Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

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Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C. 1 REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN....... 5 1.1 REGLEMENTAIRE & ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN............................................................. 5 1.1.1 Bepalingen van toepassing op de opdracht..................................................................... 5 1.1.2 Aanbestedende overheid.................................................................................................. 6 1.1.3 Voorwerp van de opdracht .............................................................................................. 6 1.1.4 Aard van de opdracht...................................................................................................... 7 1.1.5 Gunningswijze ................................................................................................................. 7 1.1.6 Loten................................................................................................................................7 1.1.7 Suggesties ........................................................................................................................ 7 1.1.8 Prijzen en prijzencontrole ............................................................................................... 7 1.1.9 Vorm en inhoud van de offerte ........................................................................................ 8 1.1.10 Draagwijdte van de offerte.............................................................................................. 9 1.1.11 Indiening van de inschrijvingen ...................................................................................... 9 1.1.12 Opening van de inschrijvingen........................................................................................ 9 1.1.13 Geldigheidsduur van de offerte ....................................................................................... 9 1.1.14 Waarborg......................................................................................................................... 9 1.1.15 Kwalitatieve selectie van de firma................................................................................. 10 1.1.16 Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte............................................................. 11 1.1.17 Bijkomende informatie en contacten met de administratie ........................................... 11 1.2 CONTRACTUELE BEPALINGEN ............................................................................................... 12 1.2.1 Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen................................................. 12 1.2.2 Verplichtingen van de partijen ...................................................................................... 12 1.2.3 Termijnen en betekeningen............................................................................................ 12 1.2.4 Vertegenwoordigers van de aannemers ........................................................................ 13 1.2.5 Veiligheid en vertrouwelijkheid..................................................................................... 13 1.2.6 Publiciteit ...................................................................................................................... 13 1.2.7 Reglementering.............................................................................................................. 13 1.2.8 Intellectuele en industriële rechten ............................................................................... 13 1.2.9 Voorwerp van de opdracht ............................................................................................ 14 1.2.10 Technische en functionele specificaties......................................................................... 14 1.2.11 Termijnen voor levering en installatie .......................................................................... 14 1.2.12 Beheer van het project................................................................................................... 15 1.2.13 Plaats van levering........................................................................................................ 15 1.2.14 Datum van levering en installatie.................................................................................. 15 1.2.15 Vertraging van levering en installaties ......................................................................... 15 1.2.16 Terugtrekking van het materieel.................................................................................... 16 1.2.17 Keuringsprocedure........................................................................................................ 16 1.2.18 Oplevering..................................................................................................................... 16 1.2.19 Garantie......................................................................................................................... 16 1.2.20 Documentatie................................................................................................................. 17 1.2.21 Technische hulp............................................................................................................. 17 1.2.22 Onderhoud..................................................................................................................... 18 1.2.23 Opleiding....................................................................................................................... 18 1.2.24 Borgtocht....................................................................................................................... 18 1.2.25 Prijs van de aanneming en betaling .............................................................................. 18 1.2.26 Herziening van de prijzen vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract ............ 19 2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE VEREISTEN ...................... 20 2.1 ALGEMEEN ............................................................................................................................ 20 2.2 BASISVEREISTEN ................................................................................................................... 20 2.2.1 Wettelijk kader............................................................................................................... 20 2.2.2 Gemeenschappelijke kenmerken.................................................................................... 20 2.2.3 Open architectuur.......................................................................................................... 21 13/01/2005 Blz. 2
Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C. 2.2.4 Workflow management .................................................................................................. 21 2.2.5 Document management ................................................................................................. 22 2.2.6 Rapportering ................................................................................................................. 22 2.2.7 Automatisch uitvoeren van opdrachten - scheduler ...................................................... 23 2.3 BEHEER BASISGEGEVENS ...................................................................................................... 23 2.4 AANKOOPBEHEER.................................................................................................................. 24 2.4.1 Marktonderzoek - Prijsvraag ........................................................................................ 24 2.4.2 Interne bestelaanvraag.................................................................................................. 25 2.4.3 Contracten..................................................................................................................... 26 2.4.4 Bestellingen leveranciers............................................................................................... 27 2.4.5 In ontvangst nemen goederen........................................................................................ 27 2.4.6 Ontvangst factureren van geleverde goederen en diensten........................................... 28 2.4.7 Stockbeheer ................................................................................................................... 28 2.4.8 Opvolging, navolgbaarheid van de entiteiten................................................................ 29 2.5 FINANCIËN............................................................................................................................. 29 2.5.1 Algemeen rekeningenstelsel........................................................................................... 29 2.5.2 Algemene boekhouding.................................................................................................. 29 2.5.3 De derden boekhouding................................................................................................. 30 2.5.4 Uitgaven ........................................................................................................................ 31 2.5.5 Herinneringen van onbetaalde facturen........................................................................ 35 2.5.6 Thesaurie....................................................................................................................... 36 2.5.7 Schuldbeheer ................................................................................................................. 38 2.5.8 Ontvangsten................................................................................................................... 38 2.5.9 Beheer vast activa ......................................................................................................... 42 2.5.10 Manuele boekingen........................................................................................................ 43 2.5.11 Analytische boekhouding............................................................................................... 43 2.5.12 Begrotingsboekhouding................................................................................................. 44 2.5.13 Periodieke verrichtingen ............................................................................................... 46 2.6 BEHEER FONDSEN EN OVERBOEKINGEN ................................................................................ 50 2.6.1 Overboekingen begrotingsgewijs .................................................................................. 50 2.6.2 Fondsen ......................................................................................................................... 51 2.6.3 Financieringswijzen ...................................................................................................... 52 2.7 PROGNOSES ........................................................................................................................... 52 2.8 ARCHIVERING........................................................................................................................ 53 2.9 BACKUP ................................................................................................................................. 53 3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : TECHNISCHE VEREISTEN ......................... 55 3.1 ALGEMEEN ............................................................................................................................ 55 3.2 INFRASTRUCTUUR ................................................................................................................. 55 3.3 BEVEILIGING.......................................................................................................................... 56 3.3.1 Toegangsbeveiliging...................................................................................................... 56 3.3.2 Logging.......................................................................................................................... 57 3.4 BEDRIJFSZEKERHEID ............................................................................................................. 57 3.4.1 Algemene principes ....................................................................................................... 57 3.4.2 Volledigheid van de boekingen...................................................................................... 58 3.4.3 Controlemechanismen ................................................................................................... 58 3.4.4 Integriteit van de gegevens............................................................................................ 58 3.5 BESCHIKBAARHEID................................................................................................................ 59 3.5.1 Volumes ......................................................................................................................... 59 3.5.2 Gebruikers..................................................................................................................... 59 3.5.3 Prestaties....................................................................................................................... 60 3.6 GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID ................................................................................................. 60 3.7 DOCUMENTATIE .................................................................................................................... 61 4 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : PROJECT VEREISTEN ................................. 63 13/01/2005 Blz. 3
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