Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg
Indledende møde
Grundprincip
Liste over betalingstransaktioner
og
kontaktpersoner
Test af spørgeskemaerne
Udsendelse og
besvarelse af spørgeskemaet
Rykker
Validering af data
(kommunernes datacentral) til afvikling af deres it. Esbjerg er landets femte største
kommune, men anvender ikke KMD's systemer. Rødovre er en middelstor kommune,
som ikke har den samme mængde af betalinger og informationsudveksling
som de to store. Kommunerne er udvalgt i samråd mellem Finansministeriet og
KL.
De små kommuner er desværre ikke repræsenteret i undersøgelsen.
Fremgangsmåde
Finansministeriet har informeret alle respondenter om projektet og angivet en kontaktperson.
På den basis blev der holdt indledende møder med hver respondent,
hvor undersøgelsens sigte og forløb blev forklaret.
Undersøgelsen er baseret på, at hver respondent udfyldte en række spørgeskemaer:
(1) Et generelt om myndigheden (antal årsværk, kontantkasser m.v.) og hertil en
række enkelte spørgeskemaer inden for (2) indbetalinger og (3) udbetalinger. I Bilag
B ses eksempler på de tre typer af (elektronisk) udsendte spørgeskemaer.
Hvert enkelt spørgeskema angår en "betalingstransaktionstype", f.eks. folkepensioner,
hektarstøtte, A-skat, leverandørbetalinger, boligstøtte, daginstitutioner. For
hver af disse betalingstransaktioner har vi stillet identiske spørgsmål, f.eks. om antal
transaktioner, samlet beløb, hvor stor andel der blev indbetalt i kontanter, check
m.v., hvor megen information der blev udsendt i forbindelse med transaktionen
m.v. I Bilag C ses listen over de betalingstransaktioner, der ligger til grund for undersøgelsen.
Respondenterne angav selv, hvordan de ønskede at gruppere betalingstransaktionerne.
Det hang især sammen med, hvordan det var lettest at fremskaffe data. Itsystemer
var den primære indgangsvinkel til gruppering af betalingstransaktionerne,
idet data skulle findes via disse. Denne indgangsvinkel har medført, at de tre
kommuner ikke har den samme opdeling af betalingstransaktioner. Enkelte institutioner
udarbejdede listen med betalingstransaktionerne under det indledende møde,
men de fleste havde behov for længere tid.
Spørgeskemaerne blev udformet, mens transaktionslisterne blev til. Spørgeskemaerne
blev også testet hos udvalgte respondenter. De blev testet af personer, som senere
skulle udfylde dem. Testen blev gennemført i to omgange.
Efter test blev spørgeskemaerne udsendt, i takt med at institutionens/kommunens
transaktionslister blev færdige. Spørgeskemaerne blev udsendt via e-mail til navngivne
personer, som respondentinstitutionen selv havde udvalgt. Respondenterne
fik som udgangspunkt en til to uger til at besvare skemaet. Alle respondenter havde
mulighed for at stille afklarende spørgsmål til KPMG via mail eller via telefon,
hvilket mange benyttede sig af.
KPMG har i mange tilfælde rykket dels kontaktpersonen, dels den enkelte respondent.
Både før og efter tidsfristen for aflevering af spørgeskemaerne fik kontaktpersonen
tilsendt en eller flere statusser over antal besvarede skemaer og antal ikkebesvarede
skemaer med personangivelse. Herudover blev den enkelte respondent
rykket én eller flere gange via mail. I de tilfælde, hvor det har været svært at fremskaffe
resterende spørgeskemaer, er der taget telefonisk kontakt til både kontaktpersonen
og respondenten.
De indkommende data er blevet gennemgået grundigt, og i tvivlstilfælde eller ved
manglende udfyldelse er respondenten blevet kontaktet. Dette har medført adskilli-
183