Revista Perspectiva N°7 - Pragma Consultores

PROVEEDORES DE SOLUCIONES DE ITPERSPECTIVAGráfico 2ANTEPROYECTOPROYECTOPlanificación Selección Implementación RevisiónSe definenlos procesos aimplementar ysus referentes enla organización,prioridades, posiblesproveedores eimplementadores.Se documentan losprocesos actuales.CICLO DE VIDA DE LA GESTIÓNSe documentanlos requerimientostécnicos y funcionales,se desarrolla el pliego,la metodología deevaluación junto ala matriz, se hace laevaluación y se emitela recomendaciónfinal.Se ejecuta elproyecto definido conel proveedor que fueadjudicado.Se verifica locontratado y comodebe evolucionar. Desarrollo, aprobación y publicación de RFP. Definición de la metodología de evaluación. Desarrollo de la matriz de evaluación. Recepción de preguntas. reuniones conlosoferentes. Armado y publicación de respuestas. Recepción de propuestas. Evaluaciónde propuestas. Proceso de negociación y contratación con proveedor seleccionado.16pág.agosto 2011NUEVE ESCALONES EN LASELECCIÓN DEL PROVEEDORPara el éxito global de un Proyecto de IT resultaclave cubrir cada una de estas etapas de la maneramás eficaz, y la fase de selección de proveedores esuna de las más críticas. Para ello, la metodologíase enfoca en desarrollar las principales actividades,identificar riesgos y restricciones asociadas.Veamos en detalle cada una de estas acciones.1. Desarrollo, aprobación y publicación delRFP (Request For Proposal). Elaboración deldocumento con las bases y las premisas para quelos proveedores seleccionados en la etapa de Planificaciónrealicen sus propuestas técnicas, funcionales,de proyecto y económicas de un modohomogéneo que permita facilitar su evaluación.En el gráfico 3 se describe un ejemplo completodel índice de un RFP. La complejidad y nivel dedetalle del RFP debe ser consistente con el valor yel riesgo asociado al futuro proyecto. Debe asegurarrespuestas apropiadas, pero suficientementeflexibles como para considerar sugerencias de losproveedores en busca de una mejor manera decumplir con los requerimientos.2. Definición de la metodología de evaluación.En este momento es importante definir los criteriosde evaluación y de exclusión. Algunas pautasde evaluación son: antecedentes de los proveedores,características del producto, aspectosfuncionales, organización del proyecto, aspectostécnicos (rever ejemplo gráfico 1). Las normas sedefinen de acuerdo con el tipo de proyecto de implantacióny, en función de los criterios seleccionados,se orienta el análisis de riesgos. A modo deejemplo, algunas preguntas que permiten hacerun análisis más detallado: ¿La implantación de lasolución puede entrar en conflicto con otros proyectos?;¿existe riesgo de “lock-in” tecnológico?;¿cuán importante es para la empresa que el productoo la solución sigan evolucionando tecnológicay funcionalmente?; ¿qué impacto tiene lasolución en los procesos (procesos críticos, SOX,SAS70, ISO)? Los criterios de exclusión permitenagilizar la evaluación cuando la organización exigeel cumplimiento obligatorio de determinadosrequerimientos (como el de que un proveedorno cumple con los lineamientos tecnológicos dela empresa).3. Desarrollo de la Matriz de Evaluación.Permite garantizar que los proveedores seanevaluados con los mismos criterios, asegurandola transparencia del proceso. Las familias ysubfamilias que serán los ejes de la evaluacióndeberán plasmarse en la matriz, y ser ponderadasde acuerdo con las necesidades y prioridades dela empresa. Es importante consensuar la ponderacióncon todas las áreas involucradas en elproyecto antes de comenzar a evaluar. Se puedendefinir puntajes mínimos que deben obtenersepara determinados grupos de criterios, independientementede que el resultado final pase elumbral establecido. En el gráfico 4 se puede verun ejemplo de esta matriz.4. Recepción de preguntas. En el caso de quelos proveedores tengan consultas sobre el pliego,generalmente se les brinda un espacio para queenvíen sus consultas. Es importante otorgarlo, paraque los oferentes puedan presentar propuestascompletas y con total entendimiento de la problemáticaplanteada. En algunos casos, una preguntapodría tener impacto en el alcance del pliego. Porello, todas las consultas y respuestas deberán que-