Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
- Afrekening VISA : uitgaven worden via betaallijst afgeboekt. De bestelling gebeurt via
internet, maar volgt voor de rest volledig de uitgaveprocedure van opmaak bestelbon tot
betaallijst.
2.5.6.4 Beleggingen
De software dient te voorzien in de behandeling van beleggingen.
2.5.7
Schuldbeheer
Een lening wordt beschouwd als een recht (zie 2.5.8 Ontvangsten).
Actueel verloopt een lening als volgt:
o In de begroting (externe toepassing) wordt het aangaan van een lening gepland
o Aangaan van de lening met de bank (contract): vaststellen
van het recht (het registreren van
het invorderingsrecht dat hieraan in principe voorafgaat,
gebeurt tegelijkertijd; tevens wordt
de lange termijnschuld tegenover de bank geregistreerd).
De grootte van de lening wordt
bepaald aan de hand van reeds vastgelegde uitgaven.
o Op het moment dat de lening is aangegaan wordt een kredietopening ten bedrage van de
lening ter beschikking
gesteld.
o Als de kredietopening volledig is opgenomen
(via betalingen), gaat de lening in uitvoering en
stuurt de bank een aflossingsplan van de lening op papier en wordt het kaskrediet
aangezuiverd (inning)
De
software
moet voorzien in:
o Het registreren van de lening met de algemene kenmerken
o Het inbrengen van het aflossingsplan met de contractuele schikkingen (vervaldagen,
percentages, …).
o Het jaarlijks aanmaken van de boeking van lange naar korte termijnschuld
o Idealiter voorziet de software in de mogelijkheid tot het initiëren
van een lening (en koppelen)
op basis van een aantal geselecteerde
definitief vastgestelde uitgaven.
o Idealiter voorziet de software in het automatisch genereren van de periodieke boekingen die
hiermee gepaard gaan:
Budgettair: uitgave gewone dienst
Algemeen: kost en schuld op korte termijn.
o Idealiter voorziet de software in een interface om de aflossingsplannen automatisch in te
lezen, in samenspraak met de bank (Dexia, KBC, Ethias, …).
2.5.8 Ontvangsten
2.5.8.1
Algemene procedure
Elk
bedrag dat met zekerheid door een welbepaalde
derde tijdens een bepaald dienstjaar aan VGC
verschuldigd is, is een invorderingsrecht. Dit kan op basis van een extern document of een ambtshalve
opgemaakt
intern document.
Een vastgesteld recht is een boekhoudkundig doorgeboekt invorderingsrecht.
Het is mogelijk dat vastgestelde rechten toch niet inbaar zijn, met name om één van volgende
redenen:
o
o
Wegens een materiële vergissing
Bewezen insolventie schuldenaar
13/01/2005 Blz. 38