Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
2 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE
VEREISTEN
2.1 Algemeen
De softwarepakketten voor het beheer van financiën dekken het merendeel van de functionele
behoeften van Vlaamse Gemeenschapscommissie. Bijgevolg worden deze standaardbehoeften niet in
dit document beschreven, tenzij wanneer hun beschrijving nuttig zou kunnen zijn voor een beter
inzicht in het project. In de technische clausules van dit bijzonder bestek wordt een gedetailleerde
beschrijving gegeven van de behoeften die specifiek zijn voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie
of de behoeften waarmee men vermoedelijk niet standaard te maken heeft.
Indien de oplossing van de leverancier afwijkt van de voorgestelde procedure en/of functionaliteit, dan
dient dit expliciet vermeld in de offerte.
2.2 Basisvereisten
2.2.1 Wettelijk kader
De oplossing moet beantwoorden aan de vereisten van de Belgische en de Europese reglementeringen
die van toepassing zijn op overheidsinstellingen. In het bijzonder moet ze ook beantwoorden aan de
vereisten die zijn opgelegd door de wet van 16 mei 2003, betreffende de begroting en de boekhouding
van de Vlaamse gemeenschappen en gewesten (2004-2007).
2.2.2 Gemeenschappelijke kenmerken
We zullen in de software volgende modules onderkennen:
- aankoopbeheer
- de algemene boekhouding
- de analytische boekhouding
- de begrotingsboekhouding.
De modules dienen op een consistente manier met elkaar geïntegreerd te zijn, waarbij het moet
uitgesloten zijn dat een gemeenschappelijk gegeven dat in verschillende modules aanwezig is of dat
via de verschillende modules via een opvragen kan worden bekomen, een afwijkende waarde of een
afwijkend resultaat heeft.
Verder moet de software ondersteunen:
- Dat er meerdere gebruikers tegelijkertijd in dezelfde of verschillende modules werken. Dat
ook in dit geval de wijzigingen steeds consistent zijn, ook als men op dezelfde rekening, op
hetzelfde begrotingsartikel of met dezelfde klant of leverancier werkt.
- Dat er tegelijkertijd door verschillende gebruikers in meerdere boekjaren kan worden gewerkt.
- Dat er in meerdere periodes in een jaar wordt gewerkt.
- Dat er meerdere valuta kunnen worden gebruikt.
13/01/2005 Blz. 20