DMS-Fibel für PDF - des Fachbereich Wirtschaft an der FH Flensburg

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Welches DMS ist das Richtige? Die seit Jahren zweistelligen Wachstumszahlen der DMS-Branche und die Aussicht auf eine weitere Aufwärtsbewegung des Marktes haben eine Vielzahl von Anbietern auf den Plan gerufen. Allein in Deutschland gibt es derzeit mehr als 200 Anbieter auf dem Markt. Für den Anwender gestaltet sich dadurch die Auswahl eines entsprechenden Systems immer schwieriger, denn nicht jede Software erfüllt die Anforderungen der Anwender gleichermaßen. 28 Welches DMS So wird versucht, durch Erstellung umfangreicher Fragenkataloge und Pflichtenhefte eine gezielte Auswahl zu treffen, um so die passende Software zu ermitteln. Neben Funktionsumfang und technischen Spezifikationen wird dabei auch besonderer Wert auf den Nachweis auch großer Referenzinstallationen gelegt. Große Installationen heißt in diesem Zusammenhang Systeme, auf die mehrere tausend Benutzer zugreifen und die mehrere Millionen Dokumente verwalten. Im deutschsprachigen Raum hat sich die A.I.S. mit einer Gruppe von etwa 20 weiteren Anbietern etabliert, die in der Lage sind, diesen Anforderungen zu entsprechen. Nur diese Unternehmen erfüllen die umfangreichen Anforderungen, zu denen Referenzen in mehreren Ländern, universeller und branchenunabhängiger Einsatz der Anwendung und Integrationsmöglichkeit in vorhandene Strukturen zählen. Hier stellt sich jedoch die Frage, ob für klein- und mittelständische Unternehmen tatsächlich der Nachweis großer Installationen von entscheidender Bedeutung ist. Im Vordergrund stehen vielmehr ganz andere Faktoren, wie umfassende Funktionalität, Einfachheit der Bedienung oder die Integration in das Betriebssystem.
ist das Richtige? Mit fortschreitender Konkretisierung administrative Maßnahmen reduzierte nicht des Projekts eröffnet sich dem potentiellen die Folgekosten, sondern würde sie lediglich Anwender, unabhängig von der Unter- auf einen späteren Zeitpunkt verlagern. nehmensgröße, auch die Frage nach den Die dagegen wirkungsvollere Einspar- Kosten. In Zeiten knapper DV-Budgets ist möglichkeit besteht darin, die Komplexität das Thema „Total Cost of Ownership“ (TCO) des Systems zu reduzieren. Ein System ohne in vielen Unternehmen ein heiß diskutiertes eigene Oberfläche, dessen Funktionalität in Thema. Dabei geht es um die Frage, wie sich Unternehmen bereits im Vorfeld einen Überblick über die „Es lassen sich bis zu 90 % der Kosten herkömmlicher DM-Systeme einsparen“ bestehende Anwendungen integriert wird, ist für den Anwender vollkommen intuitiv bedienbar. Dies reduziert den entstehenden Kosten verschaffen können Schulungsaufwand auf ein Minimum. Die und wie diese im Rahmen des Budgets Administration orientiert sich an Standards gehalten werden. des Betriebssystems und nutzt dessen Res- Neueste Untersuchungen belegen, daß sourcen, z.B. dessen Benutzeradministration. lediglich 20 % der gesamten EDV-Aufwen- Dadurch wird nicht nur die Akzeptanz bei dungen auf die Anschaffungskosten ent- den Mitarbeitern erhöht, sondern es werden fallen (Untersuchungen der Gartner-Group zur Berechnung der TCO). Dies sind Aus- auch zusätzlich die Betriebskosten gesenkt. gaben für Hard- und Software. Die verblei- Windream bietet somit zwei Ansatzbenden 80 % entfallen auf Folgekosten wie punkte für die Reduzierung der TCO: Einer- Wartung und Support, Schulungen der seits sind die Anschaffungskosten durch die Anwender und Administratoren sowie auf niedrigen Lizenzgebühren so gering, daß Kosten für Ausfallzeiten. Hier tun sich enor- Dokumenten-Management auch für kleinme Einsparungspotentiale auf: und mittelständische Unternehmen leicht Als nächstliegende Lösung könnten die finanzierbar ist. Andererseits sind die Folge- Folgekosten dergestalt reduziert werden, inkosten äußerst gering und zudem auch dem die Benutzer auf Schulungen oder die überschaubar. Somit lassen sich bis zu 90 % Administratoren auf zusätzliche Backups der Kosten herkömmlicher Dokumentenverzichteten. Der entscheidende Nachteil dabei wäre, daß dann die Benutzer nicht den vollen Funktionsumfang des Systems nutzen könnten. Auch der Verzicht auf Management-Systeme einsparen. 29 1 2 3 4 5 6 7
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