

Myndighed N

Betalere og

modtagere

Borger k

Borger l

Virksomhed m

Virksomhed k

Sådan ser nutidens betalingsverden heller ikke ud. Ind imellem aktørerne er skudt

en række forskellige betalingsmidler, institutioner, processer og systemer - understøttet

af mennesker, love, uddannelsessystemer, aftaler etc. Figuren nedenfor illustrerer,

hvordan situationen er i dag, og hvordan løsningsmulighederne er helt abstrakt.

Navision

SKB

KMD

Post Danmark

PBS

Pengeinstitut z

Lønservice

DOIP'en

Pengeinstitut y

LetLøn

Betalere og

modtagere

Borger k

Borger l

Virksomhed m

Virksomhed k

Basalt handler denne rapport om forholdet mellem det offentlige og borgere/virksomheder.

Den væsentligste udveksling mellem parterne er (i bred forstand) services,

men det skal der betales for - på den ene eller anden måde. Som figuren

ovenfor illustrerer, foregår de fleste af betalingstransaktionerne ikke direkte mellem

11


kpmg

Finansministeriets

lovudkast

de to parter: Det offentlige og borgere/virksomheder. For det meste foregår transaktionerne

via én eller flere mellemstationer. I området mellem det offentlige og

borgere/virksomheder kan man identificere flere entiteter:

1 Betalingsmidler. Der eksisterer flere slags betalingsmidler: Penge, checks,

kontokort, girokort m.v.

2 Processer. Betalingsmidlerne indgår i forskellige typer af arbejdsprocesser.

De har forskellig karakter med hensyn til ressourceforbrug og også med antal af

aktører, de kommer i berøring med, m.v.

3 Systemer. Mange af processerne understøttes af hjælpemidler og systemer:

Kasseapparater, bogføringsbøger, it-økonomisystemer, portaler m.v.

4 Institutioner. Processer og systemer understøttes af organisatoriske enheder:

Pengeinstitutter, systemleverandører, servicebureauer, PBS, Post Danmark m.v.

Som det er fremgået, er baggrunden for denne rapport grundspørgsmålet, om ressourcekrævende

betalingstransaktioner (kontanter, checks, girokort m.v.) kan erstattes

af andre og mere optimale transaktioner. Nøglen hertil ligger især i overvejelser

om, hvorvidt der eksisterer bedre systemer end de eksisterende; om de eksisterende

systemer kan udnyttes bedre; om der med fordel kan etableres nye systemer; om der

skal nye institutionelle aktører på banen; om der skal skabes nye mellemstationer;

om opgavefordelingen mellem de eksisterende aktører og systemer er optimal osv.

På det mere abstrakte plan er spørgsmålet, hvordan man kan omrokere på midterfeltet

i figuren ovenfor med hensyn til betalingsmidler, processer, institutioner og aktører,

herunder om det giver anledning til ny adfærd, andre opgaver m.v. til de basale

aktører: Det offentlige og borgere/virksomheder.

2.2.2 Løsningsforslag

Baggrunden for denne rapport er Finansministeriets overvejelser om, hvordan betalingsforvaltningen

i det offentlige kan understøttes. Resultatet af Finansministeriets

overvejelser foreligger i form af et lovudkast. Vor rapport skal især ses som en analyse

af, (1) hvilke muligheder for at frigøre ressourcer en implementering af Finansministeriets

lovudkast vil medføre, og (2) om Finansministeriets lovudkast med

fordel kan præciseres, modificeres, udbygges med andre initiativer m.v.

Finansministeriets lovudkast skal ses som en fortsættelse af OBS-loven eller loven

om én afregningskonto, der blev vedtaget december 2002.

I det følgende refererer vi kort grundtankerne i Finansministeriets lovudkast, som

det foreligger i skrivende stund. Vi refererer dog kun de dele, der handler om selve

optimeringen, mens alle de juridiske aspekter og detaljer er udeladt.

1 Vision. Forslagets vision er, at alle betalingstransaktioner og dertil hørende informationer

mellem det offentlige (stat, amter, kommuner) og borgere/virksomheder

bliver fuldelektronisk set fra det offentliges side. Borgere/virksomheder

skal på sin side have valgfrihed, herunder til at omsætte udbetalinger i

kontanter, få betalingsinformation på papir m.v.

2 Konto til alle (NemKonto). Det centrale element i lovudkastet er, at alle borgere

og virksomheder skal have en konto i et pengeinstitut, som det offentlige

kan udbetale penge til. Den kaldes en NemKonto. Det kan være en eksisteren-

12


kpmg

de konto, en speciel konto oprettet til formålet eller flere forskellige konti. Offentlige

myndigheder skal ikke have en NemKonto, idet de er underlagt regler

om OBS-konto og SKB.

3 Register. Der skal oprettes et simpelt register over, hvilke borgere/virksomheder

der har hvilke NemKonti, hvor kontonumre og CPR/CVR-numre kobles

sammen. Dette register er en simpel "switch", der fortæller, at udbetaling til

Jens Jensen (121221-1221) skal ske til konto nr. xx i bank y.

4 Systemansvarlig. Registret skal administreres af en "systemansvarlig". Den

systemansvarlige skal holde systemets infrastruktur up-to-date, sørge for, at aktører

kan oprettes, nedlægges og ændres m.v.

5 Kun udbetalinger. NemKontoen vedrører kun udbetalinger fra det offentlige

og ikke borgeres/virksomheders indbetalinger til det offentlige. Til gengæld er

det alle udbetalinger, der kan ske konto-til-konto.

6 Fælles kasser. I dag er der en lang række kontantkasser hos offentlige myndigheder.

De er i kommuner, hos politiet, hos domstolene, ToldSkats regionskontorer

m.v. Ifølge lovudkastet skal disse kasser begrænses mest muligt og

eventuelt afskaffes. Hvis der er betalinger, som optimalt og under hensyn til

borgerne og virksomhederne skal afvikles i en kontantkasse, foreslås det at ske

i fælles regionale kontantkasser, som kan tage sig af både ind- og udbetalinger,

herunder håndtere kontanter og checks. De kan eventuelt også varetage praktiske

forhold: Udstede erklæringer, udlevere effekter (f.eks. nummerplader, pas,

attester m.v. ), men de skal ikke forestå sagsbehandling. Ideen bag er, at der

kan opnås stordriftsfordele. Den fælles kasse kan enten drives af offentlige eller

private aktører.

7 Optimal betalingsformidling. Finansministeren kan opstille retningslinjer for

optimal betalingsforvaltning. Betalingsforvaltning forstås bredt som indeholdende

f.eks. ordreafgivelse, bogføring, informationsafgivelse og -modtagelse,

rykkerskrivelse og restancer. Reglerne omfatter også betalinger mellem offentlige

myndigheder. Det foreslås, at finansministeren kan fastsætte minimumsstandarder.

Det er ikke et forslag om, at al transaktion mellem det offentlige og

borgere/virksomheder skal være elektronisk. Der kan benyttes løsninger, der

omdanner papir til digital information.

Finansministeriet skønner, at der er 4,3 mio. skattepligtige borgere over 18 år, og at

højst 53.000 ikke har en konto i et pengeinstitut, svarende til 1,3%.

Det er denne rapports primære opgave at analysere, i hvilket omfang der kan skabes

øget råderum i den offentlige sektor ved at realisere optimeringspotentialet i de forslag,

der fremgår ovenfor.

At der i dag findes løsninger i pengeinstitutsektoren, der langt hen ad vejen understøtter

Finansministeriets krav, fremgår af figur 2.4 nedenfor, der skematisk viser en

løsning karakteriseret ved:

1 Fuldelektronisk transaktion fra det offentlige. Betalingstransaktioner fra og

til det offentlige er fuldelektroniske. Betalinger vil udelukkende være konto-tilkonto-transaktioner,

og relaterede informationer vil være digitale.

2 Valgfrihed for borgere/virksomheder. Relationen mellem borger/virksomhed

og pengeinstitut vil være præget af valgfrihed i flere dimensioner. For det

første vil borgeren/virksomheden frit kunne vælge, hvilket institut man ønsker

som formidlingsled til det offentlige, så længe pengeinstituttet er koblet til det

13


kpmg

Figur 2.4

Pengeinstitutmodellen

Fordele

Den offentlige sektor

Myndighed a

Myndighed b

Myndighed c

……

Myndighed N

centrale formidlingscenter. For det andet kan borgeren/virksomheden aftale,

hvordan transaktionerne skal foregå til pengeinstituttet: Baseret på papirbåren

information eller elektronisk information, homebanking eller girokort osv. osv.

Fuldelektronisk

betaling og information

2.2.3 Fælles løsninger

Formidlingscenter

Kontoregister

Arkiv

……

Bankverdenen

Pengeinstitut x

Pengeinstitut y

Pengeinstitut z


Pengeinstitut N

Papir

K2K

Girokort

…..

Kontanter

Check

Betalere og

modtagere

Borger k

Borger l

Virksomhed m

Virksomhed k

Lovudkastet handler om mulige omorganiseringer af det økonomiske grænseland

mellem det offentlige og borgere/virksomheder knyttet til nye processer, nye betalingsformer,

nye systemer og nye fælles organiseringer.

Inden for det offentlige vinder de fælles løsninger frem som modbevægelse til årtiers

decentralisering, men uden at ende i gammeldags centralisering. De er samlet

opgaveløsning under decentral kontrol.

Der er en lang række fordele ved fælles løsninger:

1 Stordrift. Ofte løses opgaver mest optimalt med et stort volumen. Man kan

bl.a. foretage kapacitetsudjævninger (minimere flaskehalse og lediggang).

2 Professionalisering. Opgaveløsningen kan professionaliseres, idet man samler

opgaver med fælles træk, mennesker med samme slags uddannelse, ensartet viden

og erfaring.

3 Teknologiudnyttelse. Ofte kan større enheder bedre nyttiggøre nye teknologiske

udviklinger, som enten ikke passer til eller er for dyre for mindre enheder.

4 Standardisering. Effekten ved fællesskaberne er også baseret på standarder:

Et fællesskab betjener sig af samme entiteter eller entiteter, der kan integreres

(fælles møntenhed, fælles systemer, fælles regler, gensidige aftaler m.v.).

5 Udvidet service. En af effekterne af ovenstående kan være bedre service:

Længere åbningstider, nye funktioner m.v.

6 Udviklingsmuligheder. Nogle fælles løsninger kan have en størrelse, så de

kan bidrage til produkt-/serviceudviklinger.

14


kpmg

Øget arbejdsdeling

Eksisterende fælles

løsninger

Fællesskaber kan ses som udtryk for en mere udbygget og kompleks arbejdsdeling.

Fælles organisationer får noget som en kerneopgave og kan derved optimere deres

varetagelse i form af teknologisk udvikling, optimering af arbejdsprocesser, bedre

uddannelse m.v.

Penge- og betalingsverdenen er allerede rig på fælles løsninger. Man kan også sige

det sådan, at to parter, der har et økonomisk mellemværende, oftest opererer via en

fælles mellemstation. Følgende er kendte eksempler:

1 PBS. Pengeinstitutterne i Danmark har et udstrakt servicefællesskab i form af

PBS. PBS kan ses som en kolossal mellemstation, en "switch" mellem kunder

og pengeinstitutter, som formidler ind- og udbetalinger i elektronisk form.

2 Lønservicebureauer m.v. Mange organisationer er for små til at have en intern

lønadministration, eller en mængde organisationer har så fælles lønforhold,

at det er værd at finde fælles løsninger. Derfor samles opgaverne i eksterne

fællesskaber: Lønservicebureauer. Der kan være tale om egentlige lønbureauer,

men opgaven løses også af f.eks. revisorer og banker.

3 Erhvervs- og Selskabsstyrelsen samt ToldSkat har skabt LetLøn for at lette tilværelsen

for virksomheder. Via dette kan virksomheder indberette samlet til en

række myndigheder (ToldSkat, ATP, Feriekonto, Danmarks Statistik).

4 KMD. KMD ejes af KL og ARF og er et it-fællesskab, der gør, at hver kommune

ikke skal opfinde de samme løsninger til administration af kommunale

opgaver. Via dette fællesskab både udvikles og drives løsninger, som hver enkelt

kommune ikke vil kunne udvikle alene.

Betalingsverdenen er altså allerede befolket med fællesskaber, fælles mellemstationer,

løsninger og systemer, og de har udviklet sig i takt med kundernes behov, den

teknologiske udvikling m.v. Derfor er det naturligt at søge nye veje for fælles løsninger

i en tid, hvor digitale løsninger i stigende grad bliver mulige.

2.2.4 Løsningselementer

Nedenfor opregner vi en lang række elementer, som vil kunne indgå i vore løsninger

og anbefalinger i kapitel 5. På dette sted tegner de som sagt blot det forestillingsunivers,

inden for hvilket løsningerne skal findes.

1 Alle myndigheder. Løsningerne skal - så vidt muligt - omfatte alle dele af den

offentlige sektor: Stat, amter og kommuner.

2 Kun elektronisk transaktion for de enkelte myndigheder. Alle myndigheder

skal - så vidt muligt - slippe for at håndtere girokort, kontanter og checks. I

stedet vil alle betalingstransaktioner ind og ud af det offentlige være konto-tilkonto-overførsler.

3 Automatisk. Betalingstransaktioner skal i så høj grad som muligt foregå automatisk,

dvs. uberørt af menneskehånd. Der er - optimalt set - oftest behov for

ganske få menneskelige aktiviteter vedrørende en betalingstransaktion. Når de

alligevel forekommer, skyldes det især uhensigtsmæssige systemer, suboptimal

anvendelse af eksisterende systemer, mulighed for fejlgenerering m.v.

4 Fejleliminering. Fejl skal minimeres, dvs. fejl ved indtastninger, indscanninger,

informationsafgivelse m.v.

15


kpmg

5 Koordination. Løsninger skal så vidt muligt anvendes inden for de organisatoriske

felter, der gør dem optimale. En række systemer muliggør optimale

løsninger, men lider skibbrud på, at det kun er en eller få parter, der anvender

dem. Nogle gange skal der en kritisk masse til, for at man oplever et "take-off"

og optimeringsgennembrud.

6 Ensartethed. En integreret og optimal betalingsforvaltning forudsætter størst

mulig ensartethed i betalingsregler og -principper.

7 Elektronisk faktura. Med til det elektroniske betalingsunivers hører også, at

det offentlige kun modtager elektroniske fakturaer fra leverandører, og at betalingen

sker fuldt elektronisk. Hvis de eksisterende papirfakturaer skal elimineres,

er der behov for forskellige former for E-faktura-systemer, scanningssystemer

i forhold til fakturaer m.v.

8 Information. Al betalingsrelateret information til og fra det offentlige er elektronisk.

Det sparer ressourcer i form af papir, print, kuverter, kuvertering og

porto, men det er også hurtigere og minimerer risiko for fejl. - Hvis dette skal

realiseres, skal informationer formidles via elektroniske systemer, det være sig

økonomisystemer, betalingssystemer, e-post-systemer m.v., og det kan være

nødvendigt med scanningssystemer på inputsiden.

9 Fuldmatchet betalingsinformation. På det snævre informationsområde, der

handler om elementær betalingsinformation (hvem er afsender, angående hvad

m.v.), skal der opnås et optimalt sammenfald mellem afsenders informationsafgivelse

og modtagers informationsbehov, således at der ikke skal anvendes ressourcekrævende

arbejdsprocesser på at få konteret indbetalinger.

10 Valgfrihed for borgere. Enhver tænkelig løsning skal kunne håndtere, at der

er både borgere og virksomheder, som ikke er digitaliserede. Det skal med andre

ord ikke være en forudsætning, at borgere eller virksomheder skal have itudstyr

eller givne it-systemer. Borgere og virksomheder skal fortsat kunne

modtage informationer fra det offentlige på papir, kunne betale med kontanter,

kunne fremsende en faktura i papirformat, afgive oplysninger om moms på papir

osv.

11 Forenklinger. Løsningerne må gerne medføre administrative lettelser, forenklinger

m.v. for erhvervsliv og borgere.

12 Rykkere. For sene indbetalinger, opfulgt af rykkere og eventuelt restanceinddrivning

skal minimeres mest muligt. I hvert fald skal de rykkere elimineres,

som bunder i ikke-økonomiske forhold (tankeløshed, travlhed m.v.).

13 Fælles kasser. Man kunne specifikt forestille sig en fælles klassefunktion på

tværs af den offentlige sektors hovedsektorer og myndigheder.

14 Konkurrence. Ofte forbinder man fænomenerne optimering og konkurrence

med hinanden. Det er derfor naturligt at overveje løsninger, hvor der kan skabes

konkurrence mellem aktører og løsninger. Eventuelt kan det være nye

markeder, der opstår - hvad der ikke vil være unaturligt, hvis hele eller store dele

af den offentlige sektor konkurrenceudsætter dele af sin traditionelle opgaveportefølje

inden for betalingsforvaltning.

15 Udlicitering. En stringent måde at skabe konkurrence på er via udlicitering,

som inden for den offentlige sektor til stadighed får større udbredelse. Her kan

eksisterende offentlige løsninger også sammenlignes med den private sektors

løsninger i form af kontrolbud.

16


kpmg

Løsningerne er ikke nok

Hvorfor?

16 Snitflade offentlig-privat. Generelt kan man sige, at ved nye løsninger stilles

også den præcise snitflade og arbejdsdeling mellem offentlige og private aktører

til debat. I projektet sættes fokus på pengeinstitutsektorens løsninger med

henblik på, om en mere systematisk anvendelse kan bidrage til optimering af

den offentlige sektors betalingsforvaltning. Således kan man f.eks. fremføre, at

pengeinstitutsektoren præcist er den sektor, som har gjort betalingstransaktioner

til sin kerneopgave - i modsætning til den offentlige sektor, for hvem det er en

periferiopgave. I lyset af det ovenfor anførte vil det være vigtigt, at sektoren

inddrages på en måde, hvor der skabes (yderligere) konkurrence og ikke et nyt

koncept.

17 Standarder. På det tekniske område skal der sikres størst mulig anvendelse af

standarder (XML m.v.), hvorved integrationsmulighederne øges.

18 Integration. Generelt er tidens optimeringer bundet til integration. Ordet integration

knytter sig traditionelt mest til systemer, men også organisatorisk er

der fokus på stordriftsfordele via servicefællesskaber, at organisatoriske komplekser

foretager arbejdsdelinger mellem sig (koncerntankegang, sygehusvæsenets

funktionsdelinger m.v.) osv. Integration er derfor en samlet betegnelse for,

at opgaverne bliver set i stadig større perspektiver, og at der derfor viser sig nye

løsninger. Inden for økonomiverdenen ses der generelt en tendens mod integrerede

systemer, at virksomheder bindes sammen på tværs af juridiske skel, at leverandører,

kunder og banker kobles tættere sammen. Et eksempel er dannelse

af servicefællesskaber. De eksisterer allerede i mange former på betalingsformidlingsområdet,

og måske er flere hensigtsmæssige. Man kunne forestille sig

fælles udsendelse af materialer, flere fælles systemer, mere anvendelse af eksisterende

fælles systemer m.v.

19 Sikkerhed. På systemsiden er især sikkerhedsaspektet væsentligt, idet betalingssystemer

af natur skal være optimalt sikrede, og dette i desto højere grad,

som de integreres.

2.2.5 Tiltag

En ting er, at de optimale løsninger allerede eksisterer, men de indfører ikke sig

selv! Derfor er det ikke tilstrækkeligt at kunne pege på, at der eksisterer mere optimale

betalingssystemer end dem, der primært anvendes i dag. De optimale systemer

er en nødvendig, men ikke tilstrækkelig betingelse for at aktualisere et øget offentligt

råderum. Derfor er det nødvendigt at tilføje overvejelser over, hvilke tiltag

der skal gøres for at bringe den optimale betalingsformidling til verden.

Grunden til, at systemer ikke "automatisk" anvendes optimalt, er ikke simpel. Hvis

det var tilfældet, var det let at undgå og let at løse, når det forekom. Nedenfor nævner

vi blot nogle af de problemer, der forekommer at være relevante inden for betalingsforvaltning:

1 Underudnyttelse af it-systemer. Det er et generelt problem, at it-systemer

underudnyttes og derved ikke bidrager tilstrækkeligt til at skabe øget offentligt

råderum. Det skyldes f.eks., at produktivitetsforøgelser omsættes i kvalitetsforbedringer,

eller at der slet ikke opstår ekstra råderum, fordi der ikke samtidig

med teknologiens indførelse ændres på de organisatoriske variabler (arbejdsgange,

organisatoriske strukturer, opgavefordeling m.v.).

2 Manglende koordination. Mange systemer skaber først øget råderum, når en

flerhed af aktører anvender systemet, eller når en række aktører går sammen om

et system. Denne koordination er det ofte svært at opnå i situationer, hvor aktø-

17


kpmg

Former for initiativer

rerne udgøres af sidestillede organisatoriske enheder uden et hierarkisk centrum.

I disse situationer vil aktørerne ofte vælge løsninger, der på mikroniveau

er rationelle, men på makroniveau irrationelle.

3 Optimering. Et beslægtet fænomen er, at optimering ofte udebliver, fordi der

ikke er den fornødne stordrift. I ukoordinerede systemer vil organisatoriske

processer ofte modvirke forsøg på at finde fælles løsninger.

4 Driftsorientering. Mange økonomifunktioner er i sin natur driftsorienterede

og fokuserede på sikkerhed, stabilitet, robuste rutiner m.v.

Nedenfor opremser vi en række initiativformer, der kan være relevante, når man vil

bringe sig fra én udgangsposition til en fremtidig, mere optimal situation. Det er

bl.a. med afsæt i disse former for tiltag, at vi i kapitel 5 vil foretage korte diskussioner

af, hvad man med udbytte kan gøre. Desuden er tiltagsarsenalet nedenfor ikke

en enten/eller-liste, idet man oftest vil kombinere typer af tiltag:

1 Information. En af de mildeste former for påvirkning er oplysning og information.

Den er nem, billig og er gerne vellidt hos dem, man søger at påvirke,

idet påvirkningen er meget svag og efterlader målgruppen med fuld valgfrihed.

Man kan ikke altid regne med stor effekt. Effekten er størst, hvis det handler

om forhold, hvor målgruppen med sin fornuft kan indse, at en given adfærd er

hensigtsmæssig, og når der ikke ligger andre hindringer i vejen end mangel på

viden. Disse betingelser er sjældent til stede, information må oftest anvendes i

kombination med andre tiltag.

Vedrørende betalingsforvaltning må man grundlæggende spørge, om det er

manglende viden, der gør, at betalingsforvaltningen i det offentlige ikke er mere

optimal?

2 Koordination. Nogle gange er koordination eller erfaringsudveksling problemet.

I så fald kan der oprettes tværgående arbejdsgrupper, udvalg m.v. Der er

igen tale om et mildt tiltag, som forudsætter stor åbenhed, motivation, samarbejdsvilje

m.v. hos de deltagende parter. I fraværet heraf skabes der ingen eller

suboptimale løsninger. Ofte er det umuligt at opnå tilstrækkelig koordination

af frivillighedens vej.

3 Monitorering. Det er til tider muligt at understøtte en udvikling ved at foretage

en systematisk monitorering af et område over tid. Det kan bl.a. danne basis

for andre tiltag (hvis udviklingen er utilfredsstillende), men ellers kan information

om fremskridt nogle steder fremskynde udvikling andre steder. - Det rejser

spørgsmålet om, hvorvidt den offentlige sektors betalingsforvaltning er tilstrækkelig

optimal i dag, og om udviklingen kan fremmes ved en større gennemsigtighed.

4 Incitamenter. Anvendelse af incitamenter - hyppigst økonomiske - kan virke

stærkt, hvis de har en tilstrækkelig størrelse og ikke står over for meget store

barrierer Der kan være tale om præmier, bonus, gebyrer m.v. Ofte virker økonomiske

incitamenter stærkere på individniveau end på organisatoriske niveauer.

Dette skyldes bl.a., at hvad der er godt for individer og for organisationer,

ikke altid er det samme.

5 Markedsstrategi. Det er en kendt strategi fra det offentliges side at afstå fra

selv at udvikle løsninger, men i stedet lade "markedet" gøre det, i det omfang

der viser sig et (købedygtigt) behov. Denne strategi kan være yderst effektiv,

men forudsætter især, at "markedet" kan være sikker på behovets eksistens, og

at det skal opfyldes af private aktører i fri konkurrence. Eksplicitte udliciteringer

opfattes som troværdige signaler.

18


kpmg

6 Privatretlige aftaler. Relationer kan skabes og stabiliseres via aftaler. Der

eksisterer allerede en række aftaler mellem den offentlige sektor og f.eks. pengeinstitutterne.

Denne vej kunne måske betrædes yderligere. Aftaler er anvendelige,

når der er opnået enighed om et forhold, og når begge parter har en erkendt

interesse i et samarbejde.

7 Offentligretlig regulering. Nogle gange er udstedelser af love og regler hensigtsmæssigt.

Denne form for tiltag er hensigtsmæssig, bl.a. når fælles fodslag

er en afgørende betingelse for, at givne virkninger opnås. Det er også hensigtsmæssig,

når irrationelle faktorer står i vejen for løsninger til almenvellets

bedste, eller når mindre betydningsfulde enkeltinteresser overskygger vigtigere

almeninteresser.

Disse og andre initiativer vil blive overvejet i kapitel 5. Det er dog ikke denne type

overvejelser, der er centrale i vor undersøgelse.

2.3 Fordelene

Før vi går i gang med de konkrete analyser, kan det være værdifuldt med et overblik

over de mulige fordele ved en optimering af betalingsforvaltningen. Hvis man anskuer

det ud fra hovedaktørernes synsvinkel (det offentlige, virksomheder og borgere),

kan nogle af fordelene illustreres med figuren nedenfor, hvor der indgår både

direkte og afledte virkninger.

19


kpmg

Figur 2.5

Fordele ved at optimere

betalingsforvaltningen

Direkte virkninger

Afledte virkninger

Bedre it-kompetencer

Den offentlige sektor

Bedre image

Bedre økonomisk styring

Fokus på kerneopgaver

Mindsket restanceforvaltning

Øget råderum

(reduceret arkiveringsbehov

porto, trykning, gebyrer …..)

Bedre service

Færre rykkere

Borgere Virksomheder

Øget konkurrenceevne

I figurens centrum skabes der øget råderum, og alle aktører vil kunne få glæde heraf.

Det øgede råderum vil naturligvis kunne udmøntes på forskellige måder, og det

offentlige vil umiddelbart kunne opnå de største fordele, idet det er den offentlige

sektor, der i dag bærer de største omkostninger ved suboptimale betalingsformer.

Men dele af det vil f.eks. kunne tilbageføres til de parter (borgere/virksomheder),

der medvirker til at skabe det yderligere råderum.

Både borgere og virksomheder vil også kunne opnå bedre service fra det offentlige

vedrørende betaling, idet betalinger og informationer kan formidles hurtigere digitalt

end ikke-digitalt. Man vil f.eks. også kunne undgå "glemsomhedsrykkere" og

morarenter, hvad der fra det offentliges vinkel optræder som mindre restanceadministration.

Ud over de direkte virkninger af en optimal betalingsforvaltning vil der kunne være

afledte virkninger. Her skal blot nævnes nogle få. For virksomhederne kan der også

opnås øget råderum ved øget digitalisering, og igen kan det frigøre ressourcer til

andre formål. En digitalisering i forhold til det offentlige kan også formodes at være

banebryder for mere digitale relationer virksomhederne imellem, og det kan

eventuelt få danske virksomheder som mere attraktive samarbejdspartnere på udenlandske

markeder.

På borgersiden kunne man forestille sig, at digitalisering af betalingsforvaltningen

vil bidrage til yderligere opbygning af it-kompetencer i dele af befolkningen og i

20


kpmg

det hele taget en mere it-åben kultur - om end det muligvis især vil være en opbygning

hos den del af befolkningen, der allerede er digitaliseret.

At det offentlige markant indtræder i rollen som drivkraft, hvad angår digitalisering,

vil desuden kunne bidrage til billedet af den offentlige sektor som værende moderne,

udviklingsorienteret m.v. Internt i den offentlige sektor vil optimeringerne kunne

eliminere opgaver, som ikke altid opleves som værende udviklende og berigende

af de ansatte.

21


kpmg

Formål

Disposition

3. Systemer

Dette kapitel handler om de eksisterende betalingsløsninger og -systemer. Hvilke

løsninger og systemer eksisterer i dag - både i og uden for den offentlige sektor?

Hvilke funktioner har de? I hvilken grad anvendes pengeinstitutternes løsninger af

den offentlige sektor? Hvilke nye løsninger og systemer er under opbygning og

indkøring?

Kapitlet har til formål at beskrive betalingsløsninger og -systemer, deres anvendelse,

sammenhænge m.v., så vi i kapitel 5 kan foreslå løsninger med afsæt i eksisterende

systemer. Der er specielt fokus på pengeinstitutsektorens løsninger af hensyn

til at afklare, om det offentlige i højere grad kan optimere sin betalingsforvaltning

via udnyttelse af sektorens eksisterende systemer.

Kapitlet beskriver indledningsvis (afsnit 3.1) de væsentligste betalingssystemer inden

for de institutionelle hovedsektorer: Staten (systemer i regi af Økonomistyrelsen),

kommunerne og pengeinstitutsektoren. Herefter - fra afsnit 3.2 og frem -

er kapitlet disponeret efter funktionaliteten forbundet med betalingstransaktionerne,

og der er derfor følgende afsnit:

• Indbetaling. I dette afsnit beskriver vi, hvilke betalingsløsninger den offentlige

sektor aktuelt anvender eller potentielt kan anvende, når den modtager penge

fra borgere, virksomheder eller andre offentlige myndigheder. Vi beskriver

her indbetalingskort (giro/FIK), BetalingsService, LeverandørService, betalingskort

og E-dankort.

• Udbetaling. Udbetaling af penge fra det offentlige til borgere, virksomheder

og andre offentlige myndigheder kan ske via forskellige betalingsmedier. Vi

beskriver konto-til-konto-udbetalinger, Overførsels- og InformationsService,

betalingskort og E-dankort.

• Information og betalingsforvaltning. Til en række betalingstransaktioner er

der knyttet flere informationer end dem, der skal til for at identificere parterne.

Det drejer sig om breve, der er snævert knyttet til betalingen: Advis, afgørelsesbreve,

rykkerskrivelser og lignende. Et afsnit ser på disse, og her drejer det

sig især om e-Boks og Post Danmarks kommende løsning eKommunikation.

22


kpmg

Statens betalinger

Jyske Netbank Erhverv

SKB og Navision Stat

Formål med SKB

Individuelle konti

• Fakturering og registrering. Endelig ser et afsnit på løsninger for elektronisk

ordreafgivelse og fakturering og hermed de systemer, der håndterer privatretlige

transaktioner. Det vil sige, når det offentlige køber varer og tjenesteydelser

fra private aktører eller andre offentlige instanser eller (mere sjældent) leverer

diverse ydelser til eksterne parter. Det drejer sig om systemer, der kan automatisere

indkøbsprocessen fra ordreafgivelse, køb og leverance til betalingsanvisning.

Kapitlet afrundes med en opsummering af betalings- og informationsmulighederne

forbundet med de væsentligste systemer inden for det offentlige.

3.1 Sektorer

I dette afsnit beskriver vi de systemmæssige hovedtræk i hver af de institutionelle

sektorer: Staten (systemer i regi af Økonomistyrelsen), kommuner/amter og pengeinstitutsektoren.

Formålet er at give et overblik over de væsentligste systemer,

før funktionaliteten beskrives for eksisterende betalings- og informationssystemer.

Beskrivelsen er fokuseret på de væsentligste operatører inden for de forskellige sektorer

og udgør ikke en fyldestgørende beskrivelse af alle systemer.

3.1.1 Systemer i regi af Økonomistyrelsen (staten)

De statslige betalinger styres i dag centralt af Økonomistyrelsen under Finansministeriet.

Det sker via SKB. For staten omfatter SKB såvel offentligretlige som

privatretlige betalinger.

Statens KoncernBetalinger

Økonomistyrelsen indgik den 1. marts 2001 kontrakt med Jyske Bank om det fælles

betalingsformidlingssystem, som hedder Statens KoncernBetalinger (SKB). Alle

statsinstitutioner har - i henhold til bekendtgørelsen om statens regnskabsvæsen

m.v. - pligt til at anvende SKB-systemet til alle ind- og udbetalinger.

SKB er bygget på Jyske Banks standardbetalingsformidlingssystem, Jyske Netbank

Erhverv (JNE). Udgangspunktet for SKB er, at standardfunktionaliteten i Jyske

Netbank er bibeholdt, dvs. at Jyske Banks betalingsformidlingsløsninger for erhvervskunder

er fundamentet for løsningen. Økonomistyrelsens specialkrav til anvendelsen

af løsningen er herefter implementeret som tilpasninger til brugergrænseflade

og funktionalitet i JNE.

Som en del af SKB-løsningen skal anvendes Navision Stat som økonomisystem, da

dette system er tilpasset, således at det kan integreres direkte med Jyske Netbank.

Det er muligt at anvende SKB uden at anvende Navision Stat som økonomisystem,

men i så fald kræves en særlig dispensation fra Økonomistyrelsen.

Formålet med at indføre SKB var at mindske udgifterne til statens ind- og udbetalinger.

Gevinsten opnås bl.a. ved lavere transaktionsomkostninger som følge af

koncentrationen af alle statslige betalinger via samme leverandør og ved en favorabel

aftale for staten om valørdage. Det er hensigten med SKB, at der anvendes digitale

betalingsløsninger, men der findes ikke noget krav om at anvende f.eks. konto-til-konto-overførsel

frem for at foretage en checkudbetaling.

I SKB er alle statsinstitutioner oprettet som organisatoriske enheder med individuelle

bankkonti. Alle konti ejes af Økonomistyrelsen, som giver de enkelte institutio-

23


kpmg

Funktionalitet i SKB

Status SKB

Anvendelse

Betalingsformidling

ner adgang til SKB med fuldmagt til at disponere over bestemte konti. Saldoen på

den enkelte konto repræsenterer en mellemregning mellem Økonomistyrelsen og

den institution, der har fået fuldmagt til den pågældende konto, dvs. at SKB kan opfattes

som en selvstændig bogføringscentral.

Ud over konto- og saldofunktionalitet understøtter SKB en række forskellige betalingsmedier

til ind- og udbetalinger. SKG muliggør altså optimale betalingstransaktioner,

men understøtter samtidig de betalingsformer, der er suboptimale, og som

denne undersøgelse søger at eliminere.

På trods af intentioner om at afvikle alle statslige betalinger via SKB er den nuværende

status, at kun udbetalinger gennemføres i SKB. Udfordringerne med at få

indbetalingerne henlagt til SKB hænger primært sammen med ToldSkat, som står

for størstedelen af de statslige indbetalinger. ToldSkat har som følge af eksisterende

aftaler med BG Bank (Girobank) omkring bl.a. giroindbetalingsløsninger med

angivelsesfunktionalitet ikke ønsket at overgå til SKB.

Navision Stat

Navision Stat er en videreudvikling af økonomisystemet Navision Financials, der

udbydes af Microsoft. Navision Stat er opbygget af moduler, hvor et modul afgrænser

funktionaliteten inden for et procesområde. Eksisterende moduler i Navision

Stat inkluderer finansmodulerne Finans, Køb og Salg samt ressourcemodulerne

Ressourcer, Lager, Personale m.v.

Navision Stat er tilrettet af Økonomistyrelsen for at indbygge grænseflader til de

centrale økonomisystemer i Økonomistyrelsen og for at sikre, at systemet er tilpasset

de særlige forhold, der gælder for den statslige økonomistyring.

Navision Stat blev indført i 2001 som erstatning for Statens Centrale Regnskabssystem

(SCR). Systemet anvendes af alle statslige institutioner, medmindre der er

givet særlig dispensation til at anvende andre systemer. Navision Stat installeres og

drives lokalt af den enkelte institution. Navision Stat er medio 2003 implementeret

i 310 statslige institutioner.

Ind- og udbetalinger i Navision Stat sker gennem Statens KoncernBetalinger, jf.

nedenfor. Betalingsafviklingen sker ved, at der dannes et betalingsforslag i Navision

Stat, som efterfølgende overføres til betalingsafvikling i SKB. Tilslutningen til

SKB sker via en opkobling til Jyske Netbank Erhverv, hvor der oprettes nødvendige

konti i SKB til betalingsafvikling.

ToldSkat

Flere statslige myndigheder har særlige forvaltningssystemer, som understøtter deres

betaling. ToldSkats systemer er et af de største, fordi opkrævning af næsten alle

skatter og afgifter i dag sker i regi af ToldSkat.

ToldSkats betalinger ligger i dag inde under Økonomistyrelsens aftaler. På grund

af den tidligere nævnte aftale på indbetalingssiden mellem ToldSkat og BG Bank

foregår ToldSkats indbetalinger i dag ikke i regi af SKB.

ToldSkats systemer kan overordnet inddeles i tre kategorier: Virksomhedsskat,

personskat og administration. De enkelte systemer retter sig mod forvaltningsopgaver

foranlediget af et underliggende lovgrundlag.

24


kpmg

Lov nr. 1042

Formål med OBS

Individuelle konti

Funktionalitet i OBS

Moduler

Administrationssystemer

3.1.2 Kommuner

Kommunerne betjener sig i dag af pengeinstitutternes betalingssystemer samt to

særlige systemer: For det første OBS, som er pålagt ved lov, og for det andet systemer

i KMD-regi.

Offentlig BetalingsService

Offentlig BetalingsService (OBS) er et betalingssystem, der skal tage sig af betalinger

mellem stat og amter/kommuner. Loven bag - lov nr. 1042 (OBS-loven) - blev

vedtaget den 17. december 2002.

Formålet med loven er at styrke styringen af likviditeten i staten og af statens mellemværender

med bl.a. kommuner og amtskommuner. Loven indebærer, at der er

udviklet et særskilt betalingssystem - OBS - som benyttes til (1) afregning af fastsatte

beløb mellem staten og kommunerne, f.eks. tolvtedelsrater, bloktilskud og

statslig refusion af sociale ydelser, (2) kommunale udbetalinger af sociale ydelser til

borgerne samt (3) modregning af A-skat og arbejdsmarkedsbidrag.

Alle kommuner er overgået til OBS ved månedsskiftet juni/juli 2003.

OBS er opbygget efter samme principper som SKB: I OBS oprettes kommunerne

som individuelle kontohavere, og på disse OBS-konti registreres mellemværender

mellem staten og den enkelte kommune. OBS optræder som selvstændig clearingdeltager,

dvs. at betalinger mellem staten og kommunerne foregår uden brug af likvide

midler, men i stedet som almindelige konto-til-konto-overførsler mellem

SKB- og OBS-konti.

På samme måde som SKB er OBS bygget på Jyske Banks standardbetalingsformidlingssystem,

Jyske Netbank Erhverv (JNE), hvor standardfunktionaliteten i JNE er

bibeholdt. Det betyder, at der er de samme muligheder på betalingsformidlingsområdet

i OBS som i SKB.

KMD

KMD (det tidligere Kommunedata), der ejes fuldt af Kommunernes Landsforening

(KL), udvikler it-løsninger og varetager driftsopgaver for de danske kommuner og

amter. Alle danske kommuner benytter enkelte eller flere af KMD's systemer.

KMD er ikke den eneste leverandør af kommunale it-løsninger, men den mest centrale.

KMD's systemer består af en lang række moduler, der inden for forvaltning og administrationen

løser hver deres opgaver. KMD's systemer kan opdeles i fagsystemer,

der understøtter sagsbehandlere af forskellig art (socialrådgivere, hjemmehjælp

m.v.), og administrative systemer, der bl.a. tager sig af betalingsforvaltningen.

Administrationssystemerne håndterer opkrævninger, udbetalinger og økonomistyring

generelt. Hovedparten af udbetalingerne er som konsekvens af OBS-loven

centraliseret i KMD Udbetaling.

Herunder har vi skitseret den overordnede proces for betalingsstrømmene i KMD's

systemer.

25


kpmg

Figur 3.1

KMD's systemer

KMD's systemer

Fagsystemer

Oversigt over fagsystemer

hos KMD

PBS

PBS

SOP

SOP

BOS

BOS

FAS

FAS

KMD Udbetaling

KMD Udbetaling

BIS

BIS

SDC, DDB, Bankdata, Nordea, Jyske Bank og BEC

Borger Virksomhed

Som det fremgår af figuren, går størstedelen af ind- og udbetalingerne via KMD

Debitor og KMD Udbetaling, som efterfølgende er integreret med pengeinstitutsektoren.

For enkelte ældre fagsystemmoduler sendes betalingerne dog direkte til

PBS eller anden pengeinstitutenhed. På sigt er det meningen, at alle betalinger fra

KMD's fagsystemer skal integreres med KMD Udbetaling og KMD Debitor.

Fagsystemer varetager bl.a. alle former for social- og boligrelateret forvaltning i

henhold til det underliggende lovgrundlag, dvs. der er tale om ydelsesberegningssystemer

for sagsbehandlingen. Kun enkelte af fagsystemerne håndterer betalingstransaktioner,

mens størstedelen af systemerne håndterer informationsstrømme,

herunder informationer, der relaterer sig til betalinger. Fagsystemerne er især udbetalingsorienterede.

• DP - Dagpenge. Administration af dagpenge ved sygdom og fødsel.

• BIS - Bistand. Bistandssystemet, afløses af KMD - Aktiv.

• KMD - Aktiv. Det nye bistandssystem, der afløser BIS - Bistand.

• KMD B&V. KMD Børn og Voksne, varetager opgaver vedrørende anbringelser.

• SOP. Sociale pensioner, varetager opgaver vedrørende førtids- og folkepension.

• DEP. Delpensioner, administrerer tildeling af delpension.

Fagsystemer

• EFL. Efterlevelseshjælp, administrerer tildeling af efterlevelseshjælp.

DP

DP

KMD Debitor

KMD Debitor


Administrationssystemer

Pengeinstitutsektoren -

datacentraler

26


kpmg

Åben struktur

PBS

• BOS. Boligsikring. Anvendes til beregning af boligsikring. Borgerne kan

selv beregne og ansøge.

• BOY. Boligydelse - Beregning og tildeling af boligydelse til enlige pensionister.

• BYS. Børneydelse (herunder børnetilskud). Administrerer børnefamilieydelse

og det kommunale børnetilskud.

• UHB. Underholdsbidrag. Varetager opgaver om opkrævning og udbetaling af

børne- og ægtefællebidrag.

KMD's systemer opererer alle som mainframe-løsninger, dvs. at kommunerne logger

op på KMD's systemer, som administreres og vedligeholdes fra centralt hold.

Kommunerne kan dog vælge forskellige systemer til det samme forvaltningsområde.

Alle kommuner kører derfor ikke de samme systemer.

3.1.3 Pengeinstitutsektoren

Det offentliges ind- og udbetalinger varetages i dag fuldt af pengeinstitutternes systemer.

Staten har oprindeligt haft sit eget monopol i form af postgiroen på ind- og

udbetalinger, men blev privatiseret i begyndelsen af 90'erne.

Betalingsformidlingen i Danmark er kendetegnet ved en åben infrastruktur, hvor de

danske pengeinstitutter i samarbejde har fastlagt og anvender fælles tekniske standarder

og procedurer. Den åbne infrastruktur har spillet en afgørende rolle i udviklingen

af betalingsformidlingssystemerne i Danmark. Den åbne infrastruktur sikrer

frit kontovalg for den enkelte kunde og sikrer, at nye aktører kan etablere sig i pengeinstitutsektoren

uden tekniske barrierer. Forudsætningen for etableringen er dog,

at det nye pengeinstitut skal betale en forholdsmæssig andel af investeringerne i infrastrukturen.

Som en del af samarbejdet i den åbne infrastruktur er pengeinstitutterne bl.a. gået

sammen om at oprette PBS, som i dag er placeret centralt som leverandør af betalingsformidlingsydelser

og en række øvrige produkter. Nogle af de mest kendte

løsninger og produkter fra PBS er opkrævnings- og overførselssystemer som BetalingsService,

OverførselsService m.v. Derudover er PBS central serviceprovider på

Dankort. 1

3.2 Indbetalinger/opkrævninger

Nedenfor beskriver vi indbetalingskort, BetalingsService, elektronisk indbetaling,

LeverandørService, betalingskort og E-dankort. Der henvises til Bilag E for en

gennemgang af priserne for de forskellige indbetalingsmedier.

1 Se Bilag D for en nærmere gennemgang af den tekniske infrastruktur i pengeinstitut-

sektoren.

27


kpmg

Giroindbetalingskort

Fælles Indbetalingskort

3.2.1 Indbetalingskort

Der findes to forskellige typer af papirbaserede indbetalingskort: Giroindbetalingskortet

(GIK) og Fælles Indbetalingskortet (FIK). Fælles Indbetalingskortet blev introduceret

i starten af 90'erne i et fællesskab mellem pengeinstitutterne. Baggrunden

var et ønske blandt pengeinstitutterne om at have et papirbaseret alternativ til

BetalingsService.

Giroindbetalingskortet stammer fra Postgiro, som i en periode var eneudbyder af et

landsdækkende papirbaseret indbetalingssystem. I dag udbydes giroindbetalingskortet

af BG Bank. GIK forekommer i forskellige former afhængig af kravet til

modtagelsen af indbetalingen. Hovedformerne er:

1 Det automatiske. Girokort med entydig betalingsidentifikation, der gør det

muligt at bogføre indbetalingen automatisk i økonomisystemet. Eksempler er

kortart 04 og 15 i tabellen nedenfor.

2 Det manuelle. Der er også girokort uden betalingsidentifikation, og hvor indbetalingen

identificeres ud fra det, som indbetaler har angivet på kortet: Navn,

adresse samt eventuelt medfølgende meddelelse. Indbetalingsteksten fremgår

af kontoudtog eller via netbank. Disse girokort skal håndteres manuelt af modtageren

og kræver derfor betydeligt flere ressourcer end de automatiske. Et eksempel

er kortart 01 i tabellen nedenfor.

3 Kombination. Endelig findes der girokort, der kombinerer ovenstående, dvs.

at girokortet har en entydig betalingsidentifikation, der gør det muligt at bogføre

indbetalingen automatisk i økonomisystemet, og samtidig har indbetaler mulighed

for at angive meddelelser knyttet til indbetalingen. Eksempler herpå er

kortart 83 og 93.

Fælles Indbetalingskortet forekommer på samme måde som giroindbetalingskortet i

tre overordnede varianter:

1 Det automatiske. Et indbetalingskort med entydig betalingsidentifikation, der

gør det muligt at bogføre indbetalingen automatisk i økonomisystemet (kortart

71).

2 Det manuelle. Et indbetalingskort uden betalingsidentifikation, hvor der kun

oplyses navn, adresse og valgfri tekst på indbetaler (kortart 73).

3 Kombination. Et indbetalingskort, der er en kombination af begge ovennævnte

kortarter (kortart 75).

Nedenstående tabel viser en oversigt over eksisterende giroindbetalingskort og Fælles

Indbetalingskort. Som det fremgår af tabellen, findes der kun én kortart for hver

hovedvariant af Fælles Indbetalingskortene, mens der findes en række kortarter for

hver af hovedvarianterne for giroindbetalingskortene.

28


kpmg

Tabel 3.1

Oversigt over

indbetalingskort

Eksempel på Fælles

Indbetalingskort -

kortart 71

Fælles Indbetalingskort med og uden betalingsidentifikation (type 1, 2 og 3)

Kortart Type Beskrivelse

+71 FIK 15-cifret betalerident

+73 FIK Levering af indbetalers navn/adresse og meddelelse.

+75 FIK 15-cifret betalerident + meddelelse

Giroindbetalingskort med betalingsidentifikation (type 1)

Kortart Type Beskrivelse

+04 IK 16-cifret betalerident

+11 Postopkrævning-IK 16-cifret betalerident. Gebyrfri.

+15 BetalingsService-IK 16-cifret betalerident

+36 IK-Intrade 16-cifret betalerident. Gebyrfri.

Giroindbetalingskort med levering af scannet billede* (type 2)

Kortart Type Beskrivelse

+01 IK Leveringsblanket forside

+10 Postopkrævnings-IK Leveringsblanket forside. Gebyrfri.

+14 IK Leveringsblanket for- og bagside (uden fortryk af kred.kontonr.)

+82 IK Leveringsblanket for- og bagside.

Giroindbetalingskort med betalingsidentifikation plus levering af scannet billede* (type 3)

Kortart Type Beskrivelse

+05 IK Leveringsblanket forside + 16-cifret betalerident.

+83 IK Leveringsblanket for- og bagside + 16-cifret betalerident

+93 IK Leveringsblanket bagside + 16-cifret betalerident

* For giroindbetalingskort af type 2 og 3 scannes for- og bagside af girokortet. Scannede billeder

oversendes efterfølgende til opkræver. Alternativt kan billederne oversættes til elektroniske data

før afsendelse til opkræver.

Billedet nedenfor viser et eksempel på et Fælles Indbetalingskort med kortart 71.

Som det fremgår, vises kortarten altid i nederste venstre hjørne (71), mens betalingsidentifikationen

- hvis der er én tilknyttet den pågældende kortart - står umiddelbart

herefter (0102000000138986). Til sidst er opkræverens pengeinstitutkonto

nævnt (xxxxxx). Ovenfor disse oplysninger er der trykt oplysninger om indbetaler

og beløbsmodtager. Afhængig af kreditor og printleverandør kan der fremgå logo

m.v. for virksomheder på indbetalingskortet.

Se Bilag F for flere eksempler på forskellige kortarter.

29


kpmg

Figur 3.2

Kortart 71

Forskel på GIK og FIK

Proces ved betaling af

indbetalingskort

Eksempel på kortart 82

og 83

Forskellen mellem giroindbetalingskortene og Fælles Indbetalingskortene vedrører

primært funktionalitet vedrørende informationsangivelse og efterbehandling heraf,

dvs. den information, der kan tilknyttes en indbetaling ud over betalingsidentifikationen.

Hvor Fælles Indbetalingskort i dag tilbyder, at betalingen medfølges af information

som navn, adresse og fritekstmeddelelse (kortart 73 og 75), tilbyder de

forskellige varianter af giroindbetalingskort mulighed for registrering af flere informationer

sammen med indbetalingen. Eksempler på dette er kortart 82 og 83,

som f.eks. ToldSkat anvender til at opkræve moms og A-skat/AM-bidrag. På disse

kort er det muligt for indbetaler at detailspecificere indbetalingen ved at udfylde en

række informationsfelter.

Indbetalingskort er et generelt accepteret betalingsmiddel, der kan betales de fleste

steder som f.eks. på posthuset, i pengeinstitutter og på offentlige kontorer. De simple

standardiserede indbetalingskort, f.eks. 01, 04, 15, 71, 73 og 75, kan også betales

via netbanker. Processen ved indbetaling er forskellig, afhængig af om der er tale

om GIK- eller FIK-kort.

Ved både GIK- og FIK-kort bogføres betalingen på debitors konto, så snart indbetalingen

foretages. Bogføringen på kreditors konto afhænger af det konkrete indbetalingskort

og dermed kravene til datafangst i forbindelse med indbetalingen. For alle

FIK-kortarter og størstedelen af GIK-kortarter sker datafangsten i det modtagende

pengeinstitut, dvs. oplysningerne på indbetalingskortet registreres elektronisk ved

skranken med det samme (kreditor får derfor ikke adgang til at se de fysiske indbetalingsbilag).

Efterfølgende sender modtagende pengeinstitut transaktionsoplysninger

til kreditors pengeinstitut, der krediterer kreditors konto.

For øvrige GIK-kortarter (kortart 05, 82, 83 og 93) sker datafangsten i BG

Bank/Danske Bank. Ved indbetaling på et af disse kortarter skal modtagende pengeinstitut

sende det fysiske indbetalingskort til BG Bank/Danske Bank, der afhængig

af aftale med kreditor enten videresender de fysiske indbetalingskort til kreditor

eller indscanner indbetalingskortene og videresender dem i elektronisk form til kreditor.

BG Bank/Danske Bank krediterer herefter kreditor ud fra det fysisk modtagne

indbetalingsbilag.

ToldSkat anvender kortart 82 og 83 til at opkræve moms og A-skat/AM-bidrag.

På ToldSkats girokort kan indbetaler angive en specifikation for indbetalingen på

girokortets bagside. Specifikationen scannes ind af BG Bank og oversættes til

elektroniske data, som datavalideres efter foreskrevne regelsæt. Til sidst sendes

30


kpmg

Figur 3.3

Kortart 82

de elektroniske data til ToldSkat. En fordel ved denne type girokort er, at man integrerer

information og betaling i den samme transaktion. Løsningen er derfor

specielt brugbar til den type indbetalinger, hvor der skal ske angivelse ved indbetalingen,

f.eks. ved indbetaling af moms og afgifter baseret på omsætning.

Girokort af denne type fjerner ikke behovet for manuel opfølgning, da f.eks. fejl i

scanningen, ufuldstændige oplysninger, ulæselig håndskrift m.v. ofte vil kræve, at

en vis andel af indbetalingerne skal udredes manuelt. Dette er et generelt problem

ved papirbåren løsning, hvor der er behov for oplysning m.v. Hovedparten hos

ToldSkat kører elektronisk ind - det er kun en mindre del, der skal behandles manuelt.

Derudover skal indregnes udviklingsomkostningerne forbundet med implementeringen

af et nyt girokort, da informationsfelterne på bagsiden af girokortet

skal tilpasses specifikt til det konkrete behov (dog med mulighed for at standardisere

inden for et område, f.eks. opkrævning af punktafgifter m.v.).

Nedenfor er vist et eksempel på et ToldSkat-girokort til opkrævning af moms

(kortart 82). Billedet til venstre er forsiden af girokortet, mens billedet til højre er

bagsiden. Det ses, at der på bagsiden kan angives en specifikation for den indbetalte

moms.

Se Bilag F for flere eksempler på forskellige kortarter.

31


kpmg

3.2.2 BetalingsService

BetalingsService (BS) er formentlig det produkt fra PBS, som de fleste kender og

anvender til at foretage tilbagevendende indbetalinger med. BetalingsService er

udviklet til at opkræve hos individer, men kan også anvendes over for virksomheder.

BS eksisterer i forskellige former.

1 BS Basis (Kreditor) sørger for månedlige opkrævninger af de regninger, hvor

indbetaler er tilmeldt BS. Betaler orienteres om forestående træk på konto via

betalingsoversigt. BS Basis er den BetalingsService-løsning, der er anvendt af

flest kreditorer, bl.a. fordi det er den mest simple af løsningerne.

2 BS Basis med Elektronisk Indbetalingskort (Kreditor) er en ny mulighed,

som PBS har introduceret i 2003. Løsningen fungerer som BS Basis, men med

den udvidelse, at der udsendes et Elektronisk Indbetalingskort til de debitorer,

der ikke er tilmeldt BS. Udsendelsen af det elektroniske indbetalingskort forudsætter,

at debitor er tilmeldt Elektronisk Indbetalingskort via debitors egen

netbank. I sammenligning med BS Basis har man den fordel at kunne vælge

mellem at blive trukket automatisk via BS (passiv accept) eller få et Elektronisk

Indbetalingskort, som kræver handling før betaling (aktiv accept). Grundet

løsningens korte tid på markedet er udbredelsen fortsat meget lille.

3 BS Total (Kreditor) er en løsning, der håndterer alle kreditors opkrævninger,

dvs. uanset om indbetaleren har indgået aftaleforhold eller ej. For indbetalere,

der er tilmeldt BS, sørger BS Total - på samme måde som BS Basis - for månedlige

træk på indbetalers konto, og der adviseres om opkrævningerne via betalingsoversigt.

For indbetalere, der ikke er tilmeldt BS, udsender PBS et indbetalingskort

på beløbet. Hvis indbetaler er tilmeldt Elektronisk Indbetalingskort

via egen netbank, udsendes dette, i øvrige tilfælde udsendes et fysisk indbetalingskort

(jf. figur 3.5). BS Total anvendes i dag af en række virksomheder

og institutioner, men er ikke nær så udbredt som BS Basis. Det hænger bl.a.

sammen med de nuværende layoutmæssige begrænsninger for fysiske indbetalingskort

- BS bestemmer indbetalingskortets udseende, dog eventuelt med et

firmalogo - samt BS Total-løsningens manglende mulighed for restanceopfølgning.

4 BS Plus (Debitor) er en løsning, der tilbyder debitor (virksomheden) mulighed

for opkrævning via BetalingsService. BetalingsService plusaftale indeholder

flere faciliteter end en privat debitoraftale. For det første er det muligt at gruppere

betalingerne på betalingsoversigten efter f.eks. afdeling, selskaber m.v.

For det andet er det muligt at knytte fire linjers valgfri tekst til hver enkelt betaling.

Den valgfrie tekst vil stå i tillæg til de kreditorinitierede betalingsoplysninger

på betalingsoversigten. BS Plus er beregnet for virksomheder og offentlige

myndigheder, som har faste tilbagevendende regninger, f.eks. el-regninger,

abonnementer, forsikringer og vægtafgift. Fordelen ved BS Plus er, at det er

nemmere at overskue, og at debitor selv kan til- og afmelde betalingsaftaler.

Dette er hensigtsmæssigt, hvis verificeringen af BS-trækkene sker decentralt eller

er spredt ud over flere enheder.

32


kpmg

Eksempel på

betalingsoversigt

Figur 3.4

Betalingsoversigt

Billedet viser et eksempel på layoutet for betalingsoversigten, der udsendes til debitor

for alle BetalingsService-produkter.

33


kpmg

Eksempel på Fælles

Indbetalingskort

Figur 3.5

Fælles Indbetalingskort

Information

Faktisk anvendelse

Billedet viser et eksempel på det Fælles Indbetalingskort, der udsendes til debitorer,

som ikke er tilmeldt BS i BS Total-løsningen.

I alle varianter af BetalingsService kan der adviseres om forfaldne betalingskrav via

betalingsoversigten eller via indbetalingskortets informationsdel. I begge tilfælde

kan der adviseres op til 5.000 linjers tekst. Dette betyder, at der skal være særlige

krav til informationen, før det er hensigtsmæssigt at adskille betalings- og informationstransaktionen.

Betalingsoversigten, der adviserer indbetaler om forestående træk på kontoen, kan

enten udsendes på papir eller elektronisk. Dette styres af den aftale, der er indgået

mellem debitor og dennes pengeinstitut.

Tabellen nedenfor indikerer anvendelsen af BetalingsService-løsningen totalt i

Danmark og opdelt på amter/kommuner og stat.

34


kpmg

Tabel 3.2

Anvendelsen af

BetalingsService i 2003

Debitorer (antal

Transaktioner Transaktionsbeløb

i mio.) Kreditorer (antal) (antal i mio.) (mia.kr.)

BetalingsService 3,6 8.899 143,0 305,1

- Amt og kommuner* - 431 12,2 -

- Stat* - 16 6,5 -

Kilde: www.pbs.dk, tal er 2002-tal

* Tal for amt, kommuner og stat er estimater for 2003 beregnet ud fra faktiske tal for jan.-maj 2003

Information

Det fremgår af tallene, at det offentlige allerede anvender BetalingsService i et rimeligt

omfang.

3.2.3 Elektroniske Indbetalingskort

Som en ny service i forbindelse med BetalingsService er det muligt at modtage

Elektroniske Indbetalingskort i stedet for papirindbetalingskort. Elektroniske Indbetalingskort

sendes til betalers homebanking-system, hvorfra indbetaleren kan betale

indbetalingskortet. Fordelen ved det Elektroniske Indbetalingskort er, at det

eneste, indbetaler skal udfylde, er nummeret på den konto, fra hvilken regningen

skal betales. Efterfølgende bekræftes kravet, og betalingen gennemføres. Gevinsten

består i, at der undgås fejl i registreringen af indbetalingskortet, eftersom oplysninger

fødes automatisk af systemet i stedet for at blive indtastet manuelt som

ved almindelige fysiske indbetalingskort. På denne måde bliver det også nemmere

for kreditor at afstemme betalingen i økonomisystemet, eftersom kortart og betaleridentifikation

er systemgenereret og ikke indtastet manuelt af debitor.

Debitor kan tilmelde sig Elektronisk Indbetalingskort via homebanking, men det

forudsætter, at betalingsmodtager også er tilmeldt ordningen. For øjeblikket tilbydes

løsningen kun som en del af BS Total og BS Basis med Elektronisk Indbetalingskort,

hvilket betyder, at betalingsmodtager skal have en BS-aftale for at kunne

opkræve via Elektronisk Indbetalingskort. På sigt kan man dog forestille sig, at de

enkelte pengeinstitutter kan tilbyde Elektroniske Indbetalingskort uafhængigt af

PBS.

Generelt er forskellen mellem et Elektronisk Indbetalingskort og en BS-opkrævning,

at betalingen kræver debitors aktive accept modsat i BetalingsService, hvor

debitor blot kan afvise planlagte betalinger (passiv accept). Ydermere er Betalings-

Service velegnet til tilbagevendende betalinger, mens et Elektronisk Indbetalingskort

følger øvrige indbetalingskort og dermed er mere velegnet til engangsbetalinger.

Indtil videre er Elektroniske Indbetalingskort begrænset til kun at håndtere Fælles

Indbetalingskort med kortart 71, dvs. at der ikke er mulighed for at afgive yderligere

informationer sammen med betalingen. I tilfælde med særlige angivelsesbehov -

f.eks. det tidligere nævnte eksempel fra ToldSkat med indbetaling af moms og Askat/AM-bidrag

- er Elektroniske Indbetalingskort derfor ikke et alternativ i dag.

Fremover kunne man dog godt forestille sig, at f.eks. pengeinstitutsektoren og den

offentlige sektor gik sammen om at øge funktionaliteten og dermed antallet af kortarter

for Elektroniske Indbetalingskort.

35


kpmg

Faktisk anvendelse

Forskelle mellem LS og

BS

Mulighederne for advisering ved Elektroniske Indbetalingskort er de samme som

øvrige PBS-opkrævningsprodukter, dvs. der kan håndteres op til 5.000 linjers tekst,

hvilket betyder, at betalings- og informationstransaktionen kan følges ad.

Da Elektroniske Indbetalingskort først er blevet introduceret for nylig, er anvendelsen

stadig yderst begrænset.

3.2.4 LeverandørService

LeverandørService (LS) er et automatisk betalingssystem, som PBS har udviklet til

at foretage betalinger mellem virksomheder. LeverandørService er således en parallel

til BetalingsService - blot for betalinger mellem virksomheder. Systemet er

baseret på, at en kreditorvirksomhed opfordrer sine kunder til at blive oprettet som

debitorer i en LeverandørService-ordning. Kreditorvirksomheden kan herefter løbende

opkræve betaling for leverede varer eller tjenesteydelser. LeverandørService

anvendes på samme måde som BetalingsService primært mellem kunderelationer,

hvor der indgår faste tilbagevendende betalinger.

Ud over at være rettet mod to forskellige modtagere er de afgørende forskelle mellem

LeverandørService og BetalingsService, (a) at der kan foretages dag-til-dagbetalinger

i LeverandørService, og (b) at der ikke genereres en advisering af LeverandørService,

som sendes til debitor. Advisering af en betaling skal ske enten fysisk

eller elektronisk uden for LeverandørService-løsningen.

Forskellene mellem LeverandørService- og BetalingsService-løsningen skal ses i

forhold til målgruppens krav til betalingsløsningen. Betalinger mellem virksomheder

er kendetegnet ved større volumen og hyppighed, hvilket stiller krav til at kunne

foretage daglige betalinger. Med hensyn til advisering mellem virksomheder fungerer

det således, at kreditor selv er pligtig til at fremsende advisering til debitor,

hvorimod det er en integreret del af betalingstransaktionen i BetalingsServiceløsningen.

Dette kan der være forskellige årsager til, men uanset hvad, betyder det,

at der skal opretholdes to systemer, når LeverandørService anvendes.

36


kpmg

Figur 3.6

LeverandørService

Kreditor/debitor

Vare, serviceydelse

1

Kreditor

Kreditor

Advisering

1

Debitor

Debitor

Nedenstående figur illustrerer processen i LeverandørService-løsningen.

Trækoplysninger

Trækoplysninger

2

Betal.oplysninger

Betal.oplysninger

4

6

6

PBS Pengeinstitutter

Kontoudtog

PBS

PBS

Afvist betaling

Kontoudtog

Forklaring til figuren

5

5

Afvist betaling

Afvist betaling

Bank A

Bank A

5

Bank B

Bank B

Beløbsoverførsel

3

Beløbsoverførsel

1 Kreditorvirksomheden leverer varer eller tjenesteydelser til kunderne. Samtidig

sender virksomheden et separat advis til skyldneren om levering og skyldforhold.

2 Kreditorvirksomheden sender debitoroplysninger til PBS med træk- og/eller

indsættelsesdato og beløb.

3 PBS sørger for, at beløbene bliver trukket eller indsat i henhold til debitoroplysninger.

4 Kreditorvirksomheden modtager betalingsoplysninger fra PBS om træk og/eller

indsættelser.

5 Debitorvirksomheden kan afvise betalingerne via PBS i debitors pengeinstitut

op til tre dage efter betalingsdagen.

6 Banker sender kontoudtog til begge virksomheder indeholdende respektive

træk og overførselsinformationer.

3

37


kpmg

Faktisk anvendelse

Tabel 3.3

Anvendelsen af

LeverandørService

Anvendelsesområder

Tabellen nedenfor opsummerer den samlede anvendelse af LeverandørServiceløsningen.

dvs. for både private og offentlige institutioner.

Transaktioner Transaktionsbeløb

(antal i mio.) (mia.kr.)

LeverandørService 2,9 105,5

Kilde: www.pbs.dk, tal er 2002 tal

Det fremgår af tallene, at antallet af transaktioner er lavere end for BetalingsService.

Til gengæld er der tale om transaktioner med væsentlig større gennemsnitlig

beløbsværdi (36.300 kr.). Ifølge PBS er ToldSkat p.t. den eneste institution inden

for det offentlige, der anvender LS. I løbet af første halvår 2003 gennemførte

ToldSkat ca. 1.300 transaktioner i LeverandørService.

3.2.5 Betalingskort

Dankort eller andet betalings-/kreditkort er typisk et af de første alternativer, der

dukker op, når man tænker på andre betalingsmedier end kontanter. Der findes en

række forskellige betalingskort såsom Eurocard, Diners, Mastercard, Visacard m.v.,

men det mest udbredte betalingskort i Danmark er Dankortet. Ultimo 2002 fandtes

ca. 3,3 mio. Dankort. I samme år blev der gennemført ca. 477 mio. Dankortbetalinger

ekskl. kontanthævninger i pengeinstitutternes pengeautomater, og dette

på et grundlag, hvor 102.000 forretninger kan modtage Dankortet

(www.dankort.dk).

Ved anvendelsen af Dankort eller andet betalings-/kreditkort overføres beløbet fra

debitors bankkonto til kreditors konto. Fordelen ved Dankort eller andet betalings-/

kreditkort i forhold til kontanter er, at man undgår den manuelle administration, der

er forbundet med optælling og håndtering af kontanter, samt at risikoen for røveri

formindskes, da kontantbeholdningen er erstattet af elektroniske transaktioner. Forudsætningen

for Dankort og andre kreditkort er, at kortholder har en bankkonto hos

et pengeinstitut.

Betalingskort kan tænkes anvendt som indbetalingsmedie for det offentlige i de situationer,

hvor der i dag anvendes kontanter som betalingsmiddel, og hvor øvrige

indbetalingsmedier ikke synes hensigtsmæssige af juridiske eller praktiske årsager.

3.2.6 E-dankort

Det nuværende Dankort suppleres med et elektronisk Dankort (E-dankort) for betaling

over internettet. E-dankortet lanceres den 22. september 2003. E-dankortet

kommer til at virke på den måde, at kunden efter at have valgt en vare i internetbutikken

og ved angivelse af, at der skal betales med E-dankort, ledes direkte over i

kundens egen netbank. Markeringen for betaling via E-dankort sker ved oplysning

af E-dankortnummeret, som efterfølgende bruges til at bestemme kundens netbanktilknytning

samt tilhørende oplysninger. Fra netbanken foregår betalingen som en

normal netbankbetaling, dvs. at der først logges på, og at betalingen derpå gennemføres.

38


kpmg

Fordel

Anvendelsesområder

Indbetalingsmedier -

fordele og ulemper

Tabel 3.4

Fordele og ulemper ved

forskellige betalingsmedier

Fordelen ved E-dankortet i forhold til f.eks. almindelige Dankort-/Visakortbetalinger

er, at overførslen er forbundet med større sikkerhed, bl.a. fordi kortnummeret

på f.eks. Dankort/Visakort ikke anvendes ved transaktionen, og at sælger har

sikkerhed for, at transaktionen er dækket.

E-dankortet kan f.eks. tænkes anvendt som indbetalingsmedie for det offentlige i de

tilfælde, hvor en borger eller virksomhed bestiller en vare eller serviceydelse fra det

offentlige over internettet eller foretager en indbetalingspligtig indberetning over

internettet.

3.2.7 Indbetalingssystemer - opsummering

For at kunne holde indbetalingsmedierne op mod hinanden er der i nedenstående afsnit

opsummeret karakteristika samt fordele/ulemper ved de individuelle betalingsmedier.

I tillæg er nævnt eksempler på anvendelsesområder for indbetalingsmedierne.

Fordele Ulemper Eksempler på

anvendelse

Indbetalingskort

Daglig opkrævning.

Forskellige muligheder

for informationsløsninger

med de forskellige korttyper.

BS Basis og BS Total

Sikrer rettidig betaling.

Automatisk afstemning

af indbetaling mod opkrævning.

Debitor sparer manuelt

arbejde med registrering

af betaling.

Sikrer ikke rettidig betaling.

Beløb, kortkode, betalingsident

m.v. kan ændres,

hvilket besværliggør

automatisk afstemning

for kreditor.

Elektronisk Indbetalingskort (BS Basis og BS Total)

Automatisk afstemning

af indbetaling mod opkrævning

(kun beløb og

dato kan ændres, dvs. ingen

fejl i betalingsident).

Nemt for debitor i forhold

til almindelige indbetalingskort.

Enkeltstående eller førstegangsopkrævninger,

f.eks.

parkeringsafgifter, bøder

og salg af diverse varer og

serviceydelser.

Indbetalinger med påkrævet

angivelse (f.eks. Told-

Skat).

Månedlig opkrævning. Tilbagevendende betalinger:

El, husleje, varme,

abonnementer, forsikringer,

vægtafgift m.v.

Månedlig opkrævning i

BS.

Sikrer ikke rettidig betaling.

Kan foreløbig kun anvendes

som en del af BS,

dvs. i forhold til debitorer,

der ikke er tilmeldt

PBS.

Ellers velegnet til enkeltstående

eller førstegangsopkrævninger

på samme

måde som almindelige

indbetalingskort.

39


kpmg

Tabel 3.5

Rentevalør for forskellige

indbetalingsmedier

LeverandørService

Daglig opkrævning.

Sikrer rettidig betaling.

Mulighed for automatisk

afstemning af indbetaling

mod opkrævning.

Datering af opkrævning

op til 90 dage frem i ti-

den.

Betalingskort

Rettidig betaling, da betaling

går forud for ydelse.

E-dankort

Rettidig betaling, da betaling

går forud for ydelse.

Større sikkerhed i transaktion,

da f.eks. Dankortnummer

ikke oplyses.

Løsningen er fælles for

alle pengeinstitutter.

Ingen integreret advisering.

Kræver manuel administration,

medmindre betaling

sker over internettet.

Ikke så udbredt endnu på

grund af ny teknologi.

Tilbagevendende betalinger

for varer eller tjenesteydelser

mellem

virksomheder.

Diverse mindre betalinger,

som involverer personligt

fremmøde, f.eks.

bilsynsafgift, tinglysningsafgift,

boafgift m.v.

Mindre betalinger på internettet,

f.eks. afregning

i forbindelse med indberetning

til ToldSkat, køb

af offentlige varer og serviceydelser

m.v.

Rentevalør

Ud over ovennævnte karakteristika spiller forhold som rentevalør også ind på valget

af indbetalingsmedie. I tabellen er vist rentevalør for ovennævnte indbetalingsmedier.

Bankdag 0 Bankdag 1 Bankdag 2

Indbetalingskort r

BS Basis r

BS Total r

Elektronisk

r

Indbetalingskort

LeverandørService r

Betalingskort r

E-dankort r

Det offentlige opererer med "posthus"-reglen, hvor man er frigjort, når betaling er

afviklet og ikke tidspunktet for det offentliges modtagelse af indbetalingen. Der er

samtidig i dag mulighed for at foretage indbetalinger på mange måder til det offentlige.

Som det fremgår af tabellen, divergerer gennemløbstid og rentevalør mellem

indbetalingsformerne. Indbetaler har endvidere incitament til at vælge den indbetalingsform

med størst rentefordel for den pågældende. Det kan fremme indbetalingsformer,

der ikke er administrativt optimale set fra afsenders eller modtagers

side.

40


kpmg

UDUS

Overførselsvarianter

Anvendelsesområde

OverførselsService

3.3 Udbetalinger

I dette afsnit beskriver vi de udbetalingsmedier, der anvendes eller kan anvendes til

udbetalinger fra det offentlige, herunder konto-til-konto-overførsel, Overførsels- og

InformationsService, betalingskort og E-dankort. Det skal bemærkes, at vi i denne

sammenhæng kun ser på betalingsmedier for offentligretlige udbetalinger og

småindkøb, der i dag sker kontant. Vi beskriver senere betalingsmedier for udbetaling

til leverandører. Der henvises til Bilag E for en gengivelse af priserne for de

forskellige udbetalingsmedier.

3.3.1 Konto-til-konto-overførsel

Konto-til-konto-overførsler kan foretages af og mellem alle pengeinstitutter. Overførslen

sker ved brug af UDUS-formatet (Universel DataUdvekslings System), som

er det format for dataudveksling, som de danske pengeinstitutter anvender. I UDUS

identificeres de forskellige typer af transaktioner ud fra TransaktionsIdentifikationskoder

(TI-koder).

Der findes tre forskellige varianter af konto-til-konto-overførsler, hvor forskellen

består i tilknyttet betalingsinformation. Varianterne omfatter:

• Overførsel med kort advisering (TI350). Denne type overførsel tillader 20

karakterers advisering sammen med betalingen. Adviseringen fremgår i netbank

eller på førstkommende kontoudtog.

• Overførsel med lang advisering (TI356). Denne type overførsel tillader advisering

i to tekstfelter sammen med betalingen. Det første tekstfelt indeholder

fem linjer af 35 karakterer og bruges til afsenderadresse. Det andet tekstfelt indeholder

41 linjer af 35 karakterer og kan anvendes frit af betaler. Adviseringen

fremgår på førstkommende kontoudtog eller i netbanken, hvis pågældende

pengeinstitut har udviklet en løsning hertil.

• Overførsel med straksadvisering (TI355). I denne type overførsel sker adviseringen

som en separat papirbaseret advisering uafhængigt af betalingstransaktionen.

Generelt er konto-til-konto-overførsler velegnede som betalingsmedie ved udbetalinger

til borgere/virksomheder. Fordelen er, at beløbet indsættes direkte på borgerens/virksomhedens

konto. Som følge af muligheden for at anvende lang advisering

kan de fleste informationsbehov ydermere håndteres sammen med konto-tilkonto-overførslen,

dvs. i samme transaktion.

3.3.2 Overførsels- og InformationsService

Overførsels- og InformationsService er to nært beslægtede produkter, der er udviklet

af PBS.

OverførselsService (OS) er oprindeligt udviklet til at afregne nettoløn. OS benyttes

typisk af virksomheder og offentlige institutioner til at udbetale nettoløn, pension,

diverse offentlige ydelser m.m. direkte til pengeinstitutkonti. OS er primært beregnet

til nettooverførsler, der ikke kræver advisering i forbindelse med bogføring på

modtagerens pengeinstitutkonti. Adviseringen, f.eks. en lønspecifikation, forudsættes

udarbejdet separat af betalingsafsenderen. Den eneste integrerede advisering i

41


kpmg

Anvendelsesområde

InformationsService

Faktisk anvendelse

Tabel 3.6

Anvendelsen af

Overførsels- og

InformationsService

Anvendelsesområder

OS er en kort advisering på 20 karakterer, som modtageren kan se i sin netbank eller

på førstkommende kontoudtog.

Forskellen mellem OS og øvrige PBS-produkter er, at overførslen af beløbstransaktionen

i OS sker i forhold til modtagers registreringsnummer og kontonummer, dvs.

på samme måde som en normal konto-til-konto-overførsel. I øvrige PBS-produkter

forudsættes indgået en betalingsaftale, før beløbstransaktionen kan overføres.

På grund af ligheden med konto-til-konto-overførsler er OS anvendelig til lønudbetalinger

og enkeltudbetalinger til borgere, men ikke til betaling af f.eks. leverandørfakturaer.

InformationsService (IN) er et produkt, der gør det muligt at overføre informationer

elektronisk fra arbejdsgiver til informationsmodtager. Sammen med Overførsels-

Service gør InformationsService det muligt at overføre penge og tilknyttede informationer

elektronisk fra arbejdsgiver til informationsmodtagere, som typisk er

ToldSkat, pensionsselskaber, forsikringsselskaber, kommuner og offentlige institutioner.

Alle minusser (A-skat, pension osv.) på lønsedlen kan overføres elektronisk

via InformationsService til de rette modtagere. På denne måde undgås fysisk udskrivning

og forsendelse af informationer.

Tabellen nedenfor opsummerer den samlede anvendelse af Overførsels- og InformationsService-løsningerne,

dvs. for både private og offentlige institutioner.

Transaktioner Transaktionsbeløb

(antal i mio.) (mia.kr.)

OverførselsService 72,2 433,1

InformationsService 20,3 -

Kilde: www.pbs.dk, tal er 2002 tal

I perioden den 1. januar til den 31. juli 2003 udgjorde det offentliges overførsler i

OverførselsService ca. 5,4 mio. transaktioner til en samlet værdi af ca. 28,8 mia.kr.

Tilsvarende udgjorde det offentliges anvendelse af InformationsService i samme

periode ca. 13 mio. transaktioner (oplyst af PBS).

3.3.3 Betalingskort

Det er oplagt at anvende Dankort eller andet betalings-/kreditkort som alternativ til

kontante udbetalinger. Ved betalingen overføres beløbet fra købers bankkonto til

kreditors konto. Fordelen ved Dankort eller andet betalings-/kreditkort i forhold til

kontanter er, at man undgår den manuelle administration, der er forbundet med optælling

og håndtering af kontanter, samt at risikoen for røveri formindskes, da kontantbeholdningen

er erstattet af elektroniske transaktioner. Forudsætningen for

Dankort og andre kreditkort er, at kortholder har en bankkonto hos et pengeinstitut.

Betalingskort kunne f.eks. anvendes af det offentlige ved f.eks. småindkøb i decentrale

institutioner, børnehaver, plejehjem m.v.

42


kpmg

Udbetalingsmedier -

fordele og ulemper

Tabel 3.7

Fordele og ulemper ved

forskellige

udbetalingsmedier

3.3.4 E-dankort

Vi har tidligere omtalt E-dankortet og dets funktionalitet under indbetalingssystemer.

Kortet kan også tænkes anvendt som udbetalingsmedie til offentlige institutioners

småindkøb af varer eller serviceydelser over internettet.

3.3.5 Udbetalingssystemer - opsummering

I tabellen nedenfor er gengivet fordele og ulemper ved de forskellige udbetalingsmedier,

som det offentlige anvender eller kan anvende. I tillæg er nævnt eksempler

på anvendelsesområder for udbetalingsmedierne.

Fordele Ulemper Eksempler på

anvendelse

Konto-til-konto

Daglig betaling.

Mindre administration

end ved f.eks. kontant- og

checkudbetaling.

Overførsels- og InformationsService

Daglig udbetaling.

Kræver ikke betalingsaftale.

Ingen udskrivning og forsendelse

af specifikationslister

til pensionsselskaber

m.fl. (informationen sendes

videre af PBS).

Mindre administration end

ved f.eks. kontant- og

checkudbetaling.

Betalingskort

Kan foretage straksbetaling.

E-dankort

Kan foretage straksbetaling.

Større sikkerhed i transaktion

end f.eks. Dankort, da

Dankortnummer ikke oplyses.

Løsningen er fælles for alle

pengeinstitutter.

Ingen umiddelbare. Anvendelig ved enkeltstående

udbetalinger, eksempelvis

udbetaling af sociale

pensioner, børnefamilieydelser

m.v.

Ved enkeltstående udbetalinger

kan der kun anvendes

kort advisering (20 karakterer).

For ikke-internetbetalinger

involverer det

personligt fremmøde.

Ikke så udbredt endnu på

grund af ny teknologi.

Alle betalingsmedierne har rentevalør på en enkelt bankdag.

Anvendelig til lønudbetalinger.

Også anvendelig ved enkeltstående

udbetalinger,

eksempelvis udbetaling af

sociale pensioner, børnefamilieydelser

m.v.

Diverse mindre offentlige

udbetalinger, f.eks. indkøb

i daginstitutioner, på plejehjem

m.v.

Diverse mindre betalinger

på internettet såsom offentlige

køb af varer og

serviceydelser i forbindelse

med f.eks. den løbende

drift i daginstitutioner

m.v.

43


kpmg

Figur 3.7

Informationskarakteristika

ved forskellige

betalingssystemer

3.4 Information

Det er sjældent, at betalinger blot består i, at penge skifter hænder uden tilhørende

information overhovedet - som når man køber en vare kontant i en butik. Selv her

får man oftest en bon, kvittering eller lignende, som fortæller, hvad der er købt

hvornår. Når det gælder betaling mellem det offentlige og borgere/virksomheder,

er informationsudvekslingen oftest mere kompleks. Der er informationer om afsender

og modtager, hvad betalingen angår, takstændringer, forklaring på beløbets

størrelse m.v., og hertil kommer den "betalingsrelaterede" information i form af

breve om, at udbetalingen er/vil blive foretaget, støtten er tildelt, beregningsgrundlaget

ændret. Den sidstnævnte information sendes oftest separat i et brev. Det er

denne type information, som dette afsnit handler om, og især om de systemer, der

kan håndtere formidlingen elektronisk. Ovenfor har vi dog også løbende beskrevet,

hvor megen information og i hvilken form forskellige betalingssystemer kan håndtere.

Disse oplysninger vil vi først samle op på i et afsnit nedenfor.

3.4.1 Informationshåndtering i betalingssystemer

Tabellen opsummerer de tidligere beskrevne betalingssystemers funktionalitet i forbindelse

med informationsstrømme.

System Beskrivelse

Indbetalinger/

opkrævninger

Indbetalingskort Ingen begrænsninger i antallet af adviseringslinjer på

indbetalingskort (GIK og FIK).

BS Basis Mulighed for 6.000 adviseringslinjer pr. betaling af

60 karakterer.

BS Total Mulighed for 6.000 adviseringslinjer pr. betaling af

60 karakterer.

Samme muligheder eksisterer for Fælles Indbeta-

lingskort.

Elektronisk Indbeta- Mulighed for 6.000 adviseringslinjer pr. betaling af

lingskort via BS 60 karakterer.

LeverandørService Ingen advisering. Advisering skal sendes separat af

kreditor.

Betalingskort Ikke mulighed for medfølgende advisering.

E-dankort Ikke mulighed for medfølgende advisering.

Udbetalinger

Konto-til-konto Overførsel med kort advisering tillader 20 karakterers

meddelelse.

Overførsel med lang advisering tillader advisering i

to tekstfelter sammen med betalingen: (1) Fem linjer

af 35 karakterer og bruges til afsenderadresse. (2)

Indeholder 41 linjer af 35 karakterer og kan anvendes

frit af betaler. Adviseringen fremgår på førstkommende

kontoudtog eller i netbanken, hvis pågældende

pengeinstitut har udviklet en løsning hertil.

Overførsel med straksadvisering forudsætter separat

papirbaseret advisering uafhængigt af betalingstransaktionen.

44


kpmg

Ejere

Funktioner

Faktisk anvendelse

System Beskrivelse

OverførselsService Svarer til en konto-til-konto-overførsel med kort advisering,

dvs. der tillades op til 20 karakterers meddelelse.

InformationsService Der kan overføres løndata og tilknyttede informationer

i prædefinerede formater til relevante informationsmodtagere,

eksempelvis ToldSkat, pensionsselskaber

m.v.

Betalingskort Ikke mulighed for medfølgende meddelelse.

E-dankort Svarer til en konto-til-konto-overførsel med kort advisering,

dvs. der tillades 20 karakterers meddelelse.

Som det fremgår af tabellen, understøtter de fleste betalingssystemer advisering i

forbindelse med opkrævninger og meddelelser i forbindelse med udbetalinger. Som

udgangspunkt er det derfor hensigtsmæssigt at forsøge at binde informations- og

betalingstransaktioner sammen i samme betalingssystemløsning. Der kan dog være

situationer, hvor informationen har en sådan karakter, at den skal sendes separat fra

betalingstransaktionen. Løsninger hertil er beskrevet nedenfor.

3.4.2 e-Boks

Selskabet e-Boks blev stiftet i 2001 og er et selvstændigt aktieselskab ejet af DM-

Data, Post Danmark og KMD.

e-Boks tilbyder en elektronisk postkasse til borgere - og fra 2003 også alle firmaer

med et CVR-nummer. I postkassen kan brugerne modtage deres post elektronisk

(typisk i pdf-format), således at informationsafsenderne slipper for udgifter til udskrivning,

kuvertering og frankering, mens modtagerne slipper for manuel håndtering

og arkivering af breve.

Brugerne af e-Boks indretter selv deres elektroniske postkasse til sortering af indkomne

breve og bestemmer, hvilken e-mail-adresse de vil adviseres på, når der er

ny post i deres e-Boks. Brevene til e-Boks kan dog ikke sendes direkte videre til

brugernes almindelige e-mail-adresse.

Brugerne har mulighed for at lægge dokumenter i deres postkasse, som ikke stammer

fra e-Boks. Dette kunne være opgørelser, dåbs- eller vielsesattest og lignende.

Fordelen er, at man herved er sikker på, at dokumenterne er placeret sikkert, da dokumenter

i e-Boks fysisk eksisterer på en KMD-server og opbevares hele brugerens

liv.

e-Boks er tilknyttet brugerens CPR-nummer og er derfor uafhængig af skift af bopæl.

e-Boks kan anvendes ved de fleste informationsformidlinger og ved information relateret

til indbetalinger og udbetalinger til/fra det offentlige. Eneste begrænsning er

de tilfælde, hvor der er brug for, at borgeren får informationen på et bestemt fysisk

medie. Dette kunne f.eks. være ved udstedelse af jagttegn eller fisketegn, hvor borgeren

har brug for at kunne fremvise fysisk dokumentation, eller det kunne være

rykkere og lignende, som afsender gerne vil være sikker på, at modtager har set, eller

det kunne være ved forsendelser af materialer, hvor der er skrevet på, fremsendelse

af bilag, der kun eksisterer i papirformat m.v.

Pr. 1. juli 2003 var der tilmeldt 175.000 privatpersoner til e-Boks. Ordningen for

virksomheder er meget ny, og der er derfor ikke nogen tilmeldte endnu.

45


kpmg

Funktionalitet

Figur 3.8

e-Boks

eKommunikation

Blandt informationsafsendere er der i dag kun en enkelt statslig myndighed tilmeldt

(ToldSkat), men derudover er tre amter og 257 kommuner tilmeldt. I skrivende

stund er der ca. 53 virksomheder tilkoblet, men antallet forøges den 1. august 2003,

hvor yderligere BEC-banker (i alt 40 stk.) samt SDC (i alt 80 stk.) vil være i drift på

e-Boks.

Nedenfor er funktionaliteten i e-Boks skitseret. Kassen til venstre er brugerens

postkasse, hvor der findes en oversigt over indkommen post. Til højre er vist eksempler

på informationsafsendere. I midten fremgår e-Boks som formidlingscentrum.

Brugers postkasse e-Boks-formidling Eks. på informationsafsendere

3.4.3 Post Danmark

Kommuner, stat, amt

Kommuner, stat, amt

Bank, pension, forsikring

Bank, pension, forsikring

Fagforening

Fagforening

Tele, internettet

Tele, internettet

Energiselskaber

Energiselskaber

I løbet af nær fremtid vil Post Danmark lancere en ny service, de kalder for eKommunikation.

eKommunikation er en elektronisk og fysisk service, der giver en informationsafsender

mulighed for at tilbyde en informationsmodtager at modtage enten

i papirformat, via e-Boks eller via e-mail. Figuren illustrerer tanken bag

eKommunikation.

46


kpmg

Figur 3.9

Post Danmarks

grundmodel for

eKommunikation

E-posthus

Mailswitch

Eks. på info-afsendere Mailswitch/e-posthus Informationsmodtagelse

Kommuner, stat, amt

Kommuner, stat, amt

Bank, pension, forsikring

Bank, pension, forsikring

Fagforening

Fagforening

Tele, internettet

Tele, internettet

…………

…………

Informationsmodtagelse

Fordele

Mailswitch

E-posthus

E-posthus

e-Boks

E-mail

Fysisk brev

Andet

eKommunikation bygger på, at der oprettes et e-posthus, hvor modtagere kan angive

deres præferencer for postmodtagelsen. Informationsmodtagerne kan f.eks. angive,

hvilke forsendelser der skal modtages i e-Boks, som e-mail eller som fysisk

post. Samtidig kan informationsmodtageren vedligeholde personlige data som

f.eks. ændringer af fysiske og elektroniske adresser.

Oplysningerne i e-posthuset anvendes i mailswitchen, som er det system, der opdeler

de elektroniske forsendelser fra afsenderne efter modtagernes ønsker i e-posthuset.

Forsendelser, som skal fremsendes elektronisk, lægges i modtagernes e-

Boks, eller sendes til modtagerens e-mail-adresse. De resterende forsendelser sendes

til print og kuvertering for fysisk udsendelse til modtageren.

eKommunikation er en løsning, der bygger videre på de eksisterende informationsmedier

som e-Boks, e-mail og almindelig fysisk postforsendelse. På sigt ønsker

Post Danmark ikke at begrænse løsningen til tre medier, men satser i stedet på en

model, hvor eKommunikation tilpasses de medier, der måtte forekomme mest hensigtsmæssige.

Både afsendere og modtagere har fordele ved eKommunikation. Afsenderne opnår

administrative lettelser i forbindelse med print, kuvertering og porto, mens informationsmodtagerne

opnår bedre kundeservice, da der er mulighed for at vælge mellem

flere modtagelsesmedier.

3.5 Fakturering og registrering

I lyset heraf beskrives nedenfor nogle forskellige e-handelsløsninger med elektronisk

fakturering: E-faktura, Netfaktura, KMD WebIndkøb og scanning af fakturaer.

47


kpmg

Figur 3.10

E-faktura

Kreditor/debitor

Vare, serviceydelse

Virksomhed A's

Virksomhed A's

økonomisystem

økonomisystem

(Kreditor)

(Kreditor)

1

E-faktura-modul

E-faktura pr. e-mail

Det skal bemærkes, at antallet af beskrevne løsninger er afgrænset væsentligt ud fra

en vurdering af væsentlighed og nuværende udbredelse.

3.5.1 E-faktura

E-faktura er et internetbaseret faktureringssystem udviklet af PBS. Systemet er beregnet

til elektronisk fakturering mellem virksomheder. Med E-faktura sendes fakturaer

direkte fra sælgerens økonomisystem til køberens økonomisystem, hvor data

indlæses automatisk. E-faktura er integreret med pengeinstitutternes officebankingsystemer

og understøtter afregning i forhold til Fælles Indbetalingskort (kortarter

71, 73 og 75) og giroindbetalingskort med kortart 04. Processen forbundet med en

E-faktura er illustreret med figuren nedenfor.

1

E-faktura-modul

Virksomhed B's

Virksomhed B's

økonomisystem

økonomisystem

(Debitor)

(Debitor)

4

PBS Pengeinstitutter

Advisering om indbetaling

PBS

PBS

Indbetaling

Processen indikeret i figuren er denne:

2

Virksomhed A's

Virksomhed A's

bank

bank

3

Beløbsoverførsel

Virksomhed

Virksomhed

B's

B's

bank

bank

1 Virksomhed A leverer varer og/eller tjenesteydelser til virksomhed B. A sender

derfor en E-faktura pr. e-mail til B. E-fakturaen dannes af A's E-fakturamodul

og modtages af B's E-faktura-modul. B kan selv udskrive den modtagne

faktura.

2 B indlæser E-fakturaen i økonomisystemet og godkender kravet i fakturaen.

Derefter betales beløbet via B's officebanking-system.

3 B's bank sørger for, at indbetalingen overflyttes til A's bankkonto.

4 A modtager oplysninger fra banken om, at B har betalt. Indbetalingen afstemmes

i forhold til fordringen, så den kan lukkes.

48


kpmg

Sikkerhed

E-faktura Light

Forudsætninger

Fordele

Faktisk anvendelse

E-faktura-løsningen tilbyder et højt sikkerhedsniveau, idet data sendes krypteret og

signeret.

E-faktura Light er en simpel udgave af E-faktura-løsningen, der understøtter modtagelse

af elektroniske fakturaer og kreditnotaer uden integration med økonomisystem.

Modtageren modtager fakturaen elektronisk og kan efterfølgende åbne og

udskrive E-fakturaen til papirformat ved hjælp af en internet-browser.

Forudsætningerne for at anvende E-faktura er, at begge parter skal have E-faktura

installeret. P.t. understøtter E-faktura kun integration med Navision-systemer, dvs.

at for offentlige institutioner med andre økonomistyringsløsninger skal E-fakturakonceptet

tilpasses specifikt til det pågældende system. KMD, SAP og Oracle har

dog tilkendegivet, at de inden for en overskuelig fremtid vil gøre deres systemer integrerbare

i forhold til E-faktura.

E-faktura har mange fordele i forhold til almindelig papirbaseret fakturering. Med

E-faktura sikres en hurtigere fakturering, der giver administrative lettelser både for

sælger og køber. Sælger sparer udgifterne til print, kuvertering og porto, mens køber

sparer den manuelle proces forbundet med modtagelse og registrering af fakturaen.

Ifølge E-fakturas egne undersøgelser kan der gennemsnitligt spares 17,50 kr.,

hver gang der sendes eller modtages en E-faktura i forhold til en papirbaseret faktura.

Der foreligger ingen oplysninger om den konkrete anvendelse af E-faktura-produktet,

men produktet er indtil videre solgt til 160 kunder, som enten skal til, er i gang

med eller har implementeret løsningen.

3.5.2 Netfaktura

Netfaktura er en løsning, der er på tegnebrættet og forventes lanceret inden for de

nærmeste par år. Der er tale om en udvikling af E-faktura. E-faktura-formatet er

bibeholdt, men kravene til implementering af et E-faktura-modul i købers økonomisystem

er fjernet. I Netfaktura-løsningen afsender sælger E-fakturaen til et PBSmodul

i E-faktura-format. PBS-modulet videresender herefter fakturaen til køber

enten som (a) papirfaktura, (b) Elektronisk Indbetalingskort eller (c) E-faktura.

Valget af fremsendelsesmåde bestemmes ud fra et kartotek hos PBS, hvor den foretrukne

oversendelsesmetode er listet for hver virksomhed.

Hermed ses igen en mellemstationsløsning, der kan koble digitale og ikke-digitale

sektorer sammen, således at den ene part er fuldt digital (i dette tilfælde sælger),

mens den anden part kan vælge at være non-digital, og den er således specielt interessant

for den offentlige sektor, der dog kun i behersket omfang er leverandør i

forhold til omverdenen.

49


kpmg

Figur 3.11

TrueTrade

3.5.3 ØS2000 - TrueTrade

ØS2000 er et økonomisystem, som er resultatet af et samarbejde mellem seks amter

og otte kommuner.

Kommunerne: Amterne:

• Herning

• Gladsaxe

• Hørsholm

• Holstebro

• Svendborg

• Vejle

• Aabybro

• Odense.

• Århus

• Nordjylland

• Ribe

• Sønderjylland

• Vejle

• Viborg.

Systemet er brugerejet, men kommunerne og amterne har valgt EDB Gruppen som

samarbejdspartner og vedligeholder af ØS2000. Økonomisystemet omfatter såvel

central som decentral økonomistyring baseret på en web-brugerflade.

ØS2000 er integreret med TrueTrade (www.truetrade.dk). TrueTrade muliggør, at

der kan modtages og sendes fakturaer i en lang række formater. TrueTrade understøtter

anvendelse af BetalingsService, scanning, EDI, XML og e-mail. En elektronisk

ordre og faktura kræver som minimum, at afsender og modtager har en e-mailpostkasse

og adgang til internettet. Løsningen kan grafisk illustreres således:

RegiPro

ØS2000

Web

BS+

scanning

Web-bestilling

WEB Workflow/e-handel

Ordre, faktura,

forsendelse, Godkendelse,

Disponering, oversigter

Arkiv

Snitflademodul

Ordre,

Faktura,

Varekatalog

BS+

XML

formular

ordre

faktura

PBS

Scanning

EDI

XML

e-mail

Foretager institutionen handel via et elektronisk varekatalog på internettet, vil rekvirenten

kunne oprette en indkøbsordre i ØS2000 ved kontering. Indkøb initieret

af et elektronisk varekatalog kræver, at varekataloget systemmæssigt er integreret

med TrueTrade.

Systemet er ikke begrænset af, at leverandører ikke kan modtage og håndtere elektroniske

ordrer eller afsende faktura elektronisk. I en e-mail-baseret løsning afsender

institutionen en ordre til virksomheden via e-mail som en XML-fil. Virksomheden

kan åbne filen i internet-browseren. Virksomheden kan "vende" ordren til en

faktura. Fakturaen sendes derpå retur til institutionen som e-mail.

Leverandør

A

Leverandør

B

Leverandør

D

Leverandør

C

XAL

Axapta

Navision

Aspect/4

SAP

m.m

50


kpmg

Figur 3.12

KMD WebIndkøb

Ordre: EDIFACT, mail, fax.

Faktura: EDIFACT, e-giro, e-faktura.

Leverandør 1

Leverandør 2

Leverandør 3

Ved anvendelse af XML som kommunikationsmedie vil kreditorprocessen kunne

blive elektronisk. I institutionen kan fakturaen semi-matches indkøbsordren. Det

betyder, at indkøbsordren kan genfindes, men ikke automatisk udlignes. Efter modtagelsen

af den elektroniske faktura kan den, såfremt der ikke foreligger en indkøbsordre,

eller at indkøbsordren og fakturaen ikke kan matches via workflow, distribueres

til f.eks. rekvirenten med henblik på kontering og godkendelse.

3.5.4 KMD WebIndkøb

KMD har udviklet et e-handelssystem, der hedder KMD WebIndkøb. Systemet giver

brugerne mulighed for elektronisk (a) at finde aftaler med leverandørerne, (b) at

finde produkter blandt leverandører og (c) at modtage og betale fakturaer. KMD

WebIndkøb består af en række moduler, hvor de centrale moduler er KMD Web-

Bestilling (i drift 2003, ver. 2) og KMD WebBetaling (i drift 2000).

Figuren nedenfor skitserer KMD WebIndkøb-løsningen.

Ordre/faktura

Ordre/faktura

Ordre/faktura

Interface

Interface

/ oversætter

/ oversætter

Leverandør

netbutik

Ordre

Faktura

Faktura

KMD WebIndkøb udgøres af:

Egne

varekataloger

KMD

KMD

WebBestilling

WebBestilling

KMD

KMD

WebBetaling

WebBetaling

SKI's

varekataloger

Varesøgning

Økonomisystem

Økonomisystem

KMD

KMD

Udbetaling

Udbetaling

KMD Debitor

KMD Debitor

• KMD WebBestilling. KMD WebBestilling er indkøbsmodulet i KMD Web-

Indkøb. I dette kan køberne se leverandøraftaler og priser samt elektronisk

modtage, godkende og distribuere fakturaer. I KMD WebBestilling har køberne

adgang til varekataloger fra diverse leverandører, SKI og kommunen selv.

Fra systemet kan man sende ordrer og modtage fakturaer elektronisk. Alle ordrer

og fakturaer sendes igennem et interface, således at kommunikationen med

leverandører, der opererer i forskellige standarder, konverteres undervejs.

Modtagne godkendte fakturaer overføres automatisk via standardsnitflader til

økonomisystemet og KMD Udbetaling, enten direkte eller via KMD WebBetaling.

• KMD WebBetaling. KMD WebBetaling er et web-interface til bogførings- og

betalingssystemerne i KMD. Fakturaer kan modtages i diverse kommunikationsstandarder,

enten via KMD WebBestilling eller direkte i KMD WebBetaling.

Sidstnævnte mulighed anvendes, når ordren ikke er sendt via KMD

WebBestilling. Fakturaerne kan videresendes direkte til en forvaltning, en institution

eller en afdeling for godkendelse inden udbetaling. Som tillæg til

51


kpmg

Faktisk anvendelse

Fakturascanning

Anvendelsesområder

Leverandører

Ind- og udbetalinger

KMD WebBetaling kan tilbydes "intelligent scanning", hvor modtagne papirbaserede

fakturaer scannes og oversættes til digitale data, der efterfølgende kan

indlæses i KMD WebBetaling for videre elektronisk behandling. Forudsætningen

for den intelligente scanning er, at kommunen køber systemet KMD FakIR

som tillæg til KMD WebBetaling.

• Økonomisystem. Efter modtagelse af varer og faktura sendes de automatisk

dannede transaktioner til postering i økonomisystemet.

• KMD Debitor. Transaktioner, der medfører en indbetaling, sendes til KMD

Debitor.

• KMD Udbetaling. Transaktioner, der medfører en udbetaling, sendes til KMD

Udbetaling.

KMD WebIndkøb benyttes i dag helt eller delvist af 121 kommuner. I juni måned

2003 gik der ca. 30.000 elektroniske fakturaer og ca. 70.000 interne elektroniske bilag

gennem KMD WebIndkøb.

3.5.5 Scanning af fakturaer

Der findes en række leverandører, som leverer løsninger til "intelligent fakturascanning".

Disse leverandører kan scanne papirfakturaer ind og konvertere informationen

til elektroniske data, som kan sendes direkte til modtagervirksomhedens

økonomisystem. Fordelen er, at modtageren sparer den administration, der er forbundet

med manuel modtagelse og registrering af en faktura.

Fakturascanning er naturligvis relevant, hvis det offentlige i fremtiden kræver at

blive faktureret elektronisk. Med en fakturascanningsløsning vil selv bagermesteren

med manuelt bogholderi kunne sende en elektronisk faktura til det offentlige.

Blandt leverandører til fakturascanning kan bl.a. nævnes, DOCS Open, KMD,

ReadScanner, Post Danmark m.v.

3.6 Systemløsninger

I dette afsnit gennemgås kortfattet de muligheder, der findes inden for betalings- og

informationsformidling i de væsentligste systemer inden for det offentlige.

3.6.1 Navision Stat

Alle ind- og udbetalinger er i Navision Stat tilrettet til at ske gennem Statens KoncernBetalinger.

denne baggrund tilbyder Navision Stat alle de samme ind- og

udbetalingsmuligheder som Statens KoncernBetalinger.

I praksis sker betalingsformidlingen i Navision Stat ved, at betalingsforslag dannes i

Navision Stat og efterfølgende overføres til SKB for betalingsafvikling.

52


kpmg

Advisering

Advisering

Udbetalinger

3.6.2 Statens KoncernBetalinger

Indbetalinger

SKB understøtter følgende opkrævnings- og indbetalingstyper:

• Fælles Indbetalingskort, dvs. opkrævning ved hjælp af kortarter 71, 73 og 75

• PBS-opkrævninger, omfattende BetalingsService og LeverandørService.

SKB muliggør følgende former for advisering:

• Saldooversigter på institutionskonti

• Posteringsoversigter på institutionskonti

• Advisering af opkrævninger via indbetalingskort eller PBS-løsninger.

Udbetalinger

SKB understøtter følgende udbetalingstyper:

• Konto-til-konto-overførsler. Overførsler inkluderer straksadvisering, kort advisering

og lang advisering.

• Indbetalingskort. Der kan udbetales på Fælles Indbetalingskort med kortarter

71, 73 og 75 samt giroindbetalingskort med kortarter 01, 04 og 15.

• Checks. Statsinstitutioner kan vælge at betale via checks. Jyske Bank samler

anmodninger og printer checks ud samlet.

• PBS-betalinger, omfattende OverførselsService og InformationsService.

SKB muliggør følgende former for advisering:

• Saldooversigter på institutionskonti

• Posteringsoversigter på institutionskonti

• Oversigt over udskrevne checks.

3.6.3 Offentlig Betalingsservice

Da Offentlig Betalingsservice (OBS) bygger på det samme fundament som SKBsystemet,

indeholder OBS de samme udbetalingsmuligheder som SKB. OBS muliggør

dog kun udbetaling via konto-til-konto-overførsler. Hvis en kommune derfor

anvender andre udbetalingsformer, f.eks. checkudbetalinger, udskrives og håndteres

disse af andre driftsleverandører.

3.6.4 KMD

KMD Debitor

KMD Debitor er et administrativt system, der varetager opkrævning og tvangsinddrivelse

for de fleste kravtyper. KMD Debitor er modulært opbygget og består

således af en basisdel samt flere moduler, der varetager forskellige funktioner.

KMD Debitor anvendes i dag af 256 kommuner, fire amter og H:S. I 2002 blev der

udsendt ca. 4,8 mio. sider opkrævninger, modregninger, rykkere og lignende fra

KMD Debitor.

53


kpmg

Figur 3.13

Oversigt over KMD

Debitors samspil med

øvrige systemer

Fagsystemer

Indbetalinger

SOP

SOP

Pengeinstitutsektoren

Økonomisystemer

Økonomisystemer

Diverse eksterne systemer

Diverse eksterne systemer

Integration med ToldSkat

KMD Debitor indgår i et samspil med fagsystemer, pengeinstitutsektoren samt andre

interne og eksterne systemer. Figuren nedenfor illustrerer samspillet mellem

systemerne.

BOS

BOS

KrydsTjek

KrydsTjek

FAS

FAS

BIS

BIS

KMD Debitor

KMD Debitor

SDC, DDB, Bankdata, Nordea, Jyske Bank og BEC

DP

DP

Fagsystemer

Rekvirent-Net

Rekvirent-Net

Når det registreres i et fagsystem, at en borger eller virksomhed skal indbetale penge

til kommunen (eksempelvis husleje, skat, underholdsbidrag), udsendes relevant

information direkte fra fagsystemet til modtageren. Bagefter sendes oplysninger

om fordringen til KMD Debitor, hvorfra opkrævning udsendes, og indbetaling samt

eventuel rykkerforløb håndteres. I enkelte tilfælde varetager fagsystemet selv opkrævningen,

men dette er en undtagelse for enkelte systemer.

KMD Debitor understøtter de mest almindelige indbetalingsformer som indbetalingskort

og PBS-opkrævninger. I 2003 skønnes ca. to tredjedele af indbetalingerne

at være konto-til-konto og resten enten via indbetalingskort, kontanter eller checks.

Har en borger eller virksomhed været på posthuset, i banken eller på sin netbank og

betale en regning til det offentlige, vil kommunen få information om transaktionen

via den relevante enhed i pengeinstitutsektoren. KMD Debitor modtager dagligt information

om indbetalinger. Ved modtagelsen nedskrives udestående fordringer.

KMD Debitor er integreret med flere af ToldSkats systemer. Det gælder bl.a. Det

Centrale Oplysningsseddelregister (COR), Det Centrale Fordringsregister (CFR),

det Fælles LønindeholdelsesSystem (FLS). Via denne integration sikres det, at restanters

arbejdsgivere kan pålægges at foretage lønindeholdelse.


Told & Skat

Told & Skat

Betalingsservice

Betalingsservice

Pengeinstitutsektoren

- datacentraler

54


kpmg

Figur 3.14

KMD Udbetaling

Fagsystemer

SOP

SOP

Økonomisystemer

Økonomisystemer

Diverse eksterne systemer

Diverse eksterne systemer

Fra personskattesystemet i ToldSkat kommer information om ikke-betalt personskat.

Staten udsender kun én rykker, hvorefter sagen overgår til kommunal inddrivelse.

KMD Udbetaling

KMD Udbetaling er KMD's fælles udbetalingssystem, der varetager kreditorstyring

og håndterer alle typer af udbetalinger. Systemet anvendes i dag helt eller delvist af

268 kommuner. Senest er op mod 20 kommuner kommet på i forbindelse med

OBS-loven for pensions-, delpensions- og boligstøttebetalingerne.

Udbetalingen kan ske på flere forskellige udbetalingsmedier omfattende konto-tilkonto,

indbetalingskort, OverførselsService og checks.

Systemet og dets samspil med andre systemer fremgår af figuren nedenfor. I det

følgende beskrives de enkelte relationer.

BOS

BOS

KrydsTjek

KrydsTjek

FAS

FAS

BIS

BIS

KMD

KMD

Udbetaling

Udbetaling

SDC, DDB, Bankdata, Nordea, Jyske Bank og BEC

DP

DP

Fagsystemer

Check og girering

Check og girering

Når et fagsystem har initieret, at en udbetaling skal foretages, sendes betalingstransaktionen

til KMD Udbetaling. Hvis der er information tilknyttet udbetalingen,

sendes den direkte fra fagsystemet til borgeren. Informationen sendes som fysisk

brev eller alternativt via e-Boks, hvis kommunen og borgeren er tilknyttet e-Boks.

Når betalingstransaktionen er sendt fra fagsystemet til KMD Udbetaling, beregnes

den rettidige udbetalingsdato automatisk for at sikre senest mulig betaling. Udbetalinger

til samme kreditor lægges sammen for at spare transaktionsomkostninger, og

ved hjælp af modulet KrydsTjek foretages en kontrol samt eventuel modregning af

restancer for samme kreditor, inden udbetalingen gennemføres.


Overførselsservice

Overførselsservice

Pengeinstitutsektoren -

datacentraler

55


kpmg

Pengeinstitutsektoren

Betalinger

Betalinger

Fra KMD Udbetaling overføres PBS og konto-til-konto-transaktionerne til PBS eller

pengeinstitutternes datacentraler. Herfra forestås den videre eksekvering af betalingstransaktionerne.

3.6.5 ToldSkat

ToldSkats systemer kan inddeles i tre kategorier: Virksomhedsskat, personskat og

driftsmæssig administration. Systemerne dækker over forvaltningsgrundlaget for

de enkelte ordninger i skattelovningen - således findes der en række systemer ud

over de nedennævnte som f.eks. fondsbeskatning og pensionsafkastbeskatning, men

disse vil dog ikke indgå nærmere i vor analyse og er derfor ikke behandlet yderligere.

Virksomhedsskattesystemer

ToldSkats virksomhedsskattesystemer består i dag af tre større systemer og et antal

mindre. De større systemer omfatter Debitor Restancesystemet (D/R-systemet),

SAP og Selskabsskattesystemet (3S). D/R-systemet er det egentlige kernesystem

blandt virksomhedsskattesystemerne og anvendes til indberetning og behandling af

moms, A-skat, AM-bidrag, lønsum, told og importmoms. SAP anvendes i forbindelse

med indberetning og behandling af punktafgifter, mens Selskabsskattesystemet

(3S) anvendes til håndtering af selskabsskatter. Systemerne er opkrævningssystemer.

ToldSkats udbetalinger kanaliseres via Statens KoncernBetalinger (SKB) enten som

konto-til-konto-overførsler eller som checkudbetalinger. Indbetalinger kan opdeles

i betalinger med og uden angivelse, hvor indbetalinger uden angivelse f.eks. omfatter

selskabsskat og importtold, og indbetalinger med angivelse bl.a. omfatter moms,

A-skat, lønsumsafgift og punktafgifter. For begge typer indbetalinger gælder, at

langt den overvejende del opkræves uden om SKB. Indbetalinger uden angivelse

opkræves typisk via giroindbetalingskort/Fælles Indbetalingskort, PBS og indbetales

ofte kontant i styrelsens kasser. Indbetalinger med angivelse opkræves typisk

via girokort med angivelse på bagsiden af kortet (kortart 82 og 83), via løndatabureauer,

via PBS Overførsels- og InformationsService, via homebanking med angivelse

over internettet eller som en kontantindbetaling.

Personskattesystemer, herunder også drift

På personskattesiden har ToldSkat en række systemer, der håndterer hver deres beskatningsområde

eller aktivitet. Blandt de vigtigste systemer kan nævnes systemet

KOBRA, der er et afregningssystem for personskatter (B-skat, restskat og frivillige

indbetalinger), systemet SLUT, som håndterer årsopgørelser, systemet Forskud, der

omfatter indberetning og behandling af forskudsopgørelser, systemet BYS, hvorfra

børnefamilieydelser administreres, samt systemet FAS DFLS, der beregner og behandler

lønindeholdelser. Systemerne er ikke økonomisystemer, men beregningssystemer.

Derudover har ToldSkat også systemer af mere driftsmæssig karakter. F.eks. styres

al debitor-/kreditorbogføring og afregning i forhold til leverandører i ToldSkats

SAP-system.

På samme måde som for virksomhedsskattesystemerne kanaliseres alle udbetalinger

på personskatteområdet via Statens KoncernBetalinger (SKB) som konto-til-kontooverførsler

eller checkudbetalinger.

56


kpmg

Indbetalinger omfatter bl.a. personskat (B-skat, restskat og frivillige indbetalinger).

Indbetaling kan ske via indbetalingskort, via homebanking eller via PBS Betalings-

Service.

57


kpmg

Systemdata

Indbetalingstyper

4. Resultater af spørgeskemaundersøgelsen

I dette kapitel gengiver vi især de generelle resultater af vor spørgeskemaundersøgelse.

I kapitel 5 refererer vi vore data mere detaljeret og fokuseret på enkelte emner,

men i dette kapitel giver vi et samlet overblik. Det dækker:

• Indbetalinger til det offentlige. Omfanget af indbetalinger er opgjort i kr. og i

antal transaktioner og fordeles på betalingstyper. Desuden beskriver vi omfanget

af fejlbehæftede indbetalinger.

• Udbetalinger fra det offentlige. Omfanget af udbetalinger er opgjort i kr. og i

antal transaktioner og fordeles på betalingstyper. Desuden beskriver vi, hvor

mange udbetalinger der afvises.

En del af de oplysninger, som vor spørgeskemaundersøgelse har resulteret i, kan

sammenlignes med enkelte data, vi har modtaget af andre kanaler om antal ind- og

udbetalinger fordelt på betalingstyper. Vi sammenligner vore oplysninger, især for

at undersøge validiteten af data fra vor undersøgelse.

Kapitlet viser et udpluk af de oplysninger, som ligger til grund for analyserne i kapitel

5. En række andre oplysninger - f.eks. om betalingsinformation og rykkere -

er alene behandlet i kapitel 5.

4.1 Indbetalinger til det offentlige

Et afgørende formål med at vurdere optimeringsmulighederne i den offentlige sektors

betalingsformidling er at kunne pege på, hvordan transaktionskrævende betalingstyper

kan erstattes af andre, mindre transaktionskrævende typer. Derfor er vor

undersøgelse bygget op om identifikation af forskellige typer af betalinger, som har

forskelligt ressourceforbrug, og hvor man kan ændre ressourceforbruget ved at gå

fra den ene betalingstype til en anden.

58


kpmg

I vor undersøgelse har vi skelnet mellem følgende indbetalingstyper:

• Kontantbetalinger, som modtages af medarbejdere ved et indbetalingssted, og

som manuelt konteres i økonomisystemet

• Betalingskort, som modtages af medarbejdere ved et indbetalingssted

• Checks, som modtages med posten eller af medarbejdere ved et indbetalingssted,

og som manuelt konteres i økonomisystemet

• Indbetalingskort (giro/FIK), som modtages elektronisk, men som konteres manuelt

i økonomisystemet (f.eks. +01, +73)

• Indbetalingskort (giro/FIK), som modtages elektronisk, og som maskinelt konteres

i økonomisystemet (f.eks.+04, +71, +75)

• Konto-til-konto-betaling, som modtages elektronisk, men som konteres manuelt

i økonomisystemet (f.eks. betaling fra netbank)

• Konto-til-konto-betaling, som modtages elektronisk, og som maskinelt konteres

i økonomisystemet (f.eks. modtaget fra PBS)

• Internetbetaling, dvs. betaling med betalingskort på egen hjemmeside, som

modtages elektronisk over internettet.

59


kpmg

Mængden af

indbetalinger

Tabel 4.1

Indbetalinger fordelt på

betalingstype

Antal

registrerede

transaktioner Kontant

Tabel 4.1 nedenfor viser omfanget af indbetalinger opgjort i antal transaktioner og i

mia.kr.

Dankort /

andre bet.kort

Check

Giro/FIK

manuel

behandling

Kto til kto

manuel

behandling

Giro/FIK

maskinel

behandling

Kto til kto

maskinel

behandling

Dankort

via. egen

hj.-side I alt

(t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.)

Kommuner 103 37 84 123 338 2.175 7.128 11 9.999

Amter 0 0 20 109 16 280 3 0 428

Staten 829 1.339 1.888 1.167 1.026 7.347 8.230 2 21.828

I alt 932 1.375 1.992 1.399 1.381 9.802 0 15.361 13 32.255

Relativ fordeling

(pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (t.stk.)

Kommuner 1% 0% 1% 1% 3% 22% 71% 0% 10.240

Amter 0% 0% 5% 25% 4% 65% 1% 0% 428

Staten 4% 6% 9% 5% 5% 34% 38% 0% 21.828

I alt 3% 4% 6% 4% 4% 30% 48% 0% 32.496

Beløb

(m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.)

Kommuner 784 460 620 974 4.470 18.150 32.394 9 57.861

Amter 0 0 327 3.019 14.339 6.171 240 0 24.097

Staten 24.055 5.305 50.153 61.487 12.586 360.480 270.743 4 784.813

I alt 24.839 5.765 51.100 65.479 31.396 384.802 303.377 13 866.771

Vi estimerer, at den offentlige sektor i 2002 modtog i alt ca. godt 32 mio. indbetalinger

på anslået i alt ca. 867 mia.kr. Langt hovedparten af indbetalingerne skete

enten konto-til-konto med maskinel behandling eller via indbetalingskort (giro/FIK).

På trods af at omfanget af automatiserede indbetalinger er stort, håndterer

især staten fortsat et stort antal indbetalinger, som kræver manuel behandling, herunder

f.eks. knap 1,9 mio. checks, godt 1,1 mio. manuelle indbetalingskort og 1,0

mio. manuelle kontooverførsler. De internetbaserede betalinger udgør et så forsvindende

lille tal, at vi ikke behandler disse yderligere i de efterfølgende analyser.

60


kpmg

Fejl

Tabel 4.2

Fejlbehæftede

indbetalinger fordelt på

betalingstype

Tabel 4.2 viser, hvor mange fejlbehæftede indbetalinger der estimeres at være for

hver betalingstype.

Dankort /

Giro/FIK Kto til kto Giro/FIK Kto til kto Dankort

andre bet.-

manuel manuel maskinel maskinel via. egen

Fejlbehæftede indbetalinger Kontant kort Check behandling behandling behandling behandling hj.-side I alt

(pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (stk.)

Kommuner 0% 1% 5% 35% 11% 24% 24% 0% 23.581

Amter 0% 0% 2% 91% 0% 8% 0% 0% 2.888

Staten 5% 1% 40% 6% 7% 37% 4% 0% 168.269

I alt 8.394 2.348 68.137 20.963 13.791 68.654 12.374 78 194.738

Figur 4.1

Fejlprocent pr.

betalingstype

4,0%

2,0%

0,0%

0,6% af indbetalingerne vurderes at være fejlbehæftede. Som det ses af figur 4.1, er

der især fejl med checks, mens der - relativt betragtet - er særdeles få fejl med konto-til-konto-indbetaling,

som behandles maskinelt.

0,9%

0,2%

Kontant

Dankort / andre bet.-kort

3,4%

1,5%

Check

Giro/FIK manuel behand...

1,0%

Giro/FIK maskinel beha...

Kto til kto manuel behan...

0,7%

Kto til kto maskinel beh...

0,1%

Dankort via. egen hj.-side

0,6%

0,6%

I alt

61


kpmg

Figur 4.2

Andel af indbetalinger og

andelen af fejl

60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

Man kan også udregne andelen af fejl for hver af de forskelle betalingstyper sammenholdt

med den relative fordeling af transaktioner mellem betalingstyper. Denne

sammenligning fremgår af figur 4.2.

3%

11%

4%

Kontant

Dankort / andre bet.-kort

2%

6%

41%

4%

Check

Giro/FIK manuel behandling

18%

4%

Kto til kto manuel behandling

12%

30%

Giro/FIK maskinel behandling

8%

48%

Kto til kto maskinel behandling

1%

0%

Dankort via. egen hj.-side

7%

Andel af indbetalingstransaktioner Andel af fejl

I figur 4.2 er det især tre betalingstyper, som falder i øjnene:

• Checks. Checks anvendes ved 6% af indbetalingerne, men er kilde til 41% af

de fejlbehæftede indbetalinger.

• Konto-til-konto med maskinel behandling. Det er karakteristisk, at konto-tilkonto-indbetalinger

med maskinel behandling anvendes ved næsten halvdelen

af indbetalingerne, men kun er kilde til 1% af fejlene. Det er entydigt den betalingstype,

der har den laveste fejlprocent.

• Giro/FIK med maskinel behandling. Maskinelle indbetalingskort er den type

betaling, der er anvendt næstmest. Fejlprocenten er på niveau med flere andre

betalingstyper (jf. figur 4.1 og 4.2).

For de fleste andre betalingstyper er der en rimelig "balance" mellem antallet af

transaktioner og antallet af fejl. Men det er markant så mange fejl, der er med

checks, og hvor få der er med konto-til-konto-betaling med maskinel behandling.

Disse tal er naturligvis en af indikatorerne for, hvilke transaktionstyper der er mest

optimale, da fejlretninger er noget af det, der koster ressourcer - og det er i al ho-

62


kpmg

vedsagelighed personaleressourcer. Hvor lang tid, det tager at rette fejlene, varierer

naturligvis fra betalingstype til betalingstype, da fejltyperne ikke er ens.

4.2 Udbetalinger fra det offentlige

4.2.1 Udbetalingstyper

Vi skelner mellem følgende udbetalingstyper:

• Kontant

• Dankort eller andre betalingskort (f.eks. køb på internettet)

• Checks

• Betalinger via en betalingskørsel overført til SKB eller andre pengeinstitutter

• Betalinger via PBS

• Enkeltvise manuelle udbetalinger via Jyske Net Erhverv eller andre pengeinstitutters

netbank

• Medarbejdere, der foretager fysisk betaling på posthuset eller i et pengeinstitut.

Tabel 4.3 viser, hvordan den offentlige sektors udbetalinger fordeler sig på typer.

Det fremgår, at den offentlige sektor foretog 59 mio. udbetalinger i 2002 på anslået

i alt 797 mia.kr. Kommunerne stod for langt størstedelen af udbetalingerne, i alt

knap 47 mio. transaktioner. 2

2 Når amtet i vor undersøgelse har angivet ikke at udbetale kontanter, hænger det sammen

med, at amtet har angivet ikke at have kontantkasser. Denne selvangivelse har vi valgt at

se bort fra, som det vil fremgå af senere afsnit.

63


kpmg

Tabel 4.3

Udbetalinger fordelt på

betalingstype

Antal

registrerede

transaktioner Kontant

Dankort /

andre bet.kort

Check

SKB /

Pengeinstitut

PBS

Enkeltvis

manuel

behandling

Fysisk

betaling

posthus, PI I alt

(t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.) (t.stk.)

Kommuner 439 17 1.157 19.788 25.440 1 1 46.844

Amter 0 0 5 8 1.375 0 0 1.388

Staten 59 2 2.425 8.523 70 93 0 11.172

I alt 498 19 3.588 28.319 26.885 94 1 59.404

Relativ fordeling

(pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (pct.) (stk.)

Kommuner 1% 0% 2% 42% 54% 0% 0% 46.840

Amter 0% 0% 0% 1% 99% 0% 0% 1.388

Staten 1% 0% 22% 76% 1% 1% 0% 11.172

I alt 1% 0% 6% 48% 45% 0% 0% 59.400

Beløb

(m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.) (m.Kr.)

Kommuner 3.358 0 14.723 319.214 177.792 427 8 515.521

Amter 0 0 109 11.964 35.457 0 0 47.530

Staten 29 29 65.779 156.393 720 11.084 1 234.036

I alt 3.388 30 80.610 487.571 213.969 11.511 9 797.088

Sammenligning ikke

muligt

93% af udbetalingstransaktionerne skete ved hjælp af SKB, et pengeinstitut eller

PBS.

Det sker sjældent, at den offentlige sektors udbetalinger afvises. Det vurderes at

være sket for 0,08% af udbetalingerne i 2002.

4.3 Systembetalinger

De estimater, vi har præsenteret ovenfor, er baseret på vor spørgeskemaundersøgelse,

hvor udvalgte statslige, amtslige og kommunale myndigheder har selvangivet

mængden af transaktioner og en række andre oplysninger om deres betalingsformidling.

Disse data har vi skaleret op til landsplan.

Nogle af de aggregerede resultater kan også nås ad anden vej. F.eks. er omfanget af

udbetalinger opgjort via SKB og Offentlig Betalingsservice (OBS), og andre resultater

har vi modtaget fra KMD og Jyske Bank.

Det er dog ikke muligt at sammenligne spørgeskemaundersøgelsens resultater direkte

med oplysningerne fra de nævnte betalingssystemer. For statens vedkommende

skyldes det, at en række betalinger ikke indgår i undersøgelsen. Det gælder

f.eks. dagpengeudbetalinger og lønudbetalinger. For kommunernes vedkommende

er det ikke muligt at sammenligne, fordi selvangivelserne efter vor vurdering ikke

er fuldstændige, hvorved omfanget af betalinger underestimeres. Sammenligning

64


kpmg

Status SKB

Faktiske betalinger

Tabel 4.4

Udbetalinger samt

udbetalingstyper i SKB

mellem de følgende tabeller og tabel 4.1 og 4.3 skal derfor foretages med varsomhed.

4.3.1 Statens KoncernBetalinger (SKB)

På trods af intentioner om at afvikle alle statslige betalinger via SKB er den nuværende

status, at kun udbetalinger gennemføres i SKB. Vanskelighederne med at få

indbetalingerne henlagt til SKB hænger primært sammen med ToldSkat, som står

for størstedelen af de statslige indbetalinger. ToldSkat har på grund af eksisterende

aftaler med BG Bank om bl.a. giroindbetalingsløsninger med angivelsesfunktionalitet

ikke ønsket at overgå til SKB.

Blandt de udbetalinger, der gennemføres i SKB, er der i nedenstående tabel vist,

hvordan de fordeler sig på de forskellige betalingstyper.

SKB 1)

Udbetalingsart 2)

Antal

(1.000 stk.) Beløb (mia.kr.) Antal (%) Beløb (%)

Kto-kto-overførsler 3)

17.200 389 76% 90%

Fælles- eller girokort 797 15 4% 3%

Checkbetalinger 4.571 31 20% 7%

Totalt 22.569 435 100% 100%

1) Tallene er 2003-tal. Tallene er beregnet ud fra faktiske tal for 1. halvår 2003, der er ganget med 2.

2) Udbetalingstransaktioner via PBS-produkterne LeverandørService og BetalingsService er udeladt pga. et

ubetydeligt antal transaktioner.

3) Ifølge Jyske Banks dataudtræk udgør alle kto-til-kto-overførsler årligt 777,6 mia.kr. Heraf er 112,6 mia.kr. interne

overførsler mellem SKB-konti, ca. 240 mia.kr. er tolvtedelsafregninger, og ca. 36 mia.kr. er bloktilskud til kommuner

og amter. Fratrækkes disse tal, fås et samlet tal for kto-til-kto-overførsler på 388,9 mia.kr.

Kilde: Jyske Bank

Tabellen viser, at størstedelen af udbetalingerne i SKB sker som konto-til-kontooverførsler,

mens antallet af checkudbetalinger andrager 20% af det totale antal udbetalinger.

65


kpmg

Faktiske betalinger

Tabel 4.5

Konto-til-kontoudbetalinger

fra OBS

KMD Debitor

Tabel 4.6

Fordelingen mellem

indbetalingstyper i KMD

Debitor

4.3.2 Offentlig Betalingsservice (OBS)

Nedenstående tabel viser antallet og den beløbsmæssige værdi af de konto-tilkonto-udbetalinger,

der i dag sker fra OBS.

OBS 1)

Udbetalingsart 2)

Antal (1.000 stk.) 3)

Beløb (mia.kr.) 3)

Kto-kto-overførsler 13.027 68

1) Tallene er 2003-tal. Tallene er beregnet ud fra faktiske tal juni 2003, der er ganget med 12.

2) Tallene omfatter netto sociale ydelser, ekskl. skat og betaling af AM-bidrag til ToldSkat.

3) Københavns kommune indgår ikke i tallene. De andrager alene ca. 1,2 mio. transaktioner

årligt

Kilde: Jyske Bank

4.3.3 KMD

Nedenstående tabel opsummerer brugen af de forskellige opkrævnings- og indbetalingstyper

i KMD Debitor.

Indbetalingsart Indbetalinger (1.000 stk.) Indbetalinger (mia.kr.)*

BetalingsService/kto-til-kto 15.904 37,2

Giro/FIK 3.706 22,7

Kontant inkl. check 2)

KMD Debitor

2.239 12,2

Total 21.849 72,1

1)

1) Tallene er estimater for 2003. Tallene er beregnet ud fra faktiske tal for jan.-juni 2003, der er ganget med 2.

2) Kontant inkl. checkindbetalinger sker på baggrund af et udskrevet indbetalingskort fra KMD Debitor

Kilde: www.kmd.dk

66


kpmg

KMD Udbetaling

Tabel 4.7

Udbetalinger fra

kommunale systemer,

maj 2003

Nedenstående tabel viser antallet af betalinger, der genereres fra de sociale fagsystemer

på en måned, og hvordan de udbetales. Tallene er for maj 2003 3 .

Fagsystem Bank*

Udbetalingsform

Check Kontant Antal

Dagpenge (DP) 79% 18% 3% 116.750

Dagpenge (DP) - virksomhed 4% 94% 2% 49.750

Bistand (BIS) 90% 5% 5% 500.000

KMD-aktiv 90% 5% 5% 89.500

Børn og Voksne (B&V) 88% 7% 6% 12.949

Sociale pensioner (SOP) 96% 2% 2% 991.558

Delpensioner - (DEP) 90% 0% 10% 1.975

Børneydelse - (BYS) 82% 18% 0% 240.300

Børnegydelse (BYS) - børnetilskud 87% 13% 0% 60.055

Boligstøtte (BOS) 98% 1% 2% 137.610

Boligydelse (BOY) 97% 1% 2% 132.066

Underholdsbidrag (UHB) 90% 9% 1% 78.506

I alt 90% 7% 3% 2.411.019

* Bank dækker residualet i forhold til check og kontant, dvs. PBS, giro og kto-til-kto

Kilde: KMD

Omregnet til årsbasis forekommer der ca. 29 mio. udbetalinger hvert år, hvoraf 90%

er PBS, giro eller konto-til-konto-transaktioner, 7% udbetales via checks, og de resterende

3% udbetales kontant. Normalt adviseres borgeren om betalingen pr. brev

eller via e-Boks.

4.4 Konklusion

Om dette kapitel kan det konkluderes, at:

• Den offentlige sektor - estimeret - modtog indbetalinger på 867 mia.kr. i 2002.

Beløbet kom fra ca. 32 mio. indbetalinger. Langt de fleste indbetalinger - 77%

- sker via indbetalingskort (giro/FIK) eller konto-til-konto og bliver derefter

maskinelt behandlet.

• Knap 0,2 mio. indbetalinger - svarende til 0,6% - er behæftede med fejl. Især

checks er problematiske, da 41% af fejlene vurderes at skyldes checks, mens

dette betalingsmiddel kun anvendes i forbindelse med 6% af indbetalingerne.

• 797 mia.kr. vurderes det, at den offentlige sektor har udbetalt i 2002 fordelt på

59 mio. transaktioner. 93% af udbetalingerne foregår via SKB, et pengeinstitut

eller PBS.

3 Det skal bemærkes, at der for børneydelser (BYS) og børnetilskud oprindeligt er tale om

kvartalstal. Der er derfor gennemført en korrektion, så de omtrentlige månedstal kan aflæses.

67


kpmg

5. Optimeringspotentialer

5.1 Indledning

Dette kapitel handler om, i hvilken udstrækning der kan skabes øget råderum for

den offentlige sektor ved at optimere betalingsforvaltningen.

Overordnet er det stort set disponeret efter de forskellige betalingsformer og henholdsvis

ind- og udbetalinger. Der er altså særskilte afsnit for kontanter (ind/ud),

checks (ind/ud), indbetalingskort, betalingskort og konto-til-konto-betalinger (ind/

ud). Hertil kommer to afsnit om rykkere og om betalingsrelateret information.

Alle afsnittene er bygget ens op. Meget kort sagt er der fire grundspørgsmål: (1)

Hvad er situationen? (2) Kan det gøres bedre? (3) Hvad kan der spares? (4) Hvad

skal man gøre?

De fire trin i analysen er illustreret i figuren nedenfor. De skal dog hver især omtales

mere detaljeret, før selve analyserne går i gang.

68


kpmg

Figur 5.1

Systematikken i de enkelte

afsnit

1. Udgangspunktet

Udbredelse?

Hvorfor er det suboptimalt?

Hvad koster det?

Udgangssituationen

Optimum/løsninger/målet

3. 3. Optimeringspotentiale

Optimeringspotentiale

Udgangspunktet behandles i to trin:

4. Tiltag

Hvad er barriererne?

Hvad kan man gøre?

2. Optimum

Hvilke systemer?

Hvad koster det?

• Udbredelse. Først gengiver vi resultaterne af vor spørgeskemaundersøgelse

med fokus på det betalingsmedie, der er i fokus, f.eks. indgående checks; eventuelt

kombineret med resultater af supplerende research. Vi giver også eksempler

på, hvor fænomenet optræder. Hvor er det f.eks., man indbetaler med

checks? Er det i kommuner eller staten? Er det virksomheder eller borgere?

Etc.

• Hvorfor er det suboptimalt? Vi stiller skarpt på, hvori det uhensigtsmæssige

ved betalingsmediet består? Hvad er det, der gør kontanter, checks og indbetalingskort

mindre optimale end fuldt elektroniske betalingstransaktioner?

Herefter beskriver vi den ideale situation? Hvordan ser den ud? Helt generelt er

den ens i alle afsnit: Automatisk, digital m.v., men det optimale kan fremstilles i

mere konkrete skikkelser i forbindelse med de enkelte betalingsmedier:

• Hvornår er xx optimalt? Et givet betalingsmedie er ikke nødvendigvis kun

suboptimalt. F.eks. har kontant betaling eller betaling med kort fordele i givne

situationer. Det er derfor ideelt at bevare visse betalingstyper i bestemte situationer.

• Systemer. Vi beskriver (med reference tilbage til kapitel 3) de systemer, der

muliggør en optimal betalingsforvaltning på det givne område. Hvad er det for

systemer? Hvad er deres funktioner? Anvendes de allerede i det offentlige?

Hvor?

• NemKonto. Vi vil løbende overveje, om - og i givet fald hvordan - Finansministeriets

lovudkast om NemKonto vil bidrage til en optimal betalingsformidling.

Hvilke problemer løser det, hvilke løser det ikke?

69


kpmg

Optimeringspotentialet

Tiltag

Kontanter og

betalingskort

I det tredje trin estimerer vi, hvad der kan spares ved at bevæge sig fra udgangspunktet

til idealtilstanden. Det gøres ved at sammenligne estimerede omkostninger

ved begge tilstande og trække dem fra hinanden. Omkostningerne består i princippet

af tre elementer: Procesomkostninger (procedurer og rutiner), direkte omkostninger

(porto, gebyrer) og rente (tab/gevinst ved anvendelse af de respektive ind- og

udbetalingsformer).

En ting er, at der i princippet kan spares en given sum penge ved at omlægge betalingstransaktioner

fra et medie til et andet, fra manuelle, ikke-digitale til automatisk

digitale; men hvordan aktualiserer man i praksis potentialet? Hvorfor har man ikke

allerede implementeret de optimale betalingsformer? Dette perspektiv anlægges i

analysens sidste, fjerde trin:

• Barrierer. Først angiver vi, hvad der efter vor opfattelse er de vigtigste barrierer

for at realisere de potentielle optimeringspotentialer. .

• Tiltag. Herefter diskuterer vi, hvilke midler man kan tage i anvendelse for at

realisere potentialerne og nedbryde barriererne.

Analyserne på dette fjerde trin forbliver overordnede.

Endelig vil vi i hvert afsnit fremhæve vore konklusioner og anbefalinger.

5.2 Kontantkasser

I de følgende afsnit analyserer vi optimeringspotentialet vedrørende håndtering af

kontanter og kontantkasser. Vi følger her en anden fremstillingsform end ved analyse

af de andre betalingsformer (checks, indbetalingskort og konto-til-kontooverførsler).

Vedrørende de andre betalingsformer har vi en samlet fremstilling af

optimeringspotentialet for hele den offentlige sektor, men når det gælder kontanter

og kontantkasser har vi været nødt til at adskille fremstillingen i henholdsvis staten

den ene side og kommuner og amter på den anden. Vi har anvendt to forskellige

metoder i vore beregninger for staten på den ene side og kommuner og amter på

den anden side, da vor dataundersøgelse resulterede i så ufuldstændige data vedrørende

kommuner og amter, at vi har måttet skaffe alternative data og foretage alternative

beregninger.

I det følgende vil vi først behandle situationen i staten, og her vil vi skille analysen

ad i ind- og udbetalinger, idet vort datagrundlag har denne distinktion. Det svarer

til afsnit 5.3 og 5.4. Til sidst vil vi analysere amter og kommuner i afsnit 5.5.

En del af de principielle betragtninger om, hvorfor betaling med kontanter og betalingskort

er suboptimal, vil fremgå af afsnittene om staten.

5.2.1 Afgrænsninger?

Med kontanter og kontant betaling mener vi rede penge, dvs. mønter og sedler og

betaling med det samme.

Vore analyser i disse afsnit omfatter dog også betaling med betalingskort (Dankort

m.v.), idet der praktisk talt er de samme problemstillinger og omkostninger forbundet

med de to betalingsformer. Når vi fremstiller vore data, vil vi dog hele tiden

fremstille data for de to betalingsformer separat.

70


kpmg

Hvad er en kontantkasse?

Udbetalingernes omfang

Vore analyser omfatter kun kassefunktioner med relation til borgere og/eller virksomheder.

Vor undersøgelse omfatter ikke:

1 Interne kasser. Interne udlægs- og institutionskasser hos myndighederne er

ikke en del af undersøgelsen, herunder kasser til rejseafregning m.v.

2 Billetluger. Betaling ved billetluger i f.eks. svømmehaller, teatre eller museer,

hvor beløb ikke indbetales sammen med angivelse af personrelaterbare oplysninger,

er heller ikke omfattet af vor undersøgelse. Det skyldes en antagelse af,

at betaling med kontanter eller betalingskort her er hensigtsmæssig, bl.a. fordi

billetlugepersonalet også leverer yderligere service over for betaleren. Visse

steder er den personlige betjening dog afløst af billetautomatsystemer m.v.,

f.eks. DSB-stationer m.v., men diskussion af hensigtsmæssigheden heraf er ikke

en del af vor undersøgelse.

5.3 Kontanter - udbetalinger i staten

I dette afsnit ser vi på udbetalinger fra staten.

5.3.1 Udbredelse af kontante udbetalinger

Staten har omkring 370 kontantkasser alene hos politiet, ToldSkat og domstolene.

Derudover har mange statsinstitutioner en eller flere kontantkasser, der primært benyttes

til drift (dvs. småindkøb) og i nogle tilfælde til fysisk modtagelse af et begrænset

antal typer af indbetalinger, eksempelvis ved salg af publikationer.

I staten udgør de kontante udbetalinger i alt 29 mio.kr. fordelt på 59.000 transaktioner.

Disse udbetalinger kan især henføres til følgende:

1 ToldSkat. I ToldSkat udbetales der et mindre beløb - ca. 4,3 mio.kr. - kontant

vedrørende f.eks. driftsmæssige indkøb. Værdien dækker over samlet 155

transaktioner. Tidligere udbetalte man også for meget opkrævede beløb i forbindelse

med inddrivelse (lønindeholdelse eller modregning i overskydende

skat) kontant, men det er afskaffet fra 2002 og udgjorde ca. 5,1 mio.kr.

2 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri (MFLF). I MFLF er der

700 antal udbetalinger til en samlet værdi på 6,4 mio.kr. I Danmarks JordbrugsForskning

foretages der ca. 200 stk. kontante udbetalinger på gennemsnitligt

12.857 kr., og i Danmarks Fiskeriundersøgelser foretages der 439 kontante

udbetalinger af gennemsnitligt 5.734 kr.

3 Domstolene. På domstolsområdet er der mange mindre udbetalinger: Ca. 12,7

mio.kr. fordelt på ca. 56.000 udbetalinger. De dækker vidnegodtgørelse og refundering

af udlæg i forbindelse med retssager (f.eks. tolkebistand og lignende).

Pr. vidnegodtgørelse udbetales typisk 80 kr., og i 2002 udbetalte domstolene

10 mio.kr. i vidnegodtgørelse.

Der er naturligvis også udbetalinger andre steder.

71


kpmg

Betalingskort

Eksempler på nødvendighed

af kontant

udbetaling

Udlægskasser

5.3.2 Hvorfor er det suboptimalt at udbetale med kontanter?

Der er en række grunde til, at kontanter ofte er uhensigtsmæssige som udbetalingsmedie:

1 Personlig betjening. Kontante udbetalinger forudsætter, at betalingen sker

mellem personer. Det kræver altså ansatte. Disse ansatte kan ikke planlægge

udbetalingen, men må udbetale, når kreditor vælger at møde op 4 . Ofte skal der

også udstedes kvittering til modtagerne, og ofte skal der mindst være to personer

i lokalet, når kassen betjenes/er åben.

2 Kassebeholdning. Der skal løbende være en beholdning til rådighed til brug

for omveksling ved udbetalinger. Derudover skal overskydende kontanter opbevares

betryggende, de skal optælles hver dag og eventuelt transporteres hen

til deponering i et pengeinstitut, hvad der også koster penge.

3 Rentetab. Pengene skal hentes i et pengeinstitut forud for selve udbetalingen.

Det medfører, at der typisk er en til to dages rentetab i forhold til udbetalingstidspunktet.

I tillæg vil der være behov for en løbende kassebeholdning, som

aldrig forrentes.

4 Sikkerhed for borgere. Ved udbetaling af kontanter løber beløbsmodtageren

en sikkerhedsmæssig risiko i forhold til overfald, tab af pengene eller lignende.

5 Sikkerhed for medarbejdere. Af sikkerhedsmæssige årsager skal kontantbetaling

ved kasser være sikrede områder, dvs. overvåget og afskærmet, og transport

til/fra optællingssteder kræver udgifter til foranstaltninger, der kun er dedikeret

til kontanthåndteringen. Derudover kan alene tilstedeværelsen af kontanter

foranledige en vis urolighed - pengene ligger lige foran, men bliver ikke altid

udbetalt i den ønskede mængde. Ved at fjerne kontanterne reduceres denne

pressionsfaktor over for sagsbehandlere og rådgivere.

Kontanter er således set fra et optimeringsperspektiv et utidssvarende udbetalingsmedie,

hvis anvendelse i videst muligt omfang bør begrænses.

Anvendelse af betalingskort er nemt for indbetaleren og efter manges opfattelse

nemmere end betaling med kontanter. For modtagerne gør det dog ikke den store

forskel hvad ressourceforbruget angår. Således gælder de ressourcerelaterede forhold

nævnt under punkterne 1 og 3 ovenfor også for betalingskort.

5.3.3 Løsninger

I visse situationer er kontante udbetalinger dog formentlig fortsat nødvendige. I vor

kortlægning er vi stødt på nedenstående eksempler.

Der kan være udbetalinger, som bliver unødigt komplicerede ved konto-til-kontooverførsler,

som fordrer, at en række informationer er til stede. Således vil små udbetalinger

til forretninger, transport m.v. være uhensigtsmæssige at foretage kontotil-konto.

Det gælder således mange små udlæg fra daginstitutioner og andre institutioner,

f.eks. til mad, transport og lignende, hvor det kan have et pædagogisk formål,

at institutionen handler ind med klienterne. Disse betalinger skal til gengæld

4

Selv om overskydende tid oftest benyttes til udførelse af andre arbejdsopgaver, kan der

ikke opnås en optimal ressourceanvendelse af kassemedarbejdernes arbejdstid.

72


kpmg

Positivliste

NemKonto

Omkostninger pr. enhed

Omkostninger i dag

De fremtidige

omkostninger

Optimeringspotentiale

NemKontoens effekt

ikke nødvendigvis ske ved hjælp af kontanter, men kunne muligvis ske mere hensigtsmæssigt

ved hjælp af betalingskort.

Disse - og muligvis andre lignende eksempler - bør dog ikke gælde som generel

amnesti for fortsat at foretage kontante udbetalinger. I stedet kunne man f.eks. udarbejde

en positivliste, hvor det angives, i hvilke afgrænsede tilfælde kontant udbetaling

er hensigtsmæssig; alternativt kunne man udforme et princip med tilhørende

eksempler, der angiver anvendelsesområdet for kontantudbetalinger.

Løsninger, der kan eliminere kontante udbetalinger fra det offentlige

Finansministeriets lovudkast er baseret på en NemKonto. Hvis alle borgere og

virksomheder har en sådan, vil udbetalinger fra det offentlige som udgangspunkt

kunne ske konto-til-konto. I de eksempler på kontante udbetalinger, vi har anført

ovenfor, og som dækker de allerfleste udbetalinger fra det offentlige, kan vi ikke se

nogen hindringer for, at praktisk talt alle udbetalinger kan ske til en NemKonto. I

alle tilfælde er der tale om udbetalingsområder, hvor der allerede er konto-til-kontobetalinger,

og hvor der således er udbredte eksisterende systemer til at håndtere

overførslerne.

5.3.4 Optimeringspotentialer

Vi skønner, at en kontant udbetaling i gennemsnit koster ca. 43. kr. Estimatet baserer

vi på omkostninger forbundet med personlig betjening, kontrol, optælling og

udbetaling m.v., hvortil kommer overhead-omkostninger til kontorarealer og andre

faciliteter som skrivebord m.v. Oveni de 43 kr. kommer et rentetab, der afhænger

af beløbets størrelse.

Blandt de deltagende institutioner har bl.a. ToldSkat, Domstolsstyrelsen, Amtsrådsforeningen

og Kommunernes Landsrådsforening kommenteret de af KPMG oplistede

procesflow og tilhørende estimater af ressourceforbrug pr. enhed. Af metodiske

grunde er det valgt at fastholde de af KPMG angivne estimater, da de skal betragtes

som gennemsnit for alle offentlige betalingstransaktioner. Konkrete indvendinger

til procestider og -flow vil fremgå af de omhandlede afsnit og bilag.

Hvad kan man spare ved at lade de eksisterende kontante udbetalinger overgå til

konto-til-konto-betaling via en NemKonto? Som tidligere nævnt udbetaler staten i

dag ca. 29 mio.kr. fordelt på 59.000 transaktioner. Vi skønner, at de samlede omkostninger

ved at håndtere disse udbetalinger er ca. 2,9 mio.kr.

De fremtidige omkostninger er 5,67 kr. pr. transaktion, hvoraf de 0,67 kr. er direkte

omkostninger og de 5 kr. procesomkostninger. På baggrund af en transaktionsmængde

på 59.000 til en samlet værdi på 29 mio.kr. svarer de fremtidige omkostninger

til 0,4 mio.kr.

Hvis man omlægger alle kontantudbetalinger til konto-til-konto-overførsler, vil der

i staten kunne spares ca. 2,5 mio.kr. (2,9 mio.kr. minus 0,4 mio.kr.).

Forudsætningerne for denne beregning er, at (a) de hidtidige gennemsnitlige omkostninger

ved kontante udbetalinger er 43 kr., (b) konto-til-konto-betaling koster

ca. 5,67 kr., (c) transaktionsmængderne er som angivet, og (d) alle kontante udbetalinger

overgår til konto-til-konto-udbetaling.

Finansministeriets lovudkast aktualiserer umiddelbart optimeringspotentialet, da

kontantudbetalinger i de givne tilfælde erstattes af konto-til-konto-overførsler.

73


kpmg

Generelle barrierer

5.3.5 Barrierer for optimering

Man kan stille det generelle spørgsmål, hvorfor der eksisterer kontante udbetalinger

ud over de begrænsede tilfælde, vi ovenfor har nævnt som umiddelbart "nødvendige".

Hvorfor er der en række unødvendige kontante udbetalinger - som oven i købet

er bekostelige? Gennem vort arbejde har vi især mødt følgende synspunkter:

1 "Tradition". Institutioner kan vælge at udbetale kontanter, fordi betalingsmodtageren

foretrækker at modtage kontanter - af "vane". Dette er naturligvis

et gyldigt argument, og derfor skal man huske på, at der fra en NemKonto naturligvis

kan trækkes rede penge! Udbetalingen sker bare i banken og ikke fra

det offentlige.

2 Service. Mange opfatter det som en "service", at staten kan udbetale kontant,

hvis man af en eller anden grund ønsker det. Igen et helt legitimt synspunkt,

men der er her tale om en service, som ikke - i modsætning til andre ydelser -

nødvendigvis skal varetages af staten. Det er stadig en service at kunne overføre

penge til en konto, hvorfra der kan udbetales kontant, og der kan næppe tales

om en forringet service.

3 Krav om kontant betaling. Visse institutioner betaler deres leverandører kontant.

Man kan dog næppe forestille sig, at der er leverandører, der vil afvise

salg af varer eller ydelser, hvis der kun kan betales via en NemKonto, også selv

om det generelt vil indebære en vis leverandørkredit.

Heraf ses, at vi ikke finder rationelle argumenter for ikke at lade de fleste kontante

udbetalinger erstatte af udbetalinger til en NemKonto. Den mest gyldige forklaring

på kontantudbetalingernes eksistens er formentlig organisatorisk inerti.

5.3.6 Konklusioner

• Det offentlige udbetaler ca. 29 mio.kr. i kontanter via 59.000 transaktioner.

Dette beløb omfatter ikke små udbetalinger og er desuden meget konservativt

skønnet og kan let være flere gange større.

• Det koster i gennemsnit 43 kr. at foretage en kontant udbetaling. Det skyldes

især, at det kræver ansatte at udbetale, kassebeholdningen skal gøres op, penge

hentes og bringes, ofte skal der kvitteres for modtagelse m.v.

• Hvis man i stedet for kontant betaling anvender udbetaling direkte konto-tilkonto,

vil man kunne spare 2,5 mio.kr.

• I langt størsteparten af tilfældene er der hverken tekniske eller servicemæssige

forhindringer for at foretage konto-til-konto-overførsler. De allerfleste udbetalinger

sker på områder, hvor flertallet af udbetalinger allerede sker konto-tilkonto.

At pengene fremover skal hentes i en bank kan næppe anses for en serviceforringelse.

Finansministeriets lovudkast realiserer optimeringspotentialet.

74


kpmg

Omfanget af kontante

udbetalinger

Kontantkasser

Hvilke betalinger?

Anbefalinger

• Fra et optimerings- og serviceperspektiv anbefaler vi, at langt flertallet af de

eksisterende kontante udbetalinger fremover foretages konto-til-konto.

• Det forudsætter, at praktisk talt alle borgere/virksomheder har en konto - en

NemKonto.

• Det anbefales, at der udarbejdes en positivliste, der angiver enten som en udtømmende

liste eller som en eksemplificerende liste, hvornår kontante udbetalinger

anses for at udgøre en hensigtsmæssig offentlig forvaltning.

5.4 Kontanter - indbetalinger i staten

I dette afsnit analyserer vi de kontante indbetalinger til staten og i den forbindelse

også de statslige kontantkasser, som i al væsentlighed er kasser, der modtager betalinger.

5.4.1 Udbredelse af kontante indbetalinger

Vi skønner, at borgere/virksomheder indbetaler 24 mia.kr. i kontanter om året via

0,8 mio. transaktioner og 5 mia.kr. via 1,3 mio. betalingskorttransaktioner.

Nedenfor analyserer vi de statsinstitutioner, der især modtager indbetalinger via

kontanter og indbetalingskort: ToldSkat, politiet og domstolene.

ToldSkat

Der er en kontantkassefunktion i alle Told- og Skatteregioner og ved toldkontorer i

større havne og lufthavne, og her sker der kun indbetalinger. I alt har ToldSkat 35

regionale enheder, og de har alle en kontantkasse som en ud af mange andre funktioner.

ToldSkat estimerer, at der anvendes 52 årsværk i kasserne, og at medarbejderne

ved kontantkasserne anvender ca. 30% af deres arbejdstid på at modtage betalinger.

Arbejdsbelastningen varierer dog meget, især i løbet af en måned. Der er

"store dage" med spidsbelastning, og i disse perioder anvendes der ekstra medarbejdere.

Indbetalingerne angår for virksomhederne især A-skat, moms og afgifter. Borgerne

indbetaler især restskatter og frivillige indbetalinger - bl.a. fordi nogle kommuner

henviser borgerne til at indbetale hos Toldskat. Toldskats kontorer modtager også

en stor mængde indbetalinger af registreringsafgifter ved import af motorkøretøjer,

hvor udleveringen af nummerplader sker hos politiets motorkontorer. Desuden skal

Toldskat kunne modtage betaling for og udlevere bl.a. banderoler og stempelmærker,

hvilket dog kun omfatter en ret lille del af kontantkassernes ekspeditioner, men

som til gengæld kræver opretholdelse af et stort administrativt apparat.

ToldSkat er den statslige myndighed, der modtager flest kontanter: 23,9 mia.kr.

Det er ca. 81% af de kontante indbetalinger til staten. Der er ofte tale om relativt

store beløb, så opgjort som antal transaktioner er der tale om 8% af alle indbetalingstransaktioner,

svarende til 174.000 stk. Nedenstående tabel viser, på hvilke

områder ToldSkat især modtager kontante indbetalinger.

75


kpmg

Tabel 5.1

Indbetalinger til ToldSkat

(udvalgte)

Fogeder

Hvorfor?

Hvilke betalinger?

Indbetalinger Antal Beløb

Heraf

kontant

(1.000 stk.) (mio.kr.) (%)

Lønindeholdelse (virksomheder) 384 219 5%

Frivillige indbetalinger (borgere) 850 11.866 3%

Rykkere/restancer (virksomheder) 300 4.000 3%

Moms (virksomheder) 1.270 250.000 2%

Afgifter (virksomheder) 105 92.702 11%

A-skat (virksomheder) 2.135 330.000 0%

Udlevering af effekter (borgere) 22 542 100%

Lønsumsafgift (virksomheder) 275 4.000 1%

I alt 5.341 693.329 2%

I forbindelse med told- og skattefogedernes inddrivelse modtages en del kontante

betalinger, som fogeden afleverer og afregner i kontantkassen. Uden for kassens

åbningstid afleverer fogeden kontante pengebeholdninger i døgnbokse hos pengeinstitutter.

Der er ingen af de modtagne betalinger, der nødvendigvis skal indbetales kontant

eller via en kontantkasse, og kassefunktionen udgør derfor især en art service over

for borgere og virksomheder. Den fortsatte brug af kontantkasserne frem for andre

automatiserede løsninger skyldes ifølge ToldSkat en blanding af vaner, bekvemmelighed

og økonomisk tænkning, da en del kassefunktioner har let tilgængelig beliggenhed

og ikke pålægger betaleren gebyrer som posthuse og pengeinstitutter ved

betaling af f.eks. girokort.

Politiet

Der er 233 kontantkassefunktioner hos politiet. Politiet selv skønner, at der samlet

anvendes 32 årsværk på kassefunktioner. 5 Det svarer til 0,14 årsværk ved hver kasse.

Der foretages ingen udbetalinger ved kontantkasserne.

Kontantkasserne modtager især betalinger for køreprøver, kørelærerprøver, bøder,

nummerplader, vægtafgift og andre motorrelaterede betalinger samt indbetalinger af

gebyrer for udstedelse af pas, kørekort, bevillinger, specielle tilladelser m.v.

I alt modtager Rigspolitiet ca. 269 mio.kr. i kontante indbetalinger. Ca. 92% af disse

sker i forbindelse med pas og kørekort og nummerplader. Politiet modtager ca.

5 Det er ikke muligt nøjagtigt at opgøre politiets ressourceforbrug på indbetalinger. Der

blev i 2002 samlet anvendt 632 årsværk på produktion og sagsbehandling af de omfattede

områder. Ud fra politiets skøn medgår ca. 5% af ekspeditionstiden ved standardekspeditioner

til registrering af betalingen, og dermed anvendes ca. 32 af de ovennævnte 632 årsværk

til kassefunktionen.

76


kpmg

Tabel 5.2

Indbetalinger til Rigspolitiet

Personidentifikation

Samtidighedsprincippet

Udlevering af effekter

Domstolenes kontantkasser

Hvilke indbetalinger?

808 mio.kr. i alt vedrørende denne type ydelser - heraf 30% (242 mio.kr.) kontant.

På politistationen registrerer man betalingen elektronisk pr. ydelsestype. Landbetjente

registrerer dog manuelt.

Tabellen nedenfor viser, på hvilke områder der især sker kontant indbetaling.

Indbetalinger Antal Beløb

Heraf

kontant

(1.000 stk.) (mio.kr.) (%)

Salg af ydelser 1.629 808 30%

Almindelige køreprøver 175 98 23%

Parkeringsafgifter 64 30 0%

Bøder, sagsomkostninger m.v. 760 666 1%

Vægtafgifter m.v. 5.078 8.916 0%

I alt 7.705 10.519 7%

De fleste bøder - 99% - betales via girokort, men de kan betales kontant på politistationer

og hos landbetjenten.

Ved udstedelse og/eller fornyelse af pas, kørekort og visse tilladelser kræves det, at

der skal ske personligt fremmøde ved kontantkassen, så politiet kan sikre, at identitet,

underskrift og eventuelt indleveret billede er korrekt. Med hensyn til køreprøver

er det oftest kørelæreren, der ansøger på elevens vegne og bevidner vedkommendes

identitet.

Da en del af indbetalingerne til kontantkasserne er sammenkædet med personidentifikation

ved fremmøde eller udlevering af effekter, indbetales størsteparten af betalingerne

ved kontanter, checks eller Dankort.

Der gælder et samtidighedsprincippet mellem ansøgning og betaling, således at

ydelser først udføres, når betaling er registreret.

Nummerplader, prøvenummerplader m.v. udleveres direkte til kunden på motorkontoret.

Domstolene

Domstolene har ca. 100 kontantkassefunktioner. Alle dommerembeder under

Domstolsstyrelsen (Højesteret, Østre- og Vestre Landsret, Sø- og Handelsretten

samt 82 byretter) har som minimum en kontantkasse. Ved enkelte domstole er kassefunktionen

opdelt ud fra afdelinger/sagstyper, hvorfor der er flere kontantkasser.

Kassefunktionen er en del af bogholderiet, og medarbejderne anvender ifølge Domstolsstyrelsens

kun ca. 5% af deres arbejdstid på kassefunktionen. Der foretages

både ind- og udbetalinger ved kontantkasserne.

Domstolene modtager især kontanter i forbindelse med rets- og fogedafgifter, som

udgør 86% af domstolenes kontante indbetalinger. De øvrige indbetalinger vedrører

boafgifter og tinglysningsafgifter. Indbetalingerne ved domstolene er baseret på

77


kpmg

Er det nødvendigt?

Udbetalinger?

Betalingsform

samtidighedsprincippet, der i praksis betyder, at en sag først opstartes, når betaling

er registreret. Ved fogedsager indleveres kontante inddrivelser i kassen.

Der er ingen præcise opgørelser over volumen af modtagne kontanter, men ud fra

stikprøver foretaget af Domstolsstyrelsen selv skønnes det, at der ud af en samlet

indbetalingsmængde på 7,6 mia.kr. modtages ca. 4,6 mia.kr. pr. check, mens godt

600 mio.kr. fordeler sig på kontanter og Dankort. Det resterende beløb overføres

pr. giro eller indsættes direkte på rettens konto af indbetaler.

Der er ingen tvingende grunde til, at der modtages kontanter hos domstolene. En

tredjedel af indbetalingerne sker allerede i dag ved kontooverførsel til den pågældende

domstol. For den øvrige del af indbetalingerne er den mest udbredte praksis,

at indbetaler - typisk en advokat - vedlægger en check sammen med de sagsakter,

der indsendes.

Fra kasserne udbetales der især retshjælp, advokatsalærer (ved fri proces), udgifter

ved fogedforretning, vederlag til stævningsmænd, vidner, tolke, domsmænd m.fl.

samt egen drift.

De fleste udbetalinger sker elektronisk via netbanksløsninger, undtagen vidnegodtgørelse,

der ifølge domstolene lettest varetages ved kontant udbetaling, da betalingsmodtageren

fysisk er til stede.

5.4.2 Hvorfor er det suboptimalt at indbetale med kontanter?

Der er en række grunde til, at kontanter ofte er et uhensigtsmæssigt betalingsmedie:

1 Personlig betjening. Kontantbetaling kræver personlig betjening af de borgere

og virksomheder, der ønsker at betale kontant, herunder modtagelse af kontanterne,

udstedelse af kvittering m.v.

2 Deponering. Kontanter skal optælles dagligt, transporteres og deponeres i

pengeinstitut - der er således merudgifter til optælling i såvel myndighed som i

pengeinstitut (f.eks. ved deponering i døgnboks). Derudover skal der løbende

være en beholdning til rådighed til brug for omveksling ved indbetalinger.

3 Rentetab. De indbetalte beløb forrentes ikke, før de indbetales på en bankkonto.

Det medfører, at der typisk er to til tre dages rentetab i forhold til indbetalingstidspunktet.

I tillæg vil der være behov for en løbende kassebeholdning,

som aldrig forrentes.

4 Sikkerhed. Af sikkerhedsmæssige årsager skal kontante betalinger foregå i

sikrede områder, dvs. overvåget og afskærmet, og transport til/fra optællingssteder

kræver specielle foranstaltninger. I f.eks. ToldSkats kasser kan der være

en gennemsnitlig kassebeholdning på 25,0 mio. i én enkelt region, hvad der er

langt mere end den gennemsnitlige kontantbeholdning i en bankfilial. Dette

udgør en potentiel sikkerhedsrisiko for både midler og personale.

Ved Told- og Skatteregionernes kontantkassefunktioner rundt om i landet indbetales

der hvert år et milliardbeløb alene i kontanter. Det er ikke usædvanligt, at visse

typer af virksomheder møder op hos Told- og Skatteregionen for at indbetale Askatter,

moms og afgifter udelukkende i kontanter. Ved betaling af registreringsafgift

for motorkøretøjer importeret fra udlandet er det ligefrem en stor procentdel af

betalingerne, der betales i kontanter ved kassen.

78


kpmg

Hvornår er kontanter

optimale?

Fejlprofylakse

Indbetalingskort eller

udlevering af effekter

5.4.3 Løsninger

Der er en række sammenhænge, hvor det umiddelbart forekommer hensigtsmæssigt

med kontant betaling:

1 Billetluger. Ved indgangen til museer og teatre m.v. er det ofte hensigtsmæssigt

at kunne betale med kontanter. Billetluger er dog ikke en del af vort analysefelt.

2 Når man ikke har behov for at kende betalers identitet. Som udgangspunkt

er kontant betaling også hensigtsmæssig i situationer, hvor debitor/kreditorforholdet

ikke skal registreres i et økonomisystem, og hvor der i forvejen er en

personlig kontakt. Det er tilfældet ved billetluger, ved salg af varer på auktion,

salg af afgangsprojekter fra tekniske skoler og lignende.

3 Børn. Ovennævnte services benyttes af mindreårige, der således ikke har adgang

til betalingskort, eller hvor forståelse for penge knytter sig til oplevelsen

af kontanter frem for chip-kort (som Danmønt eller lignende).

4 Fogedsager. Der er behov for at kunne modtage kontanter i fogedsager. Ved

fogedsager, der afsluttes uden for almindelig åbningstid i ToldSkats kasser, vil

fogeden deponere provenuet i en døgnboks hos Jyske Bank (der administrerer

SKB), der herefter optælles og konteres på ToldSkats konto næste dag.

Ingen af de tilfælde, der her er nævnt, gælder for de indbetalinger, vi analyserer -

undtagen fogedsagerne, som har et marginalt antal.

Flere institutioner anfører, at betalinger ved skranken er med til at afhjælpe typiske

fejl (ukorrekte beløb, manglende oplysninger om fordeling af betalinger m.v.), da

kassepersonalet yder vejledning og indledende validering af betaling og eventuelle

tilknyttede informationer, inden systemmæssig registrering foretages. I det følgende

antager vi, at dette argument ikke er tilstrækkeligt til at forsvare opretholdelse af

kontantkasser, og at det fra en optimeringssynsvinkel er af marginal betydning.

Før vi diskuterer optimeringspotentialer, er det værd at skelne mellem nogle forskellige

indbetalingssituationer og diskutere forskellige løsningsmuligheder, hvis de

skal optimeres:

1 Indbetalingskort. Borgeren/virksomheden har modtaget et indbetalingskort

fra det offentlige.

2 Udlevering af effekter. Borgeren/virksomheden har ikke modtaget et girokort

på forhånd, men møder op hos en myndighed for at få en service eller entitet

(pas, nummerplade, bilsyn, matrikelkort, vaccination m.v.).

Ad 1) Indbetalingskort. I mange tilfælde beror indbetalingen på, at det offentlige

har fremsendt et indbetalingskort. Det sker, når det offentlige opkræver skatter, afgifter,

bøder, betalinger for ydelser osv. Fælles for alle disse situationer er, at det

offentlige gør opmærksom på sit krav, enten kun via et girokort eller via et girokort

og et brev, der forklarer kravet. Man kan her skelne mellem (a) indbetalinger, hvor

det offentlige har bestemt betalingens størrelse (betaling for børnehave, fartbøde,

restskat m.v.), og som oftest er påført girokortet. I andre tilfælde (b) bestemmes beløbets

størrelse af forhold hos afsenderen. Det gælder for virksomheder, når de betaler

moms, hvis de anvender afgiftsbelagte stoffer, har bestemte miljøeffekter m.v.

79


kpmg

I dette tilfælde er der allerede et system, som borgeren/virksomheden kan anvende

til at betale, nemlig indbetalingskortsystemet, som det offentlige har anvendt ved

sin opkrævning, men som borgeren/virksomheden har valgt ikke at anvende ved sin

betaling, som foregår ved en offentlig kasse. Der er altså en umiddelbar løsning på

problemet med denne slags kontante indbetalinger: At borgeren/virksomheden anvender

det system, som det offentlige inviterer til at anvende - i stedet for at påføre

det offentlige udgifter ved at indbetale kontant. Borgerne/virksomhederne vil desuden

ikke få forringet service, da indbetalingskortet fortsat kan betales kontant på et

posthus eller i en bank. Der vil dog her blive pålagt det normale gebyr for indbetaling

med indbetalingskort.

Det offentlige kan konsekvent vælge ikke at ville modtage kontanter, når borgeren/virksomheden

har dertil egnede girokort til at indbetale med. Det valg har flere

kommuner allerede taget, og andre kan følge efter. Man kan fra centraladministrativt

hold vælge at fremme denne udvikling ved at udforme mere eller mindre strenge

regler eller henstillinger i den anledning. Hermed vil det offentlige systematisk

have indskudt en digital mellemstation mellem sig selv og borgerne/virksomhederne.

Her skal man være opmærksom på, at den papirbaserede indbetalingskortløsning

ikke er optimal heller, da den bl.a. indebærer udsending af girokort og muligheder

for fejlscanning, fejltastning m.v. En tilmelding til BetalingsService eller LeverandørService

vil således være mere optimal for tilbagevendende betalinger. De optimale

løsninger i forhold til forskellige slags girokort analyserer vi i afsnit 5.8.

Hvor mange af de kontante indbetalinger man kan afskaffe ad denne vej, er svært at

sige, men f.eks. vil de fleste kontante indbetalinger til ToldSkat bortfalde.

Ad 2) Indbetaling i forbindelse med udlevering af fysiske effekter. I en række

tilfælde betaler borgeren/virksomheden for at få noget fysisk udleveret eller foretaget.

Det kræver, at personen møder op, ofte på eget initiativ, og derfor uden at der

på forhånd er udsendt et indbetalingskort. Antallet af denne type transaktioner kan

ikke gøres op på basis af vor undersøgelse, men det svarer i al fald til flertallet af

politiets indbetalinger.

Her kan man skelne mellem forskellige situationer:

2.1 Personlig identifikation ved bestilling. I nogle tilfælde skal personen identificeres

(ansøgning om pas, nyt kørekort, jagttegn m.v.). Til gengæld skal

man ikke altid være til stede ved modtagelsen. F.eks. sendes pas, kørekort og

jagttegn med posten. I disse situationer er det nødvendigt med en personlig

ekspedition, ansigt til ansigt, f.eks. ligesom i museets eller teatrets billetluge.

2.2 Samtidighed i betaling og modtagelse. Andre gange indbetaler borgeren/

virksomheden, samtidig med at ydelsen modtages, og uden at det er aftalt på

forhånd. Det sker f.eks., når man møder op på en forvaltning og ønsker kopier

af givne dokumenter.

2.3 Bestilling forud for modtagelse. Andre gange skal man have aftalt tidspunkt

for, hvornår man kan modtage en ydelse, f.eks. få sin bil synet.

Man må endvidere skelne mellem, om funktionen fortsat skal varetages af en offentlig

myndighed, eller om den skal være udliciteret til mellemstation, f.eks. et

pengeinstitut eller et posthus.

Ad 2.1) Personlig identifikation ved bestilling. Senere argumenterer vi for, at

personidentifikation kan udliciteres, og derfor er f.eks. ansøgninger om pas, kørekort

m.v., som i dag foretages af politiet, ikke nødvendigvis en offentlig opgave.

80


kpmg

Enhedsomkostninger

Hvis man antager, at denne type opgaver fortsat varetages af det offentlige, f.eks.

politiet, forekommer kontant betaling og betalingskort umiddelbart naturlig. Det

svarer til praksis i dag.

Er der mere hensigtsmæssige alternativer? Af de eksisterende systemer er der tale

om (a) indbetalingskort (papirbaseret eller elektronisk) eller (b) en form for betalingsservice

(BS eller LS).

1 Det vil ikke være optimalt at anvende papirbaserede indbetalingskort - hverken

før eller efter identifikation eller udlevering. Det vil øge administrationen både

for borgeren/virksomheden og myndigheden. Det skyldes især, at ressourcerne

til personlig betjening ikke elimineres ved alternative betalingsformer.

2 De eksisterende betalingsservicesystemer (BS, LS) er egnede til tilbagevendende

betalinger (f.eks. månedsvise), men er mindre egnede til engangsbetalinger,

da det vil kræve registrering af bankkontonummer og andre stamdata på ansøgeren.

De eksisterende systemer er altså ikke umiddelbart egnede til at optimere betalingsformidlingen

i disse situationer, og det er derfor svært at eliminere kontantindbetalinger

med den eksisterende teknologi og en fortsat offentlig opgaveløsning.

Alternativt kan personidentifikation, modtagelse af underskrevne ansøgningsskemaer,

eventuelt også udlevering af ansøgningsskemaer m.v. og modtagelse af betaling

foretages af en tredjepart, som formidler betaling og papirer til den relevante

myndighed. Hvis denne tredjepart f.eks. var et pengeinstitut eller et posthus, ville

alle indbetalingsformer kunne håndteres uproblematisk. Her er det afgørende tillægsspørgsmål,

om en tredjepart vil kunne løse opgaverne mere hensigtsmæssigt,

og hvem der skal bære omkostningerne.

Ad 2.2) Samtidighed. Situationen er anderledes, hvis borgeren/virksomheden skal

møde op og betale, samtidig med at der modtages en ydelse, og der ikke registreres

et debitorforhold, f.eks. hvis personen ønsker kopi af dokumenter fra en forvaltning.

I den nuværende situation er kontantbetaling naturlig, men betaling med betalingskort

at foretrække, og der er ikke eksisterende systemer, der er mere hensigtsmæssige.

Ad 2.3) Bestilling forud for modtagelse. I andre tilfælde skal man ikke være til

stede ved aftalen/ansøgningen, men når ydelsen/effekten modtages senere, idet der

er tale om genstande/ydelser, som ikke kan leveres pr. post, f.eks. et bilsyn. Hvis

man betaler ved modtagelsen, foreligger der samme situation som ovenfor. Men i

dette tilfælde kan der også betales før modtagelsen, f.eks. før man kører sin bil til

syn. Betalingen kan ske forlods ved et indbetalingskort - postomdelt eller elektronisk.

5.4.4 Optimeringspotentialer

Det koster - ifølge vore beregninger - ca. 48 kr. i gennemsnit at håndtere en kontant

indbetaling. Hertil kommer et vist rentetab, der afhænger af beløbets størrelse. Mere

specifikt dækker omkostningerne følgende:

1 Processuel håndtering. Dette dækker over modtagelse, kvittering, optælling

og deponering m.v. I omkostningen indgår også overhead-omkostninger til

81


kpmg

Samlede omkostninger

Fremtidige enhedsomkostninger

kontorarealer og andre faciliteter som skrivebord m.v. Omkostningen er beregnet

til 43 kr. 6

2 Direkte omkostninger. Det koster noget at opkræve, indløse og deponere

kontanter. Det koster ca. 5,50 kr. at opkræve betalingen, hvis det drejer sig om

et indbetalingskort (produktion, kuvertering og fremsendelse). Vi har ikke

kunnet estimere omkostningerne ved deponering i døgnboks. 7

Beløbet på 48 kr. pr. kontant udbetaling er som sagt et gennemsnitstal, og det dækker

naturligvis over forskelle i omkostninger. Alt andet lige vil kasser med stort

transaktionsvolumen have mere optimal ressourceudnyttelse end kasser med mindre

volumen, men omkostningerne varierer også med betalernes mødefrekvens, arbejdets

organisering, antallet af ansatte m.v.

De (estimerede) samlede omkostninger i staten ved kontante indbetalinger er, såfremt

man udelukkende regner med en enkelt gennemsnitsomkostning, ca. 110

mio.kr. 8

Ved beregninger af optimeringspotentialet forudsætter vi, at alle de kontante indbetalinger,

der indgår i vor analyse, omlægges til et medie som BetalingsService.

Omkostningerne til dette medie svarer nogenlunde til omkostningerne ved de andre

kendte betalingsmedier. 9

BetalingsService vil i sammenligning med kontant betaling især betyde reducerede

udgifter på processiden, hvor transaktionsomkostningen falder fra 43 kr. til 5 kr. pr.

indbetaling, dvs. 38 kr. Desuden vil de direkte omkostninger til opkrævningen falde

fra 5,50 kr. til 4,04 kr., og endelig vil rentetabet halveres til 1,4 valørdage i gennemsnit.

Den fremtidige udgift kan opgøres til 22 mio.kr.

6 ToldSkat angiver at have en kortere procestid på 2,4 minutter for håndteringen af kontante

indbetalinger. Det betyder en samlet enhedsomkostning på 12,55 kr. Rigspolitiet tilkendegiver

tilsvarende, at omkostningerne ved indbetalinger til politiets kasser er "væsentligt

lavere". Da den af KPMG estimerede udgift til håndtering af kontante indbetalinger

er foretaget ud fra en gennemsnitsbetragtning for det offentlige under ét, fastholdes

det estimerede beløb af metodiske grunde som beregningsgrundlag.

7 Der er stor spredning i omkostningerne ved deponering af kontanter i døgnboks. SKBaftalen

omfatter ikke deponering af kontanter i døgnboks, og de oplyste beløb er meget

varierende, hvorfor det ikke har været muligt at opstille en generel model til inddragelse

af døgnboksgebyret i vore estimater. De angivne beløb varierer fra 1.000 kr. årligt til et

uspecificeret gebyr, der er omsætningsafhængigt. ToldSkat har selvangivet, at de betaler

ca. 185 kr. pr. indbetaling (hvilket estimeret svarer til årligt i alt 1,4 mio.kr. i døgnboksgebyr).

8 I visse af spørgeskemaerne har det ikke været muligt at skelne mellem kontante indbetalinger

modtaget som kontanter eller checks - dette kan give en vis forskydning af resultatet

mellem de beregnede optimeringsgevinster ved henholdsvis kontante indbetalinger og

checks.

9 Omkostningsmæssigt kunne andre medier være valgt ved beregningen, f.eks. LeverandørService

eller Elektronisk Indbetalingskort i forbindelse med BetalingsService, hvorved

den direkte omkostning vil variere mellem 2,97 kr. og 4,00 kr. Hvilke medier der alternativt

skal anvendes, forudsætter dog et nærmere kendskab til indbetalerne - andel af virksomheder

og deres anvendelse af elektroniske medier - hvilket ikke er klarlagt af vor undersøgelse.

82


kpmg

Optimeringspotentiale

Med de alternative omkostninger in mente er det optimale optimeringspotentiale

ifølge vore beregninger ca. 88 mio.kr.

Forudsætningen er, at alle kontante indbetalinger omlægges til digital betaling.

Som omtalt er der (a) en række indbetalinger, der er umiddelbart egnede, nemlig alle

dem, hvor der i dag udsendes et indbetalingskort (eller kan anvendes et), men

hvor betaler ikke desto mindre vælger at betale kontant. I andre tilfælde (b) kan de

eksisterende systemer ikke umiddelbart anvendes, og man vil skulle anvende andre

metoder for at aktualisere optimeringspotentialet.

Et meget groft skøn kunne være, at de to betalingssituationer fordeler sig nogenlunde

fifty-fifty.

5.4.5 Barrierer for optimering

Under vore undersøgelser er vi stødt på forskellige grunde til, at der fortsat foretages

kontante indbetalinger:

1 Loven. Kontanter er gyldigt betalingsmiddel. Man kan altså ved et anvist betalingssted

ikke nægte at modtage kontanter som betaling for en udestående

fordring. Omvendt er det også et krav, at gæld skal bringes ("Pengeskyld er

bringeskyld", gældsbrevsloven, § 3), hvilket gælder i forhold til anvist betalingssted,

og dermed kan det offentlige (næsten) frit vælge, hvor pengene skal

indbetales, f.eks. i et pengeinstitut eller et posthus.

2 Tradition. Tidligere har kontanter været det dominerende betalingsmiddel, og

da var kontantkasser et af betalingsforvaltningens omdrejningspunkter. Både i

dele af det offentlige og hos mange borgere optræder kontantkasser og kontanter

som efterslæb fra en svunden tid, en betalingsform, der anvendes af tradition

snarere end rationalitet. Mange borgere/virksomheder oplever det muligvis også

som bekvemt at betale kontant - "når man alligevel skal forbi".

3 Gratis. Det er gratis at

betale med kontanter - i

modsætning til andre betalingsformer,

herunder de

praktiske og meget udbredte

betalingskort.

4 Tværoffentlige henvisninger.

Visse kommuner

henviser angiveligt til

ToldSkats regionskontorer

vedrørende borgernes indbetalinger

på skatteområdet,

hvor indbetaling er

gratis. 10

"Vi har generelt mange kontante indbetalinger

fra almindelige borgere, der henvender sig og

ønsker at indbetale deres skat. Dette skyldes to

forhold: Kommunen modtager ikke kontantindbetaling

af restskat og frivillige indbetalinger.

Derudover er vi begunstiget af en strøgbeliggenhed,

hvilket foranlediger folk til at benytte

vore kasser frem for postkontoret. Vi kan

se, at der er en vis regional tilknytning - det er

folk i lokalområdet, der betaler kontant. Og ikke

entydigt aldersbestemt, men der er klart nogle

ældre."

Uddrag af interview med regionschef i ToldSkat

10 På skatteområdet er kommunen inddrivelsesmyndighed, og ToldSkat er opkrævningsmyndighed.

For borgerne kan det være svært at forstå den sondring. Derfor er der indgået

en aftale mellem KL og ToldSkat, hvorefter kommuner kan vælge at acceptere indbetalinger

på vegne af ToldSkat og herefter afregne det indbetalte beløb over for ToldSkat.

83


kpmg

Initiativer

Det optimale er at

eliminere kontante

indbetalinger

Er der gode grunde til at

bevare kontante

indbetalinger?

Gebyrer

5 Service. Nogle borgere/virksomheder oplever det som en service at kunne indbetale

kontant.

6 Kontakt. F.eks. Domstolsstyrelsen angiver, at de opfatter det som havende

stor symbolsk værdi, at domstolene kan have fysisk publikumskontakt via betalingstransaktioner,

da domstolsvæsnet dermed kan udtrykke centrale værdier

om åbenhed, service m.v., hvad der især er vigtigt for en institutionstype, der

ellers kan opfattes udelukkende negativt begrænsende over for omverdenen.

7 Tidsmæssigt aspekt. Indbetaling ved skranken medfører i nogle tilfælde samtidig

udlevering af effekter, attester, bevillinger m.v. Ved nedlæggelse af kassefunktionen

vil de pågældende ting i stedet skulle fremsendes pr. post, hvilket

betyder senere ihændehavelse hos modtageren. Det kan betragtes som en serviceforringelse.

8 Anonymitet. En del borgere ønsker at være "anonyme" og indbetaler derfor

kontant. Det kan være sønnen, der vil skjule for sin far, at han har fået en fartbøde

i fars bil; eller manden, der hemmeligt har et barn uden for ægteskab, som

han betaler bidrag til. Ingen af disse personer ønsker skriftlige henvendelser,

udskrifter på kontoudtog eller lignende og betaler derfor kontant.

Finansministeriets lovudkast kan også bidrage til at optimere betalingsforvaltningen,

hvad angår kontante indbetalinger. Dels indebærer lovudkastet adgang til at

begrænse eller afskaffe kontantkasser for indbetalinger. Dels kan kontante indbetalinger

også optimeres gennem krav om, at finansministeren kan fastsætte regler om

offentlige myndigheders elektroniske betalingsforvaltning. Hvis indbetalingskasserne

reduceres i antal, kan det tænkes at medføre en vis reduktion i kontantindbetalingerne,

idet indbetaling besværliggøres.

Det optimale er at eliminere så mange af de offentlige kasser som muligt, så man

ikke ad den vej kan indbetale kontant. Er de anførte barrierer i vejen herfor?

Efter vor opfattelse udgør ingen af dem blokerende hindringer for at eliminere kontante

indbetalinger. Grundene 2-7 er praktiske og holdningsmæssige og er ikke afgørende,

hvis man politisk ønsker at ændre betalingsforvaltningen. Den sidste

grund er der tekniske løsninger på, selv om betalingerne skal gennem et pengeinstitut.

Hvad det juridiske angår, vil der altid være mulighed for at betale kontant i

banker, og det offentlige har ret til at anvise f.eks. pengeinstitutter eller posthuse

som indbetalingssted.

Hvis (a) man i fremtiden koncentrerer kassefunktionerne og (b) samtidig udliciterer

opgaven til private aktører, har det offentlige elimineret de kontante indbetalinger

til sig selv ved at have indskudt en mellemstation mellem sig selv og omverdenen.

Man skal være opmærksom på, at de suboptimale processer muligvis fortsætter i

transaktionerne mellem mellemstationen og borgerne/virksomhederne. Det vil mellemstationen

formentlige kræve sig betalt for. Det er en gylden regel inden for udlicitering,

at man skal effektivisere processerne, så godt man kan, inden der bliver

udliciteret.

Vi ser følgende muligheder for tiltag for at realisere optimeringspotentialet: (1)

Gebyrer og (2) obligatorisk anvendelse af udsendt girokort.

Der er gode historiske grunde til, at man kan anvende kontanter til at indbetale til

det offentlige. Men i dag er det paradoksalt, at det er gratis at betale netop kontant,

mens andre indbetalingsformer er gebyrbelagte, når det netop er de kontante indbetalinger,

der ofte er de mest ressourcekrævende. Således er det modtageren (det offentlige),

der bærer omkostningerne for de kontante indbetalinger.

84


kpmg

Obligatorisk anvendelse

af indbetalingskort

Udlicitering

Betalingsfunktioner

versus ikkebetalingsfunktioner

De ineffektive betalingsformer

kan elimineres

Løsningerne er der

Indvendinger

Hvis man ikke ønsker at gennemføre mere radikale løsninger (eliminering af kontantkasser

og udlicitering), ville en art gebyr for kontant indbetaling være en mulighed.

Den kunne i givet fald være differentieret afhængig af sted, betalingens størrelse

m.v., da gebyrer ikke må overstige de faktiske omkostninger ved transaktionen.

Man vil således ikke kunne indføre prohibitivt høje gebyrer. Ofte vil gebyret

dog være højere end på alternative betalinger, og man må derfor formode, at nogle

indbetalinger bortfalder.

En meget stor del af de kontante indbetalinger sker, efter at det offentlige har udsendt

et indbetalingskort, formentlig ca. halvdelen. Det vil være meget enkelt på

dette kort at bestemme, at det offentlige kun accepterer betaling via dette indbetalingskort,

som finder sted i en bank eller på et posthus - og i øvrigt kan ske kontant.

De kontante indbetalinger, der i dag sker hos myndigheder som f.eks. politiet, og

som ikke er baseret på udsendelse af indbetalingskort m.v., vil kun kunne blive helt

elimineret ved at blive henlagt til en ekstern aktør.

5.4.6 Konkrete løsningsforslag på barrierer

Man kan skelne mellem to mulige funktioner i kontantkasser, som ikke nødvendigvis

kan optimeres med samme midler:

1 Betalingsfunktioner. Denne funktion handler om udveksling af økonomiske

midler (kontanter, checks m.v.). Nogle kasser varetager kun betalingsfunktioner.

2 Ikke-betalingsfunktioner. Ofte foregår der andre ting i forbindelse med betalingstransaktionerne:

Udlevering af genstande (f.eks. nummerplader eller banderoler)

eller personidentifikation (ved ansøgning om f.eks. pas eller nyt kørekort).

Ad 1) Kontantkasser kun med betalingsfunktion. Man kan søge at optimere betalingsfunktionen

ved at eliminere mere eller mindre suboptimale betalingsformer

(kontanter, checks, indbetalingskort). Denne vej er en del myndigheder allerede

gået, f.eks. har nogle kommuner elimineret deres kontantkasser. Dette er den mest

hensigtsmæssige vej at gå.

Der eksisterer også løsninger, der kan eliminere ind- og udbetalinger af kontanter

samt anvendelse af checks og indbetalingskort, så der kun foregår konto-til-kontotransaktioner.

I princippet kan de betalingsmæssige opgaver i kontantkasserne således

elimineres.

Muligheden for at eliminere kontantkassernes økonomiske funktioner imødegås ofte

af de involverede myndigheder, der hver især angiver specifikke forhold, der angiveligt

forhindrer afskaffelse af kassefunktionen. Efter vor opfattelse er indvendingerne

ikke velbegrundede, og der eksisterer løsninger på de anførte forhold:

• ToldSkat. Varetagelse af serviceforpligtelsen over for borgere og virksomheder

angives som et væsentligt argument for at opretholde kontantkasser hos

ToldSkat, men der er ingen tekniske hindringer for, at alle indbetalinger kan

ske via andre formidlingskanaler.

Ved at nedlægge kontantkasserne kan angivelse og betaling af skatter og afgifter

foretages ved indbetalingskort, kontooverførsel eller via internettet, hvor

ToldSkat enten har eller er ved at udvikle indberetnings- og betalingsløsninger

på stort set alle områder.

85


kpmg

Udlevering af effekter som banderoler, kvittering for indbetaling af registreringsafgift

m.m. kan udsendes pr. post.

En speciel problemstilling forekommer ved ToldSkats udøvelse af fogedforretning,

hvor inddrevne kontanter afleveres og afregnes i kontantkassen. Som

løsning kan inddrivelser i stedet afleveres i pengeinstitutter eller alternativt deponeres

i døgnbokse, der allerede benyttes af fogederne til aflevering uden for

kontantkassens åbningstid.

• Domstolene. På indbetalingssiden er der ingen problemer ved at nedlægge de

eksisterende kontantkasser ved domstolene. Muligheden for at betale ved en

skranke er udelukkende begrundet i tradition. 11 Alle typer af betalinger kan foretages

ved konto-til-konto-overførsel, hvilket allerede er praksis ved ca. en

tredjedel af alle indbetalinger.

Kontantkassefunktionen ved domstolene er en integreret del af den samlede

bogholderifunktion, og der vil derfor ikke være tale om en egentlig fysisk nedlæggelse

af kontorfaciliteter.

Som for ToldSkat skal fogederne aflevere og afregne kontante inddrivelser.

Ved nedlæggelse af kontantkasser er løsningen identisk: Aflevering kan foregå

via pengeinstitutterne.

Ved udbetalinger anvendes oftest overførsler via netbanking. En undtagelse er

vidnegodtgørelse, der primært udbetales kontant. Det skyldes, at det anses for

at være mest praktisk at udlevere beløbet direkte til modtageren, når denne har

fremmøde i retten. Der er imidlertid ingen hindringer for at udbetale beløbet

ved kontooverførsel - via modtagers NemKonto - da domstolene allerede er i

besiddelse af navne på de indkaldte vidner. Domstolene udbetaler i dag omkring

5% af vidnegodtgørelserne ved kontooverførsel.

• Politiet. En af politiets primære begrundelser for at opretholde kontantkasser

er den nødvendige personidentifikation ved ansøgning om udstedelse af pas,

kørekort og visse tilladelser, der skal foregå samtidig med betalingen.

Personidentifikationen kan imidlertid udliciteres til en ikke-offentlig myndighed,

hvilket fremgår nærmere af beskrivelsen senere i dette afsnit. Betalingen

kan derfor foretages via den eller de virksomheder, der er bemyndiget til at foretage

personidentifikation og eventuel videreformidling af vellignende foto.

Alle andre typer af indbetalinger kan uden problemer foretages via de gængse

formidlingskanaler (indbetalingskort, kontooverførsel m.m.). Samtidighedsprincippet

kan videreføres ved at afvente betaling, før en given ydelse leveres.

Udlevering af effekter som pas, kørekort, nummerplader m.v. kan ske ved udsendelse

pr. post og kræver ikke nødvendigvis en fysisk udleveringskasse.

11 Se bl.a. "Foranalyse af Danmarks Domstoles overgang til Navision Stat", Økonomistyrel-

sen - juni 2001.

86


kpmg

Ifølge Rigspolitiets it-strategi fra 2002 er det hensigten at automatisere en række

ansøgnings- og betalingsprocesser. F.eks. ved bestilling og betaling af køreprøve

og efterfølgende udstedelse af kørekort planlægges det at implementere et nyt Køreprøvesystem.

Her foreslås det, at kørelæreren ved elektronisk opkobling til politiets

netværk formidler ansøgning, digitalt foto, bevidnelse af legitimation og betaling.

I samme Køreprøvesystem tilknyttes indsendelse af lægeattest, booking af teori-

og køreprøve samt automatiseret udstedelse af kørekort.

For politiet betyder det optimeringspotentialer ved at reducere behovet for personlig

betjening ved skranken, datavalidering foretaget ved inddatering, færre dobbeltregistreringer,

betaling overført elektronisk og mulighed for en centralisering og strømlining

af den efterfølgende sagsbehandling.

• Andre myndigheder. En stor del af de øvrige offentlige myndigheder har en

enkelt eller få kontantkasser. De benyttes primært til driftsrelaterede formål eller

til at modtage begrænsede typer af indbetalinger, f.eks. ved salg af publikationer

eller andre ydelser.

Der er generelt ikke problemer forbundet med at nedlægge denne type kontantkasser,

idet alle indbetalinger kan håndteres via andre og mere optimale betalingskanaler.

Ad 2) Kontantkasser med andre funktioner. Der varetages til tider ikke-økonomiske

opgaver samtidig med ind- og udbetalinger. Det gælder især personidentifikation

og udlevering af effekter.

• Identifikation. I forbindelse med ansøgning om og betaling for pas eller kørekort

ved politiet skal borgerens identitet sikres, herunder om det indleverede foto

er vellignende. Det må nødvendigvis ske ved et fysisk fremmøde, og i dag

sker det på en politistation. Denne opgave kan ifølge politiet kun varetages af

politiet selv. 12

Efter vor opfattelse kan identifikationsopgaven lige så vel udføres af andre,

herunder også private aktører som pengeinstitutter eller posthuse. Muligheden

understøttes af tilkendegivelser fra Kammeradvokaten 13 om, at der ingen retslige

hindringer er for, at disse praktiske foranstaltninger ved udstedelse af pas og

kørekort kan overlades til en ikke-offentlig myndighed. Der vil dog skulle stilles

nogle minimumskrav til sikkerhed og personaleuddannelse for den eller de

virksomheder, som skal overdrages administrationen 14 .

12 Som nævnt anfører Rigspolitiet, at betalingen er en integreret del af sagsbehandlingen.

Sagsbehandlingen kan desuden omfatte opslag i politiets øvrige registre og/eller behov for

yderligere oplysninger fra ansøgeren. Efter Rigspolitiets opfattelse vil en ændring efterfølgende

medføre øgede omkostninger til administration, herunder dobbeltregistreringer.

13 Af notat om "Juridiske problemstillinger i forbindelse med Afregningsservice" fra Kammeradvokaten

af 4. april 2003 fremgår det, at pasloven ikke skal ændres som følge af en

lukning af kontantkasser. Vedrørende kørekort vil en ændring af bekendtgørelsen om kørekort

være nødvendig.

14 På samme måde angiver Kammeradvokaten, at der skal kunne klages til myndigheden

over varetagelsen af opgaven. En sådan klageprocedure må betragtes som egentlig sagsbehandling

og derfor ikke som en del af betalingstransaktionen.

87


kpmg

Alternativ løsning

• Udlevering af effekter. Ved nogle kontantkasser udleveres effekter til kunden.

Det gælder eksempelvis på motorkontorer, hvor nummerplader udleveres

som en del af ekspeditionen. Da effekterne - her nummerplader - ville kunne

leveres pr. post, 15 er udlevering ikke en reel hindring for eliminering af sådanne

kontantkasser. Tilsvarende udsender politiet eksempelvis allerede i dag pas og

kørekort pr. post. Andre gange udleveres der effekter, som det kan være hensigtsmæssigt,

at borgeren eller virksomheden selv afhenter. Der er imidlertid

ingen direkte sammenhæng med selve betalingen, der kan foregå ved konto-tilkonto-overførsel,

inden udlevering finder sted.

Det medgives, at der kan forekomme tilfælde, hvor en ekspeditionskasse både

varetager betalingsfunktioner og udlevering af effekter, der mest hensigtsmæssigt

afhentes af kunden ved skranken, eksempelvis ved hittegodsauktioner. I så

fald kan det umiddelbart virke forkert - nogle vil sige bureaukratisk - hvis indbetaling

ikke kan ske ved udleveringen. Heroverfor står myndighedens udgifter

til at opretholde kontantkassefunktionen, jf. tidligere i afsnittet. I sådanne

tilfælde foreslås det derfor at foretage en individuel afvejning af fordele og

ulemper ved nedlæggelse af kontantkassen.

Som alternativ til eliminering af alle kontantkasser kan funktionerne tænkes slået

sammen i større enheder. Ved at koncentrere de resterende betalingsfunktioner kan

opnås optimering via stordriftsfordele. Praktisk set kan der inden for et geografisk

område bibeholdes en enkelt lokalitet med mulighed for indbetalinger ved skranken.

Kontantkassen skal kunne ekspedere betalinger - og eventuelt betalingsrelaterede

opgaver - på vegne af alle myndigheder, der ønsker eller ser en nødvendighed i

at opretholde mulighederne for indbetalinger ved kontanter, checks eller indbetalingskort.

Udbetalinger foretages kun ved kontooverførsel.

Flere myndigheder er allerede ved at generere løsninger i den retning - men inden

for egne myndighedsområder og ikke på tværs af myndighedsskel. Et par eksempler:

• Hos ToldSkat er man i gang med en proces, hvor 29 Told- og Skatteregioner -

med egne kontantkasser - i 2002 formelt set er blevet samlet i otte regionale

centre. Det er hensigten, at de 29 fysiske lokaliteter over en periode skal samles

i større centraliserede enheder.

• Et andet eksempel er politiet, der - foreløbig på ideplan - arbejder med tanker

om at oprette regionale kundeservicecentre, 16 der kan erstatte de nuværende

paskontorer, motorkontorer m.v. Ved sådanne centrale kassefunktioner kan politiets

særlige problemstilling med hensyn til tilstrækkelig sikkerhed for korrekt

personidentifikation endvidere håndteres af myndigheden selv.

Koncentrerede kontantkasser kan varetages af private virksomheder, pengeinstitutter,

posthuse, myndigheder med eksisterende kasser eller offentlige servicefællesskaber.

15 Ved betaling af såkaldte "3. nummerplader" er det allerede i dag muligt at angive, at

nummerpladen ønskes fremsendt pr. post. Forsendelsesomkostningerne betales af modtageren.

16 Se "Rigspolitiets it-strategi", marts 2002.

88


kpmg

5.4.7 Konklusioner og anbefalinger

• Der indbetales mindst ca. 29 mia.kr. kontant til staten hvert år via 2,2 mio.

transaktioner.

• Kontant indbetaling er generelt uhensigtsmæssigt, fordi det fordrer personlig

betjening, koster penge at transportere og deponere, medfører et rentetab og

udgør en sikkerhedsrisiko.

• Kontante indbetalinger er hensigtsmæssigt i visse sammenhænge: Ved billetluget

(f.eks. i museer) og i det hele taget, hvor der ikke skal ske en identifikation

af indbetaler. Det kan også have pædagogisk funktion i forhold til indkøb

med børn og være hensigtsmæssigt ved fogedsager.

• En stor del af indbetalingerne sker i situationer, hvor indbetaler har fået et indbetalingskort

fra det offentlige. Enten er beløbet angivet på forhånd, eller virksomheden

skal angive basis for beløbets størrelse. Under alle forhold kan de

kontante indbetalinger i disse tilfælde elimineres ved at fordre, at borgerne/

virksomhederne anvender det indbetalingskort, som det offentlige baserer sin

opkrævning på.

• I andre situationer møder borgerne/virksomhederne op, f.eks. for at blive identificeret

(f.eks. ved pasansøgning), for at hente effekter (f.eks. matrikelkort på

en forvaltning) eller for at få foretaget en service (f.eks. bilsyn). Her er der en

personidentifikation, men ingen af de eksisterende betalingssystemer er meget

mere hensigtsmæssige end kontantbetaling.

• Det koster i gennemsnit 48 kr. at håndtere en indbetaling og i alt ca. 110

mio.kr. for staten at håndtere alle kontantindbetalinger. Hvis alle indbetalingerne

omlægges til et betalingsmedie som f.eks. BS, kan der spares ca. 88

mio.kr. Der er dog en del af betalingerne, hvor denne løsning ikke er hensigtsmæssig.

5.5 Kommuner og amter

Som nævnt behandler vi kommuner og amter separat, hvad angår kontanter, idet vore

data om kontanttransaktioner her er for upålidelige. I stedet tager vi afsæt i tidsforbruget

i kontantkasser. Men først en metodisk bemærkning: At se på kontantkasser

som organisatoriske enheder adskiller sig fra vor øvrige metodik, hvor vi ser

på ressourceforbrug for typer af betalingstransaktioner. Disse transaktioner kan ske

via kontantkasser, hvor der f.eks. sker ind- og udbetalinger via kontanter og checks.

Spørgsmålet er, om vi via dette metodeskift beregner optimeringspotentiale af de

samme processer to gange. Svaret er fundamentalt set "nej". Vi ser bort fra vore

data om ind- og udbetalinger af kontanter i kommuner og amter. Dermed er den

primære kilde til potentiel dobbeltberegning fjernet. En række af de andre transaktionstyper

foregår ikke via offentlige kontantkasser. Det gælder indbetaling via indbetalingskort

(som i pågældende tilfælde tæller som kontant betaling) og konto-tilkonto-overførsel.

Tilbage står checks. Her er der formentlig indberettet en række

indbetalinger via checks, hvor modtagelsen sker i en kontantkasse, og hvor vi derfor

også beregner optimeringspotentialet andetsteds. Men checkindbetalinger sker især

til ToldSkat og ikke til kommuner, som især foretager udbetalinger. Alt i alt vil det

være ubetydeligt små mængder af transaktioner, hvor der er beregnet besparelse to

gange, og det har slet ingen betydning i lyset af den øvrige usikkerhedsmargen på

undersøgelsen.

89


kpmg

Stor variation

Tendens til nedlukning

Stor omsætning

Typer af betalinger

5.5.1 Udbredelse

Det vurderes, at kommunerne foretager langt hovedparten af udbetalingerne, op

mod 90% af transaktionerne. Dette estimat er endda konservativt. 17

I praksis er de kommunale kontantkasser primært udbetalingskasser, da der ved

indbetalinger oftest henvises til pengeinstitutter, posthuse eller andre betalingskanaler.

Der er store variationer i antallet af kontantkasser i kommunerne. Antallet afhænger

bl.a. af, om man opretholder kassefunktioner i hver enkel forvaltning. For store

kommuner gælder det desuden, at der af praktiske hensyn kan være kontantkasser

ved flere lokaliteter.

Hos en del kommuner ses en tendens til hel eller delvis lukning af kontantkassefunktionen

i traditionel forstand for i stedet at lægge arbejdsopgaverne ind i en central

eller decentral regnskabsfunktion. Der er herefter kun én tilbageværende kontantkassefunktion

- typisk placeret i forbindelse med serviceskranken i rådhusets reception.

Varetagelsen af kassefunktionen indgår således som en delmængde af den

samlede borgerservice via serviceskranken.

I større kommuner er der konstateret kontantkassefunktioner med en årlig bruttoomsætning

på flere milliarder kr., hvilket stiller store krav til sikkerhed. Den likvide

kassebeholdning af kontanter og checks er i bedste fald gennemsnitlig i en størrelsesorden

på knap 100.000 kr., men der er eksempler på beholdninger på mere

end 1 mio.kr.

De mest almindelige typer af udbetalinger i kontantkasserne vedrører sociale ydelser

som kontanthjælp, børnetilskud og boligydelse. Indbetalinger forekommer som

nævnt i mere begrænset omfang, primært i forbindelse med inkassoforretning, men

også salg af ydelser (publikationer m.v.) udgør en vis andel af transaktionsmængden.

Vedrørende udbetalinger af sociale ydelser har næsten alle kommuner en gruppe

klienter, som i praksis er tvunget til at modtage kontante beløb ved fysisk fremmøde

i kontantkassen. Det kan f.eks. skyldes, at de er forment adgang til pengeinstitutter

og andre private kontantkassefunktioner. Enkelte klienter møder endvidere op hos

kommunen hver dag, da de ud fra sagsbehandlerens vurdering kun er i stand til at

administrere udbetaling af daglige småbeløb. Flere kommuner har som løsning for

denne gruppe af borgere efter aftale med det lokale pengeinstitut valgt at anvende

en hævekortløsning, hvor borgerne ved betalingsautomater kan hæve anviste beløb.

17 Statens kontante udbetalinger er formentlig et godt skøn og bl.a. indirekte valideret i forhold

til finansloven. Det er overvejende sandsynligt, at den kontante omsætning i kommunerne

er undervurderet. Det skyldes dels mangelfuldt udfyldte spørgeskemaer, dels at

nogle respondenter har angivet for lave tal. For en af kommunernes vedkommende har vi

således fået opgivet et givet antal kontante betalinger i alt, mens den eksterne revision

opererer med et tal, der er mere end fem gange større. Det ene amt, der indgår i undersøgelsen,

har angivet ikke at have kontante udbetalinger. Dette står i modsætning til, at vi

har viden om flere amtslige kontantkasser i øvrigt.

90


kpmg

NemKonto

Konto-til-kontooverførsel

Maskinelle giro- eller

indbetalingskort

5.5.2 Kan det fortsat være en god ide at udbetale kontanter?

Der er ganske få personer, som ikke kan oprette en bankkonto, fordi de ikke har fast

adresse, er voldelige, psykisk syge, anstødelige eller lignende og derfor ikke kan få

en konto i en bank. Hvis disse skal modtage penge fra det offentlige - typisk sociale

ydelser - må det ske kontant. I en af de deltagende kommuner er der 123 personer,

som ikke kan få oprettet en konto i en bank samt 20 personer, som ikke kan

administrere deres egne penge og får udbetalt et beløb i kommunens kasse dagligt.

Nogle sociale klienter får bistand udbetalt i afmålte størrelser, f.eks. én gang om

ugen eller hyppigere. Disse beløb kan uden problemer udbetales til en NemKonto,

hvis vedkommende ikke samtidig er uønsket i banken. En kommune har allerede i

dag bedt deres bankforbindelse om at oprette en konto for hver af disse persontyper.

Personerne udstyres med et hævekort, som kan pålægges begrænsninger.

Andre sociale klienter har behov for et akut beløb, f.eks. til at købe mad samme

dag. Her vil en bankoverførsel være for langsom, idet den mindst tager en dag.

Dette er man dog kommet ud over i en kommune, hvor man har aftalt med den lokale

bank, at man via fax kan fremsende dokumentation på, at en person skal have

udbetalt et givet beløb samme dag.

5.5.3 Løsninger

Såfremt alle borgere og virksomheder har en NemKonto, vil udbetalinger fra kommunen

som udgangspunkt kunne ske konto-til-konto. I de eksempler på kontante

udbetalinger, vi har anført ovenfor - og som dækker de allerfleste udbetalinger fra

kommunen - kan vi ikke se nogle hindringer for, at praktisk talt alle udbetalinger

kan ske til en NemKonto. I alle tilfælde er der tale om udbetalingsområder, hvor

der allerede er konto-til-konto-betalinger, og hvor der således er udbredte eksisterende

systemer til at håndtere overførslerne.

Som afslutning på en sagsbehandling kan sagsbehandleren bede borgeren eller virksomheden

oplyse deres kontonummer, med henblik på at udbetalingen foretages

som en konto-til-konto-overførsel.

I mange tilfælde beror indbetalingen på, at kommunen har fremsendt et girokort.

Det sker, når kommunen opkræver skatter, afgifter, bøder, betalinger for ydelser

osv. Fælles for alle disse situationer er, at kommunen gør opmærksom på sit krav,

enten kun via et girokort eller via et girokort og et brev, der forklarer kravet.

I dette tilfælde er der allerede et system, som borgeren/virksomheden kan anvende

til at betale, nemlig indbetalingskortsystemet, som kommunen har anvendt ved sin

opkrævning, men som borgeren/virksomheden har valgt ikke at anvende ved sin betaling,

som foregår ved en offentlig kasse. Der er altså en umiddelbar løsning på

problemet med denne slags kontante indbetalinger: At borgeren/virksomheden anvender

det system, som kommunen inviterer til at anvende, i stedet for at påføre

kommunen udgifter ved at indbetale kontant. Borgerne/virksomhederne vil desuden

ikke få forringet service, da indbetalingskortet fortsat kan betales kontant på et

posthus, i en bank eller afleveres i postkassen. Der vil dog her blive pålagt det

normale gebyr for indbetaling med indbetalingskort.

Kommunen kan konsekvent vælge ikke at ville modtage kontanter, når borgeren/

virksomheden har dertil egnede girokort til at indbetale med. Det valg har flere

kommuner allerede taget, og andre kan følge efter. Man kan fra centraladministrativt

hold vælge at fremme denne udvikling ved at udforme mere eller mindre strenge

regler eller henstillinger i den anledning.

91


kpmg

Her skal man være opmærksom på, at den papirbaserede indbetalingskortløsning

ikke er optimal heller, da den bl.a. indebærer udsending af girokort og muligheder

for fejlscanning, fejltastning m.v. En tilmelding til BS eller LS vil således være

mere optimal for tilbagevendende betalinger. De optimale løsninger i forhold til

forskellige slags girokort analyserer vi i et senere afsnit. Her forudsætter vi i beregningen

af optimeringspotentialet , at der etableres et alternativ, der er baseret på

fuldelektroniske og -automatiske konto-til-konto-overførsler.

5.5.4 Optimeringspotentiale

Antallet af kommunale kontantkasser er forbundet med usikkerhed, da en nærmere

gennemgang af de angivne data fra de deltagende kommuner stærkt antyder en underestimering

af det reelle antal. Som følge af dette har KPMG kontaktet en række

kommuner, som allerede har nedlagt deres kontantkasser. Kommunerne har nedlagt

deres kontantkasser inden for de seneste et til fem år og har derfor gjort sig en række

erfaringer. Generelt har nedlæggelsen af kontantkasser ikke givet anledning til

større problemer.

Erfaringerne er bl.a. følgende:

1 Nedlæggelsen af kontantkassen betød, at medarbejdere ikke kunne hæve penge

på Dankort længere.

2 Ud af en kommune på ca. 22.000 borgere var der kun én person, der ikke kunne

få en bankkonto oprettet.

3 For en kommune har socialforvaltningen desuden følt det som en stor lettelse

over for truende socialklienter at kunne sige, at de ikke havde penge på rådhuset,

men at de kunne hæve penge i banken dagen efter.

4 En kommune med 22.000 borgere har estimeret, at der ved nedlæggelsen af

kontantkassen mindst var sparet 0,5 årsværk.

5 I en kommune er der indgået en forretningsmæssig aftale med et pengeinstitut

tæt på rådhuset om, at pengeinstituttet udbetaler penge til sociale klienter samme

dag, hvis en sagsbehandler faxer dokumentation for, at pengene skal indsættes

på en given konto.

6 En kommune med omkring 28.000 borgere skønner, at der er sparet 0,75 årsværk

ved at nedlægge kontantkasserne.

7 En kommune med ca. 12.000 borgere har nedlagt kassefunktionen og sparet i

størrelsesordenen 0,75 årsværk. For denne kommune foretages udbetalingen til

borgere og virksomheder alene konto-til-konto. Aktiviteten at påføre et kontonummer

er lagt ud til den enkelte forvaltning og er en integreret aktivitet i forbindelse

med en sagsbehandling, og for den enkelte sagsbehandler er den øgede

ressourceanvendelse minimal.

8 En kommune med ca. 17.000 borgere har ved at nedlægge kassefunktionen sparet

i størrelsesordenen 1 årsværk.

Ovenstående viser, at flere kommuner har nedlagt deres kassefunktioner og samtidig

har skabt øget offentligt råderum.

92


kpmg

Tabel 5.3

Årligt

Optimeringspotentiale

Amter

Antal

kommuner

Kommunale kontantkasser

For de kommuner, der ikke allerede har nedlagt kontantkasser, forudsættes det, at

der ud fra en gennemsnitsbetragtning som absolut minimum er en central kontantkasse

med i gennemsnit 2 tilknyttede årsværk i hver af landets kommuner. I praksis

kan de 2 årsværk omfatte mere end to personer, men de er i de tilfælde ikke allokeret

fuldt ud til kontantkassefunktionen. Imidlertid må det forventes, at større kommuner

over f.eks. 50.000 borgere anvender flere ressourcer i kassefunktionen end

kommuner, der har op til 25.000 borgere. Ud fra ovenstående erfaringer fra kommuner,

der allerede har nedlagt kontantkasser, vurderes det, at kommunerne kan

nedlægge kontantkasserne og reducere ressourceanvendelsen med i gennemsnit

0,75 årsværk. I dette tal betragtes ressourceanvendelsen i kontantkasserne at være

den samme.

Det skønnes, at ud af Danmarks 269 kommuner har 10% afskaffet kontantkasserne,

svarende til 27 kommuner. Det betyder, at der i 242 kommuner er identificeret et

potentiale ved at nedlægge kassefunktionen. Den samlede frigørelse af ressourcer

kan opgøres til følgende:

Antal årsværk

pr. kommune

Samlet antal

årsværk

Årlig udgift til

løn og

pension

Fællesudgifter

i pct. af løn

Samlet

optimeringspotentiale

242 0,75 182 270.000 50% 73,5

Det årlige potentiale ned at nedlægge kontantkassefunktionen i kommunerne er i

størrelsesordenen 182 årsværk, hvilket svarer til et årligt optimeringspotentiale på

ca. 73,5 mio.kr.

Hertil bør lægges eventuelle optimeringer ved at nedlægge de kontantkasser, som

eksisterer i kommunerne uden for rådhusene, f.eks. større kontantkasser på plejehjem,

skoler m.v.

KPMG har i den gennemførte spørgeskemaundersøgelse fra det deltagende amt alene

fået oplyst, at der i centralforvaltningen eksisterer en kontantkasse. Denne oplysning

står i modsætning til, at vi har viden om, at der såvel i hvert af amtets sygehuse

som i en række VUC'er forefindes selvstændige kontantkasser med en opgaveportefølje,

der i væsentligt omfang vil kunne erstattes af konto-til-konto-overførsler.

Vi har ikke oplysninger om transaktionsmængderne i disse kasser, deres organisering

og mere præcise opgaver, men alt tyder på, at der eksisterer et betydeligt antal

kasser på amtsniveau. Vi har forudsat, at der for øjeblikket anvendes i gennemsnit

2 årsværk i alt pr. amt på disse kasser, og at opgaven i fremtiden vil kunne varetages

af 0,75-1 årsværk. Det svarer til et optimeringspotentiale på ca. 7 mio.kr. for alle

amter.

5.5.5 Barrierer for optimering

For kommunernes vedkommende er argumentationen for at opretholde kontantkasser

især betinget af hensynet til at kunne servicere borgere og virksomheder.

93


kpmg

Generelle barrierer

Vor undersøgelse har ikke afsløret hindringer for, at betalinger kan varetages via

elektroniske overførsler i den enkelte forvaltning frem for kontantkassen - som det

allerede sker i nogle kommuner. Ved en borgers henvendelse til en forvaltning vil

der blive angivet et kontonummer, hvortil det givne beløb skal indbetales. Alle typer

af indbetalinger - skolemælk, kolonihaver m.v. og pålignede betalinger generelt

- kan herefter oprettes i f.eks. kommunens debitorsystem, hvorefter betalinger fra

borgeren kan opkræves via PBS Plus/Total.

Det er dog hensigtsmæssigt at kunne modtage kontanter i en kommune. Det skal

udelukkende fungere som en "nødprocedure", så der i uforudsete situationer er mulighed

for at indbetale skyldige beløb, f.eks. ved inkassosager. På udbetalingssiden

skal der kun kunne udbetales meget små beløb og kun i helt specielle situationer.

Den daglige likvide kassebeholdning i en sådan receptionskasse vil være meget begrænset.

Visse kommuner har en lille gruppe borgere, til hvem udbetalinger ikke kan foretages

i pengeinstitutter, da de er blevet forment adgang dertil, eksempelvis på grund

af voldelig adfærd. Det drejer sig altovervejende om sociale ydelser, der i stedet

udbetales ved kommunens egen kontantkasse. En løsning er at udstyre sådanne

personer med et hævekort til pengeinstitutternes kontantautomater, da disse kan benyttes

uden adgang til de egentlige filialer. Samtidig elimineres sikkerhedsrisikoen

ved samme persongruppes tilstedeværelse ved udbetaling via den kommunale kontantkasse,

hvor der ligeledes kan forekomme voldelige optrin. Under alle omstændigheder

er dette et meget lille og afgrænset problem, der eksisterer i få kommuner,

og som derfor ikke kan begrunde kontantkassers eksistens generelt.

Man kan stille det generelle spørgsmål, hvorfor der overhovedet eksisterer så mange

kontante udbetalinger ud over de begrænsede tilfælde, vi netop har nævnt som

umiddelbart "nødvendige". Hvorfor er der en mængde unødvendige kontante udbetalinger

- som oven i købet er bekostelige? Gennem vort arbejde har vi især mødt

følgende synspunkter:

1 "Tradition". Visse kommuner vælger at udbetale kontanter til bl.a. folkepensionister,

fordi mange ældre borgere foretrækker at modtage kontanter - af "vane".

Dette er naturligvis et gyldigt argument, og derfor skal man huske på, at

der fra en NemKonto naturligvis kan trækkes rede penge! Udbetalingen sker

bare i banken og ikke fra kommunen.

2 Service. Mange opfatter det som en "service", at det offentlige kan udbetale

kontant, hvis man af en eller anden grund ønsker det, f.eks. underholdsbidrag,

børnetilskud og boligsikring. Igen et helt legitimt synspunkt, men der er her tale

om en service, som ikke - i modsætning til andre ydelser - nødvendigvis skal

varetages af det offentlige. Det er stadig en service at kunne overføre penge til

en konto, hvorfra der kan udbetales kontant, og der kan næppe tales om en forringet

service.

3 Ingen mulighed for at få en bankkonto. Der er en række personer, som ikke

kan få en bankkonto og derfor ikke har mulighed for at modtage sociale ydelser

andre steder end i en offentlig institution, f.eks. på rådhuset.

4 Ved at nedlægge kontantkasser kan der i visse situationer opstå negativ effekt i

form af nye opståede arbejdsopgaver ved ændrede forretningsgange, personalemæssige

problemstillinger (overskydende arbejdskraft eller manglende vilje

til omstilling) eller tab af indtægter ved et faldende antal indbetalinger som følge

af de færre betalingskanaler. Men da de potentielt negative gevinster antages

at aftage eller helt forsvinde over tid - i takt med fuldt ud gennemførte omstillingsprocesser,

borgere og virksomheders tilvænning og accept af ændrede

94


kpmg

Samlet udbredelse

vilkår for betalingsformidlingen m.m. - indgår de ikke i det samlede beregningsgrundlag.

Heraf ses, at vi ikke finder rationelle argumenter for ikke at lade de fleste kontante

udbetalinger erstatte af udbetalinger til en NemKonto. Den mest gyldige forklaring

på kontantudbetalingernes eksistens er formentlig organisatorisk inerti.

5.5.6 Konklusioner og anbefalinger

Konklusioner

• Flere kommuner har allerede i dag lukket kontantkassefunktionen, uden at det

har givet anledning til større problemer.

• Kommuner, der allerede har lukket kontantkassefunktionen, har realiseret en

frigørelse af ressourcer.

• Det estimeres, at der ved at nedlægge amternes og kommunernes kontantkassefunktioner

kan realiseres et potentiale i størrelsesordenen 100 mio.kr.

Finansministeriets lovudkast om NemKonto vil kunne realiseres.

Anbefalinger

• Det anbefales i forlængelse af en implementering af NemKontoen at nedlægge

kommunernes kontantkassefunktioner.

5.6 Checks - indbetalinger

5.6.1 Udbredelse

Den offentlige sektors samlede checkindbetalinger estimeres antalsmæssigt at udgøre

2.234.000 stk., svarende til en værdi på 51 mia.kr. Checkindbetalinger er derfor

fortsat en ofte anvendt betalingsform.

De samlede mængder er udregnet på baggrund af spørgeskemaundersøgelsens resultater

og er efterfølgende skaleret til at repræsentere alle kommuner, amter og

statsinstitutioner.

95


kpmg

Tabel 5.4

Checkindbetalinger,

estimeret

Fordelt på sektorer

Eksempler

Antal transaktioner

Beløb

(1.000 stk.) (%) (mio.kr.) (%)

Kommuner 326 15% 620 1%

Amter 20 1% 327 1%

Staten 1.888 85% 50.153 98%

I alt 2.234 100% 51.100 100%

Som angivet i ovenstående tabel kan hovedparten af transaktionerne henføres til

staten, svarende til 85% fordelt på 1.888.000 transaktioner. I beløb udgør det hele

98% af indbetalingerne, som foretages til staten. Den kommunale sektor står for

15% af transaktionerne, svarende til 326.000, som dog i værdi kun udgør under 1%

eller 620 mio.kr. Antallet af transaktioner og værdierne er beregnet på baggrund af

tallene fra en kommune. Det skyldes, at totaltallet for de deltagende kommuner

ikke vurderes at være repræsentative. Amterne modtager kun i mindre omfang

checkindbetalinger, svarende til 20.000 transaktioner, som udgør under 1% af de

samlede transaktioner i den offentlige sektor. Værdien i amterne udgør ca. 330

mio.kr.

Eksempler på, hvor der indbetales via check, er følgende:

1 Kommuner. Inden for den kommunale sektor modtages checkindbetalinger

inden for områderne forbrugsbidrag vand og varme, dagtilbud, beboerindskudslån

(boligforeninger), gebyr vedrørende arbejde udført af teknisk forvaltning,

eksempelvis byggesagsgebyrer, ejendomsskat og sygedagpenge samt Bskat

m.v. og AM-bidrag.

2 Amter. Inden for amter kan modtagelsen af checks primært henføres til sygedagpenge.

3 ToldSkat står for samlet 89% af værdien, som indbetales via check, og antalsmæssigt

16%. Indbetalingen af checks kan især henføres til virksomheders betaling

af følgende:

Emne - virksomheder Antal

A-skat 40.000

Moms 60.000

Lønindeholdelse 56.921

Rykkere/restance 18.000

Lønsumsafgift (virksomheder) 10.000

For borgere kan checkindbetalinger primært henføres til:

Emne - borgere Antal

Frivillige indbetalinger (borgere) 53.000

Restskat, rest AM-bidrag, B-skat og

aconto AM-bidrag

20.300

96


kpmg

4 For Domstolsstyrelsen kan indbetalingerne via check henføres til rets- og fogedafgifter,

tinglysningsafgifter og boafgifter. Indbetalingen af checks i Domstolsstyrelsen

udgør mængdemæssigt 80% af samtlige checks i undersøgelsen.

Omvendt svarer det i værdi blot til 9% af den samlede checkindbetaling.

Inden for Domstolsstyrelsen kan indbetalinger primært henføres til følgende

områder:

Emne - borgere Antal

Tinglysningsafgift 616.125

Rets- og fogedafgifter 837.000

5.6.2 Hvorfor er det suboptimalt at modtage checkindbetalinger?

Der er en række grunde til, at checks ofte er et suboptimalt betalingsmedie:

1 Intern ressourceanvendelse. Behandlingen af checks omfatter en række aktiviteter,

som grundet betalingsmediet er manuelle. Checks kræver manuel modtagelse

og registrering. I situationer, hvor checken afleveres personligt, medfører

det yderligere behov for personlig betjening til modtagelse og udfærdigelse

af kvittering. Ud over manuelle aktiviteter i økonomisystemet kan checkindbetalinger

medføre manuelle registreringer af indbetalingen i fødesystemet. I

økonomisystemet registreres checken som indbetalt, mens registreringen i fødesystemet

udligner tilgodehavende, f.eks. i forbindelse med dagtilbud og mælkeordning.

2 Udligning af tilgodehavende. Når en check modtages, er det optimalt, hvis

det tydeligt fremgår, hvem checkindbetalingen er fra, og hvad den angår. I situationer,

hvor det ikke tydeligt fremgår, hvad checkindbetalingen angår, vil det

initiere en række manuelle aktiviteter. Ofte må man i en kommune rundsende

de modtagne checks til forvaltningerne for derved at identificere tilgodehavende.

Denne proces er både ressourcekrævende og langsommelig (jf. også punktet

om rentetab).

3 Manglende dækning. Medmindre institutionen anvender checkclearing online,

er det ikke muligt at kontrollere, om der er dækning på kontoen. Hvis der

ikke er dækning, medfører det en række ekstra aktiviteter.

4 Deponering. Checks skal optælles dagligt og deponeres i pengeinstitut - der er

således merudgifter til optælling hos både myndigheder og pengeinstitutter

(f.eks. ved deponering i døgnboks).

5 Transport. En check skal som kontanter transporteres til banken.

6 Falske checks. På steder, hvor der er tidsmæssig sammenfald mellem udleveringen

af en ydelse eller et produkt og betalingen, vil institutionen først senere

erfare, hvis en check er falsk.

7 Rentetab. De indbetalte beløb forrentes ikke, før checken indsættes på en

bankkonto. Forrentningen starter næstfølgende bankdag efter indsættelsen.

Det medfører, at der ved checkindbetalinger typisk er to til tre dages rentetab i

forhold til indbetalingstidspunktet.

97


kpmg

Hvornår er checks

hensigtsmæssige?

8 Modtaget, men ikke indsat på bankkontoen. Den tidsmæssige forskel mellem

modtagelsen af en check og den likviditetsmæssige virkning på institutionens

bankkonto kræver, at institutionen løbende kan identificere, hvilke checks

der er modtaget, men endnu ikke indsat på bankkontoen, og hvilke checks der

er modtaget og indsat på bankkontoen. Manglende dækning af checken komplicerer

opgørelsen yderligere.

Indbetaling af checks er kort sagt forbundet med en lang række uhensigtsmæssigheder

for modtageren. Derfor bør anvendelsen af checkindbetalinger i videst muligt

omfang begrænses.

5.6.3 Løsninger

I en række sammenhænge forekommer det hensigtsmæssigt at anvende checkindbetaling,

om end fordelene er størst for den betalende part, hvilket vil sige borgeren

eller virksomheden:

1 Betalende part. For den person eller virksomhed, som indbetaler med check,

er der, jf. ovenstående afsnit, en rentegevinst at hente, idet beløbet først trækkes,

to til tre dage efter at betalingen er registreret hos modtageren.

2 Åbningstider. For borgeren eller virksomheden kan en check fremsendes med

posten og kræver ikke en personlig henvendelse.

Løsninger, der kan eliminere checkindbetalinger

Der eksisterer en række løsninger og systemer, der kan erstatte checkindbetalinger.

Det gælder først og fremmest:

• BS Basis og Total, der gør det muligt for institutionen at opkræve skyldige beløb.

Jo flere borgere, der er oprettet i BetalingsService med en betalingsaftale,

jo større vil gevinsten være. Såfremt borgeren/debitor ikke er enig i opkrævningen,

vil borgeren/debitor eller virksomheden (BetalingsService plus debitor)

inden den syvende kalenderdag i betalingsmåneden kunne gøre indsigelse ved

at kontakte banken, der stopper/tilbagefører opkrævningen. På opkrævningen

(betalingsoversigten) kan institutionen anføre et telefonnummer, som betaleren/debitor

kan kontakte, hvis man ikke er enig i det skyldige beløb. Hvis det

skyldige beløb ikke betales, vil institutionen konstatere, at tilgodehavende fortsat

er udestående. Institutionen kan derefter bede BetalingsService Total udskrive

et indbetalingskort. Såfremt der er tale om en BetalingsService Kredit,

vil BetalingsService udelukkende kunne håndtere automatiske betalinger uden

modtagelse af giro- eller indbetalingskort.

• LeverandørService. For virksomheder kan LeverandørService anvendes som

indbetalingskanal. Som anført tidligere kan virksomhedernes andel af checkindbetalinger

næsten udelukkende henføres til ToldSkat. Via TastSelv Erhverv

kan virksomhederne indberette og afregne moms, A-skat m.v., lønsumsafgift

og punktafgifter. For at kunne betale via LeverandørService skal virksomheden

være tilmeldt denne ordning. I forlængelse af indberetningen af informationerne

får virksomheden forslag til betalingsdag og beløb, som den kan ændre,

eller betalingen kan godkendes. Godkendelsen initierer, at betalingen foretages

via LeverandørService. Virksomheden får samtidig et kvitteringsbillede som

dokumentation. Herved erstattes alle de giroindbetalingskort, der forudsætter

angivelse af information på bagsiden af kortet samtidig med betalingen. Disse

betalinger inden for ToldSkats område omfatter i al væsentlighed virksomhe-

98


kpmg

Omkostning pr. enhed

ders checkindbetalinger til det offentlige. Såfremt virksomheden ikke er enig i

opkrævningen, vil virksomheden fortsat kunne stoppe betalingen ved at kontakte

banken. Gevinsten ved LeverandørService via TastSelv Erhverv skal

samtidig ses i sammenhæng med virksomhedernes muligheder for elektronisk

informationsformidling til ToldSkat. Løsningen forudsætter, at virksomheden

har adgang til internettet og både er tilmeldt TastSelv Erhverv og Leverandør-

Service.

• Domstolene modtager et stort antal checks. Langt hovedparten modtages via

post. I civile sager er der sammen med et sagsanlæg typisk vedlagt en check.

Sagsanlægget fremsendes af en advokat på vegne af en klient. Hvis der ikke er

vedlagt en check, bliver retsafgiften opkrævet. Først ved bogføring af retsafgiften

får sagen et sagsnummer. For tinglysning er princippet det samme. Der

skal vedlægges betaling for stempelafgiften med tinglysningsanmodning. Betalingen

bogføres, og der kan udskrives et stempelmærke. Ovenstående betyder,

at indbetalingen skal ske, før sagerne kan oprettes. Alternativt til checks

kan domstolene modtage forudbetalingen som en konto-til-konto-overførsel.

Der er imidlertid på nuværende tidspunkt ikke en integration mellem bankindbetalingen

og retssystemerne som følge af manglende anvendelse af SKB.

5.6.4 Optimeringspotentialer

Ifølge vore beregninger koster det ca. 43,50 kr. i gennemsnit at håndtere en checkindbetaling.

Opgørelsen af omkostningerne ved modtagelse af checks består af tre

elementer:

1 Proceshåndtering. Beregningen er baseret på en vurdering af tidsforbrug pr.

aktivitet, der medgår i håndteringen af en checkindbetaling. I omkostningen

indgår også overhead-omkostninger til kontorarealer og andre faciliteter som

skrivebord m.v. Denne omkostning er beregnet til 38,00 kr., jf. Bilag J. 18

2 Rentedage. Det gennemsnitlige valørtab ved kontante indbetalinger har vi sat

til 2 dage, hvilket effektivt giver 2,8 rentedage på kontante indbetalinger (7

ugedage/5 arbejdsdage * 2).

3 Forud for en indbetaling forudsættes det, at institutionen har sendt en anmodning

om indbetaling samt vedlagt et giro- eller indbetalingskort. Det er primært

omkostningen til produktion, kuvertering og fremsendelse af den fysiske opkrævning

på estimeret 5,50 kr., der indgår i beregningerne. SKB-aftalen omfatter

ikke deponering af checks, og der er derfor indgået en lang række individuelle

aftaler om kontant deponering.

Det på baggrund af analysen beregnede resultat viser den gennemsnitlige omkostning

ved at håndtere en checkindbetaling. Beregningerne er behæftet med en række

usikkerhedsfaktorer - dels de metodisk generelle faktorer - men derudover er der en

række mere individuelle forhold som f.eks.:

18 ToldSkat angiver at have en noget mindre udgift på 12,55 kr. til håndtering af checkindbetalinger.

Da den af KPMG estimerede udgift til håndtering af checkindbetalinger er foretaget

ud fra en gennemsnitsbetragtning for det offentlige under ét, fastholdes det estimerede

beløb af metodiske grunde som beregningsgrundlag.

99


kpmg

Samlede omkostninger

1 Spredning. Der er stor spredning i omkostningerne ved deponering af checks i

døgnboks. SKB-aftalen omfatter ikke deponering af checks i døgnboks, og de

oplyste beløb er meget varierende. Alt fra 1.000 kr. årligt til 0,3% af omsætningen

med checks.

2 Effektivitet. Der er i beregningerne ikke skelet til effektiviteten. Institutioner,

der håndterer store volumener, bør alt andet lige være mere effektive. De beregnede

procesomkostninger svarer niveaumæssigt til medianen for KPMG's

benchmark-database med hensyn til omkostninger. Antagelsen svarer til, at de

offentlige institutioner alt andet lige håndterer kontante indbetalinger lige så

hensigtsmæssigt som medianen af virksomhederne i vor benchmark-database.

3 Datakvalitet. I visse af spørgeskemaerne har det ikke været muligt at skelne

mellem kontante indbetalinger modtaget som kontanter eller checks. Dette kan

give en vis forskydning af resultatet mellem de beregnede optimeringspotentialer

ved henholdsvis kontante indbetalinger og checks. Det er vor vurdering, at

det ikke forrykker resultatet væsentligt.

4 Beregningsusikkerhed. Beregningerne er baseret på en gennemsnitlig transaktionsstørrelse

pr. indbetalingstype. Gennemsnittet er udregnet på baggrund

af den samlede transaktionsmængde og den beløbsmæssige volumen.

De nuværende omkostninger ved at modtage checkindbetalinger har vi estimeret til

at udgøre ca. 105 mio.kr., jf. tabellen nedenfor.

Tabel 5.5

Estimerede omkostninger

Beregnede omkostninger Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Hensigtsmæssige

systemer

Kommuner 326 620 14,3

Amter 20 327 0,9

Staten 1.888 50.153 89,8

I alt 2.234 51.100 105,0

Forudsætningen for en optimal indbetaling er, at der foretages en automatisk udligning

af tilgodehavende i såvel økonomisystemet som fødesystemet. Dette kræver

en integration mellem økonomisystemet og fødesystemet. Denne integration eksisterer

eksempelvis på indbetalingsområderne inden for ToldSkat. Derimod foreligger

der sjældent en integrationen i fødesystemerne og økonomisystemet, når kommunerne

modtager checkindbetalinger, der vedrører dagtilbud, gebyr vedrørende

arbejde udført af teknisk forvaltning samt andre ydelser, som kommunerne udbyder,

f.eks. musikskole m.v.

100


kpmg

Potentielle omkostninger

Tabel 5.6

Estimerede omkostninger

efter omlægning

Optimeringspotentiale

Tabel 5.7

Estimeret

optimeringspotentiale

efter omlægning

I nedenstående figur er estimeret de fremtidige omkostninger efter omlægning fra

check til BetalingsService.

Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (tkr.) (mio.kr.)

Kommuner 326 620 3,0

Amter 20 327 0,2

Staten 1.888 50.153 20,9

I alt 2.234 51.100 24,1

Det samlede optimeringspotentiale ses af tabellen nedenfor.

Nuværende Fremtidig Optimerings-

omk. omk. potentiale

(mio.kr.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 14,3 3,0 11,3

Amter 0,9 0,2 0,7

Staten 89,8 20,9 68,9

I alt 105,0 24,1 80,9

De nuværende omkostninger ved håndtering af checkindbetalinger estimeres at udgøre

ca. 105 mio.kr. Ved at eliminere checkindbetalinger estimeres omkostningerne

at udgøre ca. 24 mio.kr., hvilket bidrager med et optimeringspotentiale på ca. 81

mio.kr. Langt det største optimeringspotentiale er i staten og her især ToldSkat.

Generelt betaler institutionerne ikke et indløsningsgebyr til bankerne for at indlevere

modtagne check fra borgere eller virksomheder. En af de deltagende kommuner

er undtaget og har siden den 1. maj 2003 betalt 2,50 kr. for hver check, der er indleveret.

I ovenstående optimeringspotentiale er ikke indregnet udgiften til indløsning

af checks.

5.6.5 Barrierer for optimering

Der er identificeret et væsentligt potentiale ved at eliminere checkindbetalinger.

Der kan opstilles to primære barrierer, som er vigtige at nedbryde, før potentialet

kan realiseres. Barriererne er:

101


kpmg

1 Loven. Rettidig betaling anses for at være, når checken er modtaget af institutionen,

og ikke når beløbet står på betalingsmodtagerens konto. Især ToldSkat

modtager en væsentlig mængde checks. Netop fordi det indbetalte beløb først

trækkes to til tre dage efter indbetalingstidspunktet, giver det en ekstra kredittid

for indbetaler. Dette område vurderes at være en væsentlig barriere for elimineringen

af checks udstedt af virksomheder. Den nuværende definition (eksemplificeret

ved ToldSkat) af rettidig betaling er:

- Når beløbet er betalt ved skranken i en told- og skatteregion, i et pengeinstitut

eller på et posthus senest den sidste rettidige betalingsdag.

- Når der er afgivet betalingsordre til et pengeinstitut, der medfører, at betaling

trækkes på indbetalerens konto. Betalingsordre til pengeinstitut kan

være via homebanking, hvor betaling effektueres ved træk på indbetalers

konto på sidste rettidige betalingsdag.

- Når betaling ved check i brev til told- og skatteregionen er modtaget på sidste

rettidige betalingsdag.

For at ændre indbetalingstidspunktet kræves det, at definitionen af rettidig betaling

ændres fra den nuværende definition, at pengegæld er bringegæld, hvilket

betyder, at rettidig betaling er, når beløbet er til disposition hos beløbsmodtageren.

ToldSkat har senest indført en godtgørelse for virksomheder. Hvis virksomheden

betaler rettidigt, og hvis ToldSkat har modtaget betalingen senest

dagen efter rettidig betalingsdag, kan virksomheden reducere indbetalingen

med et godtgørelsesbeløb. Det betyder i praksis, at virksomheden typisk skal

betale en dag tidligere end før.

2 Vane. Checks har været anvendt i mange år. Alene dette faktum gør, at en del

benytter muligheden for at betale med checks. Mange oplever det muligvis også

bekvemt, at en check kan sendes frem for som f.eks. ved kontant betaling at

skulle møde personligt op.

5.6.6 Konklusioner og anbefalinger

Konklusion

• Det offentlige modtager i størrelsesordenen 2,2 mio. checkindbetalinger til en

samlet værdi af ca. 51 mia.kr.

• Checkindbetalinger kan primært henføres til staten og er relateret til såvel virksomheder

som borgere.

• Det koster i gennemsnit 43,50 kr. at modtage en checkindbetaling.

• Hvis man i stedet anvender konto-til-konto-overførsler, vil man kunne reducere

omkostningerne med 81 mio.kr.

• Som alternativ til en lovændring kan indbetaler modtage et godtgørelsesbeløb.

Det skal sikres, at godtgørelsen er af en økonomisk størrelse, der sikrer en ændret

betalingsadfærd som betaler. En godtgørelse reducerer det samlede optimeringspotentiale.

102


kpmg

De samlede checkudbetalinger

Tabel 5.8

Checkudbetalinger,

estimeret

Eksempler

Anbefalinger

• Det anbefales, at flertallet af checkindbetalingerne fremover skal foretages konto-til-konto

eller via LeverandørService. Alternativt kan institutionerne etablere

et gebyr for modtagelse af checks. Gebyret modsvarer ekspeditionsomkostninger

og kan eksempelvis udgøre 50 kr.

• Det anbefales at undersøge, hvorvidt loven om rettidig betaling kan ændres.

5.7 Checks - udbetalinger

5.7.1 Udbredelse

Den offentlige sektors samlede checkudbetalinger estimeres antalsmæssigt at udgøre

ca. 3,6 mio. og med en samlet værdi på 80 mia.kr. Checkudbetalinger kan generelt

henføres til udbetalinger, der er initieret af offentligretlige udbetalinger og ikke

en normal kreditorfaktura.

De samlede mængder er udregnet på baggrund af spørgeskemaundersøgelsens resultater

og er efterfølgende skaleret til at repræsentere alle kommuner, amter og

statsinstitutioner.

Antal transaktioner Beløb

(1.000 stk.) (%) (mio.kr.) (%)

Kommuner 1.157 32% 14.723 18%

Amter 5 0% 109 0%

Staten 2.425 68% 65.779 82%

I alt 3.588 100% 80.610 100%

Som illustreret i ovenstående tabel kan hovedparten af transaktionerne henføres til

den statslige sektor, som står for 68% af udbetalingerne fordelt på 2,4 mio. transaktioner.

Beløbsmæssigt er det hele 82% af udbetalingerne, der hidrører fra staten.

Den kommunale sektor står for 32% af transaktionerne, svarende til ca. 1,2 mio.

stk., som dog i værdi kun udgør 18% eller ca. 15 mia.kr. Amterne foretager kun i

mindre omfang checkudbetalinger, svarende til 5.000 stk.

Eksempler på, hvor der udbetales via check, er følgende:

1 Kommuner. Inden for den kommunale sektor anvendes checkudbetalinger

primært i forbindelse med leverandørbetaling. I fødesystemer anvendes check

eksempelvis i forbindelse med bistandssystemet.

2 Amter. Inden for amterne er udskrivningen af checks minimal.

103


kpmg

Figur 5.2

Check fra Centralregistret

for motorkøretøjer

3 ToldSkat. Udstedelsen af checks kan især henføres til ToldSkats udbetaling af

overskydende skat og AM-bidrag. Den samlede mængde udgør for dette område

1,6 mio. stk., svarende til 45% af alle udstedte checks i den offentlige sektor.

Udbetalingen sker til borgerne. Derudover udstedes 0,5 mio. checks vedrørende

børnefamilieydelser. Udbetaling af negativ moms til virksomheder udgør

140.000 stk., hvilket svarer til 4% af samtlige checks, der udstedes af den offentlige

sektor. Langt hovedparten af udbetalingerne kan henføres til udbetalinger

initieret af et fødesystem, men kun en mindre del kan henføres til udbetaling

af kreditorfaktura.

Checkudbetalingerne til virksomheder omfatter følgende områder:

Emne - virksomheder Antal

Negativ moms 140.000

Afregning af kreditorer (FAS, DFLS) 22.475

Checkudbetalingerne til borgere omfatter følgende områder:

Emne - borgere Antal

Overskydende skat og AM-bidrag

(borgere)

1.613.989

Børnefamilieydelser (borgere, BYS) 512.408

Overskydende indbetalinger/bestilte

udbetalinger (borgere, KOBRA)

28.000

4 Centralregistreret for motorkøretøjer. I forbindelse med tilbagebetaling af

vægtafgift udbetaler Centralregistreret for motorkøretøjer årligt i størrelsesordenen

550.000 checks. Beregningen er foretaget med baggrund i et udtræk fra

SKB for 1. halvår 2003. Antallet af årlige checks er beregnet forholdsmæssigt.

Navn

Adresse

Postnummer og by

Samlet vurderes antallet af checkudbetalinger på 2,4 mio. stk. inden for den statslige

sektor at være undervurderet.

104


kpmg

Hvornår er checks

hensigtsmæssige?

5.7.2 Hvorfor er checks suboptimale?

Der er en række grunde til, at udbetaling via checks ofte er et uhensigtsmæssigt betalingsmedie:

1 Høj omkostning. Betalingsformidling via check er isoleret set den dyreste betalingstype,

som bankerne udbyder. I SKB er omkostningen for checkudstederen

ca. 13,87 kr. 19 Omkostningen skal bl.a. dække udgifter til trykning, papir,

kuvertering og distribution, herunder porto.

2 Intern ressourceanvendelse. Udstedelsen af manuelle checks, der udskrives

af institutionens selv, er forbundet med en række manuelle aktiviteter og derfor

ressourcekrævende. Systemchecks, som institutionen udsteder gennem eksterne

checkleverandører, f.eks. via SKB, er ofte ikke forbundet med ekstra aktiviteter,

idet anvisningen af en systemcheck alene er en betalingsmåde. I forbindelse

med udstedelsen af checks skal institutionen sikre, at den noteres, således

at den til enhver tid kan opgøre, hvilke checks der ikke er hævet.

3 Udligning af forpligtelse. Udligningen af forpligtelsen kan være forbundet

med manuelle aktiviteter, herunder manuel udligning af forpligtelsen i såvel

økonomisystem som fødesystem.

4 Manglende indløsning. For at kunne kræve checken udbetalt er det tidsmæssige

krav, at danske checks skal indløses inden for 20 dage. Hvis checkmodtageren

ikke indløser checken inden 20 dage, skal institutionen identificere, hvem

der ikke har indløst checken og derefter udstede en check på ny.

Checks er således et uhensigtsmæssigt betalingsmedie, hvis anvendelse i videst muligt

omfang skal begrænses.

5.7.3 Løsninger

I en række sammenhænge forekommer det hensigtsmæssigt med checks:

1 Simpelt indkøb. Når en offentlig institutionen skal betale samtidig med leveringen

af ydelsen/produktet, kan det være hensigtsmæssigt at anvende checks.

Samtidig er institutionen ikke nødsaget til at sidde inde med en kontantbeholdning.

Denne type checks udstedes af institutionen selv.

2 Konto ukendt. I udbetalingssituationer, hvor betalingsmodtagerens konto er

ukendt, kan anvendelsen af check være en fordel - f.eks. når der skal udstedes

et stort antal checks, f.eks. ToldSkat.

3 Rentegevinst. De udbetalte beløb bliver ved checks tidligst trukket på institutionens

bankkonto, en til to dage efter at checken er modtaget af betalingsmodtager.

Ved checkudbetalinger er der typisk to til tre dages rentegevinst i forhold

til udbetalingstidspunktet.

19 Det skal bemærkes, at enkelte institutioner kan have indgået særlige aftaler, der

betyder, at omkostningerne ved at udstede en check er mindre end 13,87 kr. Af

helhedshensyn har vi dog valgt at arbejde med en gennemsnitsomkostning for

checkudstedelse, der svarer til omkostningen ved udskrivning af en check i SKB,

dvs. 13,87 kr.

105


kpmg

NemKonto

Enhedsomkostninger

Først og fremmest må det estimeres, at flertallet af checks er systemchecks, og de

initieres direkte fra fødesystemerne. En kommune udsteder årligt i størrelsesordenen

8.000 manuelle checks, mens antallet af systemchecks estimeres til ca. 60.000

stk.

Løsninger

I nedenstående er beskrevet de initiativer, der kan iværksættes for at eliminere

checkudbetalinger.

Der eksisterer en række løsninger og systemer, der kan erstatte checkindbetalinger.

Det gælder først og fremmest:

• Konto-til-konto-overførsel. En konto-til-konto-overførsel kan foretages af og

mellem alle pengeinstitutter. Idet overførslen sker ved brug af et standardformat

(UDUS-formatet), åbner det mulighed for automatiske betalinger med advisering

af relevant information.

• OverførselsService (OS). OS kan anvendes til enkeltudbetalinger til borgere,

dvs. som en simpel konto-til-konto-betaling. OS giver mulighed for kort advisering

på maksimalt 20 karakterer på betalingsmodtagers kontoudtog. OS er

anvendeligt til lønudbetalinger samt enkeltudbetalinger til borgere, men ikke til

betaling af f.eks. leverandørfakturaer.

Finansministeriets lovudkast vil kunne eliminere alle checkudbetalinger, da al udbetaling

fra det offentlige skal ske konto-til-konto.

5.7.4 Optimeringspotentiale

Hvad koster håndteringen af checkudbetalinger? Som tidligere nævnt estimeres

det, at langt hovedparten er systemchecks, der ikke kræver manuelle aktiviteter.

Systemchecken udskrives i forlængelse af en afsluttet sagsbehandling. Derfor omfatter

nedenstående optimeringspotentiale ikke en reducering af procesomkostningerne.

Omkostningerne dækker to elementer:

1 Rentedage. Det gennemsnitlige valørtab ved checkindbetalinger har vi sat til 2

dage, hvilket effektivt giver 2,8 rentedage på kontante indbetalinger (7 ugedage/5

arbejdsdage * 2).

2 Direkte omkostninger til tryk, papir, kuvertering og distribution, herunder

porto. Omkostningen er opgjort til 13,87 kr., svarende til omkostningen gennem

SKB. Der kan være institutioner, som har indgået andre bankaftaler. 20

20 Eksempelvis angiver ToldSkat, at der for en delmængde af deres systemudskrevne checks

er en noget mindre udgift på 12,25 kr. Endvidere angiver de, at der ikke er særskilte portoudgifter

forbundet med udsendelse af checks ved overskydende skat og AM-bidrag.

Men da portoudgiften til udsendelse af årsopgørelser indeholdende checkudbetalinger er

fratrukket optimeringspotentialet for udsendelse af information ved udbetalinger i afsnit

5.12, indregnes portoudgifter i indeværende afsnit.

106


kpmg

Beregning

Nuværende

omkostninger

Tabel 5.9

Checkudbetalinger,

estimerede omkostninger

Det på baggrund af analysen beregnede resultat viser den gennemsnitlige omkostning

ved at håndtere en checkudbetaling. Beregningerne er behæftet med en række

usikkerhedsfaktorer - dels de metodisk generelle faktorer - men derudover er der en

række mere individuelle forhold som f.eks.:

1 Beregningsusikkerhed. Beregningerne er baseret på en gennemsnitlig transaktionsstørrelse

pr. udbetalingstype. Gennemsnittet er udregnet på baggrund af

den samlede transaktionsmængde og den beløbsmæssige volumen. Dette kan i

et vist omfang overvurdere størrelsen af den enkelte checkudbetaling, men på

baggrund af interview og efterfølgende validering af data har det ikke været

muligt entydigt at kvantificere denne størrelse.

2 Som tidligere nævnt estimeres det, at langt hovedparten af checkudbetalingerne

udstedes som systemchecks. En checkudbetaling, der er initieret af et fødesystem,

kræver kun i meget begrænset omfang ressourceanvendelse, mens en manuel

checkudstedelse er forbundet med en række aktiviteter, som kræver ressourceanvendelse,

f.eks. udarbejdelse af check, godkendelse, kontering, bogføring

og udbetaling. ToldSkat anvender i forbindelse med udbetalinger i dag

løsninger, der integrerer fødesystemet og økonomi- og betalingssystemet.

Ydermere er det kendetegnet, at fødesystemerne elektronisk fremsender relevante

betalingsinformationer til et servicebureau, der kan dække hele processen

fra databehandling, papirindkøb og lagerhotel til scanning, print, tryk, kuvertering,

efterbehandling og forsendelse. Optimeringspotentialet underestimeres i

nedenstående, idet checkudbetalinger betragtes som systemchecks og kombination

af systemchecks og manuelt udstedte checks.

De nuværende omkostninger ved at udbetale med checks estimeres at udgøre ca.

37,4 mio.kr., jf. tabellen nedenfor.

Beregnede omkostninger Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 1.157 0 14.723 13,8

Amter 5 0 109 0,1

Staten 2.425 0 65.779 23,5

00 0

0

I alt 3.588 0 80.610 37,4

107


kpmg

Fremtidige omkostninger

Tabel 5.10

Checkudbetalinger,

estimerede omkostninger

efter omlægning

Optimeringspotentiale

Tabel 5.11

Checkudbetalinger,

estimeret optimeringspotentiale

efter omlægning

De fremtidige omkostninger efter omlægning estimeres at udgøre 8,6 mio.kr., jf. tabellen

nedenfor.

Volumen Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (tkr.) (mio.kr.)

Kommuner 1.157 14.723 1,9

Amter 5 109 0,0

Staten 2.425 65.779 6,7

I alt 3.588 80.610 8,6

Det samlede optimeringspotentiale estimeres at udgøre følgende:

Nuværende Fremtidig Optimerings-

omk. omk. potentiale

(mio.kr.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 13,8 1,9 11,9

Amter 0,1 0,0 0,0

Staten 23,5 6,7 16,9

I alt 37,4 8,6 28,8

De nuværende omkostninger ved håndtering af checkudbetalinger estimeres at udgøre

ca. 37 mio.kr. Ved at eliminere checkudbetalinger estimeres omkostningerne

at udgøre ca. 8 mio.kr., hvilket bidrager med et optimeringspotentiale på ca. 29

mio.kr. Omkostningerne omfatter alene omlægningen fra checks til betalingsformen

konto-til-konto, der koster 0,67 kr. pr. stk. Som tidligere nævnt er den procesmæssige

optimeringsgevinst ikke omfattet.

5.7.5 Barrierer for optimering

Potentialet for checkudbetalingerne forudsætter, at der nedbrydes en række barrierer.

De væsentligste barrierer er følgende:

1 Manuelle checks. Checks, der udstedes manuelt af institutioner, anvendes typisk

i situationer, hvor beløbsmodtageren personligt er mødt frem. Dette kan

enten skyldes, at fremsendelsen af en systemcheck er udeblevet, eller at checkbeløbet

er forkert. Det er ofte i kommuner, at manuelle checkudbetalinger foretages.

108


kpmg

3 Bankkonto. Institutioner har ikke altid kendskab til beløbsmodtagerens bankkonto.

Det kan såvel omfatte virksomheder som borgere. I disse situationer

udskrives checks.

4 Vane. På trods af at institutionen på kreditorstamdata har anført bankkontonummer,

eller der sammen med fakturaen er modtaget et giro- eller indbetalingskort,

har KPMG erfaring for, at kreditorbogholderen af vane vælger at betale

fakturaen med en check.

Et NemKonto-register vil eliminere barriere nr. 2.

5.7.6 Konklusioner og anbefalinger

Konklusioner

• Det offentlige udsteder årligt i størrelsesordenen 3,6 mio. checks til en samlet

værdi på ca. 81 mia.kr. Hovedparten af checkudbetalingerne er systemchecks.

• Checkudbetalinger kan primært henføres til kommuner og staten.

• Det koster i gennemsnit 13,87 kr. at udstede og fremsende en check (SKB).

• Hvis man i stedet anvender konto-til-konto-overførsler, vil man kunne reducere

omkostningerne med 29 mio.kr.

• Den væsentligste barriere for at realisere optimeringspotentialet vurderes at være,

at institutionen ikke har kendskab til betalingsmodtagerens bankkonto. Dette

vurderes imidlertid at kunne blive løst enten ved implementeringen af Nem-

Konto, eller ved at borgeren/virksomheden altid i forbindelse med en sagsbehandling

oplyser kontonummer.

Finansministeriets lovudkast vil via NemKontoen realisere det fulde optimeringspotentiale.

Anbefalinger

• Alternativt til NemKontoen-forslaget skal borgeren/virksomheden oplyse

bankkontonummer i forbindelse med afslutningen af et sagsforløb.

• Checkudbetaling bør fremover erstattes med konto-til-konto-overførsel.

5.8 Indbetalingskort

I dette afsnit analyseres indbetalingskort. Indbetalingskort anvendes af det offentlige

til opkrævning af betalinger.

5.8.1 Udbredelse

Den offentlige sektors samlede anvendelse af indbetalingskort estimeres antalsmæssigt

at være godt 11,2 mio. i stk. til en værdi af ca. 450 mia.kr. Indbetalingskort kan

109


kpmg

Manuelle

indbetalingskort

Tabel 5.12

Manuelle indbetalingskort,

estimeret

(jf. kapitel 3) inddeles i manuelle og maskinelle indbetalingskort. Manuelle indbetalingskort

kræver, at indbetalingen registreres manuelt modsat et maskinelt indbetalingskort,

som er integreret med føde- og økonomisystem. De to typer kort er altså

ret forskellige, hvad angår ressourceforbrug, og de behandles derfor separat i det

følgende.

De samlede mængder er udregnet på baggrund af spørgeskemaundersøgelsens resultater

og er efterfølgende skaleret til at repræsentere alle kommuner, amter og

statsinstitutioner.

Antal transaktioner

Beløb

(1.000 stk.) (%) (mio.kr.) (%)

Kommuner 123 9% 974 1%

Amter 109 8% 3.019 5%

Staten 1.167 83% 61.487 94%

I alt 1.399 100% 65.479 100%

Som illustreret i ovenstående figur kan hovedparten af de manuelle indbetalingskort

i den offentlige sektor, svarende til ca. 1,4 mio. transaktioner, henføres til den statslige

sektor. Den statslige sektor svarer til 94% af den samlede værdi og udgør ca.

61 mia.kr.

Hovedparten af transaktionerne inden for staten kan henføres til følgende:

Rigspolitiet Antal

Almindelige køreprøver 87.300

Vægtafgift 62.000

Domstolsstyrelsen Antal

Rets- og fogedafgifter 72.075

ToldSkat Antal

Frivillige indbetalinger (borgere) 740.000

Den kommunale sektor står for 9% af transaktionerne, svarende i alt til 123.000

stk., som dog i værdi kun udgør 974 mio.kr. Amterne modtager lidt færre manuelle

indbetalingskort, svarende til 109.000 stk. Transaktioner, som udgør 8% af de samlede

transaktioner i den offentlige sektor. Omvendt svarer værdien af manuelle

indbetalingskort i amterne til 5% af den beløbsmæssige værdi, svarende til 3,0

mia.kr.

110


kpmg

Maskinelle

indbetalingskort

Tabel 5.13

Maskinelle

indbetalingskort, estimeret

Tabellen nedenfor viser det eksisterende antal transaktioner via maskinelle indbetalingskort.

Antal transaktioner

Beløb

(1.000 stk.) (%) (mio.kr.) (%)

Kommuner 2.175 22% 18.150 5%

Amter 280 3% 6.171 2%

Staten 7.347 75% 360.480 94%

I alt 9.802 100% 384.802 100%

For kommunerne, der udsender 22% af de maskinelle indbetalingskort, drejer det

sig især om forbrugsbidrag vedrørende vand og varme, dagtilbud, ejendomsskatter

og grundskyld. Amterne modtager kun i meget ringe omfang maskinelle indbetalingskort.

Som det ses, kan hovedparten af indbetalingskort henføres til maskinelle indbetalingskort.

Staten modtager 75% af alle maskinelle indbetalingskort, og de formidler

en værdi på ca. 360 mia.kr. Af statens maskinelle indbetalingskort står ToldSkat

for over 54% opgjort i antal transaktioner, mens det i værdi er hele 97%. Inden for

ToldSkat kan transaktionerne henføres til følgende områder:

ToldSkat

Restskat, rest AM-bidrag, B-skat og

Antal maskinelle

indbetalingskort

aconto AM-bidrag (borgere)

2.000.000

Krav fra inddrivelsesenhed

(borgere)

38.696

Lønindeholdelse, virksomheder 235.000

Lønsumsafgifter 100.000

Told 108.000

Rykkere/restancer, virksomheder 110.000

Acontoselskaber 65.000

Moms 775.000

Afgifter 51.000

A-skat 455.000

For Rigspolitiet kan modtagelsen af maskinelle indbetalingskort henføres til følgende

områder:

Rigspolitiet Antal maskinelle

indbetalingskort

Parkeringsafgifter 59.000

Bøder, sagsomkostninger 744.800

Vægtafgift 800.000

111


kpmg

Derudover kan der henføres maskinelle indbetalingskort til Finansstyrelsen vedrørende

studielån og misligholdt studielån samt SU-Styrelsen vedrørende tilbagebetaling

af for meget modtaget støtte.

5.8.2 Hvorfor er indbetalingskort suboptimale?

Der er en række grunde til, at indbetaling via giro- og indbetalingskort ofte er et

uhensigtsmæssigt betalingsmedie:

• Rettidig betaling. Et indbetalingskort sikrer ikke rettidig betaling, idet indbetaler

skal initiere betalingen manuelt - gå i banken eller på posthuset eller anvende

sin netbank.

• Ændring af indbetalingskort. Beløb, kortkode m.v. kan ændres af indbetaler,

hvilket besværliggør automatisk afstemning for institutionen.

• Manuelle indbetalingskort. Manuelle indbetalingskort understøtter ikke automatisk

udligning i økonomisystemet af institutionens tilgodehavende. Udligningen

er manuel og er tidskrævende. Eksempler på manuelle indbetalingskort

er korttype 73 og girokort 01, hvor indbetaler manuelt skal anføre relevante betalingsinformationer,

herunder f.eks. navn på betaler, fakturanummer og debitornummer.

Derudover har indbetaler mulighed for at anføre en individuel

tekst. Udligningen er manuel, fordi indbetalings- og girokortet af denne karakter

ikke sikrer en maskinel entydig identifikation af indbetaler og det konkrete

tilgodehavende. Ud over at udligningen i økonomisystemet skal foretages manuelt,

kan det, såfremt betaler ikke anfører relevante betalingsinformationer,

være vanskeligt for institutionen at identificere, hvad betalingen vedrører. Det

medfører ofte, at økonomifunktionen, som forestår den manuelle udligning,

bliver nødsaget til at forespørge den øvrige organisation for at identificere betalingen

entydigt.

• Fejllæsninger. Der er en lang række indbetalingskort, hvor oplysningerne enten

indscannes eller indtastes manuelt. ToldSkat anvender kortart 83 og 93 til

at opkræve moms og A-skat/AM-bidrag. På girokortets bagside angiver virksomheden

en specifikation af, hvad betalingen omfatter. Specifikationen scannes

efterfølgende i BG Bank og oversættes til elektroniske data. Ikke alle girokort

kan indscannes, idet systemet ikke kan tyde den håndskrevne information.

Det betyder, at BG Bank har dedikeret en række medarbejdere, der både validerer

og indtaster oplysninger. Efter at data er fremsendt elektronisk til ToldSkat,

kræver det manuel opfølgning. Enten kan indscanning være foretaget forkert,

eller medarbejderne i BG Bank har indtastet fejlagtige oplysninger. Anvendelsen

af girokort med angivelsesfelter som f.eks. kortart 83 og 93 fjerner derfor

ikke behovet for manuel opfølgning, da f.eks. fejl i scanningen, ufuldstændige

oplysninger, ulæselig håndskrift m.v. ofte vil kræve, at en vis andel af indbetalingerne

skal udredes manuelt.

• Omkostninger forbundet til indbetalingskortet. Udstedelsen og fremsendelse

af et indbetalingskort er forbundet med højere omkostninger end anvendelsen

af PBS Plus og Total, der gør det muligt for institutionen at opkræve indbetalingerne

elektronisk. Det betyder bl.a., at institutionen ikke fremsender et

indbetalingskort.

112


kpmg

Hvornår er indbetalingskort

hensigtsmæssige?

Indbetalingskort er - oftest og i varierende grad - bedre end indbetalinger via kontanter

og checks, men det ses også, at der er en del problemer tilknyttet, og at der

generelt ikke er tale om den optimale løsning.

5.8.3 Løsninger

I en række sammenhænge forekommer det hensigtsmæssigt at anvende indbetalingskort.

Anvendelsen af maskinelle korttyper, der understøtter automatisk bogføring

i økonomisystemet, reducerer de manuelle aktiviteter. Korttype 71 og girokort

75 muliggør automatisk bogføring i økonomisystemet, hvis institutionens økonomisystem

har implementeret den funktionalitet, der er nødvendig. Kortet svarer til girokort

type 04. Korttype 75 indeholder både identifikationskode til automatisk bogføring

i økonomisystem og mulighed for, at indbetaler kan skrive en tekst. Der er

etableret standardløsninger til økonomisystemerne, der sikrer automatisk udligning

af debitortilgodehavende. Identifikationskoden er unik, og såfremt det er korrekt

indtastet, vil alle indbetalinger kunne blive udlignet automatisk.

Der eksisterer en række løsninger og systemer, der kan erstatte indbetalingskort.

Det gælder først og fremmest:

• Elektroniske Indbetalingskort. Elektroniske indbetalingskort bliver sendt til

debitors netbank. Debitor bliver tydeligt gjort opmærksom på, at der er modtaget

et nyt/nye indbetalingskort. Der er endvidere mulighed for at få besked via

e-mail, når der ankommer et indbetalingskort, hvis e-mail-adresse er angivet.

Alle relevante betalingsdata på kortet er indtastet. Hvis det er nødvendigt, åbner

det Elektroniske Indbetalingskort mulighed for at ændre i betalingsdato og

beløb. Der skal fortsat foretages en aktiv handling for at gennemføre betalingen.

Elektroniske indbetalingskort kombinerer fordelene med et indbetalingskort

og fordelene med en konto-til-konto-overførsel. Denne løsning forudsætter,

at indbetaler/debitor er digitaliseret, og kan derfor ikke være en universel

løsning.

• BetalingsService. Der er mulighed for at tilmelde en række indbetalingskort

(korttyperne + 04, 15 og 71) til BetalingsService (BS), således at de fremtidige

betalinger opkræves automatisk via BetalingsService. Betalingen vil i så fald

fremgå af den betalingsoversigt, som borgeren/virksomheden modtager hver

måned.

• BetalingsService Basis og Total, der gør det muligt for institutionen at opkræve

indbetalinger. Jo flere borgere/debitorer, der er oprettet i BetalingsService

med en betalingsaftale, jo større vil gevinsten være. Såfremt borgeren/debitoren

ikke er enig i opkrævningen, vil borgeren/debitoren eller virksomheden

(BetalingsService plus debitoren) inden den syvende kalenderdag i betalingsmåneden

kunne gøre indsigelse ved at kontakte banken, der stopper/tilbagefører

opkrævningen. På opkrævningen (betalingsoversigten) kan institutionen

anføre et telefonnummer, som betaleren kan kontakte, såfremt man ikke er enig

i det skyldige beløb. Hvis det skyldige beløb ikke betales, vil institutionen

konstatere, at tilgodehavende fortsat er udestående. Institutionen kan derefter

bede BetalingsService Total udskrive et indbetalingskort. Indbetalingskortet

kan enten være Elektronisk Indbetalingskort eller udsendt på papir. Såfremt

der er tale om en BetalingsService Basis Kreditor, vil BetalingsService udelukkende

kunne håndtere automatiske betalinger uden modtagelse af et giro- eller

indbetalingskort.

113


kpmg

Enhedsomkostninger,

manuelle indbetalingskort

Maskinelle indbetalingskort

• LeverandørService. For virksomheder kan LeverandørService anvendes.

Som anført tidligere kan virksomhedernes andel af checkindbetalinger henføres

til ToldSkat. Via TastSelv Erhverv (der forudsætter tilmelding til LS) kan der

indberettes og afregnes moms, A-skat m.v., lønsumsafgift og punktafgifter.

Herved erstattes alle de giroindbetalingskort, der forudsætter angivelse på bagsiden

af kortet samtidig med betalingen. Disse betalinger inden for ToldSkats

område omfatter i al væsentlighed virksomheders checkindbetalinger til det offentlige.

Såfremt virksomheden ikke er enig i opkrævningen, vil virksomheden

fortsat kunne stoppe betalingen ved at kontakte banken. Gevinsten ved LeverandørService

via TastSelv Erhverv skal samtidig ses i sammenhæng til virksomhedernes

muligheder for elektronisk informationsformidling til ToldSkat.

• Konto-til-konto-overførsel. En konto-til-konto-overførsel kan foretages af og

mellem alle pengeinstitutter. Idet overførslen sker ved brug af et standardformat

(UDUS-formatet), åbner det mulighed for automatiske betalinger med advisering

af relevant information. En konto-til-konto-overførsel fra borgeren/virksomheden

vil kunne integreres med institutionens økonomisystem. Det

kræver modsat indbetalingskort, at der i økonomisystemet opsættes en række

udligningsregler. Det skyldes, at der i en konto-til-konto-overførsel ikke på

forhånd er defineret en unik identifikationskode. En konto-til-konto-overførsel

forudsætter, at betaler (borger/virksomhed) angiver, hvad betalingen omfatter.

Udligningsregler kan eksempelvis være betaler, faktura, beløb og dato og en

kombination heraf. En konto-til-konto-overførsel forudsætter fortsat, at kravet

fremsendes til indbetaler.

5.8.4 Optimeringspotentiale

Hvad koster modtagelse af indbetalingskort? Som nævnt afhænger det af, om indbetalingskortet

er integreret med økonomi- og fødesystem. Omkostningerne ved

manuelle indbetalingskort dækker følgende elementer:

• Procesomkostninger til håndtering af modtagelse, registrering, bogføring,

fejlbehandling og kontrol. Den samlede omkostning estimeres til 27,00 kr., 21

se Bilag L.

• Rentedage. Det gennemsnitlige valørtab ved indbetalingskort har vi sat til 2

dage, hvilket effektivt giver 2,8 rentedage på kontante indbetalinger (7 ugedage/5

arbejdsdage * 2).

• Forsendelse. Forud for en indbetaling forudsættes det, at institutionen har

fremsendt en anmodning om indbetaling samt vedlagt et giro- eller indbetalingskort.

Det er primært omkostningen til produktion, kuvertering og fremsendelse

af den fysiske opkrævning på estimeret 5,50 kr., der indgår i beregningerne.

Omkostningerne ved maskinelle indbetalingskort omfatter ikke procesomkostningerne,

idet bogføring og udligning af tilgodehavende udføres automatisk. Omkost-

21 ToldSkat angiver at have en transaktionsomkostning på 13,07 kr. pr. enhed ved håndtering

af manuelle indbetalingskort. Endvidere er der ingen portoudgifter ved de angivne

740.000 "frivillige indbetalinger", da der ikke udsendes indbetalingskort forud for betalingen.

Da den af KPMG estimerede udgift til håndtering af indbetalingskort er foretaget

ud fra en gennemsnitsbetragtning for det offentlige under ét, fastholdes det estimerede beløb

af metodiske grunde som beregningsgrundlag.

114


kpmg

Nuværende

omkostninger

Tabel 5.14

Manuelle indbetalingskort,

estimerede omkostninger

Tabel 5.15

Maskinelle

indbetalingskort,

estimerede omkostninger

ningerne til rentedage er sædvanligvis 2,8 effektive rentedage og omkostningerne til

produktion og forsendelse 5,50 kr.

De nuværende omkostninger for manuelle og maskinelle indbetalingskort estimerer

vi til at være ca. 56 mio.kr. for de manuelle og 113 mio.kr. for de maskinelle - 169

mio.kr. i alt.

Beregnede omkostninger Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 123 974 4,1

Amter 109 3.019 4,0

Staten 1.167 61.487 47,4

I alt 1.399 65.479 55,5

Beregnede omkostninger Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 2.175 18.150 14,7

Amter 280 6.171 2,5

Staten 7.347 360.480 95,7

I alt 9.802 384.802 113,0

Det ses, at statens omkostninger i begge tilfælde er størst, seks til ti gange større

end kommunernes.

115


kpmg

Fremtidige omkostninger

Tabel 5.16

Manuelle indbetalingskort,

estimerede omkostninger

efter omlægning

Tabel 5.17

Maskinelle

indbetalingskort,

estimerede omkostninger

efter omlægning

De fremtidige omkostninger efter en omlægning fra indbetalingskort til Betalings-

Service eller lignede indbetalingsform kan opgøres til godt 18 og 69 mio.kr. for

henholdsvis manuelle og maskinelle indbetalingskort, jf. tabellerne nedenfor.

Volumen Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (tkr.) (mio.kr.)

Kommuner 123 974 1,2

Amter 109 3.019 1,2

Staten 1.167 61.487 15,3

I alt 1.399 65.479 17,7

Det ses, at der - ifølge vore opgivelser - er et lidt større optimeringspotentiale i amterne

end blandt kommunerne, men det er marginalt og på små og usikre tal. Datagrundlaget

er bedre på statsligt plan og volumen angiveligt også større.

Volumen Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (tkr.) (mio.kr.)

Kommuner 2.175 18.150 10,2

Amter 280 6.171 1,6

Staten 7.347 360.480 57,3

I alt 9.802 384.802 69,1

116


kpmg

Effektiviseringspotentiale

Tabel 5.18

Manuelle indbetalingskort,

estimeret optimeringspotentiale

efter omlægning

Tabel 5.19

Maskinelle

indbetalingskort, estimeret

optimeringspotentiale efter

omlægning

Optimeringspotentialet for manuelle og maskinelle indbetalingskort ses af tabellerne

nedenfor.

Nuværende Fremtidig Optimerings-

omk. omk. potentiale

(mio.kr.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 4,1 1,2 3,0

Amter 4,0 1,2 2,8

Staten 47,4 15,3 32,1

I alt 55,5 17,7 37,8

Nuværende Fremtidig Optimerings-

omk. omk. potentiale

(mio.kr.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 14,7 10,2 4,6

Amter 2,5 1,6 0,9

Staten 95,7 57,3 38,4

I alt 113,0 69,1 43,8

For manuelle indbetalingskort kan det samlede potentiale opgøres til ca. 38 mio.kr.,

hvoraf hovedparten kan henføres til staten. For de maskinelle indbetalingskort kan

den estimerede gevinst opgøres til 44 mio.kr. Det største potentiale er igen identificeret

inden for staten.

Samlet udgør optimeringspotentialet ca. 82 mio.kr.

5.8.5 Barrierer for optimering

Optimeringspotentialet, der er identificeret i forbindelse med den nuværende modtagelse

af manuelle og maskinelle indbetalingskort, kan kun realiseres, hvis der

nedbrydes en række barrierer. De væsentligste barrierer er følgende:

1 Systemer. Enkelte fødesystemer understøtter ikke integreret modtagelse af

maskinelle indbetalingskort eller bankoverførsler.

117


kpmg

Overordnet udbredelse

2 Bankkonto. Ikke i alle situationer har virksomheden eller borgeren kendskab

til institutionens bankkonto. Dette kunne f.eks. håndteres ved, at virksomheden

tilmeldte sig LeverandørService og borgeren PBS Plus/Total.

3 Vane. På trods af at det offentlige tilbyder virksomheder og borgere maskinelle

og elektroniske indbetalingsløsninger, vælger flere at anvende manuelle indbetalingsløsninger

- formentlig mest "af vane".

5.8.6 Konklusioner og anbefalinger

Konklusioner

• Det offentlige modtager årligt i størrelsesordenen ca. 11,2 mio. betalinger via

indbetalingskort. Den samlede værdi andrager ca. 450 mia.kr. Hovedparten er

maskinelle indbetalingskort og stammer fra staten, primært ToldSkat og Rigspolitiet.

• Indbetaling med et manuelt indbetalingskort koster i gennemsnit 32,50 kr.

• Det samlede optimeringspotentiale for manuelle indbetalingskort er 38 mio.kr.

og for maskinelle 44 mio.kr. Det forholdsmæssige begrænsede potentiale vedrørende

maskinelle indbetalingskort skyldes, at der ikke forventes at blive anvendt

færre procesomkostninger i forbindelse med en omlægning. Det samlede

optimeringspotentiale udgør 82 mio.kr.

• På længere sigt forventes de opstillede barrierer ikke i væsentligt omfang at

begrænse optimeringspotentialet.

Anbefalinger

• Såfremt systemerne understøtter konto-til-konto-overførsel eller maskinel indbetalingskort,

anbefales det, at institutionerne anvender dette.

• For virksomheder anbefales det, at de tilmeldes LeverandørService, og borgere

PBS Plus/Total.

5.9 Konto-til-konto-overførsel - indbetalinger

Nedenstående afsnit omhandler borgernes og virksomhedernes betalinger til offentlige

institutioner via konto-til-konto-overførsler. I afsnittet skelnes mellem manuelle

og maskinelle konto-til-konto-overførsler. En manuel konto-til-konto-overførsel

kræver en manuel behandling af institutionen, før indbetalingen er registreret. Omvendt

kræver en maskinel konto-til-konto-overførsel som udgangspunkt ikke en

manuel efterbehandling.

5.9.1 Udbredelse

Den offentlige sektors samlede konto-til-konto-overførsler estimeres antalsmæssigt

at udgøre 16,7 mio. stk., svarende til en værdi på 335 mia.kr.

118


kpmg

Manuelle konto-til-kontooverførsler

Tabel 5.20

Manuelle konto-til-kontooverførsler,

estimeret

Staten

De samlede mængder er udregnet på baggrund af spørgeskemaundersøgelsens resultater

og er efterfølgende skaleret til at repræsentere alle kommuner, amter og

statsinstitutioner, jf. Bilag G.

Man kan skelne mellem manuelle og maskinelle konto-til-konto-overførsler. Tabellen

nedenfor viser, at der overføres knap 26 mia.kr. ved manuelle kontooverførsler.

Antal transaktioner

Beløb

(1.000.stk.) (%) (mio.kr.) (%)

Kommuner 338 25% 4.470 14%

Amter 16 1% 14.339 46%

Staten 1.026 74% 12.586 40%

I alt 1.381 100% 31.396 100%

Op mod 74% af alle manuelle konto-til-konto-overførsler til det offentlige kan henføres

til staten. De udgør en værdi på ca. 13 mia.kr., svarende til 40% af alle manuelle

konto-til-konto-overførsler. Inden for staten kan de manuelle konto-til-kontooverførsler

primært henføres til:

Domstolsstyrelsen Antal manuelle

konto-til-kontooverførsler

Rets- og fogedafgifter 441.750

Tinglysningsafgifter 237.150

ToldSkat Antal manuelle

konto-til-kontooverførsler

Lønindeholdelse 45.000

Moms 25.000

A-skat, virksomheder 20.000

119


kpmg

Maskinelle kontooverførsler

Tabel 5.21

Maskinelle konto-til-kontooverførsler,

estimeret

Staten

Kommuner og amter

Staten

De maskinelle kontooverførsler ses af tabellen nedenfor.

Antal transaktioner

Beløb

(1.000.stk.) (%) (mio.kr.) (%)

Kommuner 7.128 46% 32.394 11%

Amter 3 0% 240 0%

Staten 8.230 54% 270.743 89%

I alt 15.361 100% 303.377 100%

Det fremgår, at hovedparten af konto-til-konto-transaktionerne er maskinelle, i alt

godt 300 mia.kr. Maskinelle konto-til-konto-overførsler medfører, at institutionen

automatisk kan udligne tilgodehavendet i føde- og økonomisystem.

Inden for maskinelle konto-til-konto-overførsler har den statslige sektor 54% af

transaktionerne, svarende til ca. 8 mio. transaktioner. I beløb udgør statens andel

270 mia.kr. eller 89% af indbetalingerne. Den kommunale sektor står for 46% af

transaktionerne, svarende til ca. 7 mio. stk., som dog i værdi kun udgør 11%, svarende

til 32 mia.kr.

Inden for kommunerne kan maskinelle konto-til-konto-overførsler primært henføres

til grundskyld, daginstitutioner, forbrugsbidrag vand og varme, dagtilbud, ejendomsskat

og mindre kommunale udbudte ydelser som eksempelvis musikundervisning.

Amterne modtager generelt kun i mindre omfang maskinelle konto-til-kontooverførsler.

De maskinelle konto-til-konto-overførsler kan inden for staten primært henføres til

følgende områder:

ToldSkat Antal

Restskat, rest AM-bidrag, B-skat og

aconto AM-bidrag (borgere)

1.800.000

Krav fra inddrivelsesenhed (borgere) 433.000

Lønsumsafgifter, virksomheder 110.000

Rykkere/restancer, virksomheder 120.000

Moms 35.000

A-skat 1.320.000

For Rigspolitiet kan modtagelsen af maskinelle konto-til-konto-overførsler henføres

til følgende områder:

Rigspolitiet Antal

Vægtafgift 3.000.000

120


kpmg

Hvornår er manuelle

konto-til-kontooverførsler

hensigtsmæssige?

For Finansstyrelsen kan modtagelsen af maskinelle konto-til-konto-overførsler henføres

til nedenstående områder:

Finansstyrelsen Antal

Studielån 747.300

Misligholdt studiegæld 137.900

For SU-Styrelsen kan modtagelsen af maskinelle konto-til-konto-overførsler henføres

til følgende område:

SU-Styrelsen Antal

For meget modtaget støtte 153.000

5.9.2 Hvorfor kan konto-til-konto-overførsler være suboptimale?

Der er en række grunde til, at kontooverførsler kan være suboptimale:

• Generel hensigtsmæssighed. Generelt er konto-til-konto-overførsler en hensigtsmæssig

opkrævningsmetode. Det gør sig i særdeleshed gældende, når der

er tale om maskinelle konto-til-konto-overførsler. Maskinelle konto-til-kontooverførsler,

der er integreret med føde- og økonomisystem, kan såvel proces-

som betalingsformidlingsmæssigt ikke optimeres yderligere.

• Manglende matchning. Ved forudgående fakturering kan det give anledning

til problemer at identificere betalingen i institutionens økonomisystem. Hvis

indbetaler har glemt at anføre navn eller opgiver fejlagtig identifikation, kan

det medføre et ekstra ressourceforbrug i institutionen. Ved anvendelse af konto-til-konto-overførsler

afhænger graden af manglende matchning af udligningsreglerne

i økonomi- og fødesystemet.

• Manuelle konto-til-konto-overførsler. Manuelle konto-til-konto-overførsler

er sammenholdt med maskinelle konto-til-konto-overførsler uhensigtsmæssige.

Det skyldes, at institutionerne ved anvendelse af manuelle konto-til-kontooverførsler

er nødsaget til manuelt at udligne institutionernes tilgodehavende.

Det kan erfaringsmæssigt for den enkelte institution i nogle situationer være

vanskeligt at identificere det konkrete tilgodehavende, som betalingen skal udligne.

5.9.3 Løsninger

Der er ikke nogen forretningsmæssige argumenter for, at manuelle konto-til-kontooverførsler

er hensigtsmæssige. I nedenstående er beskrevet de initiativer, der kan

iværksættes for at eliminere manuelle konto-til-konto-overførsler.

Der eksisterer en række løsninger og systemer, der kan erstatte manuelle konto-tilkonto-overførsler.

Det gælder først og fremmest:

• BetalingsService Basis og Total, der gør det muligt for institutionen at opkræve

indbetalinger. Jo flere borgere, der er oprettet i PBS med en betalingsaftale,

jo større vil gevinsten være. Såfremt borgeren ikke er enig i opkrævningen, vil

borgeren eller virksomheden inden den syvende kalenderdag i betalingsmåneden

kunne gøre indsigelse ved at kontakte banken, der stopper opkrævningen.

121


kpmg

Enhedsomkostning ved

manuel konto-til-kontooverførsel

På opkrævningen (betalingsoversigten) kan institutionen anføre et telefonnummer,

som betaleren kan kontakte, såfremt man ikke er enig i det skyldige

beløb. Hvis det skyldige beløb ikke betales, vil institutionen konstatere, at tilgodehavende

fortsat er udestående. Institutionen kan derefter bede PBS Total

udskrive et indbetalingskort. Indbetalingskortet kan enten være maskinelt eller

udsendt på papir.

• LeverandørService. For virksomheder, der foretager manuelle konto-tilkonto-overførsler

kan LeverandørService anvendes. Via TastSelv Erhverv (der

forudsætter tilmelding til LS) kan der indberettes og afregnes moms, A-skat

m.v., lønsumsafgift og punktafgifter. Herved erstattes alle de giroindbetalingskort,

der forudsætter angivelse på bagsiden af kortet samtidig med betalingen.

Disse betalinger inden for ToldSkats område omfatter i al væsentlighed virksomheders

checkindbetalinger til det offentlige. Såfremt virksomheden ikke er

enig i opkrævningen, vil virksomheden fortsat kunne stoppe betalingen ved at

kontakte banken.

• Maskinel konto-til-konto-overførsel. En maskinel konto-til-konto-overførsel

kan foretages af og mellem alle pengeinstitutter. Idet overførslen sker ved brug

af et standardformat (UDUS-formatet), åbner det mulighed for automatiske betalinger

med advisering af relevant information. En maskinel konto-til-kontooverførsel

fra borgere/virksomheder vil kunne integreres med institutionens

økonomisystem. Det kræver, at der i økonomisystemet opsættes en række udligningsregler.

Det skyldes, at der i en maskinel konto-til-konto-overførsel ikke

på forhånd er defineret en unik identifikationskode. En maskinel konto-tilkonto-overførsel

forudsætter, at betaler (borger/virksomhed) angiver, hvad betalingen

omfatter. Udligningsregler kan eksempelvis være betaler, faktura, beløb

og dato og en kombination heraf. En maskinel konto-til-konto-overførsel

forudsætter fortsat, at kravet fremsendes til indbetaler.

5.9.4 Optimeringspotentialer

Hvad koster modtagelsen af en konto-til-konto-overførsel? Som tidligere nævnt afhænger

det konkret af, om overførslen er manuel eller maskinelt integreret med

økonomi- og fødesystem. Vi antager, at der ikke er et yderligere optimeringspotentiale

ved anvendelse af en maskinel konto-til-konto-overførsel, og vor analyse omfatter

derfor kun manuelle konto-til-konto-overførsler. Omkostningerne ved en

manuel konto-til-konto-overførsel omfatter følgende elementer:

• Procesomkostninger til håndtering af modtagelse, registrering, bogføring,

fejlbehandling og kontrol. Den samlede omkostning estimeres til 27,00 kr. 22 ,

se Bilag M.

• Udsendelse m.v. Forud for en indbetaling forudsættes det, at institutionen har

fremsendt en anmodning om indbetaling. Det er primært omkostningen til

produktion, kuvertering og fremsendelse af den fysiske opkrævning på estimeret

5,50 kr., der indgår i beregningerne.

22 Ifølge ToldSkats egen vurdering tager håndteringen af manuelle konto-til-kontooverførsler

kun 3,0 minutter at gennemføre i ToldSkat-regi, svarende til en estimeret omkostning

på 15,70 kr. Da den af KPMG estimerede udgift til håndtering af manuelle konto-til-konto-overførsler

er foretaget ud fra en gennemsnitsbetragtning for det offentlige

under ét, fastholdes det estimerede beløb af metodiske grunde som beregningsgrundlag.

122


kpmg

Nuværende

omkostninger

Tabel 5.22

Manuelle konto-til-kontooverførsler,

estimerede

omkostninger

Fremtidige omkostninger

Tabel 5.23

Manuelle konto-til-kontooverførsler,

estimerede

omkostninger efter

omlægning

De nuværende omkostninger forbundet med en manuel konto-til-konto-overførsel

kan opgøres til ca. 45 mio.kr., jf. tabellen nedenfor, hvoraf der er tre gange så mange

i staten som i kommunerne - med samme forhold beløbsmæssigt.

Beregnede omkostninger Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 338 4.470 11,0

Amter 16 14.339 0,5

Staten 1.026 12.586 33,3

I alt 1.381 31.396 44,9

De estimerede omkostninger efter omlægning fra konto-til-konto-overførsel til BetalingsService

eller lignende indbetalingsform er følgende:

Volumen Antal Beløb Omk.

(1.000 stk.) (tkr.) (mio.kr.)

Kommuner 338 4.470 3,1

Amter 16 14.339 0,1

Staten 1.026 12.586 9,3

I alt 1.381 31.396 12,5

123


kpmg

Optimeringspotentiale

Tabel 5.24

Manuelle konto-til-kontooverførsler,

estimeret

optimeringspotentiale

Det estimerede optimeringspotentiale efter omlægning til BetalingsService eller

lignende betalingsform kan opgøres til følgende:

Nuværende Fremtidig Optimerings-

omk. omk. potentiale

(mio.kr.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 11,0 3,1 7,9

Amter 0,5 0,1 0,4

Staten 33,3 9,3 24,1

I alt 44,9 12,5 32,4

Samlet set er der identificeret et optimeringspotentiale på ca. 32 mio.kr., hvoraf de

omkring 24 mio.kr. kan henføres til staten.

5.9.5 Barrierer for

• Potentialet, der er identificeret i forbindelse med den nuværende modtagelse af

manuelle konto-til-konto-overførsler, forudsætter, at der nedbrydes en række

barrierer. Den væsentligste barriere består i, at enkelte fødesystemer ikke understøtter

integreret modtagelse af maskinelle konto-til-konto-overførsler.

• Kontooverførsel lader sig kun gøre, hvis modtager vil oplyse sine kontooplysninger.

Mange opfatter kontooplysninger som følsom information på linje med

CPR-nummer og oplyser det kun til betroede personer.

5.9.6 Konklusioner og anbefalinger

Konklusioner

• Det offentlige modtager årligt i størrelsesordenen 16,7 mio. betalinger via konto-til-konto-overførsel.

Den samlede værdi andrager ca. 335 mia.kr. Hovedparten

er maskinelle konto-til-konto-overførsler, hvor der ikke estimeres at være

et optimeringspotentiale. Maskinelle konto-til-konto-overførsler kan henføres

til staten, primært ToldSkat, Rigspolitiet og Finansstyrelsen.

• Det koster i gennemsnit 32,50 kr. i forbindelse med en betaling, der foretages

ved hjælp af en manuel konto-til-konto-overførsel.

• Det samlede optimeringspotentiale for manuelle konto-til-konto-overførsler er

32 mio.kr.

• På længere sigt forventes de opstillede barrierer ikke i væsentligt omfang at

begrænse optimeringspotentialet.

124


kpmg

Det samlede antal

fakturaer

Estimatets grundlag

Tabel 5.25

Betaling af kreditorfaktura,

estimeret

Finansministeriets lovudkast rummer ikke for øjeblikket elementer, der bidrager

til at realisere det påpegede optimeringspotentiale.

Anbefalinger

• Det anbefales at undersøge, hvorvidt fødesystemerne understøtter maskinelle

konto-til-konto-overførsler. Alternativt kan eksempelvis virksomheder tilmeldes

LeverandørService og borgere PBS Plus/Total.

5.10 Kreditorfakturaer

5.10.1 Udbredelse

Den offentlige sektors antal kreditorfakturaer estimeres antalsmæssigt til at udgøre

ca. 18 mio. stk.

Antallet af fakturaer i kommunerne er beregnet ud fra en antagelse om, at antallet af

kreditorfakturaer pr. indbygger er mellem 2,5 og 5,0. Tallet er kontrolleret i en

række kommuner. I nedenstående oversigt er der anvendt et konservativt skøn på

2,5 kreditorfaktura pr. indbygger. For amterne er antallet af kreditorfakturaer i Københavns

Amt skaleret, mens antallet af kreditorfakturaer inden for staten er beregnet

ud fra et dataudtræk fra SKB, der omfatter 1. halvår 2003. Tallet er forholdsmæssigt

skaleret til et årligt antal kreditorfakturaer. Udtrækket er efterfølgende

gennemgået med henblik på at eliminere udbetalinger til løn, sociale ydelser m.v.

Antal transaktioner

(1.000 stk.) (%)

Kommuner 13.421 74%

Amter 2.610 14%

Staten 2.200 12%

I alt 18.231 100%

Som illustreret i ovenstående tabel kan hovedparten af transaktionerne henføres til

den kommunale sektor, som med 13,4 mio. transaktioner har 74% af transaktionerne.

Amterne har ca. 2,6 mio. kreditorfakturaer, svarende til 14%, mens staten repræsenterer

12% af de offentlige kreditorbetalinger eller 2,2 mio. stk.

Institutioner betaler med få undtagelser kreditorfakturaer via indbetalingskort og

konto-til-konto-overførsler.

125


kpmg

Den effektive proces

Forretningsgangen

Figur 5.3

Forretningsgang for

elektronisk kreditorproces

Udfylder

rekvisition/

kontering

Modtag varer

og flg. seddel

Registrer

varemodtalgelse

5.10.2 Løsninger til optimering af kreditorprocessen

Nedenfor beskriver vi de initiativer, der kan iværksættes for at optimere betalingen

af kreditorfakturaer. En optimering af processen kræver, at den skal ske elektronisk,

startende med udarbejdelse af indkøbsordren og afsluttende med en elektronisk

betaling.

Den konkrete forretningsgang for en elektronisk kreditorproces kan illustreres på

følgende måde:

Rekvirent Bemyndiget person Centralt indkøb Økonomi Lager/Leverandør

Rekvisition

Elektronisk

rekvisition

godkendes

Fakturagodkendelse

Indgår/

vedligeholder

aftaler

Elektronisk indkøbsordre

Faktura

Match

rekvisition,

følgeseddel og

faktura

Automaitisk

udligning

Elektonisk betaling

Elektronisk

indkøbsordre

Plukker varer

og sender

1 Rekvirenten identificerer et behov for en vare eller ydelse.

faktura

Modtag

betaling

2 Rekvirenten udarbejder en elektronisk rekvisition på varen/ydelsen.

3 Rekvisitionen godkendes elektronisk af en bemyndiget person.

Sidst gemt: 23-09-2003

4 Den elektroniske rekvisition fremsendes til leverandøren. Rekvisitionen fremsendes

automatisk, når den er godkendt. Typisk fremsendes de periodisk elektronisk

til leverandørerne, eksempelvis to gange om dagen.

5 Leverandøren leverer varen.

6 Rekvirenten modtager varen og kvitterer elektronisk for varemodtagelsen.

126


kpmg

7 Leverandøren fremsender fakturaen elektronisk. Fakturaen fremsendes elektronisk

til den bemyndigede person med henblik på godkendelse. Den godkendte

faktura fremsendes elektronisk til Økonomi, hvor den godkendes.

Såfremt fakturaen ikke fremsendes til den bemyndigede person, sammenholdes

den elektroniske faktura automatisk med indkøbsordren og varemodtagelsen.

Hvis der prismæssigt er overensstemmelse mellem de tre elektroniske dokumenter,

bliver fakturaen bogført. Det forudsættes, at varemodtagelsen i antal

og kvalitet modsvarer indkøbsordren.. Såfremt der er prisforskel mellem de

elektroniske dokumenter, kan fakturaen fortsat blive godkendt, hvis forskellen

er inden for et foruddefineret interval. Intervallet kan både være i procenter eller

i absolutte kroner eller en kombination. Eksempelvis vil fakturaer blive

godkendt, hvis differencen mellem indkøbsordren og fakturaen er under 5%,

dog maksimalt 500 kr.

8 Betalingen foretages automatisk via betalingskørsel. Ved betaling foretages en

automatisk udligning i institutionens kreditorsystem (modul).

Er kreditorprocessen elektronisk i dag?

Vor undersøgelse viser, at det offentlige ikke modtager elektroniske fakturaer. Kun

en enkelt respondent har svaret bekræftende - og antallet af elektroniske fakturaer

var to.

Dette billede understøttes af en ny undersøgelse fra Økonomi- og Erhvervsministeriet,

som gennem deres erhvervspanel har interviewet 269 virksomheder. Virksomhederne

blev spurgt, om de udsender elektroniske fakturaer, f.eks. via EDI

(Electronic Data Interchange), eller E-faktura til debitor. Ved elektronisk fakturering

sendes fakturaen elektronisk direkte fra økonomisystemet. På dette spørgsmål

svarede kun 15 bekræftende, svarende til ca. 6%. Disse 15 virksomheder anvendte

alle EDI som udvekslingsstandard.

Virksomhederne blev også bedt om at angive, hvor stor en andel af indbetalingen

fra debitor virksomheden modtager elektronisk. For virksomheden kan en debitor i

denne forbindelse f.eks. være en offentlig institution. Set under ét angiver virksomhederne,

at procentandelen er under 25.

Virksomhederne har også angivet, om de modtager fakturaer elektronisk. På dette

spørgsmål har 9% af virksomhederne (27) svaret ja, mens 91% har svaret nej. De

virksomheder, som har svaret ja, har endvidere angivet, om den elektroniske faktura

er integreret med virksomhedens økonomisystem. Svarene fremgår af tabellen nedenfor.

127


kpmg

Figur 5.4

Den elektroniske fakturas

integration med

økonomisystem

Integration

Helhed

Elektronisk indkøb

Fakturaen indlæses automatisk i økonomisystemet,

MEN der foretages ingen afstemning

med indkøbsordren

Fakturaen indlæses automatisk i økonomisystemet

og afstemmes automatisk med

indkøbsordren

Fakturaen indlæses automatisk i økonomisystemet

og afstemmes manuelt med indkøbsordren

Fakturaen udskrives på papir og indtastes i

økonomisystemet og afstemmes manuelt

med eventuel indkøbsordre

Fakturaen udskrives og indscannes med

henblik på videredistribution internt i virksomheden

Testpanelet

Antal Pct.

1 4%

4 15%

6 22%

16 59%

0 0%

Total 27 100%

Kilde: Nye regler om offentlige udbetalinger til virksomheder, Erhvervsministeriet

juli 2003.

Det fremgår, at flertallet af virksomhederne har en lav integration mellem den elektroniske

faktura og virksomhedens økonomisystem. 59% af de virksomheder, der

modtager elektroniske fakturaer, udskriver fakturaen på papir og indtaster den manuelt.

Dette illustrerer, at den elektroniske kommunikation mellem institution og leverandør

skal ses som en helhed og ikke blot som fremsendelse af faktura og betaling.

Kun ved denne helhedsforståelse kan et optimeringspotentiale realiseres.

Anvendelse af e-indkøb

I e-indkøb vil rekvirenten kunne se i et elektronisk katalog, der indeholder udvalgte

varer fra relevante leverandører, der er indgået aftale med. Brugeren vil i kataloget

bl.a. kunne se varedetaljer, varepriser og leveringstider, og han kan fylde varer i en

elektronisk indkøbskurv. Han udfylder dernæst en elektronisk rekvisition, hvor eindkøbsløsningen

hjælper med automatisk udfyldelse af de fleste felter såsom varedetaljer,

navn, leveringssted og korrekte kontonumre. Rekvisitionen sendes derefter

til godkendelse eller konverteres til en indkøbsordre, der sendes via dataudveksling,

via e-post eller via fax til leverandørerne. Når varen leveres, kan varemodtagelsen

registreres i løsningen. Når fakturaen ankommer til økonomiafdelingen, kan man

automatisk frigive korrekte fakturaer ved at sammenholde fakturaen med rekvisitionen/indkøbsordren

og relevante dokumenter fra varemodtagelsen. Forudsætningen

for et e-indkøb vil typisk være, at der skal være indgået aftaler med leverandørerne.

Leverandørerne skal kunne levere et elektronisk varekatalog, og leverandøren

skal være forberedt for denne type af elektronisk samhandel.

128


kpmg

Fordele

Eksisterende løsninger

Kontekstuelle forhold

Optimeringspotentiale

Indscanning af bilag

I stedet for at institutionerne håndterer og indtaster leverandørfakturaer manuelt i

økonomisystemet, kan de med fordel indscannes og fordeles elektronisk. Det er

mere optimalt. Forudsætningen er, at institutionerne skal modtage fakturaerne elektronisk.

Det betyder, at der mellem leverandøren og institutionerne skal være etableret

en indscanningsfunktion. Denne funktion videresender fakturaen elektronisk

til institutionerne. Indscanningsfunktionen vil kunne placeres i en outsourcet fælles

enhed for hele den offentlige sektor. Optimeringspotentialet realiseres gennem en

mindre gennemløbstid for en faktura. I større institutioner kan det være svært at

finde ud af, hvor leverandørfakturaen befinder sig. Samtidig anvendes der erfaringsmæssigt

mange interne ressourcer på kopiering af fakturaer til brug for skufferegnskaber.

Dette udføres for at sikre, at der kan udarbejdes en decentral budgetopfølgning.

Potentialet ved at indscanne leverandørfakturaen er størst, når leverandørfakturaen

er initieret af en indkøbsordre.

Når institutionerne modtager fakturaen elektronisk, er det ikke længere nødvendigt

at sende bilag fysisk rundt. Det er specielt en fordel i større institutioner, men også

institutioner, som typisk dækker flere lokationer, kan høste fordele. Eksempelvis

vil kommuner, der modtager fakturaer centralt, ikke have behov for at sende bilag

ud til børneinstitutionerne. For børneinstitutionen vil det betyde, at den budgetansvarlige

blot skal kontere og godkende bilagene elektronisk. Børneinstitutionen fratages

en manuel indtastning.

Der eksisterer allerede i dag en række systemløsninger. Eksempelvis har firmaet

ReadSoft hos Holbæk Kommune udviklet en løsning, som er baseret på, at de

indscannede fakturaer eksporteres som en fil i standard XML-format. Filen indlæses

efterfølgende i KMD's økonomisystem. Yderligere er der udviklet løsninger til

såvel Oracle som SAP.

Potentialet ved at indscanne leverandørfakturaer afhænger bl.a. af, om der (a) anvendes

et indkøbssystem, (b) om der modtages leverandørfaktura centralt, (c) antallet

af årlige leverandørfaktura, og om (d) institutionen er spredt på flere geografiske

lokationer.

Readsoft vurderer, at optimeringspotentialet for de institutioner, der anvender

indscanning og workflow, ligger mellem 25% og 50% af ressourcerne.

129


kpmg

Arbejdsgang

Figur 5.5

Kreditorproces baseret på

indscanning og workflow

1

Poståbning og

forberedelse

En kreditorproces, der er baseret på indscanning og workflow, vil typisk bestå af

følgende aktiviteter:

Indscanningsenhed/institution

2

Scanning af

faktura

17

Indkøbsordrer

Ja

17

Match mellem

indkøbsordre og

faktura

Nej

20

Fakturaf remsendelse

via

workflow

Ja

20

Fakturafremsendelse

via

workflow

18

Automatisk

bogføring

18

Kontering og

godkendelse

21

Anføre korrekte

oplysninger

Rekvirent/disponent

1 Poståbning og forberedelse. Det sikres, at der på alle fakturaer er anført institutionsnavn,

rekvirentnavn, indkøbsordrenummer, bankkontonummer eller gironummer

samt CVR- og P-nummer. Opfyldes disse betingelse ikke, returneres

fakturaen til leverandøren med en note om, hvorfor den returneres.

2 Scanning af fakturaer. Indscanningsenheden varetager scanningsprocessen,

som ofte består af følgende trin:

- Scanning. Består i selve scanningen af dokumenterne.

- Fortolkning. Scannersystemet "læser" fakturaen. Et scanningssystem vil

typisk aflæse leverandørens navn, fakturanummer, dato, indkøbsordrenummer,

totalbeløb og momsbeløb.

- Verificering. Scannersystemet undersøger, om det "forstår" alle oplysninger

på fakturaen.

- Optimering. Hvis systemet ikke kan "læse" fakturaen, skal man "oplære"

systemet i at kunne "læse" den pågældende faktura.

- Overførsel. Når alle fakturaer er "indlæst", overføres data automatisk til

økonomisystemet (kreditormodul).

Såfremt der ikke etableres en fælles indscanningsenhed, vil indscanningen kunne

varetages af den enkelte institution, alternativt pr. koncern.

130


kpmg

3 Automatisk match mellem indkøbsordre og leverandørfaktura. Økonomisystemet

vil automatisk konstatere, om der er en indkøbsordre, som fakturaen

svarer til. Er der overensstemmelse mellem en fakturas indkøbsordrenummer

og et åbentstående ordrenummer, vil en matchningsproces påbegyndes.

Fakturaer, hvortil der ikke foreligger en indkøbsordre, vil via workflow blive

sendt til kontering og godkendelse hos rekvirenten/disponenten. Hvis der ikke

er overensstemmelse mellem fakturaen og indkøbsordrens grundlag, vil fakturaen

blive spærret og ikke blive sendt videre til systemmæssig fakturagodkendelse.

Alle fakturaer, der har gennemløbet matchningsprocessen uden fejl eller

afvigelser, vil automatisk blive godkendt.

4 Ved afvigelse mellem indkøbsordre og faktura fremsendes faktura elektronisk

til rekvirenterne, for at de kan foretage den videre behandling af fakturaen. Rekvirenterne

skal vurdere, om fakturaen skal betales, og hvis den skal, hvilken

kontering den skal påføres. Hvis der er en anden person, som skal godkende

fakturaen, kan det elektronisk sættes op. Såfremt fakturaen ikke umiddelbart

kan godkendes, klarlægges, hvilke forhold der skal være på plads, før en godkendelse

eller afvisning kan foretages. Hvis den ikke kan godkendes og derfor

ikke skal betales, afvises fakturaen.

5 Betaling. Betalingen foretages automatisk via konto-til-konto.

E-faktura

Virksomheden kan med E-faktura sende fakturaer direkte mellem eget økonomisystem

og modtagerens økonomisystem. Udvekslingen foregår via et transport- og

sikkerhedsmodul (EFTM) og et integrationsmodul, som integrerer økonomisystemet

og EFTM. Idet E-faktura er integreret med langt hovedparten af danske pengeinstitutternes

officebanking-systemer, kan det implementeres uanset bank.

Funktionaliteten i E-faktura understøtter kun dele af den samlede debitor- og kreditorproces.

Funktionaliteten for E-faktura kan illustreres med udgangspunkt i nedenstående

beskrivelse af en debitor- og kreditorproces.

131


kpmg

Figur 5.6

Debitor- og kreditorproces

Økonomisystem

Fakturaafsender Fakturamodtager

Salgsmodul

13

3

4

6

12

Officebank-system

2

E-fakturamodul

E-fakturamodul

Indkøbsmodul

7 8

Økonomisystem

5

Officebank-system

10

Bank Bank

Forklaring til kreditorprocessen:

1 Oprettelse af indkøbsordre (er ikke en del af E-faktura).

2 Oprettelse af salgsordre (er ikke en del af E-faktura).

3 Ordrebekræftelse (er ikke en del af E-faktura).

4 Afsendelse af vare (er ikke en del af E-faktura).

5 Modtagelse af vare (er ikke en del af E-faktura).

6 Udarbejdelse af faktura samt bogføring af indtægt og tilgodehavende.

7 Afsendelse af e-mail med E-faktura.

8 Bogføring af udgift og kreditortilgodehavende. Der vil kunne ske en semiautomatisk

bogføring, såfremt der forud er udarbejdet indkøbsordre med relevant

kontering (f.eks. sted, art og formål), generering af unikt indkøbsordrenummer,

og at den samtidig er godkendt af relevant person. Samtidig skal fakturaafsender

i E-faktura referere til indkøbsordrenummeret. Bogføringen er

semiautomatisk, idet fakturaen matcher indkøbsordren, men ikke bogføres automatisk.

9 Generering af betaling.

10 Betaling.

1

9

11

132


kpmg

Fordele for afsender

Fordele for modtager

Understøttelse af

E-faktura

11 Udligning af kreditor.

12 Modtagelse af betaling.

13 Udligning af debitor.

Hvis der ikke er match mellem indkøbsordre og faktura, skal fakturaen enten udskrives

og fremsendes eller indscannes og elektronisk fremsendes. Det samme vil

gøre sig gældende ved fremsendelse af kreditnotaer. E-faktura og indscanning understøtter

denne måde hinanden.

For den virksomhed, der sender fakturaen, er der følgende fordele: Optimeringspotentialet

på papir, porto, print, intern forsendelse, kuverter og kuvertering. Efaktura

estimerer, at gevinsten for fakturaafsender udgør i størrelsesordenen 15-20

kr. pr. faktura. Det er udtryk for færre direkte udgifter (f.eks. porto) og en mindre

ressourceanvendelse.

For virksomheden, der modtager fakturaen, er fordelene, at fakturaen indlæses automatisk

i økonomisystemet, hvorved den manuelle håndtering (modtagelse, intern

forsendelse og bogføring) kan undgås. Optimeringspotentialet for debitor skønnes

at være 5-10 kr. pr. faktura. Potentialet kan alene henføres til en mindre ressourceanvendelse.

Den største gevinst for fakturamodtager opnås, hvis fakturaen kan

sammenholdes med en indkøbsordre og bogføres semiautomatisk. Dette forudsætter

kontering og godkendelse af indkøbet på indkøbstidspunktet, jf. pkt. 8. Denne

gevinst forudsætter optimering af interne forretningsprocesser. Denne gevinst vurderes

til at udgøre 10 kr. pr. faktura.

E-faktura understøttes af Navision Stat, Concorde XAL, Navision og Axaptaøkonomisystemer.

Anvendelse af E-faktura forudsætter anvendelse af et officebanking-system,

en e-mail-adresse og FI-kort eller giroindbetalingskort. Den nuværende

version af Navision Stat kan ved anskaffelse af et modul understøtte Efaktura.

Idet E-faktura er baseret på XML-format, er der forventninger om, at større

ERP-systemer som SAP og Oracle med tiden vil bygge en "bro" til E-faktura.

Såfremt institutionen alene ønsker elektronisk modtagelse af E-faktura, anvendes Efaktura

Light. Der er ingen mulighed for integration til et økonomisystem. Efaktura

Light sikrer, at modtagelsen af data sker efter en række sikkerhedsforskrifter,

herunder udveksling af certifikater, modtagelse af elektroniske fakturaer og

kreditnotaer med verificering af afsenders signatur og dekryptering, adgang til log

over modtagne fakturaer og kreditnotaer samt mulighed for at gemme og derefter

udskrive modtagne E-fakturaer ved hjælp af en browser.

Etablering af administrativt fællesskab inden for samme koncern

Den elektronisk kreditorproces understøtter, at kreditormedarbejdere, der tidligere

har været placeret decentralt i institutioner eller på forskellige lokationer inden for

samme koncern, med fordel kan samles i et administrativt fællesskab. Jo mere

standardiserede og generiske aktiviteterne er, jo mere velegnet er det at etablere et

administrativt fællesskab. Eksempler på aktiviteter udført i administrativt fællesskab

kan netop være håndteringer af kreditorer, debitorer og lønninger. Inden for

området kreditorfaktura vil et administrativt fællesskab eksempelvis kunne oprette

og vedligeholde kreditorer, foretage bogføring, betaling og kreditorstyring. Et fælles

servicecenter kan bidrage både til en omkostningsreduktion og samtidig til højere

kvalitet. Forudsætningen for et administrativt fællesskab er, at der eksisterer et

fælles økonomisystem, en fælles kontoplan, og at der samtidig anvendes fælles forretningsgange

på tværs af institutioner. Idet Navision Stat er udbredt i staten, er

133


kpmg

Enhedsomkostninger

forudsætningen om et fælles økonomisystem til stede. Fælles forretningsgange kan

bl.a. realiseres ved at anvende fælles scanningsløsninger.

Institutioner, der anvender andre økonomisystemer som f.eks. SAP og Oracle, er

kendetegnet ved at være implementeret i større institutioner med en mere kompleks

kontoplan, herunder registreringsdimensionerne. Det er vor erfaring, at institutioner,

der har implementeret SAP eller Oracle, med fordel kan etablere et administrativt

fællesskab inden for egen koncern, men ikke på tværs af koncerner, idet de forretningsmæssige

styringsparametre er forskellige.

Som et praktisk eksempel på ovenstående kan henvises til, at Erhvervsministeriet

arbejder på etableringen af et administrativt fællesskab inden for økonomiområdet,

hvor der er opstillet optimeringspotentialer ved at tage dette skridt.

Etableringen af et administrativt fællesskab vil for den enkelte institution medføre

en række ændringer, herunder:

• Ændrede forretningsprocesser. Ændringerne vil i de fleste tilfælde ikke kun

berøre økonomifunktionen.

• En ny organisering af økonomifunktionen.

• Ændret brug af eksisterende rammesystemer eller eventuel implementering af

et nyt.

• Højere produktivitet og dermed behov for færre ressourcer.

• Sammenlægning af økonomifunktioner - fysisk flytning af funktioner/personer.

5.10.3 Optimeringspotentiale

Det på baggrund af analysen beregnede resultat viser den gennemsnitlige omkostning

ved at håndtere en kreditorfaktura. Beregningerne er behæftet med en række

usikkerhedsfaktorer - dels de metodisk generelle faktorer - men derudover er der en

række mere individuelle forhold som f.eks. opgørelse af effektivitet. Der er i beregningerne

alene anvendt en gennemsnitlig effektivitet. Visse institutioner håndterer

store volumener og bør derfor alt andet lige anses for være mere effektive. 23

Omkostningen til håndtering af kreditorfakturaer afhænger af institutionens konkrete

forretningsproces. Processen for håndteringen af en kreditorfaktura kan illustreres

ved nedenstående figur.

23 Flere involverede institutioner og interessenter har kommenteret angående de anvendte

estimater vedrørende kreditorfakturaer. Det drejer sig bl.a. om ToldSkat, Rigspolitiet,

Amtsrådsforeningen og Kommunernes Landsforening.

134


kpmg

Figur 5.7

Kreditorproces

Bemyndiget person

Faktura

Fakturagodkendelse

På baggrund af aktiviteter er det muligt at estimere det gennemsnitlige tidsforbrug

ved aktiviteterne i en henholdsvis manuel og fuldelektronisk kreditorproces. Det er

illustreret i nedenstående figur.

Poståbning Økonomi Leverandør

Poståbning

Fremsendelse af

faktura

Godkendt

faktura

Forregistrering

faktura

Kontrol og

bogføring af

faktura

Betaling

Udligning af

kreditor

Modtag

betaling

Sidst gemt: 23-09-2003

135


kpmg

Figur 5.8

Sammenligning af manuel

og elektronisk

kreditorproces

Aktiviteter og tidsforbrug

i en manuel kreditorproces

Udligning af kreditor

Betaling af faktura

Kontrol og bogføring af faktura

Fremsendelse af konteret og godkendt

faktura til økonomifunktion

Kontering og godkendelse

Fremsendelse af faktura

til rekvirent

Forregistrering

Fremsendelse af faktura

til økonomifunktion

Poståbning

Oprettelse af kreditor

2 min.

1 min.

4 min.

1 min.

3 min.

1 min.

3 min.

1 min.

1 min.

3 min.

I alt eksklusive oprettelse af kreditor 17 min.

Aktiviteter og tidsforbrug

i en fuldelektronisk kreditorproces

Udligning af kreditor

Betaling af faktura

Kontrol og bogføring af faktura

Fremsendelse af konteret og godkendt

faktura til økonomifunktion

Kontering og godkendelse

Fremsendelse af faktura

til rekvirent

Forregistrering

Fremsendelse af faktura

til økonomifunktion

Poståbning

Oprettelse af kreditor

0 min.

0,25 min.

0,25 min.

0 min.

0 min.

0 min.

0 min.

0 min.

0 min.

3 min.

I alt eksklusive oprettelse af kreditor 0,5 min.

Tidsforbruget anvendt til oprettelse af kreditorer er ikke medindregnet, idet der ikke

er et direkte forhold mellem antallet af kreditoroprettelser og antallet af modtagne

kreditorfakturaer (man kan have få kreditorer og mange fakturaer eller begge dele).

Oprettelsen af en kreditor foretages i praksis kun én gang, mens modtagelsen og

håndteringen af fakturaer foretages løbende. Af ovenstående figur ses, at håndteringen

af en manuel faktura beløber sig til ca. 17 minutter, mens håndteringen af en

fuldelektronisk faktura beløber sig til 0,5 minutter. Den fuldautomatiske løsning

kræver, at der på rekvisitionstidspunktet er udarbejdet en elektronisk indkøbsordre,

som er konteret og godkendt. Imidlertid vil en elektronisk godkendelse af fakturaen

kun indebære et mindre ressourceforbrug.

Ud fra ovenstående koster en manuel faktura ca. 92 kr. at håndtere, mens en fuldautomatisk

koster 3 kr. En fuldautomatisk løsning kræver ændringer i såvel den systemmæssige

anvendelse, f.eks. anvendelse af indkøbsmodul, implementering af ny

teknologi, f.eks. elektronisk faktura, som i de praktiske forretningsgange.

Som tidligere beskrevet modtager offentlige institutioner ikke elektroniske fakturaer,

og virksomheder anvender det kun i mindre grad. Vi forudsætter i beregningen

af potentialet, at offentlige institutioner kun i ringe omfang anvender fuldt integrerede

løsninger, om end de ikke er fuldt ud manuelle. Offentlige institutioner anvender

som nævnt ikke lige mange ressourcer på at håndtere fakturaer. Den estimerede

tidsanvendelse på håndteringen af kreditorfakturaer udgør som nævnt 17 minutter

- i gennemsnit. Tidsanvendelsen omfatter aktiviteter, der er relateret til hele

kreditorprocessen og ikke kun til selve betalingsprocessen. Derfor beregner vi institutionernes

nuværende udgift ud fra et konservativt skøn på 10 minutter pr. kredi-

136


kpmg

Tabel 5.26

Kreditorfaktura, estimerede

omkostninger

Eksisterende totale

omkostninger

De fremtidige

omkostninger

Tabel 5.27

Kreditorfaktura, estimerede

omkostninger efter

omlægning

torfaktura. 24 Antagelsen svarer til, at offentlige institutioner håndterer kreditorfakturaer

som medianen af virksomhederne i KPMG's benchmark-database. En fuldautomatisk

løsning kræver ændringer i såvel den systemmæssige anvendelse, f.eks.

implementering af indkøbsmodul, implementering af ny teknologi, f.eks. elektronisk

faktura, som i de praktiske forretningsgange. Derfor beregner vi institutionernes

fremtidige udgifter ud fra det skøn, at det fulde potentiale ikke kan realiseres.

Håndteringen af en fuldelektronisk faktura bliver derfor i nedenstående beregninger

sat til 3 minutter, svarende til 16 kr. I denne beregning medgår ressourceanvendelse

til godkendelse af faktura. Denne aktivitet er elektronisk og indebærer derfor

kun et mindre ressourceforbrug.

Beregnede omkostninger Antal Omk.

(1.000 stk.) (mio.kr.)

Kommuner 13.421 724,7

Amter 2.610 140,9

Staten 2.200 118,8

I alt 18.231 984,5

De nuværende omkostninger til at håndtere kreditorfakturaer kan opgøres til ca. 1

mia.kr. i alt. Heraf har kommunerne udgifter på 725 mio.kr., svarende til ca. 74%

af de samlede udgifter. Amterne står for ca. 14% af udgifterne eller 140 mio.kr.,

mens staten står for ca. 12% af omkostningerne til en værdi af 120 mio.kr.

De fremtidige udgifter efter omlægning til fuldautomatisk kreditorproces kan opgøres

til ca. 300 mio.kr.

Beregnede omkostninger Antal Omk.

(1.000 stk.) (mio.kr.)

Kommuner 13.421 214,7

Amter 2.610 41,8

Staten 2.200 35,2

I alt 18.231 291,7

24 Kommunernes Landsforening har anført, at andre lignende undersøgelser viser, at det tager

6-8 minutter at håndtere en kreditorfaktura. Det understøttes af lignende tilkendegivelser

fra amterne. Modsat mener eksempelvis ToldSkat ikke, at der er grundlag for at

anfægte det af KPMG angivne tidsforbrug. Af metodiske grunde er det valgt at fastholde

det estimerede tidsforbrug på 10 minutter som grundlag for rapportens beregninger.

137


kpmg

Optimeringspotentiale

Tabel 5.28

Kreditorfaktura, estimeret

optimeringspotentiale efter

omlægning

Den procentmæssige fordeling mellem kommuner, amter og staten er den samme

som ved beregningen af den nuværende udgift.

På baggrund af ovenstående kan det samlede optimeringspotentiale beregnes, jf. tabellen

nedenfor.

Nuværende Fremtidig Optimerings-

omk. omk. potentiale

(mio.kr.) (mio.kr.) (mio.kr.)

Kommuner 724,7 214,7 510,0

Amter 140,9 41,8 99,2

Staten 118,8 35,2 83,6

I alt 984,5 291,7 692,8

Det samlede estimerede optimeringspotentiale ved at omlægge alle kreditorprocesser

til at være fuldautomatiske er ca. 700 mio.kr. Kommunerne kan potentielt spare

ca. 510 mio.kr., amterne ca. 100 mio.kr. og staten ca. 80 mio.kr.

En kommune, der har implementeret en fuldelektronisk løsning, vurderer at have

sparet i størrelsesordenen 10-30 minutter pr. faktura. Den ressourcemæssige gevinst

kan henføres til optimering af hele kreditorprocessen. Kommunen har med et

indbyggerantal på ca. 43.000 årligt i størrelsesordenen 120.000 kreditorfakturaer.

5.10.4 Barrierer for optimering

Realisering af optimeringspotentialet for kreditorfakturabehandlingen forudsætter,

at der nedbrydes en række barrierer. De væsentligste barrierer består i ændrede forretningsprocesser.

Det er KPMG's erfaring, at operationelle og effektive forretningsprocesser

er ensbetydende medet væsentligt optimeringspotentiale. Optimering

af forretningsprocesser overskrider økonomifunktionens grænser og betragter

funktionens aktiviteter som del af forretningsprocesser, uanset hvor de afvikles i

virksomheden. Optimering af kreditorområdet omfatter derfor alle aktiviteter fra

f.eks. initieringen af en indkøbsordre, modtagelse af vare, modtagelse af faktura til

betaling og udligning af kreditoren. Optimering omfatter flere organisatoriske enheder

og stiller derfor store krav til koordinering, kommunikation og forandring af

arbejdsopgaver. Forandringerne gælder såvel for institutioner som for virksomhederne,

der fakturerer institutionerne.

Potentialet afhænger i særdeleshed af, hvor store procesmæssige ændringer der foretages.

138


kpmg

5.11 Informationer - indbetalinger

5.11.1 Hvornår er information tilknyttet?

Informationer relateret til den egentlige betalingstransaktion forekommer ved:

1 Forudgående breve. Myndigheden udsender brev til borgeren/virksomheden

forud for en indbetaling. Brevet indeholder typisk betalingsforlæg, specifikation

af endeligt opkrævningsgrundlag, indbetalingskort, faktura eller lignende.

2 Betaling. Virksomheden eller borgeren indsender betaling med tilknyttet information

til myndigheden. Informationen kan fremsendes pr. brev, påføres

indbetalingskort, sendes via e-mail eller internetbaseret indberetningsfacilitet.

3 Bekræftelse. Myndigheden udsender bekræftelse på modtaget betaling til indbetaler,

eksempelvis betalingskvitteringer og betalingsstatus eller årsopgørelser.

Forudgående kommunikation i forbindelse med den sagsbehandling, der er grundlaget

for fastsættelsen af opkrævningsgrundlaget, er således ikke omfattet af den

benyttede definition, da denne del af informationsudvekslingen ikke er direkte tilknyttet

betalingen. Efterfølgende informationsudveksling er heller ikke omfattet,

eksempelvis ved genoptagelse af sagsbehandlingen ved ligning af personskat på

grund af nye sagsakter.

De borgere og virksomheder, som indbetaler til det offentlige, gør det som regel på

baggrund af et opkrævningsgrundlag, som er udsendt med et girokort med forud

angivne oplysninger om indbetaler, beløbsstørrelse, beløbsmodtager m.v. I disse

tilfælde vil borgere og virksomheder sjældent have behov for at knytte yderligere

information til betalingen.

I de tilfælde, hvor borgeren tager initiativ til en betaling, vil der ofte blive anvendt

manuelt indbetalingskort, check eller kontooverførsel, eksempelvis ved ansøgning

om tilladelser, bestilling af serviceydelser eller opstart af en retssag. Betalingsrelateret

information vil mest hensigtsmæssigt blive givet på selve indbetalingskortet,

hvor betaling og information følges ad og umiddelbart kan parres. Alternativt vil

den tilknyttede information blive vedlagt som særskilt dokument, eksempelvis i

form af en tilhørende formular eller som et af indbetaler udformet brev med henvisning

til en transaktion. Der er endvidere mulighed for personligt fremmøde, hvor

information afleveres, og betaling sker kontant eller pr. check.

5.11.2 Udbredelse

I det følgende beskriver vi omfanget af den information, der knytter sig til indbetalinger.

Vi behandler først den information, der udsendes fra det offentlige (punkt 1

og 3 tilsammen i opdelingen ovenfor), dernæst den information, borgerne/virksomhederne

indsender til det offentlige.

139


kpmg

Udsendt information

Tabel 5.29

Informationer udsendt af

det offentlige til indbetalere,

estimeret

Forsendelser

På baggrund af spørgeskemaundersøgelsens resultater er den samlede mængde informationer

udsendt af det offentlige til indbetalere beregnet i nedenstående tabel. 25

Postomdelt

1 stk. A4

Postomdelt

>1 stk. A4

Omdelt

direkte

Elektroniske

I alt

Indbetalinger

i alt

(1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.)

Kommuner 3.768 293 104 2.094 6.259 10.609

Amter 47 45 0 9 102 428

Staten 5.670 3.066 1.126 4.066 13.928 22.530

Kommuner 60% 5% 2% 33% 100%

Amter 47% 45% 0% 9% 100%

Staten 41% 22% 8% 29% 100%

I alt 9.485 3.404 1.229 6.169 20.288 33.566

Underestimering

I tabellen er omfattet de tilfælde, hvor den fremsendte information kan knyttes til

den egentlige betaling. Antallet af postomdelte forsendelser er underopdelt efter

størrelse, henholdsvis op til eller over én A4-sides information. Opdelingen er relevant,

dels ved en vurdering af den praktiske anvendelighed af elektroniske medier

som alternativ til udsendelse pr. brev, dels som grundlag for beregninger af optimeringspotentialer,

da porto- og trykomkostninger afhænger af forsendelsens størrelse.

Med "direkte omdelte" informationer menes f.eks. parkeringsbøder, der placeres på

bilens forrude. Desuden er medtaget de informationer, der allerede i dag udsendes

elektronisk til modtagerne, eksempelvis informationer, der angives på PBSoversigter.

Ud fra datagrundlaget skønnes, at der i alt udsendes godt 20 mio. informationer fra

det offentlige i forbindelse med indbetalinger, heraf knap hver tredje elektronisk.

Det svarer til mindre end ti informationer pr. husstand om året, 26 hvilket efter vor

opfattelse er klart underestimeret. Forklaringen skal især findes på kommunalt niveau,

hvor det må anses for urealistisk, at hver borger/virksomhed i gennemsnit kun

modtager to årlige indbetalingsrelaterede breve fra kommunen. Årsagen kan være,

at de deltagende kommuner har angivet stærkt varierende tal, ikke mindst vedrørende

informationsaspektet. På de fleste andre adspurgte aspekter af undersøgelsen har

landstotaler kunnet estimeres, fordi mindst én af de tre kommuner har opgivet oplysninger,

men på informationsområdet er der på flere områder slet ikke afgivet oplysninger,

hvorfor der ikke er noget estimeringsgrundlag. Der er derfor al mulig

grund til at tro, at vore estimater er yderst konservative, og at de godt 6 mio. kommunale

udsendelser reelt kan være op til flere gange så mange.

Hvis tallene ikke desto mindre tages for pålydende, udsendes der knap 13 mio. indbetalingsrelaterede

breve i papirform, heraf 9 mio. fra staten.

25 Se endvidere Bilag N for nærmere oplysninger om beregningerne.

26 Dette er blot en grov indikation for tallets reliabilitet, men dog en konservativ målestok,

da man også burde tælle virksomheder med, hvorved tallet ville blive endnu mindre.

140


kpmg

ToldSkat

Politiet

SU-Styrelsen

Kommuner

Datamaterialet illustrerer også, at staten ((13928/22.530) x 100) og kommunerne

((6.259/10.609) x 100) stort set i samme omfang udsender betalingsrelateret information,

hvilket vil sige ved omkring 60% af alle indbetalinger. Amterne ((102/428)

x 100) udsender kun information ved 24% af indbetalingerne, ligeligt fordelt på store

og små forsendelser. Mere end hver tredje papirbaserede forsendelse fra staten er

af større indholdsmæssig art, hvorimod kommunerne stort set kun udsender mindre

papirbaserede breve. Elektronisk baserede udsendelser benyttes ikke i ret stort omfang

i amterne, mens både staten og kommunerne udsender omkring 30% af den

tilknyttede information elektronisk.

Alle adspurgte myndigheder udsender et antal betalingsrelaterede informationer i

forbindelse med indbetalinger. Størstedelen fordeler sig imidlertid på et begrænset

antal aktører.

ToldSkat står for størstedelen af betalingstransaktionerne i staten. Det er derfor naturligt,

at en stor mængde betalingsrelateret information udsendes fra netop Told-

Skat, hvilket i 2002 vil sige 3,9 mio. forsendelser. Den udsendte information er hovedsageligt

betalingsopkrævninger, der indeholder specifikationer og (oftest) indbetalingskort.

Betalingsrelateret information udsendes især vedrørende A-skatter,

moms, afgifter, specifikation af importtold, restskatter, rykkere/restancer, inddrivelse

og lønindeholdelse. Den procentvise fordeling mellem de forskellige betalingstransaktioner

kan findes i Bilag N.

Politiet udsender også store mængder betalingsrelateret information. Der var i 2002

8,4 mio. udsendelser, primært i forbindelse med tre hovedområder: (1) To gange

årligt udsender Rigspolitiet opkrævning for vægtafgift af biler, hvilket årligt betyder

5,0 mio. forsendelser. (2) Der udskrives i alt ca. 850.000 bøder og afgifter, hvoraf

hovedparten angår trafikforseelser som eksempelvis manglende overholdelse af

fartbegrænsningerne og ulovlig parkering. For størsteparten af de udskrevne parkeringsafgifter

gælder dog det særlige, at der ikke er udgifter til porto, da de udstedes

og omdeles direkte på gaden. Endelig (3) udsender politiet godt 800.000 breve i

forbindelse med salg af ydelser (pas, kørekort, bevillinger m.v.), hovedsageligt ansøgningsblanketter

med tilhørende vejledning. Ved salg af ydelser omdeles yderligere

800.000 forsendelser direkte til kunder ved fremmøde i ekspeditionskassen.

SU-Styrelsen distribuerer årligt ca. 570.000 forsendelser med betalingsrelateret information

til studielåntagere og modtagere af SU (for meget udbetalt støtte, hvilket

omhandler ca. 390.000 af udsendelserne). Der modtages imidlertid kun godt

225.000 indbetalinger i samme periode. For SU-Styrelsen gælder det således, at der

i gennemsnit udsendes 2,5 brev med opkrævningsgrundlag m.m. for hver modtaget

indbetaling. Det skyldes to forhold: Dels udsendtes i 2002 ca. 200.000 årlige saldoopgørelser

til studielåntagere og støttemodtagere, som ikke i sig selv genererer

indbetalinger. Og dels er det ikke alle udsendte opkrævningsgrundlag, rykkere eller

låneopsigelser, der medfører indbetalinger fra debitorerne.

De danske kommuner udsender angiveligt i gennemsnit betalingsrelateret information

ved omkring 60% af alle betalingstransaktioner. Da de adspurgte kommuner

ikke har angivet data for alle indbetalingstyper, er det reelle tal forventeligt noget

højere. Kommunerne udsender især information i forbindelse med opkrævning af

betaling for daginstitutionspladser, plejehjemspladser, underholdsbidrag, grundskyld,

ejendomsskatter og restancer/inkasso. Men der er også betalingsområder

med mindre informationsvolumen, og hvor der er større variationer i antallet af forsendelser.

Det gælder f.eks. betalingstyper som forbrug af vand, renovation, dagtilbud,

musikundervisning, skolemælksordninger eller butikkers brug af fortovsplads i

gågader. Disse eksempler illustrerer på fin vis, at de gennemsnitligt to årlige udsendte

breve pr. husstand må antages at være i underkanten.

141


kpmg

Amter

Elektroniske forsendelser

Indsendt information

Det amt, der har deltaget i vor undersøgelse, udsender betalingsrelateret information

i forbindelse med ca. en fjerdedel af indbetalingerne. Grunden til det beskedne omfang

af udsendelser er formentlig, at de fleste betalingstransaktioner i amterne foretages

mellem offentlige myndigheder.

Ud fra data i spørgeskemaundersøgelsen er også afdækket, til hvor stor en andel af

informationsudsendelsen der allerede i dag benyttes elektroniske medier. 27 I staten

er det især ToldSkat, SU-Styrelsen og politiet, der i dag udsender betalingsinformation

elektronisk. Hos de to førstnævnte benyttes elektroniske forsendelser på flere

områder, mens politiets elektroniske udsendelser overvejende består i betaling af

vægtafgift, hvor opkrævning og supplerende specifikationer vedrørende det pågældende

motorkøretøj formidles via PBS (således angår næsten tre fjerdedele af de

elektroniske forsendelser i staten vægtafgift).

Ifølge datamaterialet benytter kommunerne også elektroniske medier til at udsende

information. Mere end 90% af de angivne forsendelser stammer dog fra en enkelt

kommune, der benytter BetalingsService (PBS-meddelelser) til størsteparten af de

betalingsrelaterede udsendelser på daginstitutionsområdet. Men reelt udsender en

del kommuner også betalingsrelateret information i elektronisk form vedrørende

boligstøtte, børnetilskud, musikskoler, skolemælk, bortkomne biblioteksbøger, folkepension,

førtidspension, underholdsbidrag, forskudsopgørelser, renovationsordninger

osv., og vort datamateriale er derfor stærkt mangelfuldt på dette område.

Endvidere kan det nævnes, at det deltagende amt på sundhedsområdet udsender en

vis mængde informationer elektronisk, svarende til ca. 8% af de samlede udsendelser.

Kun én ud af de tre deltagende kommuner er tilmeldt e-Boks. 28 Da størsteparten af

landets kommuner er tilmeldt e-Boks, må datamaterialet antages at give et lidt misvisende

billede af benyttelsen af elektroniske forsendelser. Det er dog således, at

(1) kun 175.000 privatpersoner var tilmeldt e-Boks pr. 1. juli 2003, og (2) at e-Boks

endnu ikke benyttes til alle transaktionstyper, hverken i de tilmeldte kommuner eller

hos eksempelvis ToldSkat. - e-Boks-transaktionerne har derfor ikke en volumen,

der har væsentlig betydning for det samlede billede.

Vi vil nu se på den information, der går den anden vej i forbindelse med indbetalinger:

Fra borgere/virksomheder til det offentlige. I tabellen nedenfor er den samlede

mængde indsendte informationer tilknyttet indbetalinger beregnet.

Ved de stillede spørgsmål om modtaget information er der lagt vægt på at fremdrage

oplysninger om, i hvilken form den leveres til myndighederne. De tre hovedkategorier

er information via almindelige breve pr. post, indbetalingskort og elektroniske

formater, hvoraf de to sidstnævnte er underopdelt af hensyn til de videre beregninger

af optimeringspotentialer. Den tilknyttede informationen behandles manuelt

eller automatisk hos myndigheden, afhængig af form og/eller arbejdsrutiner.

27

Se kapitel 3 for en nærmere beskrivelse af typer af elektroniske medier, der kan benyttes

til formidling af betalingsrelateret information.

28

e-Boks-konceptet er nærmere beskrevet i rapportens kapitel 3. Ifølge oplysninger fra e-

Boks benyttes løsningen pr. 1. juli 2003 af 257 kommuner, tre amter og en statslig styrelse

(ToldSkat). Rapportens undersøgelser omfatter heller ikke amter, der er tilmeldt e-

Boks.

142


kpmg

Tabel 5.30

Informationer tilknyttet

indbetalinger til det

offentlige, estimeret

Web-løsn.

Web-løsn.

Giro/FIK manuel Giro/FIK maskinel

Indbeta-

Forsendelser Brev E-mail manuelt behandling maskinelt behandling I alt linger i alt

(1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.)

Kommuner 39 1 3 0 3 0 47 10.609

Amter 20 0 0 0 0 0 20 428

Staten 3.467 2 303 323 865 687 5.646 22.530

Kommuner 82% 2% 7% 1% 7% 1% 100%

Amter 100% 0% 0% 0% 0% 0% 100%

Staten 61% 0% 5% 6% 15% 12% 100%

I alt 3.526 3 306 323 868 688 5.714 33.566

Retssystemet

Det fremgår af tabellen, at det offentlige modtager 3,5 mio. breve fra borgere/

virksomheder vedrørende betalinger. På kommunalt niveau er det kun 39.000 stk.

Det svarer til 144 breve i gennemsnit pr. kommune pr. år. Dette antal antyder, at

det modtagne datamateriale underestimerer de reelle forhold.

Ud fra tabellen ses også, at det primært er den statslige sektor, der modtager informationer

sammen med indbetalinger. Det sker ved godt 25% ((5.646/22.530) x

100) af alle indbetalinger. Den tilsvarende andel i amterne ((20/428) x 100) er 5%,

mens kommunerne angiver at modtage informationer ved under 1% ((47/10.609) x

100) af alle indbetalinger. Usikkerhedsbetragtninger for de angivne tal kan findes i

Bilag N. Årsagen til den forholdsmæssigt store andel i den statslige sektor er nærmere

beskrevet nedenfor. Den meget lille andel i kommunerne kan skyldes, at det

indbetalingspligtige beløb oftest er kendt på forhånd af kommunen og derfor ikke

behøver ekstra information, og at ansøgninger om tilladelser, optagelse på kurser

osv. i vidt omfang af kommunerne betragtes som værende adskilt fra selve betalingen

og således ikke en del af indeværende undersøgelse.

For staten bemærkes, at 18% af alle informationer indberettes via internettet, og at

15% modtages via maskinelt håndterbare indbetalingskort. I kommunerne modtages

mere end 80% af alle informationer pr. brev, mens det i undersøgelsen omfattede

amt næsten udelukkende modtager breve.

Det gælder for alle myndigheder, at der modtages et antal indbetalinger med tilknyttet

information. Men den procentvise andel ud af samtlige modtagne indbetalinger

varierer. Typiske eksempler på betalingsrelateret information er:

Landets byretter modtager en stor mængde betalingsrelateret information. Dels

indsender advokater ofte sagsanlæg samtidig med betaling af retsafgift, idet praksis

er, at en retssag først oprettes administrativt, dvs. tildeles et sagsnummer, når betaling

herfor er modtaget. Domstolene modtager årligt skønsmæssigt 150.000 forsendelser

med tilknyttet information ved betaling af retsafgifter (inkl. fogedafgifter).

Dels modtages knap 1,0 mio. informationer vedrørende betaling af tinglysningsafgifter,

hvor anmodningen om tinglysning typisk er suppleret med en check

eller meddelelse om, at beløbet er indsat på rettens kontonummer. Endelig modtages

skønsmæssigt 35.000 tilknyttede informationer vedrørende betaling af boafgifter,

primært anført på manuelle girokort. Der er generelt en tæt tilknytning mellem

betaling og information ved domstolene.

143


kpmg

ToldSkat

Indsendelse af

ansøgninger

Tilmeldinger

ToldSkat modtager årligt ca. 2,5 mio. informationer tilknyttet betalinger. Den altovervejende

del omfatter virksomheders betaling af A-skatter, moms, told og afgifter,

hvor der indsendes en angivelse af betalingsgrundlaget sammen med selve betalingen.

Vedrørende angivelse af importtold foregår ca. 99% af transaktionerne

elektronisk direkte i Toldsystemet.

Et generelt område, hvor der altid vil være ekstra informationer tilknyttet en betaling,

er ved indsendelse af ansøgninger, der er pålagt administrationsgebyr eller betaling

for ydelsen. F.eks. modtager politiet 1,6 mio. indbetalinger, der alle har tilknyttet

information i form af underskrevne ansøgningsblanketter. I alt modtager

politiet 1,8 mio. betalingsrelaterede informationer.

Et tilsvarende gennemgående område er borgere og virksomheders tilmeldelser til

en given aktivitet (f.eks. kursusaktiviteter), der er pålagt brugerbetaling og/eller

administrationsgebyr. Det gør sig i særlig grad gældende på undervisningsområdet,

hvor eksempelvis mere end halvdelen af indbetalingerne til de af undersøgelsen

omfattede skoler har tilknyttet information til betalinger i form af tilmeldingsblanketter

eller lignende. Også i kommunerne administreres der en mængde områder af

lignende art. Datamaterialet dokumenterer dog ikke i samme grad et nævneværdigt

flow i kommunerne, hvilket enten må tilskrives den indledningsvist i rapporten omtalte

varierende datakvalitet, eller at kommunerne som før nævnt ikke betragter tilmeldinger

som relateret direkte til betalingen.

5.11.3 Problemer ved udveksling af information

Der er en række problemer forbundet med udveksling af betalingsrelateret information:

1. Print, kuvertering og porto. Offentlige myndigheder har væsentlige print-,

kuverterings- og portoudgifter forbundet med udsendelse af informationer til

borgere og virksomheder. Det gælder udsendelse af opkrævningsgrundlag, betalingskvitteringer,

årsopgørelser og lignende

2. Løbende transaktioner. Ved gentagne indbetalingsforløb udsendes den samme

information til samme modtager et givet antal gange, eksempelvis ved udsendelse

af fortrykte girokort. Det betyder n gange udgifter til print, kuvertering

og porto. Modsat kan løbende udsendelser medvirke til at minimere antallet

af rykkere og restancer ved udeblevne indbetalinger som følge af forglemmelser.

3. Manuel modtagelse. Når indbetaler indsender information sammen med betalingen,

kræver det oftest en manuel håndtering af modtaget materiale hos myndigheden.

Den tilknyttede information er nødvendig for at fastlægge den korrekte

kontering af indbetalingen. Ressourceforbruget til håndtering af modtaget

information vil dog være mindre, i de tilfælde hvor myndigheden har optimeret

det udsendte opkrævningsgrundlag, således at indbetaleren - eller måske

rettere indberetteren - er i stand til at standardisere de indsendte oplysninger

(f.eks. ved maskinelt læsbare angivelsesmuligheder på et girokort).

4. Parring. Betalingsrelateret information og selve betalingen følges ikke altid

ad, f.eks. kan det være nødvendigt at supplere en konto-til-konto-overførsel

med yderligere information, der sendes separat - pr. brev, e-mail eller lignende.

I sådanne tilfælde skal betaling og information efterfølgende matches, inden

myndigheden kan fastlægge den korrekte kontering af beløbet.

144


kpmg

Målet

På skatteområdet følges angivelse og betaling som hovedregel ad. Når en virksomhed

eksempelvis skal indbetale moms, kender ToldSkat ikke på forhånd virksomhedens

momsgrundlag og dermed det skyldige momsbeløb. Virksomheden skal

derfor indsende en momsangivelse sammen med selve betalingen. Angivelsen behandles

manuelt eller automatisk, alt efter hvilken indberetningsløsning virksomheden

vælger at benytte. Det samme gør sig gældende for en lang række afgifter, der

knytter sig til virksomhedernes aktiviteter (CO2-udledning, anvendelse af givne

stoffer m.v.).

5.11.4 Optimeringspotentiale

Man kan ikke eliminere udveksling af betalingsrelateret information på samme måde

som eksempelvis indbetaling af kontanter. Det kan derimod lade sig gøre at omlægge

informationsudvekslingen til en mere hensigtsmæssig, dvs. mindre ressourcekrævende,

proces. Målet er således at minimere det offentliges udgifter forbundet

med udsendelse og modtagelse af betalingsrelateret information.

Nedenfor diskuterer vi (1) først myndighedernes udsendelse af information relateret

til borgernes indbetalinger, dernæst (2) borgernes afsendelse af information til det

offentlige, og for hver af dem diskuterer vi mulige løsninger.

Myndigheders udsendelse af information

Udsendelse af betalingsrelateret information kan være nødvendigt eller hensigtsmæssigt

ud fra flere synsvinkler:

• Lovkrav. Gældende lovgivning kan betyde, at en myndighed skal udsende

forskellige typer af informationer i forbindelse med opkrævning af betalinger,

eksempelvis specifikation af opkrævningsgrundlag, henvisning til lovgivningsmæssigt

grundlag eller en sagsafgørelse (beløbsfastsættelse).

• Påmindelse. Opkrævningsgrundlag udsendes for at sikre indbetaling fra

skyldneren. For hovedparten af de belyste betalingstyper har skyldneren en

forventning om ikke at skulle indbetale, før myndigheden fremsender en opkrævning.

Det samme gør sig ikke nødvendigvis gældende for ydelser med løbende

betalinger over en periode, hvor skyldneren psykologisk set vil være mere

bevidst om at skulle foretage indbetalinger. I disse tilfælde vil udsendelse af

opkrævningsgrundlag eller lignende dog alligevel have en positiv effekt med

hensyn til påmindelse om forfald af en indbetaling.

• Megen information. Der udsendes større forsendelser 29 til skyldneren, f.eks.

kopi af lovgrundlag sammen med opkrævningsgrundlag og girokort. Elektronisk

fremsendelse af større mængder information kan i praksis være uhensigtsmæssigt,

da visse typer af elektroniske løsninger ikke er gearet til at håndtere

større udsendelser.

• Direkte omdeling. Hvor det er muligt at foretage direkte omdeling af den betalingsrelaterede

information, f.eks. ved udstedelse af parkeringsafgifter, hvor

angivelse af overtrædelsens karakter sammen med girokort sættes i bilens for-

29 I forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen er "større forsendelser" for simplificeringens

skyld defineret som breve med et omfang af mere end én A4-side. Gennemsnitligt

vil de større forsendelser forventeligt have et omfang af ca. ti sider.

145


kpmg

Løsninger

rude. Elektronisk fremsendelse af materialet ville medføre yderligere administrative

udgifter.

Myndighedernes udgifter til print, kuvertering og porto kan f.eks. nedbringes ved at

benytte elektroniske medier til at fremsende information. Der kan peges på følgende

fem systemløsninger:

1 BetalingsService (betalingsoversigten) kan i vidt omfang benyttes til fremsendelse

af tilknyttet information i forbindelse med betalingsadviseringen. Den

øvre grænse er 6.000 linjers tekst. Betalingsoversigter udsendes på månedsbasis,

hvilket kan betyde uhensigtsmæssigheder ved betalingsopkrævninger med

korte frister pga. den manglende realtidsudsendelse. Modtageren kan selv bestemme,

om de skal modtages på papir eller elektronisk.

2 Netbanking. Netbanksystemer muliggør elektronisk informationsformidling,

dog i begrænset omfang (jf. kapitel 3).

3 e-Boks kan benyttes til alle typer af forsendelser til indbetalere, undtagen de

tilfælde, hvor informationen skal foreligge på et bestemt medie, eksempelvis et

certifikat på papir med vandmærke som sikkerhed for autenticitet. Dog er udbredelsen,

dvs. antal tilmeldte borgere, endnu begrænset, og en løsning for

virksomheder idriftsættes først i løbet af 2003.

Esbjerg Kommune er en af de 257 kommuner, der er tilmeldt e-Boks-løsningen.

Som borger i kommunen kan man tilmelde sig elektronisk modtagelse af BBRejermeddelelse

om boligstøtte/boliglån, ejendomsoplysninger (BBR-ejer), børnetilskud,

ejendomsskat, folke- og førtidspension, syge- og barselsdagpenge, underholdsbidrag

samt forskudsopgørelse og skattekort. Ansatte i Esbjerg Kommune kan

endvidere vælge at modtage lønsedler, oplysningsseddel og arbejdstidsopgørelser

via e-Boks.

4 E-mail kan principielt benyttes til alle typer af forsendelser med samme funktionalitetsmæssige

begrænsninger som nævnt vedrørende e-Boks. Den umiddelbare

barriere er myndighedernes manglende kendskab til modtageres e-mailadresse.

5 Post Danmarks eKommunikation. De tre netop nævnte løsninger har et afgørende

fællestræk: Det er digitale løsninger, og de er derfor billigere end de

papirbaserede alternativer. Det taler til deres fordel. Men de deler også en væsentlig

ulempe: De forudsætter, at der er en digitaliseret modtager. Det begrænser

deres muligheder for at blive generelle løsninger væsentligt, da der i

årtier fremover vil være borgere og virksomheder, som ikke er digitaliserede,

eller som er digitaliserede men ikke kan eller ønsker at anvende deres digitale

udstyr til at kommunikere med det offentlige. Stillet over for denne afgørende

forhindring er det interessant, at Post Danmark er ved at udvikle en løsning -

eKommunikation - der kan netop det på informationsområdet, som pengeinstitutterne

kan på betalingsområdet: Lade kunderne vælge, om de ønsker digital

eller analog betjening - og ydermere: Indrette gebyrerne derefter. Post Danmarks

løsning, som endnu er i sin vorden, kan nemlig klare både elektroniske

og fysiske forsendelser til modtagerne: En myndighed leverer den pågældende

forsendelse til en central modtageenhed hos Post Danmark (en såkaldt

mailswitch), hvorefter dokumentet fremsendes i det format, modtageren har ønsket:

Pr. mail, via e-Boks eller som papirbaseret brev. Princippet kendes fra

BetalingsService, hvor der imidlertid er begrænsninger i formatet.

146


kpmg

Mellemstation

Hvem skal betale?

Markedsstyring

Er der et potentielt

marked?

Servicefællesskaber

Alternativerne

Det er værd at dvæle et øjeblik ved den sidste løsning. Den har nemlig en afgørende

strukturel lighed med Finansministeriets forslag vedrørende fakturaproblemet:

Fra det offentliges synspunkt sker det hele digitalt (kun elektronisk fakturamodtagelse),

men for at håndtere de ikke-digitale dele af omgivelserne må der indskydes

en mellemstation, der kan oversætte mellem digitale og ikke-digitale medier. På

fakturaområdet er det blot omvendt: Nogle firmaer skal via scanningsløsninger

oversætte papir til digital information i forhold til det offentlige, mens mellemmænd

på informationsområdet skal oversætte fra digitalt til ikke-digitalt. Det svarer til

forskellen mellem (ind)scanning og (ud)printning - papir i begge ender, enten ind

eller ud.

Det er et åbent (politisk) spørgsmål, hvem der skal bære hovedparten af omkostningerne.

Enten kan det offentlige betale for udsendelsen som i dag. Det kræver en aftale

med mellemstationen om stykpriser. Eller man kan opkræve omkostningerne -

eller i det mindste dele heraf - hos borgerne/virksomhederne. For eksempel således,

at betalingen afspejler de forskellige omkostninger ved at formidle information digitalt

eller ikke-digitalt.

Fakturaløsningen og eKommunikation har endnu et fællestræk: De kan fungere i et

markedsstyret miljø, dvs. med flere konkurrerende leverandører (mellemstationer).

Man kan således forestille sig, at myndigheder udbyder opgaven med at være

mailswitch, og at borgere/virksomheder på deres side også kan vælge leverandør.

Disse leverandører skal blot hænge sammen ved et aftalenet som pengeinstitutternes,

der muliggør overførsel af midler mellem pengeinstitutter ifølge aftalte standarder

og priser (jf. omtalen heraf i kapitel 3). Og så med den tilføjelse, at Post

Danmark fortsat har ret til at udbringe breve under 100 g, og at enhver leverandør

derfor vil skulle anvende Post Danmark til hovedparten af de papirbaserede forsendelser.

Men der vil være konkurrence på udprintning, indscanning, kuvertering,

elektronisk formidling m.v.

En ting er, at der teknisk set er mulighed for et konkurrencepræget marked for digital

informationsformidling, men er der et bæredygtigt marked? Post Danmark er på

vej med en løsning, men vil andre virksomheder gå ind på markedet? Her er det afgørende

at huske på, at vi her diskuterer økonomisk relateret betalingsformidling.

De løsninger, der kan håndtere tekst om betalinger, kan naturligvis også håndtere al

mulig anden tekst, og det relevante er således at diskutere, hvad fordelene kunne

være i forhold til al informationsudsendelse fra den offentlige sektor. Det er ikke

opgaven her, men det er vigtigt at holde sig denne kontekst for øje. Så vidt vi ved,

er der ingen, der ved, hvor mange potentielt digitaliserbare breve det offentlige udsender

i alt til borgere/virksomheder om året. Måske et tal i størrelsesordenen 100

mio. stk. kunne være realistisk. Samtidig ville private virksomheder kunne anvende

ydelserne. Umiddelbart forekommer det derfor, som om markedet er stort nok til at

kunne bære flere leverandører.

Et andet alternativ kunne efter KPMG's vurdering være servicefællesskaber, dvs. at

offentlige aktører gik sammen om at skabe fælles løsninger på informationsproblemet,

som f.eks. ToldSkat og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har gjort det med Let-

Løn.

På basis af ovennævnte kan man principielt forestille sig følgende organisatoriske

løsninger, som er baseret på de to dimensioner: (a) Skal der være en eller mange

aktører? Og (b) skal de være offentlige eller private?

147


kpmg

Figur 5.9

Potentielle informationsmellemstationer

Løsninger

En

Mange

Offentlig

1.

Et fælles

servicefællesskab for

hele den offentlige

sektor

2.

Flere

servicefællesskaber

Privat

3.

Udlicitering til en enkelt

privat leverandør

4.

Flere private udbydere

Både alternativ 1 og 3 samt delvist alternativ 2 udgør en art monopoler og er ikke

attraktive, hvis der findes pluralistiske alternativer - og det gør der formentlig.

I øvrigt tegner der sig på basis af ovenstående et pluralistisk facetteret billede, idet

det i det hele taget ikke er et spørgsmål om enten eller. Der er eksisterende løsninger,

som kan anvendes i større målestok: PBS, netbanking, e-mails og e-Boks.

Men der er informationer og målgrupper, de ikke kan håndtere, og her anes der en

ny lovende løsning i horisonten. Alt i alt tegner der sig et scenario, hvor det offentlige

meget snart kan kommunikere fuldt digitalt udadtil - hvis det vil, og der iværksættes

de rigtige initiativer. Herom senere.

Indsendelse af information

Myndighederne bruger i dag væsentlige ressourcer på at modtage betalingsrelateret

information fra indbetalere (selvangivelse, supplerende oplysninger, beløbsfordeling

etc.).

Også på dette områder eksisterer der løsninger:

• Internetløsninger. Design af internetbaserede løsninger, så borgere og virksomheder

kan afgive betalingsrelaterede informationer. Det bør samtidig være

muligt at tilknytte selve betalingen til de indtastede data, da man ellers risikerer

at skabe et nyt problem: Matchningen af information og tilhørende betaling

hos myndigheden.

• E-mail-adresser. Angivelse af - og opfordring til at benytte - e-mail-adresser

til fremsendelse af informationer til den modtagende myndighed.

• Automatiserede indbetalingskort. Myndigheden kan udsende automatiserede

indbetalingskort med fortrykte felter til angivelse af den nødvendige supplerende

information. Det kan i den forbindelse overvejes at udvide funktionaliteten

af de såkaldte elektroniske indbetalingskort til også at omfatte muligheden

for tilknytning af informationer til betalingen.

148


kpmg

Organisatoriske

løsninger

Mellemstationer

Gebyrer

ToldSkat har udviklet internetbaserede "TastSelv"-løsninger for virksomheders angivelse

af og betaling for en række skatte- og afgiftstyper, eksempelvis moms.

Virksomhederne tildeles et logon til en internetportal, hvor der kan angives de nødvendige

oplysninger til skattemyndighederne samtidig med indbetaling af beløbet.

Virksomhederne slipper for at indsende papirangivelser, og ToldSkat har automatiseret

behandlingen af angivelser og betalinger. I 2002 benyttede ca. 100.000 virksomheder

internettet til angivelse af og betaling af moms, svarende til ca. 25% af alle

transaktioner.

Ovenfor har vi omtalt de umiddelbare tekniske muligheder. De lider alle af den

ulempe, at de forudsætter digitaliserede borgere og virksomheder. Det begrænser

deres udbredelse og gør, at det offentlige fortsat vil modtage ikke-digital information.

Igen åbner der sig en ny verden af muligheder, hvis man overvejer mellemstationsmodeller.

I det private erhvervsliv er der allerede mange virksomheder, der digitaliserer

informationer for andre virksomheder ved indscanning eller -tastning i systemer

og dernæst distribuerer informationen til bl.a. det offentlige. Problemstillingen

her svarer helt til den ovenfor og med de samme principielle løsningsmuligheder,

hvad angår offentlige versus private mellemstationer, skønt det her forekommer

umiddelbart mere nærliggende at basere sig på et rent privat marked, hvor der allerede

er aktører.

Pengeinstitutterne kunne tænkes også at indgå på et sådant marked. Borgere og

virksomheder kunne måske være bekymrede over, at kommunikation med det offentlige,

herunder personlige og fortrolige oplysninger, passerer banken. Pengeinstitutverdenen

har dog allerede systemer, der på betryggende vis sikrer fuld anonymitet

i personlige anliggender, også over for banken.

Også her kan der gøres overvejelser om muligheden for at pålægge gebyrer på de

leverancer, modtagerne stadig ønsker at modtage i papirform. I pengeinstitutsektoren

har man til sammenligning indført gebyrer på en række udgiftskrævende services

(f.eks. udsendelse af papirbaserede kontoudtog).

5.11.5 Optimeringspotentialer

Som det er fremgået ovenfor, udsendes der allerede en del elektronisk information.

Det er muligt, at udsendelserne i visse tilfælde kan optimeres yderligere ved overgang

til andre digitale medier, men det vil i givet fald være marginalt. Derfor vil vi

i det følgende udelukkende lade optimeringspotentialet angå papirbåret information.

En delmængde af optimeringspotentialet er allerede indregnet i afsnit 5.8 vedrørende

udsendelse af indbetalingskort. Der tages højde herfor i beregningerne i indeværende

afsnit.

149


kpmg

Enhedsomkostninger ved

udsendelse

Samlede omkostninger

Tabel 5.31

Omkosninger ved

udsendelse af information

pr. brevpost

Forsendelser

Optimeringspotentiale for

udsendelse af

information

Ikke alle modtagere er

digitaliserede

Ifølge vore beregninger koster det gennemsnitligt 5,50 kr. at udsende et brev med

maksimalt én A4-sides information tilknyttet. Udsendelser af breve med større indholdsmæssig

volumen koster tilsvarende typisk 9,50 kr. 30 Beregningerne er baseret

på oplysninger fra Post Danmark og PBS.

Med afsæt i de angivne mængder - der formentlig er underestimerede på kommunalt

niveau - når vi ifølge tabellen nedenfor frem til, at det offentlige som minimum

anvender 84 mio.kr. på at udsende information, der angår indbetalinger, jf. tabellen

nedenfor. Fratrukket det i afsnit 5.8 indregnede beløb til udsendelse af indbetalingskort

er det reelle optimeringspotentiale skønsmæssigt 52 mio.kr. Forudsætningerne

herfor er beskrevet nærmere i bilag N.

1 stk. A4

ark

Omkostninger

> 1 stk. A4

ark

Omkostninger

(1.000 stk.) (mio.kr.) (1.000 stk.) (mio.kr.)

Kommuner 3.768 21 293 3

Amter 47 0 45 0

Staten 5.670 31 3.066 29

I alt 9.485 52 3.404 33

Det centrale spørgsmål er, hvor mange af disse penge der kan spares ved digitalisering.

Det kan der ikke angives et enkelt, entydig og kvantitativt svar på. Men nedenfor

angives en række betragtninger, der kan indikere optimeringspotentialet under

visse forudsætninger.

Den altoverskyggende grund til, at det fulde optimeringspotentiale ikke kan realiseres,

er, at ikke alle borgere/virksomheder er digitaliserede og koblet til internettet,

eller at de ikke ønsker at udveksle betalingsrelateret information med det offentlige

via digitale kanaler.

Men der er dog et ganske stort uudnyttet potentiale over for dem, der kan og vil

kommunikere elektronisk med det offentlige. De seneste tal fra Danmarks Statistik

viser, at 76% af befolkningen har adgang til internettet hjemme og/eller via arbejdspladsen.

Heraf kan man dog ikke slutte, at alle ønsker at kommunikere elektronisk

med det offentlige - slet ikke, hvis adgangen er fra deres arbejdsplads. Men

tallene på dette felt kan ændre sig hurtigt, både på det teknologiske og på det holdningsmæssige

plan. Hvis man antager, at halvdelen af modtagerne vil have tilsendt

digital information vedrørende betalinger, og at udsendelsen gennemsnitligt koster

1,20 kr. pr. stk. (hvad der svarer til e-Boks' oplysninger, jf. tekstboks og afsnit nedenfor),

kan der spares 4,30 kr. på knap 3,8 mio. forsendelser, og det samlede optimeringspotentiale

vil være på omkring 16 mio.kr.

30 Udsendelsesomkostningerne for større breve er forbundet med større usikkerhed, da porto-,

kuverterings- og printudgifter vil være forskellige, afhængig af om forsendelsen består

af f.eks. fem sider eller 50 sider. I undersøgelsen er det gennemsnitlige indhold af

større breve fastsat til ti A4-sider.

150


kpmg

Udsendelse via e-Boks

Udsendelse via

BetalingsService

Undersøgelser foretaget af e-Boks A/S viser, at ca. halvdelen af Danmarks befolkning

vurderer det som attraktivt at modtage administrativ post i elektronisk form.

Endnu flere er enige i, at det vil være rart at modtage og sende mindre papirpost.

Men normalt er der et vist svælg mellem sådanne tilkendegivelser og faktisk adfærd.

Hvis alle breve ud af den offentlige sektor blev digitale, kunne der spares mere end

det dobbelte, dvs. mindst 32 mio.kr. Det er dog under forudsætning af, at omkostningerne

ved fortsatte papirløsninger bæres af de pågældende borgere/virksomheder,

mens de forudsatte 1,20 kr. bæres af det offentlige. Hvis en del af de digitale

forsendelsesomkostninger bæres af borgerne/virksomhederne, vil optimeringspotentialet

i endnu højere grad nærme sig 50 mio.kr. De 50 mio.kr. må anses for "overliggeren",

dvs. det, der maksimalt kan spares ved information koblet til indbetalinger

(undtaget underestimeringen, som bringer tallet højere op). Nedenfor diskuteres

optimeringspotentialer i forhold til de enkelte systemer som nævnt ovenfor. De

nærmere forudsætninger for og beregninger af nedenstående optimeringspotentialer

fremgår af Bilag N.

Vi har ikke kunnet få oplysninger fra e-Boks om antal transaktioner gennem deres

system. Der er dog ikke tvivl om, at anvendelsen af e-Boks endnu er meget begrænset,

skønt en del myndigheder og borgere er tilsluttet. Derfor er optimeringspotentialet

beregnet ud fra det forventede antal brugere, som er 325.000 borgere i

2004. Der skelnes ikke mellem store og små forsendelser, da e-Boks har kunnet oplyse

tal for den gennemsnitlige omkostning pr. transaktion for alle dokumentstørrelser,

nemlig 1,20 kr. Det mest præcise potentiale kan derfor beregnes for alle forsendelsestyper

under ét. Det samlede potentiale ved benyttelse af e-Boks vil være

ca. 3 mio.kr. i 2004. Gevinsten vil øges med antallet af tilmeldte brugere til e-Boks.

Optimeringspotentialet ved at anvende BetalingsService til formidling af betalingsrelateret

information afhænger af, om BetalingsService i forvejen anvendes til betalingens

opkrævning, da der er en standardomkostning på 3,87 kr. pr. adviseret betaling.

Desuden er volumen af den tilknyttede information afgørende, da det samlede

adviseringsgebyr varierer med antal linjer. Eksakte priser og betingelser for meddelelser

via BetalingsService er beskrevet i Bilag E.

For almindelige forsendelser (op til én A4-side) koster det gennemsnitligt 4,50 kr.

at sende betalingsadvisering inklusive information via BetalingsService. Sammenholdt

med det nuværende antal tilmeldte debitorer til ordningen (3,6 mio. borgere)

giver det et samlet optimeringspotentiale på 4 mio.kr. 31 Ved en tilmeldingsprocent

på 100 vil optimeringspotentialet øges til 5 mio.kr.

For de almindelige forsendelser vurderes potentialet at være stort, da BetalingsService

er en meget udbredt løsning. Den manglende realtidsudsendelse af meddelelser

kan dog indsnævre antallet af transaktioner, der kan omfattes af løsningen. På

den anden side forekommer det enkelt at ændre denne funktionalitet, især hvis systemer

skal kanalisere flere informationer fremover.

31 Gevinsten vil reelt være højere, da en del myndigheder i dag benytter BetalingsService

udelukkende til advisering af en betaling uden at tilknytte relateret information, hvorfor

vægten af standardgebyret for betalingsadviseringen (3,87 kr.) vil være overestimeret i

den samlede omkostningsberegning. Det har ikke været muligt at få data fra PBS over

det nuværende antal tilmeldte debitorer over for den offentlige sektor.

151


kpmg

Udsendelse af e-mail

eKommunikation

Hvad løser NemKonto?

Det ultimative potentiale

Enhedsomkostninger

Optimeringspotentiale

Der vil ikke være samme potentiale for fremsendelse af større informationsmængder

via BetalingsService på grund af både pris og praktisk anvendelighed. Der er

således ikke foretaget beregning af optimeringspotentialet for større forsendelser.

Som udgangspunkt er der ingen eller meget små omkostninger direkte forbundet

med at sende e-mails til borgere og virksomheder. Der er derimod en række initialomkostninger

for myndigheden til indkøb af hardware, sikring af tilstrækkelig serverkapacitet,

setup af sikkerhed m.m. Omkostningerne afhænger af mængden af

udsendelser. Desuden er det ressourcekrævende at vedligeholde et register for email-adresser,

hvilket dog vil kunne minimeres ved at benytte ét samlet register for

den offentlige sektor, eventuelt i forbindelse med NemKonto-registret.

Det samlede optimeringspotentiale ved at udsende e-mails er stort, da myndigheden

næsten kun vil have de nævnte initialomkostninger. Det er heller ikke nødvendigt

at skelne mellem store og små forsendelser, da der ikke er omkostninger ved selve

udsendelsen. Da initialomkostningerne afhænger af volumen af forsendelser, er det

dog vanskeligt at sætte præcise tal på optimeringspotentialet. Hvis man ser bort fra

initialomkostningerne, vil man kunne sammenholde data med beregningerne for

BetalingsService, 32 hvor adviseringsudgifterne til PBS vil skulle fratrækkes. Ideelt

set vil der således være et optimeringspotentiale på op til 42 mio.kr. Modsat BetalingsService

vil det dog være vanskeligt at realisere det fulde potentiale.

Optimeringspotentialet ved at anvende løsninger i lighed med eKommunikation kan

ikke estimeres, da løsningerne ikke er fuldt udviklede, og formentlig vil priserne

først stabilisere sig på længere sigt. Men den tekniske karakter af eKommunikations

løsninger gør, at der kan realiseres flere potentialer end ved de øvrige løsninger.

Der er ingen direkte effekt på det eksisterende informationsflow. En afledt effekt

vil være, at kravet om at skulle have en konto må forventes at betyde en forøgelse

af tilmeldingsprocenten til eksempelvis BetalingsService.

Det skal pointeres, at den ultimative optimeringshorisont for løsninger af denne type

er alle digitaliserbare udsendelser og ikke kun betalingsrelateret information.

Vi har fået indikationer på, at der i alt sendes 100 mio. breve fra det offentlige om

året til mindst 5,50 kr. pr. stk. aktuelt. Omkostningerne er i givet fald 550 mio.kr.,

som er det ultimative optimeringspotentiale for information overhovedet. De ovenfor

omtalte informationer udgør i så fald kun ca. en ottendedel af den samlede

brevmasse ud af det offentlige. Selv om tallet på den samlede brevmasse skulle være

for højt, er der under alle omstændigheder store potentialer i at se betalingsformidling

i sammenhæng med brevudsendelser generelt.

Lad os nu se på den information, som det offentlige modtager fra borgere/virksomheder.

Ifølge vore beregninger koster det i gennemsnit 1,13 kr. at modtage et brev. Beregningen

er baseret på oplysninger fra Post Danmark. Det har ikke været muligt at

skaffe oplysninger om udgifter for den videre håndtering af modtaget information

hos myndigheder. Håndteringsprocessen er endvidere meget individuel fra myndighed

til myndighed.

Datamaterialet viser, at den statslige sektor modtager omkring 3,5 mio. papirbreve

med betalingsrelateret information. Alene den fysiske håndtering af brevmodtagel-

32 Andelen af befolkningen med internetadgang svarer stort set til antallet af PBS-

tilmeldinger.

152


kpmg

sen vil altså have et optimeringspotentiale på op mod 4 mio.kr. i staten. Dertil

kommer et ukendt optimeringspotentiale ved den videre håndtering af informationen

(indtastning, kontering, clearing m.v.). Til sidstnævnte skal lægges godt

600.000 modtagne forsendelser pr. girokort, mail eller internetfacilitet, som kræver

manuel behandling af tilknyttet information. Ved benyttelse af fuldt ud automatiserede

angivelses- og betalingsløsninger, hvor oplysningerne indlæses direkte i myndighedernes

relevante systemer, vil optimeringspotentialet for de godt 4,1 mio. manuelt

behandlede forsendelser være betragteligt højere end de angivne 4 mio.kr.

Det er ikke muligt at sætte tal på kommunernes samlede optimeringspotentiale for

modtagelse af information, da datagrundlaget herfor er for usikkert - og som tidligere

nævnt fejlbehæftet.

Generelt afhænger optimeringspotentialerne ved den indsendte information også af

indbetalernes vilje til at benytte elektroniske formidlingskanaler til angivelse og betaling,

hvilket er en yderligere og vanskeligt håndterbar usikkerhedsfaktor.

5.11.6 Barrierer og tiltag

Hvad forhindrer elektronisk kommunikation i forbindelse med indbetalinger?

Hvorfor er det ikke mere udbredt?

• Ikke-digitale borgere/virksomheder. Den fundamentale forudsætning for

fuld digital kommunikation er, at begge parter i kommunikationen er digitaliserede,

og det er ikke tilfældet på borger-/virksomhedssiden i dag.

• Prioritering. Det er ikke alle myndigheder, der har fokus på optimering af betalingsrelateret

information. Ofte oplever mindre enheder ikke den eksisterende

betalingsforvaltning som et problem - måske på grund af en forholdsvis lille

transaktionsmængde, selv om de reelt opretholder tunge administrative procedurer

til varetagelse af opgaven. Der kan således spores en vis træghed i opfattelsen

af behovet og mulighederne for omlægning af de administrative procedurer.

• Lovgivning. I vor spørgeskemaundersøgelse har vi spurgt om barrierer for digital

kommunikation. Flere har nævnt juridiske forhold. Især har respondenterne

anført bestemmelserne i "Lov om behandling af personoplysninger" som

en hindring for både udsendelse og modtagelse af information. Derudover fortolkes

en del specifik lovgivning og cirkulærer i retning af, at leverance (og

modtagelse) af oplysninger kun kan ske via papir.

• Digital signatur. På nogle områder kræver elektronisk kommunikation digital

signatur. Udbredelsen af den digitale signatur er endnu meget begrænset, hvilket

får flere myndigheder til at afvente udviklingen, inden der bruges ressourcer

på at omlægge informationsprocesser. Der er endvidere på enkelte områder

usikkerhed om, hvorvidt der er et tilstrækkeligt juridisk grundlag for at anvende

digital signatur.

• Indbetalerne. Der er til tider en manglende vilje til at anvende elektroniske

løsninger blandt virksomheder og borgere, der i nogen grad mangler incitamenter

til at benytte digitale løsninger.

153


kpmg

Tiltag

• e-Boks-konceptet. Det er stort set kun den kommunale sektor, der p.t. er tilmeldt

e-Boks, som de via KMD også er medejer af. Konceptet fravælges dog

ofte på grund af den begrænsede funktionalitet i e-Boks' nuværende form.

• Udsendelse af e-mail. Det er vanskeligt at oprette og vedligeholde et register

over borgeres/virksomheders e-mail-adresser. Mange af undersøgelsens respondenter

efterspørger en fællesoffentlig registrering og vedligeholdelse af ét

register.

Nedenfor beskrives mulige tiltag, son kan minimere effekten af de anførte barrierer

samt fremme anvendelse af de løsninger, der blev beskrevet ovenfor:

• Uudnyttet potentiale. Flere af de eksisterende løsninger til formidling af betalingsrelateret

information (PBS, netbanking, e-mails) har eksisteret en rum tid,

uden at den offentlige sektor systematisk har taget dem til sig i kommunikationen

med borgere/virksomheder. Det taler for, at der må iværksættes tiltag for

at fremme aktualiseringen af det optimeringspotentiale, der eksisterer.

• Information. Information om de eksisterende muligheder er næppe tilstrækkeligt,

da de eksisterende systemer til at optimere betalingsformidlingen er velkendte.

• Mellemstationer. Man bør ofre særskilt opmærksomhed på de leverandører,

der kan konvertere digital information til ikke-digital, da det er forudsætningen

for at kunne koble en fuldt ud digital offentlig sektor med en ufuldstændig digitaliseret

omverden.

• Markedspåvirkning. Hvis det offentlige massivt satser på kun at kommunikere

digitalt udadtil, vil det givetvis have en markedsdannende effekt.

• Ændrede incitamentsstrukturer. Det har formentlig en vis effekt at designe

incitamentssystemer, der fremmer digitalisering. F.eks. kan der lægges omkostningsbestemte

incitamenter ind i forholdet mellem det offentlige og omverdenen.

Sådanne mekanismer er velkendte fra eksempelvis pengeinstitutsektoren

og Post Danmarks forhold til kunderne og kunne således også anvendes

af det offentlige. Hvis det øgede råderum i det offentlige konverteres til bl.a.

støtte til de borgere/virksomheder, der får øgede omkostninger, friholdes de ikke-digitaliserede

for omkostninger, men dem, der lader sig digitalisere, opnår

en ekstra gevinst. - Det er også interessant, når ToldSkat i TastSelv-konceptet

indfører en præmieringsordning for dem, der anvender digitale løsninger (jf.

tekstboksen).

• E-mail-register. Den elektroniske kommunikation lider af, at der ikke eksisterer

autoritative, samlede registre over e-mail-adresser i lighed med telefon- eller

adresseregistre. Det skyldes bl.a. de mange leverandører af adresserne, og

at mange har ustabile e-mail-adresser. Et offentligt register, som er koblet til

centrale ydelser, vil kunne medvirke til at stabilisere feltet. Registret kunne

eventuelt placeres i tilknytning til et NemKonto-register.

• Juridiske barrierer. Der hersker udbredt usikkerhed om den juridiske gyldighed

af digital kommunikation og om, hvorvidt forskellige love udgør barrierer

for digital kommunikation. Da der reelt ikke er sådanne barrierer, synes der således

at være behov for øget information herom.

154


kpmg

For at motivere virksomhederne til at benytte de elektroniske indberetningsløsninger

har ToldSkat indført en godtgørelsesordning ved brug af den internetbaserede

indberetningsfacilitet "TastSelv". Ved benyttelse af internetløsningerne godtgøres

således mellem 15 og 50 kr. pr. transaktion, afhængig af frekvensen af overførsler

pr. år. Godtgørelsesbeløbet fratrækkes direkte i det indbetalte beløb.

Der kan med fordel gennemføres en mere målrettet indsats over for virksomhederne,

da der ikke kan forventes samme grad af barrierer set i forhold til borgerne som

målgruppe. Det er en mere naturlig del af almindelig virksomhedsdrift at kommunikere

elektronisk med omverdenen, herunder den offentlige sektor, og antallet af

virksomheder uden evne til at benytte elektroniske løsninger er forsvindende lille.

Det må desuden formodes, at det er lettere tilgængeligt at lovgive om virksomhedernes

muligheder for at modtage og indberette information - også set ud fra en

samfundsmæssig betragtning om rimeligheden i at stille sådanne krav.

5.11.7 Konklusioner og anbefalinger

Det suboptimale vedrørende informationsudveksling består især i udvekslingen via

papir. Det betyder udgifter til porto, print og kuvertering. Ofte skal data manuelt

overføres til digital form, eller de skal maskinlæses - i begge tilfælde med en vis

portion fejl til følge, hvilket derfor kræver fejlfinding og -retning. Endelig er der

ofte problemer med at parre information og betalingstransaktioner med hinanden

ved modtagelsen.

Det offentlige udsender og modtager betalingsrelateret information i forbindelse

med indbetalinger. Angående udsendelse af information kan vi konkludere:

• Det offentlige udsender mindst 20 mio. oplysninger årligt i forbindelse med

indbetalinger, heraf ca. 13 mio. pr. brev. De 4 mio. breve hidrører fra kommuner,

knap 9 mio. er fra staten, mens amterne næsten ikke udsender information.

Dette er yderst konservative skøn, især på kommunalt plan, hvor det er sandsynliggjort,

at det reelle tal er meget større.

• I staten er det især politiet med ca. 4,2 mio. (mest opkrævning af vægtafgift) og

ToldSkat med 3,9 mio. forsendelser, der udsender mest i papirform. I kommunerne

udsendes der informationer i forbindelse med en meget lang række opkrævninger,

f.eks. børnepasning, underholdsbidrag, grundskyld, ejendomsskatter

og restancer/inkasso.

• Det offentlige anvender ud fra et mindsteskøn samlet 84 mio.kr. på at udsende

information om indbetalinger. Fratrukket de indregnede potentialer i afsnittet

vedrørende indbetalingskort er det ultimative optimeringspotentiale på 52

mio.kr. Spørgsmålet er, hvor mange penge der kan spares ved digitalisering.

• Der eksisterer flere systemer, der kan håndtere betalingsrelateret information

digitalt. Det er BetalingsService, netbanking, e-mails, e-Boks og eKommunikation,

hvor sidstnævnte dog ikke er færdigudviklet endnu. BetalingsService

og eKommunikation kan begge transformere digitalt input til papir og således

medvirke til, at det offentlige næsten udelukkende kan udsende informationer i

digital form, men via mellemstationer nå de borgere/virksomheder, der ønsker

det i papirformat.

155


kpmg

• Både teknisk og økonomisk set kan der eksistere flere "mellemstationer", og de

kan være i konkurrence med hinanden. Dem, der driver mellemstationerne,

kan være offentlige servicefællesskaber eller private aktører.

• På kort sigt kan de største gevinster hentes via e-mail eller e-Boks, fordi de er

billige at benytte. Men da begge løsninger er mere eller mindre ringe udbredt,

vil de største gevinster umiddelbart kunne hentes ved brug af PBS Betalings-

Service, hvor optimeringspotentialet er mindre, men antal tilmeldte debitorer er

større. I tilgift vil alle målgrupper kunne nås via BetalingsService, da PBS både

tilbyder elektronisk og papirbaseret levering

• Hvis man antager, at halvdelen af de eksisterende breve kan digitaliseres til

1,20 kr. pr. stk., er der sparet 16 mio.kr. Da vore tal om forsendelser er underestimerede,

kan der formentlig spares langt mere ved blot at anvende de eksisterende

løsninger. Hvis en del af udsendelsesudgifterne flyttes fra den offentlige

sektor til relationen mellem mellemstation og borgere/virksomheder, kan

der spares yderligere. Det vil endvidere ændre incitamentsstrukturen til fordel

for yderligere digitalisering.

• De nævnte løsninger kan naturligvis anvendes på al information, der udsendes

fra det offentlige, og ikke kun betalingsrelateret information. Vi har indikationer

på, at det offentlige i alt udsender 100 mio. digitaliserbare breve om året.

Hvis der kan spares 4 kr. pr. stk. ved fuld digitalisering, er det mulige øgede

råderum stort. Også ved et noget mindre optimeringspotentiale vil der kunne

skabes et solidt, effektivt marked for "mellemstationer".

• Man bør satse på optimering af informationsudsendelse frem for modtagelse.

Dels er der større volumen, dels er det lettere at styre for det offentlige selv.

Det offentlige modtager også informationer fra omverdenen vedrørende indbetalingerne.

Her kan man konkludere:

• Det offentlige modtager mindst 3,5 mio. breve pr. år fra borgere/virksomheder

om indbetalinger, heraf knap 40.000 i kommunerne og resten i staten. Hermed

illustreres igen, at vort datagrundlag for den kommunale sektor i særlig grad er

upålideligt vedrørende information - det reelle antal modtagne informationer er

langt højere.

• I staten modtager ToldSkat alene 2,4 mio. informationer, især som kvantitative

angivelser, der tjener som basis for indbetalingens størrelse. På domstolsområdet

modtages 1 mio. informationer, især i forbindelse med betaling af tinglysningsafgifter.

• Der eksisterer allerede tekniske løsninger, især internetløsninger, e-mails og

automatiserede indbetalingskort. Problemet består i, at mange informationsafgivere

ikke er digitaliserede. Derfor må der også her anvendes mellemstationer,

hvis det offentlige kun skal modtage information digitalt. Disse mellemstationer

er her scanningssystemer, indtastningsbureauer m.v. Også her eksisterer

der gennemprøvede løsninger.

• Det primære fokus bør være virksomheder, da optimering må forventes at være

lettere at opnå her frem for hos borgerne. Det skyldes dels den procentvis højere

grad af teknologisk kunnen i forhold til borgersegmentet, dels at det er

nemmere at tilrette virksomhedernes indberetningsvaner. Desuden er en stor

andel af virksomhedernes betalingsrelaterede informationsflow over for det offentlige

af løbende karakter, hvor en strømlining vil give flere gevinster.

156


kpmg

Om barrierer og tiltag kan man konkludere dette:

• Hovedbarrieren for at digitalisere kommunikationen er de ikke-digitale virksomheder

og borgere. Derfor må en yderligere digitalisering af det offentlige

bestå i incitamenter til dels at øge digitaliseringen i omverdenen, dels at anvende

mellemstationer, der kan konvertere fra digitalt til ikke-digitalt format og

omvendt.

• I vor undersøgelse har flere peget på juridiske forhindringer. Vi har ikke undersøgt

holdbarheden af disse udsagn, men de trænger tilsyneladende til en afklaring.

• Som så ofte synes der også at forekomme en del organisatorisk træghed, holdningsmæssig

modstand, mangel på information m.v. Sådanne barrierer er svære

at minimere, især fra centralt hold, hvor de mest virksomme instrumenter er

økonomiske incitamenter og lovmæssige initiativer.

• Ethvert initiativ rettet mod digitalisering af betalingsrelateret information må

næsten nødvendigvis også angå al anden information. Her synes optimeringspotentialet

at være så stort, at det taler for at anvende virksomme instrumenter.

• Idet perspektivet naturligt må være digitalisering af al information og øget anvendelse

af konverterende mellemstationer, er volumen så stort, at det offentlige

vil have stor indflydelse på dannelsen af et marked, der kan være af generel

samfundsmæssig værdi.

5.12 Informationer - udbetalinger

5.12.1 Omfang af udsendt information

Med information relateret til udbetalingstransaktioner forstår vi betalingsadviseringer,

specifikation af udbetalingsgrundlag, lønsedler, indkøbsordrer, anmodninger

om kreditnotaer og lignende. Enkelte tekstlinjer på kontoudtog eller ved betaling

via SKB anses som en del af selve betalingsidenten og medregnes således ikke som

relateret/tilknyttet information. (Se i øvrigt sidste afsnit for en uddybende definition

af betalingsrelateret information).

På baggrund af spørgeskemaundersøgelsens resultater er den samlede mængde informationer

udsendt af det offentlige i forbindelse med udbetalinger beregnet i nedenstående

tabel, se endvidere Bilag O for nærmere oplysninger om beregningerne.

157


kpmg

Tabel 5.32

Udsendte informationer

relateret til udbetalinger,

estimeret

Forsendelser

Postomdelt

1 stk. A4

Postomdelt

>1 stk. A4

Elektroniske

I alt

Udbetalinger

i alt

(1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.) (1.000 stk.)

Kommuner 3.067 1.337 13 4.417 46.930

Amter 394 0 6 400 1.389

Staten 4.161 269 566 4.996 12.488

I alt 7.622 1.606 585 9.813 60.806

ToldSkat

I tabellen er angivet antal fysiske forsendelser - underopdelt efter størrelse, defineret

som henholdsvis op til eller over én A4-sides information - og antal elektroniske

forsendelser.

Til forskel fra indbetalingsrelateret information, hvor det især på grund af ToldSkat

er staten, der udsender flest informationer, sendes der på udbetalingssiden lige så

mange tilknyttede informationer fra kommunerne ved udbetalinger. Kommunernes

udsendelser er alt overvejende i brevform. Det drejer sig om meddelelser i forbindelse

med kontantstøtte, anden bistand, boligsikring og -støtte, børnetilskud, løn,

tjenestemandspensioner m.v. og både om udbetalingsadviseringer, årsopgørelser

etc. Det svarer til godt 16.000 breve pr. kommune pr. år i gennemsnit eller mindre

end to breve pr. husstand pr. år. 33 Som ved information tilknyttet indbetalinger må

det formodes, at det reelle tal kan være op til flere gange større.

Derfor er det et absolut minimumstal, når det samlede antal informationer til borgerne/virksomhederne

vedrørende udbetalinger består af ca. 10 mio. stk., heraf godt

9 mio. breve. Det svarer til, at hver husstand får mindre end fire breve i gennemsnit

om året fra det offentlige under ét vedrørende udbetalinger.

Af tabellen ses også, at den statslige sektor genererer tilknyttet information ved

40% af alle udbetalinger, hvoraf næsten ni tiendedele distribueres i - hovedsagelig

mindre - papirbaserede forsendelser. Amterne udsender information ved knap 30%

af udbetalingerne, primært i papirform. Tilsvarende udsendes kun knap 10% i

kommunerne.

Men hvornår er det mere præcist, at det offentlige udsender informationer om udbetalinger?

Med 5,7 mio. transaktioner udgår ca. halvdelen af alle statslige udbetalinger fra

ToldSkat. Det sker især ved overskydende skatter og børnefamilieydelser. Knap

halvdelen af ToldSkats udbetalinger har tilknyttet information, hvoraf 90% fremsendes

ved udbetaling af overskydende skatter og AM- og SP-bidrag. Det vil sige

udsendelse af årsopgørelser, eventuelt sammen med en check. De sidste 10% informationer

udsendes primært i forbindelse med udbetaling af negativ moms og afregning

af kreditorer via det Fælles LønindeholdelsesSystem (fordeling af de opkrævede

beløb ved lønindeholdelse). Ved afregning af kreditorer fremsendes næ-

33 Baseret på, at der er ca. 2,5 mio. husstande i Danmark. Vi har ikke taget hensyn til, at en

del information tilgår virksomheder, hvad der yderligere ville reducere gennemsnittet.

158


kpmg

SU-Styrelsen

Direktoratet for

FødevareErhverv

Domsstolsstyrelsen

Kommunerne

Amterne

sten alle informationer elektronisk. Generelt er kun meget få af ToldSkats udsendelser

af udbetalingsrelateret information af et større indholdsmæssigt omfang.

SU-Styrelsen har ca. 2,6 mio. udbetalinger om året til godt 300.000 studerende.

Der udsendes omkring 1,0 mio. tilknyttede informationer i form af saldoopgørelser,

information om lånebevillinger og lignende. 20% af udsendelserne indeholder større

informationsmængder (bl.a. lovbestemmelser).

Ud over betalinger forbundet med direktoratets drift vedrører alle udbetalinger fra

Direktoratet for FødevareErhverv tilskud, herunder især distribution af EU's støttemidler.

Ved 57% af udbetalingerne er tilknyttet information. Direktoratet er underlagt

krav fra EU's forordninger, herunder adviseringsforpligtelser over for støttemodtagere.

En eventuel omlægning af adviseringerne fra den nuværende papirform

til elektronisk formidling, eksempelvis på støttemodtagers kontoudtog, vil ifølge

DFFE kræve en forudgående afklaring og accept fra EU.

På trods af at det ikke har været muligt at angive skøn for antallet af betalingsrelaterede

udsendelser på alle udbetalingsområder inden for domstolene, afspejler datamaterialet

alligevel et markant antal forsendelser set i forhold til den samlede transaktionsmængde.

Reelt set vurderes det, at næsten alle udbetalinger genereres sammen

med tilknyttet information - i papirform. Som hovedårsag til de mange papirbaserede

processer angives, at det eksisterende lovgrundlag kræver skriftlighed på

en række punkter, herved forstået originale papirbaserede dokumenter. En anden

årsag er, at byretternes kasse- og bogholderifunktioner endnu ikke er opkoblet til

mailsystemer. Små 20% af den betalingsrelaterede information vedrørende embedernes

egen drift udsendes dog elektronisk via pc-bank-løsninger. Det er langt fra

al distribution af information, der er forbundet med portoomkostninger, idet betaling

og kvittering ved vidnegodtgørelse oftest udstedes direkte ved retterne. Desuden

uddeles en stor del lønsedler og specifikation af vederlag til stævningsmænd

m.fl. direkte fra dommerkontorerne.

Kommunerne udsender betalingsrelateret information ved mellem 5 og 40% af alle

udbetalinger. Der er stor spredning i antal udsendelser, hvilket gør det vanskeligt at

nå en dækkende konklusion for alle kommuner under ét. En gennemgående tendens

er dog, at ca. tre fjerdele af papirfremsendelserne maksimalt består af én A4side.

Typisk knytter kommunerne information til udbetalinger af sociale pensioner

(gns. 24%), boligsikring og -støtte (gns. 14%), kontanthjælp (gns. 90%), børnetilskud

(gns. 35%) og tjenestemandspensioner (100%). Forsendelserne indeholder

primært betalingsadviseringer, udbetalingsspecifikationer eller årsopgørelser. Lønsedler

omdeles i vid udstrækning direkte, og kun 12% udsendes pr. papirpost.

Nogle kommuner benytter e-handel og udsendelser via e-Boks, men ud fra de indsamlede

data omfatter det endnu kun en meget lille del af de samlede udbetalingstransaktioner

med tilknyttet information.

Det amt, der har deltaget i undersøgelsen, udsender betalingsrelateret information i

forbindelse med 29% af udbetalingerne. 34 Det største informationsflow forekommer

vedrørende løn, tjenestemandspensioner og udbetalinger via sygesikringen.

Overordnet betragtet er der blandt de undersøgte institutioner enkelte, der slet ikke

udsender ekstra information ved udbetalinger. Det forekommer mest ved små institutioner,

der hovedsagligt har udbetalinger til vare- og serviceleverandører. Hvis

udsendelse af betalingsrelateret information alligevel er nødvendigt, formidles den

oftest elektronisk til kreditorerne.

34 Da data ikke er oplyst for alle udbetalingstyper, kan andelen reelt være noget højere.

159


kpmg

Målet

Myndigheders

udsendelse af

information

Løsninger

ToldSkat har i flere år arbejdet på at nedbringe det store antal checkudbetalinger

vedrørende børnefamilieydelser og overskydende skatter.

I foråret 2003 modtog samtlige modtagere af børnefamilieydelser brev om, at fremtidige

udbetalinger indsættes på et af ToldSkat forud anvist kontonummer i et pengeinstitut,

medmindre ydelsesmodtageren selv henvender sig med et alternativt kontonummer

eller ønske om fortsat at få udbetalt ydelsen pr. check. ToldSkat har mulighed

for at forudangive kontonumre via pengeinstitutternes årlige indberetninger

til skattemyndighederne om indeståender på konti. De første erfaringer viser, at

kun et meget lille antal borgere har henvendt sig med henblik på at fortsætte udbetalingerne

pr. check.

På samme måde vil der i forbindelse med udsendelse af forskudsopgørelser i slutningen

af 2003 blive anvist et kontonummer til fremtidige udbetalinger af overskydende

skatter, hvilket vil sige fra og med indkomståret 2003.

Den tankegang, der ligger bag, svarer til det, vi i afsnit 6.2 har kaldt muligheden for

et partikulært fravalg af konto-til-konto-overførsel - her blot på udbetalingssiden,

hvor problemet med en NemKonto løses ved en generel standardstrategi, hvor alle

borgere/virksomheder får alt fra det offentlige udbetalt på en konto.

5.12.2 Problemer og løsninger

Det primære problem ved papirbaseret udsendelse af betalingsrelateret information

ved udbetalinger til borgere, virksomheder og kreditorer er udgifter til print, porto

og kuvertering. Der udsendes især mange beregningsspecifikationer, årsopgørelser

og meddelelser om kommende udbetalinger.

Den langt overvejende del af det offentliges udbetalingsrelaterede information kan

fremsendes elektronisk. Målet er således at minimere de papirbaserede udsendelser

til kun at omfatte de leverancer, hvor der ikke kan opnås optimeringer rved at omlægge

de eksisterende udsendelsesrutiner.

Udsendelse af information ved udbetalinger forekommer især ved betalingsadviseringer,

specifikation af beregningsgrundlag, sagsafgørelser, lønsedler og ved driftsrelaterede

processer (indkøbsordrer, anmodning om kreditnotaer m.v.).

Det er kun i få tilfælde hensigtsmæssigt at bibeholde papirudsendelser:

• Store forsendelser. Hvor der udsendes større forsendelser 35 til modtageren

(f.eks. kopi af lovgrundlag sammen med sagsafgørelse og endelig fastsættelse

af udbetalingsbeløb).

• Direkte omdeling. Hvor det er muligt at foretage direkte omdeling af den betalingsrelaterede

information (f.eks. lønsedler til ansatte).

Løsningerne vedrørende det offentliges udsendelse af information er fuldkommen

identiske, hvad enten det sker i forbindelse med ud- eller indbetalinger, og der er

35 I forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen er "større forsendelser" for simplificeringens

skyld defineret som breve med et omfang af mere end én A4-side. Gennemsnitligt

vil de større forsendelser forventeligt have et omfang af ca. ti sider.

160


kpmg

Enhedsomkostninger

Samlede omkostninger

derfor ikke meget at tilføje i forhold til det beskrevne. Der er derfor mindst fem eksisterende

systemløsninger til at udsende information: Betalingssystemerne PBS og

kontoudtog, e-Boks, e-mail og eKommunikation, hvoraf den sidste ganske vist først

lanceres snarligt.

Disse systemløsninger har forskellige funktioner, fordele og ulemper. PBSløsningen

er som udgangspunkt papirbaseret, men modtageren kan vælge at få tilsendt

BetalingsService-oversigterne i elektronisk form. De andre løsninger er digitale.

Desuden er det kun eKommunikation-løsningen, der kan håndtere kravet om

at ramme borgeren/virksomheden ikke-digitalt, såfremt de ønsker det, og det er derfor

den løsning, der kan medvirke til at digitalisere omverdenen fra det offentliges

perspektiv og realisere det fulde optimeringspotentiale..

SU-Styrelsen har overvejelser om brug af e-Boks eller støttemodtageres e-mailadresser

til udsendelse af betalingsrelateret information. Sidstnævnte forudsætter

digital signatur-løsning samt et fælles e-mail-adresseregister i samarbejde med

ToldSkat og Finansstyrelsen, hvilket der i øjeblikket arbejdes på.

5.12.3 Optimeringspotentiale

Det meste af den papirbaserede information ved udbetalinger kan i princippet erstattes

af elektroniske forsendelser. Optimeringspotentialet er derfor ganske betragteligt.

Ifølge Danmarks Statistik har 76% af den danske befolkning pr. 2002 adgang til

internettet i hjemmet og/eller på arbejde. 70% af alle familier har en pc i hjemmet.

Fire ud af ti internetbrugere bruger nettet til kontakt med de offentlige myndigheder.

91% af virksomhederne med mindst fem ansatte har adgang til internettet. Ifølge

nylige undersøgelser via Erhvervs- og Selskabsstyrelsens fokuspanel benytter 77%

af alle virksomheder e-mail.

De nærmere forudsætninger for og beregninger af nedenstående optimeringspotentialer

fremgår af afsnittets bilag. Heri er tillige oplistet de potentialer, der allerede

er indregnet i afsnit 5.7 vedrørende checkudbetalinger, og som derfor ikke medregnes

i indeværende afsnit.

Ifølge vore beregninger koster det gennemsnitligt 5,50 kr. at udsende et brev med

maksimalt én A4 side. Tungere breve koster tilsvarende typisk 9,50 kr. 36 Beregningerne

er baseret på oplysninger fra Post Danmark og PBS.

36 Udsendelsesomkostningerne for større breve er forbundet med større usikkerhed, da porto-,

kuverterings- og printudgifter vil være forskellige, afhængig af om forsendelsen består

af f.eks. fem sider eller 50 sider. I undersøgelsen er det gennemsnitlige indhold af

større breve fastsat til ti A4-sider.

161


kpmg

Tabel 5.33

Omkostninger ved

udsendelse af information

pr. brevpost

Udsendelse via PBS

BetalingsService

Forsendelser

Udsendelse via e-Boks

Med de angivne tal i vor undersøgelse koster det i alt 57 mio.kr. at koble information

til udbetalinger 37 , hvilket korrigeret for ovennævnte udgifter til checkudbetalinger

betyder et beløb på 46 mio.kr.

Postomdelt

1 stk. A4

Omkostninger

Postomdelt

>1 stk. A4

Omkostninger

(1.000 stk.) (mio.kr.) (1.000 stk.) (mio.kr.)

Kommuner 3.067 17 1.337 13

Amter 394 2 0 0

Staten 4.161 23 269 3

I alt 7.622 42 1.606 15

Optimeringspotentialet for udsendelse af information

De nærmere forudsætninger for og beregninger af nedenstående optimeringspotentialer

fremgår af Bilag O.

Optimeringspotentialet ved brug af BetalingsService til formidling af udbetalingsrelateret

information vil med det nuværende antal tilmeldte individer til ordningen

være på 4,8 mio.kr. 38 Ved en tilmeldingsprocent på 100 vil optimeringspotentialet

forøges til 5,7 mio.kr. Det gælder for forsendelser op til én A4-side, jf. definitionerne

i det benyttede datamateriale.

Der vil som nævnt ikke være et optimeringspotentiale ved fremsendelse af større informationsmængder

via BetalingsService på grund af både pris og praktisk anvendelighed.

Muligheden for fuldt ud at realisere det beregnede potentiale vil være god, da BetalingsService

i forvejen er en meget udbredt og accepteret løsning, dog p.t. specielt

på indbetalingssiden.

Det beregnede potentiale er opgjort ud fra det af e-Boks estimerede antal brugere

pr. 2004. Der skelnes ikke mellem store og små forsendelser, da e-Boks har oplyst

tal for den gennemsnitlige omkostning pr. transaktion gældende for alle dokumentstørrelser.

Det samlede optimeringspotentiale ved benyttelse af e-Boks vil være 2,8

mio.kr. Gevinsten vil være stigende med antallet af tilmeldte brugere til e-Boks.

37

I det angivne beløb er fratrukket de udsendelser af checks, som er indregnet i det anførte

optimeringspotentiale i afsnit 5.7.

38

Gevinsten vil reelt være højere, da en del myndigheder i dag benytter BetalingsService

udelukkende til advisering af en betaling uden at tilknytte relateret information, hvorfor

vægten af standardgebyret for betalingsadviseringen vil være overestimeret i den samlede

omkostningsberegning. Det har ikke været muligt at få eksakte data herom fra PBS.

162


kpmg

Udsendelse af e-mail

Mellemstationer

Optimering og

incitamenter

Ud over initialomkostninger til anskaffelse af nødvendigt hardware m.m. er der kun

meget små omkostninger forbundet med selve udsendelsen af e-mails til borgere og

virksomheder. Udgiften stiger heller ikke med en forsendelses indholdsstørrelse.

Der vil derimod være løbende udgifter forbundet med at supplere og opdatere et register

over modtagernes e-mail-adresser.

Det er vanskeligt at opgøre et nøjagtigt optimeringspotentiale ved brug af e-mail

som forsendelseskanal. Ideelt set vil det være stort, da man vil kunne sammenholde

data med beregningerne for BetalingsService, 39 hvor adviseringsudgifterne til PBS i

tilgift vil skulle fratrækkes. Optimeringspotentialet ville i så fald kunne være helt

op til omkring 39 mio.kr. Men da der ikke eksisterer et samlet register over potentielle

modtageres e-mail-adresser, vil man reelt langt fra kunne nå ud til samme antal

brugere. Det har således ikke været muligt at beregne det reelle potentiale ud fra

de oplyste data.

Ved oplistningen af fordele og ulemper ved elektroniske forsendelsesmuligheder

vedrørende indbetalinger berøres problemet omkring kravet om udsendelse af eksempelvis

betalingsopkrævninger i realtid (ved korte betalingsfrister), hvilket ikke

opfyldes af BetalingsService-løsningen. Problemstillingen har ikke samme relevans

ved udbetalinger.

Den mest hensigtsmæssige løsningsmodel består givetvis i (a) at anvende mellemstationer,

der kan konvertere fra digital til ikke-digital information og ved (b) at

inddrage al information fra det offentlige og ikke kun betalingsrelateret information.

Disse løsninger er dog kun interessante, hvis hver myndighed kan få udsendt og

printet sine breve ud i formater, der svarer til dem, der printes ud i dag, dvs. i ønsket

format med brevhoved, i farver etc. De eksisterer ikke i dag, og derfor kan der ikke

gives priser og beregnes optimeringspotentialer, men de er formentlig meget store.

Desuden afhænger meget af, hvordan man politisk vælger at fordele omkostningerne

mellem det offentlige og borgerne/virksomhederne. Én model (a) ville være, at

det offentlige betaler alle udgifter for udsendelser som før, nu via mellemstationen.

Det andet ekstrem (b) ville være, at alle omkostninger gøres til et mellemliggende

mellem mellemstationen og borgeren/virksomheden, som det f.eks. er tilfældet i

forholdet mellem pengeinstitutter og deres kunder. Imellem disse to ekstremer (c)

er der uendeligt mange alternativer. Et er, at det offentlige betaler omkostninger,

der svarer til digital forsendelse, mens eventuelle ekstra omkostninger pålægges

omgivelserne.

Hvis det offentlige påtager sig alle omkostningerne ved at betale mellemstationen

for udsendelse til omverdenen, er der ingen incitamenter til yderligere optimering,

mens det vil være tilfældet, hvis omkostningerne helt eller delvist flyttes over på

borgerne/virksomhederne. Problemet heri kunne være, at det især er f.eks. ældre

mennesker og mindre virksomheder, der bærer omkostningerne ved at være ikkedigitale.

En løsning herpå kunne være, at det offentliges gevinst ved digitaliseringen

tilbageføres til bl.a. de omtalte grupper, som både kompenseres og samtidig har

et incitament til digitalisering. Det bliver i så fald de digitale ældre og små virksomheder,

der opnår en nettogevinst i forhold til andre. Men her berører vi fordelingspolitiske

problemstillinger, som det ligger uden for denne rapports rammer at

behandle.

39 Andelen af befolkningen med internetadgang svarer stort set til antallet af PBS-

tilmeldinger.

163


kpmg

5.12.4 Barrierer for optimering

Hvad forhindrer elektronisk udsendelse af betalingsrelateret information?

1 Prioritering. En del myndigheder har udelukkende fokus på at optimere selve

betalingen frem for også at medtage tilknyttet information i de strategiske overvejelser.

Visse steder mangler viden om mulighederne for at benytte alternativer

til papirbaserede forsendelser.

2 Målgrupper. Det er svært at nå alle målgrupper ved brug af teknisk baserede

løsninger (ældresegmentet nævnes af mange af de adspurgte myndigheder som

et eksempel).

3 Teknologisk spredning. I eksempelvis byretterne rundt omkring i landet er

der endnu ikke indført mailsystemer m.m. til alle brugere, herunder kassererfunktionen.

Den nødvendige teknologi er altså endnu ikke fuldt udbredt hos alle

myndigheder.

4 Lovgivning. Inden for nogle forvaltningsområder fortolkes specifik lovgivning

og cirkulærer i retning af, at informationer kun kan udsendes i papirbaseret

form.

5 Udsendelse af e-mail. Det er ressourcekrævende at ajourføre registreringen af

modtageres e-mail-adresser. Desuden vil nogle udsendelser forventeligt kræve

digital signatur, som endnu har en meget lille udbredelse.

6 Manglende potentiale. Udsendelse af omfangsrige informationer håndteres

mest hensigtsmæssigt i papirform og er derfor ikke egnede til digitalisering.

Vedrørende tiltag har vi ingen tilføjelser i forhold til det sidste afsnit 5.11.6 om indbetalinger.

5.12.5 Konklusioner

• Ifølge vore opgivelser udsender det offentlige omkring 10 mio. udbetalingsrelaterede

informationer om året, heraf ca. halvdelen fra kommunerne. Det svarer

til to papirbreve i gennemsnit pr. husstand/virksomhed pr. år. Det drejer sig

om meddelelser i forbindelse med kontantstøtte, anden bistand, boligsikring og

-støtte, børnetilskud, løn, tjenestemandspensioner m.v. og både om udbetalingsadviseringer,

årsopgørelser etc. Det ses, at der må være tale om en betragtelig

underestimering.

• De fleste informationer består i adviseringer af en kommende udbetaling, information

om beregningsgrundlag og årsopgørelser. Den primære udgift består

i porto, papir, print, kuverter og kuvertering.

• Der er praktisk talt ingen grunde til at sende udbetalingsinformation pr. brev -

undtagen til ikke-digitale modtagere. Løsningerne til at optimere udsendelsen

er identisk med dem, vi nævnte under indbetalinger, dvs. på systemplan betalingssystemerne

PBS og kontoudtog samt e-Boks, e-mail og eKommunikation,

hvoraf den sidste ganske vist først lanceres snarligt. PBS og e-Kommunikation

kan det afgørende trick: Konvertere digital information til papir, hvorved ikkedigitale

modtagere nås.

164


kpmg

• I dag koster det mindst 46 mio.kr. at informere om udbetalinger pr. brev (udgifterne

kan let være flere gange større). Ved at anvende PBS i stedet og ved systemets

nuværende udbredelse kan man spare 5,7 mio.kr. e-Boks er mindre

udbredt, og gevinsten vil derfor være 2,8 mio.kr. ved dette systems nuværende

anvendelsesprocent.

Finansministeriets lovudkast om NemKonto m.v. kan muligvis bidrage til at

optimere de forhold, der er analyseret i dette afsnit. Hvis alle betalinger for

fremtiden sker til en konto, ville det formentlig være mere naturligt at tilknytte

en del simple informationer elektronisk, skønt der er begrænsninger både via

de eksisterende kontoudtog og PBS.

5.13 Rykkere

5.13.1 Hvorfor rykkes?

En borger eller en virksomhed rykkes, når denne ikke betaler sine regninger til det

offentlige i rette tid. Når en borger eller en virksomhed bliver rykket, kan det skyldes

et eller flere af disse forhold:

• Glemsomhed. Når en borger eller en virksomhed glemmer at betale sine regninger,

får denne en "glemsomhedsrykker".

• Manglende betalingsevne. Både borgere og virksomheder kan til tider have

kortere eller længerevarende likviditetsproblemer, som hæmmer deres evne til

at betale regningerne til tiden.

• Manglende betalingsvilje. Hvis en borger eller virksomhed ikke vil betale.

Rykkertransaktionerne skal især optimeres ved at reducere dels omfanget af glemsomhedsrykkere,

dels den offentlige sektors enhedsomkostninger ved at rykke.

Muligheden for at reducere manglende betalingsvilje eller -evne ligger uden for

vort analysefelt.

5.13.2 Omfanget af rykkere

På grundlag af spørgeskemaundersøgelsen og vore efterfølgende estimater vurderer

vi, at statslige ministerier, styrelser og myndigheder samt kommunerne tilsammen

udsendte godt 3,3 mio. rykkere i 2002. Vi har ikke oplysninger om, hvor mange

rykkere amterne har udsendt, men da amterne håndterer godt 1% af indbetalingerne

i den offentlige sektor, anser vi antallet af amtslige rykkere for beskedent.

Tabellen nedenfor viser, hvordan omfanget af rykkere er estimeret for udvalgte

statslige myndigheder og for kommunerne tilsammen.

165


kpmg

Tabel 5.34

Omfanget af og

omkostningerne til rykkere,

estimeret

Rykkergebyrer

Rykkere

Problematiske forhold

Rykkere Omkostning

Gebyrers

dækning af

udsendt til rykkere omk. Gebyrer

(stk.) (tkr.) (%) (tkr.)

Kommuner 2.030.548 20.204 10% 2.020

Amter - - - -

Finansstyrelsen 90.000 896 100% 896

Rigspolitiet 374.160 3.723 0% 0

SU-Styrelsen 74.155 738 100% 738

ToldSkat 725.000 7.214 75% 5.410

Fødevaredirektoratet 4.300 43 50% 21

Staten i øvrigt 52.721 525 20% 107

I alt 3.350.885 33.341 - 9.192

Antagelser: 1

2

3

4

90% af alle rykkere foretages automatisk

Omkostningerne til en automatisk rykker estimeres til 5,50 kr. (jf.

bilag om information)

Omkostningerne til en manuel rykker estimeres til 50,00 kr.

Der skelnes ikke mellem kommuner og staten

I spørgeskemaundersøgelsen har vi afdækket dels mængden af rykkere i 2002, dels

i hvilken grad gebyrer dækker omkostningerne ved at rykke. Det offentlige kan

kræve rykkergebyrer af borgere og virksomheder, som ikke betaler fordringer, det

offentlige har over for dem. For amter og kommuner må disse gebyrer ikke overstige

100 kr., hvis der ikke er udpantningsret for den ikke-rettidigt betalte ydelse, og

ikke over 250 kr., hvis der er udpantningsret. 40 Også statslige myndigheder kan

kræve rykkergebyrer.

Tabellen og de beregninger, der ligger til grund for den, baseres på to afgørende antagelser:

1) At hovedparten af rykkerne i dag håndteres automatisk - vi antager

90% - og 2) at enhedsomkostningerne ved at rykke svarer til enhedsomkostningerne

ved at udskrive, kuvertere og udsende ét A4-ark. Der skelnes ikke mellem mulige

variationer i enhedsomkostningerne.

5.13.3 Problemer og løsninger

Der knytter sig en række problematiske forhold til rykkere, men ikke alle kan mindskes

endsige elimineres gennem optimering af betalingsformidlingen. De problematiske

forhold er:

• Genudsendelse. Rykkere medfører, at betalingsmeddelelser, som allerede er

sendt til borgere eller virksomheder, må genudsendes.

40

Jf. LBK nr. 743 af 4. september 2002; LOV nr. 131 af 28. februar 1994; LOV nr. 939 af

27. december 1991 og LOV 1093 af 29. december 1997.

166


kpmg

Papirbaseret

Optimeringsmodeller

• Unødige administrations- og transaktionsomkostninger. I forlængelse af

det første forhold påføres de offentlige myndigheder ekstraordinære administrations-

og transaktionsomkostninger. Gebyrer kan dog kompensere for dette.

Reelt kan rykkergebyrer være økonomisk fordelagtige for myndighederne,

fordi lovgivningen tillader gebyrer, som - i hvert fald hvis rykkerne håndteres

automatisk - overstiger de reelle omkostninger ved at rykke.

• Overflødige ekstraomkostninger. Den glemsomme borger eller virksomhed

påføres overflødige ekstraomkostninger i form af gebyrer, som denne godt kunne

have betalt.

I dag er rykkerhåndteringen - både den manuelle og den automatiske - i alt væsentlighed

papirbaseret.

Det er som nævnt urealistisk at mindske antallet af rykkere, som skyldes manglende

betalingsvilje eller -evne. Derimod kan optimeringer af betalingsformidlingen og

en større udnyttelse af elektroniske muligheder anvendes til 1) at nedbringe mængden

af glemsomhedsrykkere og 2) at reducere den offentlige sektors enhedsomkostninger

ved at rykke. Der er tre mulige måder at optimere rykkerforvaltningen på:

1 Undgå manuelle rykkere. Vi antager, at 90% af rykkerhåndteringen allerede i

dag er automatiseret og understøttet af systemer. Det gælder ikke mindst de

statslige myndigheder, som håndterer store indbetalingsmængder (f.eks. Told-

Skat, Rigspolitiet, Finansstyrelsen), men også kommunerne håndterer store

transaktionsmængder, som er understøttet af systemer. Med en yderligere automatisering

vil det være muligt at nedbringe, men næppe fjerne, antallet af

rykkere med høje enhedsomkostninger. Vi har i beregningerne forudsat, at enhedsomkostningerne

ved manuelle rykkere er 50 kr., mens de ved automatiske

rykkere er 5,50 kr. Optimeringspotentialet i denne model er estimeret til 13,4

mio.kr. (forskel til status quo i tabel 5.35), hvis omfanget af automatiske rykkere

øges med 9 procentpoint.

2 Gå fra automatiske til elektroniske rykkere. Ved at gå fra automatiske, papirbaserede

rykkere til elektroniske, digitale rykkere vil det være muligt at reducere

enhedsomkostningerne pr. rykker yderligere, idet omkostningerne til

udskrivning, kuvertering og forsendelse bortfalder. De koster altså ikke længere

5,50 kr., som vi antog under punkt 1. Erstattes de papirbaserede rykkere

med en e-Boks-løsning, sænkes enhedsomkostningerne til 1,20 kr. Det totale

optimeringspotentiale i denne model er estimeret til 23,5 mio.kr. (forskel til status

quo i tabel 5.35), hvis 70% af rykkerne bliver elektroniske, 29% bliver automatiske

og 1% manuelle.

3 Undgå glemsomhedsrykkere. Vi har ingen muligheder for at vurdere grunden

til de godt 3,3 mio. rykkere, der blev udsendt i 2002: Var det med vilje, at

borgeren ikke betalte? Eller var det glemsomhed? Vi antager i det følgende, at

50% af rykkerne skyldes glemsomhed. Ved i højere grad at lade løbende indbetalinger

og engangsindbetalinger ske konto-til-konto og vedligeholde registre

over borgeres og virksomheders konti vil det være muligt at eliminere de glemsommes

problemer med at betale deres regninger til tiden. Vi antager, at glemsomhedsrykkere

kan elimineres, og at antallet af rykkere som følge heraf vil

blive halveret. Optimeringspotentialet i denne model er estimeret til 23,4

mio.kr. (forskel til status quo i tabel 5.35).

Den glemsomme borger eller virksomhed vil med denne løsning ydermere spare

omkostningerne til gebyrer.

167


kpmg

Omkostningsmodeller

Tabel 5.35

Optimering af rykkere,

estimeret

At aktualisere dette optimeringspotentiale fordrer, at indbetalingskortene fra det offentlige

reduceres til fordel fra betalingssituationer, hvor betalingen i stedet sker

mere automatisk med konto-til-konto-betalinger

Optimeringspotentialet og de ændrede omkostninger for de tre forskellige modeller

fremgår af tabellen nedenfor. De tre modeller er alternativer, ikke additiver.

Status quo

Model 1

Automatiske

rykkere

Model 2

Elektroniske

rykkere

Rykkere Antal Omkostning Omkostning Omkostning Antal Omkostning

(stk.) (tkr.) (tkr.) (tkr.) (stk.) (tkr.)

Kommuner 2.030.548 20.204 12.072 5.960 1.015.274 6.036

Amter - - - - -

Finansstyrelsen 90.000 896 535 264 45.000 268

Rigspolitiet 374.160 3.723 2.224 1.098 187.080 1.112

SU-Styrelsen 74.155 738 441 218 37.078 220

ToldSkat 725.000 7.214 4.310 2.128 362.500 2.155

Fødevaredirektoratet 4.300 43 26 13 2.150 13

Staten i øvrigt 52.721 525 313 155 26.361 157

I alt 3.350.885 33.341 19.921 9.835 1.675.442 9.961

Antagelser:

Automatiske rykkere 1 99% af alle rykkere foretages automatisk, 1% manuelt

2 Omkostningerne til en automatisk rykker estimeres til 5,50 kr. (jf. bilag om information)

3 Der skelnes ikke mellem kommuner og staten

Model 3

Undgå glemsomhedsrykkere

Elektroniske rykkere 1 70% af alle rykkere foretages elektronisk, 29% automatisk, 1% manuelt

2 Omkostningerne til en elektronisk rykker via e-Boks estimeres til 1,20 kr. (jf. bilag om information)

3 Der skelnes ikke mellem kommuner og staten

Undgå glemsomhedsrykkere 1 99% af alle rykkere foretages automatisk, 1% manuelt

2 Omkostningerne til en automatisk rykker estimeres til 5,50 kr. (jf. bilag om information)

3 Der skelnes ikke mellem kommuner og staten

4 Glemsomhedsrykkere elimineres som følge af udvidet anvendelse af betaling konto-til-konto (50% fjernes)

De tre modeller er partielle og varierer hver især kun på én parameter ad gangen.

Desuden er der set bort fra etableringsomkostningerne.

Optimeringspotentialet - dvs. forskellen mellem omkostningerne i modellerne i forhold

til status quo - er 13,4 mio.kr. i model 1, 23,5 mio.kr. i model 2 og 23,4 mio.kr.

i model 3. Overgås til elektroniske rykkere, og elimineres glemsomhedsrykkerne

samtidig, vil det være muligt at realisere et optimeringspotentiale på i alt 28,4

mio.kr. 41

Finansministeriets lovudkast kan ifølge ministeriet ligeledes bidrage til at aktualisere

optimeringspotentialet på dette område, hvis der tages højde herfor i minimumsstandarden.

41 Det forudsættes, at antallet af glemsomhedsrykkere halveres, og at 70% af de resterende

rykkere håndteres elektronisk, mens 29% håndteres automatisk, og 1% er manuelle.

168


kpmg

5.13.4 Barrierer for optimering

Vi vurderer, at der primært vil være følgende barrierer for at optimere rykkere:

• Reducerede enhedsomkostninger. For visse myndigheder med få rykkere vil

det muligvis være forbundet med betydelige omkostninger at skifte fra manuelle

til automatiserede rykkere. De vil ikke have de systemmæssige eller kompetencemæssige

forudsætninger og vil næppe kunne erhverve dem. Dermed vil

det være vanskelig for dem at reducere enhedsomkostningerne ved rykkere.

• Glemsomhedsrykkere. Der er ikke konkret viden om omfanget af glemsomhedsrykkere

og dermed om betimeligheden i vor antagelse. Optimeringspotentialet

afhænger naturligvis af, om det reelt er muligt at få udskilt glemsomhedsrykkere

fra andre rykkere og få afklaret fænomenets omfang.

5.13.5 Konklusion

Af dette afsnit kan det konkluderes, at:

• Omfanget af rykkere kan estimeres til godt 3,3 mio. udsendelser i 2002 fra

statslige myndigheder og kommuner. Der indgår ikke data fra amterne.

• Gebyrer dækker - ifølge det oplyste - ikke generelt omkostningerne ved at rykke.

• Omkostningerne til at rykke estimeres til ca. 33 mio.kr. i 2002.

• Håndteringen af rykkere kan optimeres ved 1) at mindske enhedsomkostningerne

ved at rykke og 2) ved at eliminere antallet af glemsomhedsrykkere.

• Enhedsomkostningerne kan mindskes ved, at rykkere automatiseres, men fortsat

er papirbaserede.

• Enhedsomkostningerne kan mindskes yderligere ved, at rykkere udsendes elektronisk

(for eksempel ved hjælp af e-Boks).

• Omfanget af glemsomhedsrykkere elimineres ved, at indbetalingerne sker konto-til-konto.

• Optimeringspotentialet estimeres til at være mellem 13,4 og 28,4 mio.kr. (brutto).

Finansministeriets lovudkast kan ifølge ministeriet ligeledes bidrage til at aktualisere

optimeringspotentialet på dette område, hvis der tages højde herfor i

minimumsstandarden.

5.14 Overblik

Dette afsnit har især til formål at skabe overblik over optimeringspotentialerne, herunder

skabe overblik over, hvor store optimeringspotentialerne er i alt, hvordan de

fordeler sig på forvaltningsniveauer og betalingsforvaltningsområder, samt hvor

store potentialerne er i Finansministeriets lovudkast m.v.

169


kpmg

Undersøgelsens

sikkerhed

De samlede potentialer

Tabel 5.36

Optimeringspotentiale,

samlet

Information

NemKonto-loven indeholder en bemyndigelse for finansministeren til at fastsætte

regler om offentlige myndigheders anvendelse af elektronisk betalingsforvaltning. I

forbindelse med udmøntning af bemyndigelsen skal der tages stilling til, i hvilket

omfang de nedenfor angivne optimeringsmuligheder er omfattet af de i lovudkastet

angivne minimumstandarder.

Vi vil også diskutere den grad af sikkerhed, som de angivne optimeringspotentialer

har. Lad os fra starten slå følgende fast:

1 Estimater. Vore analyser er baseret på en række skøn. Derfor har de aggregerede

tal, vi angiver nedenfor, også en usikkerhed. Uanset dette vil vi her som

andre steder tale om f.eks. "ca. 82,2 mio.kr.", selv om det reelle tal kan afvige

en del fra det angivne.

2 Undersøgelsens formål. Denne undersøgelse har ikke haft til formål at resultere

i eksakte tal. Formålet har været så godt som muligt at estimere optimeringspotentialet

ved Finansministeriets forslag til en mere hensigtsmæssig betalingsforvaltning.

Målestokken herfor er ikke enkelte millioner.

3 Konservative skøn. Vi har konsekvent foretaget konservative skøn. Det vil

sige, at når vi angiver optimeringspotentialer, er vi temmelig sikre på, at dette

potentiale er til stede under de angivne betingelser. Den usikkerhed, der på forskellig

vis er i vort datamateriale og analyser, har altså ikke den konsekvens, at

optimeringspotentialerne muligvis er mindre, end det vi har angivet. Tværtom

er de med en vis sandsynlighed større. På sin vis er det derfor rigtigere at tale

om undersøgelsens sikkerhed end usikkerhed.

Herefter kan vi se på de samlede optimeringspotentialer.

Samlet

optimeringspotentiale

(mio.kr.) (%)

Kommuner 622,1 57%

Amter 111,0 10%

Staten 354,3 33%

I alt 1.087,4 100%

Tabellen ovenfor viser, at der efter vort skøn er et samlet optimeringspotentiale på

knap 1,1 mia.kr. på de områder, vi har analyseret. Det er som sagt et konservativt

skøn.

Optimeringspotentialet fordeler sig således, at det med 622 mio.kr. især findes på

kommunalt niveau og med de resterende 10 og 33% fordelt på amter og staten. Der

er dog i alle tilfælde tale om beløb af anseelig størrelse.

I de knap 1,1 mia.kr., der er nævnt ovenfor, indgår ikke optimeringspotentialet ved

at digitalisere den information, der følger ind- og udbetalinger fra det offentlige.

Det skyldes, at vort datagrundlag her er usikkert, og at potentialerne afhænger af en

170


kpmg

Rykkere

Omfattet eller ikke-

omfattet af lovudkastet?

Vurdering af vore

estimater

Tabel 5.37

Totalt

optimeringsspotentiale pr.

betalingstype

række usikre forhold, især borgernes/virksomhedernes digitaliseringsgrad, men også

de valgte alternativer til brevpost. Ifølge vor undersøgelse udsender det offentlige

22 mio. breve om ind- og udbetalinger om året. Det er givetvist underestimeret,

men hvis man antager, at der konsekvent anvendes PBS eller e-Boks til dem, der allerede

er tilsluttet disse systemer, kan der spares i hvert fald 10-15 mio.kr. At der

ikke er tale om et højere tal, skyldes især, at information via PBS oftest bliver næsten

lige så dyrt som ved brevpost - 4,50 kr. versus 5,50 kr. Hvis informationen går

via e-Boks, til 1,20 kr. i gennemsnit, bliver potentialet pr. brev større, men her er

udbredelsen i dag ringe.

Med hensyn til information skal det endelig understreges, at løsninger til betalingsrelateret

information naturligvis også gælder al anden information. Hvis man antager,

at det offentlige udsender 100 mio. breve om året i alt, som via en f.eks. e-

Boks-agtig løsning vil koste 1,20 kr. i gennemsnit, ses det, at det ultimative optimeringspotentiale

her er ganske stort, selv om der i dag vil være en del omkostninger

forbundet med at konvertere en del af brevene til brevpost.

Rykkere har det også været umuligt at angive eksakte optimeringspotentialer ved.

Dels er vort datagrundlag usikkert på dette område, dels er der forskellige løsninger

og kombinationer heraf, og endelig må man gøre sig antagelser om en række forhold

(f.eks. grunden til, at der må rykkes). Der kan muligvis skabes et øget økonomisk

råderum på op mod 30 mio.kr., hvis man sætter ind med alle midler, men måske

er de realistiske potentialer snarere i intervallet mellem 10 og 20 mio.kr. Man

skal dog her også tage hensyn til, at borgerne/virksomhederne vil opnå en række

økonomiske fordele. Under alle forhold er det ikke et område, hvor der forekommer

at være meget store optimeringspotentialer.

Tabellen nedenfor viser, hvordan optimeringspotentialerne fordeler sig på betalingstyper

De enkelte poster, der er angivet i tabellen nedenfor, er estimerede, oftest konservative

skøn. Skønselementet ser vi på i det følgende for hver post.

Samlet

optimeringspotentiale

(mio.kr.) (%)

Kontante indb. 87,8 8,1%

Kontante udb. 2,5 0,2%

Kontantkasser 80,5 7,4%

Checkudb. 28,8 2,6%

Checkindb. 80,9 7,4%

Indb.kort manuelle 37,8 3,5%

Indb.kort maskin. 43,8 4,0%

Konto-til-konto manuelle 32,4 3,0%

Kreditorfaktura 692,8 63,7%

I alt 1.087,4 100%

171


kpmg

Kontant indbetaling

Kontant udbetaling

Kontantkasser

Checkudbetalinger

Checkindbetalinger

Der indbetales ifølge vore oplysninger ca. 29 mia.kr. kontant og med betalingskort

til staten om året, heraf især til staten og især til ToldSkat målt i beløb og især til

politiet målt i transaktioner. Vi har estimeret et optimeringspotentiale på 88

mio.kr., svarende til en reduktion i omkostninger pr. enhed fra 48 kr. til 9 kr., hvis

man overgår fra kontant betaling til betaling via et medie som PBS. Her er der dog

forskellige forudsætninger, der skal være opfyldt, for at hele potentialet kan realiseres.

De kontante udbetalinger fra staten har vi skønnet til ca. 29 mio.kr. om året. Det tal

er baseret på vor undersøgelse, og det er i hvert fald ikke for stort. Optimeringspotentialet

på 2,5 mio.kr. er næppe heller overestimeret, men under alle forhold så lille,

at usikkerheden her ikke er meget interessant.

Det optimeringspotentiale på godt 80 mio.kr., vi her opererer med, knytter sig til

kontantkasser i kommuner og amter. Vor undersøgelse resulterede ikke i tilfredsstillende

data på dette område, hvorfor vi har indsamlet data ad andre veje. Vore

skøn er yderst konservative på dette felt. Vi estimerer, at 242 kommuner kan spare

0,75 årsværk hver ved at eliminere deres centrale kasse. Dette tal er baseret på en

række mellemstore kommuners udsagn. Det svarer til et optimeringspotentiale på

ca. 73,5 mio.kr. Hertil kommer de mange kasser, der i mange kommuner eksisterer

i de enkelte forvaltninger helt ned til institutionsniveau. Alt i alt forekommer det

overvejende sandsynligt, at optimeringspotentialet kan være betydeligt større end

det beløb, vi har angivet.

For amterne estimerer vi, at der kan spares 7 mio.kr. på kontantkasser. Her er der

tale om et meget groft skøn fra vor side, da selvangivelsen i vor undersøgelse ikke

var pålidelig på dette punkt. Vi baserer vort skøn på, at der på f.eks. hospitaler og

VUC'er er en lang række kontantkasser af varierende størrelse, hvor der både sker

indbetalinger og udbetalinger.

Ifølge vor undersøgelse udstedes der 3,6 mio. checks fra det offentlige om året, og

hvis de omlægges til konto-til-konto-udbetalinger, kan det offentlige spare 29

mio.kr. Ifølge andre - pålidelige - kilder er de mængder, de deltagende myndigheder

har selvangivet, for små. Ifølge data fra SKB udbetales der fra staten ca. 4,6

mio. checks om året (jf. kapitel 4), dvs. 2,2 mio. flere end det, vore beregninger er

baseret på, idet vi har antaget 2,4 mio. checks fra staten. Hvis man konservativt antager,

at det alle er systemchecks til 13,87 kr. pr. stk., svarer det til 30,5 mio.kr. ekstra

i udgifter og et ekstra optimeringspotentiale på (30,5-1,5) = 29 mio.kr.

Vor undersøgelse estimerer 1,16 mio. kommunale checks. Data fra KMD indikerer,

at tallet snarere er 2 mio. (jf. kapitel 4), dvs. 850.000 ekstra, med et ekstra optimeringspotentiale

på ((13,87-0,67) x 850.000) = 11,2 mio.kr.

Vi kan konkludere, at antallet af checks formentlig er en god del større end det, vor

undersøgelse konkluderer, og optimeringspotentialet ikke 29, men snarere ca. 70

mio.kr.

Ifølge vor undersøgelse er der 2,2 mio. checkindbetalinger til det offentlige om året

til en værdi af 51 mia.kr., og man kan spare ca. 81 mio.kr. om året ved at eliminere

dem, fordi de er så ressourcekrævende at modtage. Vi har ikke data, der kan korrigere

vore undersøgelsesresultater, men de viser bl.a., at 326.000 stk., svarende til

15% af alle checks, indbetales kommunalt, herunder til forbrugsbidrag for vand og

varme, dagtilbud, beboerindskudslån (boligforeninger), gebyr vedrørende arbejde

udført af teknisk forvaltning, eksempelvis byggesagsgebyrer, ejendomsskat, sygedagpenge,

B-skat m.v. samt AM-bidrag. Antalsmæssigt svarer det til 1.200 indbetalinger

pr. kommune i gennemsnit. Man må formode, at vi her har at gøre med absolutte

minimumsangivelser, og at det reelle tal kan være betydeligt større, og da

omkostningerne er store, vil marginale ændringer give stort udslag i optimeringspo-

172


kpmg

Indbetalingskort

manuelle

Indbetalingskort

maskinelle

Konto-til-konto manuelle

Kreditorfaktura

Kommuner

tentialet. F.eks. vil blot 100.000 ekstra indbetalinger til kommunerne betyde et ekstra

optimeringspotentiale på knap 4 mio.kr.

Vi har beregnet, at der er et optimeringspotentiale på 37,8 mio.kr. ved at eliminere

de manuelle indbetalingskort, som der antages at være 1,4 mio. af, heraf 83% til

statslige myndigheder. Disse indbetalingskort koster det i gennemsnit 32,50 kr. at

modtage. De er altså ret dyre og derfor vigtige for, hvor stort ekstra økonomisk råderum

der kan skabes.

Kommunerne angiver, at de har 123.000 af denne slags indbetalingskort. Det svarer

til ca. 450 pr. kommune om året. Det er et forbløffende lille antal. Det forudsætter

dels, at kommunerne næsten kun udsender maskinelle indbetalingskort, dels

at der næsten ikke er borgere, der vælger at anvende manuelle indbetalingskort over

for kommunen, selv om de har fået tilsendt et maskinelt.

Maskinelle indbetalingskort er der langt flere af end de manuelle - 9,8 mio. stk. De

er billigere at håndtere, især fordi de genererer færre fejl end de manuelle, og fordi

de oftest konteres automatisk, men fordi der er så mange, er optimeringspotentialet

ved at afskaffe dem til fordel for konto-til-konto-overførsler næsten det samme som

for de manuelle indbetalingskort: 44 mio.kr.

Vor undersøgelse indikerer, at der i alt er 2,2 mio. indbetalinger via indbetalingskort

om året til kommunerne, og at værdien er ca. 18,1 mia.kr. Tal fra KMD viser

et beløb på 22,7 mia.kr. og 3,7 mio. transaktioner. Det viser, at vore data på kommunalt

niveau er underestimerede.

32,4 mio.kr. er vort skøn på, hvad der kan skabes af yderligere økonomisk råderum

ved at optimere manuelle konto-til-konto-indbetalinger til det offentlige. I alt skønner

vi, at der konto-til-konto indbetales 31,4 mia.kr. til kommunerne via 1,4 mio.

transaktioner.

Det største optimeringspotentiale knytter sig til håndtering af kreditorfaktura, som

vi har estimeret til 693 mio.kr. Især på grund af beløbets størrelse bør det fremhæves,

at det er et meget konservativt skøn. Konservatismen knytter sig til flere centrale

forhold:

1 Det største antal fakturaer knytter sig til kommunerne. Her har vi anvendt det

skøn, at der er 2,5 faktura pr. indbygger i gennemsnit. Dette tal er formentlig

lavt sat.

2 Ressourceforbruget aktuelt og potentielt er også vigtige parametre. Som det

aktuelle tidsforbrug opererer vi med 10 minutter pr. faktura. Dette er et ultrakonservativt

skøn. Vor egen erfaring og vor research peger snarere på tal, der

er mindst dobbelt så store, så de 10 minutter er sat for at være på den absolut

sikre side. Det samme gælder den potentielle situation, hvor vi har estimeret 3

minutter pr. faktura i den fuldautomatiserede situation. Vort reelle skøn er her

nede på mellem et halv og et helt minut, så 3 minutter er igen for at være på den

absolut sikre side.

Det kommunale optimeringspotentiale på 622,1 mio.kr. ses af tabellen nedenfor.

Langt størstedelen af potentialet - 82% - knytter sig til optimering af kreditorfakturering.

Uden denne post ville der (alt andet lige) "kun" være ca. 112 mio.kr.

tilbage. Til denne vægtige post skal føjes, at den i og for sig er enkel at realisere, da

enkelte kommuner allerede har gennemført optimeringsprocesser, der svarer til

dem, der er forudsat i vor analyse. Det er således ikke et "teoretisk" optimeringspotentiale,

men et potentiale, der i praksis har vist sig realiserbart.

173


kpmg

Tabel 5.38

Totalt

optimeringspotentiale,

kommunerne

Samlet

optimeringspotentiale

(mio.kr.) (%)

Kontantkasser 73,5 11,8%

Checkudb. 11,9 1,9%

Checkindb. 11,3 1,8%

Indb.kort manuelle 3,0 0,5%

Indb.kort maskin. 4,6 0,7%

Konto-til-konto manuelle 7,9 1,3%

Kreditorfaktura 510,0 82,0%

I alt 622,1 100%

Herudover er det kontantkasserne, der udgør det største optimeringspotentiale. Her

stiller sagen sig på samme måde: Flere kommuner har allerede realiseret potentialet

ved helt at nedlægge deres kontantkasser. Hertil kommer, at vort estimat er sat meget

lavt og kun har taget sigte på det, der svarer til den centrale kasse, vel vidende at

der mange steder også er mange mindre kasser ved siden af.

Hvis man lægger checkhåndteringen sammen og eliminerer både checkind- og udbetalinger,

realiseres der knap 23 mio.kr. samlet set.

De resterende poster udgør mindre beløb - og omfattes ej heller af lovudkastet. Et

par af dem er dog med stor sandsynlighed underestimerede, og det samlede potentiale

kunne beløbe sig til mellem 20 og 30 mio.kr.

174


kpmg

Amter

Tabel 5.39

Totalt

optimeringspotentiale,

amterne

På amtsniveau skønner vi, at der er et optimeringspotentiale på ca. 111 mio.kr., dvs.

knap 8 mio.kr. pr. amt i gennemsnit. Som for kommunernes vedkommende er det

kreditorfaktura og kontantkasserne, der tegner sig for næsten hele potentialet.

Samlet

optimeringspotentiale

(mio.kr.) (%)

Kontantkasser 7,00 6,3%

Checkudb. 0,05 0,0%

Checkindb. 0,71 0,6%

Indb.kort manuelle 2,79 2,5%

Indb.kort maskin. 0,88 0,8%

Konto-til-konto manuelle 0,38 0,3%

Kreditorfaktura 99,18 89,4%

I alt 111,0 100%

175


kpmg

Staten

Tabel 5.40

Totalt

optimeringspotentiale,

staten

For staten har vi analyseret os frem til et optimeringspotentiale på ca. 354 mio.kr.

Her indgår kontanthåndteringen med samme relative høje vægt som amterne

(24,8%), og til forskel fra amter og kommuner er det ikke kreditorfaktura med

23,6%, der udgør optimeringspotentialernes sværdpunkt. Derimod ligger der store

optimeringspotentialer på indbetalingsfunktionerne, især når det gælder checks,

men også indbetalingskort og manuelle konto-til-konto-overførsler.

Samlet

optimeringspotentiale

(mio.kr.) (%)

Kontante indb. 87,8 24,8%

Kontante udb. 2,5 0,7%

Checkudb. 16,9 4,8%

Checkindb. 68,9 19,4%

Indb.kort manuelle 32,1 9,1%

Indb.kort maskin. 38,4 10,8%

Konto-til-konto manuelle 24,1 6,8%

Kreditorfaktura 83,6 23,6%

I alt 354,3 100%

176


kpmg

Litteraturliste

www.pbs.dk

www.pbserhverv.dk

www.betalingsservice.dk

www.betaling.dk

www.danmoent.dk

www.efaktura.dk

www.eterra.dk

www.oes.dk

www.jyskebank.dk

www.nordea.dk

www.danskebank.dk

www.sydbank.dk

"Pengeinstitutternes åbne infrastruktur", Finansrådet, september 2001, nr. 13.

"Finansiel styring i kommunerne", Kommuneinformation, december 2001,

1. udgave, 1. oplag, KL.

"Bilag 2 Kravspecifikation_UDBUD", Økonomistyrelsen, udbudsmateriale vedrørende

SKB.

177


kpmg

Beskrivelse

Bilag A: Metode

I dette bilag beskrives de metodiske overvejelser og valg bag undersøgelsen. Det

indeholder overvejelser om:

1 De overordnede metodiske valg

2 De gennemførte undersøgelser (systembeskrivelse og spørgeskemaundersøgelse)

3 Usikkerhed

4 Afgrænsninger og definitioner.

Overordnet

Fra et metodisk synspunkt har den stillede opgave en række væsentlige egenskaber.

De kan fremstilles ved grundlæggende at skelne mellem opgavens beskrivende og

analyserende elementer.

Det er et selvstændigt formål med rapporten at levere en beskrivelse af dele af betalingsverdenen.

Det gælder fem hovedområder:

1 Betalingstransaktioner. Hvor stort omfang har de transaktionstyper, der

eventuelt kan elimineres ved omlægning af betalinger til fuldautomatiske processer?

Det vil sige, hvor mange kontanter, checks, indbetalingskort, betalingsrelateret

information m.v. ryger der faktisk frem og tilbage mellem den offentlige

sektor og dens omgivelser (borgere og virksomheder)? Hvor mange kontantkasser

er der? - Svarene på disse spørgsmål er vigtige at kende, hvis man

vil estimere optimeringspotentialer ved at digitalisere betalingstransaktioner.

2 Systemer. Projektet er nok så meget affødt af en hypotese om, at der allerede

eksisterer hensigtsmæssige betalingssystemer i pengeinstitutsektoren, og at den

offentlige sektor med fordel kan anvende disse systemer mere, end tilfældet er i

dag, og at der kan skabes et øget økonomisk råderum derved. Derfor var det en

selvstændig opgave at udarbejde en beskrivelse af de systemer, der eksisterer i

pengeinstitutsektoren. Denne beskrivelse kan kvalificere analyser af, om der

178


kpmg

Analyse

eksisterer systemer, der kan materialisere de optimeringspotentialer, der ideelt

set er ved fuldautomatiske betalingstransaktioner. - Det viste sig hurtigt, at der

også eksisterer potentielt anvendelige transaktionssystemer uden for pengeinstitutsektoren,

som potentielt kan medvirke til at optimere det offentliges betalingstransaktioner.

Vi har især beskrevet systemer hos KMD, ToldSkat og Post

Danmark.

3 Systemkoblinger. Betaling handler især om en ekstern relation mellem organisationer,

og når relationernes skal optimeres, handler det om de systemer, der

kan formidle kontakten nemmest. Disse systemer er selv koblede, og at beskrive

systemernes faktiske koblinger er derfor en vigtig del af det beskrivende arbejde.

Herved afsløres det også, at det offentliges systemer allerede er intensivt

koblet til systemer i f.eks. pengeinstitutsektoren.

4 Systemanvendelse. En ting er, at systemerne er koblede, men i hvilket omfang

de forskellige systemer anvendes, og i hvilket omfang der formidles transaktioner

i og mellem systemerne, vil også blive beskrevet. Her er det specielt interessant

at afdække, i hvilket omfang det offentlige allerede anvender egne systemer

og systemer i den private sektor, hvad angår betalingstransaktioner.

Disse fakta er afgørende for analyse af, hvor det offentlige allerede anvender

diverse systemer, og hvor anvendelsen kan intensiveres.

5 Barrierer. Hvorfor er betalingstransaktionerne ikke allerede fuldt optimale,

digitale, konto-til-konto i dag? Er der juridiske barrierer? Organisatoriske?

Teknologiske? Vidensmæssige? M.v. - Disse og lignende spørgsmål giver en

ide om, hvilke barrierer der skal overvindes for at optimere betalingsforvaltningen,

og dermed hvilke initiativer der har udsigt til succes, og hvilke der ikke

har.

Rapporten har dog også direkte analytiske formål. De kan sammenfattes i følgende

punkter:

1 Optimeringsanalyser. Det overordnede formål er at estimere, i hvilken udstrækning

der kan skabes et øget økonomisk råderum ved at optimere betalingstransaktionerne

mellem det offentlige og borgerne/virksomhederne.

2 Idealtypiske processer. Estimaterne er bl.a. baseret på KPMG's erfaringer

med, hvor mange ressourcer der anvendes til at udføre givne typer af betalingstransaktioner.

Med afsæt i disse erfaringer kan man estimere, hvor mange ressourcer

der kan spares ved at overgå fra én type proces til en mere optimal proces.

3 Generaliserende. Analysen skal munde ud i estimater af, hvilke optimeringspotentialer

der er i den samlede offentlige sektor. Det har naturligvis været

udelukket at kortlægge alle betalingstransaktioner ind og ud af den samlede offentlige

sektor, og en del af analysen består derfor i at vurdere en generel virkning

for hele den offentlige sektor på basis af beskrivelser af mindre udsnit.

4 Anbefalinger. Det er analysens formål at levere anbefalinger til, hvordan optimeringerne

kan opnås. De skal være så entydige og operationaliserbare som

muligt.

5 Høj-niveau-analyse. Det ligger dog i sagens natur, at analysen samlet set må

være en høj-niveau-analyse. Dens omfang, de tilrådeværende midler og projektets

tidsfrister har alle bidraget til, at analysens force er dens almenhed og ikke

detailrigdom.

179


kpmg

Metodevalg

Udvælgelse af systemer

Fokus på funktionalitet

Fremgangsmåde

I de følgende afsnit beskrives de metodiske aspekter af undersøgelsen nærmere.

Helt alment kan de metodiske valg begrundes således:

1 Spørgeskemaundersøgelse. Data om betalingstransaktioner er afgørende for

at kunne estimere optimeringspotentialerne. Disse data er kvantitative, for fagkyndige

ret entydige, og det tager tid at finde dem frem. Det taler entydigt for

at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse - hvad vi også har gjort. Det nærmere

forløb er uddybet nedenfor.

2 Deltagende institutioner. I spørgeskemaundersøgelsen har medvirket tre

kommuner (København, Esbjerg og Rødovre), Københavns Amt, Ministeriet

for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri med tilhørende institutioner, Undervisningsministeriet

(i skikkelse af Departementet, SU-Styrelsen og Roskilde Tekniske

Skole 42 ), Justitsministeriet med tilhørende institutionsområder (Rigspolitiet

og Domstolsstyrelsen), Finansstyrelsen og ToldSkat. Udvælgelsen er sket i

dialog med Finansministeriet.

3 Interview og møder. I forbindelse med spørgeskemaundersøgelserne er der

holdt en lang række møder for at informere og håndtere praktiske spørgsmål.

Mange af disse har også haft elementer af interview i sig, da vi på møderne er

blevet orienteret om diverse faktuelle forhold, barrierer etc. Herudover er der

holdt en række møder, f.eks. med Post Danmark, KMD, Finansrådet, systemleverandører

m.v., og KPMG har deltaget i Finansministeriets møder i "Teknikergruppe

2", hvor der er holdt en lang række oplæg, især af de deltagende institutioner

nævnt ovenfor.

4 Desk research. En række forhold har kunnet afdækkes via desk research. Det

gælder en række statistiske oplysninger, systembeskrivelser m.v.

Systembeskrivelser

For at kunne foreslå løsninger har det været afgørende at kende de eksisterende systemer

til betalingsforvaltning. Det skyldes, at vor opgave bl.a. er at se, om der allerede

eksisterer systemer, der ved en øget anvendelse kan optimere det offentliges

betalingsforvaltning i forhold til omverdenen.

Der har ikke været muligt - eller nødvendigt - at kortlægge alle de eksisterende systemer

inden for de givne rammer. Vi har valgt at beskrive de væsentligste systemer

og aktører. Og det er PBS, pengeinstitutsektoren, ToldSkat, KMD og Post

Danmark. Disse valg er afstemt med Finansministeriet. Der er naturligvis en række

leverandører, især af it-systemer, som vi ikke har behandlet, og som leverer delvist

samme ydelser som f.eks. KMD, f.eks. EDB Gruppen. At de og andre aktører

ikke indgår i analysen, er ikke udtryk for, at deres systemer ikke er funktionelt interessante.

Vi beskriver systemerne på et overordnet niveau. Det væsentlige er, hvad de kan

(dvs. funktionalitet), frem for hvordan de kan (teknik). Vi interesserer os også for

deres integrationsmuligheder med andre systemer, hvor meget de anvendes i dag, til

hvad og af hvem.

Beskrivelsen af systemerne har vi bygget på vore egne erfaringer med området,

møder med aktørerne (fra maj til primo august) og desk research.

42 Roskilde Tekniske Skole er en selvejende institution.

180


kpmg

Vi har generelt mødt velvilje og samarbejdsvilje, hvad systembeskrivelser angår.

Det har dog kun i meget ringe grad været muligt at fremskaffe data om de forskellige

systemers anvendelse, herunder især hvordan de anvendes af det offentlige, hvilke

myndigheder, til hvad m.v. Det er vort overvejende indtryk, at sådanne data ikke

eksisterer.

Spørgeskemaundersøgelsen

Opbygning af spørgeskemaet

For at kunne vurdere optimeringspotentialerne har vi gennemført en spørgeskemaundersøgelse.

Sigtet var at klarlægge følgende for udvalgte respondenter:

1 Ind-/udbetaling. Kvantificere antallet af ind- og udbetalinger fordelt på forskellige

betalingstransaktioner.

2 Kontantkasser. Kvantificere antallet af kontantkasser og antal tilknyttede årsværk,

der er beskæftiget med ind- og udbetaling.

3 Udsendt information. Kvantificere antallet af udsendt information via post,

elektronisk eller omdelt.

4 Barrierer. Specificere barrierer for anvendelse af elektronisk udsendelse af information.

5 Indkommende information. Kvantificere indkommende information relateret

til betalingen fordelt på en række kategorier.

6 Gebyrer. Vurdere gebyrer betalt til banker, PBS m.v.

7 It-systemer. Klarlægge it-rutiner i forbindelse med behandlingen af kreditorfakturaer,

herunder scanning af indkommende kreditorfakturaer.

8 Rykkere. Vurdere omkostninger forbundet med rykning af debitorer.

181


kpmg

Respondenter

Staten

Finansministeriet:

- Finansstyrelsen

MFLF:

- Departementet

- Danmarks Fiskeriundersøgelse

- Danmarks Veterinærinstitut

- Direktoratet for Fødevare-

Erhverv

- Fiskeridirektoratet

- Fødevaredirektoratet

- Danmarks JordbrugsForskning

- Plantedirektoratet

Justitsministeriet:

- Departementet

- Domstolsstyrelsen

- Rigspolitiet

- Byretter

Skatteministeriet:

- Told- og Skattestyrelsen

Undervisningsministeriet:

- Departementet

- Roskilde Tekniske Skole

- SU-Styrelsen

Kommuner og amter:

- Københavns Amt

- Københavns Kommune

- Esbjerg Kommune

- Rødovre Kommune

Respondenter

De amter og kommuner, som indgår

i undersøgelsen, er udvalgt af

Finansministeriet i samråd med

Kommunernes Landsforening og

Amtsrådsforeningen. Antallet af

styrelser er afgjort dels af Finansministeriet,

dels af departementerne

selv. I boksen ved siden af ses de

respondenter, der indgik i undersøgelsen.

Det primære kriterium for valg af

respondenter er antal transaktioner i

institutionen, idet de institutioner,

som har mange transaktioner med

virksomheder og borgere, er udvalgt.

Dermed vil de analyserede

institutioner også være de institutioner,

som har den mest optimale

betalingsformidling.

I Finansstyrelsen er der samlet administration

af en række ind- og

udbetalinger over for borgere og

virksomheder, herunder studielån,

statslån, boligstøtte, tjenestemandspensioner

m.v. Dermed er Finansstyrelsen

en af de statsinstitutioner,

som har flest betalingstransaktioner.

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug

og Fiskeri har et stort antal

underliggende institutioner. Da betalingsforvaltningen

hos disse institutioner

varierer, blev det i samråd

med departementet besluttet at foretage

selvstændige undersøgelser i

Direktoratet for FødevareErhverv, Fødevaredirektoratet, Plantedirektoratet, Fiskeridirektoratet,

Danmarks JordbrugsForskning, Danmarks Fiskeriundersøgelser, Danmarks

Veterinærinstitut samt departementet selv.

I analysen af Justitsministeriet indgår Rigspolitiet, Domstolsstyrelsen med underliggende

domstole og selve departementet. Både Rigspolitiet og domstolene har

store mængder af ind- og udbetalinger. Efter samråd med Finansministeriet blev

det besluttet at udelade Kriminalforsorgen fra de videre undersøgelser på grund af

dens meget specielle problemstillinger, hvad angår betalingsforvaltning i forhold til

fanger.

I Undervisningsministeriet indgår SU-Styrelsen og en selvejende skole (Roskilde

Tekniske Skole). SU-Styrelsen har en stor mængde af udbetalinger af studielån og

udveksling af information med låntagerne.

Der indgår tre kommuner i undersøgelsen. Københavns Kommune er medtaget

som landet største kommune. Københavns Kommune varetager også amtskommunale

opgaver i kommunen. Københavns Kommune anvender i udstrakt grad KMD

182


kpmg

Indledende møde

Grundprincip

Liste over betalingstransaktioner

og

kontaktpersoner

Test af spørgeskemaerne

Udsendelse og

besvarelse af spørgeskemaet

Rykker

Validering af data

(kommunernes datacentral) til afvikling af deres it. Esbjerg er landets femte største

kommune, men anvender ikke KMD's systemer. Rødovre er en middelstor kommune,

som ikke har den samme mængde af betalinger og informationsudveksling

som de to store. Kommunerne er udvalgt i samråd mellem Finansministeriet og

KL.

De små kommuner er desværre ikke repræsenteret i undersøgelsen.

Fremgangsmåde

Finansministeriet har informeret alle respondenter om projektet og angivet en kontaktperson.

den basis blev der holdt indledende møder med hver respondent,

hvor undersøgelsens sigte og forløb blev forklaret.

Undersøgelsen er baseret på, at hver respondent udfyldte en række spørgeskemaer:

(1) Et generelt om myndigheden (antal årsværk, kontantkasser m.v.) og hertil en

række enkelte spørgeskemaer inden for (2) indbetalinger og (3) udbetalinger. I Bilag

B ses eksempler på de tre typer af (elektronisk) udsendte spørgeskemaer.

Hvert enkelt spørgeskema angår en "betalingstransaktionstype", f.eks. folkepensioner,

hektarstøtte, A-skat, leverandørbetalinger, boligstøtte, daginstitutioner. For

hver af disse betalingstransaktioner har vi stillet identiske spørgsmål, f.eks. om antal

transaktioner, samlet beløb, hvor stor andel der blev indbetalt i kontanter, check

m.v., hvor megen information der blev udsendt i forbindelse med transaktionen

m.v. I Bilag C ses listen over de betalingstransaktioner, der ligger til grund for undersøgelsen.

Respondenterne angav selv, hvordan de ønskede at gruppere betalingstransaktionerne.

Det hang især sammen med, hvordan det var lettest at fremskaffe data. Itsystemer

var den primære indgangsvinkel til gruppering af betalingstransaktionerne,

idet data skulle findes via disse. Denne indgangsvinkel har medført, at de tre

kommuner ikke har den samme opdeling af betalingstransaktioner. Enkelte institutioner

udarbejdede listen med betalingstransaktionerne under det indledende møde,

men de fleste havde behov for længere tid.

Spørgeskemaerne blev udformet, mens transaktionslisterne blev til. Spørgeskemaerne

blev også testet hos udvalgte respondenter. De blev testet af personer, som senere

skulle udfylde dem. Testen blev gennemført i to omgange.

Efter test blev spørgeskemaerne udsendt, i takt med at institutionens/kommunens

transaktionslister blev færdige. Spørgeskemaerne blev udsendt via e-mail til navngivne

personer, som respondentinstitutionen selv havde udvalgt. Respondenterne

fik som udgangspunkt en til to uger til at besvare skemaet. Alle respondenter havde

mulighed for at stille afklarende spørgsmål til KPMG via mail eller via telefon,

hvilket mange benyttede sig af.

KPMG har i mange tilfælde rykket dels kontaktpersonen, dels den enkelte respondent.

Både før og efter tidsfristen for aflevering af spørgeskemaerne fik kontaktpersonen

tilsendt en eller flere statusser over antal besvarede skemaer og antal ikkebesvarede

skemaer med personangivelse. Herudover blev den enkelte respondent

rykket én eller flere gange via mail. I de tilfælde, hvor det har været svært at fremskaffe

resterende spørgeskemaer, er der taget telefonisk kontakt til både kontaktpersonen

og respondenten.

De indkommende data er blevet gennemgået grundigt, og i tvivlstilfælde eller ved

manglende udfyldelse er respondenten blevet kontaktet. Dette har medført adskilli-

183


kpmg

ge ændringer. Kontaktpersoner hos myndigheden har fået tilsendt en oversigt over

samtlige besvarelser fra egen organisation til gennemgang og godkendelse.

Alt i alt har den gennemførte undersøgelse været langt mere ressourcekrævende end

oprindelig antaget, og det har - på trods af intensive rykkerprocedurer, telefonsamtaler,

rådgivning og valideringsprocesser - været umuligt at få fuldstændige data fra

to af de deltagende kommuner. Derfor vil der løbende gennem rapporten blive

foretaget diverse forbehold, og islættet af skøn i vore beregninger er større end tilstræbt.

Vi vil uddybe dette yderligere senere i dette bilag og løbende gennem rapporten.

Definitioner og afgrænsninger

Flere af de termer, der anvendes gennem rapporten, rummer flertydighed i dagligdags

betydning. Derfor definerer vi dem nedenfor:

• Kontanter. Med kontant betaling mener vi kontanter i snæver forstand, dvs.

betaling med fysiske mønter og sedler. Betaling med betalingskort regnes således

ikke som kontant betaling.

• Indbetalingskort. I daglig tale taler de fleste om "girokort". Det skyldes, at

de første indbetalingskort var fra postgiroen. Senere har bankerne udviklet deres

pendant, som de fleste også vil betegne som et "girokort". Vi omtaler typer

som "indbetalingskort".

• Betalingskort. Med betalingskort menes Dankort og lignende elektroniske

kort, som kan anvendes i elektroniske kortlæsere, "fluesmækkere" m.v.

• Netbank. Ordene Officebanking og Homebanking anvendes ofte som synonym

for Netbank og betegner banktransaktioner via nettet. Netbankfunktioner

omfatter overblik over konti, lån, depoter og valutahandler, uanset om de er i

danske kroner eller fremmed valuta. Der gives også indblik over ind- og udbetalinger,

kontodetaljer, betalinger tilmeldt BetalingsService, realkreditlån og historiske

og kommende betalinger. Der er også mulighed for at overføre beløb

mellem borgernes/virksomhedernes egne og andres konti samt betale regninger.

• Konto-til-konto. Ved konto-til-konto-betaling mener vi direkte betaling fra

betalers bankkonto til betalingsmodtagers bankkonto. Således er f.eks. betaling

via betalingskort eller indbetalingskort ikke konto-til-konto-betaling, selv om

de begge initierer sådanne overførsler.

• Myndigheder. I vor undersøgelse indgår der departementer, styrelser, direktorater,

amter, kommuner, skoler m.v., og undersøgelsen angår i det hele taget

hele den offentlige sektor med alt fra børnehaver, over skatteforvaltninger, direktorater,

skoler og museer til hospitaler, tilsynsmyndigheder m.v. Generelt

vil vi anvende termen "myndigheder" og "institutioner", når der henvises generelt

til offentlige organisatoriske enheder, vel vidende at mange af de omtalte

institutioner eller institutionskomplekser ikke er egentlige myndigheder, men

serviceenheder m.v.

184


kpmg

Afgrænsninger

• Virksomheder. Gennem hele undersøgelsen opererer vi med den offentlige

sektor som centrum og deler omgivelserne op i henholdsvis borgere og virksomheder.

Af nemheds hensyn lader vi termen "virksomheder" omfatte den

tredje sektor (fagforeninger, andre foreninger, græsrodsorganisationer og lignende).

Der er en række forhold, som denne rapport ikke handler om:

1 Den offentlige sektor. Undersøgelsen handler om hele den offentlige sektor,

idet både stat, amter og kommuner er omfattet. Således er omfattet departementer,

styrelser, direktorater og egentlige statsinstitutioner (universiteter, sektorforskningsinstitutioner

m.v.). Ligeså er på amtsplan omfattet centraladministration,

udannelsesinstitutioner (gymnasier, VUC'er m.v.), hospitaler m.v., og i

kommunerne er omfattet den kommunale forvaltning, folkeskoler, børnehaver,

plejehjem, vuggestuer m.v. Derimod er følgende ikke omfattet: Helt eller delvist

offentligt ejede aktieselskaber (DSB, Post Danmark, Tipstjenesten m.v.),

forsyningssektoren (el-værker, gasværker m.v.) og en række selvejende institutioner.

2 Eksisterende løsninger. Vor hovedopgave er at undersøge muligheden for optimal

anvendelse af eksisterende løsninger - ikke at designe et eller flere nye

systemer.

3 Systemudvikling. I et vist - behersket - omfang vil nogle af vore forslag omfatte

systemtilpasninger og mindre systemudviklinger. Det har ikke været muligt

at vurdere omkostningerne ved disse udviklinger. Men generelt kan det antages,

at de systemmæssige investeringer vil tjene sig selv ind over en kortere

årrække.

4 Kontantkasser. Vor undersøgelse analyserer bl.a. kontantkasser. Her har vi

ikke fundet det relevant at analysere de mindre pengebeholdninger, som eksisterer

i børnehaver, små kantiner, skoleklasser m.v. Derfor har vi kun analyseret

kasser med en gennemsnitlig beholdning på mere end 5.000 kr.

5 Interoffentlige betalinger. Analysen angår i princippet kun den offentlige

sektors eksterne betalingstransaktioner, dvs. med borgere og virksomheder.

Dermed ses der ikke på interoffentlige betalingstransaktioner, dvs. overførsler

mellem stat, kommuner og amter samt internt mellem amter og kommuner og i

staten. De fleste af disse transaktioner foregår allerede konto-til-konto via

OBS-systemet. Der er dog en række sammenhænge, hvori det offentlige optræder

som eksterne parter i forhold til hinanden, og hvor transaktionerne optræder

på linje med transaktioner med borgere og virksomheder. Det gælder

f.eks. ved betaling af sygedagpenge og ved køb af ydelser fra andre offentlige

institutioner. Disse transaktioner optræder i undersøgelsen. Ligeledes optræder

løntransaktioner med ansatte i undersøgelse, skønt man kunne mene, at den ansatte

modtager løn som ansat (en intern relation) ikke som borger. Under alle

forhold er det undersøgt, om disse transaktioner kan optimeres yderligere.

6 Juridiske forhold. Det knytter sig en lang række juridiske forhold til betalinger

generelt, og der gør sig også specielle forhold gældende, når man overgår til

digitale betalings- og informationsstrømme til fordel for de traditionelle. Det

drejer sig dog om velkendte problemstillinger, og de løsninger, der foreslås i

denne rapport, vil ikke generelt medføre transaktioner, der falder uden for de

velkendte digitale transaktioner, der allerede er anvendt i større eller mindre

omfang af den offentlige sektor. Der er f.eks. allerede fuldt digitale indkøbssystemer

i funktion, elektronisk informationsformidling, konto-til-konto-

185


kpmg

Usikkerhed

Er det acceptabelt?

Generaliseringsprincipper

overførsler osv., og der eksisterer derfor allerede løsninger på de nye juridiske

problemstillinger.

7 Sikkerhed. En lignende argumentation som den netop anførte gør sig gældende

angående systemsikkerhed for de systemer, vi beskriver, og de anbefalinger,

vi kommer med. Der er generelt tale om systemer i drift, hvor sikkerhedsproblemerne

allerede er håndteret. Under alle forhold falder også dette aspekt

uden for vort fokus.

Repræsentativitet

Denne rapport ville have behersket interesse, hvis den ikke estimerede de samlede

potentielle virkninger for hele den offentlige sektor ved at optimere betalingsforvaltningen.

Hvis den kun handlede om muligheder i tre kommuner, et amt og en

række statsinstitutioner, ville anvendeligheden være begrænset.

Vort udgangspunkt er ikke desto mindre tre kommuner, et amt og en række statsinstitutioner.

Spørgsmålet er, hvordan man generaliserer på den basis. Lad os først

anføre problemerne ved at generalisere:

1 Fundamentet. Vort datagrundlag i de anførte institutioner er ikke fuldstændigt,

og der er andre validitets- og reliabilitetsproblemer også, hvilket er antydet

ovenfor. Fundamentet er altså ikke klippefast.

2 Udvalg. I mange sammenhænge kan man foretage repræsentative udsnit, typisk

af individer i en population. Udvælgelsen skal i så fald være tilfældig og i

det hele taget ske på en måde, der gør, at de udvalgte ikke har specielle egenskaber

sammenlignet med populationen. Vi har ovenfor forklaret, hvordan respondenterne

er udvalgt, og det ses, at der ligger hensyn til spredning bag, men

ikke en metode, der garanterer repræsentativitet.

3 Repræsentativitet. Vore respondenter er udvalgt efter størrelse, hensyn til

spredning, antal betalingstransaktioner m.v. Man kan ikke vide, om der hermed

er forbundet bestemte egenskaber, som angår betalingsforvaltningens hensigtsmæssighed

- som er den egenskab, vi generaliserer. Vi formoder, at manglen

på en lille kommune medfører underrepræsentativitet af kommuner med

ringe suboptimale betalingsformer, men det er en antagelse.

Heraf ses, at vore generaliserede data besidder usikkerhed. Dette faktum er dog ikke

interessant i sig selv. Det afgørende er at vurdere usikkerheden i lyset af undersøgelsens

sigte. Undersøgelsen skal i brede termer undersøge, om der kan skabes et

betragteligt yderligere økonomisk råderum ved at optimere det offentliges betalingsforvaltning,

herunder om de forslag, Finansministeriets lovudkast rummer, er

fordelagtige. I den kontekst er det interessante ikke de nøjagtige beløb, men om beløbene

er så store, at der bør iværksættes initiativer. Vi anser det kort sagt for at

være acceptabelt at operere med store usikkerheder grundet undersøgelsens formål.

Vi foretager vor generalisering i to hovedtrin (jf. også illustrationen nedenfor):

1 Lokal generalisering. Først tager vil stilling til de data, vi har fra vor spørgeskemaundersøgelse.

Flere af respondenterne har ikke besvaret alle spørgeskemaer,

andre spørgeskemaer er ufuldstændigt udfyldt. Første trin består i at vurdere,

hvordan vort materiale havde set ud, hvis vi havde haft fuldstændige data.

186


kpmg

Figur A.1

To trin i generaliseringen

Datagrundlaget

underdriver

2 Generalisering til landsresultat. I næste omgang estimerer vi data fra lokalt

niveau til landsplan.

Den operationelle generalisering er nærmere beskrevet i Bilag G.

Opgivne

data

Trin 1 Trin 2

Estimat

lokalt

niveau

Estimat

Landsplan

I hovedteksten omtaler vi kun generaliserede data, da det er dem, der er interessante,

modsat de specifikke forhold i enkelte myndigheder. Vore lokalt estimerede data

fremgår af bilagene.

En række forhold taler for, at vort datagrundlag underdriver de suboptimale forhold

i den aktuelle betalingsforvaltning:

1 Institutionsudvalg. De fleste af de institutioner, der er udvalgt, overrepræsenterer

med meget stor sandsynlighed institutioner med optimerede processer.

Vort argument er, at transaktionseffektiviteten øges med antallet af transaktioner,

herunder transaktionernes ensartethed. Det skyldes især, at der med mange

transaktioner opbygges erfaring, men især systemer og procedurer, der øger

hensigtsmæssigheden. På det kommunale niveau indgår der ikke mindre kommuner

i undersøgelsen, men Danmarks største kommune, København, Esbjerg,

som er den femte største, og Rødovre, der med sine godt 36.000 indbyggere hører

til blandt de større kommuner. På det statslige niveau er der især udvalgt

institutioner med mange transaktioner.

2 Fuldstændighed. Det er vort bestemte indtryk, at vi ved en række af deltagerne

i undersøgelsen næppe har fået afdækket alle transaktionstyper, men kun de

mest almindeligt forekommende - som også er dem, der er optimerede. Det

skyldes især, at det i institutioner (herunder store institutionskomplekser som

f.eks. en kommune) faktisk er va