VAPA - Arkistolaitos
VAPA - Arkistolaitos
VAPA - Arkistolaitos
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
6.1.3 Säilytykseen siirretyn aineiston omistusoikeudet siirtyy<br />
arkistolaitokselle sopimuksessa määriteltynä ajankohtana.<br />
Omistusoikeuksien muutoksesta ei tuoteta ilmoitusta<br />
omistusoikeuksien haltijalle.<br />
6.1.4 Säilytykseen siirretty aineisto siirretään pitkäaikaissäilytykseen<br />
sopimuksessa määriteltynä ajankohtana.<br />
Siirrosta pitkäaikaissäilytykseen ei tuoteta ilmoitusta<br />
omistusoikeuksien haltijalle.<br />
18(28)<br />
6.1.5 <strong>VAPA</strong>-järjestelmä hallinnoi aineistoa siten, että toimenpiteet<br />
suoritetaan oikea-aikaisesti. Toimenpide tuottaa tapahtuman<br />
edellyttämät metatietomuutokset.<br />
6.1.6 Säilytysajan muutokset tehdään aineistoon takautuvasti<br />
massapäivityksenä.<br />
6.1.7 Siirto pitkäaikaissäilytykseen siirtää omistusoikeudet<br />
siirtäjältä/luovuttajalta arkistolaitokselle.<br />
6.1.8 Säilytykseen siirretyn aineiston luovutuksessa<br />
pitkäaikaissäilytykseen tarkastetaan, että aineisto sisältää<br />
arkistokappaleen (=pitkäaikaissäilytykseen kelpaava<br />
tiedostoformaatti).<br />
6.1.9 Määräajan säilytettävä sähköinen aineisto hävitetään<br />
säilytysajan umpeutuessa.<br />
6.1.10 Aineisto on liitetty säilytysaikasääntöihin, jotka valvovat<br />
säilytysaikojen päättymisajankohtia.<br />
6.1.11 Säilytysajan umpeutumisesta tuotetaan ilmoitus aineiston<br />
omistusoikeuksien omistajalle. Ilmoitusajankohta määritellään<br />
järjestelmän ohjaustietoihin.<br />
6.1.12 Sopimustiedoissa määritellään ajankohta, jolloin aineistoon<br />
sisältyvät natiivimuotoiset tiedostot voidaan poistaa<br />
järjestelmästä.<br />
6.1.13 Aineiston hävittämisen yhteydessä hävitetään myös metatiedot<br />
säilytysajan päättymisajankohdan mukaisesti.<br />
Käsittelyprosessin metatietojen säilytysaika määräytyy siihen<br />
liitetyn, pisimpään säilytettävän asiakirjan mukaisesti.<br />
6.1.14 Aineiston hävittämisestä tuotetaan ilmoitus omistusoikeuksien<br />
haltijalle.<br />
6.1.15 Aineiston hävittämisen hyväksyy ja hävittää tehtävään<br />
auktorisoitu henkilö.<br />
6.1.16 Hävitysehdotukseen sisältyvän aineiston hävittäminen voidaan<br />
keskeyttää, jäädyttää tai säilytysajan päättymisajankohtaa<br />
voidaan siirtää. Muutoksesta tallentuvat tiedot aineiston<br />
metatietoihin.
Change language