Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet
Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet
Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
kpmg<br />
Arbejdsgang<br />
Figur 5.5<br />
Kreditorproces baseret på<br />
indscanning og workflow<br />
1<br />
Poståbning og<br />
forberedelse<br />
En kreditorproces, der er baseret på indscanning og workflow, vil typisk bestå af<br />
følgende aktiviteter:<br />
Indscanningsenhed/institution<br />
2<br />
Scanning af<br />
faktura<br />
17<br />
Indkøbsordrer<br />
Ja<br />
17<br />
Match mellem<br />
indkøbsordre og<br />
faktura<br />
Nej<br />
20<br />
Fakturaf remsendelse<br />
via<br />
workflow<br />
Ja<br />
20<br />
Fakturafremsendelse<br />
via<br />
workflow<br />
18<br />
Automatisk<br />
bogføring<br />
18<br />
Kontering og<br />
godkendelse<br />
21<br />
Anføre korrekte<br />
oplysninger<br />
Rekvirent/disponent<br />
1 Poståbning og forberedelse. Det sikres, at der på alle fakturaer er anført institutionsnavn,<br />
rekvirentnavn, indkøbsordrenummer, bankkontonummer eller gironummer<br />
samt CVR- og P-nummer. Opfyldes disse betingelse ikke, returneres<br />
fakturaen til leverandøren med en note om, hvorfor <strong>den</strong> returneres.<br />
2 Scanning af fakturaer. Indscanningsenhe<strong>den</strong> varetager scanningsprocessen,<br />
som ofte består af følgende trin:<br />
- Scanning. Består i selve scanningen af dokumenterne.<br />
- Fortolkning. Scannersystemet "læser" fakturaen. Et scanningssystem vil<br />
typisk aflæse leverandørens navn, fakturanummer, dato, indkøbsordrenummer,<br />
totalbeløb og momsbeløb.<br />
- Verificering. Scannersystemet undersøger, om det "forstår" alle oplysninger<br />
på fakturaen.<br />
- Optimering. Hvis systemet ikke kan "læse" fakturaen, skal man "oplære"<br />
systemet i at kunne "læse" <strong>den</strong> pågæl<strong>den</strong>de faktura.<br />
- Overførsel. Når alle fakturaer er "indlæst", overføres data automatisk til<br />
økonomisystemet (kreditormodul).<br />
Såfremt der ikke etableres en fælles indscanningsenhed, vil indscanningen kunne<br />
varetages af <strong>den</strong> enkelte institution, alternativt pr. koncern.<br />
130
Change language