Revista Perspectiva N°7 - Pragma Consultores

dar documentadas como anexos al RFP.5. Reuniones con los oferentes (si fuera necesario).Se realizan para aclarar las dudas, y puedenser grupales o colectivas. Luego, se circulan lasminutas de los encuentros como forma de dejardocumentadas las preguntas y respuestas quehayan surgido.6. Armado y publicación de respuestas de lospotenciales proveedores. Se recolectan y se envíana todos los aspirantes, no sólo al que efectuóla consulta.7. Recepción de propuestas. Momento para comenzara realizar la lectura y evaluación.8. Evaluación de las propuestas. Se realiza primeroel análisis de la propuesta técnica y –unavez aprobada−, se analiza la económica. Se debedefinir qué peso tiene el resultado económicosobre el técnico para armar el ranking final. Unaopción es que, de las aprobadas en la primerafase, se elige la más económica.9. Proceso de negociación y contratación conel proveedor seleccionado. Se realiza en funcióndel resultado de la evaluación anterior. Incluyeel trato sobre el contrato final y el visto buenodel oferente elegido por otras áreas involucradas(como Negocio, Compras, Legales, etc.).ALGUNOS SECRETOSA partir de la experiencia obtenida, enumeramosalgunas recomendaciones para obtenermejores resultados: Definir los criterios clave para evaluar una solución,considerando aspectos tales como cumplimientode los principales requerimientos delnegocio (refinar con el sponsor); riesgos y problemasde la empresa en otros proyectos de similarenvergadura (experiencia y contexto de la firmaen Proyectos de IT); riesgos típicos a los que estáexpuesta la implementación de la solución (referenciasde otros clientes, información del mercado/industria); restricciones de la empresa (entérminos de costos, recursos, plazos, etc.) Eliminar rápidamente de la lista de aspirantes aaquellos que no cumplieron con los criterios clave.Esto permitirá ahorrar tiempo, y hacer una mejorevaluación de los proveedores que sí lo hacen.Si la solución es de gran complejidad técni-Gráfico 4FAMILIASUBFAMILIACRITERIOMATRIZ DE EVALUACIÓNPROYECTO ABCEVALUACIÓN DEL OFERENTEVALOR MÍNIMOEl cisne negro, un concepto muy desarrolladopor el investigador Nassim Nicholas Taleb,es un evento sorpresivo y poco probable parael cual nadie se ha preparado.Gráfico 3RFP (REQUEST FOR PROPOSAL)1. INTRODUCCIÓNa. Objetivo que tiene el concurso de precios.b. Alcance en productos y servicios requeridos.2. ANTECEDENTES Y OTRAINFORMACIÓN DE CONTEXTOa. Situación actual.3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS4. CONDICIONES GENERALESa. Selección de proveedores.b. Cronograma y contactos en la compañía.c. Idioma y unidades.d. Información al proveedor.e. Confidencialidad del proyecto y los datos.f. Publicidad.g. Costes de la propuesta.h. Garantía (ANS propuesto para el mantenimientocolectivo).5. REQUERIMIENTOSa. Funcionales.b. No funcionales.c. Implementación.- Planificación y estructura del proyecto.- Factores críticos del proyecto.- Experiencia.- Metodología del proyecto.- Organización personal (modelo de relación,esquema de reuniones, esquema de informes).d. Alcance geográfico del servicio.e. Recursos humanos.f. Principales indicadores (volúmenes, licencias).g. Mantenimiento (ANS propuesto para elmantenimiento).6. REQUERIMIENTOS DE LASPROPUESTAS A PRESENTARa. Contenido sugerido.7. COTIZACIÓNa. Licenciasb. Proyecto de implementación.c. Mantenimiento.8. ANEXOa. Criterio de evaluación de propuestas y proveedores.PESO NIVEL 1PESO NIVEL 2PESO NIVEL 3Proveedor 1N 0 Requerimientos Excluyente Sección oferta Peso nivel 1 Peso nivel 2 Peso nivel 3 E Total Obs.3 Empresa >40 5% 5% 0,00%3.1 Organización general 30,00% 0,00%3.1.1 Especificación industrial 2.1 20% 0,00%3.1.2 Especificación de servicios 2 20% 0,00%3.2 Factoría de software 0,00%ca o impacto en varios procesos de negocio, serecomienda fuertemente realizar una prueba deconcepto (podrá agregarse el análisis de usabilidad,stress y performance) con datos de pruebaprovistos por la empresa (si es posible, hacer uncaso de negocio). De esta forma, se puede medirla respuesta del proveedor, su flexibilidad, y lacapacidad de los productos de operar en la infraestructurade la empresa.Realizar una estimación del TCO (Total Costof Ownership) para la implantación que no sólocontemple los costos (iniciales y recurrentes)de la solución, sino también los costos de losproyectos internos que le darán soporte (porejemplo, de infraestructura, Business ContinuityPlan, upgrade de redes, etc.). Este análisis permiteidentificar los costos ocultos, que aparecenmuchas veces en una etapa avanzada y puedenponer en peligro la continuidad.En proyectos estratégicos y de gran complejidad,se recomienda tener un asesoramientoexterno idóneo que permita identificar vulnerabilidadestécnicas, comerciales, financieras ocontractuales de la solución a seleccionar.La metodología de selección propuesta contemplala experiencia adquirida en empresasde diferentes tamaños e industrias, busca elbalance más efectivo entre las necesidades delnegocio, contempla las restricciones de la organizacióne incluye los riesgos potenciales a losque puede estar expuesta la implementación dela solución a evaluar.PARA COMPARTIR CONOCIMIENTOSAprovechando el uso de redes sociales,los invitamos a entrar al nuevo grupoque hemos creado en Linkedin llamado“Evaluación soluciones de IT”.VALOR MÍNIMO es el puntaje que debe sacarese grupo de criterios para seguir adelante con laevaluación técnica.PESO NIVEL 1 es la ponderación correspondientea la Familia de CriteriosPESO NIVEL 2 es la ponderación correspondientea la SubFamilia de Criterios dentro de la FamiliaPESO NIVEL 3 es la ponderación correspondienteal Criterio dentro de la SubFamiliaPERSPECTIVApág.17agosto 2011