Tutorial de FileMaker Pro 12

Lección 12 | Compartir e intercambiar datos 79
Guardado y envío de datos
Puede guardar datos de FileMaker Pro como archivo de Microsoft Excel o como archivo de PDF,
lo que le permite dar sus datos a usuarios que no dispongan de FileMaker Pro. FileMaker Pro le
permite enviar por correo electrónico el archivo de Excel o el archivo PDF cuando lo guarda.
También puede crear guiones para guardar o enviar registros como archivos Excel o PDF.
FileMaker Pro puede enviar mensajes de correo electrónico a uno o más destinatarios. Puede
introducir manualmente destinatarios, el asunto del mensaje, etc., o puede utilizar valores de campos
o cálculos. También puede crear guiones para enviar un correo electrónico o enviar un enlace a
snapshot a su base de datos, que captura un conjunto encontrado y se lo muestra a otro usuario.
Formatos de archivo de importación/exportación admitidos
La mayoría de las aplicaciones almacenan los datos en sus propios formatos de archivo, pero
muchas de ellas permiten también intercambiar información utilizando formatos intermediarios.
Por ejemplo, FileMaker Pro puede importar o exportar archivos en formato de Microsoft Excel, texto
separado por tabuladores (tab), valores separados por comas y XML, así como muchos otros.
Si desea intercambiar datos con otro programa, compruebe la documentación incluida con
ese programa para determinar el formato de archivo intermediario común que admitan tanto
FileMaker Pro como el otro programa.
Nota La mayoría de los formatos de archivo no importan ni exportan ajustes de formato como,
por ejemplo, las fuentes, el tamaño, el estilo o el color.
Acerca de la importación de datos
Existen diferentes formas de importar datos a un archivo existente. Puede:
1 agregar nuevos registros a una tabla existente
1 crear una nueva tabla de datos importados
1 actualizar registros existentes en una tabla existente
1 actualizar registros coincidentes en una tabla existente
Importante Ciertas opciones de importación que actualizan los registros existentes y los
registros coincidentes sobrescriben los datos existentes durante el proceso de importación y, una
vez importados, no se puede deshacer esta acción. Para proteger sus datos, elija siempre el
menú Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo
antes de llevar a cabo una importación que actualice los registros.
El archivo desde el que importa los registros se denomina origen. El archivo al que importa los
registros se denomina destino.
Importación de datos al archivo de ejemplo
1. En Ejemplo Copia.fmp12, seleccione Entrada de datos en el menú emergente Presentación
si aún no está seleccionada esta opción.
2. Elija el menú Archivo > Importar registros > Archivo.