PDF - Tapolca

10
Válaszadás
Az ügyintézés során az esetek többségében nem elegendő az ügy elintézése, dokumentálása
óvodán belül. Bizonyos esetekben eleve választ, intézkedést várnak, bizonyos esetekben pedig
szükséges a felkérő, az ügyben érintett külső vagy belső személyek tájékoztatása.
Az ilyen jellegű iratnak, levélnek, jegyzőkönyvnek, emlékeztetőnek tartalmaznia kell a
nevelési-oktatási intézmény nevét, székhelyét, az iktatószámot, az ügy elintézőjének nevét, az
ügyintézés helyét, és tárgyát, az aláírójának nevét, beosztását és az intézmény
körbélyegzőjének lenyomatát. (11/1194.(VI.8.) MKM-rendelet 4.sz.mellékletének f.)pontja.).
Ezáltal történik meg a hitelesítés. Fel kell tüntetni, továbbá a címzett adatait (nevét,
beosztását, címét).
A hitelesítéshez az intézmény körbélyegzőjét kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az
érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. Elektromos úton előállított, intézmények
közötti levelezés hitelesítésére elektronikus aláírást és körbélyegzőt, jogszabályban kijelölt, az
intézmény által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni.
Amennyiben határozatjellegű a válasz, tartalmaznia kell a döntésalapjául szolgáló
jogszabályt, illetőleg ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre vonatkozó utalást,
valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történő, a fellebbezés lehetőségére való
figyelmeztetést. (11/1194.(VI.8.) MKM-rendelet 4.sz. mellékletének h.) pontja.)
Irattovábbítás, postázás (expediálás)
Az iratok továbbításának módja azonos a bejövő iratok útjával. Ellenőrzés (helyesírás, a
címet, a címzett nevét, beosztását jól írták-e, csatolták-e a mellékleteket) és iktatás után egy
példányt meg kell őrizni az irattárban. Egy-egy nagyobb ügy esetén hasznos, ha a témát érintő
valamennyi be- és kimenő anyagot egy helyen tárolják. Erre természetesen utalni kell az
iktatókönyv megfelelő rovatában.
A kimenő posta csoportosítása a lehetséges útvonal szerint:
postán továbbított küldemények (ajánlott, tértivevényes),
kézbesítő, futárszolgálat által szállított,
közvetlenül a címzettnek, a szülőnek személyesen átadott iratok és
elektromos úton küldött iratok.