Vollständiger Text - Kontrollamt der Stadt Wien

KA IV - 13/4-1/09 Seite 28 von 50
Wird die Wirksamkeit der internen Kontrolle von der
GF periodisch mit dem Aufsichtsrat bzw.
Bilanzausschuss erörtert?
Gibt es ein Organigramm, aus dem die Aufgaben und
Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen und
Bereiche des Unternehmens mit den entsprechenden
Verantwortlichkeiten im Instanzenweg ersichtlich
sind?
Ist das Organigramm den Mitarbeiterinnen bzw. den
Mitarbeitern im erforderlichen Umfang bekannt?
Gibt es ein Organisationshandbuch für die wesentlichen
Prozessabläufe?
Gibt es für sämtliche Funktionsgruppen einer Abteilung
schriftliche Dienstanweisungen, in denen die
Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche klar
abgegrenzt sind?
Erhält jede Funktionsgruppe nur die für sie geltenden
Arbeitsanweisungen?
Gibt es darüber hinaus individuelle Arbeitsanweisungen
für die wesentlichen Tätigkeiten der einzelnen
Sachbearbeiterinnen bzw. Sachbearbeiter und
die dabei von ihnen zu beachtenden Vorschriften und
durchzuführenden Kontrollen?
Wurden dabei IKS-Maßnahmen wie beispielsweise
Vieraugenprinzip, Funktionstrennung, Unvereinbarkeitsprinzip
etc. berücksichtigt?
Existiert ein aktualisiertes Verzeichnis aller mit Vollmachten
und besonderen Befugnissen ausgestatteten
Personen (Unterschriftenberechtigungen,
StellvertreterInnenregelungen, Bankvollmachten mit
Unterschriftsproben und Wertgrenzen, Zahlungs- und
Buchungsanweisungen)?
Sind die Handlungs- und Unterschriftsvollmachten
den Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern in erforderlichem
Umfang bekannt?
Werden im Rahmen von MIS (Kennzahlen, Kostenrechnung,
Businessplänen) jene Zahlen (zeitgerecht)
geliefert, die zur Steuerung des Unternehmens im
Hinblick auf die Erreichung von Unternehmenszielen
erforderlich sind?
Werden monatlich Zwischenabschlüsse (Liquidität,
Rentabilität, Kosten- und Umsatzanalyse, Soll/Ist-
Vergleich) erstellt und ausgewertet?
Erfolgt eine regelmäßige (zumindest vierteljährig)
Berichterstattung an den Aufsichtsrat?
Sind diese Zwischenabschlüsse auch genügend aussagefähig,
um ungewöhnliche Schwankungen erkennen
zu lassen?
Besteht eine eindeutige Regelung, wer innerhalb der
GF für Bilanzierungs- und Bewertungsfragen
zuständig ist?
Besteht ein ausreichender Versicherungsschutz
gegen Gefahren des Verlustes von Vermögenswerten
des Unternehmens (Betriebshaftpflicht, Betriebsstillstände,
sonstige Risiken) mit ausreichender
Deckungssumme?
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