Vollständiger Text - Kontrollamt der Stadt Wien

KA IV - 13/4-1/09 Seite 12 von 50
mentierte Organisationsstruktur unabdingbar, welche die Befugnisse und Verantwortlichkeiten
deutlich aufzeigt und eine effiziente Kommunikation in der gesamten Organisation
ermöglicht.
- Zielfestlegung
Das IKS soll hinlängliche Gewähr für die Erreichung der festgelegten Unternehmensziele
bieten. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmensziele auch tatsächlich und
möglichst operational (Inhalt, Ausmaß, Zeitbezug) formuliert sind. Idealerweise handelt
es sich dabei um quantitative Zielvorgaben, die in Form von Kennzahlensystemen
transparent gemacht werden und im Fall von Abweichungen eine Ursachenanalyse
ermöglichen.
- Risikobeurteilung
Risiken, die die Unternehmensziele ungünstig beeinflussen könnten, müssen erkannt
und regelmäßig neu bewertet werden. Dabei müssen sowohl interne Faktoren - beispielsweise
Komplexität der Unternehmensfelder, Art der Geschäfte, organisatorische
Änderungen, neue Geschäftsfelder, Personalfluktuation) - als auch externe Einflüsse -
z.B. geänderte wirtschaftliche und rechtliche Rahmenbedingungen, technologischer
Fortschritt - berücksichtigt werden. Risikobeurteilungen müssen bereits bei der Erstellung
von Unternehmenszielen durch die GF im Hinblick auf deren Erreichbarkeit durchgeführt
werden. Aber auch sämtliche Organisationseinheiten - beispielsweise Abteilungen,
Sparten - sowie sämtliche Ablaufprozesse im Rahmen der Leistungserstellung
müssen einer diesbezüglichen Risikoevaluierung unterzogen werden.
- Kontrollausübung
Kontrolle ist ein zielgerichtetes Beobachten von Vorgängen und Abläufen im Unternehmen
und dient der Erreichung von Unternehmenszielen sowie zur Sicherung der Vermögenswerte.
Kontrollen sind dort notwendig, wo Risiken, Missbrauch und Verluste
drohen, Störungen auftreten können und sich daraus ergebende Kosten zu einem nicht
mehr vertretbaren Verlust führen können. Kontrollaktivitäten sind auf der Grundlage von
Regelungen und Verfahrensanweisungen der GF durchzuführen. Für sämtliche Geschäftsprozesse
der einzelnen Abteilungen sind angemessene Kontrollmaßnahmen als