VAPA - Arkistolaitos

1(28) 

v. 0.6 26.1.2009 

Arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) vaatimusmäärittely 

Johdanto 

Vaatimusten jaottelu 

Vaatimuskuvauspohja 

Vaatimusten luokittelu 

VAPA-päätoimintojen vaatimuksia on kerätty erillisiin tiedostoihin työvaiheessa. Tämä vaatimusluettelo sisältää VAPA-järjestelmän 

kaikkiin toimintoihin eli vastaanottoon, tallentamiseen, pääsyyn ja järjestelmän hallinnointiin liittyvät vaatimukset. 

Vaatimukset on ryhmitelty OAIS-mallin päätoimintojen (vastaanotto, pääsy, tiedonhallinta, datanhallinta ja hallinnointi) mukaisesti. 

Lisäksi vaatimuksia on ryhmitelty Yleiset-ryhmään, joka sisältää mm. käyttäjähallintaan ja arkkitehtuuriin liittyviä vaatimuksia. 

Välilehtien numerointi viittaa VAPA-järjestelmän vaatimusmäärittelydokumentaation lukunumerointiin. Vaatimuskokonaisuus 

muodostuu seuraavista osa-alueista: 

2 YLEISET 

3 VASTAANOTTO 

4 DATANHALLINTA 

5 TIEDONHALLINTA 

6 HALLINNOINTI 

7 PÄÄSY 

Vaatimukset on kuvattu taulukoihin, jotka muodostuvat seuraavista sarakkeista: 

TUNNUS: Vaatimuksen yksilöivä tunnus 

LUOKKA: Vaatimukset on luokiteltu niiden tärkeyden perusteella: 1= Pakollinen, 2=Tärkeä, 3=Toivottava. 

VAATIMUS: VAPA-järjestelmän toiminnallinen tai tekninen vaatimus. Vaatimusta tarkentava kuvailuteksti on merkitty kursiivilla. 

Vaatimuskuvaukseen voi liittyä lähdeviittaus, joka on merkitty sulkuihin (TRAC, OAIS). 

VASTAUS: 

VASTAUKSEN PERUSTELU: Vaatimuksen vastauksen perustelu. 

Vaatimukset on luokiteltu pakollisiksi, tärkeiksi tai toivottaviksi. Niiden painoarvo muodostuu luokittelun mukaan. 

Pakollinen tarkoittaa, että… 

Tärkeä tarkoittaa, että… 

Toivottava tarkoittaa, että.. 

Vaatimuksiin 

vastaaminen

2(28) 

2 YLEISET VAATIMUKSET 

Tähän on koottu yleisiä vaatimuksia eli vaatimuksia, jotka eivät kohdistu päätoimintoihin: 

2.1 Käyttäjähallinta 

2.1 Käyttäjähallinta 

2.2 Aineisto 

2.3 Tietojen alkuperäisyys, oikeellisuus ja eheys 

2.4 Kapasiteetti 

2.5 Arkkitehtuuri 

2.6 Käytettävyys 

VAPA-järjestelmä käyttää arkistolaitoksen keskitettyä käyttäjähallintajärjestelmää, jolloin ainoastaan auktorisoidut henkilöt pääsevät luomaan, 

lisäämään, muuttamaan tai poistamaan tietojärjestelmään sisältyviä tietoja tai tietojen luokitteluperusteita. Seuraavissa vaatimuksissa on 

kuvattu VAPA-järjestelmän vaatimukset käyttäjähallintaan ja käyttöoikeuksien toteutumiseen. 

Tunnus Luokka Vaatimus Vastaus Vastauksen perustelu 

2.1.1 Järjestelmä tukee keskitettyä käyttäjähallintaa ja hyödyntää 

käyttäjätietoja ulkoisista käyttäjäoikeuksien 

hallintajärjestelmistä. 

2.1.2 Käyttäjärooleille on voitava määritellä seuraavat 

käyttövaltuudet: luku (read), kirjoitus (write), luonti (create), 

suoritus (execute) ja poisto (delete). 

2.1.3 Käyttöoikeudet on voitava määritellä erikseen 

säilytysobjekteille ja niiden metatiedoille. 

2.1.4 Käyttöoikeudet on voitava määritellä säilytyspakettikohtaisesti. 

2.1.5 Käyttöoikeudet on voitava määritellä eri tasoille: 

arkistonmuodostajalle, arkistolle, tehtäväluokalle, 

asiakirjallisen tiedon käsittelylle ja asiakirjalle. 

2.1.6 Järjestelmän pääkäyttäjä voi muuttaa käyttöoikeuksia ja lisätä 

uusia käyttäjäryhmiä ja -rooleja. 

2.1.7 Aineistoa säilytykseen siirtävällä organisaatiolla on 

omistusoikeudet aineistoonsa. Organisaation valtuutetuilla 

käyttäjäryhmille määritellään oikeus hakea, muokata tai/ja 

poistaa aineistoa. 

2.1.8 Käyttöoikeudet on mahdollista määritellä määräaikaisesti. 

Sopimuksessa voidaan määritellä ajankohta, jolloin aineiston 

omistusoikeus siirtyy arkistolaitokselle.

2.1.9 Luovutetun aineiston käyttöoikeudet määritellään 

käyttörajoitusmetatietojen (Julkisuusluokka=Julkinen, Osittain 

salassa pidettävä, Salassa pidettävä, Henkilötietoja=Ei sisällä 

henkilötietoja, Sisältää henkilötietoja, Sisältää arkaluonteisia 

henkilötietoja) mukaisesti. 

3(28) 

2.1.10 Kirjautumisyrityskertoja tulee voida rajoittaa. Epäonnistuneista 

kirjautumisista tallennetaan lokitapahtuma. 

2.2 Aineisto 


2.2.1 VAPA-järjestelmän tulee pystyä käsittelemään digitaalista 

aineistoa ja siihen liittyvää metatietoa. 

2.2.2 Vastaanotettavien ja käsiteltävien siirtorakenteiden tulee olla 

laajennettavissa. 

Vastaanotettava aineisto voi noudattaa muutakin XMLrakennetta 

kuin SÄHKE2-määritysten mukaista 

siirtokokonaisuuden rakennetta. Tällöin vastaanottovaiheessa 

aineistosta luetaan siinä käytetty rakennemääritys ja VAPAjärjestelmä 

osaa muodostaa säilytyspaketin eri XMLskeemoista. 

VAPA-järjestelmän tulee mahdollistaa siirtäjän/luovuttajan 

(arkistonmuodostajan) käyttää useampaa aineistokohtaista 

metatietoskeemaa. 

2.2.3 VAPA-järjestelmän tulee pystyä vastaanottamaan aineistoa 

joka on hybridimuodossa. Tällöin metatiedoissa on kuvattu 

fyysisen aineiston sijainti. 

Vastaanottoprosessissa on tunnistettava, että fyysinen 

aineisto on saapunut ja sen sijainti on tallennettu metatietoihin 

(manuaalitehtävä). 

2.2.4 Vastaanotettavat tiedostotyypit ovat SÄHKE2-määritysten 

mukaisesti: 

• Unicode UTF-8 

• TIFF rev. 5 tai rev. 6 (Pakkaamaton tai pakattu CCITT 

Group 3 tai 4) 

• PDF/A (ISO 19005-1:2005, IDT tai uudempi) 

• PCM WAV, 16bit, 44.1kHz 

• MPEG-1, Audio Layer 3, 128 kbit/sec 

• MPEG-2, 50 Mbit/sec, 4:2:2 

2.2.5 Vastaanotettavien tiedostotyyppien tulee olla laajennettavissa.

2.2.6 VAPA-järjestelmän tulee tunnistaa ja erottaa toisistaan 

säilytettäväksi siirretty ja luovutettu aineisto. 

Määritellään sopimuksessa, johon viitataan 

siirtokokonaisuudessa. 

2.2.7 Tieto säilytyspakettien välisistä suhteista tallennetaan 

järjestelmään. 

2.2.8 VAPA-järjestelmän tulee pystyä käsittelemään salattuja 

siirtokokonaisuuksia tai niiden osia. 

Käytettyjen salausmenettelyiden tulee noudattaa 

arkistolaitoksen ohjeita. 

2.2.9 Siirtävän organisaation käyttäjät saavat muokata VAPAjärjestelmään 

säilytykseen siirrettyä omistamaansa aineistoa 

käyttöoikeuksiensa mukaisesti. 

Aineiston omistusoikeuksia ei ole luovutettu arkistolaitokselle. 

4(28) 

2.2.10 VAPA-järjestelmän tulee pystyä vastaanottamaan yksityisten 

tahojen tuottamia, sähköisessä muodossa olevia, 

määräaikaisesti ja pitkäaikaisesti säilytettäviä yksityisarkistoja. 

Aineistot kuvaillaan viimeistään vastaanottovaiheessa 

luovuttajan toimesta. 

2.3 Tietojen alkuperäisyys, oikeellisuus ja eheys 


2.3.1 Digitaalinen aineisto on säilytettävä moderneilla, luotettavilla 

medioilla, jotka ovat muokattavissa ja vaihdettavissa 

vaarantamatta aineistoa. 

2.3.2 Tallennettujen tietojen kopioiden on oltava hallinnassa (TRAC 

C1.3). 

VAPA-järjestelmän on tiedettävä kaikkien tallennettujen 

tietojen kopioiden lukumäärä ja sijainti. Ts mitä on tarkoitettu 

identtisiksi kopioiksi eikä eri versioksi tiedoista tai niiden 

kopioista. 

VAPA-järjestelmän on säilytettävä eri esitystapojen väliset 

yhteydet. Esim. asiakirjan käyttökopion ja alkuperäisen 

version välinen suhde tulee säilyttää. 

2.3.3 Kopioidun säilytysobjektin on vastattava alkuperäistä (TRAC 

C1.4). 

Tarkoitukselliset muutokset tietoon tulee tehdä 

automaattisesti/manuaalisesti kaikkiin olemassa oleviin 

kopioihin. Arvio tarvittavasta ajasta (esim. offline materiaalin 

takia) tulee olla tiedossa ennen muutosta.

2.3.4 Useampi kuin yksi muokkaustapahtuma ei ole sallittu samaan 

aikaan samalle tiedostolle. 

2.3.5 VAPA-järjestelmä ei saa hävittää tai turmella aineistoa 

päivittäisten operaatioiden tai varmuuskopioiden aikana, 

poikkeustilanteen sattuessa, laitteiston tai ohjelmiston 

päivityksen tai korvaamisen aikana. 

2.3.6 Aineistoa ei saa hävitä riippumatta järjestelmän virheestä, 

komponentin virheestä, kommunikaatiovirheestä tai 

mahdollisista poikkeustilanteista 

2.3.7 Aineiston eheys tulee varmistaa koko sen elinkaaren ajan. 

2.3.8 Aineiston alkuperäisyys tulee varmistaa koko sen elinkaaren 

ajan. 

2.3.9 Aineiston käytettävyys tulee varmistaa koko sen elinkaaren 

ajan. 

3.3.10 Metatiedon ja säilytysmetatiedon eheys on taattava. Ne eivät 

saa korruptoitua missään vaiheessa. 

2.3.11 VAPA-järjestelmässä on oltava mekanismi havaita tiedon 

korruptiotuminen tai katoaminen. 

Mikäli tallennetun aineiston eheys on vaarantunut tai voidaan 

epäillä sen rikkoutumista, siitä tuotetaan hälytys. 

Automaattisista korruptoituneen tiedon korjauksista tai 

korvaamisista tuotetaan ilmoitus. (TRAC C1.5, C1.6) 

5(28) 

2.4 Kapasiteetti 


2.4.1 Säilytyskapasiteetin täytyy olla 

muunneltavissa/laajennettavissa. 

2.4.2 Tallennettavien objektien määrää ei saa rajoittaa. 

2.4.3 Säilytyskapasiteetti täytyy olla laajennettavissa 1000 TB:n 

suuruiseksi. 

2.4.4 Tallennuskapasiteettien tilaa (käytetty/vapaana) on pystyttävä 

seuraamaan. 

2.5 Arkkitehtuuri 


2.5.1 VAPA-järjestelmän tulee olla yhteensopiva arkistolaitoksessa 

käytössä olevien laitteistojen, ohjelmistojen, infrastruktuurin ja 

arkkitehtuurin kanssa. 

Arkistolaitoksen arkkitehtuurikuvaus on vaatimusmäärittelyn 

liitteenä.

2.5.2 VAPA-järjestelmä on toteutettava standardoidusta 

rajapinnasta siten, että järjestelmän tallennuspalvelun 

tekninen toteutus on vaihdettavissa. 

2.5.3 VAPA-järjestelmän tulee olla joustavasti suunniteltu ja 

koostua modulaarisista osista/tuotteista, jotka ovat 

muokattavissa ja laajennettavissa VAPA-järjestelmän 

vaatimusten mukaisesti. 

2.5.4 VAPA-järjestelmän modulaaristen osien tulee pystyä 

kommunikoimaan keskenään. 

Modulaarisilla osilla tarkoitetaan vaatimusmäärittelyn 

mukaista päätoimintojaottelua (OAIS). 

2.5.5 VAPA-järjestelmä tulee rakentua hyvin tuetulle 

käyttöjärjestelmälle ja ohjelmistoille. 

Käytettävät laitteistot, ohjelmistot (mukaan lukien avoimen 

lähdekoodin ohjelmistot), järjestelmät, liittymät ja niiden 

dokumentit sekä saatavissa oleva tuki on listattava. (TRAC 

C1.1) 

2.5.6 Järjestelmässä on aineistonhallintaan tarkoitettu 

prosessiohjaustyökalu, jolla määritellään aineiston hallintaan 

tarvittavat prosessit(työnkulut) esim. hävittämisprosessi. 

6(28) 

2.5.7 VAPA-järjestelmän on tarjottava ensisijainen säilytystila (onsite) 

digitaaliselle aineistolle. VAPA-järjestelmän on tarjottava 

toissijainen säilytystila varmuuskopioita ja mahdollisten 

poikkeustilanteiden käsittelyä varten. Siirtäjillä tai luovuttajilla 

ei saa olla pääsyä toissijaiseen säilytystilaan. 

VAPA-järjestelmän on tarjottava vähintään yksi kopio 

digitaalisen aineiston tiedostoista digitaalisessa 

säilytysjärjestelmässä, jota on tarkoitus säilyttää toissijaisessa 

säilytystilassa. 

VAPA-järjestelmässä ensisijainen ja toissijainen säilytystila on 

oltava synkronoituna keskenään siirtokokonaisuuksien siirron, 

muokkauksen ja poiston yhteydessä. 

VAPA-järjestelmässä säilytettävä aineisto on voitava 

monistaa tarvittaessa siten, että tieto on fyysisesti sijoitettuna 

eri tallennusmoduuleihin ja/tai tallennuslaitteelle. 

2.5.8 Sähköinen tiedonsiirto tapahtuu salattua ja standardoitua 

tiedonsiirtoyhteyttä käyttäen.

2.5.9 VAPA-järjestelmän ulkoiset rajapinnat perustuvat yleisesti 

käytettyyn standardiin, esimerkiksi web service. 

Järjestelmäliittymät toteutetaan yleisellä 

rajapintateknologialla. Tunnistettuja liittymätarpeita ovat 

ainakin: 

- Asianhallintajärjestelmä (Tweb) 

- Taloushallinnon järjestelmät 

- Sopimusjärjestelmä (tavoitetila) 

- Tilausjärjestelmä 

Liittymätarpeita on kuvattu tarkemmin 

vaatimusmäärittelydokumentissa. 

2.5.10 Järjestelmäkokonaisuuden sijoituspaikkana voi olla 

arkistolaitoksen tai kolmannen osapuolen tilat. 

2.5.11 Toimitettava kokonaisuus muodostuu tuotantojärjestelmästä 

(ensisijainen järjestelmä) sekä demo-, testi- ja 

koulutusjärjestelmästä (toissijainen järjestelmä). 

7(28) 

2.6 Käytettävyys 

 


2.6.1 

2.6.2 

2.6.3

8(28) 

3 VASTAANOTTO (Ingest) 

Päätoiminto, joka käsittää ne palvelut ja toiminnot, joiden avulla aineistot vastaanotetaan siirtäjiltä/luovuttajilta, valmistellaan säilytyspaketit 

säilyttämistä varten ja varmistetaan että säilytyspaketit ja niitä täydentävät kuvailutiedot tulevat asianmukaisesti tallennetuiksi VAPAjärjestelmään. 

3.1 Vastaanottaa luovutukset (Receive submission) 

3.2 Laadunvarmennus (Quality assurance) 

3.3 Muodostaa säilytyspaketin (Generate AIP) 

3.4 Luo kuvailutiedon (Generate descriptive info) 

3.5 Yhteistyö, päivitys (Co-ordinate updates) 

3.1 Vastaanottaa luovutukset (Receive submission) 

Luovutuspaketin (SIP) vastaanottaminen. VAPA-järjestelmässä vastaanotto-toiminto kattaa myös säilytykseen siirretyn aineiston 

vastaanottamisen. Siirtäjä/luovuttaja (Producer) siirtää luovutuspaketin arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti. Luovuttaja voi olla myös 

arkistolaitos (Administrator). Siirtäjälle/luovuttajalle lähetetään ilmoitus luovutuspaketin vastaanottamisesta. Jos luovutuspaketissa oli 

virheitä, siirtäjälle/luovuttajalle lähetetään uudelleenlähetyspyyntö. 


3.1.1 Siirretty/luovutettu aineisto voidaan siirtää sähköisenä 

tiedonsiirtona. VAPA-järjestelmä tarjoaa yleisen, 

standardoidun (esim. web service) rajapinnan aineiston 

vastaanottoon. 

3.1.2 Siirtäjä/luovuttaja tunnistetaan ennen vastaanottoprosessin 

alkua. Sähköisessä siirrossa lähettävä järjestelmä lähettää 

organisaation tunnistetiedot, jotka tarkastetaan VAPAjärjestelmässä. 

Tunnistetulle siirtäjälle/luovuttajalle lähetetään 

vastaussanoma hyväksytystä tunnistautumisesta. 

3.1.3 Vastaanotettu aineisto tallennetaan järjestelmän eteis- eli 

työtilaan. 

3.1.4 Siirtäjälle/luovuttajalle lähetetään ilmoitus siirtokokonaisuuden 

saapumisesta säilytysjärjestelmään. VAPA-järjestelmä tuottaa 

vastaussanoman lähettävälle järjestelmälle. 

3.1.5 Siirtäjä/luovuttaja voi kuvailla aineiston VAPA-käyttöliittymän 

tarjoaman palvelun kautta. Myös fyysiselle aineistolle 

tuotetaan kuvailutiedot. Aineistosta tuotetaan säilytyspaketti 

samoin periaattein kuin muustakin (SÄHKE2- 

siirtokokonaisuuden mukaisesta) aineistosta. 

3.1.6 Vastaanotossa tunnistetaan skeema, jonka mukaisesti 

siirtokokonaisuus on muodostettu. 

3.1.7 Siirron aikana tapahtuneen keskeytyksen aikana kaikki 

edeltäneet toimenpiteet on kyettävä peruttamaan.

3.1.8 Vastaanoton tapahtumista tallennetaan lokitietoja: 

vastaanottoon sisältyvät transaktiot, tarkastusten tulokset, 

tieto lähetetyistä ilmoituksista, siirron lopputulos. 

Lokitapahtumat kohdennetaan vastaanotettuun aineistoon 

(siirtokokonaisuuden id) ja tapahtuma-ajankohtaan. 

3.1.9 Siirtokokonaisuuden kokoa ja siihen sisältyvän aineiston 

määrää ei ole rajoitettu. 

Siirtokokonaisuus määritellään ja arvioidaan 

siirtosopimuksessa. 

3.1.10 VAPA-järjestelmässä tulee olla toisistaan erilliset osiot 

siirtokokonaisuuden tarkastamiseen, säilytyspaketin 

muodostamiseen ja säilyttämiseen. 

3.1.11 Siirretyn/luovutetun aineiston säilytysmetatietoon tallennetaan 

vastaanoton päivämäärä ja kellonaika. 

3.1.12 Siirtokokonaisuudet säilytetään väliaikaisesti 

vastaanottoprosessin loppuun saattamisen ajan. 

3.1.13 Vastaanoton on tunnistettava salassa pidettävä ja julkinen 

luovutettu aineisto ja muodostettava aineiston käyttöoikeudet 

erityisesti salassa pidettävälle aineistolle. 

Luovutetun aineiston julkisuusluokka-metatieto. 

3.1.14 VAPA-järjestelmässä on erillinen vastaanottopalvelu off-line 

–muodossa tuoduille siirtokokonaisuuksille. 

9(28) 

3.2 Laadunvarmennus (Quality assurance) 

Aineiston laadunvarmennus eli tieto siitä, miten säilytyspaketin siirto tallennusalueelle onnistui. Sähköisesti siirretyn aineiston eheys 

tarkastetaan (CRC, tarkistussummat). 


3.2.1 Siirtokokonaisuudessa havaituista virheistä lähetetään 

ilmoitus luovuttavalle/siirtävälle organisaatiolle. Ilmoitukseen 

sisältyy tieto siirtokokonaisuudessa havaituista virheestä ja 

ohjeet virheen korjaamiseksi sekä uudelleenlähettämisestä. 

Myös siirtomedialla vastaanotettu aineisto tarkastetaan 

teknisesti: median tekninen laatu ja haittaohjelmatarkastus 

(manuaalitehtävä). 

3.2.2 Vastaanoton laaduntarkastuksesta tuotetut ilmoitukset 

tallennetaan tapahtuma- ja muutoslokiin. Ilmoitukset välitetään 

luovuttajalle/siirtäjälle sopimustiedoissa määritellyn 

yhteysmenettelyn mukaisesti (siirtohistoriaan, sähköpostitse).

3.2.3 Aineiston XML-rakenteelle tehdään tekninen tarkastus 

(validointi, parserointi). 

Siirtokokonaisuuden rakenteen on noudatettava 

arkistolaitoksen ohjeiden mukaista rakennetta. 

3.2.4 SÄHKE-siirtokokonaisuuden mukaisen aineiston eheys 

tarkastetaan eheystunnisteiden avulla. 

Eheystunnisteiden tallentaminen siirtokokonaisuuten on 

kuvattu SÄHKE-määritysten teknisessä osuudessa 

(siirtokokonaisuuden muodostaminen). 

3.2.5 Luovutettavaan aineistoon sisältyvien tiedostoformaattien on 

oltava arkistolaitoksen määräyksen mukaisia 

(sisältötarkastus). 

Säilytykseen siirretyn aineiston formaattia ei ole rajattu. 

3.2.6 Tiedostoformaattien tarkastuksessa hyödynnetään ulkoista 

formaattikirjastopalvelua. 

Vrt. PREMIS-metatietomallissa kuvattu tiedostoformaatin 

tarkastusmenettely. 

3.2.7 Kaikki viitatut tiedostot (asiakirjat) on sisällyttävä 

siirtokokonaisuuteen (sisältötarkastus). 

3.2.8 Luovutettavaan aineistoon ei saa sisältyä järjestelmään jo 

aikaisemmin tallennettuja aineistoja. Vastaanotossa on 

tunnistettava siirtokokonaisuuden uudelleenlähetys 

(aiemmassa lähetyksessä olleen virheen vuoksi). 

3.2.9 Osa siirtokokonaisuudesta ohjataan arkistolaitoksen virkailijan 

(sisällöllinen tarkastus) tarkastettavaksi satunnaisotannalla 

tms. tilastollisella poimintamenettelyllä. Menettelytapa voidaan 

määritellä VAPA-järjestelmän parametritietoihin. 

10(28) 

3.2.10 Vastaanotto tuottaa virheilmoituksen jos siirtokokonaisuuden 

osa on pakattu ja pakkauksen purku ei onnistu. 

3.2.11 Siirtokokonaisuuten sisältyvät asiakirjallisten tietojen 

käsittelyprosessit ovat päätettyjä ja asiakirjat valmiita 

(sisältötarkastus). Tieto on tallennettu aineistojen tilametatietoihin 

(esim. prosessi on "päätetty", asiakirja on 

"valmis") 

3.2.12 Pakatun tai salatun siirtokokonaisuuden purkamisen 

epäonnistumisesta tuotetaan virheilmoitus. 

3.2.13 Vastaanotettuun aineistoon sisältyvät asiakirjatiedostot 

tarkastetaan, jotta ne ovat kuvailutietojen mukaista formaattia 

ja avattavissa (sisältötarkastus).

3.2.14 Siirtäjä/luovuttaja voi keskeyttää aineiston siirron. 

Keskeytyneestä siirtotapahtumasta ei tallenneta aineistoja 

järjestelmään, vaan siirto on aloitettava uudelleen. 

3.2.15 Siirtäjälle/luovuttajalle lähetetään ilmoitus siirtoprosessin 

päättymisestä ja siirtokokonaisuuden hyväksymisestä 

säilytysjärjestelmään 

11(28) 

3.3 Muodostaa säilytyspaketin (Generate AIP) 

Vastaanotto muuntaa yhden tai useamman luovutuspaketin (SIP) yhdeksi tai useammaksi säilytyspaketiksi (AIP) määritellyn tietorakenteen 

mukaisesti. Säilytyspaketin muodostamiseen voi liittyä aineiston konvertointia, metatietojen konvertointia/uudelleen järjestelyä. Palvelu voi 

kysyä ja saada tietoja AIP:n kuvailutietojen muodostamiseen tiedonhallinnasta (Data management). 


3.3.1 Vastaanotetusta ja tarkastetusta siirtokokonaisuudesta 

muodostetaan säilytyspaketti (AIP) täydentämällä sitä 

vaadittavilla säilytys- ja teknisillä metatiedoilla. 

3.3.2 Säilytysmetatiedot kerätään vastaanotetusta 

siirtokokonaisuudesta. TARKENNETTAVA MITÄ OVAT, kun 

AIP:n rakenne on tarkentunut. 

3.3.3 VAPA-järjestelmän tulee pystyä siirron yhteydessä keräämään 

aineiston metatiedosta säilytysajan päättymisajankohta ja 

tallentaa se säilytysjärjestelmään. 

3.3.4 Aineiston metatiedot ja järjestelmän tuottamat 

säilytysmetatiedot on eroteltava. 

Pitää pystyä erottelemaan SIP:n ja VAPAn tuottamat 

metatiedot.Ks. AIP:n rakennekuvaus (vaatimusmäärittelyn 

luku 8.2 ja kuva 13) 

3.3.5 Arkistoon siirron yhteydessä on aineiston säilytysmetatietoihin 

pystyttävä automaattisesti liittämään järjestelmän omia 

arkistointiin liittyviä säilytysmetatietoja. 

3.3.6 VAPA-järjestelmän tulee vastaanoton yhteydessä 

periyttää/kopioida siirtokokonaisuuden mukana tulleen 

alkuperäisen metatietotiedoston tietokentät säilytyksen 

aikaiseen säilytysmetatietotiedostoon, jota ylläpidetään ja 

käytetään säilytyksen aikana. 

3.3.7 Säilytyspaketin metatiedot ja säilytysmetatiedot määritellään 

erillisinä rakenteina siten, että niille on määriteltävissä erilaiset 

käyttöoikeudet. 

Ks. AIP:n rakennekuvaus (vaatimusmäärittelyn luku 8.2 ja 

kuva 13)

12(28) 

3.4 Luo kuvailutiedon (Generate descriptive info) 

Kuvailutiedon luominen poimii säilytyspaketin (AIP) kuvailutiedot ja kerää kuvailutietoa muista lähteistä. Kuvailutiedot siirretään 

yhteistyö/päivitys –palvelulle (Co-ordinate updates) ja sitä kautta tiedonhallintaan (Data management). 


3.4.1 Säilytyspaketista (AIP) poimitaan kuvailutietoja, jotka 

välitetään yhteistyö/päivitys -toiminnolle ja tiedonhallintaan. 

TARKENNETTAVA KUN AIP-RAKENNE SELVILLÄ. 

Näitä metatietoja käytetään hakutoimintojen tukena ja 

säilytyspakettien noutamisessa. 

3.5 Yhteistyö, päivitys (Co-ordinate updates) 

Yhteistyö/päivitys siirtää säilytyspaketit (AIP) datanhallintaan (Archival storage) ja kuvailutiedot tiedonhallintaan (Data management). 


3.5.1 Säilytyspaketin identifiointitiedot siirretään tiedonhallintaan 

tietokannan päivityspyynnössä (database update request). 

Tiedonhallinta palauttaa sanoman (database update 

response) päivityksen tilasta. 

Tiedonhallinnan päivitys voidaan tehdä ilman säilytyspaketin 

siirtoa datanhallintaan, kun luovutuspaketti sisältää jo 

tallennettuun säilytyspakettiin liittyvää kuvailutietoa.

13(28) 

4 DATANHALLINTA (Archival Storage) 

Päätoiminto, joka käsittää ne palvelut ja toiminnot, joiden avulla digitaalinen aineisto tallennetaan ja haetaan. 

4.1 Vastaanottaa aineiston (Receive Data) 

4.2 Hakee AIP-aineiston (Provide Data) 

4.3 Hallinnoi säilytyshierarkiaa (Manage Storage Hierarchy) 

4.4 Korvaa alustan (Replace Media) 

4.5 Virheentarkistus (Error Checking) 

4.1 Vastaanottaa AIP-aineiston (Receive Data) 

Toiminto vastaanottaa, tarkistaa ja tallentaa AIP-säilytyspaketin. 


4.1.1 Datanhallinta vastaanottaa vastaanotossa muodostetun 

säilytyspaketin (AIP), tallentaa sen ja palauttaa 

tallennustunnisteet tai ilmoittaa mahdollisista virheistä. 

4.1.2 Säilytyspaketille laskettu tarkistussumma on tarkistettava 

tallennusalustalle kirjoituksen jälkeen (todentaminen). 

Tätä tarkistussummaa tarkastetaan datanhallinnassa 

määritellyin syklein (pistokokeet). 

4.2 Hakee AIP-aineiston (Provide Data) 

Toiminto etsii ja palauttaa AIP-säilytyspaketin saamansa AIP-pyynnön mukaisesti pääsylle. 


4.2.1 Datanhallinta vastaanottaa pääsystä AIP-kyselyn ja etsii AIPsäilytyspaketit 

saamiensa tallennustunnisteiden perusteella. 

4.2.2 Datanhallinta kopioi kyselyn perusteella löydetyt AIPsäilytyspaketit 

sille osoitetulle tallennuspaikalle (media, 

staging area) ja varmentaa, että tiedot ovat kopioituneet 

oikein. 

4.2.3 Datanhallinta lähettää tiedonsiirtoilmoituksen pääsylle, kun 

AIP-aineisto on haettu. 

4.3 Hallinnoi säilytyshierarkiaa (Manage Storage Hierarchy) 

Toiminnot säilytysobjektien ja säilytysinformaation hallintaan


4.3.1 Datanhallinta kerää ja tallentaa aineiston tallentamiseen ja 

käyttöön liittyviä tilastoja, jotka välitetään hallinnointiin. 

Esim. vapaa tallennuskapasiteetti, käyttötilastot. 

4.3.2 Datanhallinta tarjoaa vapaan tallennuskapasiteetin eri 

tallennustasoilla. 

4.3.3 Säilytysobjektit tulee voidaa siirtää on-line –mediasta off-line - 

mediaan sekä päinvastoin. 

4.3.4 Säilytysobjektista tulee voida luoda uusi versio. 

Säilytysobjektin uudella versiolla tarkoitetaan päivitettyä 

versiota, esim. paremmin digitoitu kuva, formaattimuutos, 

sähköisen allekirjoituksen uusiminen. 

4.3.5 Datanhallinta seuraa virhelokeja AIP:n tallentamisen ja siirron 

(esim. medialta toiselle) yhteydessä. 

Virheilmoitukset kanavoidaan VAPA-henkilöstölle. 

14(28) 

4.4 Korvaa alustan (Replace Media) 

Palvelu tuottaa AIP-paketit uudestaan toiselle tallennusalustalle 


4.4.1 AIP tulee voida kopioida ja sijoittaa määrätyille medioille 

(samalle tai uudelle) ilman, että AIP:n sisältö muuttuu 

(replikaatiomigraatio). 

4.5 Virheentarkistus (Error Checking) 

Tarkistukset, ettei aineisto ole korruptoinut 


4.5.1 Datanhallinnan tulee tarkkailla, ettei yksikään osa AIP-pakettia 

ole korruptoitunut sisäisen siirron aikana. 

4.5.2 Datahallinnassa on oltava standardoitu mekanismi havaita 

AIP:n korruptiotuminen tai katoaminen. 

Aineistolle on suoritettava säännöllisiä tarkastuksia. 

Säännölliset tarkastukset koskevat aineiston sisältöä. 

Säännöllisten tarkastuksien avulla pyritään havaitsemaan 

korruptoituneet tiedostot. 

4.5.3 Tarkastukset tulee tehdä satunnaisin pistokokein tilastollisesti 

merkittävästi.

15(28) 

5 TIEDONHALLINTA (Data Management) 

Päätoiminto, joka käsittää ne palvelut ja toiminnot, joiden avulla säilytyspakettien kuvailutietoja hallitaan ja säilytyspaketteja haetaan 

datanhallinnasta. 

5.1 Vastaanottaa tietokantapäivitykset (Receive Database Updates) 

5.2 Suorita kyselyt (Perform Queries) 

5.3 Muut 

5.1 Vastaanottaa tietokantapäivitykset (Receive Database Updates) 

Säilytyspaketin kuvailutietojen ja järjestelmätason tietojen vastaanotto ja tallennus. 


5.1.1 Tiedonhallinta vastaanottaa AIP:n kuvailutiedot ja tallentaa ne 

tietokantaan siten, että AIP:t on monipuolisesti ja tehokkaasti 

haettavissa kuvailutiedojen perusteella. 

5.1.2 Tiedonhallinta varmistaa, että säilytyspaketin (AIP) ja siihen 

liittyvän kuvailevan tiedon välillä on pysyvä ja yksilöllinen liitos. 

5.2 Suorita kyselyt (Perform Queries) 

Etsii ja palauttaa AIP-pakettien tallennustunnisteet saamiensa hakuehtojen perusteella 


5.2.1 Tiedonhallinta suorittaa pääsyltä saapuneen kyselypyynnön ja 

palauttaa kyselyn mukaisen tulosjoukon (result set). 

5.3 Muut 


5.3.1 Aineistoon viitataan URI-mekanismilla kaikilla tasoilla 

(kokoelma, tietopaketti, tiedosto) 

5.3.2 Metatieto voidaan täysteksti-indeksoida huolimatta sen 

pituudesta. 

5.3.3 Säilytyspakettien tiedot säilytetään, vaikka käytettävät 

skeemat tai ohjelmistot muuttuisivat esimerkiksi päivityksen 

myötä.

5.3.4 Metatietorakenteisiin tai metatietoelementin kontrolloituun 

sanastoon (engl. controlled vocabulary) tehdyt muutokset 

tulee voida päivittää tallennettuun aineistoon. 

Järjestelmä päivittää tietopakettien tiedot ajantasalle. 

Metatietorakenteisiin tehtävät muutokset voivat vaatia 

takautuvan päivityksen aineistoihin. 

5.3.5 Tiedonhallinta tukee usean tietorakenteen (kuvailutiedot, 

järjestelmätiedot) käyttöä. 

5.3.6 Säilytyspaketissa voidaan säilyttää metatietorakenteita ja 

metatietoja, joita järjestelmä ei tue tai käytä 

toiminnallisuudessaan. 

5.3.7 Aineisto on voitava poistaa tilapäisesti käytöstä. 

5.3.8 VAPA-järjestelmä kerää ja tuottaa laskutustietoja aineistoon 

kohdistuvista tapahtumista. 

Laskutustiedot tuotetaan lokitiedoista (esim. käytetty 

kapasiteetti, transaktioiden määrä aineistolajikohtaisesti, 

tms.). 

Laskutustiedot välitetään taloushallinnon 

laskutusjärjestelmään, jossa niistä muodostetaan varsinaiset 

laskut. 

16(28)

6 HALLINNOINTI (Administration) 

Päätoiminto, joka käsittää ne palvelut ja toiminnot, jotka ovat tarpeen muiden VAPA-järjestelmän toimintayksiköiden päivittäisessä 

hallinnoinnissa. 

VAPA-järjestelmän hallintapalvelut pitävät sisällään ylläpidolliset työkalut joita tarvitaan VAPA-järjestelmän ja sen osien hallintaan ja 

ylläpitoon. Hallintapalveluihin sisällytetään myös järjestelmän ylläpitäjän toimet, kuten laitteiston, ohjelmiston ja arkkitehtuurin sekä 

käyttäjätuen että on-line –neuvonnan huolto ja ylläpito. Palvelun osa-alueita ovat myös järjestelmän turvallisuus ja käyttäjien pääsynhallinta. 

6.1 Aineistoon kohdistuvat toimenpiteet 

6.2 Turvallisuus 

6.3 Varmuuskopiointi 

6.4 Poikkeustilanteiden käsittely 

6.5 Lokitietojen kerääminen 

6.6 Järjestelmän ylläpito 

6.7 Raportointi 

6.8 Määrittelee standardit ja linjaukset (Establish standards and policies) 

6.9 Tarkastaa luovutuksen (Audit submission) 

17(28) 

6.1 Aineistoon kohdistuvat toimenpiteet 

Aineistoihin voi kohdistua toimenpiteitä, joiden impulssina on aineiston metatietoihin tallennetut tiedot (esim. hävittäminen tapahtuu 

säilytysajan päättymisajankohdan mukaisesti). Metatiedot, joihin toimenpiteet perustuvat, on tallennettu aineistoon siirtovaiheessa. Aineistoon 

ei voi kohdistua yksittäisiä metatietomuutoksia vastaanoton kautta, vaan aineisto on tallennusjärjestelmän hallinnoima hyväksytyn 

siirtotapahtuman, vastaanoton ja säilytyspaketin tallentamisen jälkeen. 


6.1.1 Aineiston käyttörajoituksiin kohdistuvat muutokset ovat: 

1) Salassapitoajan päättyminen (Julkisuusluokan muutos: 

Salassa pidettävä -> Julkinen, Julkinen -> Salassa pidettävä) 

2) Salassapitoajan muuttuminen 

3) Salassapitoon liittyvien metatietojen tyhjentäminen 

(salassapitoperuste, salassapitoaika, salassapitoajan 

päättyminen, käyttäjäryhmä, turvallisuusluokka, 

käsittelyluokka) 

Käyttörajoitusten muutoksesta ei tuoteta ilmoitusta 

omistusoikeuksien haltijalle. Tapahtumat on sovittu ja 

määritelty sopimuksessa. 

6.1.2 Omistusoikeuksien haltija voi muuttaa aineiston säilytysaikaa. 

Muutoksesta tallennetaan lokitapahtuma.

6.1.3 Säilytykseen siirretyn aineiston omistusoikeudet siirtyy 

arkistolaitokselle sopimuksessa määriteltynä ajankohtana. 

Omistusoikeuksien muutoksesta ei tuoteta ilmoitusta 

omistusoikeuksien haltijalle. 

6.1.4 Säilytykseen siirretty aineisto siirretään pitkäaikaissäilytykseen 

sopimuksessa määriteltynä ajankohtana. 

Siirrosta pitkäaikaissäilytykseen ei tuoteta ilmoitusta 

omistusoikeuksien haltijalle. 

18(28) 

6.1.5 VAPA-järjestelmä hallinnoi aineistoa siten, että toimenpiteet 

suoritetaan oikea-aikaisesti. Toimenpide tuottaa tapahtuman 

edellyttämät metatietomuutokset. 

6.1.6 Säilytysajan muutokset tehdään aineistoon takautuvasti 

massapäivityksenä. 

6.1.7 Siirto pitkäaikaissäilytykseen siirtää omistusoikeudet 

siirtäjältä/luovuttajalta arkistolaitokselle. 

6.1.8 Säilytykseen siirretyn aineiston luovutuksessa 

pitkäaikaissäilytykseen tarkastetaan, että aineisto sisältää 

arkistokappaleen (=pitkäaikaissäilytykseen kelpaava 

tiedostoformaatti). 

6.1.9 Määräajan säilytettävä sähköinen aineisto hävitetään 

säilytysajan umpeutuessa. 

6.1.10 Aineisto on liitetty säilytysaikasääntöihin, jotka valvovat 

säilytysaikojen päättymisajankohtia. 

6.1.11 Säilytysajan umpeutumisesta tuotetaan ilmoitus aineiston 

omistusoikeuksien omistajalle. Ilmoitusajankohta määritellään 

järjestelmän ohjaustietoihin. 

6.1.12 Sopimustiedoissa määritellään ajankohta, jolloin aineistoon 

sisältyvät natiivimuotoiset tiedostot voidaan poistaa 

järjestelmästä. 

6.1.13 Aineiston hävittämisen yhteydessä hävitetään myös metatiedot 

säilytysajan päättymisajankohdan mukaisesti. 

Käsittelyprosessin metatietojen säilytysaika määräytyy siihen 

liitetyn, pisimpään säilytettävän asiakirjan mukaisesti. 

6.1.14 Aineiston hävittämisestä tuotetaan ilmoitus omistusoikeuksien 

haltijalle. 

6.1.15 Aineiston hävittämisen hyväksyy ja hävittää tehtävään 

auktorisoitu henkilö. 

6.1.16 Hävitysehdotukseen sisältyvän aineiston hävittäminen voidaan 

keskeyttää, jäädyttää tai säilytysajan päättymisajankohtaa 

voidaan siirtää. Muutoksesta tallentuvat tiedot aineiston 

metatietoihin.

6.1.17 Mikäli hävittämistä ei suoritettu (siirretty/keskeytetty), 

järjestelmä tuottaa ilmoituksen omistusoikeuksien omistajalle. 

19(28) 

6.1.18 Hävitysesityksestä tuotetaan hävitysluettelo (hävitettävien 

aineistojen metatiedot) ja se tallennetaan järjestelmään. 

Hävitysluettelotietoina tallennetaan valitut aineiston 

metatiedot. 

6.1.19 VAPA-järjestelmän käyttäjillä tulee olla mahdollisuus nähdä 

metatiedon muokkaushistoria (käyttöoikeuksien rajoissa). 

6.2 Turvallisuus 


6.2.1 Tietoturvasuunnitelma tulee olla tehtynä. 

6.2.2 VAPA-järjestelmän täytyy säilyttää sähköistä aineistoa 

luotettavasti ja säilytysjärjestelmän luotettavuuden tulee olla 

korkea. Luotettava säilytys pitää sisällään 

siirtokokonaisuuksien säilyttämisen säilytysjärjestelmässä, 

tietyssä sijainnissa josta kyseinen aineisto voidaan 

jäljittää/noutaa käyttämällä tiettyä yksilöityä tunnusta. 

6.2.3 Turvallisuuden tulee kattaa laitteisto, ohjelmisto ja 

järjestelmäarkkitehtuuri. 

6.2.4 VAPA-järjestelmä tulee suojata ulkopuolisilta uhkilta ja 

hyökkäyksiltä. 

6.2.5 VAPA-järjestelmän fyysinen ympäristö täytyy turvata. 

6.2.6 VAPA-järjestelmän tulee täyttää VAHTI-ohjeen 5/2004 

”Valtionhallinnon keskeisten tietojärjestelmien turvaaminen” 

vaatimukset. 

6.2.7 Salassa pidettävään aineistoon saa olla oikeudet vain 

käyttäjillä, joille sellaiset on erikseen annettu. 

6.2.8 VAPA-järjestelmän tulee taata, että digitaalisen aineiston 

metatietoja ja säilytysmetatiedon tietokenttiä voivat muuttaa 

vain todennetut (authorised) käyttäjät ja järjestelmän ylläpitäjät 

(administrator), määritellyissä rajoissa. 

6.2.9 Ainoastaan todennetut henkilöt (järjestelmän ylläpitäjät) 

pääsevät luomaan, lisäämään, muuttamaan tai poistamaan 

aineiston käyttäjä- ja käyttöoikeuksia sekä -rajoituksia. 

6.2.10 Aineisto ja objektit tulee pystyä luokittelemaan ja suojaamaan 

niissä olevan tietoturvaluokittelun mukaan. 

6.2.11 VAPA-järjestelmä tulee suojata tietoverkon tai Internetin kautta 

tulevilta hyökkäyksiltä järjestelmää kohtaan. 

6.3 Varmuuskopiointi

20(28) 


6.3.1 VAPA-järjestelmässä tulee olla kokonaisvaltainen ja luotettava 

aineiston varmuuskopio- ja palautussuunnitelma. 

Suunnitelman tulee pitää sisällään tarvittavat menetelmät 

varmuuskopioiden tekemiseksi ja korruptoituneen aineiston 

palauttamiseksi. 

6.3.2 VAPA-järjestelmässä on riittävä laitteisto- ja ohjelmistotuki 

järjestelmän palveluiden ja aineiston varmistamiseen (TRAC 

C1.2). 

Dokumentti siitä, mitä varmistetaan ja miten usein; 

varmistusluettelo; täysvarmistusten validointi; suunnitelma 

täystuhosta toipumiseksi; tukisopimukset laitteistojen ja 

ohjelmistojen varmistusmekanismeille. 

6.3.3 VAPA-järjestelmän on sisällettävä riittävät kuvaukset varmistus 

ja palautustoiminnoista. 

Mitä varmistetaan ja miten usein, varmistusten validointi, 

disaster recover plan – policy and documentation. 

Ohjelmistojen ja laitteistojen tukisopimukset varmistuksen ja 

palautuksen näkökulmasta. 

6.3.4 VAPA-järjestelmän varmuuskopio- ja palautustoimenpiteiden 

automaatioasteen tulee olla korkea. 

6.3.5 VAPA-järjestelmän tulee sallia sähköisen aineiston 

palautustoimenpiteiden suorittaminen vain järjestelmän 

ylläpitäjän toimesta. Aineiston eheys tulee säilyä palautuksen 

jälkeen. 

6.3.6 VAPA-järjestelmän varmuuskopio- ja palautussuunnitelmaa 

menetelmineen tulee voida testata ilman, että aineistot ja 

objektit vaarantuvat. 

6.3.7 VAPA-järjestelmä ei saa korruptoida tai kadottaa aineistoa 

varmuuskopio- ja palautussuunnitelman toimenpiteiden 

seurauksena. 

6.3.8 VAPA-järjestelmän varmuuskopio- ja palautussuunnitelman 

toimenpiteet eivät saa häiritä tai keskeyttää järjestelmän 

palveluiden toimintoja. 

6.3.9 Toissijaisessa säilytystilassa olevien aineistojen varmuuskopiot 

säilytetään erillään alkuperäisestä aineistosta. 

Alkuperäinen aineisto ja varmuuskopiot tulee olla sijoitettu 

maantieteellisesti erilleen. 

6.3.10 VAPA-järjestelmän toissijaisessa säilytystilassa olevan 

aineiston tulee vastata täydellisesti alkuperäistä aineistoa.

21(28) 

6.4 Poikkeustilanteiden käsittely 


6.4.1 Tietojärjestelmän valmiussuunnitelma tulee olla tehtynä. 

6.4.2 VAPA-järjestelmän toissijaisen säilytystilan tehtävän on taata, 

että tallennettu aineistoa ei katoa. 

6.4.3 Toissijaisen järjestelmän tulee olla toiminnallisuudeltaan ja 

ominaisuuksiltaan (sekä ohjelmistoiltaan) vastaavanlainen 

ensisijaisen järjestelmän kanssa. 

6.4.4 Tietojärjestelmän valmiussuunnitelmaa menetelmineen tulee 

voida testata siten, että aineisto ja objektit eivät vaarannu. 

6.5 Lokitietojen kerääminen 


6.5.1 Lokitietojen tulee olla suojattu muutoksia vastaan. 

6.5.2 VAPA-järjestelmän tulee ylläpitää tapahtuma- ja muutoslokia 

kaikista aineistoon kohdistuvista toimenpiteistä. 

6.5.3 VAPA-järjestelmän tulee ylläpitää tapahtuma- ja muutoslokia 

kaikkien järjestelmän käyttäjien toimenpiteistä. 

6.5.4 Kaikista käyttövaltuuksien hallinnan toimenpiteistä on 

tallennuttava lokitietoa, jota voidaan käyttää käyttövaltuuksien 

valvonnassa. 

6.5.5 Tapahtuma- ja muutoslokiin on tallennuttava tieto 

säilytysobjektin poistamisesta, tilasiirtymistä sekä 

käyttörajoitusten, säilytysajan, henkilötietoluonteen sekä 

säilytysmetatietojen muuttumisesta. 

6.5.6 VAPA-järjestelmän lokitietojen säilytysajan tulee olla vapaasti 

määriteltävissä. 

6.5.7 VAPA-järjestelmän lokitietojen käyttö-/lukuoikeudet ja 

lokitietosääntöjen luomisoikeudet tulee olla vain lokitietojen 

käsittelyyn sallituilla käyttäjillä. 

6.5.8 VAPA-järjestelmän tulee tallentaa jokainen siirtäjän/luovuttajan 

järjestelmässä tekemä toimenpide lokitiedostoon. Toimenpide 

tulee pystyä kytkemään kohteena olevaan aineistoon (mm. 

aineiston luovuttaminen, haku, muokkaus). 

6.5.9 VAPA-järjestelmän tulee ylläpitää lokitietoja onnistuneesta tai 

epäonnistuneesta siirtokokonaisuuden tarkistuksesta.

6.5.10 VAPA-järjestelmän tulee kerätä tietoa siirtäjien/luovuttajien 

sisään- ja uloskirjautumisesta järjestelmään. 

22(28) 

6.5.11 Lokitapahtumiin tallentuu tieto tapahtumista, joissa 

järjestelmää yritetään käyttää käyttöoikeuksien vastaisesti 

(TRAC B6) 

6.5.12 Aineistojen lataustapahtumista tallennetaan tieto järjestelmän 

lokitietoihin. 

Käyttäjä voi tallentaa hakutuloksia käyttöoikeuksiensa 

puitteissa. 

6.5.13 Tapahtumat tulee voida peruuttaa (rollback) pääkäyttäjän 

toimesta. Peruutuksesta tallentuu lokitapahtuma. 

6.5.14 VAPA-järjestelmästä ladatusta aineistosta tulee jäädä tieto 

järjestelmän lokitietoihin. 

6.6 Järjestelmän ylläpito 


6.6.1 Demo-, testi- ja koulutusjärjestelmän tulee vastata 

ominaisuuksiltaan ja toiminnallisuudeltaan toimivaa 

tuotantojärjestelmää. 

6.6.2 VAPA-järjestelmässä tulee olla tarvittavat työkalut järjestelmän 

ja sovellusten ylläpidon osalta. 

6.6.3 Tallennusmedian tai laitteiston vaihtaminen on oltava ennalta 

suunniteltua (TRAC C1.7). 

Suuren aineiston kopiointi medialta toiselle voi viedä paljon 

aikaa ja vaikuttaa tiedon saantiin ja suorituskykyyn. Tiedon 

siirron virheettömyys on myös varmistettava. 

Prosessin dokumentointi, laitteistotuki ja sen elinkaari, ylläpito, 

laitteiston vaihtaminen. 

Datanhallinnan on sallittava säilytysjärjestelmän laite- ja 

ohjelmistoympäristön muutokset ja laajennukset VAPAjärjestelmän 

muutos- ja laajennustarpeiden mukaisesti. 

6.6.4 Ensi- ja toissijainen järjestelmä on oltava synkronoitu 

keskenään järjestelmän kohdistuneiden muutosten osalta. 

6.6.5 Ensi- ja toissijainen säilytystila on synkronoitu keskenään 

siirtokokonaisuuksien siirron, muokkauksen ja poiston 

yhteydessä, sekä poikkeustilanteiden aiheuttamissa 

toimenpiteissä. 

6.6.6 VAPA-järjestelmän tulee tarjota sisäinen käyttöliittymä 

(erotettuna ulkoisesta rajapinnasta) arkistolaitoksen 

henkilökunnan käyttöön. 

6.6.7 VAPA-järjestelmän tulee tarjota on-line –median varmistus ja 

palautustoiminnot.

6.6.8 Aineiston omistajuus voi muuttua. 

Omistusoikeudet määräytyvät seuraavin perustein: 

- Aineiston omistaa vain yksi organisaatio joka vastaa 

arkistoinnista. 

- Aineiston siirto säilytykseen. Omistusoikeudet pysyvät 

siirtäjällä. 

- Aineiston luovutus. Omistusoikeudet siirtyvät 

arkistolaitokselle. 

6.6.9 VAPA-järjestelmän tulee turvata sähköisen aineiston 

alkuperäisyyden/muuttumattomuuden säilyminen koko sen 

elinkaaren ajan. 

6.6.10 Aineistoa ei saa hävitä tai korruptoitua päivittäisten 

operaatioiden tai varmuuskopioiden aikana, poikkeustilanteen 

sattuessa, laitteiston tai ohjelmiston päivityksen tai 

korvaamisen aikana. 

6.6.11 Aineistolle tulee suorittaa säännöllisiä tarkastuksia, jotta 

aineisto on säilynyt eheänä ja käytettävänä. Säännölliset 

tarkastukset kohdistuvat kaikkiin aineistoihin. 

6.6.12 Järjestelmän hakemistorakennetta voi muuttaa. Muutosten on 

dokumentoituva säilytystoimenpiteiden tapahtuma- ja 

muutoslokiin sekä säilytyshistoriaan. 

6.6.13 Sähköisen aineiston säilytysmetatiedon tietokenttiä ja 

metatietoelementtejä voivat muuttaa vain todennetut 

(authorised) käyttäjät ja järjestelmän ylläpitäjät (administrator) 

käyttövaltuuksiensa puitteissa. 

6.6.14 VAPA-järjestelmässä on ominaisuus, jossa aineiston 

metatietojen avulla voidaan ohjata muunnostoimintoa siten, 

että määrätyn tiedostoformaatin mukaiset tiedostot 

muunnetaan toiseen formaattiin. Tästä tuotetaan tarvittavat 

lokitiedot sekä merkinät aineiston metatietoihin 

(muunnosmigraatio). 

6.6.15 VAPA-järjestelmän tulee sallia säilytysjärjestelmän laite- ja 

ohjelmistoympäristön muutokset ja laajennukset VAPAjärjestelmän 

muutos- ja laajennustarpeiden mukaisesti. 

6.6.16 Järjestelmän käyttötietoja (käyttäjämäärä, 

tallennuskapasiteettien tilanne, käynnissä olevat prosessit, 

kuormitukset) tulee voida seurata online. 

6.6.17 Aineistoformaattien muunnokset eivät kohdistu säilytykseen 

siirrettyihin aineistoihin sisältyviin natiivimuotoisiin tiedostoihin. 

Siirtäjä voi siirtää säilytettäväksi aineistoja, jotka eivät ole 

SÄHKE-määritysten mukaisissa pitkäaikaissäilytykseen 

soveltuvissa formaateissa. 

23(28)

6.7 Raportointi 

24(28) 


6.7.1 VAPA-järjestelmään sisältyy raportointityökalu. 

6.7.2 VAPA-järjestelmän tulee sisältää raportointiominaisuus 

säilytystoimenpiteiden tapahtuma- ja muutoslokiin 

tallennettujen tapahtumien seuraamista varten. Lajittelu ja 

ryhmittely tulee voida tehdä ainakin kohteiden (esim. 

asiakirjoittain), käyttäjien, tapahtuma-ajan ja -tyypin perusteella 

6.7.3 VAPA-järjestelmän tulee ilmoittaa ja tarvittaessa raportoida 

säilytysajan umpeutumisesta omistusoikeuksien haltijalle 

määrätyn ajan verran etukäteen. 

6.7.4 VAPA-järjestelmästä tuotetaan raportteja aineistojen 

kertymästä, käytöstä ja niihin kohdistuvista hauista. 

6.8 Määrittelee standardit ja linjaukset (Establish standards and policies) 


6.8.1 VAPA-järjestelmän tulee noudattaa Valtionhallinnon 

Verkkotunnistaminen ja -maksaminen (VETUMA) –hankkeen 

suosituksia. 

6.8.2 VAPA-järjestelmän suunnittelussa tulee noudattaa 

voimassaolevaa lainsäädäntöä. 

6.8.3 Käyttäjärajapinnan tulisi perustua hyväksi havaittuihin ja 

käyttäjäystävällisiin suunnitteluperiaatteisiin. 

Toiminnallisuuksista ja näkymistä tulisi muodostua yhtenäinen 

käsitys käyttäjien kesken. 

6.8.4 Käyttöliittymän suunnittelussa tulee noudattaa Julkisen 

hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) suositusta 

JHS 129: ”Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja 

toteuttamisen periaatteet” sekä Valtioneuvoston kanslian 

julkaisua: ”Käyttöliittymäsuunnittelun tyyliopas. Valtioneuvoston 

yhteiset verkkopalvelut.” 

6.8.5 Ulkoisen rajapinnan suunnittelun tulee noudattaa 

arkistolaitoksen graafista ilmettä ja suunnitteluperiaatteita. 

6.9 Tarkastaa luovutuksen (Audit submission) 

Vastaanotettu aineisto tarkastetaan voimassa olevaa sopimusta vasten. 

Tunnus Luokka Vaatimus Vastaus Vastauksen perustelu

6.9.1 Vastaanotettu aineisto sisältää sopimustiedot (id), jonka 

mukaisesti tarkastetaan siirtäjän/luovuttajan sopimustiedot. 

25(28)

PÄÄSY (Access) 

Päätoiminto, joka käsittää ne palvelut ja toiminnot, joiden avulla asiakkaat pääsevät näkemään säilytettyjen aineistojen sijainti- ja vastaavat 

palvelutiedot. 

7.1 Koordinoi pääsyn toimintaa (Co-ordinate access activities) 

7.2 Muodostaa jakelupaketin (Generate DIP) 

7.3 Toimittaa vastauksen (Deliver response) 

7.1 Koordinoi pääsyn toimintaa (Co-ordinate access activities) 

Toiminto tarjoaa yhden käyttäjän rajapinnan (a single user interface) tallennettuun aineistoon. Toiminto sisältää kolme eri tyyppistä 

sanomatyyppiä: kyselysanoma (query requests), raporttikysely (report requests) ja tilaukset (orders). Toiminnon tehtävänä on selvittää 

aineistojen saatavuus ja käyttäjän oikeudet aineiston käyttöön sekä tuottaa ilmoitus kyselyn tuloksesta. 

26(28) 


7.1.1 Hakutoiminnot kohdistuvat aineiston metatietoihin. 

7.1.2 Hakutoiminnot kohdistuvat asiakirjan sisältöön. 

7.1.3 Hakutapoja ovat: 

- Vapaasanahaku (kohdistuu määriteltyihin metatietoihin) 

- Haku metatietojen perusteella 

7.1.4 Sähke-mallin mukaiset haut ovat: 

- Asiakirjan haku asiakirjan metatiedoin 

- Asiakirjallisen tiedon käsittelyn haku asiakirjallisen tiedon 

käsittelyn metatiedoin 

- Tehtäväluokan haku tehtäväluokan metatiedoin 

- Arkistohaku arkiston metatiedoin 

7.1.5 Käyttäjä voi tehdä iteratiivisia hakuja, ts. rajoittaa hakuja. 

7.1.6 Aineiston tallennusrakenne ei saa rajoittaa hakutoimintoja. 

7.1.7 Siirtäjällä/luovuttajalla on mahdollisuus hakea ja nähdä 

(käsitellä) aineistoa samassa muodossa kuin ne on siirretty. 

Aineiston hakeminen ja hakutulosten selaus tulee onnistua 

käyttämällä samoja rakenteita, samoilla termeillä. 

7.1.8 Hakuehdoissa voidaan käyttää: 

- Boolean merkkejä 

- Jokerimerkkejä 

7.1.9 Haku voi kohdistua tiettyyn vastaanotettuun 

aineistokokonaisuuteen. 

7.1.10 Haku voi kohdistua tiettyihin arkistokokonaisuuksiin. 

7.1.11 Haku voi kohdistua tiettyihin aineistotyyppeihin. 

7.1.12 Haku voi kohdistua aineistojen säilytystietoihin, oikeus- ja 

muihin tietoihin (myös muihin metatietoihin kuin 

kuvailutietoihin).

7.1.13 VAPA-järjestelmän saantipalvelut tulee pystyä tarjoamaan 

sallituille käyttäjille (esim. operatiivinen järjestelmä) extranetpalveluina. 

Esimerkki sallitusta käyttäjästä on siirtävän/luovuttavan 

organisaation operatiivinen järjestelmä, jonka haut 

kohdistuvat luovutettuun/siirrettyyn aineistoon. 

7.1.14 VAPA-järjestelmässä tulee voida määritellä, mihin 

metatietoihin asiakas voi kohdistaa haun. 

7.1.15 Hakutoiminnot eivät saa kohdistua tietoihin (metatietoihin tai 

asiakirjan sisältöön), joihin käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia 

Käyttäjälle kerrotaan, mihin tietoihin hänellä on oikeus ja 

mihin ei. Lisäksi käyttäjälle kerrotaan, mitä oikeuksia hänellä 

on aineistoon sekä mitä hän voi tai ei voi tehdä (voiko hän 

selailla, hakea, minkälaisia hakuja hän voi tehdä). 

27(28) 

7.2 Muodostaa jakelupaketin (Generate DIP) 

Toiminto noutaa säilytyspaketin datanhallinnasta ja tallentaa sen tallennusalueelle myöhempää käsittelyä varten. Toiminto myös lähettää 

raporttikyselyn (report request) tiedonhallintaan saadakseen jakelupaketin kuvailutiedot. Toiminto sijoittaa valmiin jakelupaketin 

tallennusalueelle ja ilmoittaa koordinoi pääsyn toimintaa -toiminnolle, että jakelupaketti on valmis jaettavaksi. 


7.2.1 Säilytyspaketeista koostetaan jakelupaketteja, jotka eivät 

sisällä kaikkia säilytyspakettien tietoja tai sisältävät ainoastaan 

osia niistä (esim. 

kuvailutiedot ja asiakirjan käyttökopio). Käyttäjä voi tarkistaa 

halutessaan hänelle jaeltavan aineiston eheyden ja 

autenttisuuden. 

7.2.2 Jakelupakettiin sisältyvän tiedoston formaatti konvertoidaan 

jakelumuotoon tarvittaessa. 

DIP:n tuottamiseen voi liittyä konversiotarve, jos esim. JPEG 

on määritelty jakeluformaatiksi arkistoformaatti TIFF:n sijaan. 

7.2.3 Jakelupaketti sisältää tiedon aineistoon liittyvästä näyttö- tai 

käyttörajoituksesta. 

Asiakkaalta edellytetään tällöin käyttölupaa aineistoon. 

Käyttöluvan olemassa olo tarkastetaan 

asiakaspalvelujärjestelmässä. 

7.3 Toimittaa vastauksen (Deliver response)

Toiminto toimittaa haun kohteen käyttäjälle. 

28(28) 


7.3.1 Käyttäjälle näytetään mitä aineistoon liittyviä toimenpiteitä 

järjestelmä tarjoaa. 

7.3.2 Hakutuloslistauksessa esitetään kohteesta saatavilla olevat 

formaatit (säilytysmuoto, natiivi- ja jakelumuoto). 

Esim. kuvakkeilla 

7.3.3 Kun asiakas käyttää digitaalista objektia, tarjotaan hänelle sen 

ohessa tietopakettiin kuuluvat kuvailutiedot. Kuvailutiedot 

esitetään käsitellyssä muodossa eikä sellaisinaan XMLmuotoisina. 

7.3.4 Käyttäjä voi tallentaa hakutulokset (asiakirjat, metatiedot) 

kopioina käyttöoikeuksien puitteissa. 

Haun kohteet, jotka ovat off-line –medialla tai fyysisiä, 

edellyttävät tilaamista. 

7.3.5 Hakutuloslistalle tuotetaan lyhyt kuvaus ja linkki kohteeseen. 

7.3.6 Käyttäjä voi tallentaa viittaukset hakutuloksiin 

tutkimussalkuunsa. 

7.3.7 Aineiston kuvailutiedot esitetään sillä kielellä, jonka käyttäjä 

on valinnut käyttökielekseen. Mikäli sen kielinen versio 

kuvailuista on olemassa. 

7.3.8 Rekisteröityneellä käyttäjillä on mahdollisuus nähdä aineiston 

katselu- ja hakuhistoriansa (tutkimussalkku). 

7.3.9 Rekisteröityneellä käyttäjillä on mahdollisuus tallentaa ja 

poistaa aineiston katselu- ja hakuhistoriansa (tutkimussalkku) 

7.3.10 Rekisteröitynyt käyttäjä voi tallentaa hakuja käytettäväksi 

myöhemmin uudelleen (tutkimussalkku/esimääritellyt haut).

VAPA - Arkistolaitos

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template ?