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3.3.2 - Traitement des prélèvements et des rejets<br />
ATTENTION : lors des inscriptions, enregistrer le prélèvement au 20 si<br />
l’adhérent c’est inscrit entre le 1 er du mois et le 15. Si inscrit entre le 16<br />
et le 31 du mois, mettre le prélèvement au 5 du mois suivant.<br />
1 au 15 =>prélèvements au 20<br />
16 au 31=>prélèvements au 5<br />
Suivant notre concept nous fonctionnons par prélèvement automatique.<br />
Deux fois par mois (le 5 et le 20) il vous faudra les envoyer auprès de<br />
votre banque ; exemple, pour les prélèvements du 5 du mois les<br />
prélèvements doivent être envoyés à partir du 2 du mois et pour les<br />
prélèvements du 20 ceux-ci doivent être envoyés à partir du 17 du mois.<br />
Le logiciel My Access Web nous permet chaque mois de générer le fichier<br />
que vous devez par la suite transmettre au logiciel de traitement des<br />
prélèvements de votre banque.<br />
Suite aux prélèvements envoyés il vous faudra gérer les rejets que votre<br />
banque vous aura transmis. Il est alors important de tenir un tableau de<br />
bord des rejets (voir exemple annexe) pour y noter toutes les<br />
informations importantes suite aux rejets et voir s’il est récurrent. Si rejet,<br />
se rendre sur la fiche du client, y noter la date et le motif de celui-ci dans<br />
« remarque » (chapitre : informatisation et logiciel spécifique sunform).<br />
Informer le prestataire de son rejet et voir avec lui comment il souhaite le<br />
gérer ; soit en le reportant sur le mois suivant soit en régularisant sa<br />
situation par carte, chèque ou espèces. Attention lors d’un rejet des frais<br />
de 10 euros sont appliqués.<br />
3.3.3 – Tableaux de bord des activités<br />
Pour une meilleure organisation et un gain de temps il est important de<br />
tout classer par dossiers et créer des tableaux de bord pour chaque<br />
fonction.<br />
- Pour la gestion des rejets créer un tableau excel pour<br />
répertorier le nom des prestataires en rejet et le motif<br />
avec sa date pour pouvoir gérer son cas et nous<br />
permettre de garder une trace sur ce client.<br />
- Pour la gestion des résiliations, créer un tableau excel<br />
en indiquant le nom, prénom, la date de résiliation et
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