Vollständiger Text - Kontrollamt der Stadt Wien

KA IV - 13/4-1/09 Seite 18 von 50
wachung ausreichend bzw. kann zur Gänze vernachlässigt werden. Im Rahmen der
Risikostrategie durch die GF muss entschieden werden, wie mit dem erkannten Risiko
umgegangen wird (Risikovermeidung durch Einstellung der risikobehafteten Aktivität;
Risikominderung durch Maßnahmen zur Verminderung der Eintrittswahrscheinlichkeit
oder des Schadenspotenzials - z.B. Brandschutzmaßnahmen; Risikotransfer durch Abwälzung
auf Dritte - z.B. Versicherungen; Risikoselbsttragung bei nicht versicherbaren
Risiken - z.B. unternehmerisches Risiko - bzw. bei Risiken, deren Schadensausmaß
oder Eintrittswahrscheinlichkeit als gering erachtet werden).
1.4.4.3 Funktionstrennung und organisatorische Vorkehrungen
Die Funktionstrennung ist der wichtigste Grundsatz des IKS. Risikoreiche und relevante
finanzielle Transaktionen sollten nicht von einer einzelnen Mitarbeiterin bzw. einem einzelnen
Mitarbeiter alleinverantwortlich durchgeführt werden, sondern immer auf mehrere
Personen aufgeteilt werden. In der gesamten Unternehmensorganisation sollte daher
für eine konsequente Trennung der Funktionen "Beauftragung", "Ausführung" und
"Kontrolle" gesorgt werden. Ist eine derartige Vorgangsweise auf Grund von Personalknappheit
nicht möglich, sollte bei Arbeitsprozessen und Geschäftsfällen, die für das
Unternehmen wesentlich sind, für eine nachgelagerte Kontrolle gesorgt werden. Bei der
Durchführung von risikoreichen und finanziell relevanten Arbeitsprozessen sind als organisatorische
Vorkehrungen Maßnahmen wie z.B. die Einhaltung des Vieraugenprinzips,
die Festlegung hierarchisch abgestufter Genehmigungskompetenzen unter Zugrundelegung
angemessener Wertgrenzen einschließlich der Berücksichtigung von
StellvertreterInnenregelungen, Aufbewahrungs- und Vernichtungsvorschriften für sensible
Unterlagen, die Festlegung von Zugriffsberechtigungen auf Daten und Informationen
sowie die Berechtigung zu Zugriffen und Änderungen in der EDV und in sonstige
Systemabläufe im Unternehmen zu treffen. Für eine Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe
empfiehlt sich die Verwendung von vorgefertigten Belegen und Formularen.
1.4.4.4 Kontrollen
Wesentlich für die Gestaltung von Kontrollprozessen ist die Unterscheidung der einzusetzenden
Kontrollen in ergebnis- und verfahrensorientierte Kontrollen. Ergebnisorientierte
Kontrollen sollen die Erreichung der Unternehmensziele sichern und beinhalten in