Umsetzung der EU–Dienstleistungsrichtlinie in der öffentlichen ...

Koordination und Projektsteuerung
Instrumente der
Projektsteuerung
5.1 Für die Vorarbeiten zur unter österreichischer Ratspräsidentschaft
beschlossenen DL–RL hatte es im BMWFJ einen Projektauftrag gegeben,
der allerdings mit Beschlussfassung der DL–RL endete und für
die Umsetzung nicht mehr erneuert wurde. Sonstige formale Arbeitsaufträge
zur Umsetzung der DL–RL gab es im BMWFJ nicht. Für die
Koordination der Umsetzung war jedoch ein Beschäftigter mit dem
Großteil seiner Arbeitsleistung abgestellt, dazu kamen Teilzeitleistungen
weiterer Bediensteter; in Summe ergab sich nach Schätzung des
BMWFJ ein Einsatz von rd. zwei Vollzeitbeschäftigten pro Jahr seit
2007.
Unterlagen zur Projektsteuerung waren im BMWFJ nur teilweise vorhanden.
Anfang des Jahres 2008 wurden eine Projektübersicht und ein
Fahrplan für die Umsetzung der DL–RL erstellt, die für die rechtlichen,
organisatorischen und informationstechnischen Aufgaben Zuständigkeiten
und Fristen beinhalteten. Sie wurden allerdings nicht aktualisiert
und es lag keine Gesamtübersicht über die Aktivitäten der mit
der Umsetzung der DL–RL befassten Arbeitsgruppen vor. Eine vollständige
Verfolgung aller Aktivitäten war mit den eingesetzten Instrumenten
insbesondere in den Bereichen EAP sowie IT–Umsetzung
und Verfahrensbeschreibungen nicht möglich.
Für das Teilprojekt der elektronischen Verfahrensabwicklung lagen
ein Projektauftrag durch die „Kooperation Bund, Länder, Städte und
Gemeinden“ (Kooperation BLSG), Terminsetzungen sowie eine Dokumentation
der Umsetzungsstände vor.
In den überprüften Ländern gab es teilweise detaillierte Projektpläne
und Aufstellungen über Verantwortlichkeiten und Umsetzungsfristen.
5.2 Der RH bemängelte die unzureichende Unterstützung der Umsetzung
der DL–RL durch das BMWFJ mit Mitteln der Projektsteuerung. Der
fehlende Gesamtüberblick über die Aktivitäten aller Beteiligten engte
die Möglichkeiten des BMWFJ ein, als Gesamtkoordinator auf inhaltliche
und terminliche Probleme hinzuweisen.
Bei derart umfangreichen und schwierig zu koordinierenden Projekten
erachtete es der RH für unbedingt erforderlich, die Projektabwicklung
im BMWFJ zu dokumentieren und mit entsprechenden Instrumenten
zu unterstützen. Dies schließt u.a. Projektaufträge mit konkreten Verantwortlichkeiten
und Fristen, Projektpläne sowie laufend aktualisierte
Übersichten über den Projektablauf und die Aktivitäten aller befassten
Arbeitsgruppen mit Terminevidenzen ein. Der personelle Ressourceneinsatz
des BMWFJ für die Koordination war gering.
64 Steiermark 2010/5