SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Grundlagen, Prozesse in Einkauf ...

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Grundlagen, Prozesse in Einkauf,
Materialwirtschaft und Vertrieb
Theorieskript

Vorwort
Unsere Lehremission
Wir lehren das Fach Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität München,
damit unsere Studentinnen und Studenten eine fachlich fundierte Ausbildung im
Umfeld der Entwicklung, Implementierung und Nutzung von Informations- und
Kommunikationstechniken in Unternehmen und Verwaltung erhalten.
Hierbei legen wir großen Wert auf eine theoriefundierte, methodisch ausgerichtete und
praxisorientierte Ausbildung unserer Studierenden. Darunter verstehen wir die
Entwicklung flexibler und teamfähiger Persönlichkeiten, die in der Lage sind, ihr
Fachwissen auf reale, soziotechnische Problemstellungen anzuwenden und dabei eine
wissenschaftliche Herangehensweise an praktische Problemstellungen als Methode
beherrschen.
Wir stellen uns vor, dass unsere Absolventinnen und Absolventen
� in der Lage sind, sowohl die Aufgaben als System- und Anwendungsspezialist,
Projektmanager oder Informationsmanager im Unternehmen als auch als
Unternehmensberater mit dem Schwerpunkt des Informationstechnikeinsatzes
auszufüllen,
� Grundlagen beherrschen, um qualifizierte Wissenschaftler im Bereich der
Wirtschaftsinformatik zu werden und
� Führungsaufgaben, auch in der Unternehmensführung, anstreben.
Wir achten darauf, dass bei der Vermittlung des Fachwissens methodisches und
theoretisch fundiertes Wissen dominieren. In verschiedenen Lehrformen vermitteln wir
ein Grundverständnis in der Beherrschung komplexer Anwendungssysteme. Zusätzlich
wird das Lehrangebot durch Veranstaltungen abgerundet, die aktuelle Fragen wie
beispielsweise Ubiquitous Computing, Service Engineering, Computer Supported
Cooperative Work (CSCW) und Informatikrecht behandeln.
Zusätzlich veranstalten wir im Rahmen einer Public Private Partnership Arbeitskreise
und Übungen unter Verwendung von SAP®-Software.
Vor allem in den Arbeitskreisen und Übungen wird die Aktivität des Einzelnen in der
Gruppe gefordert und gezielt gefördert.
Wir wollen die zukünftigen Absolventinnen und Absolventen so gut und umfassend
ausbilden, dass sie in allen Unternehmen die strategische Führungsaufgabe
Informationsmanagement entscheidend mit gestalten und übernehmen können.
Kontakt
Bei Fragen und Anregungen zum vorliegenden Dokument wenden Sie sich bitte an:
Matthias Mohr
Technische Universität München
Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik (I17) – Prof. Dr. H. Krcmar
Boltzmannstr. 3
85748 Garching b. München
matthias.mohr@in.tum.de

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................. 3
Einstieg ............................................................................................................................. 1
1. Was ist SAP R/3 ?............................................................................................ 1
2. Systemhandling................................................................................................ 2
Materialwirtschaft........................................................................................................... 14
3. Organisationseinheiten im MM ..................................................................... 14
4. Einkaufsprozess ............................................................................................. 18
5. Einkauf........................................................................................................... 20
6. Bestandsführung ............................................................................................ 25
7. Rechnungsprüfung ......................................................................................... 30
8. Kreditorenbuchhaltung .................................................................................. 31
9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess ................................................... 33
10. Materialstamm ............................................................................................... 35
11. Lieferantenstamm .......................................................................................... 43
12. Einkaufsstammdaten...................................................................................... 49
13. Rahmenverträge ............................................................................................. 54
14. BANFen und Bezugsquellenermittlung......................................................... 57
Vertrieb........................................................................................................................... 61
15. Überblick über den Vertrieb .......................................................................... 61
16. Organisationsstrukturen im Vertrieb.............................................................. 62
17. Geschäftsprozesse im Vertrieb ...................................................................... 66
18. Belege im Vertrieb......................................................................................... 85
19. Debitoren ....................................................................................................... 96
20. Kundenrahmenverträge................................................................................ 100
21. Einführung in die Konditionstechnik........................................................... 104
22. Preisfindung in Verkaufsbelegen................................................................. 110
23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung....................................... 114
24. Streckengeschäft .......................................................................................... 118
25. Stücklisten.................................................................................................... 120
Beispielfirma IDES ...................................................................................................... 122
26. Überblick über die Beispielfirma IDES....................................................... 122
27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft ...................................... 123
28. Organisationsstrukturen im Vertrieb............................................................ 124

Copyright-Hinweis
Dieses Skript dient nur der internen Verwendung innerhalb der SAP-Lehrveranstaltungen
des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität München.
Die SAP R/3 - bezogenen Kapitel dieses Skripts sind zu großen Teilen aus
Dokumentationen der SAP AG entnommen. Die SAP R/3 - bezogenen Abschnitte
unterliegen daher dem Copyright der SAP AG. Eine Weitergabe und Vervielfältigung,
zu welchem Zweck auch immer, ist daher ohne die ausdrückliche schriftliche
Genehmigung durch die SAP AG nicht gestattet

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Einstieg
1. Was ist SAP R/3 ?
In diesem Einstiegskapitel lernen Sie, was "SAP R/3" bedeutet und aus welchen
Bausteinen das SAP-System besteht.
SAP = Systeme, Anwendungen, Produkte
R/3 = Realtime-Anwendung, 3. Version
Das SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die miteinander
verknüpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen
ermöglichen.
Das R/3-Integrationsmodell
© SAP AG
PP
Produktionsplanung
QM
SD
MM
Materialwirtschaft
Qualitäts-
Mgmt.
PM
Instandhaltung
Vertrieb
R/3
Client / Server
ABAP
HR
Personalwirtschaft
Abbildung 1: Das R/3-Integrationsmodell (Quelle: SAP AG)
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 1
FI
Finanzwesen
CO
Controlling
IS
AA
Anlagenbuchhaltung
WF
Workflow
Branchenlösungen
PS
Projektsystem
Im R/3 sind die Module in vier übergeordnete Themenbereiche eingeteilt:
Logistik
- Produktionsplanung (PP): Werkssteuerung (Terminierung, Ressourcenmanagement
und Instandhaltung), Bestandsführung, Produktionssteuerung und
Betriebsdatenerfassung, Produktverfolgung und –genealogie,
Dokumentenverwaltung, Qualitätsmanagement, Kennzahlenauswertung
- Materialwirtschaft (MM): Materialbedarfsplanung, Materialbeschaffung,
Bestandsführung, Rechnungsprüfung und Materialbewertung
- Vertrieb (SD): Vorverkaufsaktivitäten, Auftragsbearbeitung, Beschaffung,
Lieferung/ Transport, Fakturierung, Zahlung/ Rechnungswesen
R

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
- Qualitätsmanagement (QM)
- Instandhaltung (PM)
Rechnungswesen
- Finanzwesen (FI): Haupt- und Nebenbuchhaltung (Debitoren-, Kreditoren- und
Anlagenbuchhaltung) und Konsolidierung
- Controlling (CO): Koordination, Überwachung und Optimierung aller
ablaufenden Prozesse durch Gemeinkostencontrolling, Prozesskostenrechnung,
Produktkostencontrolling sowie Ergebnis- und Marktsegmentrechnung
- Treasury (TR)
- Anlagenbuchhaltung (AA)
- Projektsystem (PS)
Personalwirtschaft
- Personalwirtschaft (HR): Beschaffung und Verwaltung von personellen
Ressourcen, z.B. Mitarbeiterstammdatenverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung,
Verwaltung von Arbeitszeiten, Karriereplanung, Reisekostenverwaltung
Anwendungsübergreifende Funktionen
- Branchenlösungen (IS)
- Workflow (WF)
2. Systemhandling
Am Ende dieses Kapitels sind Sie in der Lage, sich am SAP-System anzumelden und
abzumelden. Sie lernen den Aufbau der Fenster kennen, lernen Suchhilfen und
Hilfefunktionen zu bedienen und wissen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Navigation
innerhalb des SAP-Systems offenstehen.
2.1. Anmelden und Abmelden
Bevor Sie mit dem SAP-System arbeiten können,
müssen Sie es von Ihrer Betriebssystemebene aus
starten und sich dann anmelden. Wenn Sie Ihre
Anwendung bearbeitet haben, sollten Sie sich vom
System abmelden. Sie sollten Ihr Kennwort bei der
Erstanmeldung sowie später in regelmäßigen Abständen
ändern. Unabhängig von den zu bearbeitenden
Anwendungen im SAP-System müssen Sie das SAP-
System starten bzw. beenden.
2.1.1. Anmelden
Sie starten das SAP R/3-System durch Auswahl des
Anmeldesymbols auf Ihrem Arbeitsplatz und melden sich dann an.
2 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Wenn Sie sich zum ersten Mal am SAP-System anmelden, müssen Sie das vom
Systemverwalter genannte Kennwort durch Ihr persönliches Kennwort ersetzen. Aus
Sicherheitsgründen müssen Sie Ihr Kennwort eventuell regelmäßig ändern. Das System
fordert Sie dann rechtzeitig dazu auf.
2.1.2. Abmelden
Nachdem Sie Ihre Anwendungen bearbeitet haben, melden Sie sich vom System ab. Sie
können sich von jedem Bildschirmbild des SAP-Systems aus abmelden.
Sie haben folgende Möglichkeiten zur Abmeldung:
1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Abmelden.
2. Klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie nur einen
Modus geöffnet haben).
Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, daß ungesicherte Daten beim
Abmelden verloren gehen.
Wenn Sie sich nicht sicher
sind, ob Sie alle Ihre Daten
gesichert haben und sich
daher nicht abmelden
möchten, wählen Sie Nein.
Sie kehren zum zuletzt bearbeiteten Bild zurück.
Wenn Sie sicher sind, daß Sie alle Ihre Daten gesichert haben, wählen Sie Ja. Alle
Fenster des SAP-Systems werden geschlossen, und Sie haben sich erfolgreich vom
SAP-System abgemeldet.
2.2. Oberfläche
2.2.1. SAP-Hauptfenster
Das SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen Benutzer und SAP-System. Die folgende
Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines SAP-Fensters:
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 3

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)
2.2.2. Systemfunktionsleiste
Die Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig gebrauchte
Funktionen wie z.B. Sichern und Enter.
Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG)
Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden im folgenden erklärt:
Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung
Enter Durch Anklicken dieser Taste
bestätigen Sie die auf einem Bild
gemachten Eingaben. Sie können
die gleiche Funktion auch durch
Drücken der ENTER -Taste auf
Ihrer Tastatur ausführen. Sie
können mit dieser Funktion Ihre
Arbeit nicht sichern.
Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung
Befehlsfeld Feld zur Eingabe von Befehlen,
etwa Transaktionscodes,
Buchstaben für die Direktwahl
und andere Befehle.
4 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Sichern Durch Anklicken dieser Taste
sichern Sie Ihre Arbeit. Die
Sichern-Drucktaste führt die
gleiche Aktion aus wie die
Funktion Sichern im Menü
Bearbeiten.
Zurück Durch Anklicken dieser Taste
gehen Sie eine Stufe in der
Anwendungshierarchie zurück.
Falls Daten verloren gehen,
erscheint ein Dialogfenster, in
dem Sie Daten sichern können.
Beenden Durch Anklicken dieser Taste
beenden Sie die aktuelle
Anwendung, ohne Ihre Daten zu
sichern. Das System kehrt zur
vorigen Ebene oder zur SAP-
Ebene zurück.
Abbrechen Durch Anklicken dieser Taste
brechen Sie die aktuelle
Anwendung ab, ohne Ihre Daten
zu sichern. Die Abbrechen-
Drucktaste führt die gleiche
Aktion aus wie die Funktion
Abbrechen im Menü Bearbeiten.
Drucken Durch Anklicken dieser Taste
können Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild angezeigte Daten
ausdrucken.
Suchen Durch Anklicken dieser Taste
können Sie nach Daten suchen,
die Sie auf dem aktuellen
Bildschirmbild benötigen.
Weiter suchen Durch Anklicken dieser Taste
können Sie eine erweiterte Suche
nach Daten starten, die Sie auf
dem aktuellen Bildschirmbild
benötigen.
Element/Drucktaste Funktionsname Bedeutung
Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur ersten Seite einer
Information. Die Erste Seite-
Drucktaste führt die gleiche Aktion
aus wie die Tastenkombination
STRG + BILD .
Vorige Seite Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur vorigen Seite in
einer Information. Die Vorige
Seite-Drucktaste führt die gleiche
Aktion aus wie die Tastaturtaste
BILD .
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 5

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Tabelle 1: Symbole in der Systemfunktionsleiste
Nächste Seite Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur nächsten Seite in
einer Information. Die Nächste
Seite-Drucktaste führt die gleiche
Aktion aus wie die Tastaturtaste
BILD ↓.
Letzte Seite Durch Anklicken dieser Taste
blättern Sie zur letzen Seite in einer
Information. Die Letzte Seite-
Drucktaste führt die gleiche Aktion
aus wie die Tastenkombination
STRG + BILD ↓ .
Modus erzeugen Durch Anklicken dieser Taste
erzeugen Sie einen neuen SAP-
Modus. Die Modus erzeugen-
Drucktaste führt die gleiche Aktion
aus wie Funktion Erzeugen Modus
im Menü System.
Sapgui-Verknüpfung
erstellen
Durch Anklicken dieser Taste
können Sie eine Sapgui-
Verknüpfung zu einer SAP-Report,
einer SAP-Transaktion oder einer
SAP-Anwendung erstellen. Für
diese Funktion ist das 32-Bit-
Betriebssystem Windows
Voraussetzung.
F1-Hilfe Durch Anklicken dieser Taste
zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld
an, in dem Sie den Cursor
positioniert haben.
Layout-Menü Durch Anklicken dieser Taste
können Sie die Anzeigeoptionen
anpassen.
2.3. Navigation
Nachdem Sie sich am SAP-System angemeldet haben, wählen Sie die Anwendung aus,
mit der Sie arbeiten möchten. Sie können jederzeit zu einer anderen Anwendung als der
ausgewählten wechseln.
Im SAP-System gibt es zwei Möglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen:
1. Sie können eine Anwendung aus dem
Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access
auswählen. Über dieses Menü können Sie Ihre
Anwendung problemlos finden, ohne daß Sie
sich den Transaktionscode merken müssen.
2. Sie können einen Transaktionscode in das
Befehlsfeld eingeben. Mit Transaktionscodes kommen Sie direkt in eine
6 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Anwendung, ohne durch die verschiedenen Menüs der Systemhierarchie
navigieren zu müssen.
2.3.1. Transaktionscodes
Was sind Transaktionscodes ?
Für jede Anwendung im SAP-System gibt es einen Transaktionscode. Ein Code kann
aus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Beispiel: FB05 oder SUSR.
Transaktionscodes geben Sie im Befehlsfeld ein.
Anstatt eine Anwendung über das Arbeitsplatzmenü auszuwählen, können Sie durch
Eingabe eines Transaktionscodes in einem Schritt eine Anwendung aufrufen und die
entsprechende Funktion auslösen. Zwar müssen Sie sich bei dieser Form der Navigation
bestimmte Codes merken, aber Sie erreichen die angestrebte Funktion sehr viel
schneller.
Über die Eingabe eines Transaktionscodes gelangen Sie direkt zum Einstiegsbild einer
Anwendung ("Transaktion"). Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren
arbeiten und einen Debitorenstammsatz anlegen möchten, können Sie den
entsprechenden Menüeintrag auswählen oder aber im Befehlsfeld den entsprechenden
Transaktionscode eingeben, in diesem Fall FD01.
Mit Transaktionscodes können Sie aus Ihrem Arbeitsgebiet auch Anwendungen in
anderen Arbeitsgebieten aufrufen. Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen
Debitoren arbeiten, können Sie in das Arbeitsgebiet Finanzwesen Kreditoren wechseln
und dort eine Anwendung bearbeiten.
Voraussetzung: Sie kennen die für Sie wichtigen Transaktionscodes.
Transaktionscodes suchen
Um eine Anwendung über einen Transaktionscode aufrufen zu können, müssen Sie den
entsprechenden Transaktionscode kennen.
Um den Transaktionscode für eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie den
Cursor im Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auf die gewünschte Funktion (d.h. den
Menüeintrag). Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:
1. Wählen Sie Zusätze → Technische Detailinformation.
Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu dem
gewählten Menüeintrag sehen:
2. Alternativ können Sie Zusätze → Einstellungen → Technische Namen anzeigen
wählen. Das Menü wird geschlossen. Wenn Sie es erneut öffnen, werden alle
Menüeinträge des Arbeitsplatzmenüs (nicht nur der von Ihnen gewählte
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 7

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Menüeintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt:
Sie können die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf den
Menüeintrag doppelklicken oder Enter wählen. Ansonsten können Sie den ermittelten
Transaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems eingeben. Nach Eingabe eines
Transaktionscodes beendet das System Ihre aktuelle Anwendung und geht zum
Einstiegsbild der neuen Anwendung.
Transaktionscodes eingeben
1. Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld.
Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmäßig geschlossen. Um es
anzuzeigen, wählen Sie den Pfeil links neben dem Symbol für Sichern .
Das Befehlsfeld erscheint: .
Um es wieder auszublenden, wählen Sie den Pfeil rechts (außerhalb) neben dem
Feld.
Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, wählen Sie den
Abwärtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds.
2. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und den
entsprechenden Transaktionscode ein.
Um z.B. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, müssen Sie
folgendes eingeben: /nmb01.
3. Wählen Sie Enter.
Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuen
Anwendung.
Wenn Sie die Bearbeitung nicht beenden, vielmehr gleichzeitig noch in einer
anderen Anwendung Objekte bearbeiten möchten, können Sie einen neuen
Modus öffnen. Sie legen beispielsweise eine Bestellung an und möchten sich die
Währungstabelle ansehen. Sie können sich die Tabelle in einem anderen Modus
anzeigen lassen, ohne die Bearbeitung der Bestellung beenden zu müssen.
2.3.2. Paralleles Arbeiten mit mehreren Fenstern (Modi)
Wenn Sie im SAP-System an mehr als einer Anwendung arbeiten möchten, können Sie
weitere Fenster oder Modi öffnen. Damit ersparen Sie sich lästiges Hin- und
Herspringen zwischen den Bildern der entsprechenden Anwendungen.
Sie können bis zu sechs verschiedene Modi erzeugen und in jedem eine andere oder die
gleiche Anwendung bearbeiten. Sie können zwischen den geöffneten Modi hin und her
springen, und sie können einen Modus schließen, ohne sich vom System abmelden zu
müssen.
8 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Neuen Modus erzeugen
Sie können im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuen
Modus öffnen. Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren. Sie
können bis zu sechs Modi öffnen, die unabhängig voneinander arbeiten. Wenn Sie einen
Modus schließen, bleiben die anderen geöffneten Modi weiterhin einsatzbereit.
Mit jedem Modus, den Sie eröffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewältigen, d.h., es
kann länger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, daß die
Systemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechs
beschränkt.
Sie haben folgende Möglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Modus
zu erzeugen:
1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Erzeugen Modus.
2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste .
Das System öffnet ein zusätzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus ist
das oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange das
aktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen.
Jeder Modus verfügt über eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird.
Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen.
Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern (Quelle: SAP AG)
Modus und Anwendung gleichzeitig öffnen
Im SAP-System können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes einen neuen Modus
erzeugen und gleichzeitig eine Anwendung starten. Haben Sie auf diese Weise einen
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 9

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
neuen Modus erzeugt, zeigt das System direkt das Einstiegsbild der gleichzeitig
geöffneten Anwendung an. Dazu müssen Sie aber den Transaktionscode der
entsprechenden Anwendung kennen.
1. Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (Schrägstrich und den Buchstaben o)
und den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ein. Um beispielsweise
einen Modus und eine Anwendung mit dem Transaktionscode FD01
(Kundenstammsatz im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren anlegen) zu
erzeugen, geben Sie im Befehlsfeld /ofd01 ein.
2. Wählen Sie Enter.
Das System öffnet ein neues Fenster für den neuen Modus und zeigt das Einstiegsbild
der angewählten Anwendung an.
Modi wechseln
Sie können von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderen
Modus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldet
sind, können Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dort
jederzeit wieder aufnehmen.
Klicken Sie eine beliebige Stelle des Fensters an, in dem sich der gewünschte Modus
befindet (oder wählen Sie die vorgesehene Tastenkombination).
Das gewählte Fenster wird das aktive Fenster, d.h. es überlagert alle anderen Fenster auf
Ihrem Bildschirm.
Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, können Sie die aktuell nicht benutzten Modi
minimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi später wieder
benutzen möchten, können Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in der
Statusleiste wieder zum aktiven Modus machen.
Wenn Sie nicht benötigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblich
verringert.
Modus schließen
Wenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modus
beenden. Jeder geöffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflußt damit die
Antwortzeiten des SAP-Systems. Bevor Sie einen Modus schließen, sichern Sie alle
Daten, die Sie behalten möchten. Wenn Sie den Modus schließen, fordert Sie das
System NICHT auf, Ihre Daten zu sichern.
Haben Sie nur einen Modus geöffnet und schließen ihn, melden Sie sich damit vom
System ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, Ihre
Daten zu sichern. Sie haben folgende Möglichkeiten:
1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Löschen Modus.
2. Klicken Sie das Symbol oben rechts in der Titelleiste des aktiven Modus an.
Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurück.
2.4. Hilfefunktionen
Die Hilfe-Funktion stellt Informationen zu den Anwendungskomponenten des SAP-
Systems bereit und erläutert und deren Verwendung.
Das Menü Hilfe enthält folgende Einträge:
Menüeintrag Bedeutung
Hilfe zur Anwendung Ausführliche, kontextsensitive Hilfe bei der Arbeit mit SAP-
10 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Komponenten
SAP-Bibliothek Die Online-Bibliothek mit der gesamten SAP-
Dokumentation
Glossar Definitionen zu SAP-Begriffen
Release-Infos Informationen zu Neuerungen und Veränderungen in den
verschiedenen Release-Ständen des SAP-Systems
SAPNet Verbindung zur SAP-Internetseite zur Kommunikation mit
Kunden und Partnern
Einstellungen...
Hilfe zu Feldern und
Festwerten (F1)
Hilfe zu
Eingabewerten (F4)
Tabelle 2: Hilfemenü (© SAP AG)
Dialogfenster, in dem Sie festlegen, wie die Feldhilfe angezeigt
werden soll
2.4.1. Hilfe zur Anwendung
Kontextsensitive Hilfe, die Sie von jeder SAP-Komponente aus aufrufen können.
Sie benutzen die Hilfe zur Anwendung, um umfassende, über die Feldhilfe
hinausgehende Informationen zu erhalten. Die Hilfe zur Anwendung können Sie direkt
aus einer SAP-Komponente heraus aufrufen. Sie gelangen dann direkt auf die für Ihren
Bereich relevante Hilfe. Die Feldhilfe erklärt, wie Sie ein bestimmtes Feld auf einem
SAP-Bild ausfüllen müssen. Die Hilfe zur Anwendung enthält Anleitungen oder
Informationen, die Sie zur Durchführung einer Anwendung benötigen.
2.4.2. SAP-Bibliothek
Die SAP-Bibliothek enthält umfangreiche Online-Dokumentation zu allen SAP-
Komponenten im HTML-Format.
Nachdem Sie die SAP-Bibliothek aufgerufen und eine Anwendungskomponente
ausgewählt haben, sehen Sie auf der linken Seite des Bildschirms eine Baumstruktur.
Diese Baumstruktur entspricht einem Inhaltsverzeichnis für die Bibliothek. Das
Inhaltsverzeichnis spiegelt die Struktur der Komponentenhierarchie wider.
2.4.3. Glossar
Verzeichnis mit Erklärungen zu SAP-spezifischen und allgemeinen
betriebswirtschaftlichen Begriffen.
Wenn Sie auf einen Ihnen unbekannten Begriff im SAP-System treffen und nur eine
kurze Definition dazu benötigen, können Sie im Glossar suchen. Für ausführlichere
Erklärungen und vertiefende Informationen greifen Sie auf die SAP-Bibliothek zurück.
2.4.4. Hilfe zu Systemmeldungen
Das SAP-System zeigt in der Statusleiste Warn- und Fehlermeldungen an. Bei diesen
Systemmeldungen handelt es sich um einzeilige Hinweise. In vielen Fällen können Sie
jedoch über die Feldhilfe (F1) zusätzliche Informationen zu einer Meldung erhalten.
1. Klicken Sie in der Statusleiste die Meldung an.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 11

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
2. Alternativ stellen Sie den Cursor auf die Meldung und klicken auf oder
drücken F1).
Das System zeigt Hilfe zur Meldung an. Zu manchen Systemmeldungen gibt es keine
zusätzlichen Informationen.
2.4.5. Hilfe zu Feldern
1. Stellen Sie den Cursor auf das Feld, zu dem Sie Hilfe anzeigen möchten.
2. Klicken Sie auf die Drucktaste oder drücken Sie F1 .
Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit Hilfeinformationen zum ausgewählten Feld.
Optisch hervorgehobene Begriffe im Hilfetext verweisen auf Definitionen im Online-
Glossar oder auf sonstige Informationen zu dem jeweiligen Begriff. Um diese
Informationen anzuzeigen, klicken Sie den gewünschten Begriff an.
Zusätzlich zur Feldhilfe können Sie anwendungsspezifische und technische
Informationen abrufen.
2.4.6. Hilfe zu Eingabewerten
Zu vielen Feldern im SAP-System können Sie sich eine Liste der möglichen
Eingabewerte anzeigen lassen. Aus der angezeigten Liste können Sie den gewünschten
Wert auswählen und in das Eingabefeld übertragen. Diese Möglichkeit der Wertehilfe
wird jedoch nicht bei allen Feldern unterstützt. Ob die Hilfe verfügbar ist, sehen Sie erst
dann, wenn Sie den Cursor auf das Eingabefeld stellen. Wenn Wertehilfe unterstützt
wird, erscheint dann rechts neben dem Feld die Wertehilfe-Drucktaste.
Liste der möglichen Eingabewerte anzeigen:
1. Stellen Sie den Cursor auf das gewünschte Feld.
Die Wertehilfe-Drucktaste erscheint rechts neben dem Feld.
Falls die Wertehilfe-Drucktaste nicht erscheint, wird diese Art der Hilfe für
dieses Feld nicht unterstützt.
2. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Sie sehen eine Liste der möglichen
Eingabewerte.
3. Stellen Sie den Zeiger auf den gewünschten Wert und wählen Sie ihn mit
Doppelklick aus. Das System fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.
Eingeschränkte Liste mit möglichen Eingabewerten anzeigen:
Die Liste der möglichen Feldwerte kann recht lang sein. Sie können die Zahl der
Feldwerte vor dem Anklicken der Wertehilfe-Drucktaste einschränken, indem Sie nur
das erste Zeichen des Wertes und das Platzhalterzeichen (*) für die generische Suche
eingeben. Wenn Sie z.B. k* in ein Feld eingeben, erscheinen in der Liste nur die Werte,
die mit k beginnen.
1. Stellen Sie den Cursor auf ein Feld, das mögliche Eingabewerte unterstützt.
Sobald Sie den Cursor auf ein Feld mit einer Liste möglicher Eingabewerte
stellen, erscheint rechts vom Feld die Wertehilfe-Drucktaste.
2. Geben Sie das erste Zeichen oder mehrere Zeichen eines Wertes gefolgt vom
Platzhalterzeichen * (Stern) ein.
12 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
3. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Das System zeigt die Trefferliste mit
den möglichen Eingabewerten an.
4. Wählen Sie den gewünschten Eingabewert durch Doppelklick aus. Das System
fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 13

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Materialwirtschaft
3. Organisationseinheiten im MM
Mit Hilfe der von R/3 zur Verfügung gestellten Organisationsstrukturen können real
existierende Unternehmen ungeachtet ihres oft komplexen Aufbaus im SAP-System
abgebildet werden. In diesem Kapitel lernen Sie, welche Organisationseinheiten es in
der Materialwirtschaft gibt und wie diese zusammenhängen. Sie werden in der Lage
sein, den Aufbau eines beliebigen Unternehmens in "R/3-Sprache" zu übersetzen.
3.1. Organisationseinheiten
Flexible Organisationseinheiten im SAP-System bieten die Möglichkeit, auch komplexe
Unternehmensstrukturen abzubilden. Eine Vielzahl von Organisationseinheiten dient
dazu, den rechtlichen und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens aus
unterschiedlichen Sichtweisen darzustellen. So sind innerhalb der Materialwirtschaft
andere Organisationseinheiten von Bedeutung als z.B. im Vertrieb oder in der
Buchhaltung. Durch die Verknüpfung der Organisationseinheiten untereinander werden
die verschiedenen Unternehmensbereiche zusammengeführt und der Aufbau des
Gesamtunternehmens im SAP-System dargestellt. Es ergibt sich eine Integration der
gesamten Unternehmensstruktur.
Abbildung 5: Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft (Quelle: SAP AG)
3.1.1. Mandant
Übergeordnetes Element aller Organisationseinheiten ist der Mandant. Er entspricht z.B.
einem Konzern mit mehreren Tochterfirmen. Innerhalb eines Mandanten wird auf die
gleiche Datenbasis zugegriffen, z.B. wird auf der Ebene des Mandanten die
Lieferantenadresse geführt.
3.1.2. Buchungskreis
Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlich
selbstständigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung.
14 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
3.1.3. Werk
Ein Werk ist eine Produktionsstätte oder auch einfach die Zusammenfassung räumlich
nahe zusammenliegender Orte mit Materialbestand, den sogannten Lagerorten. Das
Werk bildet eine disponierende und bestandsführende Einheit und ist zentrales
Organisationselement der Materialwirtschaft.
3.1.4. Einkaufsorganisation
Die Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Materialien oder
Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine
Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach
außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Das System kann flexibel
eingestellt werden. Beispielsweise für zentralen Einkauf, d.h., eine Einkaufsorganisation
ist für die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzerns
verantwortlich. Oder für dezentralen Einkauf, d.h., unterschiedliche
Einkaufsorganisationen sind für bestimmte Buchungskreise und Werke zuständig.
Mit Hilfe von Referenzen zwischen Einkaufsorganisationen sind auch Mischformen
möglich, die erlauben, daß eine Einkaufsorganisation auf die vorteilhafteren
Konditionen einer Referenz-Einkaufsorganisation zugreifen kann.
3.1.5. Einkäufergruppe
Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operati-ven
Tätigkeiten zuständig sind. Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrere
Einkaufsorganisationen zuständig sein.
Welche Vorteile ergeben sich durch die SAP-Organisationsstrukturen?
• Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen mit flexiblen Organisationseinheiten.
• Darstellung des Unternehmensaufbaus aus unterschiedlichen Sichtweisen.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 15

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
3.2. Organisation des Lagers
Die folgende Abbildung zeigt eine Unternehmensstruktur mit Lagerorten,
Lagernummern und Lagertypen:
Abbildung 6: Lagerorganisation (Quelle: SAP AG)
Sicht der
“normalen”
Logistik
Sicht des
Warehouse-
Managements
3.2.1. Lagerort
Der Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von
Materialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht. Alle Daten, die sich auf einen
bestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sich
hauptsächlich auf Lagerortbestände. Der Lagerort wird als räumlicher Lagerbereich
verstanden.
3.2.2. Lagernummer
Alphanumerischer Schlüssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das aus
unterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht.
Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummer
beziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehören u.a. Daten zu
Palettierung, Einlagerung und Auslagerung.
3.2.3. Lagertyp
Physische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lagernummer) im
Lagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerplätzen.
Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien.
Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werden
können, sind:
• Wareneingangszone
• Wareneingangszone
• Kommissionierbereich
• Hochregallager
16 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypen
beziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehören z.B. Festlagerplätze
sowie maximale und minimale Lagerplatzmengen.
Lagernummer und Lagertyp sind nur relevant, wenn Ihr Unternehmen das
Lagerverwaltungssystem nutzt.
Einem Werk können mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kann
jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.
Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehören, können unter ein- und derselben
Lagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein
Lagerort zugeordnet sein.
Zu einer Lagernummer können mehrere physische Lager gehören. Diese sind im
Lagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrere
Lagerplätze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das System
ansprechen kann.
Ein Werk kann Lagerorte enthalten, die nicht mit dem Lagerverwaltungssystem
verwaltet werden
3.3. Organisation des Einkaufs
3.3.1. Zentraler/dezentraler Einkauf
Sie können Ihren Einkauf
• als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten
• als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von
denen jede für ein unterschiedliches Werk zuständig ist.
Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System
abbilden können:
Abbildung 7: Organisation des Einkaufs im Unternehmen (Quelle: SAP AG)
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 17

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
3.3.2. Referenzeinkaufsorganisation
Je nach Einstellung Ihres Systems können zentraler und dezentraler Einkauf getrennt
nebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen
nutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der
Referenzeinkaufsorganisation (Einkaufsorganisation, auf deren Konditionen oder
Kontrakte solche Einkaufsorganisationen zugreifen dürfen, die mit ihr verbunden sind)
abgebildet werden.
Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet
sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings können Ihr ein, kein oder
mehrere Werke zugeordnet werden.
Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation:
• Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt
aushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen können. Die
•
Einkaufsorganisationen, die für die Beschaffung in den einzelnen Werken
verantwortlich sind, können Materialien über diesen sog. Zentralkontrakt
abrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen.
Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) können auch einzelne
Firmen, die zu einem Konzern gehören, aber jeweils mit unabhängigen SAP-
Systemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog.
‘Verteilte Kontrakte’.
Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisation den
Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten für Lieferantenstammsätze und
Einkaufsinfosätze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werden müssen.
Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, können
diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu müssen.
4. Einkaufsprozess
Nach diesem Kapitel kennen Sie den typischen Ablauf eines externen Beschaffungsvorgangs,
von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zur
Bezahlung, und dessen Abbildung im R/3 innerhalb der verschiedenen Module und
Komponenten.
4.1. Typischer Ablauf eines Einkaufsprozesses
Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller
Aktivitäten.
Im einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen:
1. Bedarfsermittlung
Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im
Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind,
kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die
nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Möglichkeit,
Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System
automatisch erzeugen zu lassen.
18 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
2. Ermittlung der Bezugsquelle
Die Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicher
Bezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder
bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann
über SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewünschte Lieferanten übermittelt
werden können.
3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich
Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß Sie
Angebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werden
automatisch verschickt.
4. Bestellabwicklung
Das Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung
und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung von
Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbst
erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferpläne
und Kontrakte werden ebenfalls unterstützt.
5. Bestellüberwachung
Das System prüft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt
dann in den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Es
liefert Ihnen den aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote
und Bestellungen.
6. Wareneingang und Bestandsführung
Versand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indem
sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen Überund
Unterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und
Unterlieferungen zu begrenzen.
7. Rechnungsprüfung
Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf
Bestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengenund
Preisabweichungen hingewiesen.
4.2. Am Einkaufsprozess beteiligte R/3-Komponenten
Die Funktionen für die Bedarfsermittlung, die Ermittlung der Bezugsquelle für das
Material, die Lieferantenauswahl, die Bestellung und deren Überwachung werden in der
Komponente "Einkauf" der Materialwirtschaft abgebildet (s.a. Kap. 5 - Einkauf). Die im
Beschaffungszyklus darauffolgenden Funktionen "Wareneingang" und
"Bestandsführung" werden in der Komponente "Bestandsführung" der
Materialwirtschaft vorgenommen (s.a. Kap. 6 - Bestandsführung). Die den
Geschäftsprozess abschließende Rechnungsprüfung und Bezahlung der Lieferung wird
teils in der Materialwirtschafts-Komponente "Rechnungsprüfung" (Logistik-
Rechnungsprüfung und Erzeugen eines offenen Postens), teils in der Rechnungswesen-
Komponente "Kreditorenbuchhaltung" (Ausgleich des offenen Postens) vorgenommen
(s.a. Kap. 7 - Rechnungsprüfung und Kap. 8 - Kreditorenbuchhaltung).
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 19

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Endgültige
Bezahlung
erfolgt in der
FI-Komponente
“Kreditorenbuchhaltung”
MM-Komponente
“Bestandsführung”
MM-Komponente
“Rechnungsprüfung”
Abbildung 8: Beschaffungszyklus (Quelle: SAP AG)
MM-Komponente
“Einkauf”
5. Einkauf
In diesem Kapitel verschaffen Sie sich einen Überblick über den Einkauf im R/3-System.
Sie lernen Einkaufsbelege kennen und wissen, welche Arten es davon gibt und wie diese
strukturiert sind. Als Beispiele für Einkaufsbelege betrachten Sie Anfragen, Angebote,
Angebotsvergleiche und Bestellungen genauer.
5.1. Überblick über den Einkauf
Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit
der Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des
SAP-Systems. Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf,
Wareneingang, Bestandsführung und Rechnungsprüfung.
Die Komponente Einkauf hat folgende Aufgaben:
• externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen
• Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmen
der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist
• Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung
Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allen
Beteiligten stattfindet.
Dieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf in
das Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module
aufweist, z.B. zum:
20 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Controlling
(CO)
Finanzwesen
(FI)
Vertrieb
(SD)
Tabelle 3: Schnittstellen des Einkaufs
Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor
allem bei Bestellungen für Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungen
ersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftrag
zugeordnet werden können.
Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im
System definierten Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein
sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterische
Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthält. Der
Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des
Kreditors dar. Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkauf
auch festlegen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet
werden sollen.
Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb
entstanden ist, an den Einkauf übergeben werden. Darüber hinaus kann
der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderung dem
Kundenauftrag direkt zugeordnet werden.
5.2. Einkaufsbelege
Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien
oder Dienstleistungen zu beschaffen.
5.2.1. Arten
Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie
bestimmt z.B., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zur
Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines
Einkaufsbelegs vorgeschlagen.
Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte
Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre
eigenen Belegarten definieren.
Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen
Einkaufsbelege:
Anfrage übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle
Lieferanten.
Angebot enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl
von Lieferanten.
Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem
Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung.
Kontrakt eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche
Willenserklärung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung
innerhalb eines vereinbarten Zeitraums.
Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte
Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.
BANF Mittels Bestellanforderungen können dem Einkauf Material- oder
Dienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Bestellanforderungen sind rein
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 21

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Tabelle 4: Einkaufsbelegarten
intern verwendete Belege.
5.2.2. Struktur
Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich
der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.
Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die
Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer
Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des
Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge
angeben.
Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in
keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten
sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die
Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und
Rechnungseingänge zu der Position enthält.
Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt,
Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht.
Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)
5.2.3. Nummerierung
Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern
vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne
Nummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen
wird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt.
Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.
22 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
5.2.4. Beispiele von Einkaufsbelegen
Anfrage
Definition
Eine Anfrage ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, ein
Angebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen
abzugeben.
Struktur einer Anfrage
Eine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen.
• Anfragekopf
Er enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferantenadresse
• Positionen
Sie enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialien
bzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere
Teilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Position
der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen
legen die angefragte Menge fest.
Angebot
Definition
Ein Angebot ist die Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zur
Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten
Konditionen.
Struktur eines Angebots
Die Offerte ist für einen bestimmten Zeitraum für den Lieferanten rechtlich bindend.
Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einer
Einkaufsorganisation.
Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermin
eines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist.
In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit den
zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.
Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die
angebotene Menge fest.
Wenn Leistungen nicht genau definiert werden können, dann werden Wertlimits
anstelle von Leistungszeilen angegeben. Wertlimits können für bestimmte Kontrakte
festgelegt werden.
Konditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten:
• für das gesamte Angebot
• auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhaben
für Dienstleistungen
• auf Ebene der Leistungszeile für die einzelne Leistung
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 23

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Angebotsvergleiche
Definition
Sie können die Preise sämtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung (Anfragen)
bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegel
sind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der günstigsten Preisangebote
aufgelistet.
Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, berücksichtigen Sie folgendes:
• Die Angebotsdaten sollten möglichst für alle Positionen innerhalb der zu
vergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation der
Mittel- und Gesamtwerte möglich. Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zu
Position 1, Angebot 3 jedoch nur zu Position 2, dann fehlen dem System
Informationen, um einen korrekten Preisvergleich für alle drei Angebote
durchzuführen.
• Bei Angeboten in Fremdwährung wird der Angebotspreis automatisch in die
Währung des Buchungskreises umgerechnet; diese wird durch Ihre
Einkaufsorganisation festgelegt. Sie sollten daher sicherstellen, daß die aktuellen
Wechselkurse in Ihrem System hinterlegt sind.
Bestellung
Definition
Eine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten,
oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an
Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.
Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie
können Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager und Dienstleistungen
beschaffen. Weiter sind die besonderen Beschaffungsarten Lohnbearbeitung, Strecke
und Konsignation vorgesehen.
Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B.
eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso können Sie mit einer Bestellung dafür
sorgen, daß ein Material, das in einem Ihrer Werke benötigt wird, von einem anderen
Werk Ihrer Firma intern beschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitäten zu
Bestellungen - wie Waren- und Rechnungseingänge - werden protokolliert, so daß Sie
den Beschaffungsvorgang überwachen können.
Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.B.
bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine
Bestellung an - wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige
Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge,
da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können.
Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestellbearbeitung
gerundet werden, um ausgehandelte Konditionen auszuschöpfen oder um vorhandene
Transportkapazitäten optimal zu nutzen.
Struktur einer Bestellung
Eine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen:
Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. Die
Zahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs.
Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgende
Beschaffungsarten:
24 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
• Normal
• Lohnbearbeitung
• Konsignation
• Umlagerung
• Dienstleistung
Die in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zu
erbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit
dazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.
Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden
Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.
Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen die
bestellte Menge fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können,
werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.
Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition ein
Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.
6. Bestandsführung
Nach diesem Kapitel können Sie die Komponente "Bestandsführung" kurz beschreiben
und in den Gesamtzusammenhang des R/3-Systems einordnen. Sie erfahren einiges über
den Wareneingang, der im Einkaufsprozess den nächsten Schritt nach der Bestellung
von Materialien darstellt. Sie werden in der Lage sein, einen Wareneingang eines
bestellten Materials zu buchen und wissen, welche Auswirkungen dies auf andere
Bereiche hat.
6.1. Überblick über die Bestandsführung
Diese Komponente befaßt sich mit folgenden Aufgaben:
• mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände
• Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen
• Durchführung der Inventur
Die Bestandsführung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in die
gesamte Logistik eingebettet:
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 25

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 10: Einbettung der Bestandsführung in die Logistik (Quelle: SAP AG)
Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder intern
beschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsführung als Wareneingang erfaßt. Das
Material wird solange gelagert (und im Bestand geführt), bis es an Kunden (Vertrieb)
geliefert oder für interne Zwecke (z.B. Fertigung) verwendet wird.
Bei allen Vorgängen greift die Bestandsführung auf Stammdaten (z.B.
Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege) zu, die
gemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden.
6.2. Wareneingang
6.2.1. Überblick über den Wareneingang
Mit der Komponente "Wareneingang" können Sie den Erhalt von Waren von einem
externen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang führt zu einer
Erhöhung des Lagerbestands.
26 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Es werden folgende Wareneingänge unterschieden:
• Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung (i.d.R. im Einkauf generiert)
• Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag (i.d.R. in intern in der Produktion
generiert)
• sonstiger Wareneingang (z.B. kostenlose Lieferung)
Wir betrachten im folgenden nur den Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung.
6.2.2. Wareneingang mit Bezug auf Bestellungen
Die Bestellung ist nicht nur der Beleg, mit dem der Einkauf Waren beim Lieferanten
bestellt, sondern auch ein wichtiges Planungs- und Überwachungsinstrument für die
Einkaufsabteilung, die Disposition, die Bestandsführung und die Rechnungsprüfung.
Bezug zur Bestellung: Wenn eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist es
für alle betroffenen Abteilungen wichtig, daß der Wareneingang sich auf diese
Bestellung bezieht, denn:
• Die Wareneingangsstelle kann überprüfen, ob tatsächlich geliefert wird, was
bestellt wurde.
• Das System kann beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung
(z.B. bestelltes Material, Menge) vorschlagen, was sowohl die Erfassung als
auch die Kontrolle (Über- und Unterlieferungen) beim Wareneingang erleichtert.
• Die Lieferung wird in der Bestellentwicklung vermerkt. Somit kann die
Einkaufsabteilung die Bestellentwicklung verfolgen und bei verspäteter
Lieferung Mahnverfahren veranlassen.
• Die Lieferantenrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelieferten Menge
geprüft.
• Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw.
Rechnungspreises.
Wie findet man die Bestellung ? In der Regel ist die Bestellnummer auf dem
Lieferschein aufgeführt, der der bestellten Ware beigefügt ist und vom Lieferanten an
die Wareneingangsstelle übergeben wird. Wenn die Bestellnummer nicht auf dem
Lieferschein steht, können Sie über die Material- oder die Lieferantennummer im
System die Bestellung wiederfinden, die die Lieferung veranlasst hat.
Bestimmungsort der Ware: Eingehende Ware kann entweder für das Lager, den
sofortigen Verbrauch oder für den Wareneingangssperrbestand (Warenannahme unter
Vorbehalt) bestimmt sein. Wenn das Material für das Lager bestimmt ist, kann der
Besteller einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei der
Wareneingangserfassung vom System vorgeschlagen und kann von Ihnen angenommen
oder geändert werden. Wenn in der Bestellung kein Lagerort eingegeben wurde, müssen
Sie beim Wareneingang einen Lagerort angeben.
Ein Wareneingang für das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:
• in den frei verwendbaren Bestand
• in den Qualitätsprüfbestand
• in den gesperrten Bestand
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 27

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
In der Bestellung kann vorgeplant werden, ob das Material in den Qualitätsprüfbestand
zu buchen ist. Sie entscheiden zum Zeitpunkt des Wareneingangs, in welche
Bestandsart das Material gebucht wird.
6.2.3. Auswirkungen einer Wareneingangsbuchung
Ein Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System:
Erzeugen eines Materialbelegs
Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erstellen Sie einen Materialbeleg, der Nachweis
für die Bewegung ist.
Abbildung 11: Erzeugung eines Materialbelegs (Quelle: SAP AG)
Erzeugen eines Buchhaltungsbelegs
Parallel zum Materialbeleg wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, der die für die
Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthält.
Erzeugen eines Warenbegleitscheins
Wenn Sie den Wareneingang erfassen, können Sie gleichzeitig den Warenbegleitschein
(Wareneingangsschein, Palettenschein) drucken (siehe Druckfunktionen).
Senden einer Nachricht an den Einkauf
Wenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhält der
Einkäufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist.
Fortschreibung des Bestands
Die Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hängt vom Bestimmungsort der
Ware ab:
• Wareneingang ins Lager: Wenn die Ware für das Lager angeliefert wird, erhöht
das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.B. frei
verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wird
gleichzeitig fortgeschrieben.
• Wareneingang in den Verbrauch: Wurde die Ware für den Verbrauch
angeliefert, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstammsatz
fortgeschrieben.
28 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
• Wareneingang in den WE-Sperrbestand: Wird der Wareneingang in den WE-
Sperrbestand gebucht (siehe Abschnitt Wareneingang über den WE-
Sperrbestand), bleibt der Bestand unverändert. Die Ware wird nur in dem WE-
Sperrbestand der Bestellentwicklung geführt.
• Wareneingang in einen neuen Lagerort: Haben Sie die Ware in einen Lagerort
gebucht, den es für dieses Material noch nicht gab, haben Sie mit der WE-
Buchung automatisch die Lagerungsdaten im Materialstammsatz angelegt. Als
Voraussetzung dafür muß im Customizing das automatische Anlegen von
Lagerungsdaten sowohl für das Werk als auch für die Bewegungsart erlaubt
sein. Andernfalls müssen Sie den Materialstammsatz um diesen neuen Lagerort
erweitern, bevor Sie den Wareneingang buchen.
Fortschreibung der Sachkonten
Mit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungszeilen auf
den Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen können auch in den
nachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.B. bei einem Wareneingang in den
Verbrauch das Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet.
Fortschreibungen in der Bestellung
Folgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben:
• Bestellentwicklung: Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch ein
Bestellentwicklungssatz angelegt, der die für den Einkauf wesentlichen Daten
enthält, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und -position,
die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs.
• Bestellposition: Ist das Endlieferungskennzeichen gesetzt, gilt die Bestellposition
als erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 29

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Andere Fortschreibungen
Abhängig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetzten
SAP-Modulen finden auch Fortschreibungen in anderen SAP-Anwendungen statt, z.B.:
• Dispositionsvormerkung oder Primärbedarfsabbau in der Disposition
• Statistikdaten im Bestandscontrolling
• Daten für die Lieferantenbeurteilung im Einkauf
• Transportbedarf und Quant in der Lagerverwaltung
• Prüflos im Qualitätsmanagement
7. Rechnungsprüfung
Am Ende dieses Kapitels kennen Sie die Grundlagen der Logistik-Rechnungsprüfung,
die in der Materialwirtschaft den Einkaufsprozess abschließt und das Bindeglied zum
Finanzwesen darstellt.
Die Logistik-Rechnungsprüfung ist ein Teil der Materialwirtschaft (MM). Am Ende der
logistischen Kette aus Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung prüft sie
Rechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Mit dem Buchen der
Rechnung werden die Daten der Rechnung im System gesichert. Das System
aktualisiert die gesicherten Daten der Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft und im
Rechnungswesen. Außerdem wird auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten ein offener
Posten in Höhe der Rechnung erzeugt, der später ausgeglichen wird (s.a. Kap. 8.2 -
Ausgleich offener Posten).
Die Logistik-Rechnungsprüfung hat folgende Aufgaben:
• den Vorgang der Materialbeschaffung - von Bestellanforderung über Einkauf
zum Wareneingang - abzuschließen
• Rechnungen, die nicht im Bereich der Materialbeschaffung entstehen (z.B.
Dienstleistungen, Spesenabrechnungen, Seminarkosten etc.), zu bearbeiten
• Gutschriften, z.B. als Rechnungsstornierung oder als Rücklieferung, zu
bearbeiten
30 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
In der Logistik-Rechnungsprüfung stehen verschiedene Prozesse zum Verarbeiten einer
Rechnung zur Verfügung:
Rechnungsprüfung im
Dialog
Rechnungsprüfung im
Hintergrund
EDI-Eingang einer
Rechnung
Automatische
Wareneingangsabrechnung
(ERS)
Tabelle 5: Bearbeitungsmöglichkeiten bei der Logistik-Rechnungsprüfung
Sie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten im
System, vergleichen und korrigieren die vom System
vorgeschlagenen Daten (z.B. Menge und Wert) mit den
Angaben auf der Rechnung und buchen diese Rechnung.
Sie erhalten eine Rechnung, erfassen nur den
Gesamtbetrag und die Zuordnung der Rechnung. Das
System prüft die Rechnung dann im Hintergrund. Wenn
keine Fehler auftreten, wird die Rechnung im
Hintergrund gebucht. Wenn Fehler auftreten, wird die
Rechnung gespeichert und muß in einem gesonderten
Arbeitsschritt nachbearbeitet werden.
Die Rechnungsinformationen werden per Datenfernübertragung
in das R/3-System gebracht; das System
versucht diese Rechnung zu buchen. Wenn dabei Fehler
auftreten, müssen die Rechnungen manuell bearbeitet
werden.
Sie erhalten keine Lieferantenrechnung, sondern buchen
die Rechnung selber auf Basis der Bestell- und
Wareneingangsinformationen.
8. Kreditorenbuchhaltung
Dieses Kapitel vermittelt Ihnen das notwendige Wissen über die Kreditorenbuchhaltung,
um den Einkaufsprozess abzuschließen. Die Kreditorenbuchhaltung ist
Teil des Finanzwesens und stellt u.a. die Verbindung zur Materialwirtschaft her. Sie
erfahren, wie die bei Buchung der Rechnung entstandenen offenen Posten ausgeglichen
werden können.
8.1. Überblick
Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller
Kreditoren. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufssystems:
Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativen
Vorgängen werden die Buchungen automatisch angestoßen. Das Cash Management
wird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquiditätsplanung zu
optimieren.
Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden alle
gängigen Zahlwege (Schecks, Überweisungen etc.) in Formularform ebenso unterstützt
wie der elektronische Weg (Datenträgeraustausch mittels Diskette und Vorbereitung der
Datenfernübertragung). Die jeweiligen länderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfalls
Bestandteil des Programms.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 31

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Bestehende Forderungen (z.B. Rückzahlung einer Gutschrift) können ggf. angemahnt
werden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm unterstützt.
Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuch
geführt, wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedliche
Sachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehen
Ihnen Fälligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung.
Im Schriftverkehr können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Mitteilungen
individuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgänge in der
Kreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung und
andere Auswertungen zur Verfügung.
8.2. Ausgleich offener Posten
Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte
Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt
wird.
Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich
hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander
zugeordneten Posten muß also Null ergeben.
Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)
Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem
Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem
Debitorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärt
gekennzeichnet.
Voraussetzung ist, daß das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit Offene-
Posten-Verwaltung geführt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unterliegen
automatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber,
welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch bestehen. Für Sachkonten müssen Sie
diese Option im Stammsatz festlegen. Beispielsweise sollten Bankunterkonten und
Verrechnungskonten mit Offene-Posten-Verwaltung versehen werden, da Sie über diese
Konten nachvollziehen wollen, ob Geschäftsvorgänge bereits abgeschlossen sind.
Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, daß alle Posten, die noch nicht
ausgeglichen wurden, im System verfügbar sind. Erst nachdem alle offenen Posten
eines Belegs ausgeglichen sind, kann ein Beleg archiviert werden.
32 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Ob ein Posten ausgeglichen ist, können Sie durch die Einzelpostenanzeige oder über die
Beleganzeige feststellen. Bei der Einzelpostenanzeige werden in der Standardvariante
für den Zeilenaufbau die letzten drei Stellen der Ausgleichsbelegnummer angezeigt. Die
Ausgleichsbelege werden Sie sich ansehen, wenn Sie feststellen wollen, wodurch
Posten ausgeglichen wurden.
9. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess
Dieses zentrale Kapitel zeigt auf, wie unterschiedlich in der Praxis der externe
Beschaffungsvorgang ablaufen kann. Es werden drei typische Abläufe vorgestellt und
deren Einzelschritte beschrieben. Sie erfahren, welche Aktivitäten durchzuführen sind,
abhängig davon, ob das zu beschaffende Material schon bekannt ist und ob der
Lieferant ein neuer oder ein altbekannter Geschäftspartner ist.
In der unternehmerischen Praxis wird das Vorgehen bei der externen Beschaffung von
Materialien in den seltensten Fällen immer so idealtypisch ablaufen, wie es in Kap. 4.1
beschrieben wurde.
Vielmehr werden sich die möglichen Einkaufsszenarien je nach der Situation, in der
sich der zuständige Einkäufer gerade befindet, möglicherweise stark voneinander
unterscheiden.
Einflussfaktoren auf die Art des Einkaufsprozesses können z.B. sein:
• ist das zu beschaffende Material früher schon einmal beschafft worden, d.h. ist
es bekannt ?
• wird bei einem Lieferanten eingekauft, mit dem wir schon langwährende
Geschäftsbeziehungen pflegen, oder müssen wir uns nach einer neuen
Bezugsquelle umsehen ?
• liegen innerbetriebliche Richtlinien vor, nach denen der Einkaufsprozess
abzulaufen hat, z.B. Qualitätsmanagement-Richtlinien ?
Daher betrachten wir nun einige denkbare Konstellationen.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 33

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
9.1. Material und Lieferant bekannt
Wenn wir ein Material, das wir schon einmal beschafft haben und das daher auch in
unserem Materialstamm verzeichnet ist, bei einem Lieferanten bestellen, mit dem wir
schon länger Geschäftsbeziehungen unterhalten, könnte der daraus resultierende
Einkaufsprozess folgendermaßen aussehen:
1. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.
2. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.
3. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.
4. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.
9.2. Material unbekannt, Lieferant bekannt
Wollen wir jedoch bei unserem Lieferanten ein neues, bisher noch nicht verwendetes
und daher auch noch nicht im Materialstamm angelegtes Material beziehen, müssen wir
den einen zusätzlichen Schritt ausführen:
1. Wir bringen wichtige Eigenschaften des neuen Materials X in Erfahrung und
legen mit diesem Wissen das Material in unserem Materialstamm an (s.a. Kap.
10 - Materialstamm).
2. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.
3. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.
4. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.
5. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.
9.3. Material bekannt, Lieferant unbekannt
Tritt z.B. der Fall ein, dass unser langjähriger Lieferant L das Material X aufgrund von
Produktionsschwierigkeiten im Moment nicht liefern kann, bietet es sich an, folgenden
Weg einzuschlagen:
1. Wir richten einige Anfragen über den Bezug des Materials X an die Lieferanten
M und N, mit denen wir bisher keine geschäftlichen Beziehungen pflegen.
2. M und N schicken ihre Angebote an uns zurück.
3. Wir vergleichen diese Angebote hinsichtlich ihres Preises und wählen das
günstigste Angebot, z.B. von Lieferant N, aus.
4. Wir bringen einige wichtige Daten über N in Erfahrung und legen den
Lieferanten N dann in unserem Lieferantenstamm an (s.a. Kap. 11 -
34 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Lieferantenstamm). Handelt es sich, wie im Beispiel unterstellt, wirklich nur um
einen temporären Lieferengpass unseres Standardlieferanten L, und wollen wir
in Zukunft wieder bei L bestellen, würde es auch ausreichen, den Lieferanten N
als CpD-Lieferanten anzulegen, um unnötigen Datenerfassungsaufwand zu
vermeiden (s.a. Kap. 11.5 - CpD-Lieferanten).
6. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten N.
7. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.
8. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.
9. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.
9.4. Langfristige Geschäftsbeziehungen zum Lieferanten
Pflegen wir schon sehr lange gute Geschäftsbeziehungen zu einem Lieferanten L und
wollen mit diesem eine Vereinbarung über die Lieferung von Materialien bzw. die
Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb eines
bestimmten Zeitraums mit bestimmten Abnahmemengen oder –werten treffen, können
wir einen Rahmenvertrag mit L abschließen.
1. Wir schließen mit L einen Rahmenvertrag, wobei uns die Möglichkeiten
"Kontrakt (Mengenkontrakt, Wertkontrakt)" und "Lieferplan" offenstehen.
Entschließen wir uns z.B. für einen Wertkontrakt, vereinbaren wir die Abnahme
bestimmter Materialien in einer bestimmten Werthöhe.
2. Wird ein bestimmtes Material benötigt, schicken wir eine Bestellung an L.
3. Hierbei beziehen wir uns auf den Wertkontrakt. Bei der Beschaffung über
Kontrakt erhält der Lieferant einen Kontraktabruf, in dem die abzurufende
Menge und das Lieferdatum angegeben werden. Das heißt, es wird eine
Bestellung mit Bezug zu einem Kontrakt angelegt. Preis, Lieferantendaten,
Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie für den Lieferanten relevante
Anweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt übernommen.
10. Materialstamm
In diesem Kapitel wird die Bedeutung der Materialstammdaten deutlich. Neben der
Verwendung wird auch der Aufbau des Materialstamms erläutert, der eng mit dem
organisatorischen Aufbau des Unternehmens verknüpft ist. Sie erfahren, welche Daten
der Materialstamm enthält und aus welchen Sichten diese betrachtet werden können.
10.1. Verwendung des Materialstamms
Die Gesamtheit aller Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen
beschafft, fertigt, lagert und verkauft, ist im Materialstamm abgelegt. Für das
Unternehmen stellt dieser die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Daten dar.
Der Materialstamm wird von sämtlichen Komponenten des SAP-Logistiksystems
genutzt.
Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfällt
das Problem der Datenredundanz. Die gespeicherten Daten können von allen Bereichen,
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 35

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
wie Einkauf, Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung usw., gemeinsam
genutzt werden (s.a. Kap. 10.4.1 - Fachbereichsdaten).
10.2. Nummerierung des Materialstamms
Für jedes Material, das Ihr Unternehmen verwendet, müssen Sie im Materialstamm
einen Materialstammsatz anlegen, der durch eine Materialnummer eindeutig
gekennzeichnet ist.
Je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen können Sie als Materialnummern
sprechende Schlüssel oder nichtsprechende Schlüssel vergeben. Aus diesem Grund gibt
es im R/3-System zwei verschiedene Arten der Nummernvergabe:
extern
Wenn Ihr Unternehmen sprechende - meist alphanumerische - Schlüssel verwendet,
geben Sie die gewünschte Zeichenfolge beim Anlegen des Materialstammsatzes als
Materialnummer ein. Bei externer Nummernvergabe können Sie in der Auswahl
möglicher Nummern, die Sie zuordnen können, beschränkt sein. Die Nummernvergabe
wird im Rahmen des Customizing gepflegt.
intern
Wenn Ihr Unternehmen nichtsprechende Schlüssel verwendet, geben Sie beim Anlegen
des Materialstammsatzes keine Materialnummer ein. Statt dessen vergibt das System
eine laufende Nummer. Diese Nummer sehen Sie beim Pflegen des
Materialstammsatzes.
10.3. Struktur des Materialstamms
Um den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmen gerecht zu
werden, ermöglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur
(s.a. Kap. 3.1 - Organisationseinheiten). Selbstverständlich ist diese Flexibilität auch in
der Datenstruktur des Materialstamms abgebildet. Entsprechend sind die Materialdaten
verschiedenen Organisationsebenen zugeordnet.
Mandant
Allgemeine Materialdaten, die für das gesamte Unternehmen gelten, werden auf
Mandantenbasis gespeichert. Hierzu gehören u.a. die Warengruppe, die
Basismengeneinheit, die Materialkurztexte und Umrechnungsfaktoren für alternative
Mengeneinheiten. Ein weiteres Beispiel für allgemeine Daten sind Details über die
Konstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen
(Temperaturbereich, Angaben darüber, ob es sich um explosives oder verderbliches
Material handelt etc.).
36 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Buchungskreis
Alle Daten, die in einen bestimmten Buchungskreis sowie den zugehörigen Werken und
Lagerorten gültig sind, werden auf Buchungskreisebene gespeichert. Hierzu gehören
z.B. Buchhaltungs- und Kalkulationsdaten (falls die Bewertung auf
Buchungskreisebene stattfindet).
Werk
Diese Ebene enthält die Daten, die für die einzelnen Betriebsstätten oder Abteilungen
innerhalb einer Firma relevant sind. So gehören die für den Einkauf wichtigen Daten
dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Höchst- und Mindestbestellmenge eines
Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie über den
Werksschlüssel zu.
Lagerort
Diese Ebene enthält die speziell für einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispiel
werden die Bestände auf Lagerortebene geführt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie über
Werks- und Lagerortschlüssel zu.
Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen
Informationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung
von Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder
an mehr als einem Lagerort gelagert wird.
10.4. Daten im Materialstamm
10.4.1. Fachbereichsdaten
Da mehrere Abteilungen eines Unternehmens mit einem Material arbeiten und jede
Abteilung unterschiedliche Informationen zu dem Material verwendet, sind die Daten in
einem Materialstammsatz nach Fachbereichen gegliedert. Dies ist in der folgenden
Abbildung dargestellt:
Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sichten auf den Materialstamm (Quelle: SAP AG)
Jeder Fachbereich hat also seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist für
die Richtigkeit seiner Daten verantwortlich.
Fachbereich Daten im Materialstamm Beispiele
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 37

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Arbeitsvorbereitung Daten zur Vorbereitung
der Fertigung,
insbesondere für die
Terminierung
Buchhaltung Bewertungs- und
kalkulationsspezifische
Informationen
Disposition Informationen zur
Materialbedarfsplanung
Einkauf Durch den Einkauf
bereitgestellte Daten für ein
Material
Fertigungshilfsmittel Informationen zum Material
bei der Verwendung als
Fertigungshilfsmittel
Grunddaten Allgemeine Daten, die von
allen Fachbereichen genutzt
werden können
Kalkulation Kalkulationsspezifische
Informationen
Klassifizierung Typische Daten zur
Klassifizierung des
Materials
Lagerung Informationen zur
Lagerabwicklung und
Lagerung des Materials
Lagerverwaltung Allg. Daten zur
Lagerverwaltung,
Informationen zu
Lagerungsstrategien etc.
Prognose Informationen zur
Vorhersage des
Materialbedarfs
Qualitätsmanagement Daten zum
Qualitätsmanagement:
Vertrieb Informationen zu
Kundenaufträgen und zur
Preisfindung
Toleranzdaten,
Eigenfertigungszeiten
Preissteuerung, Standardpreis oder
gleitender Durchschnittspreis,
Bewertungsklasse
Dispositionsmerkmal,
Sicherheitsbestand, geplante
Lieferzeit oder Fertigungszeit für
ein Material
die für das Material zuständige
Einkäufergruppe, zulässige Über-
und Unterlieferungstoleranzen,
Einkaufsbestelltext
Verwendung in bestimmten
Plantypen, Gruppierungsschlüssel,
Vorschlagswerte für Pläne und
Fertigungsaufträge
Daten zur
Dokumentenverwaltung,
Europäische Artikelnummer,
Abmessungen
Erzeugnis- oder Einzelkalkulation,
kalkulatorische Losgröße,
Vorschlagsdaten für die
Bewertung
Zuordnung zu einer oder
mehreren Klassen, Bewertung der
Merkmale, Standardklasse
Lagerbedingungen,
Verpackungsmaße
Daten zur Bestimmung des
Lagertyps für Ein- und
Auslagerung,
Ladehilfsmittelmengen
Prognosemodell,
Prognosezeitraum
technische Lieferbedingungen,
Zeugnis erforderlich oder nicht,
QM-Prüfdaten (eine Prüfart pro
Vorgang)
Produkthierarchie,
Kontierungsgruppe, Preismaterial,
Vertriebstext
38 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Tabelle 6: Fachbereichspezifische Daten im Materialstamm
10.4.2. Materialart
Materialien mit denselben Grundeigenschaften fassen Sie durch Zuordnung zu einer
gemeinsamen Materialart zusammen. Dies ermöglicht Ihnen, verschiedene Materialien
nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens einheitlich zu verwalten. Die
nachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten.
Abbildung 14: Beispiele für Materialarten (Quelle: SAP AG)
Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, müssen Sie das Material einer Materialart
zuordnen. Die Materialart legt bestimmte Eigenschaften des Materials fest und hat
wichtige Steuerungsfunktionen. So beeinflusst sie beispielsweise die Bildfolge und die
Feldauswahl in einem Materialstammsatz.
Beim Anlegen eines Materialstammsatzes legt die Materialart folgendes fest:
• ob das Material für einen bestimmten Zweck vorgesehen ist (z.B. als
konfigurierbares Material oder als Prozeßmaterial)
• ob die Materialnummer intern oder extern vergeben werden kann
• aus welchem Nummernkreisintervall die Materialnummer vergeben wird
• welche Bilder erscheinen, und in welcher Reihenfolge sie erscheinen
• welche Fachbereichsdaten eingegeben werden können
• welche Beschaffungsart das Material hat, d.h. ob das Material eigengefertigt
oder fremdbezogen wird, oder ob beides möglich ist
Zusammen mit dem Werk bestimmt die Materialart die Bestandsführungspflicht eines
Materials, d.h.
• ob Mengenveränderungen im Materialstammsatz fortgeschrieben werden
• ob Wertveränderungen auch auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung
fortgeschrieben werden
Darüber hinaus ist von der Materialart abhängig, welche Konten bebucht werden, wenn
ein Material ins Lager geht oder das Lager verläßt.
Ihre Systemverwaltung stellt die Materialarten im Customizing des Materialstamms
unter Eigenschaften der Materialarten festlegen ein.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 39

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
10.4.3. Branche
Ebenso wie die Materialart hat auch die Branche Steuerungsfunktionen im R/3-System.
So beeinflußt sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einem
Materialstammsatz. Die einem Material zugeordnete Branche ist nachträglich nicht
änderbar.
Abbildung 15: Beispiele für Branchen (Quelle: SAP AG)
Im Standardsystem gibt es folgende Branchen (das interne Kürzel der Branche steht in
Klammern):
• Anlagenbau (A)
• Chemie (C)
• Maschinenbau (M)
• Pharmazie (P)
Die übrigen Branchen werden in SAP Retail verwendet.
Im Customizing des Materialstamms unter Branchen definieren und branchenabhängige
Feldauswahl festlegen kann Ihre Systemverwaltung weitere Branchen festlegen.
10.4.4. Zusatzdaten
Neben den eben beschriebenen Hauptdaten enthält jedes Material auch noch eine ganze
Reihe sog. Zusatzdaten.
Materialkurztext
Dies ist ein kurzer Text, der das Material beschreibt. Den Materialkurztext können Sie
in beliebig vielen Sprachen erfassen; allerdings ist pro Sprache nur ein Text möglich.
Mengeneinheit
Im R/3-System wird zwischen folgenden Mengeneinheiten unterschieden:
Basismengeneinheit
Dies ist die Mengeneinheit, in der die Bestände eines Materials verwaltet werden. Alle
Mengen, die in einer anderen Mengeneinheit eingegeben wurden, rechnet das System in
die Basismengeneinheit um.
Alternativmengeneinheiten
Die einzelnen Fachbereiche können ihre eigenen Mengeneinheiten verwenden. So kann
z.B. der Einkauf eine andere Mengeneinheit verwenden als der Vertrieb oder die
Lagerverwaltung. Alle Mengeneinheiten mit Ausnahme der Basismengeneinheit werden
40 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
unter dem Sammelbegriff Alternativmengeneinheiten zusammengefaßt. Das R/3-
System unterstützt folgende Alternativmengeneinheiten:
Bestellmengeneinheit Diese ermöglicht die Bestellung eines Materials in einer
anderen Einheit als der Basismengeneinheit. Die
Bestellmengeneinheit wird in den Einkaufsfunktionen
automatisch vorgeschlagen und kann dort geändert werden.
Verkaufsmengeneinheit Diese ermöglicht den Verkauf eines Materials in einer anderen
Einheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheit
wird im Kundenauftrag automatisch vorgeschlagen und kann
dort überschrieben werden.
Ausgabemengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegeben
wird. Diese ermöglicht es, Verbrauch, Umlagerungen,
Umbuchungen und Inventuren in einer anderen Einheit als der
Basismengeneinheit und der Lagermengeneinheit im System
zu führen.
LVS-Mengeneinheit Mengeneinheit, in der ein Material in der Lagerverwaltung
geführt wird. Für Bestandsführungszwecke rechnet das System
die in der LVS-Mengeneinheit eingegebenen Mengen in die
Basismengeneinheit um. Wenn z.B. ein Material
normalerweise in der Basismengeneinheit Stück verwaltet
wird, ein Karton jedoch mehrere tausend Stück enthält, kann
es sinnvoll sein, eine LVS-Mengeneinheit festzulegen, die für
die Zwecke der Lagerverwaltung besser geeignet ist.
Tabelle 7: Alternativmengeneinheiten
Abbildung 16: Verhältnis zwischen Basismengeneinheit und Alternativmengeneinheiten (Quelle: SAP AG)
Alle Materialdaten werden in der Basismengeneinheit fortgeschrieben. Diese Einheit
sollten Sie mit Bedacht wählen, denn Mengen können nur dann genau in einer
Alternativmengeneinheit ausgedrückt werden, wenn sie mit Dezimalstellen dargestellt
werden kann. Bei der Festlegung der Basismengeneinheit müssen Sie daher unbedingt
folgende Punkte beachten:
• Die Basismengeneinheit ist die Einheit, die die höchste erforderliche
Genauigkeit bietet.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 41

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
• Die Umrechnung einer Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit
sollte eine einfache Dezimalzahl (keine periodische Dezimalzahl) ergeben.
Eine Mengeneinheitengruppe enthält mehrere Alternativmengeneinheiten und deren
Umrechnungsfaktoren in die Basismengeneinheit. Mengeneinheitengruppen definieren
Sie im Customizing des Materialstamms unter Mengeneinheiten zu Gruppen
zusammenfassen. Bei der Erfassung von Alternativmengeneinheiten erspart Ihnen die
Angabe einer Mengeneinheitengruppe die zeitaufwendige Einzeleingabe von
Alternativmengeneinheiten.
Alle Mengen, die Sie in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit eingeben,
rechnet das System automatisch in die Basismengeneinheit um. Hierzu nutzt das System
eine zentrale Umrechnungstabelle. Wenn Sie Einheiten verwenden, die nicht in dieser
Tabelle enthalten sind, müssen Sie den Faktor zur Umrechnung der
Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit im Materialstammsatz angeben.
Dies nehmen Sie in der Regel bei der Eingabe der Alternativmengeneinheit(en) vor.
42 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
11. Lieferantenstamm
Nach Lesen dieses Kapitels wissen Sie, wozu der Lieferantenstamm verwendet wird, wie
er strukturiert ist und wie er mit dem Rechnungswesen verbunden ist. Außerdem
erfahren Sie, was ein CpD-Lieferant ist und wie das allgemeine Geschäftspartner-
Modell des R/3-Systems aussieht, das sowohl für Lieferanten als auch für Kunden gültig
ist.
11.1. Verwendung des Lieferantenstamms
Der Lieferantenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens.
Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammsätzen abgelegt. Neben Name
und Anschrift des Lieferanten umfaßt ein Lieferantenstammsatz Angaben über
• die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung
• Zahlungsbedingungen
• Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkäuferIn)
Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner des
Unternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten, wie
z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Der Lieferantenstammsatz wird deshalb
von der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt. Die Buchhaltungsdaten zu einem
Lieferanten müssen bereitgestellt werden, bevor Sie Rechnungen des Lieferanten zur
Zahlung im System erfassen können.
11.2. Kontengruppe
Wenn Sie einen Lieferantenstammsatz anlegen, müssen Sie eine Kontengruppe
angeben. Die Kontengruppe bestimmt
• die Art der Nummernvergabe
• den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist, mit der das
System den Lieferanten identifiziert
• ob es sich um CpD-Lieferanten handelt
• welche Felder auf dem Bildschirm vorhanden sind und ob sie ausgefüllt werden
können oder müssen
• welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind
(z.B. Lieferantenteilsortiment)
• welche Partnerschemata gültig sind
Wenn der Lieferantenstammsatz angelegt ist, kann die Kontengruppe nicht mehr
geändert werden. Nur in Ausnahmefällen kann die Systemverwaltung sie ändern. Dies
kann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendung erforderlich sein. Dann können
Felder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren, beim Ändern des Stammsatzes
eingabebereit sein.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 43

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
11.3. Nummerierung des Lieferantenstamms
Jeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (die Kontonummer des
Lieferanten für die Buchhaltung). Diese Nummer benötigen Sie, um den Stammsatz
aufzurufen oder Bestellungen zu erfassen.
Die Nummer kann intern oder extern vergeben werden. Intern heißt, daß das System sie
vergibt; extern bedeutet, daß Sie selbst beim Anlegen eine Nummer vergeben. Bei der
externen Nummernvergabe sind auch alphanumerische Nummern zugelassen.
Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden über die Kontengruppe
bestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben müssen.
Das System gewährleistet, daß die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internen
Vergabe wählt das System fortlaufende Nummern aus dem entsprechenden
Nummernbereich. Bei der externen Vergabe verhindert es, daß eine bereits verwendete
Nummer erneut vergeben wird.
Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer (= Kreditorenkontonummer).
11.4. Struktur des Lieferantenstamms
Wie der Materialstamm (s.a. 10.3 Struktur des Materialstamms) werden auch die
Stammdaten Ihrer Lieferanten entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens
gespeichert. Ein Lieferanten-Stammsatz besteht aus drei Datenbereichen:
Allgemeine Daten Dies sind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalb
Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten. Hierzu gehören
beispielsweise die Anschrift, die Sprache, in der Sie mit
dem Lieferanten kommunizieren, die Telefonverbindung
etc.
Buchungskreisdaten Auf Buchungskreisebene werden zahlreiche Informationen
der Buchhaltung geführt. Dazu gehören z.B. die
Zahlungsverkehrsdaten, die Nummer des Abstimmkontos
etc.
Einkaufsorganisationsdaten
Tabelle 8: Struktur des Lieferantenstamms
Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP AG)
Einkaufsdaten werden pro Einkaufsorganisation geführt. Es
handelt sich dabei um Daten, die für den Einkauf Ihres
Unternehmens wichtig sind, z.B. Ansprechpartner,
Lieferkonditionen etc.
11.5. CpD-Lieferanten
Für Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, können Sie
spezielle Stammsätze anlegen, sogenannte CpD-Lieferantenstammsätze.
44 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Wenn Sie z.B. ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffen, da Ihr
Hauptlieferant nicht liefern kann, dann legen Sie die Lieferantendaten im CpD-
Lieferantenstammsatz ab.
Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere
Lieferanten benutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen. Deshalb
dürfen Sie im Stammsatz für CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Daten
speichern. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten verzweigt
das System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Daten
wie Name, Anschrift oder Bankverbindung des Lieferanten ein. Sie werden gesondert
innerhalb des Belegs gespeichert.
CpD-Stammsätze werden wie alle anderen Stammsätze angezeigt, gesperrt oder
gelöscht.
11.6. Geschäftspartner und Partnerrollen
11.6.1. Geschäftspartner
Geschäftspartner sind juristische oder natürliche Personen, mit denen Ihre Firma
geschäftliche Beziehungen unterhält. Die folgenden Arten von Geschäftspartnern sind
im R/3-System definiert:
• Partnerart Kunde (Debitor):
Ein Kunde ist ein Geschäftspartner, mit dem Produkte und Dienstleistungen
ausgetauscht werden. Im R/3-System sind zwei Arten von Kunden definiert:
- interne Kunden (eigene Betriebe)
- externe Kunden
• Partnerart Lieferant (Kreditor):
Ein Lieferant ist ein Geschäftspartner, von dem Waren und Dienstleistungen
beschafft werden können. Im R/3-System sind zwei Arten von Lieferanten
definiert:
- interne Lieferanten. In der Regel werden nur Verteilzentren als interne
Lieferanten gepflegt.
- externe Lieferanten
Externe Lieferanten werden in der Regel unter den Unternehmen, die Ware und
Dienstleistungen auf dem Markt anbieten, mit Hilfe von Einkaufsrichtlinien aus
der Einkaufsabteilung ausgewählt und gelistet.
• andere Partnerarten:
Ein Ansprechpartner ist ein Beispiel für einen weiteren Geschäftspartner im R/3-
System.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 45

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 18: Arten von Geschäftspartnern (Quelle: SAP AG)
Daten zu Geschäftspartnern werden in Stammsätzen abgelegt. Das System schlägt diese
Daten bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen (z.B. bei der Erstellung von
Kundenaufträgen oder Bestellungen) in den entsprechenden Feldern vor.
Da ein Kunde (Debitor) in der Buchhaltung zugleich als debitorischer Geschäftspartner
der Firma gilt, wird der Kundenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch im
Vertrieb verwendet.
Ein Lieferant (Kreditor) gilt analog dazu in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer
Geschäftspartner. Daher wird der Lieferantenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als
auch im Einkauf verwendet.
Da jeder Betrieb aus Sicht der Belieferung ein Kunde ist, besitzt er ebenfalls einen
Kundenstammsatz. Betriebe verwenden Bestellungen, um Ware von externen
Lieferanten zu bestellen. Ein Verteilzentrum ist ein Betrieb, der zugleich ein interner
Lieferant ist, da es auch eine Versorgungseinheit für andere Betriebe darstellt.
Ein Geschäftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, z.B. wenn Ihr Kunde
Ihnen auch Ware liefert oder wenn ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist. In diesem Fall
muß für den Geschäftspartner sowohl ein Kundenstammsatz als auch ein
Lieferantenstammsatz angelegt werden. Die Verbindung zwischen den Stammsätzen
legen Sie fest, indem Sie im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und im
Lieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfassen.
46 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
11.6.2. Partnerrollen
Geschäftspartner übernehmen in bezug auf Ihre Firma verschiedene Rollen, die als
Partnerrollen bezeichnet werden. Mit Hilfe von Partnerrollen werden die Rechte und
Pflichten festgelegt, die jeder Partner bei der Abwicklung eines Geschäftsvorfalls hat.
Hier sind einige Beispiele für Partnerrollen, die im Standardsystem von R/3 definiert
sind:
Partnerrollen für die Partnerart Kunde
Auftraggeber enthält Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem
Verkaufsbüro oder zu einer gültigen Preisliste
Warenempfänger enthält Daten für den Versand, z.B. die Abladestelle und die
Warenannahmezeiten
Rechnungsempfänger enthält die Anschrift und Daten für den Dokumentendruck
sowie den elektronischen Datenaustausch
Regulierer enthält Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die
Kontoverbindung
Tabelle 9: Partnerrollen für Kunden
Partnerrollen für die Partnerart Lieferant
Bestelladresse
Warenlieferant
Rechnungssteller
abweichender
Zahlungsempfänger
Tabelle 10: Partnerrollen für Lieferanten
Kreditor, der eine Zahlung erhält und nicht identisch ist mit
dem Kreditor, gegen den die Verbindlichkeit besteht (z.B.
Abtretungen).
Partnerrollen für andere Partnerarten, z.B. Personal (HR-Stammsätze)
zuständiger Mitarbeiter Sie können diese Partnerrolle z.B. verwenden, um einen
Einkäufer innerhalb Ihrer Firma einem Lieferanten
zuzuordnen.
Tabelle 11: Partnerrollen für andere Partnerarten
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 47

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG)
11.7. FI-Kopplung des Lieferanten
Der Lieferantenstammsatz enthält Daten, die den Buchungsvorgang und die
Verarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zusätzlich legen Sie alle Daten im
Kreditorenstammsatz ab, die Sie für die Geschäftsverbindung zum Kreditor benötigen.
Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch von der Materialwirtschaft
(MM) Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung der
Kreditorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben für Sie den Vorteil, daß Sie
Daten nicht mehrfach eingeben müssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdaten
werden außerdem unterschiedliche Datenstände vermieden. Wenn sich beispielsweise
die Adresse Ihres Kreditors geändert hat, müssen Sie diese Änderung nur einmal
erfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Einkaufsabteilung arbeitet mit den
aktuellen Daten.
Im Kreditorenstammsatz sind beispielsweise enthalten:
• Name, Adresse, Sprache und Telefonnummer des Kreditors
• Steuernummern
• Bankverbindungen
• Kontosteuerungsdaten, wie z.B. die Nummer des Abstimmkontos in der
Hauptbuchhaltung
• Vereinbarte Zahlwege und Zahlungsbedingungen
• Einkaufsdaten
Organisation der FI-Daten des Lieferanten
Damit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jede
Einkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zum Kreditor
speichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:
48 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Abbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP AG)
Abstimmkonto
Im SAP-System werden Buchungen in der Nebenbuchhaltung im Hauptbuch
mitgebucht. Im Hauptbuch werden für jede Nebenbuchhaltung ein oder mehrere
Abstimmkonten geführt. Damit ist gewährleistet, daß der Saldo der Sachkonten immer
Null ergibt. Dies ist eine Voraussetzung dafür, daß jederzeit eine Bilanz erstellt werden
kann. Summen aus der Nebenbuchhaltung müssen vor der Bilanzerstellung nicht mehr
in die Hauptbuchhaltung übernommen werden.
Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG)
In jedem Kreditorenstammsatz ist ein Abstimmkonto anzugeben. Über das
Abstimmkonto werden einige Vorgaben getroffen:
• Über das Abstimmkonto können Sie die Bildschirmbilder für das Buchen auf
Kreditorenkonten gestalten. Sie können beispielsweise die Felder für die
Erfassung von Kurssicherungsgeschäften bei Fremdwährung über das
Abstimmkonto ausblenden, wenn solche Geschäfte nicht vorkommen.
• Über das Abstimmkonto bestimmen Sie ferner, mit welchen Währungen auf die
zugehörigen Kreditorenkonten gebucht werden kann.
12. Einkaufsstammdaten
In diesem Kapitel lernen Sie nach dem Material- und Lieferantenstamm weitere
Einkaufsstammdaten kennen, insbesondere Einkaufsinfosätze und das Orderbuch.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 49

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Außerdem erfahren Sie, wie mit Hilfe der Konditionstechnik Preise ermittelt werden
können.
12.1. Überblick über die Einkaufsstammdaten
Die Einkaufsabwicklung wird durch die folgenden zusätzlichen Arten von Stammdaten
unterstützt:
• Einkaufsinfosatz
• Orderbuch
• Quotierung
• Konditionen
• Lieferantenbeurteilung
Einkaufsinfosatz
Infosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Datensatz. Der
Infosatz bietet komprimierte Informationen zu einem Lieferanten und
einem Material, das Sie von dem betreffenden Lieferanten bereits
beziehen. Auf diese Weise stellt der Infosatz die Beziehung zwischen
einem Material und dem entsprechenden Lieferanten her. Der Infosatz
gibt beispielsweise Auskunft darüber, in welcher Bestellmengeneinheit
bei dem Lieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Ferner
gehen aus dem Infosatz Preisänderungen für das betreffende Material
hervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Angebote
leichter bewerten, und der Prozeß der Angebotsauswahl wird
vereinfacht. Infosätze werden bei Bestellung eines Materials
automatisch angelegt. Das Anlegen, Ändern und Löschen von
Infosätzen durch den Benutzer ist ebenfalls möglich.
Orderbuch Im Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein Material,
gültig innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, verzeichnet. Dem
Orderbuch ist zu entnehmen, innerhalb welches Zeitraums ein
Material von einem bestimmten Lieferanten bezogen oder von einem
Kontrakt abgerufen werden kann. Das Orderbuch unterstützt den
Benutzer bei der Klärung der Frage: Welche Lieferanten (interne oder
externe) können ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeitpunkt
liefern? Es dient außerdem zur automatischen Auswahl von
Lieferanten für ein Material.
Quotierung Eine Quotierung ist ein Mechanismus, der für ein Material berechnet,
welche Bezugsquelle einem anfallenden Bedarf zugeordnet wird. Sie
können dadurch ermitteln, welche Bezugsquelle zu einem bestimmten
Zeitpunkt für eine Bestellanforderung gilt. Durch das Festsetzen von
Quoten besteht die Möglichkeit, Bedarfe automatisch auf verschiedene
Bezugsquellen zu verteilen.
Zeitabhängige
Konditionen
Dies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und für
Bestellungen ausschlaggebend sind. Auf der Basis der zeitabhängigen
Konditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven Preises.
50 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Lieferantenbeurteilung
Tabelle 12: Einkaufsstammdaten
12.2. Einkaufsinfosätze
Die Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlage
zur Auswahl und Kontrolle von Lieferanten. Anhand bestimmter
Kriterien wird für den Lieferanten eine Gesamtnote vergeben.
12.2.1. Definition
Einkaufsinfosätze dienen als Informationsquelle für den Einkauf. Der Einkaufsinfosatz
(auch als Infosatz bezeichnet) enthält Daten zu einem bestimmten Material und
Lieferanten des Materials. Zum Beispiel ist der aktuelle Lieferantenpreis im Infosatz
abgelegt.
Dadurch hat der Einkäufer jederzeit die Möglichkeit, folgendes festzustellen:
• Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten oder
geliefert?
• Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert?
12.2.2. Inhalt
Der Einkaufsinfosatz enthält z.B.
• die aktuellen Preise und Konditionen für die zuständige Einkaufsorganisation
bzw. das zuständige Werk
• die Nummer der letzten Bestellung
• die Toleranzgrenzen für Über- bzw. Unterlieferungen
• die Planlieferzeit des Lieferanten für das Material (Zeit, die der Lieferant
benötigt, um das Material zu liefern)
• Lieferantenbeurteilungsdaten
• ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant für das Material gilt
• das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehört
• das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kann
Der Infosatz enthält Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise)
werden auch als Vorschlagsdaten für Bestellungen verwendet.
Sie können z.B. die derzeitigen und zukünftigen Angebotskonditionen (Rabatte,
Fixkosten etc.) im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen übernehmen zu können.
Darüber hinaus können Sie die Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen.
12.2.3. Organisationsebenen
Ein Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten:
• für eine Einkaufsorganisation
• für ein Werk
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 51

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
12.2.4. Beschaffungsarten bei Infosätzen
Normal Ein Normalinfosatz enthält Informationen für Normalbestellungen.
Die Infosätze können für Materialien und Leistungen mit und ohne
Stammsatz angelegt werden.
Lohnbearbeitung Ein Lohnbearbeitungsinfosatz enthält Bestellinformationen über
Lohnbearbeitungsbestellungen. Wenn Sie beispielsweise die Montage
einer Komponente von einem Lieferanten in Lohnbearbeitung
ausführen ließen, dann würde der Lohnbearbeitungsinfosatz den Preis
des Lieferanten für die Montage enthalten.
Pipeline Ein Pipeline-Infosatz enthält Informationen zu einem Material des
Lieferanten, das über Pipeline beschafft wird (Öl), über Rohrleitung
(Wasser) oder aus anderen Leitungen (Strom). Der Infosatz enthält
den Preis des Lieferanten für die Entnahme. Sie können
Entnahmepreise für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.
Konsignation Ein Konsignationsinfosatz enthält Informationen zu einem Material,
das der Lieferant auf seine Kosten beim Besteller bereithält. Der
Infosatz enthält den Preis des Lieferanten für die Entnahme aus dem
Konsignationsbestand. Sie können Entnahmepreise wie beim
Pipeline-Infosatz für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.
Tabelle 13: Beschaffungsarten bei Einkaufsinfosätzen
12.2.5. Bestellpreisentwicklung
Die Bestellpreisentwicklung ist die Aneinanderreihung von Preisen eines Lieferanten
für ein Material oder eine Dienstleistung über einen bestimmten Zeitraum, der sich bis
zur Gegenwart erstreckt.
In der Bestellpreisentwicklung werden die unterschiedlichen Preise für ein Material bei
einem Lieferanten protokolliert.
52 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
12.2.6. Texte im Infosatz
Im Infosatz gibt es folgende Textarten:
• Infonotiz: Ein interner Vermerk, der in die Bestellposition übernommen wird.
Die Infonotiz wird nicht ausgedruckt.
• Bestelltext im Infosatz: Dieser Text dient zur Beschreibung der Bestellposition
und entspricht dem Einkaufsbestelltext im Materialstammsatz. Er wird in die
Bestellposition übernommen und ausgedruckt.
• Kurztext: Für Material, das über einen Materialstammsatz verfügt, wird der
Kurztext aus dem Materialstammsatz direkt in die Bestellung bzw. den
Rahmenvertrag übernommen.
12.2.7. Infobestelltext und Einkaufsbestelltext
Für einen Infosatz mit Bezug auf einen Materialstammsatz können Sie pro
Einkaufsorganisation festlegen, ob
• nur der Infobestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden soll.
(Setzen Sie hierzu das Kennzeichen Kein MText in den
Einkaufsorganisationsdaten des Infosatzes.)
oder
• der Infobestelltext und der Einkaufsbestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und
ausgedruckt werden sollen.
Beide Texte werden angezeigt und ausgedruckt, wenn das Kennzeichen Kein MText
nicht gesetzt ist.
12.2.8. InfoUpdate-Kennzeichen
Beim Anlegen bzw. Ändern von Angeboten, Lieferplänen, Kontrakten und
Bestellungen können Sie über das Feld InfoUpdate festlegen, daß der Infosatz angelegt
bzw. aktualisiert werden soll.
12.3. Preisfindung mit Hilfe der Konditionstechnik
12.3.1. Preisfindung
Sie verwenden die Preisfindung, um die Berechnung von Preisen (zur externen
Verwendung durch Kunden oder Vertriebsmitarbeiter) und Kosten (für interne Zwecke,
wie die der Kostenrechnung) durchzuführen. Konditionen stellen eine Reihe von
Bedingungen dar, die bei der Kalkulation eines Preises zur Geltung kommen. Wenn
beispielsweise ein bestimmter Kunde an einem bestimmten Tag eine bestimmte Menge
eines Produktes bestellt, so bestimmen die variablen Faktoren - Kunde, Produkt,
Bestellmenge, Datum - den Endpreis für den Kunden. Die Informationen über alle diese
variablen Faktoren werden im System als Stammdaten in Form von Konditionssätzen
abgelegt.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 53

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
12.3.2. Konditionstechnik
Ablauf
Der Begriff Konditionstechnik bezieht sich auf die Methode, mit der das System aus
den in Konditionssätzen abgelegten Informationen Preise ermittelt. Die Standardversion
des R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente für routinemäßige
Preisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum Standardsystem Konditionsarten
für grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschläge
sowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedes Element können Sie
die Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen anlegen, um den
betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Die
Abfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:
1. Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- und
Abschläge), die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.
2. Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede Konditionsart
Konditionssätze ablegen und zurückholen können.
3. Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigen
Konditionssätze auffinden kann.
4. Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von
Kalkulationsschemata.
Der Ablauf der Preisfindung im Einkauf verhält sich analog zu dem im Modul Vertrieb
(SD) (s.a. Kap. 21 - Einführung in die Konditionstechnik).
13. Rahmenverträge
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie längerfristige Geschäftsverbindungen mittels
Kontrakten und Lieferplänen abgebildet werden können. Sie lernen deren
Einsatzmöglichkeiten und Struktur kennen.
Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisation
und einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder die
Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen in einem bestimmten
Zeitraum.
Es gibt folgende Rahmenverträge:
• Kontrakte
- Zentralkontrakte
- Verteilte Kontrakte
• Lieferpläne
- Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt
54 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Entsprechend anderen Einkaufsbelegen besteht der Rahmenvertrag aus folgenden
Elementen:
• Belegkopf: Die hier enthaltenen Informationen beziehen sich auf den gesamten
Vertrag. So sind z.B. die Lieferantendaten und Kopfkonditionen Bestandteil des
Belegkopfs.
• Positionen: Dieser Teil des Belegs enthält die für die betreffende Ware oder
Dienstleistung spezifischen Daten, z.B.:
- Statistik über Bestellaktivitäten zu der Position
- Menge oder Preis der Position
- Konditionen wie mengenabhängige Zuschläge und Rabatte
13.1. Kontrakte
Ein Kontrakt ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen
innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden.
13.1.1. Struktur
Der Kontrakt besteht aus Positionen, die die einzelnen Materialien oder Warengruppen
bzw. Dienstleistungen mit Preisen - und ggf. Mengen - angeben.
Einer Position ist ein Positionstyp zugeordnet, der die Art der Beschaffung bestimmt,
z.B. Positionstyp K für Konsignation oder L für Lohnbearbeitung.
Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die
Menge fest. Dienstleistungen können auf der Ebene der Position oder der Leistungszeile
abgerufen werden.
Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-
Objekte verteilt werden.
Die Abrufe von einem Kontrakt werden in der Abrufdokumentation protokolliert.
Folgende Kontrakte werden unterschieden:
Mengenkontrakte
Wertkontrakte
Tabelle 14: Kontraktarten
Diese Kontraktart wählen Sie, wenn die innerhalb der Vertragsdauer zu
bestellende Gesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenn
infolge von Kontraktabrufen eine vereinbarte Menge erreicht ist.
Diese Kontraktart wählen Sie, wenn der Gesamtwert sämtlicher
Kontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht überschreiten soll. Der
Kontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge von Kontraktabrufen ein vereinbarter
Wert erreicht ist.
Sie können auch konzernweite Kontrakte mit Ihren Lieferanten vereinbaren. Diese
gelten für alle Werke und Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (Zentralkontrakt).
Mit einer Bestellung wird ein bestimmtes Material bzw. eine Dienstleistung in einer
bestimmten Menge zu einem Termin abgerufen.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 55

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
13.2. Lieferpläne
Ein Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Terminen
innerhalb eines Zeitraums beschafft werden.
13.2.1. Struktur
Ein Lieferplan besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist.
Es gibt folgende Beschaffungsarten:
• Normal
• Lohnbearbeitung
• Konsignation
• Umlagerung
Die in der Lieferplanposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material kann
in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminen
untergliedert werden.
Für Lieferplanpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden
Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.
Konditionen können für den gesamten Lieferplan gelten. Für das zu liefernde Material
sind Konditionen auf Positionsebene aufgeführt.
Mit Lieferplanabrufen wird der Lieferant benachrichtigt, das Material an den in den
Einteilungen aufgeführten Terminen zu liefern.
Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-
Objekte verteilt werden.
Mit Bestätigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagen
bzw. Abweichungen davon mitteilen.
Sie können bei Lieferplänen ohne oder mit Abrufdokumentation arbeiten. Dies wird
über die Belegart gesteuert. Das Arbeiten mit dieser Dokumentation hat den Vorteil, daß
Sie die an einen Lieferanten übermittelten gültigen Abrufe innerhalb eines Zeitraums
jederzeit anzeigen können.
• mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA): Die Einteilungen haben
internen Charakter, d.h. Sie können sie beliebig ändern. Erst wenn Sie explizit
einen Abruf, d.h. einen Lieferabruf (LAB) oder Feinabruf (FAB) anlegen,
werden die Einteilungen an den Lieferanten übermittelt. Mit der
•
Abrufdokumentation können Sie die an einen Lieferanten übermittelten Abrufe
innerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen und so nachvollziehen, wann genau
Sie welche Information an den Lieferanten geschickt haben.
ohne Abrufdokumentation (im Standard Belegart LP): Die Einteilungen haben
offiziellen Charakter, d.h. sowie Sie die Einteilungen sichern, werden sie als
Abruf an den Lieferanten übermittelt. Die Abrufe werden nicht im System
dokumentiert.
13.2.2. Einsatzmöglichkeiten
Das Arbeiten mit Lieferplan bedeutet weniger Bearbeitungszeit und Papiervorgänge in
Ihrem Unternehmen, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oder
Kontraktabrufen ersetzen kann.
56 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Sie müssen nur geringe Lagerbestände vorhalten, da durch die Vorgabe des genauen
Lieferzeitpunkts Just-in-time-Lieferungen (JIT) möglich sind.
Ihre Lieferanten benötigen kürzere Vorlaufzeiten, da nicht die Gesamtbestellmenge des
Lieferplans durch eine einzige Lieferung bereitgestellt werden muß, sondern - den
Einteilungen entsprechend - jeweils kleinere Mengen.
Bei Massengeschäft mit hohem Wiederholungsgrad (Serienfertigung) ist es wünschenswert,
daß automatisch Abrufe von Lieferplänen erstellt werden. Im SAP-System können
Sie dazu die Anwendungskomponente PP- Bedarfsplanung nutzen.
13.2.3. Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt
Mit dieser Funktion können Sie die Vorteile der Beschaffung mit Lieferplan mit denen
der Beschaffung mit Zentralkontrakt verbinden.
Lieferpläne bieten den Vorteil, in Verbindung mit der Disposition die benötigten
Materialien "just in time" zu beschaffen. Dazu werden Lieferabrufe (LAB) und
Feinabrufe (FAB) genutzt. Die genauen Mengen und Termine der Abrufe orientieren
sich direkt an der Bedarfssituation des Werks (dezentral).
Zentralkontrakte werden dagegen von einer strategischen Einkaufsorganisation
(Referenzeinkaufsorganisation) für den gesamten Konzern ausgehandelt (zentral).
Dadurch werden i.d.R. besonders vorteilhafte Konditionen erzielt.
Mit Abrufen von einem Zentralkontrakt können diese Konditionen der
Referenzeinkaufsorganisation von allen anderen Einkaufsorganisationen genutzt
werden.
Damit Sie den Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt nutzen können, muß
• der Lieferplan zeitabhängige Konditionen haben
• der Kontrakt ein Zentralkontrakt sein
14. BANFen und Bezugsquellenermittlung
Ziel dieses Kapitels ist, Ihnen Bedeutung und Struktur von Bestellanforderungen zu
erläutern. Sie lernen den Mechanismus der automatischen Bezugsquellenermittlung
kennen, mit dessen Hilfe für einen aufgetretenen Bedarf schnell der geeignete Lieferant
gefunden werden kann. Dazu lernen Sie die benötigte Datengrundlage und den Ablauf
kennen.
14.1. BANF
Die Bestellanforderung (Banf) ist die Aufforderung an den Einkauf, Materialien oder
Dienstleistungen in vorgegebener Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.
Bestellanforderungen werden manuell (über Vorlage) in der anfordernden Abtei-lung
erfasst (= direktes Anlegen einer BANF) oder automatisch von anderen Komponenten
erzeugt (= indirektes Anlegen einer BANF). Bestellanforderungen können indirekt
erstellt werden über:
• Disposition
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 57

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
• Fertigungsaufträge
• Instandhaltungsaufträge
• Netzpläne.
14.1.1. Struktur
Eine Bestellanforderung besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart
festgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:
• Normal
• Lohnbearbeitung
• Konsignation
• Umlagerung
• Dienstleistung
Die Position enthält die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die
Menge der zu erbringenden Dienstleistung.
Für Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jeden
Liefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.
Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.
Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen die
bestellte Menge und den Termin fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert
werden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.
Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann die
Bestellanforderungsposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt
enthalten.
Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-
Objekte verteilt werden.
Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erfüllt werden.
Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung außerhalb des Unternehmens findet.
14.2. Bezugsquellenermittlung
Für neue Beschaffungsvorgänge möchten Sie zunächst auf im System vorhandene
Daten zurückgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einer
neuen Bezugsquelle über den aufwendigeren Prozeß von Anfrage und Angebot kommt
oft erst in Frage, nachdem Sie festgestellt haben, dass es für einen bestimmten Bedarf
keine geeignete Bezugsquelle im System gibt.
In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine große Menge von Lieferanten und
Rahmenverträgen gespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen
(Fremdbeschaffung extern) sowie interne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma
(Fremdbeschaffung intern).
Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeignete
Bezugsquelle für einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlägt den
passenden Rahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten für eine Bestellung vor.
58 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
14.2.1. Datengrundlage
Mit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage für die
Bezugsquellenermittlung für Bestellanforderungen und Bestellungen:
Rahmenvertrag Vorhandene Rahmenverträge stellen mögliche Bezugsquellen für ein
Material dar. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertrag
zugeordnet wurde, kann das System dazu Kontraktabrufe oder
Lieferplaneinteilungen erzeugen.
Infosatz Wenn ein Infosatz für das angeforderte Material vorhanden ist, kann
dieser als Bezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen im
Infosatz werden vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zu
der zugeordneten Bestellanforderung anlegen.
Werk Auch ein Werk Ihrer Firma kann eine Bezugsquelle für eine Bestellanforderung
sein.
Quotierung Wenn ein Werk als Bezugsquelle zugeordnet wurde, dann wird
der Bedarf über einen firmeninternen Beschaffungsvorgang
gedeckt. In diesem Fall wird eine Umlagerbestellung erstellt. Mit
Quotierungen legen Sie fest, welcher Anteil vom Gesamtbedarf
an einem Material einer Bezugsquelle zugeordnet wird. Wenn
Quotierungen im System vorhanden sind, dann beeinflussen sie,
genau welche Bezugsquelle (von ggf. mehreren möglichen)
einer Banf zugeordnet wird.
Orderbuch Im Orderbuch legen Sie fest, welche Bezugsquelle für einen
bestimmten Zeitraum gültig ist. Sie können im Orderbuch eine von
Ihnen bevorzugte Bezugsquelle für ein Material, z.B. einen
Lieferanten, als ‘fest’ kennzeichnen. Dann schlägt das System genau
diese Bezugsquelle vor, auch wenn weitere mögliche Bezugsquellen
vorhanden sind.
Tabelle 15: Datengrundlage für die automatische Bezugsquellenermittlung
14.2.2. Ablauf
Bei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für ein angefordertes Material stützt sich
das System der Reihe nach auf die folgenden Faktoren:
1. Quotierung
Zunächst prüft das System, ob für das Material eine Quotierung existiert, deren
Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Wenn eine
Quotierung vorliegt, dann berechnet das System anhand der für die Lieferanten
vereinbarten Quoten, von welchem Lieferanten das Material bezogen werden soll und
schlägt danach die Bezugsquelle vor. Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werden
konnte, dann wird das Orderbuch geprüft.
2. Orderbuch
Das System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist,
dessen Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kann
sich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oder
Lieferplan) handeln. Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthält, dann
wird die Bestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet. Falls mehrere
Bezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl. Wenn keine
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 59

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenen Rahmenverträge
und Infosätze geprüft.
3. Rahmenvertrag und Infosatz
Das System sucht nach Kontrakten oder Lieferplänen für das Material sowie nach
Infosätzen und schlägt diese vor. (Wenn Infosätze mit mehr als einer
Einkaufsorganisation vorhanden sind, dann werden auch alle Infosätze derjenigen
Einkaufsorganisation(en) vorgeschlagen, die für die Beschaffung des anfordernden
Werks zuständig sind.) Wenn zu dem Material mehrere Rahmenverträge und ggf.
Infosätze vorhanden sind, werden alle als mögliche Bezugsquellen in einem Fenster zur
Auswahl vorgeschlagen. Wenn ein Infosatz gefunden wird, werden die beiden
folgenden Zusatzprüfungen durchgeführt:
Prüfung der Lieferregion
Das System prüft, ob im zugehörigen Lieferantenstammsatz eine bestimmte
Lieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in der
Bestellanforderung zu dieser Lieferregion gehört. Falls nicht, dann scheidet der Infosatz
als mögliche Bezugsquelle aus.
Prüfung des Regellieferanten
Das System prüft, ob ein Regellieferant für das Material festgelegt ist, d.h. ein Lieferant,
der für den gesamten Konzern gültig ist (Mandant). Wenn dies der Fall ist und im
Customizing eingestellt ist, daß der Regellieferant Vorrang hat, dann wird der Infosatz
dieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt.
Bezugsquellenermittlung im Hintergrund:
Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausführen und das System mehrere
mögliche Bezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlägen. Aus
diesen können Sie eine Bezugsquelle auswählen und zuordnen.
Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchführen, muß das System
eine eindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschließend automatisch eine Bestellung
erzeugt werden kann.
Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das System
dem Rahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigen
Bezugsquelle zu kommen.
Falls zwei Rahmenverträge gefunden werden, wird geprüft, ob einer davon bei einem
Regellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutige
Bezugsquelle zugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquelle
zu, die Zuordnung der Banf muß anschließend manuell durchgeführt werden.
60 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Vertrieb
15. Überblick über den Vertrieb
Die Erfüllung der Vertriebsanforderungen eines Unternehmens sowie die Bereitstellung
von Daten und Informationen weltweit wird durch die R/3-Komponente Vertrieb (SD)
unterstützt. Die Funktionen des Vertriebs gliedern sich in folgende Aufgabenbereiche:
• Vertriebsunterstützung
• Verkauf
• Versand
• Fakturierung
15.1. Vertriebsunterstützung
Mit der Vertriebsunterstützung können Vertriebsmitarbeiter im Innen- und Außendienst
Informationen über Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Wettbewerber und deren
Produkte sammeln und nutzen.
Im IDES umfaßt die Vertriebsunterstützung u. a. die Erfassung und Auswertung von
Kundenkontakten, Wettbewerbs- und Marktanalysen und Mailingaktionen.
15.2. Verkauf
In der Verkaufsphase können unterschiedliche Geschäftsvorfälle mit den damit
verbundenen Funktionen wie Preisfindung, Verfügbarkeitsprüfung, Versandterminierung
und Druck der relevanten Dokumente abgebildet werden.
Alle typischen Aufgaben des Verkaufs und deren Integration in andere
Unternehmensbereiche können Sie im IDES exemplarisch nachvollziehen.
15.3. Versand
Der Versand ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Kette, wobei die
Sicherstellung des Kundenservices und die Unterstützung der Distributionsplanung die
Hauptaufgaben darstellen.
Die Versandabwicklung im IDES umfasst u. a. die Terminverfolgung fälliger Aufträge,
die Erstellung und Bearbeitung von Lieferungen, Kommissionierung, Verpackung,
Verladen von Lieferpositionen und Druck von Versandpapieren.
15.4. Fakturierung
Die Fakturierung bildet den Abschluß eines Geschäftsvorfalls im Vertrieb. In der
Auftragsbearbeitung und der Lieferungsbearbeitung sind Informationen zur
Fakturierung eines Vorgangs jederzeit verfügbar.
Die Erstellung von Rechnungen aufgrund von Lieferungen und Leistungen, die
Bearbeitung von Gut- und Lastschriften und die Stornierung der Fakturierungsvorgänge
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 61

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
sind einige der Funktionen, die im Rahmen der Fakturierung im IDES ausgeführt
werden.
15.5. Schnittstelle zu anderen Modulen
Abbildung 22: Schnittstellen des SD-Moduls zu anderen Modulen (Quelle: SAP AG)
16. Organisationsstrukturen im Vertrieb
16.1. Verkaufsorganisation
Mit Hilfe der Verkaufsorganisation können Sie eine regionale, nationale oder
internationale Untergliederung des Marktes berücksichtigen.
Jede Verkaufsorganisation steht für eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne. Alle
Geschäftsvorfälle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation
abgewickelt.
Je Verkaufsorganisation werden in Abhängigkeit vom Vertriebsweg die für den Verkauf
erlaubten Werke festgelegt, so daß eine Verkaufsorganisation Waren aus mehreren
Werken verkaufen kann. Gleichzeitig kann ein Werk verschiedenen
Verkaufsorganisationen zugeordnet sein. Alle diese Verkaufsorganisationen können aus
diesem Werk verkaufen.
Einer Verkaufsorganisation wird genau ein Buchungskreis zugeordnet. In diesem
Buchungskreis werden die Geschäftsvorgänge der Verkaufsorganisation primär
buchhalterisch verfolgt.
62 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Buchungskreis 1
Verkaufsorganisation 1 Verkaufsorganisation 2
Werk 1
Marken - PCs
Werk 2
No-Name PCs
Werk 3
Server
Abbildung 23: Organisationsstrukturen im Vertrieb
Werk 4
Drucker
R/3 - System
Buchungskreis 2
Verkaufsorganisation 3
Werk 5
Bildschirme
Der Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen
Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Buchhaltung
abgebildet werden kann.
16.1.1. Buchungskreisübergreifender Verkauf
Die Möglichkeit, Werke auch buchungskreisübergreifend Verkaufsorganisationen
zuzuordnen, erlaubt die Bearbeitung geschäftsfeldübergreifender Kundenaufträge.
Buchungskreis 1
Verkaufsorganisation 1 Verkaufsorganisation 2
Werk 1
Marken - PCs
Werk 2
No-Name PCs
Werk 3
Server
Abbildung 24: Buchungskreisübergreifender Verkauf
Werk 4
Drucker
R/3 - System
Buchungskreis 2
Verkaufsorganisation 3
Werk 5
Bildschirme
Bsp. Im Beispielunternehmen Sapo sind die Werke der Geschäftsfelder PCs, Drucker
und Bildschirme in Deutschland jeweils einer Verkaufsorganisation innerhalb ihres
Buchungskreises zugeordnet. Darüber hinaus erfolgt eine buchungskreisübergreifende
Zuordnung aller deutschen Werke zu der Verkaufsorganisation des Buchungskreises
Deutschland/PCs.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 63

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Bestellt ein Kunde einen Marken-PC zusammen mit einem Bildschirm, kann dieser
Auftrag über Verkaufsorganisation 1 abgewickelt werden:
• Der Marken-PC wird von Werk 1 des eigenen Geschäftsfeldes, der Bildschirm von
Werk 5 des Geschäftsfelds Bildschirme geliefert.
• Verkaufsorganisation 1 erstellt die Kundenfaktura für beide Auftragspositionen.
• Der Kunde entrichtet den Rechnungsbetrag für Marken-PC und Bildschirm an
Verkaufsorganisation 1.
• Für die Lieferung des Bildschirms erstellt Verkaufsorganisation 3 eine interne
Faktura an Verkaufsorganisation 1 (internes Kunden-/Lieferantenverhältnis).
16.2. Vertriebswege
Um den Markt möglichst reibungslos zu bedienen, arbeitet der Vertrieb auf
verschiedenen Vertriebswegen. Vertriebswege sind im Sinne von Vertriebskanälen oder
Absatzschienen zu verstehen.
16.3. Produktsparten
• Beim Vertrieb eines breitgefächerten Produktspektrums können Sie Produktlinien
nach Sparten organisieren.
• Die Sparten werden den Verkaufsorganisationen zugeordnet.
• Auf Spartenebene können statistische Auswertungen durchgeführt und
Marketingstrategien erstellt werden.
Spartenübergreifend erfolgt der Verkauf über die Sparte 00 (Sparte für die
Belegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg
erfassen.
16.4. Vertriebsbereiche (Vb)
Jede Kombination der Organisationselemente Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und
Sparte bildet einen eigenen Vertriebsbereich. Alle vertriebsrelevanten Daten eines
Kunden definieren Sie abhängig von Vertriebsbereichen. Der Vertriebsbereich wird für
Auswertungen und für die Preisfindung verwendet.
V
64 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Durch entsprechende Zuordnungen wird sichergestellt, daß in einem gegebenen
Vertriebsbereich nur bestimmte Produkte verkauft werden.
Sparte 07 Sparte 08
Vertriebsbereich 1 Vertriebsbereich 5
Vertriebsbereich 3 Vertriebsbereich 7
Abbildung 25: Vertriebsbereiche (Quelle: SAP AG)
Verkaufsorganisation
Vertriebsweg
Einzelhandel
Vertriebsweg
Großhandel
16.5. Verkaufsbüros und Verkäufergruppen
Die interne Organisation im Vertrieb wird mit den Elementen Verkaufsbüro,
Verkäufergruppe und Verkäufer (Vertriebsbeauftragter) dargestellt.
Das Verkaufsbüro ist eine Vertriebsniederlassung oder eine Geschäftsstelle und kann
für einen oder mehrere Vertriebsbereiche tätig sein.
In Deutschland verfügt IDES über vier Niederlassungen.
Die personelle Besetzung der Niederlassungen ist über Verkäufergruppen abgebildet. In
jeder Verkäufergruppe ist, je nach Größe der Niederlassung, eine bestimmte Anzahl
Vertriebsbeauftragter tätig.
Der Vertriebsbeauftragte betreut entsprechend seiner Qualifikationen und
Schwerpunkte eine gewisse Anzahl von Kunden.
Die Verkäufergruppe ist eine organisatorische Einheit des Vertriebs, die den
Verkaufsvorgang durchführt und für diesen intern zuständig ist.
Abbildung 26: Organisation des Verkaufs (Quelle: SAP AG)
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 65

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
16.6. Versandorganisation
Versandstellen sind eigenständige organisatorische Einheiten, innerhalb derer die
Bearbeitung und Überwachung der Lieferungen sowie die anschließende Warenausgabe
erfolgen. Eine Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet.
17. Geschäftsprozesse im Vertrieb
Der Vertriebszyklus beginnt mit den Vorverkaufsaktivitäten und endet mit der
Bezahlung des Kunden für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. Die
Vertriebskomponente bildet sämtliche dieser Prozesse mit Hilfe elektronischer Belege
ab, die jeweils mit dem Vorgänger- und den Nachfolgebelegen verknüpft sind.
Abbildung 27: Vertriebszyklus (Quelle: SAP AG)
• Vorverkaufsaktivitäten: Auf eine Anfrage eines Kunden wird ein Angebot erstellt
und verschickt.
• Daraufhin erteilt der Kunde einen sich auf das Angebot beziehenden Auftrag
• Nun müssen Sie das Material beschaffen
• eine Lieferung anlegen
• eine Faktura erstellen
• und den Zahlungseingang des Kunden verbuchen
In der folgenden Graphik werden die Aktivitäten der Kundenauftragsabwicklung im R/3
System in eine Struktur gebracht.
66 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Abbildung 28: Aktivitäten bei der Kundenauftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)
Alle Kästchen in den Bereichen Vorverkaufsaktivitäten und Auftragsbearbeitung stellen
verschiedene Verkaufsbelegarten dar.
Ein Verkaufsbeleg ist ein elektronischer Beleg, mit dessen Hilfe Sie die Erfassung und
Bearbeitung von Kundenanforderungen nach Waren und Dienstleistungen steuern
können.
17.1. Anfrage
Oft beginnt der Auftragszyklus mit einer Anfrage.
17.1.1. Definition
• Die Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, ein Angebot oder eine
unverbindliche Verkaufsauskunft abzugeben.
• Eine Anfrage kann sich auf Materialien bzw. Leistungen, Konditionen und ggf.
Liefertermine beziehen.
• Der Vertriebsbereich nimmt die Anfrage entgegen und ist damit verantwortlich für
die weitere Bearbeitung.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 67

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
17.1.2. Struktur
• Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die
nachgefragte Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.
• Die Gesamtmenge einer Anfrageposition kann in den Einteilungen in verschiedene
Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.
• Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach
Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)
möglich.
• In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen
aufgeführt. Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.
17.2. Verkaufsauskunft
Wenn ein Kunde Preis- und Lieferinformationen ohne ein schriftliches Angebot von
Ihnen wünscht, können Sie diesen Kundenkontakt in Form eines
Verkaufsauskunftsbelegs festhalten. Wie bei Anfrage und Angebot kann der
Verkaufsauskunftsbeleg später als Grundlage für die Erstellung eines Kundenauftrags
oder für die Vertriebsanalyse genutzt werden.
17.3. Angebot
17.3.1. Definition
Die Offerte eines Vertriebsbereichs an einen Kunden zur Lieferung von Materialien
bzw. zur Erbringung von Leistungen zu festgelegten Konditionen. Die Offerte ist für
den angegebenen Zeitraum für das Unternehmen rechtlich bindend.
Mit einem Kundenangebot kann ein Vertriebsbereich auf die Anfrage eines Kunden
antworten oder sich auf einen Geschäftspartnerkontakt beziehen.
In einem Angebot werden daher die Produktspezifikation, Preise und Liefermodalitäten
(z.B. Lieferart, Adresse) angegeben.
Bereits im Angebot können Attribute erfaßt werden, die zu einem späteren Zeitpunkt in
den daraus hervorgehenden Verkaufsauftrag übernommen werden.
17.3.2. Struktur
Ein Angebot besteht aus einem Angebotskopf, der Informationen enthält, die für das
gesamte Angebot gültig sind, sowie einer oder mehrerer Positionen, die die angebotene
Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.
Diese Gesamtmenge kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit den
dazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.
Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach
Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)
möglich.
In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt.
Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.
Angebote an einen Kunden können erfaßt, verwaltet und überwacht werden.
68 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Für die optimale Bedienung des Marktes können so die Akquisitionsaktivitäten geplant
und gesteuert werden.
17.3.3. Gültigkeitszeitraum
Als allgemeine Information im Angebotskopf wird neben dem „potentiellen“
Auftraggeber, Bestelldaten und Preisfindungsdaten ein Gültigkeitszeitraum erfaßt.
Damit wird die zeitliche Gültigkeit des Angebots festgelegt. Eine Überführung des
Angebots in einen Auftrag ist nach Ablauf dieses Zeitraums nicht mehr möglich.
17.3.4. Verwendung
Ein Angebot kann direkt in einen Auftrag übergeführt werden. Dabei werden sämtliche
Angebotsdaten in den neuen Auftrag übernommen und es wird im Auftrag ein Verweis
auf das zugrundeliegende Angebot erstellt.
17.4. Auftrag
Abbildung 29: Vom Angebot zum Auftrag (Quelle: SAP AG)
17.4.1. Definition
Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, eine bestimmte Menge an Materialien
zu einem Zeitpunkt zu liefern bzw. Leistungen zu einem Zeitpunkt zu erbringen
(Terminauftrag).
Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlich
für die Erfüllung des Vertrages.
Im Auftrag stehen Funktionen wie z.B. die Preisfindung und der Nachrichtendruck zur
Verfügung. Das System prüft, ob das Material zum Wunschlieferdatum verfügbar ist
und schließt ggf. die Bedarfsübergabe an die Disposition an. Bei der
Versandterminierung werden Versandtermine und Versandstellen ermittelt.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 69

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
17.4.2. Struktur
• Ein Kundenauftrag besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die in Auftrag
gegebene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.
• Die Gesamtmenge einer Auftragsposition kann in Einteilungen unterteilt sein, die
die verschiedenen Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen enthalten.
• Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nach
Chargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)
möglich.
• In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen
aufgeführt. Die Konditionen für eine Position können aus einer Gesamtkondition
abgeleitet werden, die für den gesamten Auftrag gültig ist.
• Eine Position kann in mehrere Fakturierungsplantermine unterteilt sein, die jeweils
einen Termin festlegen, an dem ein festgelegter Betrag der Position zu fakturieren
ist.
Die Positionen eines Kundenauftrags können aufgrund der Positionen eines
Kundenangebots entstanden sein.
Zusätzlich zum Terminauftrag gibt es spezielle Auftragsarten wie z.B. den
Sofortauftrag oder den Barverkauf.
• Beim Barverkauf wird die gekaufte Ware bar bezahlt.
• Bei einem Sofortauftrag holt der Kunde die Ware sofort ab, oder Sie liefern sie
noch am gleichen Tag, an dem der Auftrag erteilt wird. Die Rechnung wird
jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erzeugt.
Abbildung 30: Auftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)
17.4.3. Integration
Abweichend vom Kunden als Auftraggeber können andere Geschäftspartner in
verschiedenen Partnerrollen (z. B. Warenempfänger) angegeben werden.
70 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
17.5. Beschaffung
Abbildung 31: Von der Auftragsbearbeitung zur Beschaffung (Quelle: SAP AG)
Bei der Beschaffung wird folgendes ermittelt:
• Ob das Produkt verfügbar ist (Verfügbarkeitsprüfung)
• wie das Produkt beschafft wird:
• aus verfügbarem Bestand
• durch Nachschub (Fertigungsauftag, Bestellung)
• Einzelfertigung
• Lieferung durch externen Lieferanten (s.a. Kap. 4 - Einkaufsprozess)
• Lieferung durch anderes Lager
17.6. Lieferabwicklung
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 71

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 32: Von der Beschaffung zur Lieferung (Quelle: SAP AG)
Als zentrales Objekt des Warenausgangsprozesses unterstützt die Auslieferung alle
Versandaktivitäten wie Kommissionierung, Verpacken, Transport und Warenausgang.
In der Auslieferung werden Informationen zur Versandplanung hinterlegt, der Status der
Versandaktivitäten überwacht und die im Laufe der Versandabwicklung gewonnenen
Daten festgehalten. Mit der Erstellung der Auslieferung werden die Versandaktivitäten,
wie die Kommissionierung oder Versandterminierung, eingeleitet und Daten
aufgenommen, die während der Versandabwicklung generiert werden.
17.6.1. Funktionsumfang
Eine Auslieferung kann wir folgt angelegt werden:
• mit Bezug zu einem Kundenauftrag
• mit Bezug zu einer Umlagerbestellung
• mit Bezug zu einer Lohnbeistellung
• mit Bezug zu einem Projekt
• ohne Bezug
Dabei können Sie, je nach Bedarf, die Auslieferungen automatisch mittels Arbeitsvorräten
oder manuell erstellen. Mit Ihren Kunden können Sie Vereinbarungen über
Teil- und Komplettlieferungen sowie über eine Auftragszusammenführung treffen.
Auslieferungen können zu einer Gruppe von Lieferungen zusammengefaßt werden.
Übersichten ermöglichen eine Überwachung der erstellten Auslieferungen und der dafür
noch ausstehenden Versandaktivitäten.
Im IDES z.B. können Sie Lieferungen automatisch mittels Arbeitsvorräten oder
manuell erstellen. Hierbei werden Vereinbarungen mit Kunden über Komplett- und
Teillieferungen sowie über Auftragszusammenführung berücksichtigt.
Auslieferungen können nur unter bestimmten Voraussetzungen erzeugt werden:
Auf Kopfebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
• Es darf keine Liefersperre auf Kopfebene gesetzt sein.
Die Liefersperre kann z.B. wegen einer Überschreitung des Kreditlimits automatisch
gesetzt werden. Oder Sie geben die Liefersperre manuell im Verkaufsbeleg an.
• Der Verkaufsbeleg muß mindestens eine lieferbare Position enthalten.
Ist z.B. keine der lieferrelevanten Positionen fällig, kann der Auftrag nicht beliefert
werden.
Auf Positions- und Einteilungsebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfüllt
sein:
• Die Einteilung muß zum angegebenen Selektionsdatum fällig sein.
Eine Einteilung wird für den Versand fällig, sobald sie das
Materialbereitstellungsdatum oder das Transportdispositionsdatum erreicht.
72 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
• Es darf keine Liefersperre für die Einteilung gesetzt sein.
•
Sie können manuell im Verkaufsbeleg für eine Einteilung eine Liefersperre setzen,
wenn z.B. eine kostenlose Lieferung zunächst überprüft werden soll.
Die noch zu liefernde Menge muß größer null sein.
• Die lieferrelevanten Positionsangaben im Auftrag müssen vollständig sein.
Sind sie unvollständig, müssen Sie zunächst das Unvollständigkeitsprotokoll des
Auftrags bearbeiten
• Der Produktstatus des Materials muß eine Lieferung zulassen.
•
Neue Produkte sind z.B. noch nicht zur Lieferung freigegeben. Sie können aufgrund
ihres Produktstatus nicht in die Lieferung aufgenommen werden.
Die Ware muß verfügbar sein, falls die Verfügbarkeit geprüft wird
17.7. Kommissionierung
Der Vorgang der Kommissionierung umfasst das Entnehmen der Ware aus einem
Lagerort und deren Bereitstellung in richtiger Menge und Qualität in einem
Kommissionierbereich, wo die Ware für den Versand vorbereitet wird.
17.7.1. Funktionsumfang
Unabhängig davon, wie die Kommissionierung in einem Unternehmen durchgeführt
wird, können Sie das System so einstellen, daß die Kommissionieraktivitäten
• automatisch bei der Auslieferungserstellung
• regelmäßig zu bestimmten Zeiten,
• manuell anhand von Übersichten zu den Tageslasten durch die Aufforderung
eines Mitarbeiters erfolgen.
Zur Terminierung und Überwachung der Kommissioniervorgänge ist in jeder
Lieferposition ein Kommissionierstatus hinterlegt. Dieser Status gibt Ihnen z.B.
Auskunft darüber, für welche Positionen die Kommissionierung bereits begonnen hat.
In der Standardeinstellung des Systems ist für die Buchung des Warenausgangs
Voraussetzung, daß kommissionierrelevante Positionen voll kommissioniert sind. Dies
bedeutet, daß Liefermenge und Pick-Menge (kommissionierte Menge) in der
Auslieferung übereinstimmen müssen.
Bei Verwendung des Warehouse-Management-Systems (WMS) sind alle
erforderlichen Prozesse voll integriert. Sie können z.B. direkt aus der Auslieferung
einen WM-Transportauftrag anlegen und der aktuelle Status der
Lagerverwaltungsvorgänge kann in der Lieferung überwacht werden.
Bei der Verwendung von Subsystemen können Sie alle für die Kommissionierung
benötigten Daten und die Rückmeldung der Kommissionierdaten über die
Lieferschnittstelle übertragen.
Über die Nachrichtensteuerung können Daten an ein Subsystem übertragen werden, das
zur Kommissionierung eingesetzt wird.
Je nach Vorgehensweise bei der Kommissionierung können Sie lieferrelevante
Informationen vor der Kommissionierung ermitteln oder nach erfolgter
Kommissionierung festhalten. Die kann z.B. folgende Daten umfassen:
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 73

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
• aus welchen Chargen wurde ein Material kommissioniert
• welche Serialnummern wurden kommissioniert
• aus welchen Bewertungsarten wurde der Bestand entnommen.
Die Kommissionierung erfolgt im IDES auf drei verschiedene Arten:
• Einzelkommissionierung „auf Zuruf“: Nach Erstellen der Lieferung tragen
Sie die kommissionierte Menge manuell in die Lieferpositionen ein (z. B. wenn
eine Lieferung schnell das Unternehmen verlassen muß).
• Einzelkommissionierung über Kommissionierliste: Mit dem Druck einer
Kommissionierliste werden die kommissionierten Mengen in den
•
Lieferpositionen automatisch fortgeschrieben.
Sammelkommissionierung mit Quittierung: In diesem Fall wird eine Gruppe
von Lieferungen kommissioniert. Die Sammelkommissionierung im IDES ist
quittierungspflichtig, d.h. der Warenausgang der Lieferpositionen kann erst
erfolgen, wenn die kommissionierten Mengen bestätigt worden sind.
17.8. Warehouse-Management-System (WMS)
SAP R/3 kann als eigenständiges Warehouse Management System (WMS) installiert
werden, um von einem beliebigen ERP-System Anforderungen an das Lager
entgegenzunehmen bzgl.
• Wareneingang
• Warenausgang
• Umbuchungen
Des weiteren ist das System in der Lage, Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und
Materialien aus dem führenden ERP-System entgegenzunehmen.
17.8.1. Integration
Geplante Warenbewegungen werden dem WMS mittels An- bzw. Auslieferungen
mitgeteilt, die im führenden ERP-System erfaßt werden. Nach der erfolgten physischen
Ein- oder Auslagerung wird der Wareneingang bzw. Warenausgang gebucht, der im
WM-System die Bereinigung der Lagerplätze vornimmt. Gleichzeitig mit dieser
Aktivität findet die Erstellung der Rückmeldung statt, die die Veränderungen in der
Bestandsführung des ERP-System durchführt. D.h.: Es erfolgt erst die physische Ein-
bzw. Auslagerung bevor die Bestände gebucht werden.
17.8.2. Funktionsumfang
Im Warehouse-Management-System werden alle in der Lagerverwaltung anfallenden
Aktivitäten durchgeführt. Im einzelnen sind das:
• die Lagerplatzverwaltung
• die Bestandsführung auf Lagerplatzebene
• die Platzfindung
• die Kommissionierung
74 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
• das Verpacken
• das Erstellen der benötigten Versandpapiere
17.9. Lagernummern
In der Regel wird ein kompletter physischer Lagerkomplex im WM unter einer einzigen
Lagernummer definiert. Mit der Lagernummer können mehrere Lagertypen verwaltet
werden, die sich in einem oder mehreren Gebäuden befinden.
Das Lager für Firma XYZ umfaßt zum Beispiel folgende Einrichtungen:
• Wareneingangszone
• Warenausgangszone
• Halle mit Hochregalen
• Blocklagerzone
• Kommissionierbereich mit Festplätzen
• Lagerraum im Freien für Sonderstoffe (wird auch benutzt, wenn andere Lagertypen
voll ausgelastet sind.)
Im WM können alle diese Einrichtungen unter einer Lagernummer zusammengefaßt
und grafisch dargestellt werden.
17.9.1. Verwendung
Unter der Lagernummer werden die organisatorischen und physischen Merkmale eines
Lagerkomplexes zusammengefaßt. Die Lagernummer wird in einer Tabelle mit
verschiedenen Steuerparametern angelegt, die für alle Elemente des Lagerkomplexes
gelten.
Wenn Sie beispielsweise die gewichtsbezogene Kapazitätsprüfung im Lager einsetzen
möchten, wird die Gewichtseinheit auf Ebene der Lagernummer definiert. Auf dieser
Ebene werden außerdem die Standardmengeneinheiten für WM-Belege, die Art der
Kommissionierung sowie spezielle Schnittstellen, wie z.B. externe Schnittstellen oder
Schnittstellen zu WM-PP, festgelegt.
Bei Bedarf können Sie alle diese Steuerparameter ändern, auch wenn Sie bereits mit
dem WM im aktiven Modus in Produktion gegangen sind.
Jedes oben aufgeführte Lager wird in der Lagerverwaltung als Lagertyp bezeichnet.
Wie wird die Lagernummer im WM optimal angelegt?
Wir empfehlen Ihnen, eine Lagernummer für jede Gruppe von Lagertypen oder
Gebäuden (Lagerkomplex) in derselben geographischen Region zu benutzen. Wenn sich
Ihre Lagereinrichtungen in verschiedenen Städten befinden oder physisch weit
auseinander liegen, ist es sinnvoll, jedem Lagerkomplex eine separate Lagernummer
und einen separaten Lagerort zuzuordnen. Dies ist vom Einzelfall abhängig.
17.9.2. Lagertyp
Definition
Ein Lagertyp ist eine Lagerfläche, Lagereinrichtung oder Lagerzone, die für eine
Lagernummer im WM definiert werden kann. Es handelt sich um einen eindeutigen
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 75

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Bereich innerhalb eines Lagers oder Lagerkomplexes, der durch den beanspruchten
Raum und den organisatorischen Aufbau gekennzeichnet ist und aus einem oder
mehreren Lagerplätzen besteht.
Sie können mehrere Lagertypen für jede Lagernummer definieren. Die folgende
Abbildung zeigt fünf Lagertypen, die einer Lagernummer zugeordnet sind.
Abbildung 33: Lagertypen (Quelle: SAP AG)
Folgende häufig verwendeten Lagertypen können Sie beispielsweise mit dem WM
definieren:
• Blocklager
• Freilager
• Hochregallager
• Kommissionierbereich
• Regallager
Bei diesen Lagertypen handelt es sich um physische Lagertypen.
Sie können auch Lagertypen im WM definieren, die von der Bestandsführung und von
der Lagerverwaltung gemeinsam genutzt werden. In diesem Fall spricht man von
Schnittstellenlagertypen. Dazu zählen:
• Wareneingangszone
• Warenausgangszone
• Differenzenschnittstelle
• Umbuchungszone
Verwendung
Die Bestandsführung (IM) kommuniziert mit der Lagerverwaltung über diese
Schnittstellenlagertypen. Beispielsweise werden im IM verbuchte Wareneingänge und -
ausgänge in Schnittstellenlagertypen fortgeschrieben. Diese Lagertypen können
76 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Eigenschaften aufweisen, die bei rein physischen Lagertypen in der Regel nicht
definiert werden. Zum Beispiel sind für Schnittstellenlagertypen negative Bestände
möglich, keine Kapazitätsprüfungen erforderlich und keine Einlagerungs- oder
Kommissionierstrategien festgelegt.
Diese Lagertypen bilden den Lagerkomplex und können sich in einem einzelnen
Gebäude oder in mehreren Lagerstrukturen befinden. Sie werden alle unter einer
einzigen Lagernummer verwaltet.
Definition von Steuerparametern im Lagertyp
Auf Lagertypebene müssen Sie wichtige Steuerungskennzeichen festlegen, die den
Materialfluß (Einlagerung und Kommissionierung) und das Inventurverfahren in jedem
Lagertyp regeln. Diese Steuerungskennzeichen sind teilweise nur in einer bestimmten
Kombination sinnvoll oder zulässig. Nicht in jeder Situation sind alle Kennzeichen
erlaubt. Außerdem dürfen einige nur mit äußerster Sorgfalt nachträglich geändert
werden. Andere wiederum werden nur unter bestimmten Voraussetzungen aktiv.
Beispielsweise kann die Lagereinheitenverwaltung nur dann ausgeführt werden, wenn
innerhalb eines Lagertyps absoluter Nullbestand vorliegt. Bestimmte
Kapazitätsprüfungen können nur aktiviert werden, wenn alle Faktoren für diesen
Kapazitätsprüfungstyp gepflegt sind. Besondere Vorsicht ist auch beim nachträglichen
Ändern der Steuerungskennzeichen für Einlagerungsstrategien geboten.
Im Lagertypsatz gibt es Kennzeichen, die in der Bewegungsart übersteuert werden
können. Dies bedeutet, daß bestimmte Funktionen wie die Quittierungspflicht für
Einlagerung und Kommissionierung oder die Möglichkeit von Umbuchungen an
demselben Lagerplatz im allgemeinen für einen bestimmten Lagertyp, aber nicht für
eine bestimmte Buchung gelten (Wareneingänge aus der Produktion müssen zum
Beispiel nicht quittiert werden).
Vordefinierte Lagertypen für das WM
In der Standardlagerverwaltung sind zum Beispiel mehrere vollständige Lagertypen
konfiguriert, die direkt verwendbar sind. Dazu zählen ein Hochregallager, ein
Blocklager, ein Kommissionierbereich, ein Freilager und ein Palettenlager. Diese Lager
wurden alle mit verschiedenen Steuerparametern für Einlagerung, Kommissionierung
und Inventur definiert.
Sie können die Standardlagertypen im System verwenden oder ändern oder eigene
Lagertypen anlegen und an die speziellen Anforderungen Ihrer Firma anpassen.
17.10. Transportauftrag
Der Transportauftrag ist ein wichtiges Mittel für die Steuerung der Warenbewegungen
im Lager. Er basiert auf einem einfachen Prinzip: von welchem Ort im Lager werden
die Waren genommen und an welchen Ort im Lager werden sie gebracht. Bei jedem
Transportauftrag sind ein Ausgangsort und ein Bestimmungsort beteiligt.
Ein Transportauftrag kann zu einer Lieferung, einem Transportbedarf oder einer
Umbuchungsanweisung erzeugt werden.
17.11. Verpackung von Lieferpositionen
Verpacken ist Teil der Lieferungs- und Transportbearbeitung. Während der Bearbeitung
einer Lieferung können Sie im Verpackungsdialog durch die Eingabe eines
Versandhilfsmittels ein Versandelement erzeugen und Lieferpositionen zuordnen.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 77

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Ein Versandelement ist die Zusammenfassung von Materialien, die zu einem
bestimmten Zeitpunkt gemeinsam in einem Versandhilfsmittels verpackt werden.
Die dadurch entstehenden Versandelemente können Sie in weitere Versandhilfsmittel
verpacken und dadurch beliebig viele Ebenen bilden (mehrstufiges Verpacken).
Beispielsweise können Sie Lieferpositionen könne im IDES mit Hilfe vordefinierter
Versandhilfsmittel (z. B. Kisten, Kartons, Paletten) verpacken. Auf diese Weise können
Sie dokumentieren, welche Verpackungsarten den zu liefernden Produkten zugewiesen
werden sollen oder zugewiesen worden sind. Das Verladen der verpackten Waren
können Sie mit Hilfe von verschiedenen Transportmitteln abbilden.
Kleine Teile, die schon in der Produktion verpackt worden sind, können während der
Lieferungsbearbeitung in Palettenkartons oder Gitterboxen weiter verpackt werden.
Die Verpackung können Sie hierarchisch abbilden. Die in der ersten Stufe verpackten
Produkte können weiter verpackt werden oder auf ein Transportmittel verladen werden.
Ein Karton mit Polstereinsatz wird z. B. auf eine Palette verladen, die Palette wiederum
in einen Waggon oder LKW.
17.12. Warenausgang
Wenn die Waren ein Unternehmen verlassen, ist der Geschäftsvorgang aus Versandsicht
abgeschlossen. Dies wird durch die Buchung des Warenausgangs für Auslieferungen
abgebildet.
Abbildung 34: Warenausgang (Quelle: SAP AG)
Für die Warenausgangsbuchung stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur
Verfügung:
• Warenausgangsbuchung für eine einzelne Auslieferung
• Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen buchen
• Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen über die
Hintergrundverarbeitung ohne manuelle Eingriffe buchen
• Warenausgang zu einem gesamten Transport buchen
78 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
17.12.1. Funktionsumfang
Grundlage für den Warenausgang ist die Auslieferung. Für die Warenausgangsbuchung
werden die nötigen Daten aus der Auslieferung in den Warenausgangsbeleg
übernommen, der manuell nicht geändert werden kann. Korrekturen müssen in der
Auslieferung vorgenommen werden. Somit ist sichergestellt, daß der
Warenausgangsbeleg die wirkliche Auslieferung repräsentiert.
Mit dem Buchen des Warenausgangs für Auslieferungen werden über den
Warenausgangsbeleg die folgenden Funktionen abgedeckt:
• Der Lagerbestand des Materials wird um die Liefermenge reduziert
• Die Wertveränderung wird auf den Bestandskonten der Materialbuchhaltung
gebucht
• Die Bedarfe werden um die Liefermenge reduziert
• Status der Serialnummern wird aktualisiert
• Das Buchen des Warenausgangs wird automatisch im Belegfluß festgehalten
• Eine Bestandsfindung für die Lieferantenkonsignationsbestände wird durchgeführt
• Ein Arbeitsvorrat für die Lieferempfangsbestätigung wird erzeugt
• Ein Arbeitsvorrat für die Fakturierung wird erzeugt
Nachdem der Warenausgang für eine Auslieferung gebucht ist, ist im Gegenzug die
Änderbarkeit der Lieferung stark eingeschränkt. Abweichungen zwischen der
Auslieferung und dem Warenausgangsbeleg werden so verhindert.
Abbildung 35: Auswirkungen des Warenausgangs (Quelle: SAP AG)
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 79

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
17.13. Fakturierung
Abbildung 36: Von der Lieferabwicklung zur Fakturierung (Quelle: SAP AG)
17.13.1. Definition
Überbegriff für Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Proformarechnungen und
Stornobelege.
17.13.2. Verwendung
Die Faktura wird angelegt, um z.B. eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen.
80 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
17.13.3. Struktur
Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig
vielen Positionen zusammen.
Kopf
• Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte Faktura
Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:
• Nummer des Regulierers
• Fakturadatum
• Nettowert der gesamten Faktura
• Belegwährung
• Zahlungsbedingungen und Incoterms
• Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers
• Preiselemente auf Kopfebene
Positionen
In den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazu
gehören z.B.:
• Materialnummer
• Fakturamenge
• Nettowert der einzelnen Positionen
• Gewicht und Volumen
• Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer der
•
zugrundeliegenden Lieferung
Preiselemente der einzelnen Positionen
• Die Faktura wird über die Fakturaart gesteuert.
17.13.4. Integration in das Rechnungswesen
Die Integration in das Rechnungswesen besteht darin, daß die im Vertrieb erzeugten
Fakturadaten an folgende Komponenten weitergeleitet werden:
• die Finanzbuchhaltung (FI-Forderungen)
• das Controlling (CO)
Die Integration mit der Finanzbuchhaltung besteht darin, daß das System Fakturadaten
aus den Rechnungen, Gut- und Lastschriften an die Finanzbuchhaltung weiterleitet.
• Das System führt eine Gegenbuchung auf die entsprechenden Konten durch (mit
Hilfe der Kontenfindung)
• gewährleistet, daß alle Fakturen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, von FI als
zusammengehörig erkannt werden (z.B. eine Gutschrift zu einer Rechnung)
Die Integration mit dem Controlling besteht darin, daß das System Kosten und Erlöse
an die entsprechenden Nebenbücher weiterleitet.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 81

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Beim Fakturierungsvorgang im IDES werden Belege in folgenden Bereichen des
Rechnungswesens automatisch Belege erstellt:
• General Ledger
• Profit Center
• Ergebnisrechnung
• Kostenrechnung
• Buchhaltung
17.14. Zahlungseingang
Abbildung 37: Von der Fakturierung zur Zahlung (Quelle: SAP AG)
Die Zahlung ist der abschließende Geschäftsprozeß innerhalb der Kundenauftragsabwicklung.
Wenn der Zahlungseingang gebucht wird, wird das Sachkonto automatisch
fortgeschrieben. Dabei führt das R/3 System eine Sollbuchung auf dem
Zahlungsmittelkonto und eine Gutschrift auf dem Orderungskonto des Kunden aus.
Die Zahlung umfaßt:
• Buchen von Zahlungen aufgrund von Rechnungen
• Klärung von Abweichungen, falls erforderlich
17.15. Offener Posten
Offene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlte
Rechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahlt
wird.
Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleich
hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einander
zugeordneten Posten muß also Null ergeben.
82 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Abbildung 38: Offener Posten (Quelle: SAP AG)
Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung:
Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und dem
Datum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einem
Kreditorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärt
gekennzeichnet.
Das Ausgleichen im R/3-System ist flexibel. Sie können mehrere Konten, verschiedene
Kontoarten (Sachkonto, Kreditor, Debitor), Konten aus mehreren Buchungskreisen und
Sonderhauptbuchvorgänge in einem Ausgleichsvorgang bearbeiten.
17.15.1. Offene Posten bearbeiten
Zur Bearbeitung offener Posten gehören die Auswahl und Aktivierung der offenen
Posten. Die Bearbeitung ist der letzte Schritt vor dem Buchen eines Ausgleichsbelegs.
Das System berücksichtigt bei der Buchung von Ausgleichsbelegen Toleranzen,
worunter akzeptable Zahlungsdifferenzen zu verstehen sind. Je nach Ihrer
Systemkonfiguration bucht das System kleine Differenzen zwischen Soll und Haben auf
ein Konto für unberechtigte Abzüge. Die Grenze der akzeptablen Unter- oder
Überzahlungen legt Ihr Systemverwalter fest.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 83

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 39: Bearbeitung offener Posten (Quelle: SAP AG)
Im allgemeinen sollten Sie offene Posten so auswählen und bearbeiten, daß der Saldo
aus Soll und Haben gleich Null ist.
Wenn Soll und Haben der von Ihnen eingegebenen Belegpositionen und der
bearbeiteten offenen Posten ausgeglichen sind, können Sie einen Ausgleichsbeleg
buchen.
Wenn Sie z.B. eine Kreditorenzahlung von $1000 eingeben, müssen Sie offene
Kreditorenposten auswählen und bearbeiten, die $1000 entsprechen. Wenn Ihr System
eine Toleranz von 1% zuläßt, können Sie offene Posten von $990 bis $1010
ausgleichen.
Bei der Bearbeitung offener Posten können Sie:
• offene Posten aktivieren oder inaktivieren
• Skonto aktivieren oder inaktivieren
• Skontobeträge pflegen
• Teilzahlungen oder Restposten eingeben
Bevor Sie offene Posten ausgleichen können, müssen Sie diese aktivieren.
84 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
18. Belege im Vertrieb
Im SAP-System werden die Geschäftsvorfälle mit Hilfe von Belegen festgehalten.
Diese sogenannten Vertriebsbelege sind nach bestimmten Kriterien strukturiert, um alle
Informationen, die im Beleg gespeichert werden müssen, systematisch ablegen zu
können.
Ein Beleg ist somit der Nachweis eines Geschäftsvorfalls in der Vertriebsabwicklung.
Folgende Vertriebsbelege werden u.a. unterschieden:
• Verkaufsbelege
• Versandbelege
• Fakturabelege
Ein Vertriebsbeleg besteht aus einem Belegkopf und einer beliebigen Anzahl von
Belegpositionen:
Der Belegkopf enthält Daten, die für den gesamten Beleg gelten (Zahlungsbedingungen,
Versandanschrift, Texte usw.).
Die Belegpositionen enthalten die Daten der Waren oder Leistungen, die der Kunde
bezieht.
18.1. Verkaufsbelege
Man unterscheidet zwischen folgenden Gruppen von Verkaufsbelegen:
• Anfrage
• Angebot
• Auftrag
• Rahmenvertrag (Kontrakte und Lieferpläne)
• Reklamationen (Retouren, Gutschrifts- und Lastschriftsanforderungen)
Im Lauf der weiteren Geschäftsabwicklung im Vertrieb werden auf der Basis der
Verkaufsbelege die Versand- und Fakturabelege erstellt.
18.1.1. Struktur
Alle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur:
Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielen
Belegpositionen zusammen. Die Belegpositionen können
wiederum in beliebig viele Einteilungen unterteilt werden.
Abbildung 40: Struktur von Verkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)
Kopfdaten
Im Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für den gesamten Beleg
Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 85

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
• Nummer des Auftraggebers
• Nummer des Warenempfängers und des Regulierers
• Belegwährung und Kurs
• Preiselemente für den gesamten Beleg
• Lieferdatum und Versandstelle
Positionsdaten im Verkaufsbeleg
Während die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen, sind einige
Daten nur für bestimmte Positionen gültig. Diese Daten werden auf Positionsebene
gespeichert und beinhalten:
• Materialnummer
• Zielmenge bei Rahmenverträgen
• Nummer des Warenempfängers und des Regulierers (auf Positionsebene kann ein
abweichender Warenempfänger oder Regulierer definiert werden)
• Werks- und Lagerortangaben
• Preiselemente für die einzelnen Positionen
Einteilungsdaten
Eine Position besteht aus einer oder mehreren Einteilungen. Die Einteilungen enthalten
alle Daten, die zur Belieferung benötigt werden. Ein Kunde erteilt z.B. einen Auftrag
für 20 Stück eines Materials. Sie geben dies als eine Position in den Auftrag ein. Sie
können allerdings gegenwärtig nur 10 Stück liefern, die restlichen 10 Stück liefern Sie
im nächsten Monat. Es müssen also zwei Lieferungen terminiert werden. Die Daten für
diese Lieferungen (Datum, bestätigte Mengen) werden in zwei unterschiedlichen
Einteilungen gespeichert. In Verkaufsbelegen, in denen Lieferdaten nicht relevant sind,
z.B. Kontrakte, Gut- und Lastschriftsanforderungen, erstellt das System keine
Einteilungen.
In den Einteilungen werden z.B. folgende Daten festgehalten:
• Einteilungsmenge
• Lieferdatum
• bestätigte Menge
18.2. Versandbelege
Es gibt folgende Versandbelege:
• Lieferung
• Materialbeleg, der die Warenausgangsdaten enthält
• Gruppe von Lieferungen
18.2.1. Struktur
Die Auslieferung setzt sich aus einem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionen
zusammen.
Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Auslieferung.
86 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Abbildung 41: Struktur eines Auslieferungsbelegs (Quelle: SAP AG)
Belegkopf
Im Belegkopf werden die allgemeinen, für die Auslieferung relevanten Daten
festgehalten. Sie haben Gültigkeit für den gesamten Beleg. Dazu gehören z.B.:
• Versandstelle
• Daten zur Versand- und Transportterminierung (z.B. das Warenausgangsdatum oder
das Anlieferdatum beim Warenempfänger)
• Gewichte und Volumina der gesamten Auslieferung
• Nummer des Auftraggebers und des Warenempfängers
• Route
Belegpositionen
In den Belegpositionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Belegposition gelten.
Dazu gehören z.B.:
• Materialnummer
• Liefermenge
• Endverkaufspreis
• Werks- und Lagerortangaben
• Kommissionierdatum
• Gewichte und Volumina der einzelnen Positionen
• Toleranzen bei Unter- oder Überlieferung
18.3. Fakturabelege
Alle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebig
vielen Positionen zusammen. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Faktura.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 87

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 42: Struktur von Fakturabelegen (Quelle: SAP AG)
18.3.1. Kopf
Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte Faktura
Gültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:
• Nummer des Regulierers
• Fakturadatum
• Nettowert der gesamten Faktura
• Belegwährung
• Zahlungsbedingungen und Incoterms
• Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers
• Preiselemente auf Kopfebene
18.3.2. Positionen
In den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazu
gehören z.B.:
• Materialnummer
• Fakturamenge
• Nettowert der einzelnen Positionen
• Gewicht und Volumen
• Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer der
•
zugrundeliegenden Lieferung
Preiselemente der einzelnen Positionen
88 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
18.4. Belegfluss
Der Belegfluß zeigt die Entwicklung eines Vertriebsbelegs an; er bildet im System
aufeinanderfolgende Belege eines Geschäftsvorfalls ab.
Ein möglicher Belegfluß könnte aus einem Angebot, einem Auftrag, einer Lieferung
und einer Rechnung bestehen. Wenn Sie ausgehend vom Auftrag diesen Belegfluß
anzeigen würden, wäre das Angebot ein Vorgängerbeleg; Lieferung und Rechnung
wären Folgebelege.
18.4.1. Voraussetzungen
Vorgängerbelege werden immer fortgeschrieben. Falls Folgebelege im Belegfluß
fortgeschrieben werden sollen, müssen Sie im Customizing bei der Kopiersteuerung
entsprechende Einstellungen vornehmen. Die Kopiersteuerung und der Belegfluß
werden für Belege in folgenden Bereichen definiert:
• Vertriebsunterstützung
• Verkauf
• Versand
• Transport
• Fakturierung
18.4.2. Funktionsumfang
Der Belegfluß wird vom System auf zwei Ebenen fortgeschrieben:
• für den Gesamtbeleg
• für die einzelnen Positionen eines Belegs
Im Belegfluß werden alle Vorgänger- und Folgebelege aufgelistet. Zusätzlich wird
Ihnen auch das Belegdatum und der Gesamtbearbeitungsstatus des jeweiligen Belegs
angezeigt.
Bsp. Belegfluß
Beleg Datum Gesamtbearbeitungsstatus
. Auftrag 5362 10.06 erledigt
Auslieferung 80003721 10.06 erledigt
. Kommissionierauftrag 19980610 10.06 erledigt
. WL WarenausLieferung 49007080 10.06 erledigt
. Rechnung 90005596 10.06 erledigt
.. Buchhaltungsbeleg 100007729 10.06 nicht ausgeziffert
Die Punkte zeigen die Stufe in der Referenzkette an.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 89

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Der Beleg, für den der Belegfluß angezeigt wird, hat keinen Punkt. Im obigen Beispiel
wird der Belegfluß für die Auslieferung angezeigt.
Die direkten Vorgänger- und Folgebelege der Auslieferung werden mit einem Punkt
dargestellt. Indirekte Vorgänger- und Folgebelege haben zwei oder mehr Punkte. Im
obigen Beispiel ist der Buchhaltungsbeleg ein direkter Folgebeleg der Rechnung und
ein indirekter Folgebeleg der Auslieferung.
18.5. Steuerung der Verkaufsbelege
Während der Systemeinstellung für den Vertrieb definiert der Systemverwalter
verschiedene Arten von Daten für die Steuerung der Bearbeitung von Verkaufsbelegen.
Die Definition der Daten findet auf drei Ebenen statt:
• nach Verkaufsbelegart
• nach Positionstyp
• nach Einteilungstyp
Auf Verkaufsbelegebene können Sie z.B. festlegen, ob für eine bestimmte Belegart
eine Kreditprüfung durchgeführt wird. Außerdem können Sie angeben, ob ein Beleg
automatisch gesperrt wird und erst überprüft werden muß, bevor er weiter bearbeitet
werden kann (z.B. eine Gutschriftsanforderung).
Auf Positionstypebene können Sie z.B. festlegen, ob ein Positionstyp für Lieferung
oder Fakturierung relevant ist. Die Positionstypen, die in Angeboten verwendet werden,
sind z.B. nicht für Lieferung oder Fakturierung relevant.
Sie können auch, abhängig von Bedarf und Verfügbarkeitsprüfung, Einteilungstypen
definieren.
18.5.1. Verkaufsbelegarten
Die Standardversion des SAP R/3-Systems beinhaltet eine Reihe von vordefinierten
Verkaufsbelegarten. Während der Einführung Ihres Systems können diese
Standarddefinitionen modifiziert werden, um den speziellen Bedürfnissen Ihrer Firma
zu entsprechen. Sie können auch eigene Verkaufsbelegarten definieren. Zu den
Verkaufsbelegarten im Standard gehören beispielsweise:
Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkürzung
Vorverkaufsphase Anfrage AF
Angebot AG
Kostenlose Lieferung KL
Verkaufsphase Terminauftrag TA
Barverkauf BV
Sofortauftrag SO
90 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Bearbeitungsart Verkaufsbelegart Abkürzung
Rahmenverträge Mengenkontrakt KM
Wertkontrakt WK
Mietvertrag MV
Lieferplan LP
Reklamationen Gutschriftsanforderung G2
Lastschriftsanforderung L2
Kostenlose Nachlieferung KN
Retoure RE
18.5.2. Steuerungselemente in Verkaufsbelegarten
Über Steuerungselemente, die im Vertriebs-Customizing festgelegt sind, kann jede
Verkaufsbelegart so eingestellt werden, daß sie einen eigenen Funktionsumfang enthält.
Die Belegarten können Ihren Anforderungen gemäß installationsspezifisch angepaßt
werden. Außerdem können neue Belegarten definiert werden, falls die in der SAP-
Standardversion vorgegebenen in Ihrer Verkaufsorganisation nicht ausreichen sollten.
Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter zuständig.
Die Antworten auf die folgenden Fragen entscheiden darüber, wie eine
Verkaufsbelegart definiert wird.
Allgemeine Daten
• Kann der Beleg nur mit Bezug auf einen Vorgängerbeleg erfaßt werden ?
• Soll der eventuell vorhandene Kunden-Material-Informationssatz berücksichtigt
werden ?
• Soll das Lieferdatum vorgeschlagen werden ?
• Muß bei der Belegerfassung ein Kunde eingegeben werden ? Zum Beispiel können
Sortimente kundenneutral erfaßt werden.
• Welche Auftragswahrscheinlichkeit ist definiert ?
• Soll die Angabe der Sparte für jede Position aus dem Materialstammsatz
übernommen werden oder soll eine abweichende Angabe im Kopf die
Positionsangaben überschreiben ?
• Wie soll das System reagieren, falls die Spartenangabe im Kopf von den
Angaben in den Positionen abweicht ?
• Soll eine Kreditlimitprüfung stattfinden ?
• Aus welchem Nummernkreis soll die Belegnummer bei interner oder externer
Nummernvergabe stammen ?
• Welche Felder sollen für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant sein? Für
Kontrakte ist z.B. der Gültigkeitszeitraum wichtig und muß darum im Beleg
angegeben werden.
• Kann ein unvollständiger Beleg gesichert werden oder müssen alle Daten
vollständig sein?
• Welche Partnerrollen sind zulässig und welche müssen erfaßt werden?
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 91

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Versanddaten
• Welche Lieferungsart soll die aus dem Auftrag resultierende Lieferung haben?
• Soll eine Versandterminierung stattfinden?
• Soll eine Transportterminierung stattfinden?
• Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Liefersperre gesetzt werden?
Eine solche Liefersperre kann z.B. bei einer kostenlosen Lieferung sinnvoll sein.
• Sie können für eine Verkaufsbelegart eine Versandbedingung definieren. Diese wird
dann bei der Belegerstellung übernommen, unabhängig davon, welche Angabe im
Debitorenstammsatz gemacht wurde.
Fakturadaten
• Welche Fakturaart soll die aus dem Auftrag oder der Lieferung resultierende
Faktura haben?
• Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden?
Eine solche Fakturasperre kann z.B. sinnvoll sein, wenn eine Gutschriftsanforderung
zunächst geprüft werden soll, ehe daraus eine Gutschrift erzeugt wird.
18.5.3. Positionstypen
Um in den Verkaufsbelegen eine weitere Steuerung zu ermöglichen und somit die aus
den verschiedenen Geschäftsvorfällen resultierenden Anforderungen abzudecken,
werden Positionstypen definiert. Für diese Positionstypen ist jeweils eine eigene
Steuerung definiert: Zum Beispiel werden ganz unterschiedliche Anforderungen an eine
Normalposition, eine kostenlose Position oder eine Textposition gestellt.
Die folgende Abbildung zeigt einige der
Positionstypen, die in im Standard definiert sind. Hier
ist z.B. eine Normalposition in der Anfrage, im
Angebot oder im Auftrag abgebildet.
Abbildung 43: Standard-Positionstypen (Quelle: SAP AG)
18.5.4. Steuerungselemente in Positionstypen
Je nach Verkaufsbelegart sind verschiedene Positionstypen zulässig. Auch die
Positionstypen werden über Steuerungselemente den speziellen Anforderungen Ihrer
Installation angepaßt. Außerdem können neue Positionstypen definiert werden. Für die
Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich.
Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Positionstyp definiert
wird.
92 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Allgemeine Daten
• Soll für die Position eine Preisfindung durchgeführt werden?
• Wann gilt eine Position als erledigt? Zum Beispiel könnte eine Angebotsposition
erst dann als erledigt gelten, wenn die gesamte Menge in Aufträge übernommen
wurde.
• Handelt es sich um eine Position mit Materialbezug oder um eine reine
Textposition?
• Sind Einteilungen zu einer Position erlaubt?
• Dürfen die kaufmännischen Daten, z.B. die Zahlungsbedingungen auf
•
Positionsebene, von denen auf Kopfebene abweichen?
Soll ein Dialog stattfinden, falls die Lieferung nicht vollständig erfolgen kann?
• Welche Felder sind relevant für das Unvollständigkeitsprotokoll?
• Welche Partnerrollen sind auf Positionsebene zulässig und welche sogar Pflicht?
• Welche Nachrichten sind für den Vorgang erlaubt und nach welchem Schema
werden sie vorgeschlagen?
Versanddaten
• Ist eine Position lieferrelevant ?
• Soll das Gewicht und das Volumen einer Position ermittelt werden?
Fakturadaten
• Ist eine Position fakturarelevant ?
• Soll der Verrechnungswert ermittelt werden?
• Handelt es sich um eine statistische Position ? Für statistische Positionen findet eine
Preisfindung statt, sie gehen jedoch nicht in den Wert des Auftrags ein, werden dem
Kunden also nicht in Rechnung gestellt.
• Soll für eine Position automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden? Dies kann
z.B. für Positionen wichtig sein, bei denen zunächst die Preise geklärt werden
müssen.
• Handelt es sich um eine Retourenposition ?
18.5.5. Ermittlung des Positionstyps
Der Positionstyp im Verkaufsbeleg hängt von der Verkaufsbelegart und dem Material
ab. Im Materialstammsatz wird eine Positionstypengruppe definiert. Zum Beispiel sind
in der SAP-Standardversion die Positionstypengruppe NORM für lagerhaltige
Materialien und die Gruppe DIEN für Dienstleistungen und Nichtlagermaterial
definiert.
Die folgende Abbildung zeigt die Ermittlung des Positionstyps. Für ein Material mit der
Positionstypengruppe NORM ermittelt das System für eine Anfrage (Verkaufsbelegart
AF) den Positionstyp AFN, für einen Terminauftrag (Verkaufsbelegart TA) den
Positionstyp TAN.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 93

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 44: Ermittlung des Positionstyps (Quelle: SAP AG)
18.5.6. Positionstypen in Lieferungen
Um eine weitere Steuerung in den Lieferungen für die einzelnen Artikel zu
ermöglichen, werden Positionstypen definiert. Der Positionstyp wird aus der
Auftragsposition übernommen. Eine Normalposition in einem Terminauftrag wird zu
einer Normalposition in der Lieferung. Wird eine Lieferung ohne Bezug auf einen
Auftrag erfaßt, wird der Positionstyp in Abhängigkeit von der Lieferbelegart und der
Positionstypengruppe des Materials vorgeschlagen.
18.5.7. Einteilungstypen
Die Positionen in einem Verkaufsbeleg werden in eine oder mehrere Einteilungen
unterteilt. Diese Einteilungen unterscheiden sich in Bezug auf Termin und Menge
voneinander.
Auch für die Einteilungen sind unterschiedliche Steuerungselemente definiert: Für
manche Einteilungen wird keine, für manche wird eine Disposition durchgeführt. Für
eine Einteilung mit der Ausprägung Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein
Wareneingang gebucht.
Die folgende Abbildung zeigt eine Übersicht einiger Einteilungstypen, die im Standard
definiert sind.
94 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Abbildung 45: Übersicht Einteilungstypen (Quelle: SAP AG)
Einteilungstyp-Steuerung
Für die verschiedenen Einteilungstypen ergeben sich unterschiedliche Steuerungen:
• Die Einteilung AT in Anfragen dient lediglich zur Information.
• Für die Einteilungen BN und CN erfolgt keine Bedarfsübergabe und keine
Verfügbarkeitsprüfung.
• Für die Einteilungen BP und CP werden Bedarfe übergeben und die Verfügbarkeit
der Artikel wird überprüft.
• Für die Einteilungstypen BT, CT und CX werden keine Bestände geführt. Für die
Typen BT und CT wird im Gegensatz zu CX auch kein Warenausgang gebucht.
• Die Einteilungstypen BV und CV sind genauso gesteuert wie die Typen BN und
CN. Allerdings können zu Auswertungszwecken Bedarfe abgesetzt werden.
• Für die Einteilung DN in einer Retoure wird kein Warenausgang, sondern ein
Wareneingang gebucht.
• Die Einteilungstypen CN, CP, CT und CV sind lieferrelevant, die anderen
Einteilungstypen nicht.
18.5.8. Steuerungselemente für Einteilungstypen
Je nach Verkaufsbelegart und Positionstyp sind verschiedene Einteilungstypen zulässig.
Auch die Einteilungsstypen werden über Steuerungselemente den speziellen
Anforderungen Ihrer Installation angepaßt. Außerdem können neueEinteilungstypen
definiert werden. Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter
verantwortlich.
Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Einteilungstyp
definiert wird.
Allgemeine Daten
• Welche Felder sind für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant?
• Soll ein Vertriebsbedarf an den Einkauf oder die Fertigung gemeldet werden?
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 95

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
• Soll eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden?
• Handelt es sich um eine Einteilung zu einer Retoure ?
Versanddaten
• Ist die Einteilung lieferrelevant ?
• Soll automatisch eine Liefersperre für die Einteilung gesetzt werden? Eine solche
Liefersperre ist bei kostenlosen Lieferungen sinnvoll.
18.5.9. Ermittlung des Einteilungstyps
Der Einteilungstyp hängt von dem Positionstyp der zugehörigen Position und dem
Dispositionsmerkmal des Materials ab. Das Dispositionsmerkmal eines Materials wird
im Materialstammsatz angegeben.
Der Einteilungstyp wird aufgrund von Tabelleneinstellungen automatisch
vorgeschlagen. Sie können die Angabe im Verkaufsbeleg manuell verändern. Die
Änderungen sind jedoch nicht beliebig. Wenn Sie einen anderen Einteilungstyp
angeben, prüft das System, ob dieser Typ zulässig ist. Welche Einteilungstypen jeweils
zulässig sind, erfahren Sie von Ihrem Systemverwalter.
19. Debitoren
Zu den Debitoren zählen alle Kunden, mit denen die Firma in Kontakt steht. Kunden,
mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält, erfassen Sie in einem
Debitorenstammsatz. Dieser Stammsatz enthält alle für die Abwicklung von
Geschäftsvorgängen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten. Bei
konsequenter Pflege der Stammdaten kann die Bearbeitung von Vorgängen erheblich
reduziert werden, da die Stammdaten automatisch in die Vorgänge übernommen
werden.
19.1. Geschäftspartner
Beim Geschäftspartner kann es sich um eine juristische oder eine natürliche Person
handeln, die direkt an der Abwicklung eines Geschäftsvorgangs mit Ihnen beteiligt ist.
Im Vertrieb existieren u.a. folgende Geschäftspartnerrollen:
• Auftraggeber
• Warenempfänger
• Regulierer
• Rechnungsempfänger
19.1.1. Auftraggeber
Für den Auftraggeber benötigen Sie Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einem
Verkaufsbüro und zu einer gültigen Preisliste.
Im häufigsten Fall ist eine Firma, die den Auftrag zur Warenlieferung oder Erbringung
von Leistungen erteilt, gleichzeitig auch der Warenempfänger, Regulierer und
Rechnungsempfänger. Aus diesem Grund umfaßt die Funktion "Auftraggeber" im SAP-
System alle diese Rollen.
96 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
19.1.2. Warenempfänger
Für den Warenempfänger benötigen Sie nur die zum Versand erforderlichen Daten, z.B.
Abladestelle und Warenannahmezeiten.
19.1.3. Regulierer
Bei einem Regulierer handelt es sich um eine Firma oder eine Person, die die
Rechnungen für die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen begleicht. Für
den Regulierer benötigen Sie z.B. Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und die
Kontoverbindung.
19.1.4. Rechnungsempfänger
Für den Rechnungsempfänger benötigen Sie z.B. die Adresse, Daten für den
Dokumentendruck und Druckdaten und evtl. für den elektronischen Datenaustausch.
19.1.5. Ansprechpartner beim Geschäftspartner
In der Firma Ihrer Kunden existieren immer ein oder mehrere Ansprechpartner, mit
denen Sie fernmündlichen, schriftlichen oder persönlichen Kontakt zur Abwicklung des
Geschäftsvorfalls haben. Für die Ansprechpartner benötigen Sie häufig andere
Informationen wie für den Kunden. Wichtig sind vor allem der Name des
Ansprechpartners und seine Telefonnummer sowie die Abteilung, in der er arbeitet. Da
der Ansprechpartner direkt an die Firma des Kunden gekoppelt ist, erfassen Sie diese
Daten im jeweiligen Debitorenstammsatz. Sie benötigen für die Ansprechpartner also
keinen separaten Stammsatz.
Die Daten zum Ansprechpartner können Sie in der SAP-Standardversion allerdings
lediglich im Debitorenstammsatz des Auftraggebers eingeben, da nur die
Ansprechpartner aus diesem Stammsatz im Auftrag zur Auswahl angeboten werden.
19.2. Struktur im Debitorenstammsatz
Auf einen Debitorenstammsatz haben sowohl die Buchhaltungsabteilung als auch die
Vertriebsabteilung Zugriff. Die Daten beider Abteilungen werden in einem
gemeinsamen Stammsatz gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden.
Auf den Debitorenstammsatz können Sie mit Hilfe von drei verschiedenen
Datengruppen zugreifen, die sich durch ihren Detaillierungsgrad unterscheiden.
Ein Stammsatz läßt sich entsprechend folgendermaßen gliedern.
Abbildung 46: Struktur des Debitorenstamms (Quelle: SAP AG)
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 97

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
19.2.1. Allgemeine Daten
Die allgemeinen Daten sind unabhängig von der buchhaltungsspezifischen oder
vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma. Sie sind für einen Kunden aus beiden
Sichten eindeutig. Hierzu gehören z.B. Name, Adresse und Telefonnummer des
Kunden.
Allerdings beschränken sich die allgemeinen Daten nicht auf die Informationen, die für
beide Abteilungen von Bedeutung sind. Die Abladestelle z.B., die auch zu den
allgemeinen Daten zählt, ist nur für den Vertrieb relevant. Da sie sich jedoch nicht aus
der vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma ableitet und für den Kunden immer
eindeutig ist, gehört sie nicht zu den vertriebsspezifischen Daten.
Wenn Sie einen Debitorenstammsatz nur mit der Debitorennummer bearbeiten, d.h.
ohne einen Vertriebsbereich oder einen Buchungskreis zu spezifizieren, gelangen Sie
lediglich auf die Bilder mit den allgemeinen Daten.
Die allgemeinen Daten werden von der Abteilung erfaßt, die den Debitorenstammsatz
für den Kunden zuerst anlegt. Wenn die Vertriebsabteilung den Debitorenstammsatz
anlegt, dann muß sie auch die Adressdaten eingeben. Beim Erfassen der
buchhalterischen Daten braucht die Buchhaltungsabteilung diese allgemeinen Daten
nicht mehr einzugeben. Sie kann sie jedoch über die Anzeigefunktion einsehen.
19.2.2. Buchungskreisspezifische Daten
Diese Daten sind lediglich für die Buchhaltung von Belang. Hierzu gehören z.B.
Versicherungs- und Kontoführungsdaten. Die buchungskreisspezifischen Daten sind nur
innerhalb eines Buchungskreises eindeutig.
Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und
den Buchungskreis eingeben, um die Bilder mit den buchungskreisspezifischen Daten
aufzurufen.
19.2.3. Vertriebsspezifische Daten
Diese Daten sind lediglich für den Vertrieb von Bedeutung. Hierzu gehören z.B. Daten
für die Preisfindung, Lieferprioritäten und Versandbedingungen. Je nach
Vertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte)
können sich diese Daten für einen Kunden unterscheiden.
Nur wenn Sie die Vertriebsdaten für den Kunden erfaßt haben, können Sie
Vertriebsvorgänge (z.B. Aufträge) zum Kunden erfassen. Außerdem können Sie einen
Vorgang nur dann fakturieren, wenn der Regulierer aus Finanzbuchhaltungssicht
gepflegt ist.
Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und
den Vertriebsbereich eingeben, um die Bilder mit den vertriebsspezifischen Daten
aufzurufen.
19.2.4. Menüzugriff entsprechend der Abteilung
Die Untergliederung nach Abteilungen wird im System über den Menüzugriff erreicht:
• Wenn Sie die Debitorendaten zum Verkauf definieren wollen, steigen Sie über das
Vertriebsmenü (Logistik) in den Debitorenstammsatz ein.
• Wollen Sie die Daten für die Buchhaltung erfassen, steigen Sie über das
Rechnungswesenmenü in den Debitorenstammsatz ein.
98 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Über beide Einstiegsmenüs ist es möglich, die Debitorendaten zentral, d.h. aus der
Vertriebs- und der Buchhaltungssicht zu bearbeiten.
Im Vertrieb ist eine zentrale Pflege nur für die Geschäftspartner Auftraggeber und
Regulierer vorgesehen, für die eine zentrale Pflege auch sinnvoll ist.
19.3. Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz
Die folgende Abbildung zeigt die Daten, die für die Abteilung Vertrieb von Bedeutung
sind.
Abbildung 47: Vertriebsdaten im
Debitorenstamm (Quelle: SAP AG)
Zugriff auf die Vertriebsdaten im Debitorenstammsatz
Auf diese Daten greifen Sie über das Menü zum Vertrieb zu. Je nachdem, welche
Datengruppen zu bearbeiten sind, geben Sie die Daten ein, die in der Spalte "Zugriff
über" aufgelistet sind (siehe folgende Tabelle).
Arten Zugriff über Datengruppen
Allgemeine Daten Debitorennummer Anschrift
Steuerung
Marketing
Zahlungsverkehr
Ansprechpartner
Abladestellen
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 99

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Vertriebsdaten Debitorennummer Anschrift
Verkaufsorganisation Steuerung
Vertriebsweg Marketing
Sparte Zahlungsverkehr
20. Kundenrahmenverträge
Ansprechpartner
Abladestellen
Verkauf
Versand
Fakturierung
Nachrichten
Partnerrollen
20.1. Lieferplan
Der Kundenlieferplan ist ein Kundenrahmenvertrag, in dem Liefermengen und -termine
festgehalten werden. Diese Liefermengen und -termine werden in Form von
Einteilungen angegeben. Sie können Einteilungen beim Anlegen des Lieferplans oder
zu einem späteren Zeitpunkt eingeben.
Ein Lieferplan wird erfüllt, indem Sie zum Fälligkeitstermin die Einteilungen beliefern.
Sie bearbeiten Lieferungen für einen Lieferplan in der gleichen Weise wie normale
Lieferungen. Nachdem Sie die Lieferungen durchgeführt haben, aktualisiert das System
das Feld gelieferte Menge in der Lieferplanposition mit der entsprechenden Menge.
100 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Die nachfolgende Abbildung zeigt den Belegfluß für Lieferpläne.
Abbildung 48: Lieferplan mit Einteilungen (Quelle: SAP AG)
20.2. Kundenkontrakt
Der Kundenkontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag über die Abnahme von
Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar.
In der Standardversion des SAP R/3-Systems gibt es folgende Kategorien von
Kontrakten:
Gruppenkontrakte
Der Gruppenkontrakt ist ein Beleg, unter dem Sie Kontrakte als Unterkontrakte
gruppieren können, damit Daten in allen referenziernden Belegen synchronisiert und
konsistent gehalten werden. Der Gruppenkontrakt stellt somit die allgemeinen
Rahmenbedingungen für die Unterkontrakte dar.
Mengenkontrakte
Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines
Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet
grundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der
Liefertermine und Liefermengen.
Wertkontrakte
Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet
daß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder
Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte
Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)
beziehen.
Serviceverträge
Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,
unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden. In der
Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge und Wartungsverträge
verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten,
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 101

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichen
Folgeaktionen.
20.2.1. Mengenkontrakte
Ein Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge eines
Produkts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltet
grundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung der
Liefertermine und Liefermengen (falls der Kunde Lieferinformationen angibt, können
Sie statt dessen einen Lieferplan anlegen).
Der Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er aus dem Kontrakt Aufträge erteilt. Diese
Kundenaufträge werden Abrufe genannt.
Wenn Sie einen Kontraktabruf anlegen, nehmen Sie Bezug auf den entsprechenden
Kontrakt und das System aktualisiert automatisch die abgerufenen Mengen im Kontrakt.
Die Bearbeitung eines Kontraktabrufs entspricht der Bearbeitung eines normalen
Terminauftrags.
20.2.2. Wertkontrakte
Ein Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltet
daß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oder
Dienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmte
Materialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)
beziehen.
Der Wertkontrakt enthält Regeln, welche Art von Abrufen erlaubt sind. Dabei können
Einschränkungen bezüglich der Kunden und der Materialien definiert werden. Sie
können zusätzlich zum Auftraggeber weitere abrufberechtigte Partner angeben, indem
Sie ihnen die Partnerrolle AA zuordnen. Sie können auch zusätzliche Warenempfänger
für Abrufe definieren, indem Sie ihnen die Partnerrolle AW zuordnen.
Im Wertkontrakt können Sie sich auf bereits definierte Listen von Materialien beziehen.
Diese Liste kann z.B. eine Produkthierarchie sein oder ein Sortimentsbaustein. Sie
können jedoch auch Wertkontrakte für nur ein Material (z.B. ein konfigurierbares
Material) anlegen. Um diese beiden Fälle abzudecken, werden im Standard zwei
Kontraktarten angeboten:
• Wertkontraktart WK1
Bei Wertkontrakten mit der Kontraktart WK1 können Sie eine Produkthierarchie
oder einen Sortimentsbaustein angeben. Diese Kontraktart bietet sich also immer
dann an, wenn Sie für mehrere Materialien oder eine bestimmte Gruppe von
Materialien einen Wertkontrakt anlegen möchten. Abrufbar sind dann alle
Materialien, die in dem betreffenden Sortiment enthalten sind oder die der
angegebenen Produkthierarchie angehören.
102 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
• Wertkontraktart WK2 (materialbezogen)
Diese Wertkontraktart dient hauptsächlich dazu, Kontrakte zu einem, in der
Regel konfigurierbaren, Material anzulegen. Solche Kontrakte sind z.B. in der
Softwarebranche üblich. Beispielsweise wird mit dem Kunden ein Kontrakt über
einen Wert von 500 000 DM für ein bestimmtes Softwareprodukt geschlossen.
Bei dieser Kontraktart kann zusätzlich eine Vertragsdauer vereinbart werden.
Die Vertragsdauer kann auch auf Positionsebene vereinbart werden und von der
Vertragsdauer auf Kopfebene abweichen.
Zum Wertkontrakt können besondere Preisvereinbarungen hinterlegt werden. Diese
Preisvereinbarungen sind auf beliebigen Ebenen möglich. Der Wertkontrakt kann zum
Beispiel Preise für einzelne Materialien enthalten oder Abschläge, die für jedes
abgerufene Material gelten.
Abrufe
Der Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er Aufträge gegen den Kontrakt erteilt. Da der
Wertkontrakt keine genauen Angaben über den Zeitplan der Lieferungen enthält, erfolgt
ein Abruf vom Wertkontrakt über einen Kundenauftrag.
Bei einem Kontraktabruf aktualisiert das System automatisch die abgerufenen Werte im
Kontrakt. Der Abrufwert ergibt sich aus der Summe der offenen Auftrags- und
Lieferwerte und den bereits fakturierten Werten zum Wertkontrakt.
Auch bei nachträglichen Änderungen (z.B. Überlieferung eines Abrufauftrages,
Preisänderungen in der Faktura, Teillieferungen, Retouren, Absagen von
Auftragspositionen, Stornieren oder Löschen von Aufträgen, Lieferungen, Fakturen)
wird der abgerufene Wert vom System aktualisiert.
Sie können die Abrufe in jeder beliebigen Währung vornehmen, das System rechnet
automatisch in die im Wertkontrakt vereinbarte Währung um. Bei einem solchen Abruf
in Fremdwährung rechnet das System zum Preisdatum des Abrufauftrages in die im
Kontrakt vereinbarte Währung um.
Fakturierung
Sie können den Wertkontrakt direkt oder pro Abruf fakturieren. Falls Sie den
Wertkontrakt direkt fakturieren möchten, müssen Sie zum Wertkontrakt einen
Fakturierungsplan hinterlegen. Mit einem Fakturierungsplan können Sie den
Wertkontrakt zu mehreren Terminen und anteiligen Werten fakturieren. Bei
nachträglichen Änderungen am Wert einer Wertkontraktposition werden die noch
offenen Fakturierungstermine automatisch angepaßt, damit insgesamt der volle Wert
fakturiert wird.
Belegfluß
Mit Hilfe des Belegflußes können Sie alle Folgebelege, die aus einem Wertkontrakt
entstanden sind, anzeigen (z.B. Kundenaufträge, Lieferungen, Fakturen).
Wertkontrakt erledigen
Ein Wertkontrakt ist dann erledigt, wenn Sie einen Absagegrund setzen. Im
Customizing für den Wertkontrakt (Positionstyp) können Sie einstellen wie das System
bei Erreichen des Zielwertes reagiert (keine Reaktion, Warnung, Fehlermeldung).
Ein nicht vollständig abgerufener Wertkontrakt wird nicht automatisch nachfakturiert.
Wenn Sie mit einem Fakturierungsplan arbeiten und bereits fakturierte Termine haben,
dann aber den Zielwert im Wertkontrakt erniedrigen, findet keine Prüfung statt, ob evtl
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 103

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
zuviel fakturiert wurde. In diesem Fall müssen Sie eine Gutschrift über den
Differenzbetrag anlegen.
Mengen- und Wertkontraktpositionen können nicht gemeinsam in einem Beleg
verarbeitet werden.
20.3. Serviceverträge
Mit einem Servicevertrag halten Sie Detailinformationen zu einem Servicepaket fest,
das Sie mit dem Empfänger der Serviceleistungen für einen festgelegten Zeitraum
vereinbart haben. Zum Beispiel geben Sie folgendes an:
• Routineaufgaben bei Geräten, die Sie dem Kunden verkauft oder vermietet
haben
• Preise für diese Routineaufgaben
• Preise für zusätzliche Serviceaufgaben und erforderliche Ersatzteile
• Bedingungen, unter denen der Vertrag gekündigt werden kann
Während der Laufzeit des Servicevertrags nutzen Sie den Servicevertrag, um:
• eine automatische Fakturierung der Routineaufgaben regelmäßig anzustoßen
• zu ermitteln, ob eine Serviceanforderung vom Kunden durch den Servicevertrag
abgedeckt ist
• zu ermitteln, welche Preisvereinbarungen für Serviceleistungen gelten, die nicht
durch den Servicevertrag abgedeckt sind
• zu ermitteln, ob ein Kündigungswunsch des Kunden gültig ist
• Folgeaktivitäten anzustoßen, bevor der Servicevertrag ungültig wird
Im IDES z.B. können Sie den Umfang des Servicevertrages auf Basis eines
vorkonfigurierten Servicepaketes oder durch die Konfiguration im Vertrag festlegen.
Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,
unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden.
In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge und
Wartungsverträge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten,
Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichen
Folgeaktionen.
21. Einführung in die Konditionstechnik
In diesem Abschnitt werden die Elemente beschrieben, die zur Konditionstechnik
gehören.
Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente für
routinemäßige Preisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum Standardsystem
Konditionsarten für grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und
Materialabschläge sowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedes
Element können Sie die Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen
104 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
anlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht
zu werden. Die Abfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:
• Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschläge),
die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.
• Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede Konditionsart
Konditionssätze ablegen und zurückholen können.
• Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigen
•
Konditionssätze auffinden kann.
Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb von
Kalkulationsschemata.
21.1. Konditionsarten
Eine Konditionsart bildet einen bestimmten Aspekt der täglichen
Preisfindungsaktivitäten im System ab. Sie können beispielsweise für jede Art von
Preisen, Zu- und Abschlägen, die in Ihren Geschäftsvorfällen vorkommen, eine eigene
Konditionsart festlegen.
Beispiel einer Konditionsart
Sie definieren die Konditionsart für einen speziellen Materialabschlag. Sie können dabei
festlegen, daß der Rabatt als Festbetrag errechnet wird (beispielsweise ein Abschlag von
1,–– DM pro Verkaufseinheit) oder daß der Abschlag als Prozentsatz berechnet wird
(zum Beispiel ein Abschlag von 2 % für Aufträge über 1000 Verkaufseinheiten). Wenn
Sie beide Möglichkeiten nutzen wollen, müssen Sie zwei separate Konditionsarten
definieren. Die folgende Abbildung zeigt, wie Konditionsarten bei der Preisfindung für
einen Kundenauftrag verwendet werden können.
Abbildung 49: Beispiel einer Preisfindung (Quelle: SAP AG)
Im obigen Beispiel gelten für die Position im Kundenauftrag zwei Abschläge. Der erste
Abschlag ist ein prozentualer Abschlag in Abhängigkeit von der Bestellmenge, der
zweite ist ein fester Abschlag in Abhängigkeit vom Gesamtgewicht der Position.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 105

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
21.2. Konditionstabelle
Eine Konditionstabelle legt die Kombination der Felder (Schlüssel) fest, die einen
einzelnen Konditionssatz kennzeichnet.
In einem Konditionssatz legt das System die spezifischen Konditionsdaten ab, die Sie in
das System eingeben. Wenn Sie z.B. einen Artikelpreis oder einen speziellen Abschlag
für einen guten Kunden im System eingeben, legen Sie entsprechende Konditionssätze
an.
Beispiel für eine Konditionstabelle
Eine Verkaufsabteilung legt Konditionssätze für kundenspezifische Artikelpreise an. In
der Standardversion des R/3-Systems steht dafür die Tabelle T005 zur Verfügung. Der
Tabellenschlüssel der Tabelle T005 enthält folgende Felder:
• Verkaufsorganisation
• Vertriebsweg
• Kunde
• Material
Die ersten zwei Felder legen wichtige Organisationsdaten des Konditionssatzes fest, die
letzten zwei Felder drücken die Beziehung zwischen einem Kunden und einem Material
aus. Wenn die Verkaufsabteilung einen Konditionssatz für einen kundenspezifischen
Materialpreis oder -abschlag anlegt, verwendet das System automatisch die
Konditionstabelle T005 zur Festlegung des Schlüssels und Sicherung des Satzes.
Die folgende Abbildung stellt die Verknüpfung zwischen der Konditionstabelle und den
darauffolgenden Konditionssätzen dar.
Abbildung 50: Konditionstabelle und Konditionssätze (Quelle: SAP AG)
106 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Wichtige Felder
Im Bereich Vertrieb sind die Felder Verkaufsorganisation und Vertriebsweg
besonders zu berücksichtigen. Die Verkaufsorganisation wird fast immer als ein
Kriterium in der Preisfindung verwendet, da verschiedene Verkaufsorganisationen oft
ihre eigenen Preise, Zu- und Abschläge haben. Wenn Sie die Verkaufsorganisation als
ein Kriterium in der Preisfindung verwenden, sollten Sie gleichzeitig den Vertriebsweg
verwenden. Benutzen Sie den Vertriebsweg auch dann, wenn Sie nicht für jeden
Vertriebsweg eigene Preise, Zu- und Abschläge festlegen wollen. Im SD-Customizing
können Sie einen Vertriebsweg als Vorlage für alle anderen verwenden und dadurch die
gleichen Preisfindungsdaten gemeinsam nutzen.
21.3. Zugriffsfolgen
Eine Zugriffsfolge ist eine Suchstrategie, mit deren Hilfe das System gültige Daten für
eine bestimmte Konditionstabelle sucht. Sie besteht aus einem oder mehreren Zugriffen.
Die Abfolge der Zugriffe steuert die Priorität der einzelnen Konditionssätze
untereinander. Durch die Zugriffe wird dem System mitgeteilt, wo zuerst und wo
jeweils als nächstes nach einem gültigen Konditionssatz gesucht werden soll. Für jede
Konditionsart, für die Sie Konditionssätze anlegen, legen Sie eine Zugriffsfolge fest
Es gibt einige Konditionsarten, für die keine Konditionstabellen angelegt werden (zum
Beispiel Kopfabschläge, die nur manuell eingegeben werden). Für diese
Konditionsarten muß keine Zugriffsfolge festgelegt werden.
Beispiel einer Zugriffsfolge
Eine Vertriebsabteilung möchte Kunden unterschiedliche Preise anbieten. Die
Abteilung kann beispielsweise die folgenden Konditionssätze im System anlegen:
• Einen Grundpreis für einen Artikel
• Einen kundenspezifischen Sonderpreis für den gleichen Artikel sowie
• Eine Preisliste, beispielsweise für Großkunden
Theoretisch kann ein Kunde bei der Auftragsabwicklung für alle drei verschiedenen
Preise in Frage kommen. Die Zugriffsfolge versetzt das System in die Lage, in einer
vorgegebenen Reihenfolge auf die Datensätze zuzugreifen, bis ein gültiger Preis
gefunden ist. In diesem Beispiel möchte die Vertriebsabteilung dem Kunden vielleicht
den vorteilhaftesten Preis gewähren. Sie legt also fest, daß zuerst der kundenspezifische
Preis gesucht werden soll.
In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie das System nach dem relevanten
Datensatz sucht.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 107

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 51: Zugriffsfolgen (Quelle: SAP AG)
108 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
21.4. Kalkulationsschemata
Hauptaufgabe eines Kalkulationsschemas ist es, die zulässigen Konditionsarten in einer
bestimmten Reihenfolge festzulegen. Darüber hinaus legt das Kalkulationsschema
folgendes fest:
• welche Zwischensummen gebildet und auf den Preisbildern angezeigt werden
• inwieweit eine manuelle Bearbeitung der Preisfindung möglich ist
• auf welcher Basis das System prozentuale Zu- und Abschläge berechnet
• welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine bestimmte Konditionsart
berücksichtigt wird.
Beispiel eines Kalkulationsschemas
Wenn eine Vertriebsabteilung Kundenaufträge vieler verschiedener ausländischer
Kunden bearbeitet, so können diese Kunden nach Land oder Region gruppiert werden.
Für jede Kundengruppierung kann dann ein Kalkulationsschema festgelegt werden. Ein
Kalkulationsschema kann Konditionsarten enthalten, die landesspezifische Steuern
festlegen. In der Auftragsabwicklung können Sie Schemata für bestimmte Kunden und
für Verkaufsbelegarten festlegen. Das zu verwendende Schema wird automatisch vom
System ermittelt
Kalkulationsschemata im R/3-Standardsystem von SAP
Das Standardsystem beinhaltet vordefinierte Kalkulationsschemata, die häufig
verwendete Konditionsarten in Verbindung mit entsprechend häufig verwendeten
Zugriffsfolgen enthalten. Diese Kalkulationsschemata des Standardsystems können Sie
bei Bedarf modifizieren oder neue Kalkulationsschemata anlegen.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 109

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
21.5. Zusammenwirken der Elemente der Konditionstechnik
Die folgende Abbildung illustriert die Beziehungen zwischen den verschiedenen
Elementen der Konditionstechnik.
Abbildung 52: Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik (Quelle: SAP AG)
22. Preisfindung in Verkaufsbelegen
In diesem Abschnitt wird ein Überblick über die in der Auftragsabwicklung
verwendeten Preiselemente gegeben. Außerdem wird gezeigt, wie Sie in Ihrer täglichen
Auftragsabwicklung mit den Preisfindungfunktionen arbeiten. Bei der Preisfindung
ermittelt das System Beträge auf der Grundlage von automatischen Verfahren und
manuell eingegebenen Daten. Das System überträgt die Preisfindungsdaten - zum
Beispiel Informationen über die Preise, Zu- und Abschläge - von sogenannten
Konditionssätzen in Verkaufsbelege und Fakturen. Je nach Preispolitik Ihres
Unternehmens können Sie die Preise während der Auftragsabwicklung manuell
bearbeiten. Beispielsweise kann die Möglichkeit bestehen, innerhalb eines bestimmten
Rahmens Abschläge einzugeben oder zu ändern.
110 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
22.1. Preiselemente in der Auftragsabwicklung
Die Preiselemente, mit denen Sie in Ihren täglichen Preisfindungsverfahren zu tun
haben, wie Preise, Zu- und Abschläge, Frachtkosten und Steuern - sind im SAP-System
als Konditionsarten abgelegt. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über die
Preiselemente und ihre entsprechenden Konditionsarten, die in der Standardversion des
Vertriebssystems (SD) vorkommen. Beim Anlegen oder Pflegen von
Preisinformationen
Konditionssätze an
für ein bestimmtes Preiselement legen Sie im System
Bei Preiselementen unterscheidet man zwischen vier Hauptkategorien:
• Preise
• Zu- und Abschläge
• Frachtkosten
• Verkaufssteuern
Bei der Erfassung von Kundenaufträgen kann das System eine automatische
Preisfindung durchführen. Dabei werden ein Bruttopreis ermittelt, alle relevanten
Abschläge abgezogen, eventuelle Zuschläge hinzugerechnet (z.B. Frachtkosten und
Verkaufssteuern) und anschließend der Nettopreis für den Kundenauftrag ermittelt. Die
folgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen, im Tagesgeschäft vorkommenden
Preiselemente im System abgebildet werden.
Abbildung 53: Abbildung von Preiselementen in Konditionsarten (Quelle: SAP AG)
Die vorstehende Abbildung zeigt, daß der Preis eines Artikels im System durch eine
Konditionsart (PR00) abgebildet ist. Der Preis eines Artikels kann sich aber auf andere
Arten von Preisfindungssätzen im System gründen. Der Preis kann aus einer Preisliste
entnommen sein, er kann kundenindividuell sein, oder er kann ein einfacher
Materialpreis sein. Auf der anderen Seite werden jeder Abschlag, jeder Zuschlag, alle
Frachtkosten und jede Steuer durch eine eigene Konditionsart definiert.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 111

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
22.1.1. Preise
In der SAP-Standardversion basiert die Preisfindung innerhalb der Auftragsabwicklung
auf dem Bruttopreis eines Materials. Folgende Preise sind vordefiniert:
• Materialpreis
• Preislistentyp
• kundenindividueller Preis
22.1.2. Zu- und Abschläge
Die R/3-Standardversion von SAP beinhaltet eine ganze Reihe normalerweise
verwendeter Abschläge. Sollten Sie in Ihrer Firma besondere Zu- und Abschläge
verwenden, so können diese während der Systemkonfiguration oder bei späteren
Anpassungen im SD-Customizing definiert werden.
Abschläge in der Standardversion
Zur Standardversion gehören unter anderem folgende Abschläge:
Abschlag (Schlüssel) Art des Abschlags
Zum Kunden (K007) Prozentualer Abschlag
Zum Material (K004) Absoluter Abschlag
Zur Preisgruppe (K020) Prozentualer Abschlag
Zur Materialgruppe (K029) Absoluter Abschlag nach Gewicht
Zum Kunden/Material (K005) Absoluter Abschlag
Zum Kunden/Materialgrp. (K030) Prozentualer Abschlag
Zur Preisgrp./Material (K032) Absoluter Abschlag
Zur Preisgrp./Materialgrp. (K031) Prozentualer Abschlag
Zur Bonusabwicklung (BO01) Gruppenbonus (%)
Zur Bonusabwicklung (BO02) Materialbonus (fest)
Zur Bonusabwicklung (BO03) Kundenbonus (%)
Zur internen Verrechnung (PI01) Interner Abschlag (fest)
Zur internen Verrechnung (PI02) Interner Abschlag (%)
Zu Rechnungslisten (RL00) Delkredere
Zu Rechnungslisten (MW15) Steuer Delkredere
Zum Anlegen von Konditionssätzen können Sie alle diese Standardabschläge
verwenden. Das System berücksichtigt bei der automatischen Preisfindung auch die
Abschläge, die unter den jeweiligen Umständen gelten, und sucht nach gültigen
Konditionssätzen. Bei Gruppenabschlägen (beispielsweise zu Material- oder
Preisgruppen) müssen Sie die Gruppe zunächst im entsprechenden Kunden- oder
Materialstammsatz zuordnen, bevor die automatische Preisfindung stattfindet.
112 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
22.1.3. Frachtkosten
Sie können Frachtkosten an Ihre Kunden weitergeben, indem Sie besondere
Konditionsarten für Versand- und Frachtkosten verwenden. Die SD-Standardversion
enthält vordefinierte Konditionsarten auf der Grundlage der Incoterms.
Incoterms
Incoterms sind international anerkannte Versandbedingungen, die die Verpflichtungen
sowohl des Lieferanten als auch des Empfängers festlegen. Eine verbreitete
Versandbedingung ist zum Beispiel FOB (Frei an Bord). Sie kann noch genauer
spezifiziert werden, indem man den Verladehafen hinzufügt, zum Beispiel FOB Boston.
Sie können Konditionssätze auf zweierlei Grundlage erstellen:
• nur auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 (zum Beispiel FOB) oder
• auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 + 2 (zum Beispiel FOB und Boston).
Frachtkonditionen
Die R/3-Standardversion von SAP sieht zwei vordefinierte Frachtkonditionen vor.
Die erste (Konditionsart KF00) gilt für jede Position eines Verkaufsbelegs. Bei der
automatischen Preisfindung sucht das System nach gültigen Konditionssätzen, die für
diese Frachtkondition gelten.
Die zweite Frachtkondition (HD00) kann nur auf einen ganzen Beleg angewendet
werden. Diese Fracht wird während der Auftragsabwicklung manuell eingegeben.
22.1.4. Verkaufssteuern
Verwendung
Die Standardversion des Systems R/3 von SAP sieht Konditionsarten vor, die
landesspezifische Steuern festlegen. Es gibt beispielsweise Konditionsarten für
Mehrwertsteuer (MwSt) zur Verwendung in einigen Europäischen Ländern. Zur
Steuerermittlung für die USA enthält die Standardversion Konditionsarten für
Verkaufssteuern auf den Ebenen "State", "County" und "City", sowie für Steuern auf
der Grundlage von Steuerstandort-Codes ("Tax Jurisdiction Codes").
Automatische Mehrwertsteuerberechnung
Bei der automatischen Mehrwertsteuerberechnung werden die folgenden Faktoren
berücksichtigt:
• die Art des Geschäftsvorfalls (Inlands- oder Auslandsgeschäft)
• die Steuerklassifikation des Warenempfängers (beispielsweise sind
•
gemeinnützige Organisationen von der Mehrwertsteuer befreit).
die Steuerklassifikation des Materials (einige Produkte werden nicht besteuert,
andere unterliegen niedrigeren Steuersätzen).
• Mithilfe dieser Kriterien wird der Steuersatz für jede Position im Kundenauftrag
ermittelt. Im Customizing wird für den Steuersatz eine eigene Konditionsart
eingerichtet (Steuern auf Verkäufe und Einkäufe).
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 113

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Steuerklassifikation Material
Die Steuerklassifikation für ein Material wird im Materialstammsatz angegeben. Bei der
Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den
Verkaufsbeleg übernommen.
Steuerklassifikation Kunde
Die Steuerklassifikation für einen Kunden wird im Kundenstammsatz angegeben. Bei
der Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in den
Verkaufsbeleg übernommen.
23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung
23.1. Verfügbarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung
Wenn Sie einen Auftrag erfassen, können Sie die Lieferung der Ware zum Liefertermin
nur zusagen, wenn die Ware rechtzeitig für alle vor der Lieferung notwendigen
Bearbeitungsaktivitäten zur Verfügung steht:
Auf der Versandseite muß dafür gesorgt werden, daß die Spedition oder ein anderes
Transportunternehmen frühzeitig davon in Kenntnis gesetzt wird, damit noch genügend
Zeit für das Verpacken und Verladen bleibt. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Ware
spätestens bereitstehen muß, kann eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden.
Auf der Beschaffungsseite muß Sorge getragen werden, daß bei nicht ausreichendem
Bestand die Produktion oder der Einkauf in Kenntnis gesetzt wird, damit die Ware
rechtzeitig gefertigt oder bestellt werden kann. Diese Informationen über erforderliche
Materialien für den Verkauf werden über Bedarfe an die Disposition weitergeleitet.
Bedarfe stellen somit die geplanten Abgänge dar. Durch die Bedarfsübergabe wird die
Produktion darüber informiert, daß Waren gefertigt werden müssen, oder der Einkauf
wird darüber unterrichtet, daß Bestellanforderungen vorliegen, zu denen Bestellungen
erstellt und an die Lieferanten verschickt werden müssen.
23.1.1. Zeitpunkt der Verfügbarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung
Wenn Sie einen Auftrag erfassen, ermittelt das System ausgehend vom
Wunschlieferdatum des Kunden das erforderliche Materialbereitstellungsdatum. Zu
diesem Datum muß damit begonnen werden, die Ware zu kommissionieren, zu
verpacken, zu etikettieren und zu verladen. Deshalb ist dies auch das für die Disposition
relevante Datum, zu dem die Verfügbarkeit geprüft wird.
114 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Folgende Daten sind für die Ermittlung dieses Datums erforderlich:
• die Route, die den Weg zwischen der Versandstelle und der Firma des
Warenempfängers festlegt
• die Versandstelle, von der aus die Ware geliefert werden soll
• die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz
• die im Auftrag über die Auftragsmenge ermittelte Gewichtsgruppe
23.1.2. Arten der Verfübarkeitsprüfung in der Vertriebsabwicklung
Es existieren drei Arten der Verfügbarkeitsprüfung:
• Prüfung auf Basis der ATP-Mengen
• Prüfung gegen Kontingente
• Prüfung gegen die Vorplanung
Im Customizing legen Sie fest, ob eine Verfügbarkeitsprüfung gegen ATP-Menge oder
gegen die Vorplanung durchgeführt wird. Die Prüfung gegen Kontingente wird u.a.
über den Materialstamm gesteuert.
Prüfung auf Basis der ATP-Menge
Die ATP-Menge (ATP = Available To Promise) wird aus dem Lagerbestand, den
geplanten Zugängen (Fertigungsaufträge, Bestellungen, Planaufträge etc.) und den
geplanten Abgängen (Kundenaufträge, Lieferungen, Reservierungen etc.) berechnet.
Bei dieser Art der Verfügbarkeitsprüfung wird je Vorgang dynamisch unter
Berücksichtigung der zu berücksichtigenden Bestände und der geplanten
Warenbewegungen mit oder ohne Wiederbeschaffungszeit geprüft. Planprimärbedarfe
bleiben hier unberücksichtigt.
Prüfung gegen Kontingente
Mithilfe von Kontingenten kann eine periodenabhängige Zuteilung von Produkten für
bestimmte Kunden oder Regionen erfolgen. Ab Release 3.0F kann die
Verfügbarkeitsprüfung gegen Kontingente durchgeführt werden. Damit kann z.B.
verhindert werden, daß bei knappen Produkten dem ersten Kunden die gesamte
verfügbare Menge zugeteilt wird und nachfolgende Kundenaufträge nicht mehr oder
viel zu spät bestätigt werden.
Prüfung gegen die Vorplanung
Bei der Prüfung gegen die Vorplanung wird gegen einen für einen anonymen Markt
erzeugten, in der Regel nicht kundenspezifischen Primärbedarf geprüft (beispielsweise
bei der Strategie ‘Vorplanung ohne Endmontage’, wenn die Fertigung nur bis zur
Bevorratungsebene erfolgt). Der Planprimärbedarf resultiert aus der
Produktionsprogrammplanung und dient der auftragsneutralen Planung von zukünftig
zu erwartenden Verkaufsmengen.
23.2. Terminierung
Aufgrund dieser Daten, die vorher im System festgehalten wurden, kann automatisch
eine Terminierung vorgenommen werden. Da diese Terminierung vom
Wunschlieferdatum aus zeitlich rückwärts durchgeführt wird, wird sie auch als
Rückwärtsterminierung bezeichnet. Führt die Rückwärtsterminierung dazu, daß die
Vorbereitung für die Versandaktivitäten bereits in der Vergangenheit hätten einsetzen
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 115

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
sollen, um dem Wunschlieferdatum des Kunden zu entsprechen, dann wird ausgehend
vom Tagesdatum eine automatische Vorwärtsterminierung durchgeführt.
Im folgenden werden die bei der Terminierung verwendeten Begriffe kurz
definiert. Man unterscheidet hierbei zwischen
• Zeiten (Zeitdauer), die benötigt werden, um bestimmte Aktivitäten
durchzuführen
• Termine, die anhand dieser Zeiten berechnet werden
23.2.1. Zeiten/Rückwärtsterminierung
Zur Berechnung der Versandtermine benötigt das System Erfahrungswerte aus
der Versandabteilung, die in Form von Transitzeit, Ladezeit, Richtzeit und
Transportdispositionsvorlaufzeit hinterlegt werden:
• Die Transitzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um eine Ware zum Kunden zu
transportieren. Sie wird für eine Route definiert.
• Die Ladezeit ist die Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird. Sie wird
über die Versandstelle, die Route und die Ladegruppe des Materials ermittelt.
• Die Richtzeit umfaßt die Zeit, die zum Zuordnen einer Ware zu einer Sendung,
zum Kommissionieren und Verpacken benötigt wird. Sie wird anhand der
Versandstelle, der Route und der Gewichtsgruppe der Auftragsposition
berechnet.
• Unter der Transportdispositionsvorlaufzeit versteht man die Zeit, die benötigt
wird, um den Transport zu organisieren. Hierzu zählen z.B. das Buchen eines
Schiffes und das Reservieren eines LKWs bei einer Spedition. Sie wird für eine
Route definiert.
Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel der Rückwärtsterminierung die
verschiedenen Zeiten, die bei der Versandterminierung berücksichtigt werden.
Abbildung 54: Versandterminierung (Rückwärtsterminierung) (Quelle: SAP AG)
116 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
23.2.2. Termine
Folgende Termine sind für die Lieferbearbeitung von Bedeutung:
• Am Materialbereitstellungstermin muß damit begonnen werden, die während
der Richtzeit anfallenden Aktivitäten (z.B. kommissionieren und verpacken)
vorzunehmen. Der Materialbereitsstellungstermin muß früh genug gewählt
werden, damit die Ware zum gegebenen Ladetermin bereitsteht.
• Der Transportdispositionstermin ist der Termin, ab dem die Organisation des
Warentransports beginnen muß. Auch dieser Termin muß früh genug gewählt
sein, damit das oder die Transportmittel zum Ladetermin bereitstehen und die
Ware aufnehmen können.
• Der Ladetermin ist der Termin, ab dem die Ware verladefertig sein muß und an
dem alle für den Transport benötigten Fahrzeuge zum Verladen bereitstehen
müssen. Nach Ablauf der Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird
(Ladezeit), kann der Warenausgang erfolgen.
• Der Warenausgangstermin ist der Termin, an dem die Ware das Haus
verlassen muß, um rechtzeitig zum Liefertermin beim Kunden einzutreffen.
• Der Liefertermin ist der Termin, zu dem die Ware beim Kunden eintreffen soll.
Die Differenz zwischen dem Warenausgangstermin und dem Liefertermin ergibt
sich aus der Transitzeit zwischen dem liefernden Werk und der Firma des
Kunden für die gewählte Route.
Bei dem Liefertermin kann es sich um den Wunschliefertermin des
Kunden handeln oder um den bestätigte Liefertermin, d.h. der Termin, an
dem Sie die Ware frühestens liefern können.
23.2.3. Vorwärtsterminierung
Falls die Rückwärtsterminierung ergibt, daß der Termin, zu dem eine Einteilung
für den Versand fällig wird, in der Vergangenheit liegt, oder daß zu diesem
Termin der Artikel nicht verfügbar ist, führt das System automatisch eine
Vorwärtsterminierung auf Basis des frühsten möglichen Termins durch.
Ausgehend vom Tagesdatum z.B. werden durch Hinzurechnen der erwähnten
Versandzeiten der Ladetermin, der Warenausgangstermin und letztlich der
bestätigte Liefertermin errechnet.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 117

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Abbildung 55: Vorwärtsterminierung (Quelle: SAP AG)
24. Streckengeschäft
Bei der Streckenabwicklung erfolgt die Lieferung der vom Kunden gewünschten Artikel
nicht durch Ihr Unternehmen. Stattdessen geben Sie den Auftrag an einen externen
Lieferanten weiter, der die Artikel direkt an den Kunden sendet und Ihnen in Rechnung
stellt. Ein Kundenauftrag kann teilweise oder vollständig aus Streckenpositionen
bestehen. Es kann auch vorkommen, daß Sie von Zeit zu Zeit Positionen als
Streckenpositionen abwickeln möchten, die Sie normalerweise selbst liefern.
118 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Bsp. Der Kunde bestellt bei Ihnen Produkte, die Sie selbst nicht produzieren oder in
Ihrem Lager führen.
Abbildung 56: Ablauf eines Streckengeschäfts (Quelle: SAP AG)
24.1.1. Voraussetzungen
Im Rahmen der Streckenabwicklung setzen Sie die folgenden R/3-Komponenten
integriert ein:
R/3-Komponente Funktionen
Verkauf Kundenanfrage,- angebots, -auftragsbearbeitung
Einkauf Bestellanforderungen erstellen, Bestellungen/ Kontraktabrufe
erstellen und versenden
Bestandsführung statistisches Erfassen des Wareneingangs beim Kunden (optional)
Rechnungsprüfung Rechnung buchen und Zahlung veranlassen,
Kreditmanagement Kreditlimitprüfung, Absicherung offener Forderungen
Fakturierung Rechnungsbearbeitung
24.1.2. Ablauf
Die Abwicklung von Streckenaufträgen wird über die Materialart gesteuert. Die
Materialart bestimmt, ob ein Material nur intern produziert wird, ob es nur extern
bezogen werden kann oder ob beide Beschaffungsarten möglich sind. Beispielsweise
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 119

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
kann ein als Handelsware angelegtes Material nur extern bezogen werden. Es kann
jedoch auch ab und zu erwünscht sein, Produkte, die Ihr Unternehmen selbst herstellt,
zusätzlich von externen Lieferanten zu beziehen.
24.1.3. Streckenabwicklung im Verkauf
Je nachdem, wie Ihr System eingestellt ist, können Streckenpositionen automatisch vom
System ermittelt werden. Sie können in der Verkaufsabwicklung jedoch auch manuell
eine Normalposition in eine Streckenposition ändern.
• Automatische Streckenabwicklung
Wenn ein Material ausschließlich extern bezogen wird, können Sie im
Materialstammsatz festlegen, daß das Material in der Verkaufsabwicklung immer
als Streckenposition verarbeitet wird. Das System ermittelt dann automatisch den
zugehörigen Positionstyp TAS. Um ein Material im Materialstammsatz als
Streckenposition zu kennzeichnen, geben Sie BANS in das Feld
Positionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 ein.
• Manuelle Streckenabwicklung
Wenn Sie ein Material, das Sie normalerweise selbst liefern, umständehalber extern
beziehen müssen, können Sie den Positionstyp im Kundenauftrag überschreiben.
Für Materialien, die Sie normalerweise selbst liefern, geben Sie im
Materialstammsatz die Positionstypengruppe NORM ein
24.1.4. Einfluß der Einkaufsdaten auf die Terminierung
Bei der automatischen Terminierung von Streckenpositionen werden zusätzlich auch
durch den Einkauf verursachte Vorlaufzeiten, wie z.B. Liefer- und
Einkaufsbearbeitungszeiten im System berücksichtigt. Das System berücksichtigt z.B.
die Zeit, die der Lieferant zur Lieferung der Ware benötigt und die Zeit, die die
Einkaufsabteilung für die Bearbeitung der Streckenaufträge benötigt.
25. Stücklisten
Eine Materialstückliste beschreibt die verschiedenen Komponenten, aus denen sich ein
Produkt zusammensetzt. Beispielsweise enthält eine Materialstückliste für ein Fahrrad
alle Teile, die zusammen ein Fahrrad ergeben: den Rahmen, den Sattel, die Räder usw.
25.1.1. Ablauf
Wenn Sie in der Auftragsabwicklung die Nummer einer vertriebsrelevanten
Materialstückliste eingeben, zeigt das System das Material, welches durch die Stückliste
beschrieben wird, als Hauptposition an. Die einzelnen Komponenten werden als
Unterpositionen angezeigt.
Im Verkauf kann die Stücklistenverarbeitung auf zwei Arten erfolgen. Nachdem eine
Stückliste in einem Kundenauftrag eingegeben wurde, kann das System Preisfindung,
Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf folgenden Ebenen durchführen:
• auf Hauptpositionsebene
• auf Komponentenebene
120 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
Welche Art der Verarbeitung das System durchführt, wird durch die
Positionstypengruppe bestimmt, die Sie für die relevanten Materialien im
Materialstammsatz eingeben.
25.1.2. Verarbeitung auf Hauptpositionsebene
Wenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf
Ebene der Hauptposition ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem
Bild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz ERLA ein. In diesem Fall dienen die
Komponenten nur als Textpositionen und sind nicht lieferrelevant. Die folgende
Abbildung zeigt die Verarbeitung einer Stückliste auf Hauptpositionsebene.
Abbildung 57: Stücklistenverarbeitung (Quelle: SAP AG)
25.1.3. Verarbeitung auf Komponentenebene
Wenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf
Komponentenebene ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem Bild
Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz LUMF ein. In diesem Fall sind nur die
Komponenten lieferrelevant. Bei der Verarbeitung bildet das System automatisch eine
Liefergruppe. Dabei wird das zeitlich letzte Lieferdatum aller Komponenten innerhalb
dieser Gruppe zum Lieferdatum für die gesamte Liefergruppe.
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 121

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Beispielfirma IDES
26. Überblick über die Beispielfirma IDES
Im Kapitel "IDES" lernen Sie die Beispiel- und Übungsfirma IDES kennen, anhand
derer in SAP-Trainings die Funktionalität des SAP-Systems vorgestellt und geübt wird
und die auch wir in unserem Kurs zu Übungszwecken heranziehen werden. Außerdem
wird vorgestellt, welche Geschäftsprozesse wir betrachten und durchführen wollen.
IDES - das "International Demonstration and Education System" im SAP System stellt
eine Modellfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mit
Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern. IDES enthält beispielhafte
Anwendungsdaten für unterschiedliche Geschäftssituationen im SAP System. Im IDES
sind die Geschäftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet,
daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise macht
IDES die Funktionalität des SAP Systems an leicht nachvollziehbaren Beispielen
deutlich. Der Schwerpunkt von IDES liegt jedoch nicht auf der Darstellung einzelner
Funktionen, sondern auf den durchgängigen Geschäftsprozessen und deren Integration.
Abbildung 58: IDES-Gruppe (Quelle: SAP AG)
Die IDES-Gruppe umfaßt vier Teilkonzerne. Der europäische Teilkonzern besteht aus
fünf Gesellschaften, der nordamerikanische aus zwei Gesellschaften. Lateinamerika und
Asien bestehen aus jeweils einer Gesellschaft. Jede dieser Gesellschaften hat eine klare
betriebswirtschaftliche Aufgabe innerhalb des Gesamtkonzerns und ist nach den
landesspezifischen Gegebenheiten und Gesetzmäßigkeiten organisiert. Im
Finanzbereich findet eine Konsolidierung statt. Die französische Landesgesellschaft ist
zum Beispiel als reine Vertriebsgesellschaft ausgelegt, in Mexiko werden Hochinflationstechniken
und das Material-Ledger dargestellt. In der amerikanischen und in
der deutschen Landesgesellschaft wird sowohl produziert als auch eingekauft und
verkauft. Das Rechnungswesen und die Personalwirtschaft der einzelnen Gesellschaften
sind diesen betriebswirtschaftlichen Aufgaben angepaßt worden. So ist zum Beispiel für
122 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
die USA und Deutschland eine flexible Plankostenrechnung, dagegen in Großbritannien
eine starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis eingerichtet.
26.1. Der Geschäftsablauf
Unser Ziel ist es, an unsere Kunden fertige PC-Pakete verkaufen zu können. Dazu
müssen wir im Verlauf dieses Kurses alle nötigen Vorbereitungen treffen, vom Einkauf
der Einzelteile bei unseren Lieferanten bis zum Versand der fertigen PCs.
27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft
27.1. Einkaufsorganisationen
Im IDES gibt es eine dezentrale und strategische Einkaufsorganisation.
• Die dezentrale Einkaufsorganisation stellt eine operationale Organisation dar,
die den gesamten Einkaufsvorgang durchführt.
• Die strategische Einkaufsorganisation ist eine nicht operationale Organisation.
In der strategischen Einkaufsorganisation werden nur Konditionen mit
Lieferanten ausgehandelt und als Kontrakt den unterschiedlichen dezentralen
Einkaufsorganisationen zur Verfügung gestellt.
Dezentrale
Einkaufsorganisation
Buchungskreis Werke Standort
1000 1000 1000
1100
1200
1300
2000
2000
2100
2300
2000
2100
2300
2200
2200
2200
3000 3000 3000
3100
3200
3300
3400
6000 6000 6000
6100
Hamburg
Berlin
Dresden
Frankfurt
Heathrow
Porto
Barcelona
Longjumean
New York
Chicago
Atlanta
Los Angeles
Seattle
Mexico City
Monterey
27.2. Werke
Die Organisationsstruktur von Werk und Lagerort wird von den Fragen bestimmt, was
das jeweilige Werk leistet, was es produziert, mit welchen Materialien es umgeht. In
jedem IDES-Werk ist ein Schwerpunkt gesetzt. Dieser Schwerpunkt kann eine
bestimmte Fertigungsmethode oder eine Serviceleistung sein, oder ein Werk ist als
Distributionswerk angelegt. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über Werke
in Deutschland:
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 123

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Werk Bezeichnung Schwerpunkt
Werk Standort Schwerpunkt
1000 Hamburg Diskrete Fertigung
1100 Berlin Prozessfertigung
1200 Dresden Serienfertigung
1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung
1400 Stuttgart Serviceleistungen
28. Organisationsstrukturen im Vertrieb
28.1. Verkaufsorganisation
IDES verfügt über vier umfassend ausgeprägte Hauptverkaufsorganisationen und vier
Verkaufsorganisationen, die sich in ihrer Ausprägung auf eine definierte,
betriebswirtschaftliche Aufgabe beschränken.
Verkaufsorganisation
Standort Ausrichtung
1000 Frankfurt/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation
1020 Berlin/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation
3000 Philadelphia/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation
3020 Denver/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation
2100 Porto/Portugal teilausgeprägte Verkaufsorganisation für ALE-
Szenarien
2200 Paris/Frankreich schlanke Verkaufsorganisation (keine Produktion)
für firmenübergreifende Verkaufsabwicklung und
Umlagerungen
2300 Barcelona/Spanien ALE-Szenarien
6000 Mexiko City/ Mexiko teilausgeprägte Verkaufsorganisation für
Materialledger-Szenarien
28.2. Vertriebswege
IDES-Produkte werden über folgende Vertriebswege vermarktet:
Vertriebsweg Bezeichnung
10 Endkundenverkauf
12 Wiederverkäufer
124 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Theorieskript
14 Service
20 Handelsketten
22 Abnehmer Industrie
24 Abnehmer Pharma
28.3. Produktsparten
Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden
Produktsparten zugeordnet:
Sparte Bezeichung
00 Spartenübergreifend
01 Pumpen
02 Motorräder
03 Farben
04 Beleuchtung
05 Nahrungsmittel
06 Aufzüge
07 High Tech
08 Dienstleistungen
10 Fahrzeuge
12 Lösungsmittel
13 Pharmazeutika
14 Kosmetik
Der Verkauf im IDES erfolgt spartenübergreifend über die Sparte 00 (Sparte für die
Belegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Beleg
erfassen.
28.4. Vertriebsbereiche (Vb)
Folgende Vertriebsbereiche sind für IDES Deutschland vorgesehen:
Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte
1000 10 00
1000 12 00
1000 14 00
1020 20 00
Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 125

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
1020 22 00
1020 24 00
28.5. Verkaufsbüros und Verkäufergruppen
Folgende Verkaufsbüros und Verkäufergruppen sind bei IDES Deutschland
vorgesehen:
Verkaufsbüro Verkäufergruppe
1000 Büro Frankfurt 101 Gr. F2 Hr. Mayer
100 Gr. F1 Hr. Anton
103 Gr. F3 Hr. Ludwig
1010 Büro Hamburg 110 Gr. H1 Hr. Thomas
111 Gr. H2 Hr. Thiel
1020 Büro Berlin 120 Gr. B1 Fr. Schmale
121 Gr. B2 Fr. Vega
1030 Büro Stuttgart 130 Gr. S1 Fr. Chmiel
131 Gr. S2 Hr. Kaysers
28.6. Versandorganisation
Im IDES Deutschland planen und bearbeiten Sie Lieferungen an Kunden oder
Nachschublieferungen an eigene Lager von sechs Versandstellen aus, die den jeweiligen
Werken zugeordnet sind.
Versandstelle Werk Standort
1000 1000 Hamburg
1100 1100 Berlin
1200 1200 Dresden
1300 1300 Frankfurt
1400 1400 Stuttgart
1999 1999 Dresden
126 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik