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14 Verwaltungsreform I April 2009 Neue Organisationsstruktur für die Stadtverwaltung In einem Zeitraum von nur 10 Monaten wurde die Organisationsstruktur der Stadtverwaltung umfassend reformiert. Die letzte tiefgreifende Verwaltungsreform erfolgte im Jahr 1970. In den zurückliegenden Jahrzehnten war die Organisation der Stadtverwaltung immer wieder punktuell Gegebenheiten bzw. Erfordernissen angepasst worden. Im Zeitraum von 2002 bis 2004 wurde eine schwerpunktmäßig auf Verfahrensabläufe konzentrierte Reform durchgeführt. Auf umwälzende Maßnahmen war seinerzeit verzichtet, weil Altbürgermeister Bischoff keine Vorwegfixierungen für seinen Nachfolger vornehmen bzw. die Situation entstehen lassen wollte, dass binnen kurzer Zeit zwei Reformen mit den entsprechenden tiefgreifenden Veränderungen erfolgen. KOSTENSPARENDER VERZICHT AUF EXTERNEN BERATER Die anspruchsvolle Aufgabe einer Verwaltungsreform wurde ohne die ansonsten übliche kostenaufwändige Einschaltung eines externen Moderators bzw. Beraters durchgezogen. 1. Bürgermeister Schaupp hatte dieses Projekt zur Chefsache erklärt und selbst in die Hand genommen. Richtschnur für die Reform waren folgende Kriterien: • Erhöhung der Leistungsfähigkeit der Verwaltung • Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und Effizienz kommunaler Leistungen • Betonung des Kostenbewusstsein und der Kostentransparenz • Ergebnisorientiertes Handeln • Erweiterung des Entscheidungsspielraumes der Mitarbeiter • Erhöhung der Mitarbeiter-Zufriedenheit • Verbesserte Steuerung Verwaltungsspitze – Stadtrat • Stärkung der Bürgerorientierung • Einsatz der Mitarbeiter nach Fähigkeit und Wünschen • Ausgewogener Deckungsgrad von Aufgabenfülle und Personalzuteilung. WICHTIGE VERÄNDERUNGEN An Stelle der bisherigen Ämter sind nun die Geschäftsbereiche getreten und statt der Abteilungen gibt es jetzt Referate. Die bloße Änderung von Bezeichnungen macht allerdings noch keine Reform aus. So wurden denn auch die Geschäftsbereiche und die Referate mit teilweise stark veränderten Aufgabenstellungen bedacht. Es können wegen des Umfangs an dieser Stelle längst nicht alle vorgenommenen Veränderungen aufgelistet werden. Als Beispiele seien nur genannt: • Vom bisherigen Hauptamt wurde der Personalbereich unter dem Gesichtspunkt einer Bündelung der Finanz- und Personalressourcen zur Kämmerei verlegt . Ferner wurden im Interesse einer Reduzierung sogenannter Schnittstellen die Aufgabengebiete „Schulangelegenheiten“, und „Sportangelegenheiten“ aus dem Hauptamt zum Geschäftsbereich „Soziales“ verlagert und dort im Referat „Schulen, Kindertagesstätten, Soziale Koordination“ mit den Aufgaben „Kindertagesstätten“, „Seniorenbetreuung“ udgl. zusammengefasst. • Das bisherige Hauptamt wurde zum Geschäftsbereich „Stabsstelle“ mit einer Betonung von Geschäftsleitungs- und Controllingaufgaben umgewandelt. Geblieben sind dort die Rechtsangelegenheiten, die Aufgaben der Pressestelle sowie eine Reihe von zentralen Verwaltungsaufgaben. • Der Geschäftsbereich „Finanzen/Personal“ hat, wie bereits erwähnt, den Aufgabenblock „Personal“ zugewiesen erhalten, zugleich aber die Zuständigkeit für die Gästeinfo an den neuen Geschäftsbereich „Marketing“ und für die „Informationstechnologie“ an den Geschäftsbereich „Stabsstelle“ abgegeben. • Eine bereits seit längerer Zeit angestrebte organisatorische und räumliche Zusammenlegung von Standesamt (mit Friedhofsverwaltung) und dem Bürgerbüro wurde bereits Anfang März 2009 realisiert. Das Standesamt befindet sich nunmehr beim Bürgerbüro im Erdgeschoss des Verwaltungsgebäudes am Kirchplatz. • Aufgrund einer Reihe von Verknüpfungspunkten erschien es auch sinnvoll den bisher im Hauptamt angesiedelt gewesenen Bereich „Öffentlicher Personennahverkehr/ Stadtbus“ im neuen Referat „Verkehr/ÖPNV“ mit Verkehrsangelegenheiten zu bündeln. • Das bisherige Forst- und Umweltamt wurde als Referat “Forst /Naturschutz“ in den Geschäftsbereich „Bauen/Umwelt“ eingegliedert. Der vormalige Forstamtsleiter behält allerdings bis zu seinem Ausscheiden den Status wie ein Geschäftsbereichsleiter. • Eine wichtige Neuerung gab es darüber hinaus im Geschäftsbereich „Bauen/Umwelt“ mit der Zusammenfassung der Aufgabenbereiche „Liegenschaftsverwaltung“, „Hochbau“, „Haustechnik“ und der neuen Aufgabenstellung „Wirtschaftsförderung“ im Referat „Facilitymanagement/Liegenschaften/Wirtschaftsförderung“. • Die bisher als Abteilung der Stadtkämmerei geführte Gästeinfo wurde als Geschäftsbereich „Marketing“ mit erheblich erweiterten Zuständigkeiten umgestaltet. Unter dem Dach des Geschäftsbereichs sind in einem Referat „Eventmanagement/Einrichtungen“ zum einen die Veranstaltungen wie Stadtfest, Christkindlesmarkt, Viehscheid und neu auch die Jahr- und Wochenmärkte, zum andern auch die Einrichtungen wie Bäder, Stadthalle, Literaturhaus Allgäu und Museen, ferner die kulturellen Veranstaltungen angesiedelt. Ferner ist es neben der seitherigen Zuständigkeit für den Tourismus Aufgabe des neuen Geschäftsbereichs, Marketingkonzepte zu entwickeln und das Citymanagement voranzubringen. • Aufgelöst wurde das bisherige Amt „Stadtwerke“. Die Aufgaben des Eigenbetriebs Stadtwerke werden von der vom Stadtrat bestellten Werkleitung im Geschäftsbereich „Finanzen/Personal“ (kaufmännischer Teil des Eigenbetriebs) und im Geschäftsbereich „Bauen/Umwelt“ (technischer Teil des Eigenbetriebs) bearbeitet. • Durch die neue Organisation haben sich auch in nicht geringem Maße Umsetzungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in neue Aufgabenbereiche ergeben. AUFGABENMEHRUNG OHNE ZU- SÄTZLICHE PERSONALKOSTEN Im Rahmen der Verwaltungsreform ist eine Reihe neuer Aufgaben hinzugetreten (z.B. Controlling, Kriseneinsatzzentrale, Facilitymanagement, Wirtschaftsförderung, Marketing usw.). Trotzdem ist es möglich, diese Aufgaben ohne Personalkostenmehrung aufzufangen, wobei sich verschiedene Kosteneinsparungen erst im Zeitraum der nächsten 2 Jahre realisieren lassen. Aus Gründen der Personalkostenbegrenzung übernehmen die Geschäftsbereichsleiter (m/w) in Personalunion auch noch die Leitung eines Referates. VERWALTUNGSREFORM ER- SCHÖPFT SICH NICHT IN NEUEM ORGANISATIONSMODELL Mit einer neuen Organisation können zweifelsohne Schnittstellen minimiert, Prozesse gestrafft, übersichtliche Strukturen geschaffen werden. Doch dies allein erfüllt noch nicht den Anspruch an eine umfassende Reform. So wurden bereits viele sonstige Einzelmaßnahmen eingeleitet bzw. sogar schon umgesetzt. Zu nennen sind hier beispielhaft : Einführung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen, Budgetierung, operatives Kostenmanagement, Platzierung von Geschäftsführungs-, Ratsinformations-, Expertensystemen, Einrichtung von Projekt-, Zielvereinbarungs-, Flächen- / Ansiedlungsmanagement, Registraturmanagement usw. HINWEIS ZUR GRAFIK AUF DER NÄCHSTEN SEITE: Aus Platzgründen ist die Übersicht auf die Darstellung der Geschäftsbereiche und der zugehörigen Referate beschränkt. In den folgenden Ausgaben des "<strong>immenstadtjournal</strong>s" werden die Geschäftsbereiche und Referate mit den jeweiligen Aufgabenschwerpunkten im Einzelnen vorgestellt.
April 2009 I Verwaltungsreform 15 Organigramm Stadt Immenstadt Geschäftsbereich Stabstelle 10 Leitung / Geschäftsführung 10.1 Hans Fischer Geschäftsbereich Finanzen / Personal 20 Leitung 20.1 Siegfried Zengerle Referat 10.2 Referat 20.2 Informationstechnologie Stadtkasse Christian Fuchs Klaus Jehle Referat 10.3 Referat 20.3 Zentrale Dienste Kämmerei Doris Schmid Edgar Reitzner Referat 20.4 Personal Corina Greiner Bürgermeister Armin Schaupp Geschäftsbereich Soziales 30 Leitung 30.1 Hubert König Referat 30.2 Infostelle / Bürgerbüro Monika von Roth Referat 30.3 Öffentliche Ordnung / Wahlen Jörg Merten Referat 30.4 Verkehr, ÖPNV, Tiefgaragen Reinhold Hüppy Referat 30.5 Schulen, Kindertagesstätten, Soziale Koordination Kai-Uwe Koelber Geschäftsbereich Bau / Umwelt 40 Leitung 40.1 Julia Jedelhauser Referat 40.2 Facilityengineering / Liegenschaften Eckhard Müller Referat 40.3 Tiefbau Christoph Deutscher Referat 40.4 Bauverwaltung / Baurecht Ernst Umseher Referat 40.5 Forst / Naturschutz Ernst Polzer Stand: 20.04.2009 Geschäftsbereich Marketing 50 Leitung 50.1 Barbara Weissinger Referat 50.2 Tourismus Sonja Oberbauer Referat 50.3 Eventmanagement / Einrichtungen Barbara Weissinger
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