ARCHIVAR 209 - Archive in Nordrhein-Westfalen

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ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 02 Mai 2009
AUFSÄTZE
DAS DOKUMENTATIONS -
PROFIL FÜR ARCHIVE
WISSENSCHAFTLICHER
HOCHSCHULEN
von Max Plassmann
Die vom Universitätsarchiv Saarbrücken organisierte Frühjahrstagung
2006 der Fachgruppe 8 im Verband deutscher Archivarinnen
und Archivare (Archive der Hochschulen sowie wissenschaftlicher
Institutionen) war dem Rahmenthema Bewertung gewidmet.
1 Die Vorträge und Diskussionen führten zur Bildung einer
Arbeitsgruppe 2 , die sich in den folgenden Jahren mit der Erstellung
eines Dokumentationsprofils 3 für Universitäts- und Hochschularchive
befasste. Dieses fasst den Stand der Bewertungsdiskussion
im Hochschulbereich zusammen und dient gleichzeitig
als Handreichung für die praktische Arbeit. Trotz verschiedener
Einzelbeiträge und Aufrisse in der Literatur 4 fehlte bislang ein
solches übergreifendes Gesamtkonzept der universitären Überlieferungsbildung,
was sowohl hinsichtlich der angestrebten Transparenz
und Systematik der Überlieferungsbildung als auch unter
dem Ressourcenaspekt und mit Blick auf Bedarfsanmeldungen
gegenüber den Unterhaltsträgern als unbefriedigend empfunden
wurde.
AKTENÜBERLIEFERUNG UND
SAMMLUNGEN
Dabei ging es nicht allein um die Bewertung von Altakten aus
den Registraturen der Universitäten, sondern um die Überlieferungsbildung
insgesamt, also unter Einschluss der Sammlungen,
und hier insbesondere der Nachlässe von Professorinnen und
Professoren. Dieser Ansatz wurde nicht allein aus dem pragmatischen
Grund heraus verfolgt, dass nicht selten dienstliche Unterlagen
in Nachlässe geraten, während private aus einer Institutsregistratur
angeboten werden, eine strikte Trennung zwischen
Angebot nach Archivgesetz und Sammeln aus Privatbesitz im
Universitätsbereich also gar nicht möglich ist. Wichtiger noch
erschien der Arbeitsgruppe aber die Betrachtung der Überlieferungsbildung
insgesamt, weil die Integration beider Bereiche –
Übernahmen nach Archivgesetz und aktives Sammeln – zu einer
Verdichtung der Gesamtüberlieferung auf den wesentlichen Kern
führen kann. Damit können nicht nur die stets knapp bemesse-
nen Ressourcen der Archive geschont werden; es steigert auch die
Qualität der Überlieferungsbildung im Hinblick auf die Interessen
der Benutzer, denen es nicht auf möglichst viel, sondern auf
eine möglichst aussagekräftige Überlieferung unter Verzicht auf
unnötigen Ballast ankommt.
Eine gemeinsame Betrachtung von Aktenüberlieferung und
Sammlungen erfordert fast zwingend eine inhaltliche Herangehensweise,
denn rein formale Bewertungsverfahren, die etwa
nach Zuständigkeiten, Federführung und anderem im Verwaltungsprozess
fragen und daran die konkreten Bewertungsentscheidungen
ausrichten, können weder auf den Sammlungsbereich
angewandt werden, noch werden sie der universitären
Überlieferung gerecht, in der weniger formalisierte Verwaltungsprozesse
eine Rolle spielen als mit Forschung und Lehre weithin
nicht-standardisierte und zum Teil schöpferische Tätigkeiten. 5
Das Bewertungsprofil trägt beidem Rechnung. Zunächst werden
inhaltlich gefasste Dokumentationsbereiche identifiziert, die über
die Überlieferung eines Universitätsarchivs erforschbar gehalten
werden sollten. Es geht hier also um die Ziele der Überlieferungsbildung
insgesamt. In einem zweiten Schritt wurde danach
gefragt, wie dicht die Überlieferung im jeweiligen Dokumentationsbereich
sein sollte. Ein dritter Schritt muss sich schließlich in
den einzelnen Archiven anschließen, wo den im Dokumentationsprofil
benannten Inhalten die konkreten Unterlagen zuzuordnen
sind.
DOKUMENTATIONSBEREICHE
Inhaltlich wird dabei von den Hauptaufgaben von Universitäten
– Forschung und Lehre – ausgegangen. Sie sind zu dokumentieren,
und zwar zum einen unmittelbar, zum anderen aber auch
indirekt, indem ihre institutionellen, personellen, finanziellen
und sonstigen Rahmenbedingungen nachvollziehbar gehalten
werden. Überlieferung, die weder direkt noch indirekt in erkennbarem
Maße dazu dient, kann demnach als kassabel eingestuft
werden.