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Seite 20 | InnovateIT | Ausgabe 03 | November 2013 Aus der Praxis Detailinfos statt Stichproben Die Elmer-Unternehmensgruppe ist eines der führenden Fachgroßhandelsunternehmen der Sanitär-Heizungs-Klimabranche in Deutschland. Mit 65 Niederlassungen beliefert die Gruppe das Fachhandwerk in Nordrhein-Westfalen, im südlichen Niedersachsen und nördlichen Rheinland- Pfalz. Das von rund 150 Lieferanten bezogene, umfangreiche Warensortiment verursacht jährlich rund 130.000 Eingangsrechnungen, deren detaillierte Prüfung in der Vergangenheit nur stichprobenartig erfolgen konnte. Das Risiko, fehlerhafte Rechnungen zu begleichen, war entsprechend groß. Um eingehende Warenrechnungen systematisch auf Richtigkeit prüfen zu können, sollte dieser Prozess automatisiert werden. „Wir suchten eine Software, die automatisch die einzelnen Positionen der Eingangsrechnungen prüft und den weiteren Workflow der Rechnungsverarbeitung in der Finanzbuchhaltung sicherstellt“, beschreibt der kaufmännische Leiter bei ELMER die Ausgangssituation. Im Einzelnen sollte abgeglichen werden, ob gelieferte Mengen und berechnete Preise mit der Ursprungsbestellung übereinstimmen. Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung kam eine Eigenentwicklung durch ELMER nicht in Betracht. Bereits das ERP-System war von EL- MER selbst entwickelt worden und beanspruchte einen Großteil der verfügbaren IT-Ressourcen. Im Zuge einer Ausschreibung wurden schließlich die Anforderungen definiert und Lösungsmöglichkeiten evaluiert. Vier Anbieter schafften es in die engere Auswahl. „Wir haben uns letztendlich zugunsten von inubit entschieden, weil dies das einzige System war, welches sämtliche Aufgaben, von der eigentlichen Rechnungsprüfung über die Anbindung der vorhandenen IT-Landschaft bis hin zur Verarbeitung der Daten der Drittsysteme, in einem Tool bearbeiten kann“. Jede Rechnung im Blick: Das Rechnungseingangsbuch Um die Prüfprozesse im Rech- nungseingang bei ELMER zu optimieren, wurde das Rechnungseingangsbuch (REB) auf Basis von inubit gestaltet und implementiert. Federführend bei der Umsetzung war die e-Manager GmbH: „Das von uns erarbeitete Konzept bedient alle Anforderungen des Fachbereichs, ohne dabei auf die notwendige Performance in der Prozessabwicklung zu verzichten. Hier war unser technisches Team gefordert und hat hervorragende Arbeit geleistet,“ fasst Frank Trenkwald, Geschäftsführer, zusammen. „Das von uns erarbeitete Konzept bedient alle Anforderungen des Fachbereichs, ohne dabei auf die notwendige Performance in der Prozessabwicklung zu verzichten.“ Das Rechnungseingangsbuch bietet den Mitarbeitern von ELMER eine Online-Portaloberfläche, über die sämtliche Eingangsrechnungen auf Positionsebene eingesehen werden können. Im Hintergrund läuft der automatische Prüfprozess ab: Rechnungen werden mit den entsprechenden Bestellungen und Lieferungen abgeglichen und auf Übereinstimmung überprüft, von der Bestellung abweichende Rechnungspositionen werden für den Prüfer visuell markiert. Auch Bestellungen werden mit den Lieferscheindaten und der vereinnahmten Ware aus den Lagerbuchungen abgeglichen. Für den Fall, dass eine Bestellreferenz fehlt, hält das System eine Logik bereit, nach der die zur Rechnung passende Bestellnummer gefunden werden kann. Außerdem ist es möglich, Mitarbeiter bei Unstimmigkeiten direkt zu einem konkreten Problem hinzuzuziehen. Am Ende dieses Prozesses erfolgt dann schließlich der in der Regel zweistufige Freigabeprozess (bestehend aus sachlicher und kaufmännischer Freigabe), der mit einer Buchung in der Finanzbuchhaltungs- Software endet. Dabei archiviert das Rechnungseingangsbuch alle erforderlichen Dokumente GDPdU-konform und unterstützt die Mitarbeiter dabei, die Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen einzuhalten. Eine Besonderheit des Projekts bestand darin, den Zentralregulierer GSH (Gesellschaft für Sanitär- und Heizungsbedarf GmbH & Co. KG) in die Prozesse einzubinden. ELMER erhält Rechnungen entweder direkt von den Lieferanten oder über die GSH. Diese Rechnungen werden zu fest vereinbarten Terminen beglichen. Um eventuelle Differenzen zwischen Rechnung und Lieferung auch nach Zahlung durch die GSH ausgleichen zu können, wurde im Rechnungseingangsbuch daher auch die Möglichkeit der elektronischen Erstellung und Übermittlung einer Belastungsanzeige geschaffen.
November 2013 | Ausgabe 03 | InnovateIT | Seite 21 Aus der Praxis „Wir haben uns letztendlich zugunsten von inubit entschieden, weil dies das einzige System war, welches sämtliche Aufgaben, von der eigentlichen Rechnungs- prüfung über die Anbindung der vorhandenen IT-Landschaft bis hin zur Verarbeitung der Daten der Dritt- systeme, in einem Tool bearbeiten kann“. Kaufmännischer Leiter bei ELMER Die Lösung im Einzelnen ` ` Im Zuge der Datenvereinnahmung werden ZIP-Files der Lieferanten empfangen und aufbereitet. Dabei werden EDIFACT- und PDF-Dokumente verarbeitet und in die Rechnungsdatenbank übertragen. Außerdem werden die Bestellungen aus der hauseigenen Warenwirtschaft übernommen und in eine Bestelltabelle in der Datenbank hinterlegt. Gebuchte Wareneingänge sowie Lieferscheine werden ebenfalls in eine Datenbank-Tabelle eingetragen. `` Die Daten durchlaufen einen Prüfprozess, der es zusätzlich auch ermöglicht, Zu- und Abschläge im REB und der Finanzbuchhaltung sichtbar zu machen. `` Die Mitarbeiter können sämtliche Daten über ein einheitliches Online-Portal einsehen und verwalten. Dadurch spart sich ELMER eine aufwändige Software-Installation. `` Über das Rechnungseingangsbuch hinaus wird inubit als Datendrehscheibe eingesetzt, um Daten aus sämtlichen Drittsystemen wie z. B. dem hauseigenen `` `` `` Bestellsystem, dem Langzeitarchiv und der Finanzbuchhaltung, in das REB einfließen zu lassen. Das System bietet die Möglichkeit, mit dem sogenannten Mail- Response-Verfahren definierte Abfragen durchzuführen, eine Vielzahl von statistischen Daten zu ermitteln und Steuerungsaufgaben zu übernehmen. Im Rahmen der Einführung des REB wurden auch BMECat-Daten in einem Kundenportal abgebildet. Neben der technischen Implementierung waren Arbeitsablaufprozesse neu zu definieren und mit den technischen Anforderungen zu harmonisieren. Besonders die Prüfungen, die eine Teil-ERP- Erweiterung darstellen, waren eine Herausforderung. Lösungen, die bei befreundeten Unternehmen realisiert wurden, hatten oftmals einen starken ERP-Hintergrund. Die bei Elmer implementierte Lösung stellt aber eine in sich geschlossene Rechnungsprüfung basierend auf einer Datenbank-Technologie mit universellen Systemadaptoren dar. Automatisierungsquote: 100 Prozent Seit Einrichtung des Rechnungseingangsbuchs läuft in der Buchhaltung bei ELMER alles rund. „Seit der Einführung vor sechs Monaten sind bereits 25.000 Rechnungen durch die automatische Prüfung gelaufen. Während vorher nur stichprobenartig geprüft wurde, liegt die Quote heute bei 100 Prozent“, fasst der kaufmännische Leiter zusammen und ergänzt, dass „neben der automatischen Prüfung der Warenrechnungen perspektivisch auch die weitgehend automatisierte Prüfung von Sachkostenrechnungen angedacht ist“. Und wie geht es weiter? Vor allem im Bereich der Systemintegration hat ELMER noch Handlungsbedarf, der über inubit abgedeckt werden kann. So ist es geplant, die Software zur Unterstützung weiterer Arbeitsprozesse in der Unternehmensgruppe zu nutzen und den Datenfluss sämtlicher Systeme zu bündeln.
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