actuell - All for One Midmarket AG

Bestellungen, Anfragen, Mahnungen…
In welchen Formaten erreichen Sie die
Dokumente? Auf Papier, als Fax, in
elektronischer Form… Wo legen Sie die
Dokumente ab? Im Projektordner, im
eMail-Postfach, in Ihrem PC, auf dem
Server, im Archivraum oder in Ihrer
Schreibtischschublade… Eigentlich sind
die enthaltenen Informationen sehr
wertvoll für Ihre tägliche Arbeit sowie
die Ihrer Kollegen und wesentlich für
den Erfolg des Unternehmens. Doch oft
wissen Sie nicht mehr, wo Sie selbst oder
ein Kollege etwas abgelegt haben. Von
vielen Informationen ist nicht einmal
bekannt, dass sie in Ihrem Unternehmen
überhaupt existieren. Die Suche danach
ist extrem mühsam. Trotz wachsender
Informationsmenge fühlen Sie sich immer
schlechter informiert.«
Die ständige Zunahme der Daten-
und Dokumentenmenge auf den IT-Systemen
wirkt sich auf die verschiedensten
Unternehmensbereiche aus. Die Speicherkapazitäten
stoßen an ihre Grenzen
und müssen ausgebaut werden, was die
Probleme aber nur kurzfristig löst und die
Betriebskosten überproportional steigert.
Die Suchzeiten erhöhen sich und lassen die
Effi zienz sinken. Der Aufwand für Backup
und Recovery steigt und parallel dazu die
Ausfallzeiten. Die Antwortzeiten des Systems
werden kontinuierlich länger.
Kennen Sie Ihre Verantwortung?
Ein hoher Datenbestand auf verschiedenen
Systemen und an unterschiedlichen
Ablageorten senkt die Produktivität
eines Unternehmens also merklich.
Dennoch können Daten historie- oder
informationsfl ussbedingt bzw. aufgrund
rechtlicher Vorschriften nicht einfach
beliebig gelöscht werden. So gilt es insbesondere
auch gesetzlich vorgeschriebene
Aufbewahrungspflichten und -fristen
einzuhalten.
Noch einen Schritt weiter ging Dr.
Urs Frey: »Stellen Sie sich folgende Frage:
Können Sie im Falle einer gerichtlichen
Auseinandersetzung auf alle relevanten
Lösungen
eMails zugreifen und den Beweis erbringen,
dass die eMails nach Eingang in
Ihrem Unternehmen mit Sicherheit nicht
verändert wurden?« Zugegeben, der Fall
wird so oft nicht vorkommen. Viele Fragestellungen
hingegen betreffen das tägliche
Geschäft: Werden Lieferanten- und Kundenfakturen
nicht veränderbar archiviert?
Werden alle Geschäftskorrespondenz
beinhaltenden eMails archiviert? Sind
Fax-Nachrichten archiviert und allgemein
nutzbar?
Informationen aktivieren – Wissen
bereitstellen
Für den unternehmerischen Erfolg ist
es enorm wichtig, dass Dokumente aus
verschiedensten Medien, papiergebunden
oder elektronisch, an einer zentralen
Stelle gesammelt und zur Verfügung
gestellt werden. Nur so ist eine optimaler
Informationsfl uss nach innen und außen
sichergestellt. Elektronische Archivierungs-
und Dokumenten-Management-
Systeme wie zum Beispiel ProData von
Process Partner AG machen wertvolle
Informationen nutzbar. Die Lösung basiert
auf dem SAP-Standard und wird je nach
Kundenwunsch alleine oder in Kombination
mit bewährten Dokumenten-Management-Systemen
mit zertifi zierter SAP-
Schnittstelle (zum Beispiel Docuware,
EASY, IXOS etc.) implementiert. Sämtliche
Dokumente werden elektronisch und nach
Dokumenttyp, Prozess, Verwendung etc.
klar strukturiert abgelegt. Jedes Dokument
wird dem dazugehörigen Geschäftsprozess
zugeordnet, eindeutig mit diesem
verknüpft und mit Indices angereichert,
welche sich aus dem Geschäftsprozess
ableiten, zum Beispiel Kundennummer
oder -name, Projektleiter etc. Zur Unterstützung
bei Suchabfragen sind die
Dokumente volltextindexiert. Dokumente
jeglicher Art und Herkunft werden in einer
gemeinsamen Infothek abgelegt. Dort
stehen die Informationen allen Kollegen
zur Verfügung. Mit wenigen Mausklicks
zu jeder Zeit und bei Bedarf auch an jedem
Ort der Welt. �
F O C U S
Dokumentenmanagement bringt
Ordnung ins Chaos
Ein vollständig in das ERP-System integriertes
Dokumentenmanagementsystem
unterstützt Prozesse und Wissensmanagement
optimal. Der Nutzen eines
integrieren Dokumentenmanagements
ist vielfältig:
� Zentrale Ablage der archivierten Daten
und damit unternehmensweiter und
geschützter Zugriff
� Zugriff von jedem Standort gemäß
Berechtigungskonzept
� Freie Selektion über alle Dokumente
(Metadaten, Indices, Volltextsuche etc.)
� Strukturierter und geordneter Datenfl
uss ohne Medienbrüche
� Dokumentation der Geschäftsvorfälle
� Record Management – Optimaler Dokumentenfl
uss zum betriebswirtschaftlichen
Prozess
� Verkürzung der Suchzeiten durch eine
strukturierte Dokumentenablage
� Entlastung der SAP-Datenbank und
damit kürzere Antwortzeiten (auch
präventiv)
� Langzeitarchivierung unter Einhaltung
der gesetzlichen Anforderungen
� Sicherheit (Wasser, Feuer etc.)
� Schneller ROI durch kurze Einführungszeiten
� Basis für Workfl ow-Prozessmanagement
Als SAP-Komplettdienstleister bietet die
AC-Gruppe mit Process Partner AG, AC
Solutions und All for One KMU-gerechte
ERP- und Dokumentenmanagement-Lösungen,
die schnell und kostengünstig
implementiert werden können und KMU-
Unternehmen zu einem hocheffi zienten
Führungsinstrument verhelfen.
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