Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg
5.11 Informationer - indbetalinger
5.11.1 Hvornår er information tilknyttet?
Informationer relateret til den egentlige betalingstransaktion forekommer ved:
1 Forudgående breve. Myndigheden udsender brev til borgeren/virksomheden
forud for en indbetaling. Brevet indeholder typisk betalingsforlæg, specifikation
af endeligt opkrævningsgrundlag, indbetalingskort, faktura eller lignende.
2 Betaling. Virksomheden eller borgeren indsender betaling med tilknyttet information
til myndigheden. Informationen kan fremsendes pr. brev, påføres
indbetalingskort, sendes via e-mail eller internetbaseret indberetningsfacilitet.
3 Bekræftelse. Myndigheden udsender bekræftelse på modtaget betaling til indbetaler,
eksempelvis betalingskvitteringer og betalingsstatus eller årsopgørelser.
Forudgående kommunikation i forbindelse med den sagsbehandling, der er grundlaget
for fastsættelsen af opkrævningsgrundlaget, er således ikke omfattet af den
benyttede definition, da denne del af informationsudvekslingen ikke er direkte tilknyttet
betalingen. Efterfølgende informationsudveksling er heller ikke omfattet,
eksempelvis ved genoptagelse af sagsbehandlingen ved ligning af personskat på
grund af nye sagsakter.
De borgere og virksomheder, som indbetaler til det offentlige, gør det som regel på
baggrund af et opkrævningsgrundlag, som er udsendt med et girokort med forud
angivne oplysninger om indbetaler, beløbsstørrelse, beløbsmodtager m.v. I disse
tilfælde vil borgere og virksomheder sjældent have behov for at knytte yderligere
information til betalingen.
I de tilfælde, hvor borgeren tager initiativ til en betaling, vil der ofte blive anvendt
manuelt indbetalingskort, check eller kontooverførsel, eksempelvis ved ansøgning
om tilladelser, bestilling af serviceydelser eller opstart af en retssag. Betalingsrelateret
information vil mest hensigtsmæssigt blive givet på selve indbetalingskortet,
hvor betaling og information følges ad og umiddelbart kan parres. Alternativt vil
den tilknyttede information blive vedlagt som særskilt dokument, eksempelvis i
form af en tilhørende formular eller som et af indbetaler udformet brev med henvisning
til en transaktion. Der er endvidere mulighed for personligt fremmøde, hvor
information afleveres, og betaling sker kontant eller pr. check.
5.11.2 Udbredelse
I det følgende beskriver vi omfanget af den information, der knytter sig til indbetalinger.
Vi behandler først den information, der udsendes fra det offentlige (punkt 1
og 3 tilsammen i opdelingen ovenfor), dernæst den information, borgerne/virksomhederne
indsender til det offentlige.
139