Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

More documents

Recommendations

Info

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C. Het systeem moet het registreren van een vrije tekst (standaard of niet) en van bepaalde gestructureerde informatie mogelijk maken : − Interne referentie van de aankoop − Datum − Auteur van de aankoopaanvraag − Leveranciersgegevens − Het begrotingsartikelnummer waarop geboekt dient te worden. − Code of omschrijving van het (de) artikel(en) − Links naar geassocieerde documenten. Op begrotingsniveau zal er : − Een niet-blokkerende controle met duidelijke melding zijn van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel. Doch bij de verdere goedkeuring dient dit ook duidelijk gemeld te worden. − Een controle zijn of de initiatiefnemer gemachtigd is om een bestelaanvraag in te dienen voor het begrotingsartikel. − Een voorlopige vastlegging gebeuren. − Als de bestelaanvraag niet wordt goedgekeurd, dan dient de uitgavenverbintenis (voorlopige vastlegging in dit geval) te worden geannuleerd. 2.4.3 Contracten Een contract voor opdrachten of diensten die gespreid zijn in de tijd en waarvoor periodiek of op afroep wordt gefactureerd, dient geregistreerd te worden door een gemachtigd ambtenaar die kredietbevoegdheid heeft over het betrokken begrotingsartikel. Idealiter kunnen er contractlijnen geregistreerd worden per begrotingsartikel binnen één contract. Het kan hier gaan over bvb. energiekosten, huurkosten, kosten onderhoudscontracten. Deze cyclus zal op zijn minst deze mogelijkheden bieden : − Het koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. het ingescande contract). Het systeem moet het registreren van een vrije tekst (standaard of niet) en van bepaalde gestructureerde informatie mogelijk maken : − Interne referentie van het contract − Datum − Initiatiefnemer − Leveranciersgegevens mmer waarop geboekt dient te worden − Het begrotingsartikelnu − Omschrijving van de opdracht of dienst − Links naar geassocieerde documenten. Op begrotingsniveau zal er : − Een niet-blokkerende controle met duidelijke melding zijn van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel. − Een controle zijn of de initiatiefnemer gemachtigd is om een contract in te dienen voor het begrotingsartikel. − Een voorlopige vastlegging gebeuren voor contract. 13/01/2005 Blz. 26
Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C. 2.4.4 Bestellingen leveranciers Bestellingen worden centraal geregistreerd op de dienst financiën. In principe gebeurt dit steeds op basis van: - Ofwel een bestelaanvraag - Ofwel een contract. De gege vens van het contract of de bestelaanvraag worden gerecupereerd in de bestelling. Er bestaat de mogelijkheid om een bestelling te annuleren. Men kan enkel bestellingen registreren, gebaseerd op bestelaanvraag, indien de bestelaanvraag de gehele goedkeuringsprocedure heeft doorlopen. Idealiter zou het systeem de mogelijkheid moeten bieden om: − Een leveringstermijn per bestelpost te bepalen. − Per bestelling een bestellingleverancier en een facturatieleverancier te definiëren. aar VGC normen − Opmaak en lay-out van bestelbon is wijzigbaar n − Drukken van bestelbon is op aanvraag en herdrukken is mogelijk. Op begrotingsniveau zal er : − Een blokkerende controle met duidelijke melding zijn van het budget dat beschikbaar is voor het betrokken begrotingsartikel. − Een controle zijn of de initiatiefnemer gemachtigd is om een bestelling in te brengen. − Een definitieve vastlegging gebeuren. − Bij annulatie dient de uitgavenverbintenis te worden geannuleerd. 2 .4.5 In ontvangst nemen goederen De ontvangstnemingen gebeuren decentraal. De ontvangstnemingen van de aankopen zullen dezelfde structuur hebben als de bestellingen leveranciers. Ze zullen worden geregistreerd door de inhoud van één of meer bestellingen volledig of gedeeltelijk te recupereren. Het systeem moet de mogelijkheid bieden om : − De ontvangstnemingen waarvoor geen verbintenis bestaat, te blokkeren. volgen. − De termijnplanning voor de levering op te − De gedeeltelijke leveringen te beheren. − De te ontvangen facturen te inventariseren. − Automatisch de voor de algemene boekhouding te ontvangen facturatiedocumenten aan te maken. − Indien er problemen zijn met te ontvangen goederen (kwaliteit of hoeveelheid), dan moet de mogelijkheid bestaan om een gedeelte te crediteren. 13/01/2005 Blz. 27
Page 1 and 2: Vlaamse Gemeenschapscommissie Direc
Page 3 and 4: Bestek Boekhouding - Bestel- en Aan
Page 25: Bestek Boekhouding - Bestel- en Aan
Page 77 and 78:
Bestek Boekhouding - Bestel- en Aan
Page 79 and 80:
Page 81 and 82:
Page 83 and 84:
Page 85 and 86:
Page 87 and 88:
Page 89 and 90:
Page 91 and 92:
Page 93 and 94:
Page 95 and 96:
Page 97:
show all

Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?