SAP-Arbeitskreis für Einsteiger Grundlagen, Prozesse in Einkauf ...

Theorieskript SAP-Arbeitskreis für Einsteiger
19.2.1. Allgemeine Daten
Die allgemeinen Daten sind unabhängig von der buchhaltungsspezifischen oder
vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma. Sie sind für einen Kunden aus beiden
Sichten eindeutig. Hierzu gehören z.B. Name, Adresse und Telefonnummer des
Kunden.
Allerdings beschränken sich die allgemeinen Daten nicht auf die Informationen, die für
beide Abteilungen von Bedeutung sind. Die Abladestelle z.B., die auch zu den
allgemeinen Daten zählt, ist nur für den Vertrieb relevant. Da sie sich jedoch nicht aus
der vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma ableitet und für den Kunden immer
eindeutig ist, gehört sie nicht zu den vertriebsspezifischen Daten.
Wenn Sie einen Debitorenstammsatz nur mit der Debitorennummer bearbeiten, d.h.
ohne einen Vertriebsbereich oder einen Buchungskreis zu spezifizieren, gelangen Sie
lediglich auf die Bilder mit den allgemeinen Daten.
Die allgemeinen Daten werden von der Abteilung erfaßt, die den Debitorenstammsatz
für den Kunden zuerst anlegt. Wenn die Vertriebsabteilung den Debitorenstammsatz
anlegt, dann muß sie auch die Adressdaten eingeben. Beim Erfassen der
buchhalterischen Daten braucht die Buchhaltungsabteilung diese allgemeinen Daten
nicht mehr einzugeben. Sie kann sie jedoch über die Anzeigefunktion einsehen.
19.2.2. Buchungskreisspezifische Daten
Diese Daten sind lediglich für die Buchhaltung von Belang. Hierzu gehören z.B.
Versicherungs- und Kontoführungsdaten. Die buchungskreisspezifischen Daten sind nur
innerhalb eines Buchungskreises eindeutig.
Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und
den Buchungskreis eingeben, um die Bilder mit den buchungskreisspezifischen Daten
aufzurufen.
19.2.3. Vertriebsspezifische Daten
Diese Daten sind lediglich für den Vertrieb von Bedeutung. Hierzu gehören z.B. Daten
für die Preisfindung, Lieferprioritäten und Versandbedingungen. Je nach
Vertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte)
können sich diese Daten für einen Kunden unterscheiden.
Nur wenn Sie die Vertriebsdaten für den Kunden erfaßt haben, können Sie
Vertriebsvorgänge (z.B. Aufträge) zum Kunden erfassen. Außerdem können Sie einen
Vorgang nur dann fakturieren, wenn der Regulierer aus Finanzbuchhaltungssicht
gepflegt ist.
Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer und
den Vertriebsbereich eingeben, um die Bilder mit den vertriebsspezifischen Daten
aufzurufen.
19.2.4. Menüzugriff entsprechend der Abteilung
Die Untergliederung nach Abteilungen wird im System über den Menüzugriff erreicht:
• Wenn Sie die Debitorendaten zum Verkauf definieren wollen, steigen Sie über das
Vertriebsmenü (Logistik) in den Debitorenstammsatz ein.
• Wollen Sie die Daten für die Buchhaltung erfassen, steigen Sie über das
Rechnungswesenmenü in den Debitorenstammsatz ein.
98 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik