Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor - Finansministeriet

kpmg
Fordele for afsender
Fordele for modtager
Understøttelse af
E-faktura
11 Udligning af kreditor.
12 Modtagelse af betaling.
13 Udligning af debitor.
Hvis der ikke er match mellem indkøbsordre og faktura, skal fakturaen enten udskrives
og fremsendes eller indscannes og elektronisk fremsendes. Det samme vil
gøre sig gældende ved fremsendelse af kreditnotaer. E-faktura og indscanning understøtter
på denne måde hinanden.
For den virksomhed, der sender fakturaen, er der følgende fordele: Optimeringspotentialet
på papir, porto, print, intern forsendelse, kuverter og kuvertering. Efaktura
estimerer, at gevinsten for fakturaafsender udgør i størrelsesordenen 15-20
kr. pr. faktura. Det er udtryk for færre direkte udgifter (f.eks. porto) og en mindre
ressourceanvendelse.
For virksomheden, der modtager fakturaen, er fordelene, at fakturaen indlæses automatisk
i økonomisystemet, hvorved den manuelle håndtering (modtagelse, intern
forsendelse og bogføring) kan undgås. Optimeringspotentialet for debitor skønnes
at være 5-10 kr. pr. faktura. Potentialet kan alene henføres til en mindre ressourceanvendelse.
Den største gevinst for fakturamodtager opnås, hvis fakturaen kan
sammenholdes med en indkøbsordre og bogføres semiautomatisk. Dette forudsætter
kontering og godkendelse af indkøbet på indkøbstidspunktet, jf. pkt. 8. Denne
gevinst forudsætter optimering af interne forretningsprocesser. Denne gevinst vurderes
til at udgøre 10 kr. pr. faktura.
E-faktura understøttes af Navision Stat, Concorde XAL, Navision og Axaptaøkonomisystemer.
Anvendelse af E-faktura forudsætter anvendelse af et officebanking-system,
en e-mail-adresse og FI-kort eller giroindbetalingskort. Den nuværende
version af Navision Stat kan ved anskaffelse af et modul understøtte Efaktura.
Idet E-faktura er baseret på XML-format, er der forventninger om, at større
ERP-systemer som SAP og Oracle med tiden vil bygge en "bro" til E-faktura.
Såfremt institutionen alene ønsker elektronisk modtagelse af E-faktura, anvendes Efaktura
Light. Der er ingen mulighed for integration til et økonomisystem. Efaktura
Light sikrer, at modtagelsen af data sker efter en række sikkerhedsforskrifter,
herunder udveksling af certifikater, modtagelse af elektroniske fakturaer og
kreditnotaer med verificering af afsenders signatur og dekryptering, adgang til log
over modtagne fakturaer og kreditnotaer samt mulighed for at gemme og derefter
udskrive modtagne E-fakturaer ved hjælp af en browser.
Etablering af administrativt fællesskab inden for samme koncern
Den elektronisk kreditorproces understøtter, at kreditormedarbejdere, der tidligere
har været placeret decentralt i institutioner eller på forskellige lokationer inden for
samme koncern, med fordel kan samles i et administrativt fællesskab. Jo mere
standardiserede og generiske aktiviteterne er, jo mere velegnet er det at etablere et
administrativt fællesskab. Eksempler på aktiviteter udført i administrativt fællesskab
kan netop være håndteringer af kreditorer, debitorer og lønninger. Inden for
området kreditorfaktura vil et administrativt fællesskab eksempelvis kunne oprette
og vedligeholde kreditorer, foretage bogføring, betaling og kreditorstyring. Et fælles
servicecenter kan bidrage både til en omkostningsreduktion og samtidig til højere
kvalitet. Forudsætningen for et administrativt fællesskab er, at der eksisterer et
fælles økonomisystem, en fælles kontoplan, og at der samtidig anvendes fælles forretningsgange
på tværs af institutioner. Idet Navision Stat er udbredt i staten, er
133