DMS-Fibel für PDF - des Fachbereich Wirtschaft an der FH Flensburg
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em <strong>DMS</strong> <strong>an</strong><strong>der</strong>s als gestern?<br />
werden umfassende Benutzerschulungen<br />
überflüssig. Denn ein <strong>DMS</strong> ist nun so<br />
einfach zu bedienen wie Windows – <strong>der</strong><br />
Benutzer bewegt sich in einer vertrauten<br />
Umgebung. Im Windows-Explorer wird das<br />
<strong>DMS</strong> jetzt wie ein normales Laufwerk dargestellt,<br />
aber zusätzlich mit erweiterten Indexmerkmalen.<br />
Somit dient <strong>der</strong> Explorer dem<br />
<strong>DMS</strong> automatisch als Oberfläche.<br />
Ein ungehin<strong>der</strong>ter Informationsfluß<br />
innerhalb eines Unternehmens setzt die allgemeine<br />
Verfügbarkeit von Informationen<br />
voraus. Das stark diskutierte Thema<br />
„Knowledge-M<strong>an</strong>agement“ ist ohne die<br />
Möglichkeit <strong>der</strong> Informationsverwaltung<br />
und Informationsverteilung nicht denkbar.<br />
Die vom Betriebssystem gegebenen Möglichkeiten,<br />
Informationen zu kennzeichnen<br />
und wie<strong>der</strong>zufinden, sind auf ein Minimum<br />
beschränkt. Die Strukturierung von Dokumenten<br />
nach erweiterten Möglichkeiten,<br />
wie beispielsweise bei einer Rechnung<br />
nach Rechnungs- o<strong>der</strong> Buchungsnummer,<br />
ist g<strong>an</strong>z und gar unmöglich.<br />
In Windream können Dokumenttypen,<br />
wie z.B. Rechnung, Angebot o<strong>der</strong> Auftrag,<br />
individuell definiert werden. Ein Dokumenttypeditor<br />
stellt umf<strong>an</strong>greiche Gestaltungshilfsmittel<br />
<strong>für</strong> die Indexmasken <strong>der</strong> einzelnen<br />
Dokumenttypen zur Verfügung. Diese<br />
k<strong>an</strong>n <strong>der</strong> Benutzer <strong>für</strong> die Klassifizierung<br />
seiner Dokumente nutzen.<br />
Abb. 10: Administration von<br />
Dokumenttypen in <strong>der</strong><br />
Windream-M<strong>an</strong>agement-Console<br />
DM-Systeme, die in <strong>der</strong> Lage sind,<br />
Dokumente nach erweiterten Möglichkeiten<br />
zu strukturieren, sind meist als reine <strong>DMS</strong>-<br />
Lösungen konzipiert und beh<strong>an</strong>deln die<br />
L<strong>an</strong>gzeitarchivierung völlig getrennt. Die<br />
L<strong>an</strong>gzeitarchivierung gewährleistet die<br />
Verfügbarkeit von Dokumenten über ihren<br />
eigentlichen Bearbeitungszeitraum hinaus.<br />
Gleichzeitig stellt sie die Einhaltung gesetzlicher<br />
Vorschriften (GoB und GoBS) <strong>für</strong> die<br />
Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten<br />
sicher. Dies gilt insbeson<strong>der</strong>e <strong>für</strong> Anwendungen,<br />
die ihren Ursprung als reine Archivlösung<br />
haben. Themen wie Dokumenten-<br />
M<strong>an</strong>agement und Workflow erfüllen diese<br />
nur in einem Min<strong>des</strong>tumf<strong>an</strong>g – gewissermaßen<br />
als Alibifunktion. Eine integrierte<br />
Suche über den Dokumentbest<strong>an</strong>d im <strong>DMS</strong><br />
und im Archiv ist nicht möglich.<br />
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