PDF - Tapolca

3
másolatot, vagyis valamely eredeti iratról a keletkezése után készült, az eredetivel
tartalmilag is teljesen megegyező másolatot;
mellékelt iratot, amely az iratnak nem szerves része, utólag választható az eredeti
anyagtól, valamint
mellékletet, amely az irat szerves része, annak kiegészítő eleme, így utólag nem
választható le.
Választék szerinti csoportosítás
Feljegyzés: általában szóban, röviden elhangzott megállapodások írásos rögzítése, amely
emlékeztetőként szolgál az ügyben érintettek számára. Formailag lehet kötetlen, különálló,
vagy kapcsolódhat közvetlenül ahhoz az irathoz, amely témában történt a megbeszélés. A
feljegyzés tényeket, állapotokat, helyzeteket, feladatokat, intézkedéseket rögzít.
Amennyiben fontos, két tanú aláírása is ajánlott a végén.
Levelek: terjedelmük nem haladja meg az 1-3 oldalt, A/4-es méretű írólapon. Általában csak
szöveges információt tartalmaz, számadatokat csak ritkán. Tartalmi szempontból tényszerűen
rögzített információ átadás-kikérés, illetve feladatok megjelölése érdekében készült.
Beszámoló, jelentés: segítségükkel tájékoztatunk, felvilágosítunk valakit. A beszámoló,
jelentés lehet időponthoz kötött, rendszeres (heti, havi, negyedévi, félévi, évi) és különleges,
nem rendszeres. Formailag kötetlen, terjedelme általában 10-50 oldal, tartalmában
általános, vagy a beszámolót, jelentést kérő személy szempontsorát követő. Ide sorolhatók
a statisztikák is, melyek speciális formanyomtatványra íródnak.
Nyomtatvány: formailag és tartalmilag is kötött, meghatározott esetekben, eljárások során
alkalmazott iratminta. Kitöltésre nagy figyelmet igényel, az adatok pontosságáért az aláíró
felelősséget vállal.
Szabályzatok, utasítások: nagyobb terjedelmű dokumentumok, amelyek folyamatos
karbantartása, aktualizálása, az érvényben lévő törvényi előírásoknak megfelelően kötelező
(pl. SZMSZ, munkaterv), éppen ezért célszerű a szövegeket számítástechnikai adathordozón
is tárolni.
Egyéb dokumentumok: ide tartoznak a szerződések, okiratok.
Jelentőség szerinti csoportosítás
Napi értékű iratok: csak egyszeri információt tartalmaznak (ilyenek például a szórólapok).
Kézhezvételük után irattárba vagy megsemmisítésre kerülnek.