Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg
checks, girokort m.v. Men også her er der i stigende grad løsninger, f.eks. i form af
scanningssystemer.
Men verden bliver i stigende grad digital: Flere og flere har kontakt med pc'er på
deres arbejde; flere og flere har dem hjemme; flere og flere er koblet op på internettet.
En sidste trend skal nævnes: Vi står over for en tid med mangel på arbejdsressourcer:
Flere ældre, færre unge osv. En af løsningerne på dette problem er "at gøre
kolde hænder varme", dvs. frigøre menneskelige ressourcer ved at reducere antallet
af administrative opgaver. Og betalingsforvaltning er et af de områder, hvor der i
dag anvendes mange menneskelige ressourcer inden for den offentlige sektor. Vi
vil i denne rapport også analysere, hvor mange ressourcer der potentielt kan frigøres
ved at optimere betalingsforvaltningen. Her kan det være nyttigt at tænke på den
omstillingsproces, der er pågået i den finansielle sektor gennem de sidste årtier.
Vi ser altså denne rapport som et led i alle disse trends, som har pågået i årtier: Optimering
af betalingsforvaltningen gennem digitalisering og systemintegration.
Sluttelig kan man spørge, om det er relevant for den offentlige sektor
2.1 Problemerne
Det er nyttigt at stille helt skarpt på de ting, der - som udgangspunkt - skal elimineres
mest muligt for at optimere betalingsforvaltningen. Eller: Hvad er problemerne
egentlig?
1 Kontanter. De er et problem, når de skal bæres til og fra banken, sorteres,
passes på i kasser, bliver stjålet, tælles forkert op, når der skal hentes byttepenge,
og ikke mindst fordi de er fysiske og skal håndteres af fysiske mennesker i
kasser og ved skranker.
2 Checks. Checks er også fysiske. De skal trykkes og eventuelt sendes med
post. Det kræver porto og kuverter. Så skal de indløses, og for økonomimedarbejdere
kan der være store ressourcer forbundet med at finde ud af, hvad en
check skal dække. Når man udbetaler checks, skal man også holde øje med,
om de hæves. Skal man henvende sig til modtageren, hvis den ikke hæves?
Den, der modtager den, skal i banken og hæve den … hvis den altså ikke er
blevet væk. Kan man så få en ny? Hvem skal man ringe til?
3 Indbetalingskort. Indbetalingskort ("girokort") skal også trykkes og sendes,
puttes i kuverter med porto på. Og modtageren skal huske dem; ikke få dem
nederst i en bunke … osv. Nogle af dem skaber ikke de store problemer: Der
er præcis afsender på, og et nummer fortæller præcist, hvem betalingen kommer
fra, og hvad den angår. Hvis sådanne kort tastes manuelt ind, er det ret besværligt.
Det er nemmere at scanne dem ind - det er billigere, men der er altid
nogen, der ikke kan scannes eller fejlscannes. - Andre kort er der ikke oplysninger
på, kun afsendernavn. Det kan være meget besværligt, og de skal under
alle forhold behandles manuelt og af en økonomimedarbejder. - Andre kort
igen rummer en masse oplysninger fra betaleren. Det er gerne kort fra virksomheder,
hvor der skal afgives oplysninger som basis for betalingens størrelse
(moms, forbrug af givne stoffer m.v.). Her er der rig mulighed for, at der går
noget galt i indscanningen. Det betyder igen manuel behandling.
8