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Drucker im Ruhestand
_ Die Hengstenberg-Gruppe hat die
Rechnungsstellung mit der TecCom-Lösung
TecTDC komplett automatisiert.
Wer viele Rechnungen
schreiben muss, weiß,
welcher Aufwand hinter
der Rechnungshandhabung
steht. Das ist
vor allem in Handelsunternehmen wie
beim Kfz-Teilegroßhändler Hengstenberg-Gruppe
in Essen-Altenessen so.
Deshalb hat man dort den Rechnungsstellungsprozess
mit der TecCom-Lösung
TecTDC komplett automatisiert.
Das spart Kosten und
Zeit, schont Ressourcen und
schützt vor dem Fehlerteufel,
ist man dort sicher.
In der Praxis sieht es so aus:
Auftrag annehmen, Auftrag
bearbeiten, Ware ausliefern,
Rechnung stellen. Dieser Prozess
läuft beim Essener Groß-
handelsunternehmen viele
tausend Male in der Woche
ab. Der damit verbundene
Aufwand ist enorm, denn
nicht alle Prozesse lassen sich
automatisieren.
Bis noch vor einem Jahr
hat man bei der Hengstenberg-Gruppe
die Rechnungsstellung
an die rund 1500
Empfänger mit Bordmitteln
gestemmt. Rund 14 Stunden dauerte
nach eigener Berechnung der gesamte
Prozess jedes Mal. Und eine Person war
hauptamtlich mehr als einen Tag damit
beschäftigt. Die Rechnungen mussten
ausgedruckt, kontrolliert, sortiert, kon-
Edith Reitz, Prokuristin
bei Hengstenberg: „Die
Anforderungen von
TecCom an Hengstenberg
beschränken sich auf die
Übergabe der Rechnungen
als PDF und eine
XML-Datei mit zusätzlichen
Anweisungen.“
Foto: TecCom
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Rund 6000 Blatt Papier gingen so jeden
Montag und beim Monatsabschluss
über den Drucker.
„Wir stellen fünf Mal im
Monat Rechnungen an unsere
Kunden. Das ist notwendig,
um unsere Liquidität
zu sichern. Die Rechnungen
werden direkt aus der Warenwirtschaft
generiert. Am
meisten Arbeit machte die
Sortierung nach Anzahl der
Seiten. Denn je nach Gewicht
ändert sich ja auch das Porto“,
erklärt Edith Reitz, Prokuristin
und EDV-Leiterin bei
der Hengstenberg-Gruppe.
Letztendlich war dieser Prozess
auch am fehleranfälligsten.
Da man bei Hengstenberg
bereits seit 1995 die Rechnungen
automatisch elektronisch
archiviert, keimte die
Idee, den gesamten Prozess zu automatisieren
und durch eine Umstellung auch
Kosten einzusparen: „Wir haben das alles
durchkalkuliert: Die Material- und Personalkosten
liegen bei etwa 1,27 Euro pro
Rechnung. Da kommt im Monat einiges
zusammen, wofür man keinen Ausgleich
erhält“, sagt Reitz.
Flexibilität gefordert
Da man bei Hengstenberg schon lange
auf TecCom bei der Auftragsabwicklung
setzt, bot sich das Handelshaus auch als
Pilotkunde für die Lösung TecTDC an. Seit
April 2007 ist die Lösung im Einsatz. 100
Prozent der Rechnungen werden heute
über TecTDC abgewickelt. Damit werden
im Wesentlichen drei Prozessschritte
erledigt: zuerst die Übergabe von Dokumenten
an TecCom. Danach erfolgt
bei elektronisch zu versendenden Rechnungen
die Signatur und Verifikation der
Rechnungen zur Gewährleistung des Vorsteuerabzugs.
Und abschließend die Zustellung
an den Rechnungsempfänger.
Sonntags startet der Rechnungsstellungsprozess
vollautomatisch aus der
Warenwirtschaft. Schon am Sonntag haben
die Kunden die Rechnung per E-Mail
oder per Post am Dienstag. Mittelfristig
soll der Anteil von Postweg und E-Mail-
Versand bei 50 zu 50 liegen. Dem Fehlerteufel
wird durch die elektronische Verarbeitung
entgegen gewirkt, was positive
Auswirkungen auf den Zahlungseingang
und die Reklamationsquote hat, dessen
ist man sich bei Hengstenberg sicher. jr.