Haushaltsrecht - Landesjugendring MV - Schwerin

nach Ablauf des Haushaltsjahres zu führen.
Beispiel: Eine Maßnahme wird im Dezember des laufenden Jahres bewilligt und soll im darauf
folgenden Jahr durchgeführt werden. Hier ist bis Ende April des darauf folgenden Jahres ein
Zwischennachweis zu erstellen. Es empfiehlt sich immer, die Forderungen des
Zuwendungsbescheides zu beachten.
Wie setzt sich der Verwendungsnachweis zusammen?
Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen
Nachweis.
1. Sachbericht
Im Sachbericht wird auf die Verwendung der Zuwendung eingegangen und auf die damit
erzielten Ergebnisse. Der Sachbericht wird sowohl bei der Verwendungsnachweisführung
einzelner Projekte erstellt, als auch als Gesamtbericht bei der Verwendung von Mitteln aus dem
Landesjugendplan.
Im Sachbericht werden Ziel und Zweck der Zuwendung dem Erreichten gegenübergestellt.
Seminar- und andere die Maßnahme betreffende Unterlagen sollten beigefügt werden. Es sollte
dargestellt werden, welche Zielgruppen in welcher Größenordnung erreicht wurden, welche
Methoden dabei angewandt und welche Inhalte vermittelt wurden. Die Sachberichte werden mit
Schlussfolgerungen für die perspektivische Arbeit und Angebote untersetzt.
Konkret: Der Sachbericht sollte so abgefasst sein, dass im Nachhinein keine Zweifel am
erreichten Zuwendungszweck entsteht. Das könnte Auswirkungen auf die Höhe der Förderung
haben, eventuelle Rückforderungen und Zinsen wären dann die Folge.
2. Zahlenmäßiger Nachweis
Durch den zahlenmäßige Nachweis wird belegt, wie die Zuwendung im Vergleich zum
Finanzierungsplan verwendet wurde. Grundsätzlich sind alle Einnahmen und Ausgaben in
zeitlicher Reihenfolge entsprechend dem Finanzierungsplan summarisch anzugeben. Die
Angaben werden durch Originalbelege belegt. Sie müssen die im Geschäftsverkehr üblichen
Angaben, wie Tag der Zahlung, Empfänger, Grund der Zahlung und Zahlungsbeweis (z.B.
Unterschrift), enthalten. Die Belege müssen den Projekten eindeutig zugeordnet werden
können. Im Verwendungsnachweis muss bestätigt werden, dass die Ausgaben notwendig
waren, dass mit der Zuwendung wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde und die Belege mit
den Angaben in den Büchern übereinstimmen.
Der einfache Verwendungsnachweis erfolgt ohne Vorlegen der Originalbelege.
Der Zwischennachweis wird wie der vereinfachte Verwendungsnachweis geführt.
A c h t u n g !
Die Belege, Verträge und alle sonst mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen,
besonders die zur vereinfachten Verwendungsnachweisführung, sind 10 Jahre nach Vorlage
des Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen und anderen
Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist, wie z.B. bei Personalunterlagen, bestimmt ist.
Zur Aufbewahrung können Bild- oder Datenträger verwendet werden, soweit da Aufnahme- und
Wiedergabeverfahren den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung oder einer in der
öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entspricht.
Wie erfolgt die Prüfung der Verwendung?
Die Bewilligungsbehörde hat unverzüglich nach Eingang des Verwendungsnachweises
diesen zu prüfen. Ihr stehen dafür zwölf Monate zur Verfügung. Wann die Zwölf-Monats-Frist
beginnt, ist umstritten.
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