Erfolg_Ausgabe Nr. 11/12 - Nov/Dez 2020

Digital
Ausgabe 11/12 November / Dezember 2020 / ERFOLG 23
Tipps für die Wahl des passenden DMS
Verschiedene Anforderungen, unterschiedliche Bewertungen
In der Regel beginnt die DMS-Einführung in ganz unterschiedlichen Abteilungen
– immer dort, wo es sich am meisten lohnt: Manchmal steht die
digitale Personalakte am Anfang des Abschieds vom Papier, manchmal
die elektronische Rechnungsverarbeitung oder aber das Management
der Kundenkorrespondenz. Gerade die Eingangsrechnungsverarbeitung
bietet grossen Spielraum zur Optimierung, weil die Automatismen eines
DMS bei jedem Prozessschritt Zeit und Kosten sparen und so einen beachtlichen
ROI versprechen. Ausserdem eignet sich für die Rechnungsverarbeitung
ideal eine vorkonfigurierte Cloud-Lösung. Mit selbstlernenden
Tools, wie zum Beispiel einem Intelligent Indexing Service, kommt eine
äusserst präzise Datenerfassung hinzu.
Bild © DocuWare; Bigstock/VectorHot
Ob Unternehmen sich für die Einführung einer Archivierungssoftware
entscheiden, hängt massgeblich vom erwarteten Nutzen ab. Das Dokumenten-Management
ist und bleibt eine abteilungs-, funktionsund
standortübergreifende Herausforderung. Schätzungen des Fachverbands
VDMA Software und Digitalisierung zufolge sind 85 Prozent
der Informationen in Unternehmen unstrukturiert:
• 30 Prozent der Arbeitszeit entfallen auf das Suchen von Informationen,
• 40 Prozent der zurechenbaren Arbeitszeit werden für das Handling
von Papierdokumenten aufgewendet.
Diese Aktivitäten sind natürlich firmenindividuell unterschiedlich ausgeprägt
– und sogar höchst abteilungsspezifisch. Die Frage nach der Wirtschaftlichkeit
eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS)
bzw. einer Enterprise Content Management (ECM)-Lösung lässt sich folglich
nur auf Grundlage klar abgrenzbarer Entscheidungsparameter beantworten,
die im Vorfeld der Investitionsentscheidung ermittelt werden
müssen.
Die jeweiligen Kosten hängen stark von der konkreten Auswahl des ECM-
Produktes und von der Implementierungsform (On-Premises oder Cloud)
ab. Vor allem Cloud-Lösungen sind in Krisenzeiten gerade bei kleinen und
mittelständischen Unternehmen unter anderem aufgrund der niedrigen
Anfangsinvestitionen sehr gefragt. Weitere Vorteile der DocuWare Cloud
beispielsweise liegen in der Benutzerfreundlichkeit und Anwender können
ohne grossen Schulungsaufwand mit der Lösung arbeiten. Ausserdem
lässt sich das System sehr schnell an individuelle Geschäftsanforderungen
anpassen und die Zusammenarbeit dezentraler Teams in Echtzeit ist
kein Problem. Gerade in Homeoffice-Zeiten kommt diese Tatsache den Unternehmen
besonders zugute.
Zu den wichtigsten quantifizierbaren Nutzenpotenzialen
eines Dokumentenmanagement-Systems zählen
• die Verkürzung der Durchlaufzeit,
• die Einsparung von Sach- und Personalkosten
• und das Erreichen von Skonto-Zielen.
Dazu gesellen sich viele qualitative Vorteile, etwa kürzere Reaktionszeiten
auf Anfragen, höhere Datenintegration und eine insgesamt bessere Auskunftsbereitschaft.
Des Weiteren erzielen die Unternehmen durch den Einsatz
der Software Effizienzvorteile, hohe Sicherheit vor Datenverlust, eine
Steigerung der Informationsqualität und eine verbesserte Rechtssicherheit.
Skalierungs- und Integrationsprobleme vermeiden
Man sollte dabei aber die Ausweitung in Richtung unternehmensweiter
Einsatz im Auge behalten. Das vermeidet spätere Skalierungs- und Integrationsprobleme.
Die Software darf keine Punktlösung darstellen: Ein Archiv
für ERP-Belege, ein weiteres für den Rechnungseingang und ein drittes für
die Teamzusammenarbeit – das wird weder aktuellen noch zukünftigen
Anforderungen gerecht. Ausserdem wird diese Redundanz sehr schnell
sehr kostspielig. Ein digitales Archiv kann seine Stärken auch nur dann
ausspielen, wenn unterschiedlichste Applikationen – wie ERP, Webshop
oder CRM – integriert werden. Die Software sollte eine möglichst offene
Architektur und entsprechende Schnittstellen aufweisen.
Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben
Ein entscheidendes Kriterium bei der DMS-Auswahl ist die digitale Bereitstellung
von Dokumenten in einer Form, die den rechtlichen Vorgaben in
puncto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte
und Langzeitverfügbarkeit genügt. Zum Beispiel lassen sich alle Rechnungen
gemäss den gesetzlichen Anforderungen speichern und verarbeiten
– und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Dank manipulationssicherer
Protokoll- und Dokumentationsfunktionen ist das Unternehmen
auch für Audits bestens gerüstet.
Auf Basis eines integrativen DMS richtig umgesetzt, eröffnet die digitale
Transformation von Geschäftsprozessen Unternehmen und Behörden
ganz neue Wege, ihre Produkte und Services am Markt zu platzieren und
ihre Organisationen zu verbessern. Prozesse lassen sich effizienter gestalten,
Kosten einsparen, Wissen und Informationen besser nutzen.
Zwischen Dilettantismus und Perfektionismus
Dabei sollten die typischen Fehler bei der Auswahl der passenden Archivierungssoftware
vermieden werden. Typisch ist vor allem, die Gesamtbetriebskosten
oder die Bedeutung der User-Experience zu unterschätzen.
Das Scheitern von ECM-Projekten lässt sich jedoch oft auch darauf zurückzuführen,
dass die Entscheidung einzig und allein auf Basis aktueller
Anforderungen getroffen wurde, anstatt die langfristige Perspektive zu
berücksichtigen. Denn in einem Unternehmen kann sich vieles ändern –
und die Archivierungssoftware sollte flexibel genug sein, um mit diesen
Änderungen Schritt zu halten.
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