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Seite 18 | InnovateIT | Ausgabe 03 | November 2013 Aus der Praxis ©iStock.com/seraficus „Bisher mussten wir die Provisionen manuell mit einem fehlerträchtigen Excel-Modell ermitteln. Mithilfe von Visual Rules konnten wir den Prozess nicht nur von vier Tagen auf zwei Stunden verkürzen, sondern erhalten jetzt zuverlässige Daten.“ Ugo Albarello, Business Architect von El Tiempo Die Lösung: El Tiempo entschied sich für Visual Rules, das Business-Rules-Produkt von Bosch Software Innovations, als die für seinen Bedarf am besten geeignete Lösung. Visual Rules überzeugte durch seine Flexibilität, die Fähigkeit, umfangreiche Datenmengen zu verarbeiten, und die Bedienerfreundlichkeit durch die einzigartige grafische Oberfläche. Die übersichtliche Darstellung verschafft dem Business User einen sofortigen Überblick und Kontrolle über die Verkaufsperformance. Mit diesem System können die User innerhalb des Unternehmens Produktivität, Rentabilität und Performance des Verkaufs verfolgen. Der regelbasierte Ansatz für die Vergütungsgestaltung vereinfacht Änderungen und Umsetzung von Auszahlungsplänen. „Nach Auswertung verschiedener Provisionsmanagementsysteme für den Verkauf haben wir uns für Visual Rules entschieden, weil es die Funktionalität bietet, die wir benötigen, um mit der Schnelllebigkeit unseres Geschäfts mithalten zu können“, erklärte Ugo Albarello. „Die bedienerfreundliche grafische Oberfläche ermöglicht unserem nicht technisch geschulten Personal, Vergütungsmodelle schnell und einfach zu erstellen, Änderungen in Echtzeit vorzunehmen und gleichzeitig zu testen und zu überprüfen.“ Lösung & Eigenschaften: Zu Beginn der Automatisierung mussten die Transaktionsdaten integriert werden. Eine zentrale Datenbank bereitet Daten aus verschiedenen Quellen auf und überträgt alle provisionsrelevanten Informationen auf die Rules Engine. Der Kern einer Verkaufsprovisionslösung enthält eine Testfunktion für die Entscheidungsregeln zur Berechnung der Provision und Steuerung von Einheiten, um eine gute Qualität der festgelegten Business Rules zu gewährleisten. Nur passende, kohärente Regeln werden über Web-Services an die nächste Berichts- und Analyseebene weitergeleitet. Hier liefert das Tool Informationen wie die niedrigsten und höchsten Provisionen, die ein Mitarbeiter je erhalten hat. Die grafische Benutzeroberfläche von Visual Rules ermöglicht dem Business User, alle Schritte der Provisionskalkulation eigenhändig und unabhängig von der IT zu modellieren. Entsprechend ist die Geschäftslogik nicht tief im Code vergraben, und provisionsrelevante Informationen gehen nicht bei der Übermittlung zwischen den Business Usern und dem IT-Team von El Tiempo verloren. „Wir haben festgestellt, dass unsere Business-Profis mehr Selbstständigkeit benötigen, um den Verkauf effizient und effektiv zu gestal-
November 2013 | Ausgabe 03 | InnovateIT | Seite 19 Aus der Praxis ten“, sagt Albarello. Geschäftsregeln können entweder als Ablaufregeln oder als Entscheidungstabellen dargestellt werden – ein Format, mit dem viele Business User vertraut sind. Die neue, vereinfachte Darstellung ersetzt Hunderte von Excel-Formeln, und macht die zugrundeliegende Geschäftslogik leicht verständlich. Die IT muss die Regeln abkoppeln, um El Tiempo die nötige Flexibilität zu verleihen, Regelmodelle und Geschäftslogik problemlos zu verändern. Die Testszenarien- und Vergleichsfunktionen von Visual Rules ermöglichen dem Business User die schritt am zeitaufwändigsten ist. So erfuhr El Tiempo, dass der Zugriff auf die Datenbank am meisten Zeit kostete. Das IT-Team konnte den Code umprogrammieren und so den Prozess erheblich beschleunigen. Vor dem Hintergrund des zunehmenden Bedarfs an Transparenz und Compliance bietet Visual Rules El Tiempo die erforderliche Revisionsfähigkeit für eine bessere Systemkontrolle, bessere Buchungskontrolle und bessere Überwachung der User-Aktivitäten zur Durchführung umfassender Revisionen der variablen Auszahlungsmodelle. Sämtliche Auszahlungsdaten werden zentral Provisionspläne auf der Basis einer selbst entwickelten Lösung gehören der Vergangenheit an. Bisher wurden 54 Ablaufregeln und 14 Entscheidungstabellen erstellt. Vorher waren dazu 250 verschiedene Kalkulationstabellen nötig. Die Bearbeitung der Provisionsmodelle für 250 Verkaufsleiter nimmt jetzt nur noch zwei Stunden in Anspruch, statt vorher vier volle Arbeitstage. Das entspricht einer monatlichen Zeitersparnis von 32 bis 40 Verwaltungsstunden. Die Qualität der Provisionskalkulation hat sich deutlich verbessert. Überzahlungen sind ausgeschlossen. Ein manueller, fehlerträchtiger ©fotolia.com/Brigitte Bonaposta Erstellung unterschiedlicher Versionen eines Regelmodells und liefern zuverlässige Vorhersagen über variable Auszahlungen. Damit lässt sich vor einer Umsetzung leichter voraussagen, wie sich Incentive- Zahlungen finanziell auswirken. Ein weiterer Schlüsselfaktor ist die Modellversionierungsfähigkeit: Änderungen der Geschäftslogik werden grafisch dargestellt und können von dem berechtigten User freigegeben werden. Darüber hinaus liefern die Statistikfunktionen von Visual Rules wertvolle Informationen über die Performance der Regeln. Sie zeigen zum Beispiel, welcher Ausführungs- gespeichert und können historisch nachvollzogen werden. Das Ergebnis: Dank der Einführung von Visual Rules von Bosch Software Innovations verfügt das Unternehmen jetzt über eine vollautomatische Provisionskalkulationsumgebung, die eine schnellere Gestaltung, Umsetzung und Änderung von Auszahlungsplänen ermöglicht. „Bisher sind wir mit dem Ergebnis sehr zufrieden“, sagt Albarello. „Mit Visual Rules können wir Provisionen präzise und effizient berechnen und wechselnde Vergütungen berücksichtigen.“ Zahllose und zeitaufwändiger Prozess wurde durch ein automatisiertes, präzises und schnelles Provisionskalkulationskonzept ersetzt. Die Verkaufsleiter von El Tiempo können nun ihre Provisionserlöse problemlos verfolgen und nachvollziehen. Damit kann sich das Verkaufsteam wieder auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren: Verkaufen – und das Unternehmen bei der Erfüllung seiner Performanceziele unterstützen.
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