in Nürnberg - Convention-International

KOLUMNE KUHLMANN
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❚ Mir passiert …
Hans Kuhlmann blickt auf 40 Jahre Erfahrung im Kongress-, Event- und Incentivegeschäft
zurück. In Convention International berichtet er regelmäßig über seine Erlebnisse – und
was man so draus lernen kann …
Köln, Juli 2011
Man trifft sie auch in Europa,
die Unverbesserlichen, die
Schmarotzer und Abzocker in
unserer Branche – das war
meine „Schlussbotschaft“ im
letzten Convention Magazin
und dort hatte ich versprochen,
in diesem Heft mehr zu
berichten.
Was früher in der Regel über
sog. „Bananenrepubliken“ zu
hören bzw. zu lesen war, nimmt auch in unserer Veranstaltungswelt
immer mehr Raum ein. Saftig überhöhte Preise für kleinste
Zusatzleistungen bzw. Gefälligkeiten kurz vor Veranstaltungs -
beginn oder auch ein kräftiges monetäres Polster persönlich in
die Hand gedrückt, lassen aus einem „nein, geht nicht“ in vielen
Fällen ein „ja, selbstverständlich – wird sofort erledigt“ werden.
Die Dienstleistungswüste lässt grüßen!
Auch ich bzw. meine Agentur haben das eine oder andere Mal
richtig draufgezahlt, vom Ärger ganz zu schweigen. Und zwar so:
Trotz DMC-Zusammenarbeit haben wir gelegentlich, um für uns
oder den Kunden Geld einzusparen, bestimmte Leistungen direkt
mit externen Leistungsträgern verhandelt, schriftlich bestätigt
und durchgeführt. Was uns in den vergangenen Jahren optimal
gelang, führte dieses Jahr mehrfach zu Ärger und Verdruss
sowie unnötigen Zusatzkosten. Wie im April in Brüssel und
Marseille passiert.
Die Dienstleistungswüste
lässt grüßen!
Fall 1 : Der Transferbus sollte, wie schriftlich bestätigt, die Teilnehmer
an einen exakt festgelegten Punkt vor dem Kongressgebäude
bringen. Ergebnis: Die Teilnehmer wurden vom Busfahrer
400 Meter vor dem vereinbarten Punkt abgesetzt (im Regen!).
Die unmögliche Begründung des Fahrers: Er hätte im Anschluss
noch eine weitere Fahrt und an unserem ausgemachten Punkt
bräuchte er zu lange Zeit zum Wenden …
Fall 2 : Das zu festen Zeiten vereinbarte und in allen Details
schriftlich bestätigte Kongresscatering wurde von dem verantwortlichen
Dienstleister generell um 5–10 Minuten zu spät
angeliefert. Auf unsere frühzeitigen Interventionen hin wurden
wir mit der Bemerkung „Sie sind ja nicht die einzige Gruppe
bei diesem Kongress!“ stehen gelassen.
Ich bin mir heute sicher, unter frühzeitiger Einbeziehung
unseres DMCs oder entsprechender „Schmiermittel“ wäre das
nicht passiert.
Fall 3 : Airport Marseille. Zwölf Incentive-Gäste kommen
wegen eines Verkehrsstaus auf der Autobahn statt zur 45-minütigen
Check-in-Abschlusszeit erst 40 Minuten vorher am Abfer -
tigungsschalter (der LH!) an. Die Reaktion des zuständigen Mitarbeiters:
„Abfertigung ist nicht mehr möglich“, und sinngemäß
weiter: „In Business ginge es noch, bei Economy sind das halt
die Regeln!“. Die Nachfrage bei der LH in Deutschland ergab als
Echo: Letztendlich liege es am „good will“ des Mitarbeiters vor Ort.
Wichtig ist ein ordentlicher
DMC-Research
Ist das wirklich so? Ein einzelner, bis dahin unbeteiligter Mitarbeiter
eines externen Dienstleisters entscheidet mit seinem „good
will“ über Erfolg bzw. Nichterfolg eines sonst super gelaufenen
Incentives? Von den entstandenen Zusatzkosten durch eine weite -
re, nicht eingeplante Übernachtung für die Reisenden ganz zu
schweigen. Er entscheidet über unsere Arbeit und unseren Erfolg?
Aber was oder wer kann uns in solchen Fällen von „Bananen -
republik“ helfen? Ein guter, fairer und seriöser DMC vor Ort.
Wenn man einen findet!
Den muss man nämlich frühzeitig suchen und genauso früh -
zeitig bei der Planung der Veranstaltung einbeziehen – und vor
allem muss man sich gegenseitig voll vertrauen (können). Bei
der Zusammenarbeit heißt es „alle Karten auf den Tisch“ und
größtmögliche Transparenz unter den Partnern einfordern.
Wichtig ist hierbei: Einen ordentlichen DMC-Research vorzunehmen
und den zukünftigen Partner nach allen Seiten hin „ab -
zuklopfen“ – auf sehr gute Markt- und Locationerfahrung,
langjährige oder aber exzellente Fachkompetenz, ausreichende
Personalstärke, Know-how-Qualität der Mitarbeiter und letztlich,
wie solide und stark er ist in Sachen Finanzabwicklung.
So das wär’s für heute. Wenn Sie wissen wollen, was mir kürzlich
in Budapest passierte (nein, nicht so wie bei Ergo … !) und
wie man in Deutschland heute die wundersame Wein- und Brotvermehrung
interpretiert und dabei für kräftig Profit sorgt, dann
schauen sie doch im nächsten Magazin wieder rein.
Ihr Hans E. Kuhlmann
Kuhlmann International, Köln