14 à côté d’un vaste potentiel d’amélioration, mais bien d’utiliser cette opportunité de digitalisation pour améliorer la gestion de l’ensemble des documents, de leurs informations, des flux entre parties (internes et externes), faciliter leur utilisation et favoriser leur réutilisation (principe du « once only 1 »). Quels types de services pouvez-vous proposer aux acteurs du secteur public en matière de gestion documentaire ? XL : Les services que nous offrons au travers de notre savoir-faire permettent à nos clients de mieux répondre aux différents besoins précédemment évoqués – ceux des citoyens et des entreprises – tout en respectant les impératifs réglementaires. Nous apportons des solutions à des besoins très spécifiques tels que l’amélioration des conditions de travail (diminuer les tâches manuelles et répétitives), l’organisation de l’information (faciliter la recherche d’information), les plans de classement (faciliter la structure de l’information), la gestion des droits d’accès (assurer que chaque agent ait les bons accès aux informations dont il/elle a besoin), la sécurité (point clé du programme) ou encore l’archivage (automatisé et en ligne avec les réglementations) ; le tout dans une approche totalement intégrée. Les organisations ont tendance à cloisonner la gestion des documents. Or, en en abordant séparément les différents aspects, elles multiplient des solutions qui ne s’intègrent pas et génèrent du travail supplémentaire, par exemple. CR : En plus de répondre aux besoins de nos clients en définissant avec eux le modèle qui leur convient, nous aidons ceux-ci à l’utiliser et à adopter les meilleures pratiques. Nous accompagnons également la gestion de cette transition, ce qui est un élément clé et complexe de la réussite de ce type de projets. En effet, il n’est pas rare que certains d’entre eux n’aboutissent pas aux résultats escomptés simplement parce que la gestion du changement connaît quelques lacunes. Il ne suffit pas de développer un outil, il faut encore qu’il soit adapté aux besoins de ses utilisateurs et que ceux-ci en comprennent parfaitement les fonctionnalités et le fonctionnement afin de l’utiliser au meilleur de ses capacités. À cet égard, nous réalisons un important travail d’information, d’explication, de mise en situation avec des cas réels et concrets ainsi qu’une formation étudiée et sur-mesure. Lors de ces formations, nous nous attachons à expliquer chaque cas de figure en nous mettant à la place de chaque agent pour qu’il ou elle comprenne parfaitement le changement et comment y répondre. Quels avantages ces services procurentils à vos clients en matière de coûts, d’optimisation des flux de travail et d’efficacité de traitement, de conformité, de sécurité, etc. ? XL : L’optimisation de la gestion des documents ne s’envisage plus nécessairement en termes de coûts, tout simplement parce qu’en déterminer la plusvalue requiert une bonne connaissance des coûts actuels, ce qui fait généralement défaut. Il fut un temps où il était à la mode de comparer les frais de stockage des documents sous leurs formes papier et numérique, mais cette approche est dépassée étant donné les fonctionnalités supplémentaires et primordiales procurées par le digital. Nous apportons des solutions à des besoins très spécifiques dans une approche totalement intégrée Ceci étant dit, la digitalisation des documents est une nécessité à bien des niveaux. Le premier est de rendre le travail plus automatisé, flexible et intégré en diminuant les tâches manuelles, souvent répétitives, ce qui rend le travail de chaque agent de l’État plus attractif. Dans un monde où le talent est difficile à attirer, ceci nous semble être un élément indispensable et différenciant pour le Grand-Duché. Par conséquent, ces progrès vont directement se traduire dans l’amélioration et la simplification des services aux citoyens et aux entreprises, rendant ceux-ci plus rapides et plus adaptés. Ceci est fondamental pour un Luxembourg plus innovant. Enfin, cette démarche permettra aux administrations qui y adhèrent d’assurer la conformité aux exigences légales et de renforcer la sécurité des informations dont elles ont la responsabilité, élément essentiel pour garantir la confiance dans le système et accélérer son utilisation généralisée. Pour poursuivre la conversation : PwC Luxembourg 2, rue Gerhard Mercator L-1014 Luxembourg www.pwc.lu 1 « The Once Only Principle System : A breakthrough for the EU’s Digital Single Market », https://commission.europa.eu/news/once-only-principle-systembreakthrough-eus-digital-single-market-2020-11-05_en.
15 WE TAKE CARE! 4, ZAE – route de Bettel L-9415 VIANDEN Tél.: +352 83 41 41 -1 Fax: +352 84 90 10 info@osch.lu www.osch.lu
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