pdf herunterladen - Francotyp Postalia

Francotyp-Postalia Holding AG Geschäftsbericht 2012Bericht des Aufsichtsratsder Francotyp-Postalia Holding AG (FP-Konzern)Mit diesem Bericht informiert der Aufsichtsrat gemäß § 171Abs. 2 AktG über seine Tätigkeit. Der Aufsichtsrat hat imGeschäftsjahr 2012 die ihm nach Gesetz, Satzung undGeschäftsordnung obliegenden Aufgaben wahrgenommenund die damit in Zusammenhang stehenden Entscheidungengetroffen. Der Aufsichtsrat hat den Vorstand regelmäßigbei der Leitung des Unternehmens beraten, seine Arbeitüberwacht und sich kontinuierlich mit dem Geschäftsverlaufund der Lage des FP-Konzerns befasst. In alle Entscheidungenvon grundlegender Bedeutung wurde der Aufsichtsratunmittelbar und frühzeitig einbezogen. Der Vorstand hatdie Mitglieder des Aufsichtsrats regelmäßig, zeitnah undumfassend über die Lage des Unternehmens informiert.Sofern zu Einzelmaßnahmen des Vorstands Entscheidungendes Aufsichtsrats erforderlich waren, hat der Aufsichtsratdarüber – gegebenenfalls auch im schriftlichen Verfahren– Beschlüsse gefasst. Insgesamt fanden im vergangenenJahr elf Sitzungen, davon vier ordentliche und siebenaußerordentliche, statt. Davon wurden vier Sitzungen imWege einer Telefonkonferenz durchgeführt. Neun Sitzungenwurden gemeinsam von Aufsichtsrat und Vorstand durchgeführt.An zwei Sitzungen nahm der Vorstand nicht teil.In den Sitzungen wurden folgende Themen schwerpunktmäßigbehandelt:• Aufbau der neuen Produktion in Wittenberge undSchließung der Produktion in Birkenwerder• Strategische Projekte, insbesondere die Markteinführungder PostBase in den Ländern Deutschland und USA sowiedie geplante Einführung der PostBase in weiterenLändern• Produktentwicklung auf dem Gebiet der physischen undder elektronischen Briefkommunikation, insbesondere dieFortschritte in der Einführung der De-Mail in Deutschland• Maßnahmen zur Organisation des Vertriebs• Finanz-, Vermögens- und ErtragslageDie gemeinsamen Sitzungen von Aufsichtsrat und Vorstandfanden am 31. Januar, 23. März (Telefonkonferenz), 29.und 30. März (Sitzung über zwei Tage), 18. April (Telefonkonferenz),26. Juni, 31. Juli, 7. September (Telefonkonferenz),27. September und 6. Dezember (Budget-Sitzung)statt. Am 19. April (Telefonkonferenz) und am 27. Juni 2012(konstituierende Sitzung) hat der Aufsichtsrat ohne Teilnahmedes Vorstands getagt.Zusammenwirken von Vorstand undaufsichtsrat im kontinuierlichen DialogDas Geschäftsjahr 2012 war im Bereich des operativenGeschäfts durch vier wesentliche Ereignisse geprägt:• Markteinführung des neuen Frankiersystems PostBasein den zwei großen Hauptmärkten des FP-Konzerns,Deutschland und USA• Erteilung der Akkreditierung als erster De-Mail-Anbieterin Deutschland• Schließung des alten Produktionsstandorts Birkenwerderund Eröffnung des neuen Produktionsstandorts Wittenberge• Maßnahmen zur Organisation des VertriebsNach mehrjähriger Entwicklungszeit konnte am 6. März 2012auf der CeBIT in Hannover der Startschuss zur Markteinführungder PostBase im deutschen Markt gegeben werden.Einen Monat später folgte die Markteinführung der Post-Base in den USA. Seitdem wurden allein im deutschen undus-amerikanischen Markt rund 10.000 PostBase bei Kundeninstalliert. Das neue Frankiersystem wird von den Kundendes FP-Konzerns sehr gut angenommen. Dies ist umsowichtiger, als zum Ende des vergangenen Geschäftsjahresdurch die USPS eine mit dem 1. Januar 2013 beginnendeDezertifizierung bekannt gegeben wurde. Die angekündigteDezertifizierung alter noch im Markt befindlichen Frankiermaschinenbetrifft genau die im Segment der PostBaseliegenden alten Frankiermaschinen. Über den Fortschritt derMarkteinführung, über die angekündigte Dezertifizierung inden USA und die damit verbundenen Konsequenzen für denFP-Konzern sowohl auf vertrieblicher Seite als auch auf derSeite der Finanz-, Ertrags- und Vermögenslage ist der Aufsichtsratvom Vorstand regelmäßig informiert worden.Ebenfalls am 6. März 2012 konnten der Vorstand derFrancotyp-Postalia Holding AG und der Geschäftsführerder Mentana-Claimsoft GmbH als erstes Unternehmen dieakkreditierung als De-Mail-Anbieter in Deutschland durchdas Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnikentgegennehmen. Auch über die Fortschritte in diesemstrategisch für den FP-Konzern wichtigen Produktbereichhat der Vorstand den Aufsichtsrat kontinuierlich informiert.Ins besondere die Sitzungen vom 18. und 19. April 2012 wurdenzu einem intensiven Informationsaustausch genutzt.12