Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
2.5.8.6 Terugstorten van bedragen op rekening
Deze worden niet als ontvangst geboekt, maar worden enkel in de algemene boekhouding
op een
wachtrekening
geboekt in afwachting de juiste bestemming. Dan volgt de rechtzetting via een niet-
budgettair order (zie 2.5.4 Uitgaven).
2.5.9 Beheer vast activa
De
software dient te voorzien in het beheer van vaste activa.
De actuele lijst van vaste activa
elementen is toegevoegd in bijlage. Deze elementen behoren tot de buitengewone dienst van de
begroting. Vaste activa ontstaan via een uitgave zoals vermeld in dat hoofdstuk en volgen de gewone
procedures. De volledige dossiers worden overgemaakt aan financiën.
Vaste
activa krijgen een steekkaart
die is geïdentificeerd door een inventarisnummer:
- Aankopen en toelagen krijgen
een inventarisnummer
- Werken, studies en diensten worden
aan het gebouw of het bestaande vaste activa element
gekoppeld waarop deze betrekking hebben (krijgen verwijzing naar bestaande steekkaart) .
Tevens moeten de vaste activa automatisch worden bijgewerkt naar status en/of bedragen:
- Bij het aanrekenen van facturen die verband
houden met investeringen
- Bij het aanrekenen van toegestane investeringssubsidies.
Ze
dienen dan als actief bestanddeel op de balans te worden gebracht
- Bij de aanrekening wordt ALTIJD de link gemaakt
naar het inventarisnummer, zodat de
waarde van het actief bepaald wordt.
- Bij werken aan gebouwen
wordt dan de
som gemaakt van alle bedragen gelinkt aan de
inventarisnummer van het gebouw.
De volgende beheersfuncties zijn voorzien:
- waardevermindering tengevolge van bijvoorbeeld beschadiging
- volledig waardeverlies of buitengebruikstelling
- waardevermeerdering
- verkoop van het goed
- uitzonderlijke afschrijving toepassen
- terugnemen van afschrijvingen.
De software voorziet ook in volgende elementen:
- Periodieke (te definiëren) automatische
herwaardering van de vaste activa obv. ABEX index
- Afschrijvingstermijnen zijn te definiëren per soort activa
- Periodiek automatisch aanmaken van de boekingen voor de afschrijving van activa.
13/01/2005 Blz. 42