Neue Ausgabe des Kundenmagazins InnovateIT verfügbar

November 2013 | Ausgabe 03 | InnovateIT | Seite 21
Aus der Praxis
„Wir haben uns letztendlich
zugunsten von inubit
entschieden, weil dies das
einzige System war, welches
sämtliche Aufgaben, von der
eigentlichen Rechnungs-
prüfung über die Anbindung
der vorhandenen IT-Landschaft
bis hin zur Verarbeitung
der Daten der Dritt-
systeme, in einem Tool bearbeiten
kann“.
Kaufmännischer Leiter bei ELMER
Die Lösung im Einzelnen
` ` Im Zuge der Datenvereinnahmung
werden ZIP-Files der Lieferanten
empfangen und aufbereitet.
Dabei werden EDIFACT- und
PDF-Dokumente verarbeitet
und in die Rechnungsdatenbank
übertragen. Außerdem werden
die Bestellungen aus der hauseigenen
Warenwirtschaft übernommen
und in eine Bestelltabelle
in der Datenbank hinterlegt.
Gebuchte Wareneingänge sowie
Lieferscheine werden ebenfalls in
eine Datenbank-Tabelle eingetragen.
``
Die Daten durchlaufen einen
Prüfprozess, der es zusätzlich
auch ermöglicht, Zu- und Abschläge
im REB und der Finanzbuchhaltung
sichtbar zu machen.
``
Die Mitarbeiter können sämtliche
Daten über ein einheitliches Online-Portal
einsehen und verwalten.
Dadurch spart sich ELMER
eine aufwändige Software-Installation.
``
Über das Rechnungseingangsbuch
hinaus wird inubit als Datendrehscheibe
eingesetzt, um
Daten aus sämtlichen Drittsystemen
wie z. B. dem hauseigenen
``
``
``
Bestellsystem, dem Langzeitarchiv
und der Finanzbuchhaltung,
in das REB einfließen zu lassen.
Das System bietet die Möglichkeit,
mit dem sogenannten Mail-
Response-Verfahren definierte
Abfragen durchzuführen, eine
Vielzahl von statistischen Daten
zu ermitteln und Steuerungsaufgaben
zu übernehmen.
Im Rahmen der Einführung des
REB wurden auch BMECat-Daten
in einem Kundenportal abgebildet.
Neben der technischen Implementierung
waren Arbeitsablaufprozesse
neu zu definieren und
mit den technischen Anforderungen
zu harmonisieren. Besonders
die Prüfungen, die eine Teil-ERP-
Erweiterung darstellen, waren
eine Herausforderung. Lösungen,
die bei befreundeten Unternehmen
realisiert wurden, hatten
oftmals einen starken ERP-Hintergrund.
Die bei Elmer implementierte
Lösung stellt aber eine
in sich geschlossene Rechnungsprüfung
basierend auf einer Datenbank-Technologie
mit universellen
Systemadaptoren dar.
Automatisierungsquote: 100 Prozent
Seit Einrichtung des Rechnungseingangsbuchs
läuft in der Buchhaltung
bei ELMER alles rund. „Seit der Einführung
vor sechs Monaten sind bereits
25.000 Rechnungen durch die
automatische Prüfung gelaufen.
Während vorher nur stichprobenartig
geprüft wurde, liegt die Quote
heute bei 100 Prozent“, fasst der
kaufmännische Leiter zusammen
und ergänzt, dass „neben der automatischen
Prüfung der Warenrechnungen
perspektivisch auch die
weitgehend automatisierte Prüfung
von Sachkostenrechnungen angedacht
ist“.
Und wie geht es weiter? Vor allem im
Bereich der Systemintegration hat
ELMER noch Handlungsbedarf, der
über inubit abgedeckt werden kann.
So ist es geplant, die Software zur
Unterstützung weiterer Arbeitsprozesse
in der Unternehmensgruppe
zu nutzen und den Datenfluss sämtlicher
Systeme zu bündeln.