Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg
Derudover kan der henføres maskinelle indbetalingskort til Finansstyrelsen vedrørende
studielån og misligholdt studielån samt SU-Styrelsen vedrørende tilbagebetaling
af for meget modtaget støtte.
5.8.2 Hvorfor er indbetalingskort suboptimale?
Der er en række grunde til, at indbetaling via giro- og indbetalingskort ofte er et
uhensigtsmæssigt betalingsmedie:
• Rettidig betaling. Et indbetalingskort sikrer ikke rettidig betaling, idet indbetaler
skal initiere betalingen manuelt - gå i banken eller på posthuset eller anvende
sin netbank.
• Ændring af indbetalingskort. Beløb, kortkode m.v. kan ændres af indbetaler,
hvilket besværliggør automatisk afstemning for institutionen.
• Manuelle indbetalingskort. Manuelle indbetalingskort understøtter ikke automatisk
udligning i økonomisystemet af institutionens tilgodehavende. Udligningen
er manuel og er tidskrævende. Eksempler på manuelle indbetalingskort
er korttype 73 og girokort 01, hvor indbetaler manuelt skal anføre relevante betalingsinformationer,
herunder f.eks. navn på betaler, fakturanummer og debitornummer.
Derudover har indbetaler mulighed for at anføre en individuel
tekst. Udligningen er manuel, fordi indbetalings- og girokortet af denne karakter
ikke sikrer en maskinel entydig identifikation af indbetaler og det konkrete
tilgodehavende. Ud over at udligningen i økonomisystemet skal foretages manuelt,
kan det, såfremt betaler ikke anfører relevante betalingsinformationer,
være vanskeligt for institutionen at identificere, hvad betalingen vedrører. Det
medfører ofte, at økonomifunktionen, som forestår den manuelle udligning,
bliver nødsaget til at forespørge den øvrige organisation for at identificere betalingen
entydigt.
• Fejllæsninger. Der er en lang række indbetalingskort, hvor oplysningerne enten
indscannes eller indtastes manuelt. ToldSkat anvender kortart 83 og 93 til
at opkræve moms og A-skat/AM-bidrag. På girokortets bagside angiver virksomheden
en specifikation af, hvad betalingen omfatter. Specifikationen scannes
efterfølgende i BG Bank og oversættes til elektroniske data. Ikke alle girokort
kan indscannes, idet systemet ikke kan tyde den håndskrevne information.
Det betyder, at BG Bank har dedikeret en række medarbejdere, der både validerer
og indtaster oplysninger. Efter at data er fremsendt elektronisk til ToldSkat,
kræver det manuel opfølgning. Enten kan indscanning være foretaget forkert,
eller medarbejderne i BG Bank har indtastet fejlagtige oplysninger. Anvendelsen
af girokort med angivelsesfelter som f.eks. kortart 83 og 93 fjerner derfor
ikke behovet for manuel opfølgning, da f.eks. fejl i scanningen, ufuldstændige
oplysninger, ulæselig håndskrift m.v. ofte vil kræve, at en vis andel af indbetalingerne
skal udredes manuelt.
• Omkostninger forbundet til indbetalingskortet. Udstedelsen og fremsendelse
af et indbetalingskort er forbundet med højere omkostninger end anvendelsen
af PBS Plus og Total, der gør det muligt for institutionen at opkræve indbetalingerne
elektronisk. Det betyder bl.a., at institutionen ikke fremsender et
indbetalingskort.
112