SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Grundlagen, Prozesse in Einkauf ...

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
Tabelle 4: Einkaufsbelegarten
intern verwendete Belege.
5.2.2. Struktur
Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich
der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.
Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die
Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer
Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des
Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge
angeben.
Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in
keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten
sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die
Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und
Rechnungseingänge zu der Position enthält.
Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt,
Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht.
Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)
5.2.3. Nummerierung
Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern
vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne
Nummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen
wird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt.
Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.
22 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik