Deutscher Bundestag 5. Wahlperiode Drucksache V ... - bundestag.de

Drucksache V/4066
Deutscher Bundestag — 5. Wahlperiode
verarbeiten. Das darf aber nicht dazu verleiten,
lediglich die Daten über die technische Leistung zu
den durchzuführenden Arbeiten in Beziehung zu setzen
und daraus Schlüsse zu ziehen. Es ist irrig anzunehmen,
die neue Technik müsse zwangsläufig Verbesserungen
in der Organisation und Wirtschaftlichkeit
der Verwaltung zur Folge haben und eine Verminderung
der Verwaltungskosten sei geradezu
selbstverständlich, wenn nur die Zahl der zu verarbeitenden
Daten genügend groß und damit eine
ausreichende Auslastung der Maschine gewährleistet
ist. Eine direkte Senkung der Verwaltungskosten
ist mit Hilfe der EDV nur über eine Personaleinsparung
zu erreichen, die so groß ist, daß die immer
erheblichen Sachkosten und der Aufwand für
das EDV-Personal mehr als ausgeglichen werden.
Wann ein solcher Fall vorliegt, ist nicht durch eine
allgemein gültige Relation zwischen Datenmengen
einerseits und Größe und Auslastung der DVA
andererseits zu bestimmen. Entscheidend sind vielmehr
Art und Umfang der zu lösenden Datenverarbeitungsprobleme.
Von den Kosten her gesehen sind die Voraussetzungen
für den Übergang auf die EDV dort günstig,
wo innerhalb eines Aufgabengebiets dieselben
Grunddaten häufig, vielseitig und schematisch zu
verarbeiten und auszuwerten sind und diese Arbeiten
bisher manuell oder teilmaschinell, in jedem
Falle aber mit großem Personaleinsatz, durchgeführt
werden. Oft ist aber trotz eines großen Datenanfalls
keine oder eine zu geringe Personaleinsparung zu
erzielen und somit nicht eine Senkung, sondern
eine Steigerung der Kosten die Folge. Das ist darauf
zurückzuführen, daß die mit Hilfe der Maschine zu
verarbeitenden Daten vorher ermittelt werden müssen.
Außerdem setzt die Verarbeitung der Daten
ihre Erfassung und Übertragung auf Datenträger
voraus. Der hierfür notwendige Aufwand könnte
zwar unter Umständen dadurch vermindert werden,
daß verschiedene Stellen Datenträger austauschen
und dadurch insbesondere Locharbeit ersparen.
Solche Möglichkeiten haben sich aber in der Bundesverwaltung
bisher nur in geringem Umfang ergeben;
sie sollten indessen im Auge behalten werden.
Die Kosten-Nutzen-Rechnung kann sich dann verbessern,
wenn durch Einführung der automatischen
Beleglesung im Laufe der Jahre der Personalaufwand
für die Datenerfassung und -eingabe entbehrlich
werden sollte. Überwiegt jedoch in einem Aufgabengebiet
die nicht automatisierbare Tätigkeit
(Datenermittlung u. a.), so wird der mögliche personalsparende
Automationseffekt der EDV auch in
Zukunft gering bleiben.
38. Man wird der EDV ohnehin nicht gerecht, wenn
man ihre Bedeutung vorwiegend danach beurteilt,
ob Verwaltungskosten durch Automation einzelner
Arbeitsvorgänge gespart werden können. Entscheidend
sind vielmehr ihre neuartigen Möglichkeiten,
die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu steigern.
Beispiele hierfür könnten etwa die geplante Errichtung
eines politischen Informationszentrums für die
Bundesregierung, die Überwachung des Haushaltsablaufs
mit Hilfe der EDV durch den Bundesminister
-
der Finanzen, die Verbesserung der Verbrechensbekämpfung
durch Einführung der EDV beim Bundeskriminalamt
und die Beschleunigung der Patentrecherche
beim Deutschen Patentamt durch Aufbau
einer maschinellen Patentdokumentation sein. In
diesen und anderen Fällen erscheint eine finanzielle
Bewertung der erwarteten Leistungssteigerung und
damit die Herstellung einer Beziehung zu den
Kosten der neuen Verfahren kaum möglich. Für die
Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der EDV können
dann die kostenmäßigen Auswirkungen nicht die
entscheidende Rolle spielen. Die Wirtschaftlichkeit
ließe sich vielmehr in solchen Fällen schon bejahen,
wenn die als Ziel bezeichneten Ergebnisse tatsächlich
erreicht werden und die Kosten im vertretbaren
Rahmen bleiben. Erst wenn das feststeht, sollte gefragt
werden, welche Lösung im einzelnen die beste
und billigste ist. In diesem Zusammenhang kann
auch eine optimale Auslastung der Anlage von Bedeutung
sein.
In der Privatwirtschaft ist die EDV ein Mittel zur
Erhöhung der Rentabilität; so kann ein Informationssystem
die Unternehmensleitung in die Lage versetzen,
Produktion, Absatz, Lagerhaltung, Transportwesen
oder Personaleinsatz effektiver zu planen und
zu steuern oder durch Leistungsverbeserung die
Konkurrenzfähigkeit zu steigern. Den direkten Aufwendungen
für die EDV können dann indirekte
finanzielle Vorteile — möglicherweise in weit größerem
Umfang — gegenüberstehen. Auch in der
Bundesverwaltung sind ähnliche Ergebnisse denkbar,
wie sich besonders bei den Betriebsverwaltungen
und der Bundeswehr gezeigt hat.
39. Die Beantwortung der Frage, ob und wie im
konkreten Fall die angestrebten Ziele erreicht werden
können, erfordert umfangreiche und schwierige
Vorbereitungen, die zunächst die Analyse des Ist
Zustandes und dann die Entwicklung eines neuen
Verfahrens unter Einbeziehung der EDV zum Gegenstand
haben. Dafür bedarf es einer Planungsgruppe.
Die Planungsgruppe muß sich aus qualifizierten
Fachleuten auf dem betreffenden Aufgabengebiet
sowie aus EDV- und Systemspezialisten zusammensetzen;
sie sollte der Leitung unmittelbar unterstellt
werden und mit ausreichenden Kompetenzen ausgestattet
sein. Die Beteiligung externer Berater wird
sich mitunter nicht vermeiden lassen. Aber auch
dann muß die Leitung dafür Sorge tragen, daß eigenes
Personal von Anfang an mitwirkt und möglichst
früh selbständig arbeitet.
Die Planungsarbeiten, an denen die Koordinierungsund
Beratungsstelle für die EDV in der Bundesverwaltung
beteiligt und über die der Bundesrechnungshof
sowie der Bundesbeauftragte für Wirtschaftlichkeit
in der Verwaltung unterrichtet werden sollten,
werden zweckmäßig in eine Voruntersuchung und in
die Detailplanung gegliedert.
Für die Voruntersuchung dürfte eine Gruppe von
drei bis sechs Kräften ausreichen. Der Personalbedarf
für die Detailplanung kann wesentlich höher
sein. Er richtet sich nach Umfang und Schwierigkeits-