Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg
5.12.4 Barrierer for optimering
Hvad forhindrer elektronisk udsendelse af betalingsrelateret information?
1 Prioritering. En del myndigheder har udelukkende fokus på at optimere selve
betalingen frem for også at medtage tilknyttet information i de strategiske overvejelser.
Visse steder mangler viden om mulighederne for at benytte alternativer
til papirbaserede forsendelser.
2 Målgrupper. Det er svært at nå alle målgrupper ved brug af teknisk baserede
løsninger (ældresegmentet nævnes af mange af de adspurgte myndigheder som
et eksempel).
3 Teknologisk spredning. I eksempelvis byretterne rundt omkring i landet er
der endnu ikke indført mailsystemer m.m. til alle brugere, herunder kassererfunktionen.
Den nødvendige teknologi er altså endnu ikke fuldt udbredt hos alle
myndigheder.
4 Lovgivning. Inden for nogle forvaltningsområder fortolkes specifik lovgivning
og cirkulærer i retning af, at informationer kun kan udsendes i papirbaseret
form.
5 Udsendelse af e-mail. Det er ressourcekrævende at ajourføre registreringen af
modtageres e-mail-adresser. Desuden vil nogle udsendelser forventeligt kræve
digital signatur, som endnu har en meget lille udbredelse.
6 Manglende potentiale. Udsendelse af omfangsrige informationer håndteres
mest hensigtsmæssigt i papirform og er derfor ikke egnede til digitalisering.
Vedrørende tiltag har vi ingen tilføjelser i forhold til det sidste afsnit 5.11.6 om indbetalinger.
5.12.5 Konklusioner
• Ifølge vore opgivelser udsender det offentlige omkring 10 mio. udbetalingsrelaterede
informationer om året, heraf ca. halvdelen fra kommunerne. Det svarer
til to papirbreve i gennemsnit pr. husstand/virksomhed pr. år. Det drejer sig
om meddelelser i forbindelse med kontantstøtte, anden bistand, boligsikring og
-støtte, børnetilskud, løn, tjenestemandspensioner m.v. og både om udbetalingsadviseringer,
årsopgørelser etc. Det ses, at der må være tale om en betragtelig
underestimering.
• De fleste informationer består i adviseringer af en kommende udbetaling, information
om beregningsgrundlag og årsopgørelser. Den primære udgift består
i porto, papir, print, kuverter og kuvertering.
• Der er praktisk talt ingen grunde til at sende udbetalingsinformation pr. brev -
undtagen til ikke-digitale modtagere. Løsningerne til at optimere udsendelsen
er identisk med dem, vi nævnte under indbetalinger, dvs. på systemplan betalingssystemerne
PBS og kontoudtog samt e-Boks, e-mail og eKommunikation,
hvoraf den sidste ganske vist først lanceres snarligt. PBS og e-Kommunikation
kan det afgørende trick: Konvertere digital information til papir, hvorved ikkedigitale
modtagere nås.
164