Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg
7 Leverandøren fremsender fakturaen elektronisk. Fakturaen fremsendes elektronisk
til den bemyndigede person med henblik på godkendelse. Den godkendte
faktura fremsendes elektronisk til Økonomi, hvor den godkendes.
Såfremt fakturaen ikke fremsendes til den bemyndigede person, sammenholdes
den elektroniske faktura automatisk med indkøbsordren og varemodtagelsen.
Hvis der prismæssigt er overensstemmelse mellem de tre elektroniske dokumenter,
bliver fakturaen bogført. Det forudsættes, at varemodtagelsen i antal
og kvalitet modsvarer indkøbsordren.. Såfremt der er prisforskel mellem de
elektroniske dokumenter, kan fakturaen fortsat blive godkendt, hvis forskellen
er inden for et foruddefineret interval. Intervallet kan både være i procenter eller
i absolutte kroner eller en kombination. Eksempelvis vil fakturaer blive
godkendt, hvis differencen mellem indkøbsordren og fakturaen er under 5%,
dog maksimalt 500 kr.
8 Betalingen foretages automatisk via betalingskørsel. Ved betaling foretages en
automatisk udligning i institutionens kreditorsystem (modul).
Er kreditorprocessen elektronisk i dag?
Vor undersøgelse viser, at det offentlige ikke modtager elektroniske fakturaer. Kun
en enkelt respondent har svaret bekræftende - og antallet af elektroniske fakturaer
var to.
Dette billede understøttes af en ny undersøgelse fra Økonomi- og Erhvervsministeriet,
som gennem deres erhvervspanel har interviewet 269 virksomheder. Virksomhederne
blev spurgt, om de udsender elektroniske fakturaer, f.eks. via EDI
(Electronic Data Interchange), eller E-faktura til debitor. Ved elektronisk fakturering
sendes fakturaen elektronisk direkte fra økonomisystemet. På dette spørgsmål
svarede kun 15 bekræftende, svarende til ca. 6%. Disse 15 virksomheder anvendte
alle EDI som udvekslingsstandard.
Virksomhederne blev også bedt om at angive, hvor stor en andel af indbetalingen
fra debitor virksomheden modtager elektronisk. For virksomheden kan en debitor i
denne forbindelse f.eks. være en offentlig institution. Set under ét angiver virksomhederne,
at procentandelen er under 25.
Virksomhederne har også angivet, om de modtager fakturaer elektronisk. På dette
spørgsmål har 9% af virksomhederne (27) svaret ja, mens 91% har svaret nej. De
virksomheder, som har svaret ja, har endvidere angivet, om den elektroniske faktura
er integreret med virksomhedens økonomisystem. Svarene fremgår af tabellen nedenfor.
127