zur Kenntnisnahme - Berliner Beauftragter für Datenschutz und ...

Bericht des Berliner Beauftragten
für Datenschutz und Informationsfreiheit
werden sie in der Regel „nur“ zur Arbeitsunterstützung
und inhaltlichen Qualitätsverbesserung aufgrund
komfortabler Suchmöglichkeiten verwendet. Die führende
Akte blieb zumindest bisher stets die Papierakte,
schon deshalb, weil nur sie den notwendigen Beweiswert
bei gerichtlichen Auseinandersetzungen bieten
konnte. Dies muss sich ändern, wenn Anträge elektronisch
gestellt, bearbeitet und beschieden wer werden
sollen, wie es die DLR vorsieht. Der Übergang von
der führenden Papierakte zur führenden und damit
verbindlichen elektronischen Akte – vom papierlosen
Büro wollen wir dabei noch nicht sprechen – wird mit
großen Umwälzungen in den Behörden und in den
Köpfen ihrer Dienstkräfte verbunden sein.
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat zum
Ende des Jahres einen Zwischenbericht zur „Schaffung
der Rahmenbedingungen für einen flächendekkenden
Einsatz eines DMS/VBS-Systems in der Berliner
Verwaltung“ vorgelegt. Den Schwerpunkt der
Schaffung geeigneter rechtlicher Rahmenbedingungen
soll eine überarbeitete Gemeinsame Geschäftsordnung
der Berliner Verwaltung (GGO I) bilden. Sie wird
vorsehen, dass die elektronisch gestützten Verwaltungsprozesse
keinen höheren rechtlichen Anforderungen
unterliegen als die traditionell papiergebundenen
Prozesse, dass die elektronische Akte und der
elektronische Geschäftsgang explizit zugelassen wird
und dass das Scannen des Schriftguts und der rechtssichere
und wirtschaftliche Einsatz der qualifizierten
digitalen Signatur sowie die Aussonderungsverfahren
abgesichert werden. Ferner wird der Bedarf nach einem
Rahmenaktenplan geprüft. Die Schaffung der
technischen Rahmenbedingungen soll die Erfahrungen
des Projekts SIDOK einbeziehen, damit die rechtssichere
Ablage von Dokumenten aus IT-Fachverfahren,
die Registratur, die rechtssichere elektronische Akte
und Vorgangsbearbeitung möglich werden.
Stellungnahme des Senats
Für die Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen
wurde das Projekt „ProRecht DMS/VBS“ mit
dem Ziel, im Laufe des Jahres 2009 die rechtlichen
Rahmenbedingungen herzustellen, initiiert. Im besonderen
Fokus steht dabei die GGO I, die hinsichtlich
des internen elektronischen Schriftverkehrs anzupassen
ist. In der Voruntersuchung wurden die rechtlichen
Anforderungen an den Einsatz von DMS/VBS
anhand der Schritte des Geschäftsgangs sowie spezifischer
Themenstellungen beschrieben und mit den
bestehenden Regelungen verglichen. Das Projekt wird
voraussichtlich Ende Juni 2009 abgeschlossen sein.
Der Entscheidungsinstanz des Projektes wird ein Entwurf
für die Neufassung der GGO I vorgelegt sowie
mögliche Inhalte für ein „Organisations- und Umsetzungshandbuch“
(Arbeitstitel). Die bekannte Struktur
der GGO I soll dabei bestehen bleiben und um grundlegende
In-halte der elektronischen Vorgangsbearbeitung
ergänzt (medienneutrale Formulierungen etc.) sowie
von entbehrlichen Regelungen entlastet werden.
Die GGO I trifft dabei grundsätzliche Regelungen.
Weitere Em-pfehlungen sollen bsw. im „Organisations-
und Umsetzungshandbuch“ enthalten sein, das
organisatorische Gestaltungsoptionen der in der GGO
I beschriebenen Regelungen (Empfehlungen zum
Vorgehen zur Analyse des Schriftgutes, zur Organisation
des Posteingang und –ausgangs, Organisation der
Aussonderung von Schriftgut, Leitlinien zur Aktenrelevanz
von Schriftgut etc.) beinhaltet.
Für die Herstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen
wurde eine Voruntersuchung in einem behördenübergreifenden
Projekt – ProOrgBeSchul -
durchgeführt. Die Entscheidungsinstanz des Projektes
hat am 2. April 2009 die Ergebnisse des Projektes zur
Kenntnis genommen und die Senatsverwaltung für Inneres
und Sport gebeten, einen Dienstleister auszuwählen,
zu beauftragen und die Steuerung für den
Aufbau dieser Dienstleistung zu übernehmen. Das
Projekt zur Voruntersuchung ist damit beendet. Aufbauend
auf den Ergebnissen des Projektes soll nun eine
Entscheidung für eine sinnvolle und erfolgreiche
Anbindung der zentralen Organisationsberatung für
DMS/VBS bei einem Dienstleister des Landes Berlin
vorbereitet werden.
11