Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
2.2.5 Document management
Het pakket laat toe om binnenkomende documenten in te scannen, uniek te identificeren en te
koppelen aan workflow en interne gegevens van de bestaande modules (bvb. facturen en andere
binnenkomende documenten).
Een document kan ook reeds op de client PC digitaal aanwezig zijn. In dat geval dient het document
geselecteerd te kunnen worden via een Explorer-like interface om opgeladen te worden naar de server
zoals dit gebeurt voor een ingescand document.
In een eerste fase (dit bestek) zal dit beperkt worden tot de basisdocumenten zoals bestelbons en
facturen.
Het digitaliseren van formulieren via standaardisering is tevens onderdeel van het project. De
beschikbare formulieren (zoals bvb. T1/T2/T3 documenten zoals verder besproken) moeten
beschikbaar zijn als standaardformulieren die uit het pakket kunnen bekomen worden tijdens één van
de stappen in de te volgen procedures. Indien de implementatie in de volledige functionaliteit voorziet,
kan ook de inhoud reeds worden afgedrukt.
2.2.6 Rapportering
2.2.6.1 Wettelijke rapportering
Alle wettelijke rapporten moeten standaard in de software aanwezig zijn:
- rapporteringen zoals voorzien in het besluit van 3 mei 1991 van de Vlaamse regering
houdende het begrotings- en rekeningstelsel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
2.2.6.2 Andere rapportering
Alle rapporten moeten on-line opvraagbaar zijn en voor afdruk in een formaat dat standaard is in een
client PC omgeving als daar zijn:
- Excel
- MS-Word
- PDF .
Elk window dat gegevens bevat in lijstvorm (set) of in detailvorm (kenmerken één gegeven) dient
voorzien te zijn van een afdrukfaciliteit, waarbij de gegevens op een ‘printvriendelijke’ manier worden
afgedrukt.
Volgende rapportering moet standaard beschikbaar zijn:
o Rapporteringen economische boekhouding (balans, resultatenrekening, journaal, bewerkingen
op algemene rekening, op individuele rekeningen, beschrijvende gegevens individuele
rekeningen …)
o Rapportering uitgaven versus financieringsbronnen (incl. de reservefondsen)
o Rapportering over de inventaris van alle goederen, bezittingen, rechten en vorderingen en van
alle investeringstoelagen en schulden.
o Rapporteringen over crediteuren – dossieropvolging
13/01/2005 Blz. 22